Devolucion de Dinereo

Protocolo para la devolución Vicerrectoría Dirección Financiera
de dinero a estudiantes- Ejecutiva

Manual de Procedimientos del Fecha inicio 22/03/2018
Proceso Financiero de la
Universidad Estatal a Fecha revisión 22/03/2020
Distancia- UNED-MPGA-PF-03 Código Prot-03-MPGA-PF-03- V.2
Protocolo para la devolución de dinero a estudiantes
Elaborado por: Mayra Lidieth Guzmán Arguedas, Dirección Financiera

Asesoría de: Mag. Grettel Schonwandt Alvarado, Funcionaria del CPPI
En este documento se especifica, en forma estandarizada, la condiciones para

documentar los expedientes que deben de ser archivados en el Archivo Financiero y
las disposiciones para solicitar o consultar expedientes en el Archivo Financiero.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Generalidades del trámite

a. Lo puede realizar cualquier estudiante de la UNED, en el entendido de que un
estudiante es toda aquella persona que estudie en la universidad1.
b. El cierre de matrícula se envía a la Oficina de Registro y a la Dirección
Financiera en un plazo de 15 días hábiles posteriores mediante oficio
c. El cierre de matrícula debe contener la siguiente información:
i. Nombre del estudiante
ii. Número de cédula
iii. Monto a devolver
iv. Curso matriculado por el estudiante
v. Numero de Boucher o depósito
d. La Dirección Financiera es quién deberá verificar, autorizar y registrar en el
Sistema a cada estudiante que tramite la devolución de dinero, remitiendo la
lista a la Oficina de Tesorería, para su respectivo pago.
1
Pueden ser funcionarios o personas externas las que pueden realizar el trámite, para solicitar la devolución
de dinero, menos aquellos funcionarios que por la naturaleza del trámite, su deducción se realice mediante
la planilla o sean acuerdos del COBI.
1
e. La Oficina de Tesorería es la responsable de realizar el depósito de las sumas

autorizadas para devolución, e indicar en el Sistema la fecha, medio y número
de pago utilizados para cada uno.
f. La Oficina de Registro, retira al estudiante del curso, en el Sistema, en los casos
que corresponda2.
2. Los casos considerados como situaciones especiales

a. Para la devolución de dinero por concepto de exámenes de reposición que el
estudiante no aplica:
i. Completar el formulario de devoluciones de dinero.
ii. Adjuntar al formulario el certificado del Centro Universitario, que indica
que el estudiante no aplicó el examen.
iii. Elaborar la justificación respectiva, para la solicitud de devolución por este
concepto.
iv. Ajuntar documento bancario (Boucher, etc) que conste el depósito
realizado a la UNED.
b. Para la devolución de dinero por concepto de situaciones especiales (salud,
siniestro, etc)
ii. Adjuntar el documento respectivo (epicrisis en caso de salud, carta formal
de la institución donde labora en caso de horario, boletos de viaje y
justificación en caso de viaje, en caso de siniestro o inundación certificación
del evento, muerte o enfermedad de un pariente, etc).
iii. Adjuntar documento bancario (Boucher, etc) que conste el depósito
c. Para la devolución de dinero por concepto de TFG
ii. Solo lo pueden realizar los estudiantes del SEP o estudiantes de
Licenciatura que tengan pendiente la defensa de su trabajo final.
2
La Dirección Financiera (Archivo Financiero) envía la lista a la Oficina de Registro en caso de cierre de
cursos y en las devoluciones de dinero por casos especiales, según sea el caso, sería la DAES por medio de un
oficio o el Archivo Financiero por medio de un correo electrónico.
2
iii. Adjuntar documento bancario (Boucher, etc) que conste el depósito

iv. Presentar copia del correo o nota del encargado que envió a la Oficina de
Tesorería solicitando la exoneración.
d. Para la devolución de dinero por concepto de solicitud de certificaciones
ii. Adjuntar documento bancario (Boucher, etc) que conste el depósito
e. Devolución de dinero cuando son estudiantes privados de libertad
iii. Adjuntar original o copia de la boleta de matrícula.
iv. En caso de no contar con cuenta bancaria adjuntar nota de autorización a
una tercera persona para retirar el dinero o cuenta bancaria de una tercera
persona y cédula de la misma.
f. Para la devolución de dinero por concepto de solicitud de reconocimiento de
materias
i. Llenar el formulario de devoluciones de dinero completamente.
iii. Adjunta original o copia de la Resolución de reconocimiento de estudios
enviada por la Oficina de Registro.
g. Para la devolución de dinero por concepto de no concluir el proceso de
matricula
h. Devolución de dinero cuando deben entregar material didáctico.
i. En todos los casos en que el estudiante solicite devolución de dinero y deba
devolver material didáctico puede entregarlo en el centro universitario o
enviarlo adjunto a los documentos de devolución, debe estar en perfecto
estado, sin rayar, forrar u otro elemento que deteriore el material tal y
como se lo entregaron, además en el formulario en el apartado destinado
3
para este fin deben anotar si lo entregan en el centro universitario o lo

envían y la firma del funcionario que lo recibe y el sello del centro
universitario.
4
5
Instrucciones para completar el Formulario para Solicitud de Devolución de

