Project Charter Academico

4.1 – PROJECT CHARTER – PROYECTO ACADÉMICO

Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por
David Naranjo 26/03/12 David Naranjo 27/03/12
Joaquín De Abreu 26/03/12 Joaquín De Abreu 27/03/12
Marc Albaladejo 26/03/12 Marc Albaladejo 27/03/12
Alberto Arnáez 26/03/12 Alberto Arnáez 27/03/12
Jordi Labandeira 26/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12

Doc. :
PROYECTO ACADÉMICO 4.1-‐Project_Charter_Academico_Rev-‐0
πM-‐Devices
PROJECT CHARTER

Índice
1.-‐ TÍTULO ......................................................................................................................... 4
2.-‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES ........................................................................................ 4
2.1-‐ MISIÓN ............................................................................................................................... 4
2.2-‐ VISIÓN ................................................................................................................................ 4
2.3-‐ VALORES ............................................................................................................................. 4
3.-‐ OBJETIVO ..................................................................................................................... 5

4.-‐ JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 5
5.-‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES ........................................................... 6
6.-‐ EQUIPO DEL PROYECTO .............................................................................................. 7
6.1-‐ ............................................................................................................................................ 7
ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 7
6.2-‐ PERFILES PROFESIONALES .................................................................................................. 7
6.3-‐ ESTUDIO DE LOS ROLES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO ................................................. 9
6.4-‐ ORGANIGRAMA DEL EQUIPO πM-‐DEVICES ...................................................................... 11
6.5-‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS. ................................................. 11
7.-‐ CALENDARIO DE HITOS ............................................................................................. 13

8.-‐ COSTES DEL PROYECTO ............................................................................................. 14
8.1-‐ .......................................................................................................................................... 14
PRESUPUESTO DEL PROYECTO ................................................................................................ 14
8.2-‐ CONTROL DE GASTOS ...................................................................................................... 16
9.-‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................. 17

9.1-‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS ........................................................................... 17
9.2-‐ HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN .............................................................................. 18
10.-‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ................................................................ 20

10.1-‐ FORMATO ...................................................................................................................... 20
10.2-‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 20
10.3-‐ ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN ............................................................................... 21
11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ............................................................ 21

11.1-‐ REUNIONES VIRTUALES (Skype) ..................................................................................... 21
11.2-‐ REUNIONES PRESENCIALES ............................................................................................ 22
11.3-‐ LUGAR DE ENCUENTRO PARA LAS REUNIONES PRESENCIALES ..................................... 24
12.-‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO .................................................................................. 25

12.1-‐ 1ª ETAPA: ACCIONES PREVIAS A LA REUNIÓN ............................................................... 26
12.2-‐ 2ª ETAPA: ACCIONES DURANTE LA REUNIÓN ................................................................ 26
12.3-‐ 3ª ETAPA: POSTERIOR A LA REUNIÓN ............................................................................ 27
13.-‐ CALIDAD .................................................................................................................. 27
http://www.pm-‐devices.com Pág. 2 de 32

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14.-‐ REGLAS DE CONVIVENCIA ....................................................................................... 29
15.-‐ RIESGOS .................................................................................................................. 30


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1.-‐ TÍTULO

Diseño e industrialización de un sistema generador de energía eléctrica en sillas de paseo
infantil para carga de dispositivos móviles y mantenimiento de temperatura de biberones.

2.-‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

2.1-‐ MISIÓN

Ofrecer soluciones tecnológicas innovadoras en el sector de las sillas de paseo infantil
orientadas a la mejora de la calidad de vida y el ocio de los niños ocupantes del vehículo y de
sus padres, de una forma sostenible y dando un factor diferencial respecto a las sillas de paseo
convencionales.

2.2-‐ VISIÓN

Ser un referente como ingeniería para los fabricantes de sillas de paseo infantil y conseguir el
reconocimiento de los usuarios finales por desarrollar soluciones innovadoras y que inviten a
disfrutar aún más del paseo en silla con sus hijos.

2.3-‐ VALORES

• Orientados a la satisfacción del cliente final
• Trabajo en equipo
• Comprometidos con el medio ambiente
• Productos de máxima calidad y garantía
• Máxima profesionalidad y compromiso con nuestro trabajo
• Creatividad
• Flexibilidad
• Adaptación
• Disciplina
• Pasión

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3.-‐ OBJETIVO

Este proyecto tiene como objetivo aplicar los conceptos y herramientas aprendidos en el
Master en Project Management Industrial y de Servicios de la School of Professional &
Executive Development de la UPC, para conseguir realizar de forma excelente el Proyecto de
Fin de Master, y obtener así el título final del curso.

Para ello, se ha constituido un grupo de 5 ingenieros altamente cualificados y motivados que
forman el grupo πM-‐Devices, con conocimientos de electricidad, electrónica y mecánica.

Este proyecto tiene como objetivo final realizar un proyecto técnico, en el que se desarrollará y
buscará la forma de producir dispositivos mecánico-‐electrónicos para las sillas de paseo de
bebés, para que se puedan cargar las baterías de los teléfonos móviles mientras se pasea, o
para mantener la temperatura ideal de los biberones y poder alimentar a sus hijos donde y
cuando sea.

Se va a usar en este proyecto la metodología para la gestión de proyectos PMBOK.

4.-‐ JUSTIFICACIÓN

En el mercado globalizado actual, se ha demostrado en diversos estudios que las empresas que
sobreviven son aquellas que invierten en innovación de productos. Incluso muchas técnicas se
han puesto en práctica para lograr la creación, diseño, desarrollo y entrega al cliente final de la
forma más eficiente posible para ser competitivos. Según un estudio realizado por la European
Innovation Scoreboard en el año 2011 (ver gráfico), España se encuentra preocupantemente
en menos del 1% de crecimiento en el desarrollo de la innovación y entre los últimos países
que crecieron en innovación en el año 2011.

