Controles internos:!

- Efectivo!
• Seleccionar un empleado de confianza !
• Responsabilidades delimitadas!
• Una sola persona no puede controlar todas las funciones!
• Auditoria de caja !
• Movimiento de personal para que no haya personal indispensable!
• Instrucciones por escrito!
• Numeración de documentos importantes (facturas, comprobantes)!
• El dinero en efectivo solo se debe usar para compras menores!
• Revisiones recurrentes no constantes de la caja chica!
• Personal de contabilidad no realiza revisión !
• Uno o dos empleados elegidos por quien maneja la caja como testigo!
• Cada salida de dinero se refleja con factura o comprobante!
• Llave de la caja chica solo la tiene el dueño de la empresa y quien la custodia !
• Cheques deben expedirse con dos firmas por lo menos!
• Mantener la confidencialidad del dinero!
- Mercancia!
• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año!
• Conteo periódico o permanente para verificar perdidas de material!
• Control interno de inventarios computarizado!
• Control claro y preciso de las entradas de mercancía al almacén !
• Almacenamiento del inventario para protegerlo de robos daño o descomposición !
• Solo accede al almacén el personal autorizado !
• No entra al almacén personal de contabilidad!
• Mantener suficiente inventario disponible para prevenir deficit!
• Confrontar los inventarios físicos con los registros contables!
• Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas!
• Proteger inventarios con un seguro!
• Hacer verificaciones al azar para comparar con libros contables!
• Todo movimiento debe estar firmado por la persona que entrega y la que recibe!
• Cantidad mínima y máxima de la mercancía !
• Entradas de mercancía en una fecha especifica que conozca el jefe de almacén !
• Salidas de almacén debe ser sumamente estricto !
- Activo fijo (10)!
• Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.!
• Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.!
• Asignación de números de identificación a cada activo.!
• Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de contabilidad.!
• Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes.!
• Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos (recibos de venta
de activos.)!
• Verificar autorización de compra!
• Justificación de la compra!
• Amortización para vender!
• Identificación de lo que va a ser reemplazado!
• Verificar entrega o destrucción de los activos !
• Verificar de manera periódica la existencia de los bienes!
• Controlar las entradas y salidas del activo fijo!
• Preservar el mantenimiento de bienes muebles e inmuebles!
• Inspección física de los activos fijos!
- Suministros !
• Recibir suministros con su respectiva orden de entrega!
• Revisión del material con la copia de la orden de compra!
• Verificar cantidad y calidad del material!
• Verificar y aprobar las facturas de los proveedores !
 • Departamento de contabilidad debe registrar facturas !
• No recibir materiales si se presentan irregularidades!
• Registrar entradas y salidas de los materiales !
• Si el material no cumple con las especificaciones, emitir la orden de devolución de compra!
• Debe ser posible determinar el cualquier momento la cantidad y costo de cada material en
existencia!
• Por lo menos dos personas deben realizar los movimientos de materiales para evitar robos o
fraudes!
!
Definición: !
Pagare: es un documento mediante el cual una persona o empresa se compromete con otra a
pagar una cantidad de dinero en tiempo determinado!
! Partes: - Fecha y lugar de emisión!
! ! - Fecha de vencimiento!
! ! - Nombre del emisor y del beneficiario!
! ! - Numero de cuenta del emisor!
! ! - Promesa de pago!
! ! - Firma del emisor del pagaré!
! ! - Razón social a la que se debe realizar el pago!
! ! - Cantidad en letras y números!
!
Letra de cambio: Documento mercantil por el que una persona, librador, orden a otra, librado, el
pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o de vencimiento!
! Partes: - Denominación: debe llevar letra de cambio en el mismo texto del titulo y en el !
! ! idioma de redacción del documento!
! ! - Orden de pago: Cantidad de suma de dinero en números y letras!
! ! - Fecha y lugar: Donde se emitió la letra!
! ! - Vencimiento: Fecha en la que debe ser pagada la letra!
! ! - Lugar de emisión: Lugar de emisión del titulo !
! ! - Lugar del pago: Lugar donde el pago debe efectuarse!
! ! - Datos del que debe pagar (librado): Datos de quien recibe y debe pagar la LC!
! ! - Datos del Beneficiario: Datos del que debe recibir el pago de la letra de cambio!
! ! - Firma del que gira la letra (librador): Firma de quien elabora la letra de cambio!
!
Artículos código de comercio: Arts. 410, 411, 412, 414, 415, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 422,
423, 424, 425, 426, 427, 428, 429, 438, 439, 440, 451, 455, 477, 536, 124, 127, 15, 150.!
!
Sistema de comprobantes: Sistema contable diseñado para proporcionar un control interno de los
desembolsos de efectivo. Requiere la verificación, aprobación y registro de todas las
transacciones. Es una forma de registrar los pagos de efectivo que aumenta el control interno al
formalizar el proceso de aprobación y registro de facturas para pago.!
!
Pignoración: es el acto de dejar algo en prenda para garantizar una operación. Ese “algo” tiene
que ser una garantía real, es decir, cualquier bien mueble que pueda ser comprado o vendido (un
coche, una casa, unas acciones de una empresa, una colección de cuadros valiosos, joyas, entre
otros)!
!
Hipoteca: Una hipoteca es un contrato mediante el cual se toma como garantía de un crédito a un
bien que generalmente lo constituye un inmueble. El bien permanece en manos del propietario
mientras este cumpla con sus obligaciones; en caso contrario, el acreedor puede realizar la venta
del bien para cobrar el dinero que prestó.!
!
Efectivo en caja: El efectivo en caja es la cantidad total de dinero en efectivo accesible.!
!
Fondo fijo caja chica: es el dinero que se mantiene a mano para hacer pequeños pagos en los que
no se quiere utilizar un cheque o tarjeta de crédito.