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Diseño de procesos de software

Elizabeth Andrade Castañeda

Alan Javier Barrera Muñoz

Karelys Johana Taibel Pertuz

Docente

Saúl Mendoza Moreno

Diseño de Procesos - Grupo 607

Fundación Universitaria Areandina

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras

Programa Administración de Empresas Virtual

Bogotá D.C. 04 de octubre de 2021

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Contenido

Introducción.....................................................................................................................................3

Objetivo del aprendizaje..................................................................................................................4

Con base en el referente establecer..................................................................................................5

¿Cómo se clasifica el software?...................................................................................................5

¿Cuál es el proceso de creación del software?.............................................................................5

Señale y explique las 7 especificaciones de requisito del Software............................................7

¿Cuáles son los subsistemas que posibilitan el tratamiento digital o electrónico de

información?................................................................................................................................8

¿Qué es la gestión documental?...................................................................................................9

¿Qué es la automatización de procesos?......................................................................................9

Caso de análisis..............................................................................................................................10

Objetivo del software MERCURIO...........................................................................................10

Actividades funcionales.............................................................................................................10

Flujograma del software MERCURIO......................................................................................13

Actividades a incorporar............................................................................................................13

Controles que proporciona el software MERCURIO................................................................13

Conclusión.....................................................................................................................................15
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Introducción

Un software es una herramienta virtual que nos facilita la gestión y administración de una o

varias tareas generando así una automatización de procesos que nos permite mejorar la

productividad al igual que medirla.

A continuación, nos familiarizaremos con los procesos de desarrollo de un software y las etapas

fundamentales para su planeación y materialización, pasando por la evaluación del software

MERCURIO e implementando mejoras que permitan el buen funcionamiento y practicidad de

dicho desarrollo.
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Objetivo del aprendizaje

Aplicar los conceptos, metodologías y herramientas utilizadas en el diseño de procesos de

desarrollo de software.
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Con base en el referente establecer

¿Cómo se clasifica el software?

Los softwares tienen dos clasificaciones, software operativo y software aplicativo, los

cuales convergen al momento de ser usados:

Software operativo es el encargado de brindar la plataforma de comunicación entre la

máquina y el operador, es decir, es el sistema que permite la interacción de un sistema aplicativo

para la ejecución de tareas al convertirlas en el lenguaje máquina para realizar los

procedimientos previamente estructurados por los programadores.

El software aplicativo, es la interfaz creada para que el usuario pueda realizar los

procesamientos de datos o tratamiento de la información para los procesos empresariales, en

estos existen ejemplo como Excel, Word, PowerPoint, Abdobe, Photoshop, etc., es necesario

resaltar que para hacer uso de un software aplicativo es necesario contar e iniciar primeramente

el software operativo, que es el brinda la interpretación de los comandos emitidos en los

softwares aplicativos para la ejecución de los procedimientos programados.

¿Cuál es el proceso de creación del software?

Se debe entender y gestionar los siguientes elementos para la creación de un proceso: el

objetivo del proceso, el cuál establece la finalidad primordial del desarrollo a realizar; el

vocabulario relacionado con el mismo, donde se implementa la cohesión para una comunicación

abierta y fluida en pro de la mejora continua, teniendo siempre presente el objetivo del proceso;

las normas o reglas que lo regulan, donde se debe tener en cuenta las leyes que se deben respetar

y establecer los límites en el proceso a desarrollar; los métodos que se aplican en la ejecución,

punto en el cual se establece la metodología a tener en cuenta para el desarrollo de todo el

proceso; las personas que lo realizan, es importante saber con qué cualidades cuentan las
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personas que realizan el proceso y cuáles personas harán uso final del mismo, para así afianzar la

mejora continua del mismo; finalmente y no menos importante es el elemento de las

herramientas, donde se debe establecer las necesidades y beneficios que se podrán obtener con el

desarrollo del proceso, teniendo en cuenta las diferentes complejidades en su uso, adquisición o

sostenimiento.

Conociendo anteriormente los elementos que son necesarios para el desarrollo de un

proceso, se tiene presente que para la creación de un software se establecen unas etapas

primordiales, las cuales son:

Definición de la necesidad: en esta etapa se establece cuál es la situación o problema que

requiere una intervención para realizar el desarrollo del software.

Análisis de requerimientos: en este paso se establece las exigencias que tendrá el software

para dar solución a las necesidades previamente planteadas.

