UNIVERSIDAD SABES

NOMBRE:

Yareli Hernández

ACTIVIDAD 3:

Caso Práctico

MATERIA

Gestión Industrial

FECHA DE ENTREGA

07/ 02/ 2022

INTRODUCCION
En este informe hablaremos de la aplicación de ERP que es un sistema de gestión
de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos y/o productivos de una empresa
aumentando la eficiencia de los progresos de negocios, reduciendo tiempos y
optimizando procesos ya que sus objetivos son la optimización de los procesos
empresariales, acceso a información confiable, precisa y oportuna, la posibilidad
de compartir información entre todos los componentes de la organización,
eliminación de datos y operaciones innecesarias, reducción de tiempos y de los
costes de los procesos.
CASO DE ÉXITO: IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE
GESTIÓN EMPRESARIAL (ERP) PARA UN DISTRIBUIDOR DE
REPUESTOS.

DESCRIPCIÓN Y SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA EMPRESA

Sifam España, S.L. es una empresa dedicada a la importación, distribución y
comercialización de recambios y accesorios para el sector de la motocicleta. Está
integrada dentro de un grupo europeo de recambios y accesorios. Es distribuidor
oficial de las marcas Kyoto, V-Max, S-Line marcas propias del grupo e incluso
distribuye también a marcas de primer nivel europeo. Además, cuenta con
almacenes de distribución tanto en España como en Francia, dando una gran
calidad de servicio en un amplio abanico de productos.

La problemática en la que se encontraba Sifam España, S.L es que tenía que dar
una respuesta ágil y precisa a sus clientes ya que la gran mayoría de ellos son
talleres, con la consecuente urgencia de recibir el material desde que se ha
realizado el pedido. Además, esta empresa dispone de almacenes logísticos
alejados físicamente unos de otros, incluso en distintos países (España y Francia),
lo que dificulta una distribución rápida y eficiente de sus productos si existe
desorganización en la recepción, tramitación y automatización de los pedidos.
La tramitación de los pedidos de los clientes de esta empresa es diversa, desde la
tradicional por teléfono, fax y email, a la recepción de pedidos vía internet a través
de su página web.
A su vez, Sifam España, se apoya en un Operador Logístico que es el encargado
de distribuir físicamente la mercancía, para lo cual, debe recibir los pedidos
perfectamente organizados por marca, producto y cliente, ya que finalmente será
el propio operador logístico el encargado de emitir la factura al cliente final que
acompañará con el producto distribuido.
Posteriormente, todas las transacciones de almacén y facturación por parte del
Operador Logístico deben quedar reflejadas en el sistema informático de Sifam, de
forma que la empresa tenga un control total sobre las mismas y sigan su curso en
el departamento contable y financiero de la misma. Todo ello, debido al gran
número de transacciones que se producen, debe quedar automatizado, de manera
que el flujo de información entre Sifam y el Operador Logístico sea lo más
transparente y ágil posible, ya que cualquier error de comunicación imposibilitaría
la distribución de la mercancía y consecuentemente se dejaría de dar servicio al
cliente final.

Necesitaban una solución que les permitiese alcanzar la máxima automatización

posible para evitar errores, y una coordinación perfecta entre la recepción y
tramitación para disminuir el tiempo de respuesta lo máximo posible. Además, la
comunicación e interconexión entre almacenes debe ser máxima y tiene que estar
totalmente informatizada, dado que comparten el stock disponible.
DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN IMPLANTADA

