Primer Caso: AGENCIA DE SEGURIDAD CUIDADOS S.A.

Unidad a Definir:
DIVISIÓN DE SEGURIDAD

MISIÓN

Asegurar el eficiente funcionamiento del Sistema de Seguridad de la

Agencia Cuidados S.A. , garantizando la integridad física de sus
trabajadores, instalaciones y valores.

FUNCIONES GENERALES DE LA DIVISION Y SUS

COLABORADORES

a. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico de la

Agencia de Seguridad; así como elaborar, implementar y ejecutar el
Plan Operativo Anual de la División Seguridad.

b. Diseñar, elaborar e implementar el Sistema de Seguridad Integral,

velando por que su
Funcionamiento garantice la seguridad de las instalaciones, personal
que opera en ellas, bienes y valores de la Agencia de Seguridad, en
coordinación con las diversas unidades orgánicas relacionadas.

c. Realizar el análisis y diagnóstico de las condiciones de seguridad de

las instalaciones de la Agencia de Seguridad, a fin de tomar las
medidas pertinentes para prevenir o atenuar los riesgos por siniestros
naturales y/o provocados, que conlleven a la creación de una
conciencia de seguridad preventiva.

d. Participar en la elaboración de los convenios y contratos para la

prestación del servicio de vigilancia policial y particular
respectivamente, así como supervisar y controlar su cumplimiento.

e. Llevar, controlar y mantener actualizado, el inventario de los

bienes y equipos de seguridad física y electrónica de la Agencia de
Seguridad, en coordinación con las unidades orgánicas usuarias.

f. Diseñar y proponer actividades preventivas y correctivas contra

fraudes y robos, que amenacen la integridad del patrimonio de los
clientes y la imagen institucional de la Agencia de Seguridad,
coordinando su ejecución con las diversas unidades orgánicas
relacionadas y entidades externas, de ser el caso.

g. Brindar apoyo a las diversas unidades orgánicas de la Agencia de

Seguridad que así lo soliciten, cuando se trate de operaciones o
transacciones en las que existan indicios o sospechas de actividades
fraudulentas, efectuando investigaciones de carácter no
administrativas de los hechos y circunstancias relativos al asunto
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materia de investigación, comunicando a las unidades orgánicas
solicitantes los hallazgos efectuados, debiendo informar al
Departamento de Auditoría Interna o de Personal, según el caso,
aquellos temas en que se encuentre algún hecho irregular donde se
presuma la participación de
Personal de la Agencia de Seguridad o terceros.

h. Gestionar y mantener la vigencia de las licencias para portar armas

de fuego del personal de seguridad de la Agencia de Seguridad, así
como del carné de autorización e identificación como personal de la
Agencia.

i. Intervenir e informar al Jefe de Área de Administración y, por su

intermedio a la Alta Dirección, en los casos de asalto, robos,
secuestros y otros hechos delictivos que atenten contra la integridad
de los trabajadores, bienes, valores e instalaciones de la Agencia de
Seguridad.
p. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios
solicitados por el área a su cargo.

q. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por

el Departamento de Auditoría Interna y los organismos de control
externo.

Descripción de puesto de trabajo

CARGO PROPUESTOS

A. Jefe General de División

B. Jefe de División
C. Supervisor de Seguridad
D. Agente de Seguridad
E. Chofer

FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS

A. Jefatura de División
Denominación del Cargo Específico: Jefe General de División
Funciones Específicas:
a. Planear, organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de las
actividades del Área de Administración del área bajo su jefatura.
b. Participar en la elaboración y la ejecución del Plan Estratégico de la
Agencia de Seguridad y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual
del Área de Administración del territorio asignado.
c. Administrar en forma eficaz los recursos asignados al Área, de
acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección.
d. Diseñar, proponer, gestionar y ejecutar las políticas para la
administración de los procesos de Personal correspondiente al Área
de Administración.

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e. Proponer y ejecutar los Planes Institucionales que correspondan y
el presupuesto de Personal correspondiente al Área de
Administración.
f. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones
administrativas relativas al ámbito de su competencia.
g. Informar periódicamente a la Gerencia General sobre los resultados
de la operatividad de la unidad orgánica a su cargo.
h. Atender asuntos de su competencia que le sean formulados por las
distintas unidades orgánicas de la Agencia de Seguridad.
i. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios
solicitados por el área a su cargo.
m. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a
la que pertenece y las que por norma sean de su competencia.

Línea de Autoridad y Responsabilidad:

_ Depende Directamente del: Gerencia General.
_ Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos
Específicos del Área de Administración-Supervisores – Agentes –
Choferes.

