Descripción proceso

INICIO

Cada dependencia hace apertura de las

carpetascon base a la TRD y es responsable de APERTURA DE
recibir y velar por la organización de su archivo
CARPETAS

El comité de archivo se reúne para crear o

actualizar la TRD., teniendo en cuenta el NO Se organizan
acuerdo TRD los
N. 004 del 30 de Abril del 20019, el cual documentos
reglamenta la elaboración y aprobación de las
TRD
La apertura e identificación de las carpetas
debe reflejar las series y subseries Se identifica
correspondientes a cada unidad SI series y subseries
Administrativa.

Si no se tiene claro el sistema de ordenación

diríjase a al Acuerdo 042 de Octubre 31 de NO
se organizan
2002, por el cual se establece los criterios para Acuerdo 002 los
la organización de los archivos de gestión en las del 2014 documentos
entidades públicas y privadas

Se tendrá en cuenta el control de los

documentos, la foliación o paginación, la
ordenación interna de los documentos el
inventario y cierre. Los tipos documenta se Gestión del
ordenarán de tal manera que se pueda SI expediente
evidenciar el desarrollo de los tramites. El
documento con la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se
encontrara al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrar al final de la misma

Si no está claro el sistema de ordenación, es

necesario revisar la cartilla de ordenación Cartilla de NO Sabe cómo
documental. ordenación ubicar las
carpetas

Las carpetas y demás unidades de

conservación se deben identificar, marcar
SI Organización de
y rotular de tal forma que permita su
ubicación y recuperación. Se ubican los expedientes
teniendo en cuenta fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de
expediente, número de folio y fechas
extremas
Se adopta el formato único del inventario
documental NO
Cartilla de Sabe cómo
ubicar las
ordenación
carpetas

Se conservara las series documentales hasta

que se cumpla las fechas establecidas se
Aplicar los
realizara la eliminación de las series
correspondientes SI establecido en
TRD

Se realiza la debida transferencia al

archivo central deacuerdo a las Transferencia
fechas establecidas. Documental
primaria

FIN