MATERIA: ANALISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS.

1. Clasificación de las organizaciones y su estructura

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos
sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que
cumplen funciones específicas.

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y
administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con
sus objetivos.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se
comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las
organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento
de los propósitos.
La estructura organizacional cumple con 3 funciones básicas;

1.- producir resultados y objetivos.

2.- superar las diferencias individuales; es decir, hacer que las personas se adapten a las
exigencias que les impone la organización.
3.- ser medio para ejercer el poder.

1.1 Identificación de las organizaciones y su clasificación.

Tipos de estructuras organizacionales:

● Estructura formal
● Estructura informal
● Lineal
● Funcional
● Línea - Staff
● comités

Estructura formal

Estas tienden a ser más rígidas, más sólidas y a perdurar en el tiempo, por lo que se trata de
organizaciones más controladas, menos sujetas a las contingencias de la individualidad de
sus integrantes. En una estructura formal los límites, las atribuciones y las responsabilidades
suelen estar mucho mejor delimitadas y ser mucho más controlables y mensurables que en
una informal.

Ejemplos de organización formal

● El cuerpo burocrático de un Ministerio. Aunque a veces no lo parezca, los Ministerios
y departamentos estatales están organizados de manera formal, ya que obedecen a
una departamentalización y especificación del trabajo conforme a una repartición
establecida en su reglamento interno. Esto puede alterarse, claro, pero no sin generar
un nuevo documento en que conste los cambios implementados a la estructura.
 ● El cogobierno de una Universidad. Las universidades autónomas poseen órganos de
cogobierno elegidos por voto de la comunidad universitaria y cuyo funcionamiento se
rige por documentos constitutivos que jerarquizan y estructuran los Rectorados y Vice
rectorados y así sucesivamente hasta el más simple Centro de Estudiantes. De nuevo,
podrían cambiarse los funcionamientos de estas instancias, pero no sin antes generar
una nueva disposición por escrito y sin atravesar determinadas instancias de decisión.
● La gerencia de un banco. La estructuración del trabajo en un banco obedece a
departamentos y coordinaciones distintas, jerarquizadas y diferenciadas conforme al
principio de la mayor formalidad y control, algo indispensable ya que se trata de una
organización que manejará cantidades de dinero.
● El gobierno de un país. Sea cual sea su régimen de gobierno y su marco legislativo
específico, los gobiernos de los países son ejemplos de organizaciones formales: se
eligen de acuerdo a métodos específicos (algunos no se eligen, claro), se ciñen a
cargos y jerarquías que van desde el monopolio de la violencia por parte del Estado
(las fuerzas militares), hasta las leyes de tránsito que regulan la manera en que nos
moveremos en la ciudad. Todo ello es contenido en leyes, códigos y la Constitución
de la República.
● Una empresa cualquiera. Las empresas se rigen por documentos constituyentes en
los que figura su jerarquía, sus distintos departamentos y coordinaciones, en fin, su
estructura formal que coordina los esfuerzos de sus distintos trabajadores y
empleados, para llevar a cabo las tareas pendientes y aproximarse a su cometido
como organización, sea el que sea.

Estructura informal

Esta carece de sustento documental o de lineamientos fijos escritos que perduren en el

tiempo, ya que sus normas de funcionamiento suelen ser más o menos cambiantes conforme
a la voluntad de sus integrantes. Esto le permite mucha flexibilidad, pero también limita su
funcionamiento y las hace susceptibles a la entropía (desorden).