B. Jefatura División Seguridad

Denominación del Cargo Específico: Jefe de División Seguridad
Funciones Específicas:
a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de
las actividades de la División Seguridad.
b. Participar en la elaboración y la ejecución del Plan Estratégico de la
Agencia de Seguridad y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual de
la División Seguridad.
c. Administrar en forma eficaz los recursos asignados a la División, de
acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección.
d. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones
administrativas y operativas relativas al ámbito de su competencia.
e. Proponer y coordinar con el Departamento de Informática y el
Departamento de Planeamiento y Desarrollo, la implantación de los
sistemas automatizados requeridos por la División.
f. Informar periódicamente al Jefe del Área de Administración sobre
los resultados de la operatividad de la unidad orgánica a su cargo.
g. Proporcionar al Departamento de Auditoría Interna la información y
documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus
funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema
Nacional de Control".
h. Atender asuntos de su competencia que sean requeridos por las
distintas unidades orgánicas del
Agencia de Seguridad.
j. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo,
así como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones
de los órganos competentes.
k. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los
procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de
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propiciar la cultura de la calidad en el personal de la División
Seguridad.
l. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a la
que pertenece y las que por norma sean de su competencia.

Línea de Autoridad y Responsabilidad:

· Depende Directamente del: Jefe del Área de Administración de la
división
· Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos
Específicos de la División de Seguridad: Supervisores, Agentes y
Choferes

C. Denominación del Cargo Específico: Supervisor de

Seguridad.
Funciones Específicas
a. Elaborar propuestas para el diseño, elaboración e implementación
del Sistema de Seguridad Integral y Plan integral de Seguridad de la
División.
b. Participar en la elaboración,; implementación y ejecución del Plan
Operativo Anual de la División Seguridad.
c. Evaluar y controlar la implementación y ejecución de las
actividades del Sistema de Seguridad Integral, en coordinación y
apoyo de las unidades orgánicas pertinentes.
d. Verificar el correcto cumplimiento del programa de mantenimiento
preventivo de las instalaciones y equipos del sistema de seguridad
electrónica, (CCTV, ATM WATCH, alarmas, cerraduras de acceso a
lobbys de ATM´s, cerraduras de tiempo y retardo, entre otros) y
seguridad física (armas, chalecos, equipos de seguridad, equipos
contra incendios y otros) de la Agencia de Seguridad.
e. Efectuar el control y mantener actualizado el inventario de los
equipos y dispositivos de seguridad electrónica y física, así como
llevar el registro y control de mantenimiento preventivo y reposición
de los mismos.
f. Supervisar la correcta operatividad del centro de control de
emergencias y centro de monitoreo
Instalado en la Sede Principal, Sede aledañas a las ciudades
asignadas y otras, a fin de garantizar el correcto funcionamiento del
sistema de alerta de la Agencia de Seguridad.
g. Supervisar y controlar el uso de las tarjetas electrónicas de acceso
a las instalaciones de la Agencia de Seguridad.
h. Atender en coordinación con el Departamento de Logística,
fabricante o distribuidor autorizado, de ser el caso, las solicitudes de
reparación, mantenimiento o reposición de los sistemas de seguridad
electrónica y elementos de seguridad física, presentadas por las
unidades orgánicas usuarias así como los instrumentos de balística y
armas.

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i. Efectuar propuestas técnicas de actualización o repotenciación de la
tecnología utilizada en materia de seguridad electrónica y física
presentarlas a su jefatura.
j. Supervisar el cumplimiento del Plan Integral de Seguridad y sus
especificaciones técnicas en materia de seguridad electrónica en los
procesos de apertura, traslado e instalación de agencias y medios
electrónicos de autoservicio.
k. Definir las especificaciones técnicas de acuerdo a la norma técnica
utilizada por el Agencia de Seguridad, para la adquisición de los
equipos y sistemas de seguridad electrónica y física, así como
verificar su cumplimiento antes del proceso de internamiento.
l. Brindar capacitación sobre aspectos básicos del correcto uso de los
equipos de seguridad electrónica y física a los administradores de las
agencias a nivel regional indicadas y al personal de seguridad y
administrativo en general de la división encargada.
m. Diseñar, elaborar y mantener actualizado el plan de ejecución de
simulacros y actividades de capacitación y difusión de medidas de
seguridad preventivas, coordinando con el personal Supervisor de la
División, su implementación y ejecución.
n. Administrar y custodiar las copias de los convenios de servicio de
vigilancia policial y contratos de vigilancia particular, velando por su
vigencia y actualización de acuerdo a cláusulas y acuerdos
establecidos, en coordinación con las unidades orgánicas
relacionadas.
o. Mantener permanente coordinación con las unidades
especializadas en fraudes asaltos y robos de la Policía Nacional a fin
de prevenir y alertar acciones delictivas en contra de la Agencia de
Seguridad.
p. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a
la que pertenece y las que por norma, sean de su competencia.

