M-GA-03-Manejo-Control-bienes Presidencia de La República

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL
ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
BOGOTÁ D.C. ENERO DE 2022

Proceso Gestión Administrativa
asociado
ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE Código M-GA-03
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
CONTENIDO
1. OBJETIVO................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ................................................................................................................... 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ....................................................................................... 4
4. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA .......................................... 6
4.1 ALMACÉN .................................................................................................................. 6
4.1.1 Registro de Bienes en bodega....................................................................................... 6
4.1.2 Registro de Bienes en servicio ...................................................................................... 6
4.1.3 Control de Inmuebles .................................................................................................... 7
4.2 INVENTARIOS ............................................................................................................ 7
4.2.1 Inventario Valorizado .................................................................................................... 7
4.2.2 Inventario para entrega del Grupo de Recursos Físicos ............................................... 7
4.2.2.1 Entrega normal .............................................................................................................. 7
4.2.2.2 Entrega del Grupo de Recursos Físicos cuando el funcionario saliente abandona el
cargo o dilata la entrega................................................................................................ 8
4.2.3 Inventario de Bienes en uso de oficinas que no se encuentran asignadas ................. 9
4.2.4 Inventario de Bienes en uso .......................................................................................... 9
4.3 ENTRADA DE BIENES ............................................................................................... 10
4.3.1 Adquisiciones a través de las diferentes modalidades de selección.......................... 12
4.3.2 Caja Menor .................................................................................................................. 12
4.3.3 Donación...................................................................................................................... 13
4.3.4 Enajenación a título gratuito entre Entidades Estatales ............................................ 13
4.3.5 Custodia (Incautados) ................................................................................................. 14
4.3.6 Reintegros.................................................................................................................... 14
4.3.7 Recuperación............................................................................................................... 14
4.3.8 Reposición ................................................................................................................... 15
1
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
4.3.9 Sobrantes..................................................................................................................... 15
4.3.10 Comodato .................................................................................................................... 16
4.3.11 Indemnización por Siniestro ....................................................................................... 16
4.3.12 Mejoras y Adiciones .................................................................................................... 16
4.3.13 Traspaso....................................................................................................................... 17
4.3.14 Traslados...................................................................................................................... 17
4.4 SALIDA DE BIENES.................................................................................................... 17
4.4.1 Salida de Bienes por suministro a oficinas.................................................................. 18
4.4.2 Salida de Bienes por otras modalidades ..................................................................... 19
4.5 BAJA DE BIENES ...................................................................................................... 19
4.5.1 Conceptos para la determinación de la Baja de un Bien del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República ....................................................... 20
4.5.1.1 Bienes Servibles no utilizables .................................................................................... 20
4.5.1.2 Bienes Obsoletos ......................................................................................................... 20
4.5.1.3 Bienes Inservibles ........................................................................................................ 20
4.5.3 Clases de Baja .............................................................................................................. 22
4.5.3.1 Baja por exoneración de Responsabilidad Fiscal ........................................................ 22
4.5.3.2 Baja por enajenación................................................................................................... 22
4.5.3.3 Baja por destrucción ................................................................................................... 23
4.5.3.4 Baja por siniestro ......................................................................................................... 24
4.5.3.5 Baja por permuta......................................................................................................... 24
4.5.3.6 Baja de Bienes intangibles........................................................................................... 24
5. IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ..................................................................... 25
5.1. MANEJO DE BIENES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA .............................................................................................................. 25
5.1.1 Manejo contable ......................................................................................................... 25
5.1.2 Manejo de almacén ..................................................................................................... 32
5.1.2.1 Bienes de Consumo ..................................................................................................... 32
5.1.2.2 Bienes de Consumo Controlado ................................................................................. 32
2
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
5.1.2.3 Bienes Devolutivos ...................................................................................................... 33

5.1.2.4 Bienes en bodega ........................................................................................................ 34
5.1.3 Situaciones especiales respecto al manejo de Bienes................................................ 34
5.1.3.1 Desagregación de Bienes ............................................................................................ 34
5.1.3.2 Reemplazo de partes de equipos o Bienes en garantía o mantenimiento ................ 35
5.1.3.3 Reposición Tecnológica ............................................................................................... 35
5.1.3.4 Bienes entregados a otras Entidades.......................................................................... 35
5.1.3.5 Bienes recibidos de otras Entidades ........................................................................... 36
5.1.3.6 Bienes elaborados en la Entidad ................................................................................. 36
5.2 DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES ........................................................................................ 36
5.2.1 Depreciación de las adicionales o mejoras ................................................................. 43
5.2.2 Inicio de la depreciación ............................................................................................. 43
5.3 AMORTIZACIÓN DE LOS BIENES ....................................................................................... 44
5.4 DETERIORO DE LOS BIENES .............................................................................................. 45
5.4.1 Materialidad para determinar el deterioro ................................................................ 45
5.4.2 Activos no generadores de efectivo que se excluyen de la aplicación de la norma de
deterioro del valor....................................................................................................... 46
5.4.3 Hoja de vida de Activos ............................................................................................... 46
5.4.4 Valor Residual .............................................................................................................. 46
6. RESPONSABILIDADES ............................................................................................... 49
6.1 Responsabilidad de Bienes en Bodega..................................................................... 49
6.2 Responsabilidad de Bienes en Servicio .................................................................... 49
7. MARCO LEGAL ......................................................................................................... 50
8. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................ 50
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ..................................................................................... 50
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................ 50
3
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
1. OBJETIVO
Proporcionar una herramienta que permita unificar los criterios para administrar los bienes
muebles e inmuebles que requiere el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República para su normal funcionamiento y garantizar la correcta recepción, registro,
ingreso, almacenamiento, suministro y baja de los mismos.
2. ALCANCE
Establecer lineamientos y procedimientos que garanticen el manejo y control de los bienes

de propiedad y en tenencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, así como la definición de las responsabilidades de los funcionarios y contratista
que los tienen a su cargo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Bienes inmuebles: Son las edificaciones de cualquier tipo, que por su naturaleza no pueden
transportarse de un lugar a otro y las que se adhieren a ellas.
Bienes muebles fungibles: Aquéllas cosas que no puede hacerse el uso conveniente a su
naturaleza sin que se destruyan.
Bienes muebles no fungibles: Aquellos que no desaparecen con su uso normal.
Bienes obsoletos por su uso: Son aquellos bienes que han sufrido desgaste debido a su uso
y pueden ser susceptibles de recuperación.
Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente: Son aquellos bienes que, aunque se
encuentran en buen estado, no pueden rendir y producir el beneficio deseado y es
necesario cambiarlos por otros, técnica o tecnológicamente más avanzado.
Transferencia a título gratuito: Acción de ceder o transferir el dominio de un bien. Se
denomina cuando el bien sale del patrimonio del DAPRE y éste cede sus derechos sobre el
mismo a otra Entidad Estatal.
Disposición final adecuada: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos
peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados,
diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a
la salud humana y al ambiente.
Donación: Acción de traspasar de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera a
favor del DAPRE el dominio de un bien, previa aceptación del Competente.
Elementos de consumo: Son los elementos que se consumen con el primer uso que se hace
de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y, por lo tanto, no
ameritan clasificarlos como devolutivos o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen
4
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de

esos otros.
Elementos devolutivos: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que
se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran
a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la
administración retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el
proceso de baja definitiva de los activos y cuentas del balance del DAPRE.
Inservibles: Son aquellos bienes obsoletos y/o que fueron destruidos por caso fortuito o
fuerza mayor que no son susceptibles de reparación.
Inventario de Bienes: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes
que integran el patrimonio del DAPRE. El inventario permite verificar, clasificar, controlar,
analizar, valorar y depreciar los bienes que ingresan a los depósitos del almacén, lo cual
posibilita efectuar un estricto control de las existencias físicas y reales, para evitar errores,
pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de elementos, mediante
información confiable y oportuna.
Préstamo de bienes (comodato): Se entiende que hay préstamo de éstos cuando se entrega
un bien a otra entidad o persona para que por un tiempo tenga el uso de él, con la obligación
de restituirlo.
Recuperación de bienes: Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de
éstos, con posterioridad al haber sido detectada su pérdida por parte del DAPRE y después
de haberse producido su baja del sistema del inventario de los activos y registros contables.
Reintegro de bienes: Es el procedimiento que se efectúa de devolución al almacén de
aquellos bienes que no requieren las dependencias del DAPRE, para el desarrollo de sus
funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia o porque estando en buenas
condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios.
Reposición de bienes: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido
daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otro de iguales
o de similares características.
Resarcimiento de bienes: Es el procedimiento de indemnizar, compensar o pagar un bien
que ha sido desaparecido, hurtado o dañado.
Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al DAPRE los bienes
que fueron entregados a terceros para su uso o administración.
5
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
4. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
4.1 ALMACÉN
Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su custodia

temporal, con el objeto de atender las necesidades básicas de las dependencias del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
Corresponderá al Grupo de Recursos Físicos llevar en forma detalla el registro de inventarios

de los bienes en servicio y en bodega.
El Inventario es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que

integran el patrimonio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,
ver Procedimiento de Control de Inventarios P-GA-11 y Procedimiento Cierre de
movimientos de inventarios y almacén P-GA-10.
El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar los bienes de la Entidad, lo cual
posibilita efectuar un control permanente de las existencias reales para evitar errores,
pérdidas, inmovilización, deterioro, merma, desperdicios y sustitución de elementos.
4.1.1 Registro de Bienes en bodega
Los bienes en depósito corresponden al conjunto de elementos devolutivos, consumo y

consumo controlado, utilizables tanto nuevos como usados, que se encuentran en las
bodegas del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos.
El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos deberá llevar el registro
de los bienes en depósito, a través de listados sistematizados.
La toma física de los bienes existentes en bodega se realizará las veces que se considere
necesario mínimo dos veces al año (junio y diciembre) por parte de los funcionarios que
designe la coordinación.
4.1.2 Registro de Bienes en servicio
Los bienes en servicio corresponden al conjunto de elementos devolutivos y consumo

controlado, que se encuentran en uso en las diferentes dependencias de la Entidad.
El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos debe llevar a través de
listados sistematizados, el registro por dependencia e individualmente de los bienes
6
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
devolutivos y consumo controlado en servicio. Su registro deberá hacerse únicamente a

través de los respectivos comprobantes.
Los registros por oficina e individuales deberán contener lo establecido en los formatos
adoptados para el efecto.
4.1.3 Control de Inmuebles
La contabilización se efectúa con base en la escritura pública, acto administrativo

debidamente registrado en la oficina de registro e instrumentos públicos de la jurisdicción
respectiva, contrato de comodato o cualquier otra modalidad de entrega, siempre y cuando
los reciba para uso.
La Entidad debe llevar registros detallados de los inmuebles de su propiedad o posesión.
4.2 INVENTARIOS
4.2.1 Inventario Valorizado
El Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos, debe llevar el registro permanente y

valorizado de los bienes que conforman el patrimonio de la Entidad de acuerdo con las
normas establecidas para el manejo de inventarios el cual debe reflejarse en los registros
contables.
4.2.2 Inventario para entrega del Grupo de Recursos Físicos
4.2.2.1 Entrega normal
Para la entrega normal se debe tener en cuenta:
 El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe; en el mismo

documento se debe indicar el tiempo aproximado que durará la entrega.
 Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre
constituida y vigente la fianza que ampare el manejo del Grupo de Recursos Físicos.
Verificado lo anterior se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos

devolutivos, consumo y consumo controlado que se encuentren en existencia en las
bodegas de la Entidad, por grupos de inventario, registrando con toda claridad, las
características de los bienes (marca, modelo, serie, etc.), la cantidad, el valor unitario y el
total y el estado de conservación; los bienes inventariados deben corresponder en todos
7
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
sus aspectos a los registrados en los listados. Los borradores de los inventarios que se
levanten deben firmarse por quien entrega y recibe, lo mismo que por las demás personas
que intervienen en la diligencia.
Cuando el funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos lleve el control
de los elementos devolutivos en servicio, la entrega se limita a efectuar la comparación de
los saldos de los inventarios parciales de ésta clase de elementos de las oficinas de la
Entidad, contra el saldo total que arrojan los registros en el Área Administrativa – Grupo de
Recursos Físicos por grupos de inventario, los cuales deben coincidir.
El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos saliente, no debe hacer
inventario o entregas de los elementos devolutivos que se encuentren en servicio, por
cuanto estos se encuentran bajo la responsabilidad del funcionario que firmó el
comprobante de salida.
La entrega total del Grupo de Recursos Físicos se hace constar en acta firmada por todos
los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades, inconsistencias y
diferencias encontradas.
4.2.2.2 Entrega del Grupo de Recursos Físicos cuando el funcionario saliente abandona el
cargo o dilata la entrega
Cuando el funcionario ha abandonado el cargo o dilata la entrega del Área Administrativa –