Ejemplos de organización informal

1. Un grupo de compañeros de trabajo. Un conjunto de compañeros que se ven
regularmente y salen luego del trabajo a tomar una cerveza, se rige por una
organización informal que permite la ausencia eventual de alguno de ellos, que
horizontaliza y flexibiliza el trato y que no requiere de ningún compromiso por escrito
o lista de normas para regirse. Un miembro del grupo puede elegir no asistir más o
asistir de otra manera sin tener que estipularlo en ninguna parte.
2. Un equipo de fútbol dominguero. Es común en muchas familias o grupos de amigos
reunirse a hacer deporte, para lo cual deben organizarse mínimamente en dos equipos
contrarios, y obedecer las reglas del juego que son comunes para todos; pero esa
organización no constará en ningún documento ni será resistente a sus deseos, de
modo que si alguno decide cambiar de equipo con otro puede hacerlo, o si se harta
de correr y cambia sitio con el arquero, no habrá problema.
3. Los vendedores callejeros. Por una razón se conoce a la buhonería como parte de la
economía informal: no ingresan al aparato regulado y oficializado de impuestos y
circuitos económicos, sino que venden sus productos itinerantemente, un rato aquí y
otro allá, fijando el precio sin ningún tipo de convenio y sin pagar tributos, alquileres o
 nada que pueda luego ser probado legalmente. Eso no significa que no estén
organizados: deben comprar la mercancía más barata y venderla más cara, saben en
dónde ubicarse, qué productos se demandan más, etc.
4. Un club de lectura de barrio. En cualquier ciudad puede haber un club de lectura que
involucre a los vecinos dispuestos a la lectura, sin que ello amerite mucho más que
los ánimos de reunirse a hablar de sus libros y un cierto margen de organización en
las reuniones, para que no todos hablen a la vez ni hablen de libros distintos. Pero
esta organización es flexible, cambiante y no requiere de ningún tipo de compromiso
formal.
5. Una pareja amorosa en etapa de noviazgo. Al contrario del matrimonio o el
concubinato, el noviazgo es una etapa de organización de la pareja que podría
catalogarse de informal, ya que sólo consta en las voluntades de los involucrados y
no amerita ningún compromiso legal, como un acta de matrimonio. Puede
interrumpirse libremente, a pesar de todo, y sin embargo se ciñe a ciertas normas de
mutuo acuerdo entre los novios, que normalmente son fidelidad, respeto, exclusividad,
etc.

Estructura lineal

La organización lineal es aquella en la que la autoridad fluye desde los niveles más altos de
la organización hacia los más bajos: en ese sentido, los deberes y las responsabilidades de
los diferentes miembros, así como las relaciones que entre ellos se establecen y definen
tempranamente.
La organización lineal tiene una conformación de tipo piramidal, donde cada uno de los jefes
recibe y transmite lo que sucede en su área, por medio de vías de comunicación preparadas
específicamente para eso: de esta manera, es imposible que dentro de la organización exista
una decisión de la cual nadie se hace cargo en cuanto a responsabilidad. De todos modos,
por su intención abarcativa, la responsabilidad final siempre recae sobre la cúspide de la
pirámide.

Los principios que rigen la organización de tipo lineal (llamada también centralizada) son los
de la unidad de mando y supervisión (los individuos no tienen más de un jefe) la unidad de
dirección y la centralización de la autoridad (aquello de que la responsabilidad, así como la
dirección de la empresa, no se bifurca) y la cadena escalar, revalorizando la importancia de
la jerarquización y la subordinación de acuerdo a ello.

Ventajas y Desventajas
Las ventajas de una organización lineal pueden verse en la simplicidad de su estructura por
el reporte a un único superior, por la delimitación de las responsabilidades, la facilidad de la
implantación y los buenos mecanismos de comunicación entre las diferentes estructuras
jerárquicas, lo que redunda en buenas vías para otros propósitos.
Las desventajas, en cambio, se relacionan más con los problemas derivados de la constancia
de las relaciones formales, o bien los problemas en la disciplina que se pueden derivar de
una organización en la que las jerarquías están bien claras.
Una organización lineal corre riesgo de exagerar la función de la jefatura y del mando, y en
muchas ocasiones el jefe de la cúspide no puede ni siquiera tener una charla con los sectores
de más abajo, que forma parte de su organización. Este mismo jefe corre el riesgo de por
intentar abarcar tanto, no especializarse en nada.

Aplicaciones
En términos generales, puede decirse que la organización lineal puede servir para pequeñas
empresas, por el fácil manejo y por la economía simple que proporciona. A medida que la
empresa crece, con un sistema de este tipo parece inminente la congestión de las líneas
formales de comunicación, especialmente en los niveles altos.

Ejemplos de organizaciones lineales

A continuación, algunos tipos de organizaciones que utilizan esquemas lineales:
1. Ejército, en todas sus áreas, tiene una forma de organización de este tipo.
2. Iglesia, en muchas ocasiones, se rige con esquemas lineales.
3. Habitualmente, los gerentes o empresarios con personalidades más fuertes eligen
estos sistemas para concentrar la totalidad de las decisiones en su persona.
Consideran, a veces erróneamente, que por su carácter no tendrán problemas para
manejar las relaciones inter-organizacionales.
4. Una empresa muy pequeña que tiene tres departamentos y cien empleados, es
conveniente que use una forma lineal de organización.
5. Las operaciones económicas fraudulentas de tipo ‘Ponzi’, aunque no son
organizaciones en su acepción formal, se relacionan con la organización lineal por
aquello de la única respuesta a los inmediatos superiores, sin tener en cuenta lo que
pasa más arriba ni más abajo.