Diseño de software: en este paso, se realiza la descripción del paso a paso de lo que

realizará el software, normalmente por medio de diagramas UML, donde se especifican las

interacciones que realizará el software con la información y solución.

Programación y desarrollo de software: este paso como tal es parte fundamental en el

desarrollo de un software, donde se debe haber interpretado muy bien la necesidad para realizar

el proceso programable, donde por medio de los algoritmos implementados en diferentes

lenguajes de programación realizarán el proceso lógico del sistema a desarrollar, con el fin de

solucionar la necesidad inicialmente definida.

Fase de pruebas: este paso es fundamental en el desarrollo, ya que por medio de la fase de

pruebas se realizan los diferentes testing del software desarrollado, buscando establecer las
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soluciones a los errores antes de la implementación y puesta en funcionamiento del desarrollo

realizado.

Implementación: en este paso se busca realizar la entrega del desarrollo realizado al

usuario final (cliente con la necesidad), donde se especifica el funcionamiento y los

requerimientos mínimos para que el sistema no colapse y funcione correctamente en todo el

proceso que debe realizar.

Revisión y mejora: finalmente cuando el usuario final tiene en funcionamiento el

aplicativo desarrollado, identifica opciones que se pueden mejorar para el procesamiento o

agilidad de las tareas que realiza según antiguas o nuevas necesidades.

Señale y explique las 7 especificaciones de requisito del Software

Para el desarrollo del software es necesario definir un procedimiento para el

establecimiento de los requisitos que se esperan solucionar con el desarrollo, el cual consiste en:

Obtener información sobre el problema y el sistema actual: se realiza la recopilación de la

mayor información posible sobre el problema a solucionar y así mismo de las condiciones

actuales del sistema con que se cuenta, esto se realiza por medio de encuestas y entrevistas.

Identificar los objetivos del usuario: se establecen luego del análisis de la información

recopilada en las encuestas, por medio del uso de diferentes herramientas de análisis como la

matriz FODA, las 5W+H, entre otras.

Identificar los objetivos del sistema: se basa en establecer la seguridad activa de la

información recolectada, optando por la solución a los objetivos previamente establecidos.

Identificar los requisitos de información: basado principalmente en la integridad,

disponibilidad y confidencialidad de la información a mantener, por medio de herramientas

seguras como las bases de datos, y sistemas de administración y seguridad de las mismas.
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Identificar los requisitos funcionales: se establece los componentes necesarios para el

procesamiento de las tareas a desarrollar, tanto en dispositivos de entrada como de salida y así

mismo los necesarios para el comportamiento del aplicativo.

Identificar los requisitos no funcionales: son los atributos relacionados con la calidad

como rendimiento, seguridad entre otros, como por ejemplo el lenguaje de programación a

implementar.

Priorizar objetivos y requisitos: es la actividad que trata de maximizar el valor entregado

por el proyecto, haciendo que las cosas más importantes sean tratadas en primer lugar, lo cual

debe estar establecido por el cliente o por la necesidad.

¿Cuáles son los subsistemas que posibilitan el tratamiento digital o electrónico de

información?

Subsistema físico: relaciona los elementos físicos del sistema para tener la capacidad de captar,

almacenar, procesar y emitir la información suministrada por el subsistema lógico. 

Subsistema lógico: establece una serie de instrucciones en un lenguaje especial que dictan al

subsistema físico las funciones que debe realizar y seguidamente crea una relación entre el

usuario y el ordenador.

Subsistema de comunicaciones: permite compartir la información a nivel interno y externo a

través de dispositivos interconectados, como por ejemplo, redes corporativas, redes de área local

y redes de área extendida.

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Subsistema de datos e información: almacena la información obtenida a nivel interno y externo

para utilizarse según las necesidades de la organización.

Subsistema de capital humano: está formado por las personas dentro y fuera de la organización

que se encuentran vinculadas con el sistema de información.

Subsistema de procedimientos: son las pautas o instrucciones que determinan cómo se deben

llevar a cabo las tareas que se ejecutan dentro del proceso para la obtención de un buen resultado.

¿Qué es la gestión documental?

Son las actividades administrativas y técnicas que se realizan con la finalidad de planear,

organizar y gestionar la documentación e información emitida o recibida por alguna institución u

organización, donde se realiza una trazabilidad desde su origen hasta su final, facilitando de esta

manera la utilización y conservación de la documentación.