Grupo de Recursos Físicos, el Jefe del Área Administrativa de la Entidad designa el
funcionario que debe realizar el inventario físico y la entrega de las existencias al nuevo
responsable.
El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos que se encuentre en la

circunstancia anterior, se le notificará personalmente o por edicto la iniciación de la entrega
del Grupo de Recursos Físicos con indicación de la fecha y hora, para que se haga presente
en la diligencia de entrega.
Si el funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos saliente concurre, se

adelanta la entrega en forma normal. Si no asiste, se deja constancia en el acta y se inicia la
diligencia de entrega con la intervención del funcionario designado y el nuevo responsable.
Dando conocimiento en todo caso a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.
En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al

comparar el número de unidades físicas, con el de los registros del sistema actualizados.
8
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Si alguna dependencia de la entidad requiere con urgencia un bien, es necesario que antes
de su entrega se efectúe su registro en el inventario. De la misma manera los elementos
que lleguen durante la diligencia, serán recibidos por el funcionario del Área Administrativa
– Grupo de Recursos Físicos entrante y registrados en forma separada para ser integrados
al término del proceso.
La diligencia de entrega no pude exceder en ningún caso de noventa (90) días, contados a
partir de la fecha de iniciación de la entrega del Grupo de Recursos Físicos. Si el funcionario
del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos entrante inicia su ejercicio sin la
entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad disciplinaria, penal y fiscal por las
diferencias en cantidades y calidad que se puedan presentar.
4.2.3 Inventario de Bienes en uso de oficinas que no se encuentran asignadas
En el evento en que queden oficinas disponibles temporalmente y no se pueda realizar

asignaciones de los bienes, se procederá a realizar la toma física y registrar estos inventarios
en la bodega de disponibles para asignación.
Para tener una debida custodia mientras se asignan se procederá a solicitar el sellamiento
o cierre de la oficina que se encuentre en esta circunstancia con el personal de seguridad
que competa.
Tan pronto se realice la entrega respectiva se cargarán los elementos a cada funcionario
responsable descargándolo de inventarios disponible para asignación.
4.2.4 Inventario de Bienes en uso
Para efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de
las cuentas del balance que permitan, en todas sus fases, establecer la evidencia de los
resultados patrimoniales de la entidad, el Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos,
debe llevar el inventario valorizado de los bienes de propiedad del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, discriminando individualmente y por
dependencias.
El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos debe enviar a las
dependencias de la Entidad, por lo menos una vez al año, relación valorizada y plenamente
identificada de los bienes en servicio para las confrontaciones del caso, y cada responsable
certifique su veracidad.
Si el Jefe de la dependencia, funcionarios, contratistas o personal de comisión de ésta,
encuentran inconsistencias entre la relación enviada por el Área Administrativa – Grupo de
Recursos Físicos y los bienes que le han sido suministrados para su servicio, debe comunicar
9
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
por escrito las diferencias (faltantes, sobrantes, etc.,) al Área Administrativa – Grupo de
Recursos Físicos para que se inicie el trámite correspondiente.
En el evento en que cualquier funcionario, contratista o personal de comisión deba hacer

entrega formal de los elementos devolutivos, se hará por medio de los comprobantes
generados por el aplicativo de la Entidad.
Los elementos de uso común (ejemplo impresoras), serán cargados al inventario del jefe o
encargado de la dependencia.
Cada vez que se realice el ingreso, retiro, o traslado de un funcionario, contratista o personal
en comisión en la Entidad, se debe realizar la actualización de los inventarios generando los
comprobantes respectivos los cuales deben ser firmados, así mismo cuando se efectué
devoluciones de elementos a bodega que se encontraban en servicio y que ya no se
requieren para el cumplimiento de las funciones. Ver Procedimiento de verificación
inventarios por traslado o retiro P-GA-23.
Los inventarios individuales se elaboran en dos ejemplares en el formato diseñado para tal
fin.
4.3 ENTRADA DE BIENES
La entrada de bienes al Grupo de Recursos Físicos se efectúa con el comprobante respectivo

que es el documento que acredita el ingreso del bien a la Entidad, como único soporte para
el movimiento de los registros en el Grupo de Recursos Físicos y en Contabilidad.
Todos los ingresos de elementos o bienes al Área Administrativa - Grupo de Recursos Físicos
deberán registrarse en los sistemas de inventarios, previo el cumplimiento de los requisitos
y documentos exigidos para cada caso, a continuación, se enuncias los aspectos a tener en
cuenta:
 El supervisor del contrato (o quien este delegue) debe notificar a través de correo
electrónico al Coordinador del Grupo de Recursos Físicos, la fecha de entrega de los
elementos y/o bienes, conforme a lo establecido en el contrato (adjuntar) con el fin
de asignar un funcionario para el recibo de los mismos.
 La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable del manejo
del almacén, y por el supervisor y/o interventor del contrato o su delegado
debidamente autorizado por él, o por la persona responsable y técnicamente
capacitada.
 De comprobarse diferencias en las características, especificaciones técnicas,
cantidades, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza la
10
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
transacción, se suspende transitoriamente el proceso de recepción y se informa del

evento al área responsable de la ejecución del contrato o documento en procura de
la correspondiente solución; de no darse, el responsable del Grupo Recursos Físicos,
no recibe los bienes hasta que se solucione la situación presentada.
 El supervisor del contrato o quien este delegue, remite al Grupo de Recursos Físicos
los documentos para la elaboración de la entrada al almacén: Factura y/o remisión,
Contrato de Compraventa, Donaciones y/o Transferencias, Comodatos, Orden de
Compra, Convenios, Recuperación, Reposición y Sobrantes, y ficha técnica de los
bienes (si aplica). La documentación debe ser remitida en el mes que fueron
adquiridos los bienes o elementos.
Nota 1: En el caso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidad del
servicio deban ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, el ingreso al almacén
se realizara con base a los documentos que soporten la adquisición y el recibido a
satisfacción por parte del supervisor contractual.
Para lo anterior, el Grupo de Recursos Físicos enviara los documentos de asignación de

inventarios para el diligenciamiento y firma del responsable, una vez firmados estos
deberán ser devueltos física o a electrónicamente para su archivo.
Nota 2: Si la entrega de soportes que acreditan la adquisición es remitida después de los

tiempos estipulados en el procedimiento de ingreso de bienes al almacén, siendo estos
adquiridos y recibidos dentro de la misma vigencia, se realizará el registro con el cálculo de
la depreciación acumulada y demás estimaciones, según sea el caso, y se informará a la
Oficina de Control Interno Disciplinario para que inicie el proceso de investigación
disciplinaria a que haya lugar.
Nota 3: Para bienes de cómputo adquiridos y que el valor no se encuentre discriminado por
componentes en la factura o documento soporte, los porcentajes que se aplicarán en la
desagregación serán los siguientes:
CPU 85%
Monitor 10%
Teclado 3%
Mouse 2%
 Como herramienta de control, para los bienes denominados como devolutivos o de

consumo contralado, se les asigna un código de identificación secuencial numérico,
que facilite el control dentro y fuera de los Entes y Entidades, el cual es adherido
mediante rótulo o placa si las condiciones o características lo permiten.
11
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Si no es posible adherir el rotulo o placa al bien, el número de identificación se puede

adherir al comprobante de ingreso y se procede a efectuar la identificación de
manera virtual, código que aparece en el registro del sistema de información o
aplicativo, para efectos de su control.
 Plaqueteados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones

del Almacén, la ubicación de los mismos deberá realizarse de acuerdo a su
naturaleza y características, para garantizar su seguridad, preservarlos del deterioro
o contaminación y facilitar su entrega y manejo. Ver P-GA-02 Entrada Y Registro De
Elementos Devolutivos O De Consumo
Constituye entrada a Grupo de Recursos Físicos, el ingreso de los bienes adquiridos o

fabricados por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través
de las modalidades que se indican a continuación:
4.3.1 Adquisiciones a través de las diferentes modalidades de selección
Son las operaciones a través de las cuales la Entidad adquiere los bienes que requiere para
su normal funcionamiento a través de la selección de contratista por diferentes
modalidades, ver Manual de Contratación M-BS-01. El supervisor del contrato deberá
remitir la documentación soporte al Grupo de Recursos Físico para que este realice el
ingreso de almacén correspondiente. Ver Procedimiento para entrada y registro de
elementos devolutivos o de consumo P-GA-02.
Igualmente, los muebles elaborados por la Entidad para ser usados en desarrollo de
actividades administrativas. Roto
4.3.2 Caja Menor
Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables.
En todas las compras de elementos de consumo controlado o devolutivos, que realice la

Entidad por caja menor, ver Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores L-
GF-02, el funcionario responsable de la adquisición debe enviar al Área Administrativa–
Grupo de Recursos Físicos copia de los soportes. Para que se realice el comprobante de
entrada y a su vez el comprobante de salida a nombre del funcionario o dependencia que
recibió el bien.
Se debe enviar las copias del comprobante de entrada al responsable del manejo de la caja
menor.
12
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
En los estados financieros las compras de bienes clasificados como de consumo y consumo
controlado se llevarán directamente al gasto, porque estos son entregados directamente
en las dependencias que los solicitaron para su uso inmediato.
4.3.3 Donación
La donación entre vivos es un acto por el cual una persona natural o jurídica transfiere,
gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien(es) al Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República.
La donación se entenderá legalizada, con la aceptación del Director del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado; en los términos del acto
administrativo de aceptación y/o escritura pública, cuando haya lugar a ello, previo
ofrecimiento formal del donante.
Para efectuar el ingreso a los inventarios de la Entidad de los bienes valorizados en moneda
extranjera se debe efectuar la conversión en moneda nacional, teniendo en cuenta la tasa
de cambio de la divisa fijada por el Banco de la República, al momento de la aceptación de
la donación.
El recibo de los bienes se debe realizar mediante acta suscrita por el Grupo de Recursos
Físicos de la Entidad, un delegado de la Oficina de Control Interno, el área técnica que
conoce de la naturaleza de los bienes y/o el destinatario final de los mismos, según sea el
caso.
En todos los casos, debe allegarse por el donante el documento soporte que evidencia el
valor de los bienes objeto de donación.
Cuando los proveedores realicen entregas de bienes por valor cero y/o promociones en las
cuales entreguen bienes sin costo, estos se considerarán como donación y su ingreso se
realizará en los inventarios de la Entidad, sin necesidad de la aceptación del Director del
DAPRE y su valor será el de mercado.
4.3.4 Enajenación a título gratuito entre Entidades Estatales
La Transferencia es el mecanismo en virtud del cual una Entidad Estatal ofrece a título
gratuito a las Entidades del Estado, de conformidad con el marco normativo vigente.
La Transferencia se entenderá aceptada, una vez el Director del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado, haya manifestado la
13
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
intención de recibir los bienes para el cumplimiento de sus funciones, dentro del plazo que
haya otorgado la Entidad Estatal que los ofrece.
Para efectuar el ingreso a los inventarios de la Entidad de los bienes valorizados en moneda
extranjera se debe efectuar la conversión en moneda nacional, teniendo en cuenta la tasa
de cambio de la divisa fijada por el Banco de la República, al momento de la aceptación de
entregar los bienes, por parte de la Entidad que transfiere.
El recibo de los bienes se debe realizar mediante acta suscrita por el Grupo de Recursos
Físicos de la Entidad, un delegado de la Oficina de Control Interno, el área técnica que
conoce de la naturaleza de los bienes y/o el destinatario final de los mismos, según sea el
caso.
En todos los casos, debe allegarse por la entidad que trasfiere el documento soporte que
evidencia el valor de los bienes objeto de transferencia.
4.3.5 Custodia (Incautados)
Mediante ésta modalidad la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. asigna con resolución,
bienes incautados, al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para
lo que se requiere, en dicha resolución la Sociedad de Activos Especiales S.A.S ordena la
entrega provisional de los bienes y debe informar el estado y el valor del bien.
4.3.6 Reintegros
Es la devolución al Grupo de Recursos Físicos de bienes devolutivos, de consumo y consumo

