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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TRABAJO EVALUATIVO EJE 2

PRESENTADO POR:

JUAN DAVID ARISTIZABAL ARIZA

EILEEN KATHERIN PACHÓN VERGARA

MAIRA MILENA MANCHEGO

ANGIE EILEEN PINZON HORTA

BOGOTA D.C

15 DE MARZO DE 2021

CONTENIDO
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1. Introducción……………………………………………………………….. 3

2. Información de la empresa …………………………………………………4

3. Áreas de Intervención…………………………………………………….. 10

4. Número progresivo de las actividades estimadas ………………………… 10

5. Inicio de la auditoría……………………………………………………… 11

6. Revisión de la documentación…………………………………………….. 12

7. Realización de las actividades de la auditoría…………………………….. 12

8. Preparación del informe y cierre de la auditoría…………………………… 13

9. Cronograma de actividades…………………………………………………13

10. Diagrama de Flujo…………………………………………………………. 14

11. Reportes y clases de informes a presentar………………………………. 14

12. Seguimiento de las acciones……………………………………………… 15

13. Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances…………………. 16

14. Referencias……………………………………………………………… 16

1. INTRODUCCIÓN
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En el presente trabajo se pretende auditar una institución del sector educativo. la cual tiene

una buena posición en el mercado, brindando educación 100% virtual. La Corporación

universitaria de Asturias es una institución de educación superior que adelantará las funciones

básicas y sustantivas relacionadas con la docencia, investigación extensión y servicio

mediante oferta educativa a distancia y estrategia virtual. Su propósito fundamental es formar

personas con una estructura personal y profesional muy sólida. Su visión es ser la universidad

digital líder por número de graduados en el año 2025.

Se tomará como referencia sus objetivos para poder verificar las áreas que influyen de

manera directa al cumplimiento de estos, así evidenciando los posibles errores y

oportunidades de mejora que sirvan para la toma de decisiones de los directivos de la

institución.

2. Información de la Empresa
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2.1 Actividad económica: Educación de universidades código 8544

2.2. Órganos de dirección:

2. 3 Composición de capital:

2. 4 Planta física: Está ubicada en la carrera 18 #79-25 es una casa modificada para oficinas
es de dos pisos, cuenta con recepción, sala de espera, islas amplias, baños, cocina y cafetería.
Actualmente tiene una ampliación.
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2.5 Comercialización: La institución se dedica a la venta de servicios educativos en los

niveles de pregrado, especialización y diplomado. Su publicidad se extiende por todo el país

por medio de página web, redes sociales más usadas y las referencias de los estudiantes.

Las ventas las realiza un asesor especializado que se comunica con el aspirante para brindarle

toda la información y beneficios.

2.6 Inventario:

Descripción objeto Cantidad

Computadores de escritorio 150

Impresoras 2

Televisores 4

Portátiles 50
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Pantallas PC 25

Mesas 75

Sofás 2

Gabinetes 67

Sillas 170

Sillas comedor 25

Tableros 7

Lockers 35

Celulares 13

Papelería 250

Productos de aseo 113

Mesas comedor 15

Servidores 2

2.7 Cartera: La cartera está compuesta por dos factores que son los siguientes:

1. Deuda del estudiante con la universidad, ya que al estudiante se le brinda la oportunidad de

financiar el valor del programa.

2. Las deudas de empresas terceras por servicios prestados.

2.8 Disposiciones legales:

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Ley 30 de 1992- Servicio Público de Educación Superior. Expresa normas por medio de las

cuales se reglamenta la organización del servicio público de la Educación Superior. (El

Congreso de Colombia, 28 de diciembre de 1992).