Línea de Autoridad y Responsabilidad:

_ Depende Directamente del: Jefe de la División de Seguridad
_ Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Agente
de Seguridad, chofer.

.
D. Denominación del Cargo Específico: Agente de Seguridad
Funciones Específicas:
a. Hacer cumplir las disposiciones contenidas en el en el Sistema de
Seguridad Integral y Plan Integral de Seguridad de la Agencia de
Seguridad, poniendo en funcionamiento las acciones de prevención
de siniestros, riesgos de fraudes y acciones delictivas en sus distintas
modalidades a los que están expuestos las instalaciones, personal,
bienes y clientes de la Agencia de Seguridad, así como proponer
medidas preventivas al
Respecto.
b. Realizar el registro e informe de las condiciones del sistema de
seguridad de las instalaciones del Agencia de Seguridad en materia

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de prevención de siniestros, fraudes y acciones delictivas por lugar de
ocurrencia, a fin de identificar a los presuntos autores.
c. Efectuar el registro e informe de las ocurrencias de acciones
vandálicas y delictivas que atenten contra los locales de la Red de
Oficinas y medios electrónicos de autoservicio de la Agencia de
Seguridad, proponiendo las acciones correctivas necesarias a fin de
mantener los parámetros de seguridad en materia de prevención
establecidos.
d. Ejecutar simulacros de siniestros naturales y provocados en las
instalaciones de la Agencia de Seguridad.
e. Verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas en materia
de prevención de fraudes, durante los procesos de apertura, traslado
e instalación de agencias y medios electrónicos de autoservicio.
f. Realizar los operativos de seguridad preventiva con el fin de
detectar la presencia de sujetos sospechosos que se encuentran
dentro de las instalaciones de la Agencia de Seguridad o en sus
inmediaciones.
g. Efectuar el seguimiento de actos delictivos en perjuicio de clientes
o intereses de la institución, producidos en las instalaciones o
inmediaciones de la Agencia de Seguridad, con el objeto de
determinar las debilidades del sistema de seguridad, así como
elaborar el informe con las recomendaciones respectivas.
h. Ejecutar operativos de resguardo y protección personal de aquellos
trabajadores de la Agencia de Seguridad que por motivo de sus
funciones así lo requieran.
i. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a la
que pertenece y las que por norma sean de su competencia.

Línea de Autoridad y Responsabilidad

_ Depende Directamente del: Jefe de la División de Seguridad.
_ Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos:
Ninguno.

E. Denominación del Cargo Específico: Chofer

Funciones Específicas:
a. Realizar con la seguridad y reserva del caso, el transporte del
personal autorizado de la unidad orgánica cuando así se requiera.
b. Apoyar en las labores de transporte de documentos de la unidad
orgánica que le sean
Encomendados por la persona autorizada.
c. Informar oportuna y detalladamente del resultado de las
comisiones de servicio que le fueran encomendadas.
d. Reportar al jefe inmediato superior durante toda la jornada laboral,
cualquier salida o movimiento personal o del vehículo.
e. Mantener el vehículo asignado a la unidad orgánica en óptimas
condiciones de funcionamiento e higiene, coordinar su mantenimiento
mecánico con la unidad orgánica pertinente y el oportuno
abastecimiento de combustible.

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f. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a
la que pertenece y las que por norma sean de su competencia.
g. Apoyar al personal de seguridad en ejecutar operativos de
resguardo y protección personal de aquellos trabajadores de la
Agencia de Seguridad que por motivo de sus funciones así lo
requieran.
h. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a
la que pertenece y las que por norma sean de su competencia.

Línea de Autoridad y Responsabilidad:

_ Depende Directamente de la: Supervisor de la División Seguridad.
_ Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno.

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Perfil de contratación

Jefe General de División

Educación formal necesaria:
Estudios Especializados en Administración, con preferencia en temas
de seguridad, ciencias políticas y seguridad laboral y empresarial,
manejo de valores.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar en áreas
privadas.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios de seguridad y herramientas tecnológicas de
seguridad.
Uso de computadora
Uso de fax
Manejo de camiones blindados.
Manejo de armas de bajo y grueso calibre.
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.