Con esta realidad nace el equipo πM-‐Devices, una empresa creada para brindar a la
comunidad industrial española un impulso en el mercado de la innovación y desarrollo de
productos, aportando una gran diferenciación ante los competidores europeos y como
consecuencia consolidando empresas y la economía en el largo plazo.

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Fig. 4.1
Adicionalmente, con el desarrollo de este proyecto, se brinda un espacio práctico para

desarrollar la creatividad de los participantes en la aplicación de herramientas de “Project
Management”, gerenciales y habilidades directivas aprendidas durante el curso.
5.-‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES

El proyecto se desarrollará apoyados en la metodología del PMBOK donde se cubrirán todas
las dimensiones planteadas por la metodología. Para la parte de ejecución, por el límite de
tiempo disponible por el Master no se completará, se propone una simulación de las
actividades y tareas a cumplir. Adicionalmente se utilizarán herramientas como EFQD, AMFES,
entre otras metodologías aprendidas durante el desarrollo del Master y de las carreras
profesionales de los participantes del equipo. Por último se ofrecerá un producto de
innovación a una empresa del sector de fabricación de cochecitos para bebes para que sea
implementado.

En cuanto a las limitaciones que nos podemos encontrar mencionamos que el desarrollo del
proyecto será aplicable sólo a cochecitos de bebes aunque existe la posibilidad de
implementarlo en cualquier dispositivo de transporte. Se ejecutará en el período del 10 de
marzo hasta el 21 de septiembre que es la fecha de presentación de los proyectos finales del

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Máster. Finalmente se desarrollará bajo los cinco grupos de procesos y las nueve áreas de
conocimiento planteadas en la metodología PMBOK.
6.-‐ EQUIPO DEL PROYECTO

6.1-‐ANTECEDENTES

En el año 2012 los miembros del equipo se encontraban realizando un Master por la UPC
School of Professional & Executive Development, concretamente realizaban el Master de
Project Management Industrial y de Servicios. Todos ellos no se conocían con anterioridad, y
fue durante el master cuando se entabló una amistad. Gracias a la metodología de trabajo que
se implanta en el master, en alguna ocasión los miembros del equipo habían coincidido en el
mismo grupo, de tal forma que todos sabemos cómo trabaja cada uno de nuestros
compañeros.

A partir de Febrero del 2012 se iban realizando las exposiciones de seis compañeros, con sus
ideas innovadoras. Cada compañero de clase se interesó por una idea o proyecto que le
gustase, y la idea del proyecto que estamos realizando, fue de gran interés por todos los
componentes del grupo.

De esta forma se formó el equipo πM-‐Devices, de una forma natural y con gran entusiasmo en
llevar a cabo esta idea innovadora.
6.2-‐ PERFILES PROFESIONALES

Los miembros del equipo πM-‐Devices, son profesionales de la Ingeniería, concretamente se

han desarrollado profesionalmente en empresas de sectores bien diferenciados, como es el
sector Acústico, Industria Gráfica, Instalaciones de Seguridad, en la Industria del Envasado e
incluso en el Sector del Automóvil.
A continuación se detallan los miembros del equipo, su experiencia profesional y estudios.

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Marc Albaladejo
• Director Técnico e Ingeniero de Proyectos en Decibel

Ingenieros, S.L. Gestión de proyectos acústicos (mediciones de campo,
cálculos, redacción de informes y peritajes, comunicación con el
cliente, etc.).
• Ingeniero Técnico de Telecomunicaciones en Imagen y Sonido
(Universidad Ramón Llull).
• Cursando Máster en Project Management por la UPC-‐School.
código proyecto: MA
David Naranjo
• Project Technical Leader en Delphi Diesel Systems. Leader en

proyectos de mejora (Six Sigma, Shainin) y Project Manager Técnico en
bombas de inyección Common Rail DFP.x.
• Ingeniero Industrial especialidad Electricidad (ETSEIT-‐UPC).

código proyecto: DN
Joaquín De Abreu
• Coordinador de Ingeniería Mecánica y Procesos Pepsi-‐Cola

Venezuela C.A. Desarrollo y ejecución de proyectos en el área
industrial y empresas de servicios. Desarrollo de proyectos IPC
Ingeniería, Procura y Construcción.
• Ingeniero de Organización Industrial (Especialidad Mecánica)
(Universidad Central de Venezuela).

código proyecto: JA


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Jordi Labandeira
• Responsable Dpto. Ingeniería en Gunnebo España.

• Técnico Industrial especialidad Electrónica Industrial (EPSEVG-‐
UPC).
• Postgrado en Instalaciones Arquitectónicas (UPC).

código proyecto: JL
Alberto Arnáez
• Coordinador de Proyectos de Innovación y/o mejora en el área
de Automatización en Gráficas de Prensa Diaria (Grupo Zeta).
• Ingeniero en Automática y Electrónica Industrial (ETSEIAT-‐
UPC).Ingeniero Técnico Industrial (EUPMT-‐UPC).

código proyecto: AA

6.3-‐ ESTUDIO DE LOS ROLES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

En este apartado se aportan los resultados del test de Belbin que todos los componentes del
grupo han realizado, mostrando sólo los 3 valores máximos de cada miembro.

A continuación se exponen los resultados obtenidos del Test de Belbin:


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ME (Mon. evaluador)
ID (Implementador)
CH (Cohesionador)
CO (Coordinador)
IR (Invest. Rec.)
ES (Especialista)
FI (Finalizador)
IS (Impulsor)
CE (Cerebro)
Marc 79 89 57
David 64 99 73
Alberto 70 92 94
Jordi 90 92 64
Joaquín 66 91 78
Máximo 66 64 91 90 79 58 99 92 94
Fig. 6.3.1 Resultados Belbin

Se ha dejado como gráfica más representativa la de máximos del equipo:

Test Belbin máximo del equipo

CE (Cerebro)
100
IR (Invest.
ES (Especialista) 80
Recursos)
60
40
FI (Finalizador) 20 CO (Coordinador)
0
ID
IS (Impulsor)
(Implementador)
ME (Monitor
CH (Cohesionador)
evaluador)

Fig. 6.3.2Belbin equipo


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6.4-‐ ORGANIGRAMA DEL EQUIPO πM-‐DEVICES

Al conocer las características naturales de cada miembro, y tras haber llegado a un consenso,
conseguimos el definitivo organigrama del equipo.

