República Bolivariana de Venezuela

Contraloría Municipal del Municipio Arístides Bastidas

San Pablo - Estado Yaracuy

TALLER DE NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE LOS

ÓRGANOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS
RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS

1. ¿QUÉ ES UN ACTA DE ENTREGA?

Es un escrito o modalidad de comunicación, que tiene por objeto dejar
constancia de lo tratado y sucedido dentro de un área determinada, en el caso
nuestro como Servidores Públicos nos corresponde la elaboración de dicha acta por
pertenecer a los órganos y entidades de la Administración Pública y a sus
respectivas oficinas y dependencias.

2. ¿CUÁNDO LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA OBLIGA HACER E FECTIVA EL A CTA

DE ENTREGA?
Al cesar en su empleo, cargo o función. Todo Servidor Público que
administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, deberá entregar
formalmente el órgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable.
Art. 3 NPRLEDLOYEDLAPYDSROYD

3. ¿QUIÉNES DEBEN ELABORAR Y SUSCRIBIR EL ACTA DE ENTREGA?

Corresponderá a los Servidores Públicos salientes, la elaboración,
presentación y suscripción de la respectiva acta de entrega. ART. 5 y 7
NPRLEDLOYEDLAPYDSROYD

4. ¿CÓMO SE MATERIALIZA LA ENTREGA?

La entrega se materializara mediante acta, la cual será elaborada por el
Servidor Público Saliente en la fecha que el Servidor Público Entrante tome
posesión del cargo, o en un plazo que no excederá de (3) tres días hábiles contados
a partir de la toma de posesión.

Si para la fecha en que el Servidor Público Saliente se separa del cargo no

existiere nombramiento o designación del Funcionario Entrante, la entrega se
efectuara al Funcionario Público que la Máxima Autoridad Jerárquica del
respectivo ente u organismo designe para tal efecto. ART. 4
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5. ¿OMISIÓN DE LA ENTREGA FORMAL MEDIANTE ACTA?

Cuando el Servidor Público Saliente, no cumpla con la obligación de hacer la
entrega formal del órgano, entidad, oficina o dependencia mediante acta,
corresponderá al Servidor Público Entrante levantar acta detallada con asistencia de
(2) dos testigos y del auditor interno del organismo o entidad, en la cual dejara
constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos
asignados, especificando errores, deficiencias u omisiones que se advierten, así
como otra situación que sea necesario señalar en resguardo de la delimitación de
responsabilidades del quien recibe.
El Servidor Público Entrante, o la persona que haya sido designada por la
Máxima Autoridad Jerárquica para recibirla, una vez suscrita remitirá copia
certificada a la unidad de Auditoría Interna del órgano o entidad, para que el mismo
ejerza acciones que correspondan, en aplicación de lo previsto en la Ley Organiza de
la Contraloría General de la República del Sistema Nacional de Control Fiscal.
6. ¿QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE ENTREGA?

El Acta de Entrega deberá contenerlo siguiente:

1.- Lugar y fecha de la suscripción del Acta.
2.- Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
3.- Identificación de quien entrega y quien recibe.
4.- Motivo de la Entrega y su Fundamentación Legal.
5.- Relación de los anexos que acompañan al Acta, según sea el caso.
6.- Suscripción del Acta por parte de quien entrega y quien recibe.

7. ¿EN CUANTO A LOS ANEXOS DEL ACTA?

Toda Acta de Entrega deberá acompañarse de los siguientes anexos:

1.- Estado de las Cuentas que reflejan la Situación Presupuestaria, Financiera y
Patrimonial, cuando sea aplicable.
2.- Mención del Número de Cargos Existentes, con señalamiento si son
empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número de jubilados y
pensionados, de ser el caso.
3.- Inventario de los Bienes Muebles e Inmuebles.
4.- Situación de la Ejecución del Plan Operativo de conformidad con los objetivos
propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
5.- Índice General de Archivos.
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6.- Cualquier Otra Información que se considere necesaria.