contralado, que no se requieren en una oficina, para el cumplimiento del objetivo para el
cual fueron destinados, pudiendo la administración optar por la habilitación, redistribución
o baja de los mismos.
El Grupo de Recursos Físicos al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, calidad,
marca, modelo, serial si es el caso, y demás características propias del bien, que concuerde
con la información allí registrada. Ver P-GA-29
4.3.7 Recuperación
Es la restitución física de bienes cuando por hechos ajenos han salido del patrimonio de la
Entidad y que han sido descargados del inventario y de la contabilidad.
En el evento de la recuperación de bienes, estos deben ingresar a los inventarios y, se debe

producir el respectivo comprobante en el cual se detallan las características y
14
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
especificaciones, el valor que se tendrá en cuenta será aquel que se tome de otro bien de
las mismas características.
Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal, en curso, deberá

informarse a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad o a la Unidad de
Investigaciones Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo de su
competencia.
4.3.8 Reposición
Es el proceso por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los que han sufrido daños por
causas derivadas del mal uso, indebida custodia, garantía o por otras causas recibiendo
otros iguales, similares o de superiores características.
Para los efectos debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
 Solicitud escrita del responsable ofreciendo los bienes faltantes o dañados que va a
reponer y el detalle de estos.
 Aceptación por parte del funcionario competente en la Entidad, acerca de la
viabilidad de la reposición de los bienes.
 Una vez aceptados los bienes objeto de la reposición, se elaborará el respectivo
comprobante de entrada por reposición teniendo como base el acta de entrega.
Para el caso de los bienes de comunicación y tecnología tales como teléfonos celulares,
avanteles, radios de comunicación, tabletas, iPad, computadores portátiles y otros
similares, la Entidad sólo aceptará y recibirá bienes de iguales o superiores características
completamente nuevos y con su respectiva factura o comprobante de compra emitida por
una persona natural o jurídica legalmente constituida.
La Entidad podrá verificar en las bases de datos existentes la situación de los elementos
mencionados anteriormente para corroborar su procedencia, así como la consulta de la
persona natural o jurídica en el que fue adquirido el bien.
4.3.9 Sobrantes
Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el

número de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; ésta mayor cantidad se
relaciona en el acta de la diligencia, determinando la causal que los ocasionó, para lo cual
el Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos elaborará el respectivo comprobante
de entrada por sobrante, soportando dicha operación con el acta respectiva donde se
evidencie el respectivo sobrante.
15
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
El valor de los bienes objeto de sobrantes, se determina por el valor de bienes de iguales
características.
4.3.10 Comodato
El comodato o préstamo de uso es un contrato mediante el cual una de las partes entrega
a la otra gratuitamente una especie mueble o inmueble, para que haga uso de él, y con
cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
Serán legalizados mediante el contrato debidamente suscrito por las partes y su acta de
entrega; a través del documento “Entrada en Comodato”.
En todos los casos debe estar especificado el valor del bien, de acuerdo con lo establecido
en el Manual de Contratación M-BS-01.
4.3.11 Indemnización por Siniestro
Es el proceso por el cual se ingresan bienes a la Entidad como consecuencia de la

indemnización que, en cumplimiento de contratos de seguros, entregue la compañía
aseguradora, con la cual el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
tiene suscritas las pólizas para amparar los bienes del DAPRE o un tercero a su servicio.
Cuando la compañía aseguradora realice la reposición del bien al Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República como consecuencia de la indemnización,
el Grupo de Recursos Físicos emitirá el acta de recibo la cual será firmada por los
funcionarios competentes de la Entidad, el ejecutivo de cuenta de los corredores de
seguros y el proveedor.
Serán legalizados los bienes con fundamento en el acta expedida que permitirá la
elaboración del comprobante de “Entrada por Indemnización”.
4.3.12 Mejoras y Adiciones
Las adiciones y mejoras corresponden a las transformaciones que se hacen sobre las
propiedades, planta y equipos, para aumentar su vida útil, ampliar la capacidad productiva
y la eficiencia operativa de los bienes, mejorar la calidad de los productos y servicios, o
permitir una reducción significativa de los costos.
Las mejoras de inmuebles se darán cuando se efectúen adecuaciones o remodelaciones

que representen cambios en sus acabados, instalaciones internas (entre otros, cableado)
16
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
y/o externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados. El
costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida útil o amplíen la capacidad del
inmueble constituyen un mayor valor del mismo.
Si, por el contrario, la erogación realizada no cumple con los requisitos para ser reconocida
como adición o mejora, se manejará como un mantenimiento de las propiedades, planta y
equipo, (pintura, cambio de pisos) el cual corresponde a erogaciones en que incurre la
entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo, y se reconocerá como
gasto en el resultado del periodo
Con el fin de efectuar los registros contables y los ingresos al Grupo de Recursos Físicos,
cuando corresponda, los supervisores de los contratos, informaran en el formato F-BS-33,
si el servicio recibido corresponde a una mejora o un mantenimiento del inmueble
intervenido.
Igualmente, cuando a través de contratos de obra se adquieran bienes devolutivos el

supervisor del contrato deberá remitir la documentación soporte al Grupo de Recursos
Físicos para su respectivo ingreso.
4.3.13 Traspaso
Se refiere al traspaso de bienes entre centros de costos por el Área Administrativa - Grupo
de Recursos Físicos al interior de la Entidad, utilizando el documento “Entrada Traspaso
Fondos” (ETO) el cual se debe elaborar en forma simultánea.
Este procedimiento se realizará cuando se requiera un bien por cualquiera de las

dependencias de la Entidad y esté disponible en un centro de costo diferente que no lo esté
usando o requiriendo.
4.3.14 Traslados
Es el proceso mediante el cual se cambia la custodia de los bienes dentro de las

dependencias y oficinas de la Entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de
responsabilidad de quien lo entrega, y transfiriéndola a quien lo recibe según
comprobante.
4.4 SALIDA DE BIENES
Estas se constituyen cuando se efectúa la salida de un bien del Área Administrativa – Grupo
de Recursos Físicos cesando de esa manera su responsabilidad por la custodia,
17
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
administración, conservación del bien, responsabilidad que se traslada al Servidor Público

que se le entrega.
Los comprobantes que respalden la salida de bienes deben elaborarse por el Área
Administrativa - Grupo de Recursos Físicos en forma simultánea a la entrega real y material
de los mismos con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por
la persona competente de la dependencia solicitante.
Estos registran los movimientos en el sistema del Área Administrativa - Grupo de Recursos
Físicos permitiendo conocer en forma inmediata la disponibilidad de existencias.
El Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos debe verificar en los comprobantes que
respalda la salida, la firma del funcionario responsable, con anotación del número de su
documento de identidad, como constancia de entrega de dichos bienes.
Cuando se trate de entrega de bienes a personas naturales o jurídicas, el comprobante

deberá ser firmado por la persona o el funcionario competente para recibirlos, anotando
su documento de identidad.
Los despachos de bienes que efectúe el Grupo de Recursos Físicos para dependencias o
entidades de otras zonas del país, se comprueban con la guía de la empresa transportadora,
acta de entrega o comprobante según sea el caso los cuales respaldan la entrega.
4.4.1 Salida de Bienes por suministro a oficinas
El funcionario autorizado de la dependencia que requiera un bien, debe tramitar su

solicitud, en el sistema de la Entidad, en donde se especifique clara y detalladamente la
clase de elementos, la unidad de medida y la cantidad requerida, ver Procedimiento
Suministro de Elementos P-GA-13.
La solicitud se envía al Área Administrativa - Grupo de Recursos Físicos para que autorice
la cantidad de elementos, con fundamento en la necesidad real de la dependencia.
Posteriormente, se elaborará el comprobante y entrega formal de los elementos
autorizados.
El recibo a satisfacción se entenderá con la firma y numero de documento de identidad que

inscriba el destinatario de los bienes, en el comprobante.
Para los bienes de carácter devolutivo será cargado al inventario del servidor público
respectivo, teniendo en cuenta:
18
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
 Para funcionarios o Personal en Comisión el acto administrativo donde se designe

al funcionario.
 Para contratistas, el Contrato de Presentación de Servicios debidamente firmado
por las partes.
4.4.2 Salida de Bienes por otras modalidades
Adicional a las salidas mencionadas anteriormente y de conformidad con los

procedimientos establecidos se podrán realizar por:
 Salida Traspaso Fondos (STF).

 Salida Reposición Tecnológica (SRT).
4.5 BAJA DE BIENES Y RETIRO DE BIENES CONSUMO CONTROLADO1
Es el proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente algunos bienes de la

Entidad, de manera física, de la base de datos administrativa y de los registros contables.
Para definir el destino de los bienes que el Departamento Administrativo de la Presidencia

de la República quiera dar de baja y/o retiro, podrán utilizarse cualquiera de los
mecanismos aquí señalados.
El funcionario del Área Administrativa - Grupo de Recursos Físicos, una vez emitido
concepto técnico, procede a convocar al Comité Evaluador de Baja de Bienes con el fin de
presentar los bienes considerados para baja, anexando la relación, organizados por grupo
de inventarios, cantidad, valor histórico y contable, número de placa de inventario, para
efectos de iniciar el procedimiento de retiro de bienes respectivo, ver Procedimiento
Retiro de Bienes y Baja de Cuentas P-GA-09.
El Comité Evaluador de Baja de Bienes estudiará el concepto emitido por el técnico

competente y recomendará al competente, dar de baja y/o retirar por la modalidad
respectiva, mediante acta que se suscriba para los efectos.
Para el caso específico de los bienes de consumo que hacen parte de un bien que sea
autorizada para la baja o que son suministro de este (tóner), también deben ser dados de
baja, teniendo en cuenta que la Entidad no tenga bienes con las mismas características que
puedan necesitar estos elementos.
1
El procedimiento administrativo de Baja de Bienes que se realiza para bienes devolutivos será el mismo a
aplicar para el retiro de inventarios de bienes de consumo controlado.
19
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
La baja se perfecciona con la entrega real y material, el descargo de los registros de

inventario y el cumplimiento de los requisitos legales establecidos para cada caso según el
hecho que lo originó.
4.5.1 Conceptos para la determinación de la Baja de un Bien del Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República
Con el fin de determinar si hay lugar o no, a la baja y/o retiro de un bien de la Entidad, el
área técnica o competente para conceptuar sobre el mismo, deberá tener en cuenta los
siguientes criterios:
4.5.1.1 Bienes Servibles no utilizables
Son aquellos bienes que se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, pero
reúne cualquiera de las siguientes condiciones:
a. Ya cumplieron con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han
perdido utilidad para la Entidad.
b. No son requeridos por la Entidad para su funcionamiento y llevan en bodega un
periodo de seis (6) meses sin uso.
4.5.1.2 Bienes Obsoletos
Son aquellos bienes que se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, pero
reúne cualquiera de las siguientes condiciones:
a. Han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos; además

sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y
complejidad que la labor exige.
b. Ya no son útiles a la Entidad en razón de la implementación de nuevas políticas en
materia de adquisiciones y que, como consecuencia de ello, quedan en existencia
bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas
marcas o modelos adquiridos.
c. Han quedado fuera del servicio en razón de los cambios originados en el cometido
de la Entidad, por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos
o directrices generales de obligatorio cumplimiento.
4.5.1.3 Bienes Inservibles
20
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Son aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados

tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría
ineficiente y generaría un mayor costo para la Entidad.
4.5.2 Competentes para la emisión de conceptos Técnicos