Jefe de División de Seguridad

Educación formal necesaria:
Bachiller, preferiblemente estudios universitarios completos en áreas
de administración y de seguridad laboral, ciencias políticas. Manejo
de valores.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de dos años de experiencia en puesto similar en áreas
privadas.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios de seguridad y herramientas tecnológicas de
seguridad.

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Uso de computadora
Uso de fax
Manejo de camiones blindados.
Manejo de armas de grueso y bajo calibre.
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.
Trabajo en equipo.
Adaptabilidad al cambio y circunstancias.

Supervisor de Seguridad
Educación formal necesaria:
Bachiller, preferiblemente con estudios universitarios a niveles casi
completos pero con experiencia en el área de seguridad empresarial,
sistemas de protección y manejo de valores
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de dos años de experiencia en puesto similar, en áreas
privadas o sector público.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios
Uso de computadora
Uso de fax
Manejo de camiones blindados.
Manejo de armas de grueso y bajo calibre.
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Organizado para manejo de seguridad y valores
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.
Trabajo en equipo.
Adaptabilidad al cambio y circunstancias.

Agente de Seguridad
Educación formal necesaria:

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Bachiller, con experiencia en áreas de seguridad y manejo de valores
y seguridad.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de dos años de experiencia en puesto similar en sector
publico o privado.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios
Uso de computadora
Uso de fax
Preferible manejo de armas gruesas o bajo calibre.
Trabajo en equipo.

Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Manejo de presión
Observador
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.
Trabajo en equipo.
Adaptabilidad al cambio y circunstancias.

Chofer
Educación formal necesaria:
Bachiller, preferible, con licencia comercial de manejo de blindados
preferiblemente.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de dos años de experiencia en puesto similar en sector
publico o privado.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios
Uso de computadora
Uso de fax
Manejo y licencias comerciales.

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Preferible manejo de armas.
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Trabajo en equipo
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.

ORGANIGRAMA

Jefe Nacional
Jefe
de Seguridad
Provincial

Supervisor Supervisor
de Área área
Panama

Agen Chofer Agent Chof

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Caso No. 2: Almacenes El Retiro.

I Información General del Puesto

Nombre del Puesto: EJECUTOR DE LOGISTICA E INVENTARIO
DE PISO I
Departamento al que pertenece el Puesto:
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de
garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos
recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las
existencias de las herramientas y repuestos, verificando la exactitud
del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el
catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así
como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Puesto del que depende

Jerárquicamente: Supervisor de Logística e Inventario de Piso

Puesto relacionado operativamente: Jefe de Compras

Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier

otro tipo de ausencia temporal, será reemplazado por el personal
operativo de bodega designado por su jefe inmediato.

II. Descripción General del Puesto:

Será responsable del inventario de entrada y de salida de la
mercancía del depósito de ferretería y de repuestos, del
mantenimiento y buen estado físico de los artículos y mantener al día
los puntos de reorden de mercancía de forma interna dentro de la
bodega y externa para la venta al público de piso,

III. Descripción de Tareas o Funciones:

 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción,
despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o
consumo de las áreas del Centro de despacho de piso y
externo.
 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes
establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones
y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o
contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente al proveedor.
 Mantener la administración de los productos de ferretería y
repuestos, lo cual conlleva el inventario físico de equipo, los de
tránsito y los defectuosos para reemplazo.

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  Distribuir a las diferentes unidades los materiales dentro de los
anaqueles especificados.
 Colaborar con mantener el inventario de piso (al cliente) de
acuerdo a órdenes de pedido de los vendedores de piso.
 Colaborar con las unidades en el traslado de documentación
interna en lo referente a las herramientas y ferreterías, en el
área de ventas, de tránsito y de cambios por defectos de
fábrica.
 Notificar mediante pedido al jefe de compras, los puntos
mínimos de existencia de la mercancía, para su gestión de
compras.
 Mantener el área limpia y ordenada.
 Guardar y será responsable de la mercancía del inventario para
su uso correcto según ventas, para el orden de la calidad de las
mercancías
 Mantener al día la documentación relacionada con el inventario
de las herramientas y los repuestos.
 Preparar la información trimestral para el Comité de Control y
Auditoría, de Bodega.
 Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de
equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su
baja, de conformidad con la normatividad establecida en la
materia, informando al Departamento de Contabilidad para que
se efectúe el registro correspondiente.
 Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los
objetivos del puesto y de la empresa.

IV. Perfil de contratación:

Educación formal necesaria:
Bachiller, preferible estudios universitarios iniciales.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de dos años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios
Uso de computadora
Uso de fax
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.

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Preciso, Detallista, Proactivo a la calidad del trabajo.

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