ORGANIGRAMA

Project Manager Director Calidad y Director Director de RR.HH Director Riesgos y
Legislación Marketing e Adquisiciones

Innovaciones

6.5-‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS.

Se ha visto conveniente compartir los roles en el organigrama del equipo πM-‐Devices, con el
fin de obtener los objetivos como equipo, y pasar por todas las fases de proyecto adoptando el
rol que periódicamente irá variando. Las rotaciones se establecen cada cuatro semanas, y se
pretende que cada persona llegue a experimentar todas las responsabilidades, y así aprender
en aquellas áreas que se dominaban menos. De todas formas, el organigrama fijo como
empresa definido en el punto 6.4, servirá de apoyo al rotatorio, es decir que en el momento

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que cualquier miembro adquiera la responsabilidad rotatoria, puede pedir ayuda al
responsable fijo de ese rol, y éste le guiará en todo lo que él buenamente pueda.

Director Director Director Director
Project
Calidad y Marketing e de Riesgos y
Manager
Legislación Innovaciones RR.HH Adquisiciones

9 Abril -‐ 6 Mayo

9 Mayo -‐ 3 Junio

4 Junio -‐ 1 Julio

2 Julio -‐ 29 Julio

1 Septiembre -‐ 21

Septiembre


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7.-‐ CALENDARIO DE HITOS

El siguiente calendario muestra los hitos más significativos en el desarrollo del proyecto,
indicando las fechas de presentación de los diferentes entregables.

Así mismo se han fijado las fechas de reunión periódicas del equipo, tanto presenciales como
por videoconferencia.

Día
Semana Mes
L M X J V S D
6 1 2 3 4 5
7 6 7 8 9 10 11 12
8 FEBRERO 13 14 15 16 17 18 19
9 20 21 22 23 24 25 26
10 27 28 29 1 2 3 4
11 5 6 7 8 9 10 11
12 12 13 14 15 16 17 18
MARZO
13 19 20 21 22 23 24 25
14 26 27 28 29 30 31 1
15 2 3 4 5 6 7 8
16 9 10 11 12 13 14 15
17 ABRIL 16 17 18 19 20 21 22 Presentación idea proyecto
18 23 24 25 26 27 28 29 Constitución oficial del equipo
19 30 1 2 3 4 5 6 Reuniones presenciales
20 7 8 9 10 11 12 13 Reuniones semanales Skype
21 14 15 16 17 18 19 20
MAYO
22 21 22 23 24 25 26 27 Inicio del proyecto
23 28 29 30 31 1 2 3 Presentación inicial proyecto (Charter académico)
24 4 5 6 7 8 9 10 Presentación Proyecto Académico
25 11 12 13 14 15 16 17 Presentación preliminar
JUNIO
26 18 19 20 21 22 23 24 Presentación final del proyecto
27 25 26 27 28 29 30 1
28 2 3 4 5 6 7 8 Tutorías proyecto técnico (a confirmar fechas)
29 9 10 11 12 13 14 15
30 JULIO 16 17 18 19 20 21 22
31 23 24 25 26 27 28 29
32 30 31 1 2 3 4 5
33 6 7 8 9 10 11 12
34 13 14 15 16 17 18 19
AGOSTO
35 20 21 22 23 24 25 26
36 27 28 29 30 31 1 2
37 3 4 5 6 7 8 9
38 10 11 12 13 14 15 16
SEPTIEMBRE
39 17 18 19 20 21 22 23
40 24 25 26 27 28 29 30
Fig7.1. Calendario del proyecto

En la siguiente figura queda reflejado de un modo resumido el Gantt del proyecto con los
principales hitos indicados en el calendario anterior y la duración de las diferentes tareas:

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Fig7.2. Gantt del proyecto académico

8.-‐ COSTES DEL PROYECTO

8.1-‐PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El presupuesto del proyecto académico contempla básicamente tres tipos de coste:
• Horas de dedicación

• Equipamiento
• Contingencias
HORAS DE DEDICACIÓN
El cálculo de horas de dedicación contempla el cómputo global de horas que todos los
miembros del equipo vamos a dedicar al proyecto (reuniones, entrevistas, trabajos grupales,
trabajos individuales, etc.), para ello se tiene en cuenta tanto el calendario del punto anterior
como la estimación de horas que cada miembro dedicará semanalmente, quedando la
estimación tal y como se detalla a continuación:


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CONCEPTO UD TIEMPO Nº TOTAL COSTE COSTE

ESTIMADO PERSONAS HORAS HORA TOTAL
Reuniones presenciales 14 2h 5 140h 24€/h 3.360€
Reuniones Skype 24 1h 5 120h 24€/h 2.880€

Trabajo en el Proyecto
1 174h 5 870h 24€/h 20.880€
por persona

TOTAL 1.130h 24€/h 27.120€
Tabla 8.1
EQUIPAMIENTO
Los gastos estimados en concepto de equipamiento (material oficina, material informático,

dietas, etc.) son todos aquellos consumibles necesarios para la ejecución del proyecto
académico. Éstos se han estimado tal y como se detalla a continuación:
CONCEPTO UD COSTE UD Nº TOTAL

PERSONAS
Material Oficina 1 80€ -‐ 80€
Servicios Web 1 120€ -‐ 120€
Reprografía 1 200€ -‐ 200€
Dietas (Reuniones Presenciales) 14 10€ 5 700€
Kilometraje y Aparcamiento
14 6€ 5 420€
(Reuniones Presenciales)

TOTAL 1.520€
Tabla 8.2

CONTINGENCIAS
Por último, se ha contemplado una partida en concepto de contingencias, con el fin de poder
cubrir posibles gastos no contemplados inicialmente en el presupuesto, sea el origen de éstos
riesgos identificados en el proyecto o no, es por ello que esta partida será un 5% del montante
total del presupuesto, quedando éste en un total de 1.432€.