8. ¿DATOS E INFORMACIÓN REQUERIDA Y QUE D EBEN I NCLUIRSE EN LOS

ANEXOS?
Deberán ser incluidos como anexos en el Acta de Entrega, los datos e
información con fecha de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo,
cargo o función pública del servidor público que entrega.

Es responsabilidad de quien entrega, la Exactitud del Acta y sus Anexos tanto

cualitativa como cuantitativa. ART. 18 NPRLEDLOYEDLAPYDSROYD

9. ¿QUÉ OTROS ASPECTOS DEBE CONTENER UN ACTA DE ENTREGA

DEPENDIENDO DE LA UNIDAD?
Unidad Administrativa: ART. 12

El Acta de Entrega de la Unidad de Administración deberá acompañarse de

los mismos anexos que se describen en el numeral 7 de esta guía, así como también
los anexos que establezca el Reglamento N°1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Publico sobre el Sistema Presupuestario.

Órganos de Control Fiscal: ART. 14

En el caso específico del Acta de Entrega de los Órganos de Control Fiscal

debe incorporarse la relación de los expedientes abiertos en ocasión de los
ejercicios de la Potestad de Investigación, así como de los procedimientos
administrativos para la determinación de responsabilidades según las disposiciones
contenidas en la Ley de Orgánica de la Contraloría General de la República y el
Sistema Nacional de Control Fiscal, con indicación del estado en que se encuentran.

Ministerio de Finanzas:

Cuando el órgano que entrega corresponde al Ministerio de Finanzas

deberán consignar además:

1.- Situación del Tesoro Nacional.

2.- Información de la Ejecución del Presupuesto Nacional de Ingreso y Egreso del
ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudación de años anteriores.
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3.- Monto de la Deuda Pública Nacional Interna y Externa.

4.- Situación de las Cuentas de la Nación.

Gobernaciones, Oficinas o Dependencias de Hacienda Estadal:

El Acta de Entrega correspondiente a una Gobernación, oficina o

dependencia de Hacienda Estadal, además de los anexos generales, le
corresponderá anexar lo siguiente:

1.- Situación del Tesoro Estadal.

2.- Información de la ejecución del Presupuesto Estadal de Ingresos y Egresos
del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudación de años anteriores.
3.- Situación de las Cuentas del respectivo Estado.

Alcaldías, Dirección de Hacienda Distrital o Municipal:

El Acta de Entrega de una Alcaldía, Dirección de Hacienda Distrital o

Municipal, deberá reunir igualmente los siguientes anexos:
1.- Situación del Tesoro Distrital o Municipal.
2.- Información de la ejecución del Presupuesto Distrital o Municipal de Ingresos
y Egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes
de recaudación de años anteriores.
3.- Situación de las Cuentas del respectivo Distrito o Municipio.
4.- Inventario detallado de los Terrenos Ejidos y de los Terrenos Propios
Distritales o Municipales.
5.- Relación de los ingresos productos de las ventas de terrenos ejidos o
terrenos propios distritales o municipales.

10. DATOS E INFORMACIÓN IMPORTANTE QUE DEBE INCLUIRSE EN LOS ANEXOS.

Todos los anexos del Acta de Entrega deberán incluir datos e información,
con fecha de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo, cargo o función
pública del Servidor Público que Entrega.
Es responsabilidad de quien entrega, la Exactitud del Acta y sus Anexos tanto
cualitativa como cuantitativa.
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11. INEXISTENCIA DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA.

Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos no contengan
la información o documentación requerida se dejara constancia de tal condición, así
mismo de los motivos que impidieron su incorporación.
12. ¿CUÁNTOS EJEMPLARES DEL ACTA DE ENTREGA SE DEBEN E N TREGAR Y EN
QUÉ MOMENTO?
Del Acta de Entrega y sus anexos se elaboraran el Original y (3) Tres Copias
Certificadas; una vez suscrita el Acta, el Original se archivara en el Despacho de la
Máxima Autoridad Jerárquica del Órgano o Entidad, o en la oficina o dependencia
que se entrega; una (1) Copia Certificada se entregara al Servidor Público que
Recibe, una (1) Copia Certificada al Servidor Público que Entrega y una (1) Copia
certificada a la respectiva Unidad de Auditoría Interna del Órgano o Entidad, dentro
de los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción de la mencionada
acta.
Cuando el Acta de Entrega corresponde a una Unidad de Auditoría Interna se
remitirá copia certificada del Acta y sus anexos al Órgano de Control Fiscal Externo
competente. Asimismo cuando se trate del Acta de Entrega de la Contraloría
General, de las Fuerzas Armadas Nacionales o de un Órgano Fiscal Externo,
corresponderá remitir a la Contraloría General de la República.
De no existir Unidad de Auditoría Interna dentro del órgano o entidad,
deberá remitirse a la Unidad que haya asumido las funciones correspondientes a
dicha Unidad, de conformidad a lo previsto en el Art. 28 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

13. DE LAS OBSERVACIONES AL ACTA DE ENTREGA Y DE SU VERIFICACIÓN.

Observaciones al Acta por el Servidor Público que Recibe:

El Servidor Público que Recibe el órgano, oficina o dependencia, que con
posterioridad a la suscripción del acta de entrega, tenga observaciones sobre el
contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la potestad de
investigación y de ser el caso, el inicio del procedimiento administrativo para la
determinación de responsabilidades, las informara por escrito al órgano de control
fiscal competente dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha
de la referida suscripción.
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14. VERIFICACIÓN DEL ACTA.

Corresponderá a la Oficia de Auditoría Interna la Verificación de la
Sinceridad, Exactitud y observaciones que se formulen al Acta de Entrega, sin
perjuicio del ejercicio de las funciones de control, vigilancia y fiscalización y de las
potestades investigativas y sancionatorias que puede ejercer, así como de las
competencias de los órganos de control fiscal externo.
Los resultados de la verificación se harán constar en un informe suscrito por
el titular del órgano de control fiscal competente, el cual remitirá un (1) ejemplar a
quien entrego y otro a quien recibió.
15. SI DE LA VERIFICACIÓN SE DETERMINA QUE EXISTE PERDIDA, DETERIORO DEL
PATRIMONIO.
Si de la revisión del Acta de entrega se constata que existen actos, hechos o
situaciones que pongan en peligro de pérdida, deterioro o menoscabo el patrimonio
de los órganos, oficinas o dependencias, según sea el caso, el titular del órgano de
control fiscal competente informara de estas circunstancias a las autoridades
administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones correctivas a
que haya lugar.
16. SUPRESIÓN, FUSIÓN O DIVISIÓN D E ÓRGANO S, E NTIDADES, OFICINAS O
DEPENDENCIAS.
Cuando exista supresión, fusión o división de órganos, entidades, oficinas o
dependencias, corresponderá a la máxima autoridad jerárquica o al responsable que
entrega la elaboración del acta respectiva.

17. SANCIONES.
Cuando existan contravenciones a la normativa legal vigente relativas a las
normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración
Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias, se sancionara según lo previsto
en la Ley Orgánica de de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional
de Control Fiscal.
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Ejercicios Prácticos:
1. Pedro Pérez ejerce funciones como administrador de Paipa, el 30 de agosto
asume el rol de Gerente General. ¿Debe hacer acta de entrega? Justifique
2. María Suarez ocupaba el cargo de Administrador de Recursos Humanos en
Lomas de León, fue destituida del cargo el día 24 de octubre. Se pide
preparare Acta de Entrega Respectiva con sus soportes.
3. Luis Ramos ejercía cargo de Director de Hacienda en el Municipio Pérez
Zarraga, entrega el cargo al nuevo Director Wilfredo Mora. Prepare Acta de
entrega respectiva con sus soportes.
4. Vicente Sánchez, es nombrado Director de Control en un Órgano del sistema
Nacional de Control Fiscal, el director saliente no hizo entrega formal de la
dirección que ocupaba, que debe realizar Vicente al respecto? Justifique.