ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

LUISA FERNANDA LANZZIANO LANZZIANO

SENA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3 - INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS.

El aprendiz deberá analizar dentro de la entidad donde labora o investigó, el

sistema que utiliza para la organización de documentos de archivo, presentar un
diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de
preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado La entidad que investigue en su organización
documental de archivo, el sistema que utilizan es el Alfabético.

COOCHOFERES LTDA

DIAGNÓSTICO
Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite
acceder a la información de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los
documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e interna de los
documentos, permitiendo a la persona que consulta la comprensión de la
información.
Sin embargo, su documentación no se encuentra foliada lo que dificulta a la hora
de buscar un documento e información de manera precisa y saber cuál es la
totalidad de documentos que tiene cada carpeta a la medida que se suministra
información al expediente e impidiendo demostrar el desarrollo de los trámites.
Su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que abarcan, pues se
puede apreciar que por más que la documentación este organizada de manera
alfabética esta se encuentra estrecha ocasionando arrugamiento, daños o
dificultad al acceder de manera rápida si se llegase el caso, además de la mala
presentación que puede generar ante los demás.
No existe un encargado para la parte de organización documental, ya que las
personas que trabajan en la entidad son las mismas que acceden y manipulan los
archivos donde esto provoca desorden o descuidar la documentación.
Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su
documentación, pues estos archivos se encuentran en un ambiente donde
cuentan con buena iluminación, ventilación, temperatura, pero en un espacio
pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un archivo de su
estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos porque no
tendrían espacio causando pérdidas con su documentación.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

RECOMENDACIONES

1. Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas

que hay en cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un documento
particular y demostrar el desarrollo de sus trámites.
2. Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los
archivos, ya que generara un acceso más rápido y eficaz a la
documentación y evitara daños en sus archivos.
3. Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio
donde puedan estar toda la documentación sin que se pierda ninguna. En
caso de que no haya un lugar amplio buscar la manera de organizarla
escogiendo alguno de los sistemas de ordenación documental.
4. Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.
5. Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte
documental de la entidad. Esto ayudara a tener un orden de entrada y
salida de los documentos y a preservar su conservación.