Luego de establecido el proceso documental y control del mismo, se puede mirar la

opción de implementar un sistema electrónico de documentos, llevando control así de toda la

documentación creada en forma digital y haciendo más fácil la búsqueda y control de la

documentación por medio del inventario digital.

¿Qué es la automatización de procesos?

Es el proceso de la implementación de sistemas que buscan realizar las acciones

repetitivas de los operarios, con el fin de disminuir costes y coadyuvando de esta forma a que los

funcionarios aporten sus capacidades en los nuevos procesos o tareas de mayor responsabilidad

dentro de las empresas, buscando con ello ser más competitivos en un entorno cambiante.
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Se debe tener en cuenta que la automatización de los procesos busca reducir costos,

agilizar procesos, sustituir las actividades repetitivas y en las que se pueden cometer errores

humanos, sin embargo, estas automatizaciones no se deben sólo implementar, debe llevarse a

cabo el respetivo proceso de diseño y desarrollo para obtener un resultado satisfactorio,

equilibrado y competitivo para la empresa.

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Caso de análisis

Para el desarrollo del caso de análisis se tomó como software referente “MERCURIO

Software de Administración de Transporte de Mercancías -TMS” el cual brinda funcionales al

proceso logístico en el transporte de mercancías de diferentes tipos.

Objetivo del software MERCURIO

Gestionar servicios del proceso logístico para transporte de paquetes, mercancías,

operaciones logísticas, control de envíos y transportadores, realizando las actividades contables

de cobro de servicios prestados y así mismo el pago a los transportadores que prestan los

servicios por la empresa.

Actividades funcionales

1. Registro y verificación de estado de clientes: En esta actividad el software registra la

información de los clientes, estableciendo como requisito los datos necesarios para dicho registro

mediante el número de identificación tributaria, razón social, representante legal, número de

identificación del representante, dirección de la empresa, teléfono, en caso de aprobársele un

crédito se establece el monto aprobado y el tiempo límite en días para el pago, así mismo, se le

asigna una calidad de cliente para identificar si obtiene tarifas especiales.

2. Registro y verificación de estado vehículos: esta actividad se fundamenta en el

establecimiento de la base de datos de los vehículos propios de la empresa, donde se estable

como requisito el cumplimiento de las normatividades de tránsito del Estado por medio de

registrar el nombre del propietario, placa, fecha vencimiento SOAT, fecha vencimiento RTM,

fecha de pago de impuestos, seguro todo riesgo y tipo de vehículo.

3. Registro y verificación de proveedores terceros: esta actividad se fundamenta en el

establecimiento de la base de datos de los vehículos que no pertenecen a la empresa, pero que
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prestan servicios logísticos por medio y en representación de la empresa, donde se estable como

requisito el cumplimiento de las normatividades de tránsito del Estado por medio de registrar el

nombre del propietario, placa, fecha vencimiento SOAT, fecha vencimiento RTM, fecha de pago

de impuestos, seguro todo riesgo y tipo de vehículo.

4. Establecimiento de las tarifas de los fletes: En esta actividad el software registra las

diferentes tarifas para los fletes de los servicios a prestar por la empresa, donde se establecen las

rutas, el tipo de servicio, el flete, el tipo de cliente y el tipo de proveedor del servicio (propio o

tercero), dado que de acuerdo a este último se le genera la orden de pago por el 70% del valor al

tercero.

5. Emisión de servicios urbanos y remesas: Esta actividad se puede realizar siempre y

cuando las actividades anteriores estén realizadas de forma correcta, dado que primero especifica

a qué cliente se le va a realizar el servicio, la ciudad donde se realiza el servicio, el tipo de

vehículo requerido para el servicio, como es un servicio urbano el flete se establece según el

tiempo del servicio, la cantidad de auxiliares, esta actividad verifica que el vehículo a asignar

cuente con todos los documentos en regla para poder emitir la remesa del servicio, en caso de

que tenga algún documento vencido genera un mensaje de error informando qué documento no

se encuentra en regla.

6. Asignación de servicios nacionales y emisión de manifiestos: Esta actividad se puede

realizar siempre y cuando las actividades anteriores de registro en las bases de datos estén

realizadas de forma correcta, dado que primero especifica a qué cliente se le va a realizar el

servicio, la ciudad origen y destino del servicio, el tipo de vehículo requerido para el servicio, se

especifica las cantidades de elementos a transportar, esta actividad verifica que el vehículo a

asignar cuente con todos los documentos en regla para poder emitir el manifiesto del servicio, en
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caso de que tenga algún documento vencido genera un mensaje de error informando qué

documento no se encuentra en regla.