A continuación, se indican de acuerdo al tipo de bienes y las agrupaciones quienes son las
áreas técnicas competentes para la emisión de conceptos técnicos:
Agrupación Área Competente Tipo de Bienes

Jefatura para la Protección Detectores de Metales, chalecos,
Presidencial visores, mantas blindadas, equipo
EQUIPOS DE SEGURIDAD Y
de rayos x, monoculares y otros
RESCATE
Casa Militar bienes de similares
características.
EQUIPOS Y MÁQUINAS DE
COMEDOR, COCINA, DESPENSA
Equipo para construcción,
Y HOTELERÍA
motobombas, herramientas,
EQUIPOS Y MÁQUINAS PARA escritorios, archivadores, sillas,
CONSTRUCCIÓN enseres, sofás, bibliotecas,
EQUIPO PARA ESTACIONES DE módulos, aires acondicionados,
BOMBEO Área Administrativa - Grupo de calentadores de agua,
ELEMENTOS Y EQUIPOS DE Mantenimiento, y Conservación calentadores de ambiente,
OFICINA de Bienes Muebles e Inmuebles electrodomésticos (neveras,
HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS lavadoras, secadoras, hornos/
MOBILIARIO Y ENSERES microondas, licuadoras, estufas,
AIRES ACONDICIONADOS termos excepto televisores) y
EQUIPO Y MAQUINAS DE ASEO otros bienes de similares
características.
EQUIPO Y MAQUINARIA
INDUSTRIAL
Celulares, Teléfonos de escritorio,
Área de Sistemas y Tecnología de dispositivos de comunicación,
la Información CCTV, televisores y otros bienes
de similares características.
Equipo de Sonido, Video,
Fotográfico y sus accesorios, y
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Secretaria de Prensa
otros bienes de similares
características.
Radios de Comunicación,
Jefatura para la Protección
detector de micrófonos y otros
Presidencial
bienes de similares
Casa Militar
características.
21
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Computadores, IPad, Monitores,

CPU, Impresoras, escáner,
Área de Sistemas y Tecnología de
EQUIPO DE COMPUTO lectores biométricos y otros
la Información
bienes de similares
características.
Área Administrativa - Grupo de
EQUIPO DE TRANSPORTE Vehículos
Transporte
Máquinas de gimnasio y otros
EQUIPO Y MÁQUINAS PARA
Área de Talento Humano bienes de similares
RECREACIÓN Y DEPORTE
características.
Equipo Odontológico,
Desfibrilador, Estación de pared
EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO Área de Talento Humano
(DEA) y otros bienes de similares
características.
4.5.3 Clases de Baja
4.5.3.1 Baja por exoneración de Responsabilidad Fiscal
Cuando dentro del proceso, el responsable efectúe el pago del bien, se produce la baja
descargando dicho valor de la “cuenta responsabilidades en proceso”.
Cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectúe la reposición del bien
por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien de la
cuenta “responsabilidades en proceso” y dando entrada al Área Administrativa – Grupo de
Recursos Físicos del bien recibido.
Cuando la compañía aseguradora cubra el valor de la “cuenta responsabilidades en

proceso”; si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del
bien.
4.5.3.2 Baja por enajenación
Es el procedimiento mediante el cual se hace transferencia de un derecho real de un

patrimonio a otro. La modalidad de enajenación podrá ser cualquiera de las establecidas
en el marco legal vigente, entre ellas:
Transferencia de bienes a CISA. La enajenación de bienes de las entidades estatales del

orden nacional a la Central de Inversiones CISA S. A., de que trata el artículo 238 de la Ley
1450 de 2011 y el Decreto 047 de 2014 y las normas que los modifiquen, adicionen o
sustituyan, debe hacerse de conformidad con las reglas establecidas en tales normas.
22
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Enajenación a través de intermediarios idóneos. La venta debe realizarse a través de

subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el
intermediario.
Enajenación directa por oferta en sobre cerrado. La Entidad deberá seguir el

procedimiento señalado en el Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique, adicione
o sustituya.
Enajenación directa a través de subasta pública. La Entidad debe seguir el procedimiento

establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo
modifique, adicione o sustituya; teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al
oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y,
en consecuencia, el Margen Mínimo debe ser al alza.
Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales. La Entidad

debe hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito
a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar
en su página web.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo
por escrito dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de publicación
del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad
funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la
Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés tendrá preferencia.
El competente de la Entidad y el representante legal o delegado de la Entidad Estatal

interesada en recibirlo, suscribirán un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha
de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario,
contados a partir de la suscripción del acta de entrega.
4.5.3.3 Baja por destrucción
Cuando el bien se encuentre en obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro

hecho que impida su venta o no la haga aconsejable, previo concepto del Comité de Bajas,
se procederá a su destrucción en el lugar en que se encuentre. De la diligencia de
destrucción se levantará un acta firmada por las personas que intervienen en la misma.
El original del acta se remitirá al funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos
Físicos para lo de su competencia.
23
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
4.5.3.4 Baja por siniestro
Cuando se produzca la baja de un bien por siniestro, la Entidad realizará los trámites legales
pertinentes ante la aseguradora, con el fin de lograr la indemnización del bien. Para el caso
de vehículos deberá incluir el traspaso del mismo a nombre de la compañía.
Una vez recibido el bien indemnizado se hará entrega del salvamento (bien siniestrado) a
la compañía aseguradora, cuando sea el caso.
Siniestro por hurto: En el momento en que se tenga conocimiento de los hechos, se

realizará la baja descargando el bien del inventario y cargando el valor del mismo a la
cuenta “Responsabilidades en Proceso”, a nombre del funcionario a cuyo cargo estuviese
la custodia del bien en el momento del siniestro.
Siniestro por pérdida total por daños: En este caso, la baja solamente podrá producirse
cuando la compañía aseguradora remita la comunicación informando la pérdida total. Para
dar de baja, se procederá de la misma manera que en el numeral anterior.
La Entidad podrá acumular la indemnización de varios siniestros a cargo de una misma

compañía aseguradora y solicitar el pago de los mismos de manera unificada con el fin de
obtener uno o varios bienes con las características que se requiera.
4.5.3.5 Baja por permuta
Corresponde a la transferencia del dominio de un bien por otro bien, de conformidad con
la normatividad vigente. En los auto-motores, la entrega procederá contra la presentación
de la tarjeta de propiedad respectiva.
4.5.3.6 Baja de Bienes intangibles
Para proceder a la baja del software o licencia el jefe del Área de Tecnologías y Sistemas de
Información del DAPRE deberá solicitar al secretario técnico del comité de baja de bienes
se realice un comité para que estudie la posibilidad de retirar el software o licencia que ya
nos es requerido por el DAPRE, esta solicitud debe anexar el inventario y concepto técnico
donde se indique las causas por las cuales debe darse de baja.
24
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
5. IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE

LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
5.1. MANEJO DE BIENES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA
5.1.1 Manejo contable
A continuación, se describen las cuentas y subcuentas de frecuente utilización en el manejo

de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República:
Edificaciones: Esta agrupación está conformada por los edificios, casas, helipuertos y otras
construcciones de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, excluido el valor del
terreno. Incluye los recibidos de terceros que son utilizados por el DAPRE.
Terrenos: Son los predios de propiedad de la Presidencia de la República adquiridos a

cualquier título, en los cuales están construidas las diferentes edificaciones y los recibidos
de terceros.
Equipo de Seguridad y Rescate: En este grupo se clasifican los chalecos antibalas, equipos
antiexplosivos, trajes antiexplosivos, mantas blindadas, cilindro para descargue de armas,
telemetro, equipos de buceo para realizar inspecciones de seguridad en el mar y sus
accesorios, equipos de rayos x y detección de metales y los demás elementos de estas
características.
Joyas: Incluye este grupo, objetos que en su proceso de elaboración presentan especiales
condiciones técnicas de elaboración y materiales de producción, que le aportan singulares
condiciones de valor estético, temporal y físico.
Estos bienes fabricados generalmente en forma repetitiva o de producción industrial, que,

sin embargo, por su singularidad, escasez de materiales y el costo de los mismos, ya no son
producidos, condición que le aporta un carácter de no repetitivo al bien; por lo tanto,
aunque la funcionalidad del objeto se mantiene, el uso de éste es restringido, en pro de su
adecuada conservación. Se relacionan en esta cuenta relojes y lámparas antiguas.
Bienes de Culto: Corresponden a este grupo los elementos empleados en la celebración de

los actos relacionados con la liturgia o en ceremonias religiosas como ornamentos litúrgicos
25
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
e indumentaria religiosa. Incluye cáliz, cirial, copones, custodia, incensario, las vestiduras
utilizadas para oficiar los actos religiosos, entre otros.
Obras de Arte: Corresponde a bienes resultado de la creación de un artista capaz de

expresar identidad, estética e imaginarios de su época, estos bienes cuentan con valores
históricos, artísticos y estéticos excepcionales que los hacen únicos e irrepetibles, toda vez
que constituyen especial interés y representatividad para el país, en la conformación de la
historia y la fundamentación de la identidad nacional, motivo por el cual, algunos cuentan
con declaratoria como Bienes de Interés Cultural del ámbito Nacional. Se incluyen también
aquellos bienes que hacen parte del Patrimonio Cultural de la Nación, los cuales son
producto y manifestación del intelecto de artistas plásticos que cuentan con formación
profesional, trayectoria artística y reconocimiento tanto en el ámbito nacional como
internacional, creadores, forjadores o exponentes de movimientos artísticos particulares
y/o desarrolladores de estilos, géneros, expresiones de carácter histórico o
representaciones específicas del arte, que aportan a sus obras valores de orden temporal
e histórico, estético y físico. Incluye: pinturas, esculturas, grabados, dibujos, artes gráficas,
vitrales y tejidos artísticos.
Elementos de Museo: De acuerdo con lo establecido en la Ley 1185 de 2008, constituyen

bienes que posee valor histórico cuando se constituye en un documentó o testimonio para
la reconstrucción de la historia, así como el conocimiento científico, técnico o artístico. Un
bien posee valor estético cuando se reconocen en éste atributos de calidad artística, o de
diseño, que reflejan una idea creativa en su composición, en la técnica de elaboración o
construcción, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo y
finalmente el bien posee valor simbólico cuando manifiesta modos de ver y de sentir el
mundo. Esta cuenta incluye una colección numismática de 6 billetes antiguos.
Equipos y Maquinas de Comedor, Cocina, Despensa y hotelería: En este grupo se clasifican

los bienes de cocina, cafetería, despensa, lavandería, calderas y demás bienes de las
mismas características.
Equipo y Maquinas de Comunicación: En este grupo se clasifican los teléfonos, celulares,

plantas telefónicas, antenas satelitales, cámaras fotográficas, micrófonos, videobeam,
radios, televisores, iluminación profesionales y demás elementos de estas características.
Equipo y Maquinas para Construcción: En este grupo se clasifican los andamios, máquinas
para destroncar pisos y demás elementos de estas características.
Equipo y Maquinas para Recreación y Deporte: En este grupo se clasifican las caminadores,
trotadores, bicicletas estáticas y demás elementos de estas características.
26
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Maquinaria y Equipo para Estaciones de Bombeo: En este grupo se clasifican las

motobombas, electrobombas, bombas y demás elementos de estas características.
Equipo Médico y Científico: Este grupo está conformado por los equipos de laboratorio,
médicos y odontológicos.
Elementos y Equipos de Oficina: Conformados por los elementos mecánicos, eléctricos,

electrónicos, como calculadoras, destructora de papel, cajas fuertes y demás elementos de
estas características.
Equipo de transporte, tracción y elevación: Está representado por el parque automotor o

equipo de rodamiento, tales como vehículos, motos, botes, tractores y demás elementos
de estas características.
Herramientas y accesorios: En este Grupo se clasifican Taladros, Lijadoras,