Decreto 1403 de 1993- Reglamentación de Ley 30 de 1992. Establece que mientras se

dictaminan los requisitos para la creación y funcionamiento de los programas académicos de

pregrado que puedan ofrecer las instituciones de educación superior, estas deberán presentar

al Ministerio de Educación Nacional por conducto del Instituto Colombiano para el Fomento

de la Educación Superior (ICFES), con el fin de garantizar el cumplimiento de los fines de la

educación, la información referida al correspondiente programa. Así también regula lo

referido a la autorización de la oferta de programas de Maestría, Doctorado y Postdoctorado,

de conformidad con la referida Ley. (Dado el 21 de Julio de 1993 y Publicado en el Diario

Oficial N° 41.476 del 5 de agosto de 1994.

Ley 115 de 1994- Ley General de Educación. Ordena la organización del Sistema Educativo

General Colombiano. Esto es, establece normas generales para regular el Servicio Público de

la Educación que cumple una función social acorde con las necesidades e intereses de las

personas, de la familia y de la sociedad. Respecto a la Educación Superior, señala que ésta es

regulada por ley especial, excepto lo dispuesto en la presente Ley. "Excepto en lo dispuesto

en la Ley 115 de 1994, sobre Educación Tecnológica que había sido omitida en la Ley 30 de

1992. Ver Artículo 213 de la Ley 115.

Ley 489 de diciembre 29 de 1998.Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional.

Decreto 2230 de 2003- Modificación Estructura Ministerio de Educación Nacional. Sanciona

normas por las cuales se modifica la estructura del Ministerio de Educación Nacional, y se

dictan otras disposiciones. Dado en Bogotá, D. C., a 8 de agosto de 2003.

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Decreto 644 de 2001- Reglamentación sobre puntajes altos en Exámenes de Estado

Acuerdo No. 01 de Junio 23 de 2005 . Consejo Nacional de Educación Superior, CESU, por

el cual se expide el reglamento interno de funcionamiento.

Acuerdo No. 02 de Junio 23 de 2005. Consejo Nacional de Educación Superior, CESU, por

el cual se subroga el Acuerdo 001 de 2000 del Consejo Nacional de Educación Superior,

CESU, y con el cual se expide el reglamento, se determina la integración y las funciones del

Consejo Nacional de Acreditación.

Resolución Nº 000167 del 31 de Mayo de 2006 - Icfes, por la cual se formaliza una

delegación.

Resolución N° 183 de Febrero 2 de 2004, por la cual se define la organización de la

Comisión Nacional Intersectorial de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior,

CONACES.

Decreto 4675 de 2006. Por el cual se Modifica la Estructura del Ministerio de Educación

Nacional

Decreto 4674 de 2006. Por el cual se modifica la Planta Global del Ministerio de Educación

Nacional

Decreto 4729 de 2007. Por el cual se otorga la Orden a la Educación Superior y a la Fe

Pública "Luis López de Mesa".

Decreto 128 de enero 26 de 1976. Por el cual se dicta el estatuto de inhabilidades,

incompatibilidades y responsabilidades de los miembros de las juntas directivas de las

entidades descentralizadas y de los representantes legales de estas.

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Ley 1286 de 2009: "Por la cual se modifica la ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en

departamento administrativo, se fortalece el sistema nacional de ciencia, tecnología e

innovación en Colombia y se dictan otras disposiciones".

Ley 29 de 1990: "Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigación

científica y el desarrollo tecnológico y se otorgan facultades extraordinarias." (MESC, s.f.)

2.9 Equipo responsable de implementación:

Jaime Rojas Coordinador, Registro y Control

Angie Buergos Analista, Registro y Control

Nathalia Sanchez Analista, Registro y Control

Sandra Herrera Analista, Registro y Control

Anderson Garcia Analista, Registro y Control

Cesar Gonzales Analista, Registro y Control

Diana Tirado Directora de Servicio al Estudiante

Jeimy Ledesma Coordinadora de Mentoría

Paola Ayala Mentora

Angie Florez Mentora

Tiffani Gualteros Mentora

Lina Ovalle Mentora

Cristian Sosa Mentor

Kevin Zambrano Mentor

Fabian Vargas Mentor

Katherin Martin Mentora

Monica Pachon Mentora

Heidi Vargas Mentora

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3. Áreas de Intervención:

Registro y Control: Área encargada de responder todas las solicitudes de los estudiantes por

medio del buzón de servicio servicioalestudiante@asturias.edu.co además son los

responsables de muchos procesos como: activación de plataforma, homologaciones, grados,

envío de diplomas etc.