7. Emisión de hoja de ruta y controles para los servicios: Esta actividad va ligada al tipo

de servicio nacional, donde se genera una hoja con los puntos de control de la ruta del servicio,

posteriormente es impresa y entregada al conductor, el cual debe realizar una parada física en los

puntos establecidos con el fin de mantener un control en seguridad durante el desplazamiento del

vehículo con la mercancía, en cada punto de control se pone un sello de seguridad en la hoja de

ruta y se reporta por medio de la plataforma web de la empresa, creando de esta forma una

trazabilidad permanente y segura del servicio.

8. Emisión de facturación de servicios prestados: Se generan las facturas de los servicios

prestados por la empresa a los clientes, donde se deja como soporte la factura digital emitida por

el sistema en la cual se visualizan los servicios prestados, el valor del flete por servicio, la fecha

máxima de pago y el total de la factura generada.

9. Semáforo de control de servicios pendientes por cobrar (urbanos): El software cuenta

con un módulo programado para que semanalmente emita un mensaje de alerta sobre los

servicios prestados sin cobrar en más de 10 días, el cual se hace visible al momento del operador

del sistema ingresa a la plataforma por medio del login de su usuario, en este momento el

mensaje lo lleva automáticamente al módulo de facturación para que realice el proceso de

facturación de los servicios vencidos o pendientes.

10. Generación de orden de pago a proveedores terceros: La última actividad es la

generación de orden de pago a los proveedores terceros que prestan los servicios que no se

pueden suplir con la capacidad instalada de la empresa, en esta actividad el software permite

filtrar por medio de la identificación del propietario del vehículo, los servicios que ha prestado y
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no se le han pagado al tercero, luego de visualizar el listado de servicios a pagar, se verifica que

la documentación soporte del servicio se encuentre en la empresa y de forma inmediata se le

genera la autorización de pago, dejando como soporte el documento digital del valor a transferir

en pago por los servicios prestados.

Flujograma del software MERCURIO

Actividades a incorporar

Hoja de vida vehículos: En esta nueva actividad se busca crear una hoja de vida por

vehículo con el fin de llevar el control de todos los mantenimientos y costos en los vehículos,

donde posteriormente se generará un informe mensual de los gastos necesarios en cada vehículo

logrando obtener de primera mano la información contable y posible toma de decisiones

referente a la necesidad de renovar el parque automotor mitigando los gastos constantes en

mantenimiento.

Controles que proporciona el software MERCURIO

1. Control de acceso: Este control es el primero y muy fundamental, ya que el personal

autorizado es el que debe acceder a la plataforma del software para poder realizar las diferentes

actividades, para lo cual el sistema maneja un registro de acceso a la plataforma y las actividades

que realiza cada usuario.

2. Registro de clientes: Este control se basa en que es necesario la creación y registro de

los clientes, lo cual para la asignación de algún tipo de servicio el cliente debe estar creado

previamente, de lo contrario no se le puede asignar el servicio a programar.

3. Documentación en vigente: este control se fundamenta en no permitir la programación

de vehículos cuyos documentos legales tales como SOAT, RTM y seguro todo riesgo se
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encuentren vencidos, con el fin de mitigar riesgos financieros y de responsabilidad contractual en

caso de que se presente un incidente o accidente de tránsito en la prestación de un servicio.

4. Mensaje de servicios pendientes por cobrar: Este control mitiga el error humano de no

facturar servicios realizados o contratados después de 10 días de emitido la remesa o manifiesto

de carga, generando así un control en el proceso de cartera y mejorando el control financiero de

la prestación de servicios.

5. Control de cambios: El software maneja un control de todas las actividades realizadas

por cada usuario autorizados, con el fin de dejar registrado el historial de cada cambio realizado

en cada actividad, estableciendo de esta forma una trazabilidad sistematizada procurando

mantener la seguridad, confidencialidad e integridad de la información almacenada en las bases

de datos de la empresa y sus clientes.

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Conclusión

Podemos concluir que la implementación de un software inicia por una evidente necesidad de

mejorar, gestionar, y simplificar los procesos de una organización o cliente especifico, basándose

en una constante mejora que permita el logro de los objetivos planteados.