Destornilladores Eléctricos, Esmeriles y demás elementos de estas características.
Elementos musicales: En esta categoría se inscriben los bienes fabricados o utilizados para
emitir sonidos y, a partir de éstos, producir música, que se clasifiquen como bienes de
interés cultural. Se registran en esta cuenta los pianos que hacen parte de los Bienes de
arte y Cultura.
Libros y publicaciones de investigación y consulta: En este grupo se clasifican los bienes

que poseen un valor de carácter documental, la palabra documento viene del latín “doceo”
que significa enseñar, y, para el caso de estos bienes se entienden aquellos que son un
escrito sobre un soporte de papel que comunica información.
Otros Bienes de Arte y Cultura: Corresponden a bienes de reciente factura, decorativos y

utilitarios, fabricados generalmente en forma repetitiva o de producción industrial, pero
que por su singularidad y costo ya no son producidos, no obstante, esta condición, no se
excluye la posibilidad de uso, que, en condiciones adecuadas, puede tener el bien ya sea
como elemento decorativo o como elemento utilitario. En esta misma categoría se incluyen
muebles, candelabros, textiles, marcos, vasijas y jarrones de porcelana, pinturas y aquellas
representaciones graficas que, una vez realizada la evaluación de sus características físicas
y estéticas, se considera que no cuentan con condiciones excepcionales como obras
artísticas, más bien corresponden a reproducciones industriales de obras originales, copias
o producción mecánica como serigrafías o litografías, constituyéndose como imágenes
decorativas de alta definición. Aunado a lo anterior, la ausencia de firmas o información
incompleta respecto a la autoría, determina que resulte prácticamente improbable su
atribución, dada la gran cantidad de obras existentes en la plástica nacional, es condición
27
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
que determina que el avaluó de este tipo de bienes queda reducido a los materiales
utilizados en su elaboración.
Mobiliario y enseres: En este grupo se clasifica las sillas, escritorios, archivadores, y demás
elementos de estas características.
Equipo y Maquinaria Industrial: Este grupo está conformado por los equipos y maquinas
industriales que emplea la Entidad, En este se clasifica las máquinas para encuadernación,
mantenimiento de vehículos, entre otros.
Equipo de música: En esta categoría se inscriben los bienes fabricados o utilizados para
emitir sonidos y, a partir de éstos, producir música. Se incluyen en este grupo los
instrumentos de reciente factura.
Equipos y Maquinas de Aseo: Conformados por los elementos mecánicos, empleados en

la Entidad para el aseo y la limpieza de las diferentes sedes, incluidos los jardines.
Equipo de Computación: Lo conforman los equipos y maquinarias de procesamiento de

datos (Hardware) y sus accesorios.
Bienes Inmuebles por destinación: Son aquellos bienes muebles que, por estar
permanentemente adheridos, de manera material al inmueble, pierden su calidad de
mueble y se convierten en inmuebles.
Bienes por Adhesión: La adhesión se presenta cuando se incorpora materialmente al suelo

o a un inmueble por naturaleza, esto ocurre cuando el bien se incorpora y pasa a formar
parte de este.
Características del inmueble por adhesión:
1. Pierde su individualidad
2. Pierde movilidad
3. Ordinariamente no se puede desvincular, so pena de detrimento
Teniendo en cuenta la definición de inmuebles por destinación y adhesión, la Entidad

incorporará los bienes muebles como adición o mejora de un bien inmueble, siempre que,
cumplan las características señaladas anteriormente.
Se reconocerán como mayor valor del bien inmueble y, en consecuencia, afectarán el

cálculo futuro de la depreciación de la propiedad, planta y equipo.
28
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Los bienes que se relacionan a continuación, por su naturaleza y cuantía se reconocerán

como adiciones o mejoras de los bienes inmuebles entre otros:
 Pararrayos
 Tanques de agua
 Tanque de combustible
 Ascensores
 Sistema o red contra incendios
 Sistema de riego
 Barrera Automática
 Sistema de Aire Acondicionado
 Sistema de Bombas de Agua
 Campanas extractoras
 Muebles empotrados a la edificación
Los cuales se registrarán de acuerdo con lo establece en el Manual de Políticas Contables

M-GF-01.
Bienes de Arte y Cultura: Corresponden a Bienes que hacen parte del Patrimonio Cultural
y que de acuerdo a la Ley 1185 de 2008, se definen como “bienes materiales de naturaleza
mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico,
científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano,
arqueológico lingüístico, sonoro, musical, audiovisual fílmico, testimonial, documental,
literario, bibliográfico, museológico o antropológico.” Algunos de estos Bienes han sido
reconocidos y declarados mediante acto legislativo, como Bienes de Interés Cultural del
ámbito Nacional.
Bienes Intangibles: Serán reconocidos como activos intangibles, los recursos de carácter no
monetario y sin apariencia física, sobre los cuales el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros
o un potencial de servicio y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan
porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la Entidad y se prevé
utilizarlo por más de un año.
Software y licencias: Para el alcance del presente documento, se entenderá por software:
a las aplicaciones o sistemas de información desarrollados o contratados por el Área de
Tecnologías y Sistemas de Información con el fin de atender necesidades de la Entidad; para
el caso de licencias de uso de software: corresponden a los productos adquiridos, de los que
se tiene un documento legal o contrato que contiene las condiciones de uso que otorga el
licenciante (titular de los derechos de explotación/fabricante/distribuidor) a la Entidad,
donde se establecen una serie de condiciones para su uso, modificación, distribución etc.
29
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
adicionalmente, contiene unos plazos de duración, vigencias de actualización y renovación,

límites de responsabilidad y país de uso, según la legislación vigente sobre derechos de
autor.
Por lo tanto, estos constituyen los bienes inmateriales adquiridos a cualquier título o
desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones.
La contabilización de las licencias y del software adquirido o desarrollado por la Entidad, se

realizará de acuerdo con la información suministrada por el Área de Tecnologías y Sistemas
de la Información, teniendo en cuenta sus características técnicas, funcionales, de
operación, tiempo de uso entre otras.
Las licencias y el software no requieren grupo de inventarios, ni ingreso al Grupo de

Recursos Físicos, estos se registrarán y controlarán en una bodega virtual en el sistema de
información de Inventarios que maneja el DAPRE, en donde se llevara la hoja de vida de
cada uno de ellos con los datos necesarios para su control y posterior determinación del
deterioro.
El Área de Tecnologías y Sistemas de Información o quien haga sus veces será el responsable
de la actualización, custodia, administración, instalación y control de la información del
software y deberá reportar mensualmente al Grupo de Contabilidad el inventario valorizado
de estos bienes.
Por lo anterior, y de acuerdo con los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, el

tiempo de uso, duración o vigencia estimada del software y las licencias es un factor
determinante para su clasificación y registro; estableciendo que cuando la duración o vida
útil del software o las licencias es inferior a un año se registra como un gasto y para el caso
en que su vigencia sea igual o superior a un año se debe registrar como un activo intangible
y se amortiza durante el periodo de uso.
Adicionalmente, es importante precisar que el licenciamiento de software está sujeto a

unas condiciones contractuales y legales establecidas por el fabricante que impiden su
enajenación, sesión o venta por lo que una vez agotada la vida útil del mismo, se debe dar
de baja, por solicitud del Jefe del Área de Tecnologías y Sistemas de Información, siguiendo
el procedimiento establecido por el DAPRE, ver Procedimiento Baja de Bienes P-GA-09.
Estos bienes al final de su vida útil no se podrán enajenar ni entregar a ninguna otra Entidad,
por tanto, el valor residual de estos es de 0.
Clasificación:
De acuerdo con el uso o destino del mismo:

30
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
1. Infraestructura:
En este grupo se incluye el software básico necesario para el funcionamiento de los
equipos y de la plataforma tecnológica de la Entidad, incluido en los diferentes
equipos como: Estaciones de trabajo, Servidores y Appliance (equipos
especializados), etc.
Este software, puede estar compuesto por: Sistemas Operativos, Herramientas

Ofimáticas, de diseño, antivirus, etc.
2. Soporte:
Este grupo está conformado por los sistemas de información o herramientas de

software que soportan procesos de soporte y que son transversales a todas las
dependencias de la Entidad, que generalmente están soportados y administrados
por la plataforma tecnológica.
Algunos de los sistemas de información que contienen este grupo son: Sistema de
Talento Humano, el sistema de Gestión Documental, Sistema para la gestión de
inventarios, etc.
3. Proyectos:
Las herramientas de software contempladas en este grupo, corresponden a las

necesidades o requerimientos de los procesos de Dirección o Misionales,
generalmente están enmarcados dentro de proyectos o programas con un carácter
temporal limitado y con inversiones que provienen de recursos de la Entidad o de
recursos externos.
Estos 3 grupos de herramientas se clasifican como activos intangibles, por cuanto

son necesarios para el funcionamiento de la plataforma tecnológica, el desarrollo de
los procesos y proyectos de la Entidad.
Para los grupos 1 y 2, corresponde al software o sistemas de información de acuerdo

con las condiciones de adquisición bajo el modelo de licenciamiento; este permite
la actualización, el mantenimiento y el soporte del mismo a través de contratos
sucesivos que mantienen vigente el producto de acuerdo con la tecnología y la
legislación existente. Por tanto, estos se amortizarán durante el tiempo de uso
establecido en los contratos realizados para su adquisición y mantenimiento, el cual
incluye la actualización del mismo.
31
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
El grupo 3, debido a que estos proyectos están enmarcados generalmente durante

el periodo de gobierno y estos productos en su mayoría, apoyan los procesos
misionales o de dirección, por lo general no contemplan actualizaciones tecnológicas
o legales.
Se registran como un activo si su vigencia es superior a un año. Posteriormente,

después de cumplido su ciclo de vida, se mantienen como de consulta externa o
histórica, tendiendo a la obsolescencia; sin ninguna inversión; porque cualquier
mejora requiere de inversiones adicionales, por tanto, estos se amortizarán durante
su ciclo de vida.
5.1.2 Manejo de almacén
5.1.2.1 Bienes de Consumo
Se catalogan como bienes de consumo aquellos que, con independencia de su vida útil,
cumplan al menos una de las siguientes características:
 Se consumen, desaparecen o extinguen con el primer uso que se hace de ellos, como
combustibles, lubricantes, material de odontología, repuestos, llantas, papelería.
 Con independencia de su cuantía, sólo pueden ser utilizados por el funcionario al que le
han sido asignados, es decir se consideran de uso personal e intransferible, tales como
la dotación.
 Su costo de adquisición sea menor a un (1) Salarios Mínimos Legales Mensuales
Vigentes (SMLMV).
En materia contable, el ingreso de los bienes de consumo se registra directamente en el

gasto, lo cual no limita la adopción de las medidas necesarias para garantizar la gestión del
control administrativo de dichos bienes.
El control administrativo de este tipo de bienes que ingresan al Almacén lo ejerce el Grupo
de Recursos Físicos, como la papelería, elementos de ferretería y los elementos del contrato
de aseo, cuando se den en uso el control lo ejercerá el área técnica que los requiere o
supervisa y los funcionarios a los cuales se les hace la entrega.
Para aquellos bienes como repuestos, combustible, llantas, lubricantes, los adquiridos a
través de cajas menores, entre otros, que no se reciben en las instalaciones de la Entidad,
porque son instalados directamente en los bienes que lo requieren, no tendrán ingreso al
almacén y el control lo ejerce el área técnica que los solicita o supervisa.
5.1.2.2 Bienes de Consumo Controlado