La herramienta que necesitaban, capaz de gestionar de una manera automática

los pedidos y posteriormente su tramitación hasta llegar al cliente final, era una
solución de tipo ERP. Necesitaban un proceso integral que englobase desde la
solicitud inicial del producto por parte del cliente, hasta su recepción final,
contemplando todos los procesos intermedios, y todo ello, perfectamente
integrado y coordinado. Puesto que además requerían ciertas adaptaciones para
adaptarse a las necesidades concretas de la empresa (comunicación bidireccional
con el operador logístico), se optó por una herramienta de tipo ERP desarrollada
en software libre que permitiese su adaptación y configuración a las necesidades
de la empresa, siendo ésta una característica diferenciadora y finalmente
determinante para elegir la solución aportada por infOdasis ERP.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas
integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por
diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente
uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios
tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos,
nóminas, etc. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa.
El ERP infOdasis (desarrollado 100% con Software Libre) cubría la totalidad de las
necesidades de la empresa, adaptándose a aquellos procesos necesarios que la
gestión requería en este caso en particular, como han sido las comunicaciones de
datos entre los pedidos recepcionados a través de la página web de la empresa y
la gestión propia del ERP, así como las transacciones entre la empresa y el
Operador Logístico encargado de la distribución física de la mercancía.
A través de esta solución, la empresa gestiona todos sus departamentos, desde
facturación a contabilidad, pasando por el seguimiento comercial de los pedidos
de los clientes y proveedores, así como el almacén. Con la solución aportada, se
ha mejorado sustancialmente la comunicación de la empresa con sus clientes y la
respuesta que la empresa está dando a la demanda de sus productos, ya que la
automatización de procesos ha permitido mejorar el servicio que el operador
logístico proporciona, agilizando los pedidos y su distribución al cliente final.
La implantación de infOdasis en todos los departamentos de la empresa ha sido
satisfactoria y está funcionando a pleno rendimiento, facilitando las gestiones de
mantenimiento de clientes y proveedores, facturación, registro de entrada de
pedidos, contabilidad, tesorería y gestión de cobros y pagos. Asimismo, mediante
este ERP se han podido exportar los pedidos realizados por los propios clientes
vía Web, o los pedidos realizados por los propios empleados, para poder enviarlos
al Operador Logístico, facilitando de esta manera la comunicación de la empresa
con el Operador Logístico para la tramitación final de los pedidos a los clientes,
consiguiendo rapidez y fiabilidad en el proceso y evitando errores. La
sistematización de todo el flujo de información en un único entorno ha permitido
obtener la información de manera precisa, fiable, e interactiva para poder tomar
mejor las decisiones, mejorando la productividad y consiguiendo aumentar la
cuenta de resultados de la empresa.
Este ERP adoptado por la empresa, les ha permitido obtener toda la información
necesaria para mantener la empresa bajo control, posibilitando una gestión de
facturación precisa y adecuada, además del mantenimiento de almacén, de
comisiones a comerciales, y de una excelente gestión contable. En cuanto al coste
soportado por la implantación de este ERP, al tratarse de software libre, no ha
habido coste inicial de la Aplicación. No obstante, sí se ha producido un coste al
tener que desarrollar adaptaciones a requerimiento del cliente, donde se ha
incluido el tiempo de análisis, desarrollo e implementación de la solución, así como
la formación inicial a los usuarios. Posteriormente, se ha proporcionado al cliente
un contrato de mantenimiento mensual, en el que se incluye soporte remoto
online, atención telefónica, nuevas actualizaciones y formación de usuario.

CONCLUSIÓN
Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa las
capacidades y recursos necesarios para integrar las funciones aisladas en un
proceso continuo de negocios para lograr competitividad en el ambiente de los
negocios. Surge de varios sistemas independientes que existían anteriormente
para cada área de negocio, lo que creaba islas de información y traía como
consecuencia una deficiencia en la comunicación y en la eficiencia. El tipo ERP,
Infodasis cubre todas las áreas de gestión de una empresa. Al ser modular,
Infodasis Gestión Empresarial puede integrar y admitir desarrollos a medida,
pudiendo ser implementado en diferentes sectores empresariales. Multiplataforma
(Windows y Linux) y sin límite de usuarios.

Autor del documento

El presente artículo ha sido elaborado por Infodasa S.A Asesores informáticos. Infodasa,
como empresa desarrolladora de infOdasis cuenta con una larga trayectoria en
consultoría informática desde el año 1988. Es una compañía de capital íntegramente
español, que, desde su fundación, viene ofreciendo soluciones globales a sus clientes en
el campo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dispone de
distintos certificados y acreditaciones entre otras, la Certificación ISO 27001 de la
Seguridad de la Información y la Acreditación de Confianza para Empresas de Software
Libre.
INTEGRA EL REPORTE DEL CASO PRÁCTICO

Implantación de un Sistema Integral de Gestión Empresarial (ERP) en un

Establecimiento Hotelero.
1. DESCRIPCIÓN Y SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA EMPRESA
El Hotel Monteverde (2**) está situado en Porto Cristo, Mallorca. Fue renovado en
el año 2000 y cuenta con un edificio principal de 7 plantas y alrededor de 150
habitaciones. Entre otros servicios, dispone de restaurante, pub, piscina, pistas de
tenis, etc.
El hotel contaba con un sistema específico de gestión, basado en MS-DOS,
privativo y con funcionalidades muy limitadas, por lo que los distintas áreas
(facturación, administración, tesorería, contabilidad, almacén,...) o no estaban
diferenciadas o estaban descoordinadas, lo que dificultaba la rapidez y eficiencia
de la atención a clientes y ralentizaba las tareas diarias del hotel. Necesitaban una
solución para gestionar correctamente toda la información generada, las tareas
administrativas, la contabilidad diaria o la atención al cliente. En 2010 se optó por
migrar a un sistema de gestión más completo que ofreciera mayores prestaciones.
Tras la búsqueda, el hotel encontró la versión gratuita del ERP Abanq I-SL
Hoteles, descargable en la web de ISOLIX, la probó durante un período de tiempo
y finalmente contactó con la empresa para que les adaptasen el ERP a sus
necesidades específicas y le añadiesen nuevas funcionalidades al sistema. En
definitiva, aprovechar todas las extensiones adaptables a su negocio de las que
dispone este ERP.

2. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN IMPLANTADA

Antes de comenzar, la empresa proveedora ISOLIX realizó un estudio previo de

las necesidades que demandaba el hotel. Tras la realización de una consultoría,
presentó una propuesta al hotel con las extensiones, módulos y adaptaciones
necesarias para que el hotel tuviese la solución óptima y específica en su negocio.
El hotel aceptó la propuesta y se procedió a la implantación.
Cabe destacar que la implantación del ERP se realizó de forma remota, por lo que
no fue necesario el desplazamiento al hotel, lo que supuso un importante ahorro
en costes de desplazamiento y un ahorro en tiempo, ya que con un rápido volcado
de la información en el sistema, el hotel empezó a trabajar con el programa con
total normalidad.
Durante todo este proceso, al hotel se le ofrecieron distintas soluciones para
optimizar su modelo productivo de empresa, siendo totalmente participe en la
implantación y desarrollo de la aplicación y haciendo como suyo propio el
desarrollo. Entre las extensiones instaladas que se adaptaban 100% con su forma
de trabajo, destacan:

- Gestión de Clientes / viajeros con direcciones, contactos, cuentas bancarias,

descuentos, datos comerciales, documentos asociados a un cliente, datos
contables, …
- Gestión automática de habitaciones por planta y reservas.
- Grupos de clientes y tarifas, Divisas, Países y provincias...
- Descuentos, Formas de pago, Plazos de pago, Tipos de Rappel, ...
- Proveedores con direcciones, contactos, cuentas bancarias, datos comerciales,
documentos asociados a un proveedor, datos contables, …
- Bancos, sucursales bancarias, cuentas bancarias, …
- Módulo Almacén del área Facturación con artículos, datos generales, datos de
Venta, datos de compra, Stocks, Agentes
- Módulo Facturación para Clientes y Proveedores, con presupuestos, pedidos,
Albaranes, Facturas, pedidos parciales, asociación y relación entre documentos,
líneas de I.V.A,...
- Módulo Tesorería del área Facturación, Recibos de clientes, Importe y
vencimiento, pagos y devoluciones, estado del recibo, pago de un recibo, pago
parcial de un recibo, eliminación del pago o devolución de un recibo,...
- Módulo principal de contabilidad Básica y módulo de informes de contabilidad,
libro diario, libro mayor, balance de sumas y saldos, balance de situación y
Balance de pérdidas y ganancias, informes de facturas recibidas y emitidas
(listado de I.V.A.)

Los beneficios que ha obtenido el hotel tras la implantación han sido

principalmente:

- Autonomía del departamento de control de gestión.

- Uso de una única herramienta de planificación.
- Toma de decisiones adecuadas en base a información precisa y compartida por
todos los usuarios.
- Control total del estado de las habitaciones.
- Reducción de los costes de elaboración de informes para poder concentrar los
esfuerzos en las tareas de análisis, control y propuestas de mejora.
- Aumento de la frecuencia y disponibilidad de la información en cantidad y
calidad.

El Director Gerente del Hotel Monteverde ha destacado que los mayores

beneficios se han obtenido en el área de gestión, ya que se han facilitado la
elaboración de estudios, informes, y comparativas de una manera rápida y
cómoda. Ésta es una de las funcionalidades que más utilizan en la compañía, ya
que permite comparar datos concretos con años anteriores para comprobar su
evolución.
En cuanto a la gestión del restaurante del establecimiento, desde la organización
valoran que se trata de un programa muy intuitivo y fácil de usar gracias a su
sistema de pantallas táctiles, que permite agilizar a los camareros las tareas de
gestión de las mesas, incluso con unos mínimos conocimientos de la solución.
Abanq es una completa aplicación ERP (Enterprise Resource Planning), capaz de
gestionar todos los departamentos de una empresa, gracias a su módulo de
gestión de la relación con los clientes CRM (Customer Relationship management),
a su módulo de TPV (Terminal punto de venta), módulo de SAT (servicio de
asistencia técnica), sistema de comercio on-line, recursos humanos, gestor
documental, etc… Abanq también tiene desarrollos exclusivos para sectores
determinados, como son módulos especiales o soluciones sectoriales como Abanq
i-SL Hoteles para el sector turístico.
Abanq i-SL Hotel es un robusto ERP Software Libre que integra gestión y
contabilidad completamente. Es una herramienta de trabajo totalmente
personalizable y que puede utilizarse para todo tipo de hoteles. Además, permite
la gestión integral del hotel, el control absoluto de los huéspedes, reservas,
manejo de consumos, bar y restaurante. Con Abanq i-SL Hotel se puede averiguar
la situación actual del hotel con un simple pantallazo, gracias al detalle gráfico del
estado total del establecimiento, y puede pedirse para una fecha en particular. Se
obtienen datos como: horarios de entrada y salida, habitaciones ocupadas,
habitaciones libres,...
En definitiva, las soluciones de Abanq i-SL Hoteles, han permitido al Hotel
Monteverde beneficiarse de un sistema de información ágil, eficaz y totalmente
adaptado a sus necesidades con el que gestionar de forma totalmente integrada
integrada todas las áreas y recursos de la empresa.