Estructura Funcional

La estructura funcional se caracteriza por reunir a las personas más capacitadas para cumplir
una función dentro del mismo departamento. Se podría considerar que la organización
funcional es la analogía del principio de la división del trabajo pero al interior de la
organización, puesto que las responsabilidades ya no se concentran en una única persona
que debe ser conocedora y capaz de todo lo que realice la empresa, sino en una serie de
gerentes que se reparten la autoridad y también la responsabilidad.
Al igual que la organización lineal, la organización funcional pretende tener muy aceitados los
mecanismos de comunicación al interior de la empresa, eliminando al máximo la cantidad de
intermediarios. Sin embargo, es evidente que la organización en departamentos con
estructuras al interior de ellos deja abierta la posibilidad de que los objetivos y las prioridades
se encuentren, y entre los departamentos no existan los mismos criterios sobre lo que la
organización debe hacer.
Algunos consideran que es menester que exista un organismo intermedio que esté
permanentemente administrando las relaciones entre los departamentos, y siguiendo la
actividad de cada uno, para evitar el surgimiento de problemas de ese tipo.

Ventajas y Desventajas
Entre las ventajas evidentes de la organización de tipo funcional se puede ver, principalmente,
la superación de la forma lineal de organizar las empresas que parecía verse agotada cuando
Taylor observó el funcionamiento. Las organizaciones pudieron especializarse más, y así
obtener la mayor eficiencia de los empleados. La división del trabajo comenzó a ser planeada
y no accidental, y el trabajo manual se separó del trabajo intelectual.
En cuanto a las desventajas, es cierto que al interior de la empresa comenzó a ser más difícil
localizar y fijar la responsabilidad, lo cual afecta la disciplina y la moral de los trabajadores,
que en ocasiones consideran que existen contradicciones en las órdenes. El principio de la
unidad de mando, típico de la estructura que parecía acabada, de todos modos tiene algunas
ventajas en lo que hace a la responsabilidad organizacional, y su ausencia puede motivar
alguna clase de conflictos en algunos casos.
El modo de organización de tipo funcional es altamente recomendable para empresas de gran
tamaño, y no existe organización multinacional que no lo aplique. Sin embargo, también las
medianas y pequeñas eligen utilizarlo. A continuación, algunos ejemplos de organizaciones
de ese tipo:

Ejemplos de organizaciones funcionales

1. Hoteles Sheraton
2. Gobierno de los países democráticos (con estructuras ministeriales, capaces de tomar
sus propias decisiones)
3. Cadena de televisión CNN
4. Parque temático de Disney
5. Apple
6. Banco BBVA Bancomer
7. Supermercados Wal-Mart
8. Hoteles Marriott
9. Hoteles Hilton
10. Corporación Microsfot
11. La mayoría de las empresas cooperativas
12. Empresas multinacionales de comida rápida
13. Automotriz Fiat
14. Automotriz Chevrolet

Staff
El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen
órganos de decisión en la asesoría.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras
que los órganos staff prestan asesoría a servicios
especializados.
1. Fusión de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada
órgano reporta a un solo y único órgano superior; Principio de
autoridad. Pero cada órgano recibe asesoría y servicio especializado de los diversos
órganos de staff.
 2. Coexistencia entre las líneas formales de comunicación y las líneas directas de
comunicación.
3. Separación entre los órganos ejecutivos y los órganos asesores.

Comités

El comité es un grupo de personas con autoridad de línea y staff, a las cuales se les entrega
un asunto para su estudio. Esta características diferencia el
comité de otros órganos de la administración.
Existen diferentes clases de comités los que hacen funciones administrativas, los que realizan
funciones técnicas, y los que realizan el estudio de problemas y aquellos que proveen
recomendaciones.
Las características principales son:

1. El comité no es un órgano de la estructura organizaciones.

2. Los comités pueden ser formales, informales, temporales o permanentes.
a. Formales: Cuando Forman parte de la estructura de la empresa, con
deberes y autoridad específicamente delegadas.
b. Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio o
decisión sobre algún problema especial.
c. Temporales: Cuando se realiza el estudio de algún problema en especial
por un tiempo relativamente corto.
d. Permanentes: Los comités formales son, por lo general, permanentes.