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Finalmente se puede observar a continuación una tabla y un gráfico con el resumen de los
costes presentados anteriormente. El precio de venta será el coste total calculado más un
beneficio del 18%, quedando en un importe final de 35.484,96€.
CONCEPTO TOTAL
Horas de dedicación (€) 27.120 €
Equipamiento (€) 1.520€
Contingencias (5% del total) 1.432€

TOTAL COSTES 30.072€
Tabla 8.3

RESUMEN COSTES
1432
3360
1520
2880
Coste Reuniones Presenciales
Coste Reuniones Skype
Coste Trabajo en el Proyecto
Coste Equipamiento
Conxngencias (5% del total)
20880
Gráfico 8.4

8.2-‐ CONTROL DE GASTOS

El control de la imputación de costes se llevará a cabo semanalmente mediante la

actualización de las horas de dedicación, el equipamiento comprado y la contingencia (en el
caso que proceda). Para ello se ha creado una plantilla Excel (ver ANX_Control_Costes) donde
cada miembro del equipo imputará dichas actualizaciones que deberán ser informadas antes
del fin de cada semana.

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9.-‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

Las personas y organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o
negativa por la ejecución o conclusión del proyecto y que a su vez pueden influir en el mismo,
es lo que se denomina Interesados o Stakeholders. Por ello, es de suma importancia identificar
a los Stakeholders con el fin de poder gestionar sus expectativas y requisitos, así como
determinar las herramientas de comunicación que serán utilizadas.
Mediante el plan de comunicación del proyecto académico garantizaremos mantener

correctamente informados a los Stakeholders así como de obtener feedback de éstos.
9.1-‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

Los Stakeholders del proyecto académico los podemos clasificar en dos grupos y con los
siguientes niveles de expectativa, influencia e interés:
INTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

Miembros del Equipo
ALTA ALTA ALTO
(Presentados en el punto 6)
Cliente
ALTA ALTA ALTO
(Sr. Jaume Mussons)
Tribunal Evaluador ALTA ALTA ALTO
Profesores UPC BAJA BAJA BAJO

Compañeros del Master MEDIA BAJA BAJO

EXTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

Familiares de los
MEDIA MEDIA MEDIO
Miembros del Equipo
Colaboradores MEDIA MEDIA MEDIO
Tabla 9.1


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9.2-‐ HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

La comunicación con los diferentes Stakeholders podrá ser tanto oral como escrita, aunque
utilizaremos preferentemente unas herramientas u otras, tal y como se describe en los
siguientes puntos, con el fin de que la comunicación sea eficaz y a la vez práctica.
COMUNICACIÓN ORAL
La comunicación oral se usará con todos los Stakeholders y ésta se dará principalmente en los
siguientes escenarios:
REUNIONES PRESENCIALES IMPLICADOS Y OBJETIVO

• Los miembros del equipo se reunirán quincenalmente

siguiendo el calendario del punto 7 para trabajar en el
proyecto.

Programadas • El equipo se reunirá con el cliente (Sr. Jaume Mussons)
siguiendo el calendario marcado para ver la evolución
del proyecto.

• Con otros Stakeholders para trabajar en el proyecto.

• Se producirán de forma espontánea principalmente

durante las jornadas del máster (con los propios
No Programadas
miembros del equipo, profesores y compañeros de
máster), para tratar temas del proyecto.

REUNIONES NO
IMPLICADOS Y OBJETIVO
PRESENCIALES

• Los miembros del equipo se reunirán semanalmente

vía Skype siguiendo el calendario del punto 7 para
trabajar en el proyecto.
Programadas

• Con otros Stakeholders vía Skype o teléfono para
trabajar en el proyecto.

Tabla 9.2


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CHATS IMPLICADOS Y OBJETIVO

• Se utilizará con todos los Stakeholders para

SKYPE Y TELÉFONO conversaciones rápidas que no consideramos
reuniones (por ej. Realizar consultas, etc.).

Tabla 9.3

COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita se dará principalmente con los colaboradores, cliente (Jaume

Mussons) y miembros del equipo. Los medios utilizados serán los siguientes:
MEDIO OBJETIVO

• Plataforma donde se colgará la documentación del

proyecto para poder ver el avance de éste así como el
Web
resultado final una vez terminado el mismo (www.pm-‐
devices.com).

• Se utilizará como herramienta principal para enviar

E-‐Mail información (documentos, convocar reuniones, hacer
consultas, etc.)

• Nube de almacenamiento de documentación,

compartida sólo por los miembros del equipo y donde
DropBox
se guardará toda la documentación relativa al
proyecto.

• Mensajes instantáneos que se utilizarán

SMS y WhatsApp principalmente para consultas breves y de carácter
urgente.

Tabla 9.4


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10.-‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO
10.1-‐ FORMATO

Los documentos y registros que se realicen para este proyecto se crearán bajo las versiones de
MSOffice 2010 y para MSProject se utilizará igualmente la versión 2010. Adicionalmente los
documentos elaborados en MSWord seguirán la siguiente estructura:
Configuración
Márgenes Normal (Sup.: 2,5 cm; Inf.: 2,5 cm; Izq.: 3 cm;
Dcha.: 3 cm)
Fuente Títulos: Calibrí 14 en mayúsculas y negritas
Subtítulos: Calibrí 12 en mayúsculas y
negritas
Subtítulo 2: Calibrí 12 en mayúsculas
Texto: Calibrí 11
Párrafos Alineación: Justificado
Interlineado: 1,5
Viñetas: Puntos negros primer nivel y blancos
segundo nivel
Numeración: Se utilizará con el número
seguido de un punto (1.)
Llamados a tablas y figuras Letra cursiva
Tablas Se utilizará estilo “Sombreado medio 1 –
Énfasis 5”
Tabla 10.1.1

10.2-‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La documentación se guardará de forma permanente en una carpeta compartida de
“Dropbox” la cual se nombró “Proyecto Master” y posteriormente será colgada en la página
web. Con esta estrategia se consigue que todos los integrantes del grupo puedan visualizar y
modificar los documentos de este proyecto.