32
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Se catalogan como bienes de consumo controlado aquellos que, con independencia de su

vida útil, su costo es menor a un (1) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) y no
desaparecen ni se extinguen con el primer uso, los cuales se contabilizan directamente al
gasto.
Este tipo de bienes requiere, entre otros, la colocación de placas de identificación de

inventarios, a fin de garantizar su control y reintegro al Grupo de Recursos Físicos; ya que
de acuerdo con las características generales estos bienes pueden ser reutilizados.
El control administrativo de este tipo de bienes, estará a cargo de:
 Si el bien se encuentra en servicio, estará a cargo del servidor público que lo tiene
asignado.
 Si el bien se encuentra en bodega, estará a cargo del Grupo de Recursos Físicos.
5.1.2.3 Bienes Devolutivos
Son aquellos bienes que la Entidad prevé usar durante más de un periodo contable y tienen
un costo de adquisición igual o superior a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente SMMLV,
no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo, o en razón a
su naturaleza o uso se deterioren a largo plazo. Este tipo de bienes son objeto de
depreciación y es exigible su devolución.
Se exceptúan de la política de reconocimiento como propiedad, planta y equipo

independiente de su costo de adquisición o elaboración los bienes que, dada su
característica y uso especial, son necesarios para el correcto funcionamiento del bien,
aunque individualmente alguna de las partes sea inferior al salario mínimo legal mensual
vigente:
 Los equipos de buceo.

 Los distribuidores RACK junto con swicht, tarjetas y accesorios.
 Central telefónica y conmutadores con sus accesorios como: audífonos, coronas,
tarjetas, botoneras, lector de tarjeta.
 Las cámaras fotográficas, los lentes y flash y kit de luces y luz led para cámara.
 Amplificador con sus bafles y parlantes, así como las consolas de sonido.
 Equipos de televisión, televisores.
 El equipo de gimnasio.
33
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
En lo que respecta al Equipo de comedor, cocina y restaurante, dada la exclusividad de su

USO, los utensilios de plata, y de cristal independiente de su valor seguirán registrándose
como propiedad, planta y equipo al igual que el Equipo de Cómputo.
5.1.2.4 Bienes en bodega
Hacen parte de esta clasificación los elementos devolutivos, consumo controlado o de

consumo que se encuentran en bodega, que se adquieren para el suministro de los
diferentes procesos de la Entidad, con el fin de alcanzar los objetivos propios de su
actuación.
5.1.3 Situaciones especiales respecto al manejo de Bienes
5.1.3.1 Desagregación de Bienes
Es la separación de las partes de los bienes en servicio o en Bodega, que se encuentran

registrados en los inventarios como una sola unidad.
La desagregación de los bienes se realizará siempre que se requiera efectuar cambios en

su configuración y el valor del componente a cambiar no se encuentre individualizado.
En el evento de requerirse un cambio en un equipo de cómputo ya sea por reemplazo,

reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones tecnológicas y el
valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicarán
en la desagregación serán los siguientes:
CPU 85%
Monitor 10%
Teclado 3%
Mouse 2%
Para realizar la desagregación se tendrá en cuenta el siguiente Procedimiento:
El Área Administrativa– Grupo de Recursos Físicos desagregarán el costo histórico. En los

demás bienes para determinar el valor porcentual de las partes que lo componen, la
desagregación la efectuará el Área Administrativa– Grupo de Recursos Físicos con la
dependencia relacionada con el manejo de los bienes y se hará a prorrata con base en el
precio total del bien y teniendo en cuenta los precios de mercado de las partes que lo
componen o el valor por compras realizadas de bienes similares.
34
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
5.1.3.2 Reemplazo de partes de equipos o Bienes en garantía o mantenimiento
Cuando los contratos de compra o mantenimiento, contemplen cambio del bien o partes
de este, por garantía o mantenimiento, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Para el caso de los equipos de cómputo se requerirá el concepto del Área de Tecnologías y
Sistemas de Información.
Para los demás bienes el concepto lo dará el funcionario técnico competente. El cual
deberá informar de inmediato esta situación al Grupo de Recursos Físicos con el fin de que
este actualice las características de los bienes reemplazados.
Para los bienes en procesos de mantenimiento o reparación ver P-GA-28
5.1.3.3 Reposición Tecnológica
El ingreso de bienes por reposición tecnológica se dará cuando la Entidad adquiere bienes
de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y en el contrato de adquisición se
contempla la entrega de los bienes desactualizados como parte parcial o total de pago.
En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se establecerá
su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la propuesta del
contratista.
La salida de bienes por reposición se dará cuando en el contrato de adquisición se estipule

como parte de pago parcial o total, la entrega de bienes desactualizados y se adquieran
bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes.
5.1.3.4 Bienes entregados a otras Entidades
Cuando el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República entregue bienes

de su propiedad a otras entidades, para su uso o administración, con la obligación por parte
de éstos de restituir los mismos bienes al término del respectivo contrato, dicha entrega se
protocolizará una vez se haya cumplido el siguiente procedimiento:
El Área de Contratos debe remitir al Grupo de Recursos Físicos copia del contrato de
comodato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento.
El comprobante de salida de los bienes entregados en comodato debe estar soportado con
la copia del contrato respectivo debidamente perfeccionado y con el acta de entrega del
35
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
mismo, donde se anotarán las características correspondientes, suscrita por el funcionario

autorizado de la Entidad que recibe.
Una vez cumplido el término del comodato, el supervisor designado para el control y
vigilancia del contrato deberá iniciar las acciones tendientes a la devolución de los bienes
o en su defecto la prórroga de los mismos y si fuere pertinente la transferencia.
5.1.3.5 Bienes recibidos de otras Entidades
Cuando el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República reciba bienes de

propiedad de otra(s) entidad(es) para su uso o administración, con la obligación por parte
de esta de restituir los mismos bienes al término del respectivo contrato, dicha entrega se
protocolizará una vez se haya cumplido el siguiente procedimiento:
El comprobante de entrada de los bienes recibidos en comodato debe estar soportado con
la copia del contrato respectivo debidamente perfeccionado y con el acta de entrega de los
bienes, donde se anotarán las características de los mismos, suscrita por el funcionario
autorizado de la Entidad que entrega y el funcionario del Grupo de Recursos Físicos.
Una vez cumplido el término del comodato, el supervisor designado para el control y
vigilancia del contrato deberá iniciar las acciones tendientes a la devolución de los bienes
o en su defecto la prórroga de los mismos y si fuere pertinente la transferencia.
5.1.3.6 Bienes elaborados en la Entidad
Los bienes que se elaboran en los talleres del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, son para uso de la Entidad, estos no se venden ni se dan a título
gratuito a otras entidades.
Estos bienes serán incorporados al inventario de la Entidad si el valor de elaboración supera

el salario mínimo legal mensual vigente, de lo contrario se manejarán como consumo
controlado, para aquellos bienes que sean fungibles o se agoten con el primer uso no será
necesario ingresarlo al almacén.
5.2 DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES
La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable del activo a lo largo de

su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial
de servicio; la vida útil de un bien es el periodo durante el cual se espera utilizarlo.
36
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, estableció la vida útil

para los bienes clasificados como Propiedad Planta y Equipo teniendo en cuenta la
experiencia en el uso que se ha dado a este tipo de bienes, el desgaste físico esperado, el
sitio en el cual están ubicados, el programa de reparaciones y mantenimiento, el cuidado y
conservación que se le da al bien cuando no está en uso; para los inmuebles se identificó
conforme al sistema constructivo, muros de carga, concreto, metálicas o mampostería
estructural.
La vida útil de los activos se tendrá conforme a la siguiente tabla:
VIDA ÚTIL
NOMBRE DE LA
CLASIFICACIÓN ESTIMADA CRITERIO
AGRUPACIÓN
EN AÑOS
Chalecos Antibalas 5
Equipos antiexplosivos Se estima la vida útil de estos
5
y Traje Antiexplosivo bienes de acuerdo con la
Monoculares y Norma Técnica del Ministerio
EQUIPOS DE detector de metales, 10 de Defensa, las características
SEGURIDAD escudo antibalas técnicas de estos bienes y el
Mantas Blindadas 6 material en el cual están
Cilindro para construidos
5
descargue de armas
Telemetro 5
Se estima que la vida útil es de
25 años, debido a que estos
elementos no sufren fácilmente
Elementos y utensilios
25 deterioro por uso y además, se
de comedor en plata
les hace mantenimientos que
permiten mayor duración en
EQUIPOS Y tiempo.
MÁQUINAS DE Electrodomésticos, Debido a que el valor de una
COMEDOR, neveras, estufas, reparación o mantenimiento de
COCINA Y grecas, calentadores 7 un electrodoméstico en
DESPENSA de agua, campanas muchos casos su supera su
extractoras, etc. valor comercial
Pequeños Debido a que el valor de una
Electrodomésticos – reparación o mantenimiento de
Licuadoras, hornos 4 un electrodoméstico en
microondas, muchos casos su supera su
trituradoras, valor comercial
37
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
purificadores,
cafeteras
Equipos de Cocina y
Se estima la vida útil de dichos
Hotelería Industrial
equipos de 10 años por el
Cuarto frio, 10
desgaste natural que sufren por
fabricadora de hielo
el uso.
industrial.
Se estima una vida útil de 5
años porque los equipos
operan de manera continua y
algunos bajo condiciones
ambientales adversas no
Radios para controladas; los mismos son
5
comunicación afectados por temas de
obsolescencia tecnológica y
suministro de repuestos, ya
que el tema de radio y
televisión sufre cambios y
actualizaciones constantes
Para estos bienes se estableció
una vida útil de 10 años porque
EQUIPO Y Equipos de
10 la Entidad los destina a puestos
MÁQUINAS DE Comunicación Fijos
fijos de trabajo, en condiciones
COMUNICACIÓN ambientales óptimas.
años porque estos bienes son
afectados por temas de
Teléfonos celulares 3
obsolescencia tecnológica y
sufre cambios y actualizaciones
constantes
años. Lo anterior, debido a que
Equipos de Sonido, los equipos operan de manera
Video y Fotografía 5 continua y algunos bajo
profesional condiciones ambientales
adversas no controladas; los
mismos son afectados por
38
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
temas de obsolescencia
tecnológica y suministro de
Televisores y Pantallas
5 repuestos, ya que el tema de
de Video
radio y televisión sufre cambios
y actualizaciones constantes
Se estima esta vida útil por el
EQUIPOS Y Andamios 10
desgaste natural que sufren
MÁQUINAS PARA
Equipos para este tipo de bienes en
CONSTRUCCIÓN 10
Construcción condiciones normales de uso
desgaste natural que sufre este
EQUIPO Y
Equipo y Máquinas tipo de bienes en condiciones
MÁQUINAS PARA 7
Deportivas normales de uso, la Entidad
DEPORTE
cuenta con un plan de
mantenimiento para estos.
Debido a que estos equipos
EQUIPO PARA Motobombas 7
están expuestos a condiciones
ESTACIONES DE
de alta humedad y a una alta
BOMBEO Sistemas de presión 7
carga de trabajo
Equipos Médicos 10
EQUIPO MÉDICO Y desgaste natural que sufren
CIENTÍFICO Equipos este tipo de bienes en
10
Odontológicos condiciones normales de uso
ELEMENTOS Y
Equipos Eléctricos de desgaste natural que sufren
EQUIPOS DE 5
Oficina este tipo de bienes en
OFICINA
condiciones normales de uso
Se estima vida útil en 10 años,
dado que el kilometraje
promedio anual es de 30.000
Vehículos ms, en 10 años éstos vehículos
10
Administrativos contarían con un promedio de
300.000 kms, por lo que la
EQUIPO DE
inversión para mantenerlo sería
TRANSPORTE
muy alta.
Se estima vida útil en 8 años,
debido a que por la salinidad del
Vehículos en zona
8 ambiente donde se encuentran
costera
los vehículos, se generan
desgastes prematuros y
39
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
oxidación, lo cual ocasiona