Existen numerosas aplicaciones para la actividad de los comités:

1. Una conclusión justa exige una variedad de información; sería el caso de los comités
de investigación sobre productos, precios, salarios, etc.
2. Si fuese necesario, la obtención de varias personas calificadas para la toma de
decisiones importantes.
3. Si el éxito del cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta comprensión
de todos sus aspectos y detalles.
4. Cuando una efectiva coordinación exige que las actividades de algunos
departamentos o divisiones están bien ajustadas.

Clasificación de las organizaciones;

1) por su naturaleza,
2) por su finalidad,
3) por su ámbito,
4) por su contenido
5) por su presentación o disposición gráfica.

POR SU NATURALEZA (Este grupo se divide en tres tipos de organigramas):

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en

forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a
una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse
en el sector privado.

FINALIDAD (Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas):

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo
de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas
no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus
relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos
del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma,
tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal,
de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o

formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo
haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta
todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

Ámbito (Este grupo se divide en dos tipos de organigramas):

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado
nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar
hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Ejemplo:

CONTENIDO (Este grupo se divide en tres tipos de organigramas):

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al
personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los
nombres de las personas que ocupan las plazas.

PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA (Este grupo se divide en cinco tipos de

organigramas):
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de
uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización
recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que
las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con
un gran número de unidades en la base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica
en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea
el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por
las líneas que unen las figuras.
1.2. Estructura de una organización privada, pública y social.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PRIVADA

Antes de definir el mejor sistema para implementar en nuestra empresa, es preciso ver
algunas de las principales características de la estructura organizativa de una empresa.
● Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.
● Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones parten de
un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo, respectivamente.
● Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más
especialización.
● Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.
● Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos.
● Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.
● Adaptada a la estrategia que persigue la organización.
● Dirigida a los objetivos alcanzables.
● Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.
● El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su estructura.
● Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar sus
funciones.
● Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.
● Toda estructura organizacional formal tiene paralelamente una estructura informal de
relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo que se denomina
estructura organizacional real.
Cada empresa sigue un sistema organizacional adecuado a sus funciones y objetivos. Según
la misión y visión de la misma se define una estructura organizacional a seguir. Por eso, hay
organizaciones cuyo modelo dispone de más niveles jerárquicos, otras establecen un sistema
matricial, por ejemplo.
Las pequeñas empresas más innovadoras y actuales suelen utilizar una estructura horizontal.
Esto les otorga un ritmo acelerado en la toma de decisiones y en los cambios a la hora de
pivotar rápido en sus estrategias. Lo que supone que la transparencia y un continuo feedback
serán los principales elementos de la estructura organizacional que las define.
Además, a medida que la empresa crece, su sistema organizacional se complica. Por eso
decimos que una estructura organizacional es un proceso continuo, versátil y en constante
actualización.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Todo sistema organizacional de una empresa parte de unos elementos clave con los que
elaborar un plan que haga posible el crecimiento de la misma. En base a estos, se define
una estructura organizativa.
● Número de empleados
● Disposición y extensión geográfica
● Nivel de desarrollo de producto
● Relación de autoridad central o descentralizado
● Grado de control de calidad del producto o servicio
● Mercado o modelo de negocio
Todo esto forma parte de la seña de identidad de cualquier tipo de empresa. De ahí, la
importancia de la estructura organizacional como la base de la misma cultura organizativa.

EJEMPLO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La imagen corresponde a organigrama de empresa que refleja su estructura más genérica.

Estructura organizacional pública

La administración pública federal en México, comprende la totalidad de los organismos

estatales que ejercen el poder ejecutivo en dicho país. Comprende tanto a los organismos
centralizados como los paraestatales. Se encuentra encabezada por el presidente de México,
seguido por los titulares Secretarios de Estado de México. Su existencia se encuentra prevista
constitucionalmente por el artículo 90 de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos y reglamentada por la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley Orgánica de la Administración Pública, "Artículo 1o.- La presente Ley establece las bases
de organización de la Administración Pública Federal, centralizada y paraestatal.”
El organigrama de administración pública para el periodo sexenal 2018-2024 experimentará
cambios y modificaciones estructurales anunciadas por el candidato ganador de las
elecciones federales de México de 2018. El titular del Ejecutivo, así como los secretarios de
estado, subsecretarios, directores y coordinadores deben asumir sus funciones a partir del 1
de diciembre del 2018, tras que se haga entrega de la constancia de mayoría del Tribunal
Electoral del Poder Judicial de la Federación al candidato ganador y la autorización del
Senador de la República a los miembros propuestos del gabinete.

