Ensayo "Importancia de los Archivos"

INTRODUCCIÓN

Los archivos cobran importancia desde el origen de la escritura, la palabra archivo

usualmente es utilizada para designar un lugar el cual su finalidad es la recopilación y
conservación de documentos los cuales son de vital importancia para la reconstrucción
histórica de una empresa.
El archivo esencial para la evolución cultural social, política y científica, ya que evidencia la
conservación de documentos y a su vez ayuda para que la consulta de estos se pueda realizar,
en la actualidad los archivos se manejan de forma fácil, funcional y de fácil consulta ya que
los medios tecnológicos han hecho que estas consultas sean más eficientes al momento de
buscar información.
Los archivos son un conjunto de documentos que deben ser tratados de forma adecuada
archivísticamente, y estos son archivados de acuerdo a los parámetros institucionales de las
personas naturales o jurídicas, los archivos Los archivos forman una parte esencial dentro de
los recursos de información de una organización o a nivel personal ya que en ellos se
encuentran los datos sobre el pasado de cualquier institución, estos deben ser conservados
de forma ordenada y según la estructura de archivo que corresponda a cada empresa a fin de
sirvan de información histórica, tanto para las entidades públicas o privadas.
Los archivos siempre serán de gran importancia a la hora de que una entidad quiera tomar
decisiones, realizar verificaciones y en su defecto para llevar registros de la información,
contestar y responder tramites llevar registro de investigaciones.

Cualidades de los archivos

Son propiamente las ventajas que este sistema presta a la organización, las cuales son
sustentables a la hora de buscar la información generada, son características de los
documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización
Según su uso
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia
de la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando su
historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Por su organización
Definen la clasificación del archivo que debe llevar la empresa a fin de que ellos elijan el
manejo de la información que de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con
control central.
Centralizada: Son aquellos archivos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir,
sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados
con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su
propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguárdalos documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de los dos sistemas anteriores, allí
reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales se podrían destruir
anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
Un archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales son:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad, los archivos son la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos; el archivo genera información eficaz y contundente El
archivo es funcional de fácil manejo y consulta, el archivo conserva información verídica.

También es bueno saber que hoy en día poseemos una ley que es la 594 del 2000 que nos da
la oportunidad de informarnos y reglamentarnos sobre el debido proceso de manipulación de
un archivo. En definitiva los archivos son de gran importancia para el mundo entero y que es
relativamente necesario ya que nosotros sin darnos cuenta desde pequeños y en cualquier
campo archivamos documentos de importancia o reseña histórica de forma personal.