Mentoría: El área se encarga de hacerle el acompañamiento al estudiante y resuelve

inquietudes por medio de comunicación telefónica.

4. Número progresivo de las actividades estimadas:

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA

EXAMINAR Y CAPTAR LA INFORMACIÓN
ACTIVIDADES ESTIMADAS

1 - Designación de equipo y líder del equipo

auditor
Inicio de la auditoría
- Definición de los objetivos de la auditoría

- Establecer contacto inicial con el auditado

2 Revisión de la documentación - Revisión de toda la documentación pertinente.

3 Preparación de las actividades - Preparación de plan de auditoría

de la auditoría
- Asignar tareas al equipo auditor

- Preparación de la documentación del

trabajo

4 - Realización de reunión de apertura

Realización de las actividades - Comunicación de auditoría

de la auditoría - Recopilación y verificación de la

información
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- Preparación de conclusiones de la
auditoría

4 Preparación del informe y - Preparación del informe de la auditoría

cierre de la auditoría

5 Seguimiento de las actividades - Realizar seguimiento a las actividades de

de la auditoría la auditoría

5. Inicio de la auditoría

Designación de equipo y líder del equipo auditor

Líder: Juan David Aristizábal Ariza

Equipo auditor: EILEEN KATHERIN PACHÓN VERGARA, MAIRA MILENA

MANCHEGO y ANGIE EILEEN PINZON HORTA

Definición de los objetivos

Objetivo

● Conocer los aspectos básicos de la institución para facilitar el diseño de la

herramienta de referencia para medir la calidad del servicio que ésta ofrece.

● Brindar a la organización los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.

Establecer contacto inicial con el auditado

Se establece contacto con la empresa auditada y se recolecta toda la información

necesaria de las áreas a auditar.

6. Revisión de la documentación

Se revisa toda la documentación e información suministrada por la Corporación Universitaria

de Asturias, empresa auditada en donde se escogieron dos áreas específicas para realizar el

procedimiento de auditoría estas son Registro y Control y Mentoría.

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Por un lado, se encuentra el área de Registro y Control el cual se encarga de responder todas

las solicitudes de los estudiantes por medio del buzón de servicio

servicioalestudiante@asturias.edu.co además son los responsables de muchos procesos como:

activación de plataforma, homologaciones, grados, envío de diplomas etc. Y Mentoría es el

área se encarga de hacerle el acompañamiento al estudiante y resuelve inquietudes por medio

de comunicación telefónica.

En estados áreas se evidencia que se está prestando un mal servicio, por un lado el área de

registro y control incumple lo estipulado por la entidad, no contesta a tiempo las peticiones

hechas por los estudiantes, además cuando estos son contestados lo hacen de manera

incoherente con lo que se pide en el correo. Y el área de Mentoría también está incumpliendo

con las directrices de la entidad, estos no realizan el acompañamiento adecuado a los

estudiantes, no responde de manera eficiente y coherente las inquietudes de los estudiantes.

7. Realización de las actividades de la auditoría

El líder junto con equipo prepara el plan para realizar la auditoría, el cual consta de

realizar entrevistas y encuestas a cada área y asigna actividades a cada uno del equipo

auditor como se evidencia en el cronograma de actividades.

Realización de las actividades de la auditoría

El equipo junto con el líder realiza reunión de apertura de auditoria, e informan el

procedimiento que se va a realizar hacen sus actividades, recolectan la información y

preparan un informe.

8. Preparación del informe y cierre de la auditoría

Se realiza el informe con todos los hallazgos, recomendaciones y conclusiones y se socializa

a la empresa auditada por medio de una reunión de cierre.