1 Administración Pública Centralizada

1.1 Presidencia de la República
1.2 Secretarías de Estado
1.2.1 Gobernación
1.2.2 Relaciones Exteriores
1.2.3 Defensa Nacional
1.2.4 Marina
1.2.5 Seguridad y Protección Ciudadana
1.2.6 Hacienda y Crédito Público
1.2.7 Bienestar
1.2.8 Medio Ambiente y Recursos Naturales
1.2.9 Energía
1.2.10 Economía
1.2.11 Agricultura y Desarrollo Rural
1.2.12 Comunicaciones y Transportes
1.2.13 Función Pública
1.2.14 Educación Pública
1.2.15 Salud
1.2.16 Trabajo y Previsión Social
1.2.17 Desarrollo Agrario, Territorial y Urbano
1.2.18 Turismo
1.2.19 Cultura
1.2.20 Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal
1.2.21 Procuraduría General de la República
1.2.22 Fiscalía General de la República
1.3 Órganos Reguladores Coordinados en Materia Energética
1.4 Coordinadores estatales
2 Administración Pública Descentralizada
2.1 Empresas productivas del Estado
2.2 Organismos no sectorizados
2.3 Sectorizado en SEGOB
2.4 Sectorizado en SHCP
2.5 Sectorizado en SEBI
2.6 Sectorizado en SEMARNAT
2.7 Sectorizado en SENER
2.8 Sectorizado en SE
2.9 Sectorizado en SCT
2.10 Sectorizado en SEP
2.11 Sectorizado en SSA
2.12 Sectorizado en STPS
2.13 Sectorizado en SEDATU
2.14 Sectorizado en SECTUR
2.15 Sectorizado en CULTURA

Estructura organizacional social

Se pueden mencionar dos principalmente: estructura horizontal y estructura vertical.
● Estructura horizontal: Se caracteriza por no tener jerarquías, solamente un directivo o
directiva y debajo todos los departamentos y colaboradores uno al lado de otro. Las
tareas se realizan de forma compartida, la comunicación es horizontal, la toma de
decisiones es centralizada y se coordinan muchos equipos y grupos de trabajo.
Eliminar la naturaleza jerárquica de la organización pone menos énfasis en el valor
del poder y resalta el valor de la colaboración, que equilibra el poder dentro de estas
estructuras.
● Estructura vertical: Se caracteriza por tener una jerarquía que agrupa a colaboradores
y áreas bajo mandos directivos. En este tipo de estructura la comunicación fluye de
manera vertical, se coordinan pocos equipos o grupos de trabajo que integren a toda
la organización, y la toma de decisiones se realiza de manera centralizada. Este tipo
de estructura puede ser eficiente porque en última instancia hay un punto de autoridad
para tomar decisiones e iniciativas ejecutivas.

2. Normas, criterios y recomendaciones técnicas para el diseño, elaboración y actualización

de organigramas.

Organigramas
Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de
autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para
fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la
estructura de un organismo social.

Pasos para elaborar un organigrama:

1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;

 2. Compararla con una lista de comprobación;
3. Preparar cuadros o plantillas, y
4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción

condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de
elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
a) Contenido
● Estructurales. Tiene por objeto la
representación de los órganos que integran el
organismo social.
● Funcionales. Indican en el cuerpo de la
gráfica, además de los órganos, las funciones
principales que éstos realizan.
● De integración de puestos. Señalan en cada
órgano, los diferentes puestos establecidos,
así como el número de puestos existentes y
requeridos.

b) Ambito de
● Generales. Representan sólo a los órganos
aplicación
principales de la empresa y sus
interrelaciones.
● Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre
determinados aspectos de la organización de
una unidad o área de la empresa.

c)
Presentación ● Vertical. Es el que muestra la jerarquía
orgánica en sus diferentes niveles desde el
más alto hasta el más bajo.
● Horizontal. Se aprecia y se interpreta de
izquierda a derecha más bien que de arriba
hacia abajo.
● Mixtos. Se representa la estructura de una
empresa utilizando combinaciones verticales y
horizontales.
● De bloque. Tienen la particularidad de
representar un mayor número de unidades en
espacios reducidos.
● Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de
un círculo con líneas horizontales de la gráfica
vertical, formando una serie de círculos
concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
2.1 La importancia y la interrelación de puestos en la organización.