Cada integrante del grupo deberá guardar también los documentos en su ordenador hasta que
el proyecto haya sido acabado y entregado.

Un representante del grupo asignado, realizará una copia de seguridad todos los días a
primera hora en su ordenador.

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10.3-‐ ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN

La estructura que tendrá la información del proyecto será la misma que está definida por los
Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos.

• GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN
• GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
• GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
• GRUPO DE PROCESOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
• GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Además se añadirán varias carpetas para poder guardar otra información útil del Proyecto:

• ACTAS DE REUNIONES
• DESARROLLO CHARTER PROYECTO ACADÉMICO
• PLANTILLAS
• PRESENTACIONES
• OTROS DOCUMENTOS

La forma en que serán nombrados los documentos sigue una norma que se especifica en el
capítulo 12 que es el apartado de calidad.
11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

11.1-‐ REUNIONES VIRTUALES (Skype)

Se ha acordado realizar una reunión semanal de forma remota, utilizando la plataforma Skype.
Para ello se ha creado un grupo dentro del Skype, que se llama "Reunión Proyecto Master".
Estas reuniones virtuales en la red, nos servirán para tener una toma de contacto con los
trabajos o tareas que debemos desarrollar durante la semana, y que se tienen que presentar
en la reunión presencial. En el punto 12 (Metodología de Trabajo) del Project Charter, se

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concretará más en las actuaciones a seguir en este tipo de reuniones. Las reuniones Skype las
realizaremos cada Miércoles de la semana, y concretamente a las 22h. Si bien no se ha fijado,
intentaremos no rebasar la hora de duración de la reunión. El calendario de días programados
para estas reuniones se encuentra en el documento Excel: Calendario proyecto.xlsx.
Por último las reuniones serán conducidas por el Líder designado para la ocasión, que irá
leyendo los puntos a tratar y moderará la reunión. El Secretario irá redactando el acta, con los
acuerdos adoptados, fechas acordadas etc.
Para que todo los miembros del grupo experimenten y pasen por estas funciones se irán
rotando reunión a reunión tal como indica la tabla 11.1.
11.2-‐ REUNIONES PRESENCIALES

Las Reuniones presenciales se celebran quincenalmente, los sábados a las 14:30h y se

intentará finalizar como máximo a las 17h. El calendario se puede observar en el documento
de Calendario: Calendario proyecto.xlsx
En el punto 12 (Metodología de Trabajo) del Project Charter se especifican la forma como se
realizarán.
Para que todo los miembros del grupo experimenten y pasen por estas funciones se irán
rotando reunión a reunión tal como indica la Columna de "Rotaciones reuniones Presenciales"
en la tabla 11.1.
Rotación
Rotación reuniones
reuniones Líder Secretario
Skype
Presenciales
DN JL
10 Marzo 2012
JL DN
14 Marzo 2012
JA AA
21 Marzo 2012 24 Marzo 2012

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AA JA
28 Marzo 2012
MA JL
4 Abril 2012 7 Abril 2012
JL MA
11 Abril 2012 21 Abril 2012
DN JA
18 Abril 2012
JA DN
25 Abril 2012
MA AA
2 Mayo 2012 5 Mayo 2012
AA MA
9 Mayo 2012
JL JA
16 Mayo 2012 19 Mayo 2012
JA JL
23 Mayo 2012
AA DN
30 Mayo 2012 2 Junio 2012
DN AA
6 Junio 2012
MA JA
13 Junio 2012 16 Junio 2012
JA MA
20 Junio 2012
JL AA
27 Junio 2012 30 Junio 2012
AA JL
4 Julio 2012
DN MA
11 Julio 2012 14 Julio 2012

Doc. :
πM-‐Devices
PROJECT CHARTER

MA DN
18 Julio 2012
JA AA
25 Julio 2012 28 Julio 2012
AA JA
1 Septiembre
5 Septiembre 2012
2012
JA DN
8 Septiembre
12 Septiembre 2012
2012
DN JL
15 Septiembre
19 Septiembre 2012
2012
Tabla 11.1
11.3-‐ LUGAR DE ENCUENTRO PARA LAS REUNIONES PRESENCIALES

Las reuniones presenciales, principalmente serán de control y por este motivo no se necesita
de grandes herramientas extras, solamente un portátil y material de oficina que cada miembro
del equipo aportará.
Por este motivo, y por el horario en el que se van a realizar, se ha visto factible realizar las
reuniones en el Centro Comercial de Glorias, concretamente en el Pans&Company, donde se
dispone de amplias mesas para trabajar, la suficiente comodidad para realizarlas y en el
horario en que se realiza, no hay un elevado número de clientes en el local.
Además se ha valorado que al realizarse los Sábados, ahorramos los costes de desplazamiento
que si se hicieran entre semana al coincidir con un día de clase. De todas formas se tienen en
cuenta otros posibles puntos de encuentro:
• Las aulas de estudio de la Universidad Autónoma de Bellaterra.
• La misma UPC Tech Talent Center.
Lo que sí tiene claro el grupo, es que las reuniones son necesarias, y se está dispuesto a
realizar el esfuerzo necesario para poder realizarlas, por lejos que se tenga que hacer. Pero
puestos a elegir, se acuerda por consenso establecer como punto más eficiente en tiempo,
distancia y coste, el Centro Comercial de las Glorias.