mayores gastos en
mantenimiento y
sostenimiento.
Se estima vida útil de 8 años,

debido a que por las
condiciones propias del servicio
Vehículos caravana éstos vehículos son utilizados
8
presidencial en condiciones severas de
manejo, lo que genera mayores
desgastes y excesivos costos de
mantenimiento
Vehículos esquema de éstos vehículos son utilizados
8
seguridad en condiciones severas de
mantenimiento
éstos vehículos son utilizados
Motocicletas 8
en condiciones severas de
mantenimiento
dado que si el accesorio es
externo está expuesto a las
Accesorios para
5 condiciones climáticas,
vehículo
humedad y sol, lo que genera
mayor desgaste que un
accesorio interno
Debido a que estos equipos se
desgastan rápidamente debido
HERRAMIENTAS Y Herramientas
4 a su uso continuo y muchas
ACCESORIOS Eléctricas de mano
veces el valor de una reparación
supera el valor del equipo.
40
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Debido a que luego de

Equipos y superado este tiempo de
5
herramientas fijas operación es difícil la
consecución de repuestos
Debido a su uso continuo las
Escritorios y
10 superficies de trabajo se
archivadores
desgastan rápidamente
Debido a su uso continuo y las
MOBILIARIO Y
condiciones de trabajo el
ENSERES Sillas 3
desgaste es muy alto en sus
componentes
Muebles y Enseres 10
Su vida útil es alta debido a que
Lámparas de Oficina 10
su carga de uso no es tan alta.
Lámparas Decorativas 15
Equipo de Aire Se establece una vida útil de 7
Acondicionado Interior 7 años, por el desgaste normal de
del país los mismos.
EQUIPO DE AIRE Se estima vida útil en 5 años,
ACONDICIONADO Equipo de Aire debido a que por la salinidad del
5
Acondicionado Zona ambiente donde se encuentran
Costera ubicados, se generan desgastes
prematuros y oxidación.
Se considera que la vida útil del
presente equipo es de 7 años,
Equipos de Aseo y
7 debido a las funciones propias
limpieza
EQUIPO Y de limpieza y el desgaste
MAQUINAS DE normal de los mismos.
ASEO Su carga de uso es muy alta y el
desgaste en los componentes
Equipos de Jardinería 5
reduce su vida útil de manera
importante
Equipos informáticos desgaste natural que sufre este
5 tipo de bienes en condiciones
personales
EQUIPO DE normales de uso, la Entidad
COMPUTACIÓN cuenta con un plan de
mantenimiento. Se deben
Equipos informáticos reemplazar periódicamente
5
fijos teniendo en cuenta la
41
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
obsolescencia tecnológica y los

Impresoras y requerimientos para la
5
escáneres implementación de nuevas
versiones de software.
EQUIPO Y Debido al uso continuo de estos
MAQUINARIA Equipos Industriales 10 equipos y el desgaste que se
INDUSTRIAL presenta en sus componentes.
Se establece que la vida útil es
Plantas de tratamiento de 5 años, debido al uso
PLANTAS TÚNELES
de agua residual y agua 5 continuo que estos equipos
Y DUCTOS
potable tienen que soportar y los sitios
donde se encuentran ubicados.
Edificios y Casas -
Estructura en
100
Concreto, metálica o
mampostería.
Edificios y Casas -
De acuerdo con lo establecido
Sistema constructivo 70
en el parágrafo 1 del artículo 2
muros de carga
del Capítulo 1 de la Resolución
20
Plazas y Jardines 620 de 2008 del IGAC, "Por la
EDIFICACIONES
cual se establecen los
Helipuertos Bogotá y procedimientos para los
20
Cartagena avalúos ordenados dentro del
Helipuertos Isla 15 marco de la Ley 388 de 1997"
Muelles 15
Campamentos
2
El método de depreciación aplicable para los bienes en el Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República es el de línea recta teniendo en cuenta su uso en el tiempo.
El Área Administrativa es la encargada de realizar la depreciación de estos bienes,

igualmente de efectuar el mantenimiento, reparación, aseguramiento patrimonial de los
mismos, con la adquisición de las respectivas pólizas de seguros, bajas, etc.
Para los caninos recibidos en comodato, estos se depreciarán de acuerdo con el tiempo de
servicio que presten en la Entidad, el cual debe ser informado por el Área Técnica que los
maneja.
42
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Con respecto, a los demás bienes muebles e inmuebles que reciba el DAPRE en comodato
o préstamo, mantiene los criterios de depreciación que aplica para los bienes de su
propiedad.
Teniendo en cuenta que los bienes muebles de la colección de arte y cultura reconocidos
como propiedad planta y equipo incrementan su valor con el paso del tiempo, el valor de
la depreciación se establece en cero pesos, por tanto, no serán objeto de depreciación.
La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas del balance o

cuando el valor residual del activo supere su valor en libros.
La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado

temporalmente del uso, ni cuando el activo sea objeto mantenimiento.
Cuando la vida útil de un activo sea superada, se puede presentar que, a nivel operacional,
el bien se encuentre en condiciones de funcionamiento adecuado. Como resultado de esta
verificación se determinará una vida útil remanente
El Grupo de Transportes deberá informar al Grupo de Recursos Físicos cuando algún

vehículo cambie de destinación y/o ubicación, puesto que estos cambios pueden afectar la
vida útil de los mismos.
Las áreas técnicas revisarán la vida útil y el método de depreciación de los bienes
bimensualmente para aquellos bienes con una vida útil inferior a 5 meses y entre los meses
de octubre y noviembre se realizará la revisión anual y si existe un cambio significativo en
estas variables por razones tales como avances tecnológicos, políticas de mantenimiento y
reparaciones, obsolescencia u otros factores, podrá fijarse una vida útil diferente. Para los
bienes muebles deberá informar al Grupo de Recursos Físicos, el cual realizara los ajustes
correspondientes en el aplicativo ALADINO e informará al Grupo de Contabilidad, para que
se realicen los registros contables en el SIIF Nación. Cuando se trate de bienes inmuebles,
el Grupo de Infraestructura informará estos cambios al Grupo de Contabilidad.
Cuando se realicen traslados o cambio de ubicación de los bienes, las áreas técnicas deben
informar esta situación al Grupo de Recursos Físicos.
5.2.1 Depreciación de las adicionales o mejoras
Las adiciones o mejoras que se realizan a los bienes inmuebles aumentaran el valor del bien
y para su depreciación se tomará la vida útil restante del inmueble.
5.2.2 Inicio de la depreciación
43
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Los bienes de propiedad, planta y equipo, iniciarán su depreciación, en el mes siguiente de

la fecha de adquisición. La depreciación se determinará sobre el valor de los bienes menos
el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
5.3 AMORTIZACIÓN DE LOS BIENES
La amortización es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo intangible

durante su vida útil. Por su parte, el valor amortizable de un activo intangible es el costo
del activo menos su valor residual.
La amortización inicia cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando
se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma
prevista por la administración de la entidad. El cargo por amortización de un periodo se
reconoce como gasto en el resultado de éste, salvo que deba incluirse en el valor en libros
de otros activos.
La distribución sistemática del valor amortizable del activo a lo largo de la vida útil se lleva
a cabo mediante el método de amortización que refleje el patrón de consumo esperado de
los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio derivados del activo. El
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República utiliza el método de
amortización lineal para distribuir el valor amortizable, por cuanto el patrón de consumo
no puede determinarse de forma fiable.
La amortización de un activo intangible cesa cuando se produzca la baja en cuentas. La

amortización no cesa cuando el activo esté sin utilizar.
La amortización acumulada de un activo intangible está en función de la vida útil y el

método de amortización es por línea recta.
La vida útil empleada para amortizar el software que adquiera el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República será la definida por el Área de Tecnologías
y Sistemas de Información en concepto técnico en función del tiempo durante el cual el
DAPRE espera utilizarlo, esta información será entregada al Grupo de Contabilidad cuando
se adquiera el software.
Para los productos de software o el licenciamiento que sean reemplazados por

obsolescencia en virtud de una renovación o proyecto tecnológico, se les aplicara una
amortización acelerada durante la vigencia en que se estima su reemplazo, situación que
será informada al Grupo de Contabilidad para su correspondiente registro.
44
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
El mantenimiento o actualización corresponde a la extensión en la vida útil del software,

que se practica sobre el licenciamiento incorporado en algunos de los equipos y en el
software adquirido, dependiendo de sus características, con el fin de aumentar su vida útil,
funcionalidad, ampliar la capacidad productiva, el cumplimiento normativo, la eficiencia
operativa y técnica, mejorar la calidad de los productos, seguridad y servicios, o permitir
una reducción significativa de los costos.
El valor de los contratos de actualización y mantenimiento de software que aumenta la vida

útil o amplíen la capacidad del software, se registrará como un mayor valor del producto y
será amortizable durante la vigencia o duración del contrato.
Con el fin de efectuar los registros contables, cuando corresponda, los supervisores de los
contratos, informarán en el formato Certificación de Ejecución del Contrato F-BS-33, si el
servicio corresponde a un mantenimiento y/ actualización del software y el tiempo en el
cual deben amortizarse.
Como mínimo una vez al año el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, deberá
revisar la vida útil, el método de amortización y el deterior del software y si se concluye
que deben ser modificados se debe informar al Grupo de Contabilidad.
5.4 DETERIORO DE LOS BIENES
Las áreas técnicas revisarán, como mínimo, al término del mes de octubre de cada año,
para ser registrado por el Grupo de Recursos Físicos en el Aplicativo de Aladino el 01 de
noviembre, el deterioro de la propiedad planta y equipo y si existe un cambio significativo
en los bienes debido a circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro
por mal uso, obsolescencia, avance tecnológico, entre otros, que afecten su valor,
registrara esta situación en el aplicativo Aladino e informara al Área Administrativa para lo
de su competencia. Dicho cambio se contabilizará como un gasto en una estimación
contable, igualmente deberá informar cuando esto suceda, con el fin de hacer el oportuno
registro de los mismos.
5.4.1 Materialidad para determinar el deterioro
La política contable determinada como materialidad para establecer cuáles activos no

generadores de efectivo son susceptibles de evaluarse por deterioro, es la siguiente:
 Todos los bienes inmuebles, con independencia de su valor.