La importancia de un manual de organización es complementar con más detalle la

información que bosqueja en los puestos de un organigrama. Los manuales de organización
exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen
entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los
canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa.

El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos

correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las
limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás
de la empresa.

2.2 Las diferentes formas estructurales de la empresa.

Tipos de manuales de organización:

1. Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa.
2. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa
en particular.
El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos
herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las
descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra
las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las
responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las
posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o
los objetivos de la empresa.

Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:
● Presentación o identificación
● Índice o contenido
● Prólogo o introducción
● Directorio
● Antecedentes históricos
● Objetivo
● Estructura orgánica
● Organigrama
● Estructura funcional
Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:
● Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los
objetivos que se pretenden alcanzar.
● Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la
empresa.
El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de
los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda
de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la
estructuración de la empresa.
El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las
relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.

Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios

estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y flexibles es
una tendencia en las empresas de hoy en día.

3. Elaboración de un manual y cómo se efectúa el rediseño de una organización.

3.1 Diferentes tipos de manuales.

Clasificación de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.

1.- Manual de organización:

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y
sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes
históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.
De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones
orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional,
Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades
administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada,
todos aquellos aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos
sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.
Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:
Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su
totalidad.
Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una
unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la
Organización.

2.- Manual de políticas:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una
institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los
cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.
Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución.
Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades
administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la
uniformidad de acción de una institución.
Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:
Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento
primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad
administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad
administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y

detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas,
generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas
actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de
actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre
la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más
adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la
circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas
que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales,

señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes
o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios,
fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia
de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.
En el manual de procedimientos se especifica:

● Quién debe hacer una actividad;

● Qué debe hacerse en esa actividad;
● Cómo debe hacerse la actividad;
● Dónde debe hacerse; y
● Cuándo debe hacerse la actividad.
4.- Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades
u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que
cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a
una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el
momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades
que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, entre otros.
6.- Manual de propósitos múltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los
que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.

3.2 Etapas en la elaboración de manuales y su simbología

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie
de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:

1.- Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales,
este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas
de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar
un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener
homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se
utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de
información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información
necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:

● Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o

electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
● Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra
escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas,
observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los
funcionarios que la conocen.

3.- Análisis de la Información.

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo
del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las
siguientes preguntas:

● ¿Qué trabajo o actividad se hace?

● ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato
del responsable ¿Quién lo hace?
● ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
● ¿Para qué se realiza el trabajo?
 ● ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
● ¿Cuándo o en qué momento se hace?
● ¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las

actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se
presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la
secuencia y lógica de la información.

4.- Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:

● La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar

un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
● La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio
físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
● El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia
lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre
otros aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para
que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades,
atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como
a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto,
el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre
las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan
a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión
electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el
fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a
la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.

3.3 La importancia de crear, reubicar o eliminar unidades de trabajo en la organización.

La importancia de crear unidades de trabajo en una organización es conocer las

necesidades reales que se reflejan los recursos humanos de la organización y planificar su
desarrollo y enriquecimiento de información organizacional para los puestos.

El análisis de puestos es importante para la organización por los siguientes motivos:

● Permite evaluar y ponderar adecuadamente el puesto dentro de la organización, en

base a ello evaluar la importancia de cada puesto y sobre esa base determinar la
compensación remunerativa más equitativa y justa
● Permite seleccionar a los empleados con las aptitudes adecuadas para los diversos
puestos, así como elegir las pruebas psicológicas más idóneas para medir las
aptitudes y habilidades requeridas.
Bibliografía:

https://psicologiayempresa.com/importancia-y-utilidad-del-analisis-de-puesto.html

http://elbonlider.blogspot.com/2010/12/organizacion-horizontal.html

Müch Galindo Lourdes, (2006) Diseño de organizaciones e alto rendimiento, Ed. Trillas •

Koontz, Harold y O’Donell, Cirylt (1979), Cursos de administración moderna, Ed. Mc Graw

Hill, México. • Benjamin y Gómez Ceja, Guillermo (2002), Organización y métodos, Ed. Mc

Graw Hill, México. • Hodgetts, Richard M. y Altman, Steven (1987), Comportamiento en las
organizaciones. Ed. Interamericana, México.