Doc. :
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PROJECT CHARTER

12.-‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO

Se ha creado una metodología de trabajo que tiene como objetivo establecer unos procesos
básicos para obtener los resultados deseados.
El equipo realizará semanalmente una reunión no presencial vía Skype y una presencial
quincenalmente, tal y como se indica en el calendario del punto 7 y en el punto 11,
adicionalmente a éstas se podrá realizar otras reuniones siempre que se hayan convocado con
la antelación suficiente, utilizando las herramientas de comunicación descritas en el punto 9.2.
Las reuniones tendrán como objetivos principales los siguientes puntos:
• Identificar las nuevas tareas a realizar y establecer un plan de acción para ejecutarlas entre
los diferentes miembros del equipo.
• Supervisar del avance de los puntos en los que está trabajando cada miembro del equipo.
• Debatir y tomar decisiones de forma consensuada.
Todas las reuniones tendrán los siguientes roles asignados:
• Secretario: será la persona encargada de tomar nota de la reunión para poder levantar un
acta tras la finalización de la misma. (Ver modelo de acta ARXX_XXXXXX).
• Líder: será la persona encargada de conducir la reunión asegurándose que se debaten
todos los temas previstos y que se obtienen los objetivos deseados, estableciendo turnos
de palabra y poniendo orden en las reuniones cuando sea necesario.
• Participantes: resto de miembros del equipo que participarán de forma activa en la
reunión.
Los roles de secretario y líder irán rotando en cada reunión tal y como se indica en el punto 11.
A continuación podemos ver de forma más detallada la metodología a seguir en las reuniones
que se mantengan y que dividiremos en tres etapas:


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PROJECT CHARTER

12.1-‐ 1ª ETAPA: ACCIONES PREVIAS A LA REUNIÓN

Las acciones previas están destinadas a que todas las reuniones estén correctamente
planificadas, con los puntos a tratar definidos y con unos tiempos de duración estimados, para
ello se seguirán los siguientes pasos:
• El secretario será el encargado de distribuir el acta de la última reunión, dónde deberá

informarse de los puntos a tratar en la próxima reunión, así como el día y hora y tiempo
estimado de duración.
• Cada miembro del equipo deberá trabajar en los puntos asignados, de existir algún
impedimento que no permita avanzar en la materia, lo comunicará con antelación al resto
de miembros del equipo.
• El Project Manager actualizará la actualizará la hoja de estado antes de cada reunión.

12.2-‐ 2ª ETAPA: ACCIONES DURANTE LA REUNIÓN

Las acciones previstas durante la reunión están destinadas principalmente a que esta sea
productiva y se consigan los objetivos marcados, para ello, cada rol tendrá las siguientes tareas
asignadas:
• El líder tiene un papel fundamental en esta etapa, su misión es dinamizar, conducir y

moderar la reunión. Repasará todos los puntos del acta anterior (tareas y plazos) así como
de la hoja de estado, introducirá los puntos propuestos a tratar y debatir y repartirá tareas
con plazos al resto de miembros del equipo.
Todas las decisiones se tomarán de forma consensuada, en caso de diferencias, el líder
propondrá una votación, y resultado obtenido por mayoría será aceptado por todos los
miembros.
• El secretario será el encargado de tomar nota de todos los temas tratados, principalmente
de conclusiones y decisiones tomadas, así como de las tareas asignadas.
• El resto de miembros deberán aportar las tareas asignadas finalizadas en las fechas
previstas y participar de forma activa en la reunión. Deberán seguir las normas de
convivencia descritas en el punto 14.


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PROJECT CHARTER

Una vez finalizada la reunión, se abre un chat coloquial para comentar de forma distendida el
estado del proyecto, impresiones, temas personales, etc. con el fin de crear un clima de
motivación y unión en el equipo.
12.3-‐ 3ª ETAPA: POSTERIOR A LA REUNIÓN

Posterior a la reunión, las acciones a seguir se limitan a ejecutar las tareas asignas en la
reunión cumpliendo con los objetivos marcados en las fechas establecidas, adicional a estos
trabajos el secretario enviará en una máximo de dos días posterior a la reunión el acta de la
misma.
13.-‐ CALIDAD

Se espera por parte de todos los componentes del grupo la máxima dedicación para que la
documentación generada no requiera de modificaciones ni correcciones. De todas formas
existirá una revisión por otro compañero, y por el Project Manager, el cual validará el
documento.
En la portada de la documentación generada habrá un cuadro donde firmará el autor el revisor
y el PM, en el cual habrá la fecha de firma por todos los componentes enumerados.
El orden de revisión será el siguiente, donde el miembro que se encuentra a la derecha

revisará el documento del miembro que se encuentre a su izquierda:

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Jordi
Marc David
Alberto Joaquín
Ejemplo de cuadros para insertar las firmas:
Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por

Joaquín De Abreu Alberto Arnáez Jordi Labandeira
23/03/12 24/03/12 26/03/12
El formato del nombre de los archivos seguirá la siguiente estructura:
xx.x_yyyyyyyyy_Rev_z_a
donde xx.x es la numeración de la estructura PMBOK.
yyyyyyyyy es el nombre del apartado según PMBOK.
z es el número de revisión del documento.
a puede ser EN_PROCESO si el archivo está en proceso de redacción, EN_REVISIÓN si está

siendo revisado, o si no aparece nada es que el archivo está revisado y todo correcto.
Para los anexos, la nomenclatura de los archivos será la siguiente:
ANX_titulo_Rev_z_a