 Los bienes muebles e intangibles seleccionados por su naturaleza y
representatividad, cuyo costo individual de adquisición o transformación sea igual o
45
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
superior a 35 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) en el

momento del reconocimiento inicial.
5.4.2 Activos no generadores de efectivo que se excluyen de la aplicación de la norma de

deterioro del valor
Quedan excluidos de aplicar la norma de deterioro de valor los siguientes activos:
a. Los que no cumplen la condición de materialidad definida.

b. Los que una vez evaluados con indicios de deterioro, no es posible establecer para
ellos un valor de mercado, ni un costo de reposición. Es este caso, se dejará
constancia de ello y se excluirán del inventario inicialmente establecido de acuerdo
con la materialidad.
c. Los bienes ubicados en zonas de alto riesgo
5.4.3 Hoja de vida de Activos
Para los bienes clasificados en Propiedad Planta y Equipo, los técnicos deben diligenciar en
el aplicativo Aladino el documento Hoja de Vida Activos Fijos, la siguiente información:
- Nombre del Elemento y descripción

- Placa de Inventario
- Cuenta y valor
- Fecha de compra
- Centro de Costo
- Ubicación del activo
- Cédula o NIT del responsable
- Dependencia
- Cuenta y valor de la depreciación acumulada
- Cuenta y valor del deterioro
- Valor Residual estimado
- Vida útil inicial
Esta información es el insumo para que cada uno de los técnicos revise anualmente el
deterioro de los bienes.
5.4.4 Valor Residual
Es el valor estimado que la Entidad podría obtener actualmente por la disposición del
elemento después de deducir los costos estimados, si el activo ya hubiera alcanzado la
antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
46
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
Estos porcentajes dependen, de las características físicas de cada uno de los bienes, del
medio ambiente en el que opera, su estado al final de la vida útil, condiciones legales y de
seguridad.
Con respecto a los bienes de arte y cultura y las edificaciones como el DAPRE no espera
venderlos su valor residual es de cero pesos.
NOMBRE DE LA VALOR
CLASIFICACIÓN
AGRUPACIÓN RESIDUAL
Chalecos Antibalas 0%
Equipos y trajes antiexplosivos 0%
EQUIPOS DE Monocular y Detector de metales 0%
SEGURIDAD Y RESCATE Mantas Blindadas 0%
Cilindro para descargue de armas 0%
Telemetro 0%
JOYAS Relojes, lámparas 0%
BIENES DE CULTO Estola, Casulla, Sacra 0%
OBRAS DE ARTE Cuadros, bustos, gobelinos 0%
ELEMENTOS DE
Billetes 0%
MUSEO
EQUIPOS Y MÁQUINAS Elementos y utensilios de comedor en plata 50%
DE COMEDOR, Electrodomésticos y Pequeños
1%
COCINA, DESPENSA Y Electrodomésticos
HOTELERÍA Equipos de Cocina y Hotelería 1%
Radios para comunicación 0%
Equipos de Comunicación Fijos 2%
EQUIPO Y MÁQUINAS Teléfonos celulares 0%
DE COMUNICACIÓN Equipos de Sonido, Video y Fotografía
2%
profesional
Televisores y Pantallas de Video 2%
EQUIPOS Y MÁQUINAS Andamios 2%
PARA CONSTRUCCIÓN Equipos para Construcción 2%
EQUIPO Y MÁQUINAS
PARA RECREACIÓN Y Equipo y Maquinas Deportivas 2%
DEPORTE
EQUIPO PARA
Motobombas, electrobombas
ESTACIONES DE 5%
bomba centrifuga
BOMBEO
47
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
NOMBRE DE LA VALOR
CLASIFICACIÓN
EQUIPO MÉDICO Y Equipos Médicos 1%
CIENTÍFICO Equipos Odontológicos 1%
ELEMENTOS Y Equipos Eléctricos de Oficina 1%
EQUIPOS DE OFICINA Cajas Fuertes 1%
Vehículos Administrativos 25%
Vehículos en zona de la costa 15%
EQUIPO DE
Vehículos caravana presidencial 15%
TRANSPORTE,
Vehículos esquema de seguridad 15%
TRACCIÓN Y
Botes 15%
ELEVACIÓN
Motocicletas 15%
Accesorios para vehículo 1%
Herramientas Eléctricas de mano 2%
HERRAMIENTAS Y
ACCESORIOS Equipos y herramientas fijas 2%
ELEMENTOS 0%
Pianos
MUSICALES 0%
OTROS BIENES DE
Otros Bienes de Arte y Cultura 0%
ARTE Y CULTURA
Escritorios y archivadores 1%
Sillas 1%
MOBILIARIO Y Muebles y Enseres 1%
ENSERES Lámparas de Oficina 1%
Lámparas Decorativas 1%
Elementos en plata 50%
AIRES
Aires Acondicionados 1%
ACONDICIONADOS
1%
EQUIPO DE MÚSICA Guitarras
1%
EQUIPO Y MAQUINAS Equipos de Aseo y limpieza 2%
DE ASEO Equipos de Jardinería 2%
Equipos informáticos personales 2%
EQUIPO DE
COMPUTACIÓN Equipos informáticos fijos 2%
Impresoras y escáneres 2%
EQUIPO Y
MAQUINARIA Equipos Industriales 2%
INDUSTRIAL
48
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
NOMBRE DE LA VALOR
CLASIFICACIÓN
0%
Edificios y casas
Plazas y Jardines 0%
EDIFICACIONES
Helipuertos 0%
Muelles
0%
Campamentos
El valor residual de los bienes recibidos de terceros es de cero, teniendo en cuenta que estos
deben ser reintegrados a sus dueños al finalizar su uso en el DAPRE.
Para los bienes recibimos en donación se debe respetar la intención del donante, en caso
de que al final de su vida útil estos se deban chatarrizar o devolver a sus dueños.
6. RESPONSABILIDADES
En los términos de la legislación vigente, son responsables, disciplinaria, penal y fiscalmente

las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen bienes de
propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de otras
entidades o de particulares puestos al servicio de la Entidad.
6.1 Responsabilidad de Bienes en Bodega
Los bienes en bodega estarán a cargo de la coordinación del Grupo de Recursos Físicos,
siendo su responsabilidad el manejo, custodia y protección de éstos en bodega.
6.2 Responsabilidad de Bienes en Servicio
Toda persona que reciba bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, de otras entidades o de particulares puestos al cuidado de la
misma, será responsable por su buen uso, custodia y conservación.
La responsabilidad en los registros de inventarios cesará en los siguientes casos:
 Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

 Cuando se efectúe la reposición o pago de los bienes por parte del responsable o
por la compañía de Vigilancia o de Seguros en las condiciones y características de
los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por la Entidad.
49
asociado
PROPIEDAD DEL DAPRE
Versión 16
 Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneración de responsabilidad fiscal, sin

perjuicio de la responsabilidad disciplinaria y penal a que haya lugar.
7. MARCO LEGAL
 Resolución 2968 de 2010 y 0315 de 2011.

 Decreto 1082 de 2015 y 0103 de 2015.
 Resolución 533 de 2015 CGN.
 Resolución 620 de 2015.
 Instructivo 002 de 2015 CGN.
8. REQUISITOS TÉCNICOS
 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD ISO 9001:2015.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 Manual de Contratación M-BS-01.

 Manual de Políticas Contables M-GF-01.
 Formato Certificación de Ejecución del Contrato F-BS-33.
 Procedimiento Entrada y Registro de Elementos Devolutivos o de Consumo P-GA-02.
 Procedimiento Baja de Bienes P-GA-09.
 Procedimiento Cierre de movimientos de Inventario y Almacén P-GA-10.
 Procedimiento de Control de Inventarios P-GA-11.
 Procedimiento Suministro de Elementos P-GA-13.
 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores L-GF-02.
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
 Jefe Área Administrativa.
50

M-GA-03-Manejo-Control-bienes Presidencia de La República

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

M-GA-03-Manejo-Control-bienes Presidencia de La República

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL

ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL

BOGOTÁ D.C. ENERO DE 2022

5.1.2.3 Bienes Devolutivos ...................................................................................................... 33

Establecer lineamientos y procedimientos que garanticen el manejo y control de los bienes

como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de

4. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DEL DEPARTAMENTO

Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su custodia

Corresponderá al Grupo de Recursos Físicos llevar en forma detalla el registro de inventarios

El Inventario es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que

4.1.1 Registro de Bienes en bodega

Los bienes en depósito corresponden al conjunto de elementos devolutivos, consumo y

4.1.2 Registro de Bienes en servicio

Los bienes en servicio corresponden al conjunto de elementos devolutivos y consumo

devolutivos y consumo controlado en servicio. Su registro deberá hacerse únicamente a

4.1.3 Control de Inmuebles

La contabilización se efectúa con base en la escritura pública, acto administrativo

La Entidad debe llevar registros detallados de los inmuebles de su propiedad o posesión.

4.2.1 Inventario Valorizado

El Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos, debe llevar el registro permanente y

4.2.2 Inventario para entrega del Grupo de Recursos Físicos

4.2.2.1 Entrega normal

Para la entrega normal se debe tener en cuenta:

 El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe; en el mismo

Verificado lo anterior se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos

Cuando el funcionario ha abandonado el cargo o dilata la entrega del Área Administrativa –

El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos que se encuentre en la

Si el funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos saliente concurre, se

En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al

4.2.3 Inventario de Bienes en uso de oficinas que no se encuentran asignadas

En el evento en que queden oficinas disponibles temporalmente y no se pueda realizar

4.2.4 Inventario de Bienes en uso

En el evento en que cualquier funcionario, contratista o personal de comisión deba hacer

4.3 ENTRADA DE BIENES

La entrada de bienes al Grupo de Recursos Físicos se efectúa con el comprobante respectivo

transacción, se suspende transitoriamente el proceso de recepción y se informa del

Para lo anterior, el Grupo de Recursos Físicos enviara los documentos de asignación de

Nota 2: Si la entrega de soportes que acreditan la adquisición es remitida después de los

 Como herramienta de control, para los bienes denominados como devolutivos o de

Si no es posible adherir el rotulo o placa al bien, el número de identificación se puede

 Plaqueteados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones

Constituye entrada a Grupo de Recursos Físicos, el ingreso de los bienes adquiridos o

4.3.1 Adquisiciones a través de las diferentes modalidades de selección

4.3.2 Caja Menor

Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables.

En todas las compras de elementos de consumo controlado o devolutivos, que realice la

La donación se entenderá legalizada, con la aceptación del Director del Departamento

4.3.4 Enajenación a título gratuito entre Entidades Estatales

La Transferencia se entenderá aceptada, una vez el Director del Departamento

4.3.5 Custodia (Incautados)

Es la devolución al Grupo de Recursos Físicos de bienes devolutivos, de consumo y consumo

En el evento de la recuperación de bienes, estos deben ingresar a los inventarios y, se debe

Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal, en curso, deberá

Para los efectos debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el

4.3.11 Indemnización por Siniestro

Es el proceso por el cual se ingresan bienes a la Entidad como consecuencia de la

Cuando la compañía aseguradora realice la reposición del bien al Departamento

4.3.12 Mejoras y Adiciones

Las mejoras de inmuebles se darán cuando se efectúen adecuaciones o remodelaciones

Igualmente, cuando a través de contratos de obra se adquieran bienes devolutivos el

Este procedimiento se realizará cuando se requiera un bien por cualquiera de las

Es el proceso mediante el cual se cambia la custodia de los bienes dentro de las