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9. Cronograma de actividades

10. Diagrama de Flujo

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11. Reportes y clases de informes a presentar

En el informe de auditoría puede existir variaciones dependiendo de cada proceso que se

audite y los hallazgos identificados, sin embargo, resaltamos los principales puntos que
debe contener:

● Propósito de la auditoría
● Hechos relevantes a nivel de empresa: como se realizó, quienes participaron, que
auditores conforme el equipo, en qué fecha y que proceso se audito)
● Hechos relevantes de cada departamento o sección
● Aspectos por resaltar
● Recomendaciones o aspectos por mejorar
● No conformidades identificadas
● Conclusiones
● Anexos
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Planilla de seguimiento a observaciones: la planilla será la herramienta para realizar el

control y seguimiento de los hallazgos identificados, debe contener la siguiente
información:

● No. informes
● No. Observaciones
● Emisor
● Dependencia auditada
● Periodo de observación
● Observación
● Recomendación
● Estado actual
● Acciones de mejora
● Aclaraciones

12. Seguimiento de las acciones

El Seguimiento se realizará sobre las observaciones resultantes de los Informes de Auditoría

efectuados en las diferentes dependencias de la Universidad intervenidas.

Responsables:

El Auditor líder será el responsable de la remisión de la Planilla de Seguimiento de las

Observaciones a las dependencias propuestas para seguimiento.

Las autoridades (Rector y directores) de cada dependencia cuyas observaciones figuren

pendientes de regularización, serán responsables de la recepción y envio de la
información en las Planillas de Seguimiento.

Para la clasificación de las observaciones se dispondrán de la siguiente manera:

● Regularizada: Hallazgo subsanado

● En trámite: Hallazgo sobre el que la entidad ha iniciado alguna acción correctiva
concreta para su regularización
● Sin conocimiento: La Corporación Universitaria de Asturias no tiene conocimiento
del estado de la observación.
● Sin acción correctiva: hallazgos a los cuales la universidad no ha iniciad acción
correctiva alguna
● No compartida: Hallazgos no compartidos por la entidad, pero sostenida por el
auditor emisor del informe o ente de control.

Envío de la documentación: el auditor líder remitirá la Planilla de Seguimiento de las

Observaciones a las dependencias en la fecha establecida. La Planilla contendrá el detalle
de los hallazgos que se encuentran pendientes de regularización, su correspondiente
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recomendación, y un espacio para informar sobre las acciones correctivas para su

regularización.

Revisión del estado de las Observaciones por las áreas auditadas: Cada dependencia deberá
verificar cuales han sido los hallazgos que aún figuran pendientes bajo su cargo, de haberse
subsanado deberán indicar las evidencias (memorandos, fotografías, muestras, actos
administrativos, Expedientes, contratos, etc.) para que los emisores del informe puedan
corroborar la información (En caso que el estado de la Observación sea "en trámite", deberá
informar cuál es el avance de la regularización. Si el estado fuese "sin acción correctiva",
deberá informar la fecha de inicio de las acciones).

13. Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances

Con el ánimo de realizar verificación de los procesos administrativos periódicamente la

auditoría administrativa se debe realizar por intervalos más o menos regulares de tiempo
y deducir la evolución de esta en el periodo transcurrido, analizando los resultados
obtenidos de las medidas correctivas o preventivas tomadas.

Fecha de realización: el Seguimiento del estado de las Observaciones pendientes de

regularización se realizará en los meses de mayo / noviembre de cada año.

Plazo de realización: 30 días corridos desde la recepción de la documentación por las áreas
alcanzadas.

14. Referencias

UAL. (2009, julio 4). · INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Unidad 13).

http://ual.dyndns.org/biblioteca/Auditoria_Administrativa/Pdf/Unidad_13.pdf

LUNAZZI, E. (2007, 10 mayo). PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS

OBSERVACIONES DE AUDITORÍA.
http://bibliotecadigital.econ.uba.ar/download/tpos/1502-0587_LunazziE.pdf