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14.-‐ REGLAS DE CONVIVENCIA

Es obligatorio acudir a todas las reuniones conjuntas que se programen y que a las que se esté
convocado, a no ser que exista una razón justificada que impida la asistencia. Al final de cada
reunión se pactará la siguiente según disponibilidad de horarios de cada uno de los
componentes.
Se dejará un margen de cortesía de 10 minutos para esperar a los componentes que lleguen
tarde. Después de estos minutos la reunión empezará. Las personas que lleguen a partir de
estos 10 minutos, o no se presenten a la reunión, se comprometerán a pagar una ronda de
cafés o de refrescos a los demás compañeros.
Durante las reuniones se respetarán los turnos de palabra, sin interrumpir a los compañeros, y
respetando en todo momento las opiniones. En caso de realizar votaciones, éstas se harán a
mano alzada y se escogerá por mayoría simple. Al ser 5 los componentes del grupo, es
imposible que se dé el caso de empate en las votaciones. En el caso que algún componente del
grupo falte a la votación o no ejerza su derecho a voto y exista un empate, el director del
grupo romperá ese empate.
En cada reunión se asignarán unas tareas a cumplimentar por cada componente del equipo. El
incumplimiento de estas tareas de forma injustificada por parte de un componente del grupo
obligará a los demás integrantes a valorar la gravedad de la situación, y se procederá a
encontrar una solución al respecto. Estas soluciones pueden ser ampliaciones del plazo de
entrega, o redistribución del trabajo pendiente a otros componentes. En todo caso la persona
que incumpla sus tareas estará obligado a pagar una ronda de cafés o de refrescos a los demás
compañeros.
Se espera por parte de todos los integrantes una actitud positiva y comprometida con el
proyecto en pos de conseguir el cumplimiento de todos los objetivos marcados y la excelencia
de la gestión.


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PROJECT CHARTER

15.-‐ RIESGOS

Una serie de riesgos que pueden impactar el correcto desarrollo del proyecto han sido
detectados y listados. Estos riesgos, siguiendo la estructura de un AMFE, han sido ordenados
en función de un número de prioridad obtenido a partir de:
• El impacto (severidad) que, de producirse, podría tener sobre el coste, calidad o plazo de
entrega del proyecto.
• La probabilidad de ocurrencia del riesgo.
• La probabilidad o facilidad de detección del mismo.

Severidad Ocurrencia Detectabilidad
Alta 3 Alta 3 Alta 1
Media 2 Media 2 Media 2
Baja 1 Baja 1 Baja 3
Tabla 15.1. Ratios severidad, ocurrencia y detectabilidad
Para cada uno de los riesgos se ha establecido una acción preventiva o correctiva que deberá
minimizar o evitar el impacto sobre el plan inicial del proyecto.

Aquellos riesgos con un número de prioridad más alto requerirán de un mayor seguimiento y
un plan de acciones más completo. Así mismo, si durante el desarrollo del proyecto un nuevo
riesgo potencial es detectado se incluirá en la lista y se definirán las correspondientes acciones
para mitigar su impacto.

DETECTABILIDAD
OCURRENCIA
PRIORIDAD
SEVERIDAD
RIESGO
ÁREA ACCIÓN PRETENTIVA O CORRECTIVA
IDENTIFICADO
Se hará una revisión semanal del estado de las

tareas asignadas a cada componente del equipo.
En el caso de que se prevea un retraso el
Retraso en la
responsable deberá informar al resto del equipo
Planificación ejecución de las 3 3 2 18
con suficiente antelación y pedir soporte si
tareas asignadas
puede suponer un retraso para la ejecución del
proyecto.
Una hoja de estado que se actualizará cada

Doc. :
πM-‐Devices
PROJECT CHARTER

semana mostrará la situación de las tareas más
críticas.
El Project Manager debe encargarse de mantener

la motivación de todos los integrantes del
Pérdida de equipo. Se dedicará un espacio de tiempo al final
Recursos
motivación del 3 2 2 12 de las reuniones para que cada integrante
humanos
equipo exponga sus quejas o inquietudes sobre el
desarrollo del proyecto y lograr un consenso
entre todos para solventarlas.
Semanalmente se planificarán en reunión de

Tareas clave, equipo las tareas a realizar. Quedará reflejado en
responsable y fechas acta la tarea, responsable y fecha de finalización.
Planificación 3 2 2 12
de realización no Todas las tareas y su seguimiento quedarán
definidos registradas en un documento Excel de acceso
para todo el equipo.
Cada componente del equipo deberá disponer de
Pérdida de al menos una copia de seguridad de todos los
información en documentos en los que esté trabajando. Un
Documentación 2 2 2 8
documentos componente del equipo hará una copia de
colgados en Dropbox seguridad diaria de los documentos colgados en
Dropbox.
Todos los documentos realizados por cada uno
de los componentes del equipo deberán ser
revisados y aprobados por otros dos
Documentos de baja componentes del mismo. Cualquier documento
Calidad 2 2 2 8
calidad que se considere incompleto o mejorable no
podrá ser aprobado hasta que no sea corregido y
aceptado.
Será obligatorio el uso del corrector ortográfico.
Falta de algún

componente del
equipo de forma
En el caso de que la falta del afectado pudiera
justificada durante
Recursos retrasar la entrega de alguna tarea se distribuirá
un periodo de 2 2 2 8
humanos su faena entre el resto de integrantes del equipo
tiempo superior a 1
para no retrasar el proyecto
semana
(enfermedad, viaje
de trabajo, etc.)
Se establecerá un orden del día previo a la

reunión con los objetivos de la misma y las tareas
a revisar. El conductor de la reunión deberá
Reuniones del
encargarse de liderar la misma siguiendo el
Planificación equipo poco 2 2 2 8
orden del día y evitando que se quede estancada
productivas
en alguno de los temas. El Project Manager
deberá a su vez reconducir la situación en el caso
de pérdida de eficiencia en las reuniones.