dinero de la UNED
Datos a llenar en el
El estudiante debe tener en cuenta lo siguiente
formulario N° 1
SECCIÓN 1. Datos generales
(01) - Fecha Anotar la fecha en que se presenta la solicitud con el siguiente formato:
Día/mes/año
(02)-Centro Universitario Anotar el número del Centro Universitario y el nombre, de acuerdo a la siguiente
Información:
(03)-Nombre completo Anotar el Nombre completo de quien solicita la devolución del dinero, de
acuerdo a como aparece en la Cédula o documento de identidad.
(04)-Cédula Anotar el número de cedula o identificación, de acuerdo a como aparece en la
Cédulao documento de identidad.
(05)-Teléfono celular Anotar el número de teléfono celular de quien solicita la devolución del dinero
en caso de tenerlo.
(06)-Teléfono habitación Anotar telefónico del lugar donde reside quien solicita la devolución del dinero,
6
formulario N° 1
en caso de tenerlo.
(07)-Teléfono trabajo Anotar telefónico del lugar donde trabaja quien solicita la devolución del dinero,
en caso de tenerlo.
(08) y (09)-Correo Anotar dos direcciones de correo electrónico, en cada uno de los espacios del
electrónico 1 y 2 formulario.
SECCIÓN 2. Cuenta Bancaria
(10)- Nacional Anotar el número de cuenta bancaria del Banco Nacional de Costa Rica.
Ejemplo: 100/200-01-000-000001-0) (ejemplo: 100/200-01-000-000001-0
(11)- Cuenta Cliente otros Anotar el número de cuanta cliente, del banco o entidad financiera, donde se deberá
bancos realizar el depósito por Solicitud de devolución de dinero.
(12)-Nota: únicamente Esta es una nota de informativa al estudiante, donde se aclara que por parte de la
cuenta en colones Oficina de Tesorería, que la UNED solo realiza pago en colones y que por tanto la el
número de cuenta que el estudiante brinde debe ser en colones.
SECCIÓN 3. Motivo de la devolución
(13)- No concluyó trámite Marcar con una "X" en la casilla de la derecha respectiva, en caso de que la
solicitud presentada sea por motivo de que usted:
Inició un trámite en la UNED y no pudo concluirlo por alguna razón.

Marcar con una "X" en la casilla de la derecha respectiva, en caso de que la
(14)- Depositó de más solicitud presentada sea por motivo de que usted:
Realizando un trámite en la UNED, depositó dinero de más.
(15)- El curso no se Marcar con una "X" en la casilla de la derecha respectiva, en caso de que la
impartió solicitud presentada sea por motivo de que usted:
Realizó la matrícula de un curso y por algún motivo la UNED no impartió

finalmente el mismo.
(16)-Exento de pago. Marcar con una "X" en la casilla de la derecha respectiva, en caso de que la
solicitud presentada sea por motivo de que usted:
Canceló a la universidad un monto por el cual está exento de pagar.

(17)- PAC Anotar el Periodo académico respectivo en el que realizó el trámite por el cual
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formulario N° 1
solicita la devolución del dinero. Por ejemplo, de la siguiente manera:
2017-3: Primer cuatrimestre del año 2017
2017-4: Segundo cuatrimestre del año 2017
2017-5: Tercer cuatrimestre del año 2017
(18)-Situación especial Marcar con una "X" en la casilla de la derecha respectiva, en caso de quela razón
por la cual usted realiza el trámite "Solicitud de devolución de dinero de la
UNED" no se contemple dentro de las opciones 13, 14, 15 y 16 del
formulario, de conformidad con el punto 2. Los casos considerados como
situaciones especiales del presente protocolo, anotando en las líneas de abajo de
opción, la situación por la cual lo realiza.
SECCIÓN 4. Requisitos para el trámite (Funcionario del Centro universitario)

(19)- Copia u original del Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, confirma la entrega del
recibo de cancelación documento por parte del solicitante.
(20)- Documento que Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, confirma la entrega del
compruebe la situación documento por parte del solicitante.
especial
(21)- Material didáctico en Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, confirma la entrega del
perfecto estado material didáctico en perfecto estado por parte del solicitante.
(22)- Recibo conforme del Anotar el nombre completo del funcionario del Centro universitario que recibe
material didáctico la "Solicitud de devolución de dinero a estudiantes de la UNED" y confirma lo
anotado en las casillas 19, 20 y 21 del formulario y firma conforme a la cédula o
documento de identidad a la par.
(23)- No se entregó Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, en el caso en el que el
material didáctico estudiante no entregue el material didáctico.
(24)- Indicar si es Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, en el caso en el que el
laboratorio estudiante este realizando el trámite de una asignatura de laboratorio.
(25)- Práctica Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, en el caso en el que el
estudiante este solicitando la devolución por cursar una práctica dirigida, etc.
(26)- Examen de Marcar con una "X" en el casilla de la derecha respectiva, en el caso en el que el
reposición asignatura estudiante no aplicó examen de reposición.
(27)- Monto solicitado Anotar el monto solicitado para devolución, el cual es revisado por el
funcionario del Centro Universitario como primer filtro.
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formulario N° 1
(28)- Firma del estudiante Firma de conformidad a como aparece en la cédula o documento de identidad, el
estudiante que realiza el trámite de "Solicitud de devolución de dinero en la
UNED"
SECCIÓN 5. Uso exclusivo de la Oficina de Registro
Este espacio es exclusivo para que la Oficina de Registro complete si procede o no con una justificación la
devolución de dinero
SECCIÓN 6. Uso exclusivo de la Dirección Financiera
(29)- Visto Bueno Firma de funcionario de la Dirección Financiera autorizando la devolución de
dinero
(30)- Monto Autorizado Anota el monto que corresponde para la devolución de dinero y será depositado
por parte de la Oficina de Tesorería.
9
ANEXOS
1. Formalización
10
11

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Canceló a la universidad un monto por el cual está exento de pagar.

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