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PROJECT CHARTER

El Project Manager deberá reunir a las personas
involucradas y aplicar las técnicas directivas
Conflicto entre dos o aprendidas durante el Master para resolver el
Recursos
más componentes 3 2 1 6 conflicto. En el caso de ser el Project Manager
humanos
del equipo uno de los afectados el resto del equipo asignará
una persona encargada de hablar con los
afectados.
En el caso de que la reunión no pueda

Comunicación
desarrollarse por desconexión de 2 o más
deficiente en
Comunicación 2 3 1 6 integrantes del equipo se pospondrá a otro día.
reuniones por
Si el problema persiste durante varias reuniones
audioconferencia
seguidas se realizarán reuniones presenciales.
Se guardará semanalmente una copia del

contenido de la página web en soporte físico
Página web del (pendrive o similar) que permita su consulta en
Comunicación proyecto no 2 2 1 4 caso de caída de la red. Para las presentaciones
operativa ante el director de proyecto y presentación final
se preparará un Powerpoint con el contenido a
mostrar.
Cambios en el Se establecerá un proceso de cambios que

Planificación alcance o timing del 2 2 1 4 deberá seguirse para minimizar el impacto sobre
proyecto el coste, tiempo y/o calidad del proyecto.
Se concederán 10 minutos de cortesía antes de

Retraso en la empezar la reunión. En caso de retrasos
asistencia a las reiterados por una misma persona el Project
Recursos
reuniones de alguno 1 2 1 2 Manager le recordará de manera asertiva las
humanos
de los integrantes normas de convivencia y deberá conseguir el
del equipo compromiso del afectado de reconducir su
comportamiento.
El afectado deberá explicar el motivo de su falta

Falta de asistencia
al equipo. En caso de más de una falta por un
injustificada a una
Recursos mismo integrante del equipo el Project Manager
reunión de alguno de 2 1 1 2
humanos se entrevistará con él y deberá conseguir el
los integrantes del
compromiso del afectado de reconducir su
equipo
conducta.

Tabla 15.2.Riesgos del proyecto académico

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Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por

David Naranjo 26/03/12 David Naranjo 27/03/12

Joaquín De Abreu 26/03/12 Joaquín De Abreu 27/03/12

Marc Albaladejo 26/03/12 Marc Albaladejo 27/03/12

Alberto Arnáez 26/03/12 Alberto Arnáez 27/03/12

Jordi Labandeira 26/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12

3.-­‐ OBJETIVO ..................................................................................................................... 5

7.-­‐ CALENDARIO DE HITOS ............................................................................................. 13

9.-­‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................. 17

10.-­‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ................................................................ 20

11.-­‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ............................................................ 21

12.-­‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO .................................................................................. 25

13.-­‐ CALIDAD .................................................................................................................. 27

2.-­‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

Adicionalmente, con el desarrollo de este proyecto, se brinda un espacio práctico para

5.-­‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES

6.-­‐ EQUIPO DEL PROYECTO

6.2-­‐ PERFILES PROFESIONALES

Los miembros del equipo πM-­‐Devices, son profesionales de la Ingeniería, concretamente se

• Director Técnico e Ingeniero de Proyectos en Decibel

código proyecto: MA

• Project Technical Leader en Delphi Diesel Systems. Leader en

código proyecto: DN

Joaquín De Abreu

• Coordinador de Ingeniería Mecánica y Procesos Pepsi-­‐Cola

código proyecto: JA

• Responsable Dpto. Ingeniería en Gunnebo España.

código proyecto: AA

Test Belbin máximo del equipo

6.5-­‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS.

8.-­‐ COSTES DEL PROYECTO

• Horas de dedicación

HORAS DE DEDICACIÓN

CONCEPTO UD TIEMPO Nº TOTAL COSTE COSTE

Reuniones Skype 24 1h 5 120h 24€/h 2.880€

Los gastos estimados en concepto de equipamiento (material oficina, material informático,

CONCEPTO UD COSTE UD Nº TOTAL

Coste Reuniones Skype

Coste Trabajo en el Proyecto

Conxngencias (5% del total)

8.2-­‐ CONTROL DE GASTOS

El control de la imputación de costes se llevará a cabo semanalmente mediante la

Mediante el plan de comunicación del proyecto académico garantizaremos mantener

9.1-­‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

INTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

Profesores UPC BAJA BAJA BAJO

EXTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

REUNIONES PRESENCIALES IMPLICADOS Y OBJETIVO

• Los miembros del equipo se reunirán quincenalmente

• Se producirán de forma espontánea principalmente

• Los miembros del equipo se reunirán semanalmente

CHATS IMPLICADOS Y OBJETIVO

• Se utilizará con todos los Stakeholders para

La comunicación escrita se dará principalmente con los colaboradores, cliente (Jaume

• Plataforma donde se colgará la documentación del

• Se utilizará como herramienta principal para enviar

• Nube de almacenamiento de documentación,

• Mensajes instantáneos que se utilizarán

10.2-­‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

3.-‐ OBJETIVO ..................................................................................................................... 5

7.-‐ CALENDARIO DE HITOS ............................................................................................. 13

9.-‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................. 17

10.-‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ................................................................ 20

11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ............................................................ 21

12.-‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO .................................................................................. 25

13.-‐ CALIDAD .................................................................................................................. 27

2.-‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

5.-‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES

6.-‐ EQUIPO DEL PROYECTO

6.2-‐ PERFILES PROFESIONALES

Los miembros del equipo πM-‐Devices, son profesionales de la Ingeniería, concretamente se

• Coordinador de Ingeniería Mecánica y Procesos Pepsi-‐Cola

6.5-‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS.

8.-‐ COSTES DEL PROYECTO

8.2-‐ CONTROL DE GASTOS

9.1-‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

10.2-‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

11.2-‐ REUNIONES PRESENCIALES

11.3-‐ LUGAR DE ENCUENTRO PARA LAS REUNIONES PRESENCIALES

12.2-‐ 2ª ETAPA: ACCIONES DURANTE LA REUNIÓN

12.3-‐ 3ª ETAPA: POSTERIOR A LA REUNIÓN