}EVIDENCIA No.

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTANDO POR:

LUISA FERNANDA LANZZIANO LANZZIANO

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura, es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín archivium y este
del griego archeion que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos.

Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial
de los recursos de información de una empresa, entidad púbica, privada o un país
por cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo
histórico de sus funciones y actividades.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden de servir como testimonio e información a la persona o institución que
los procede y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura, y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
engrandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
y el personal encargado de su manejo.

Los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus

tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que a realizado o recibido, verificar pendientes, llevar
a cabo investigaciones, toma de decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o por requerimiento de una persona.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.

Los archivos se clasifican en:

1. Según su organización: Archivos centralizados, descentralizados,
descentralizado con control descentralizado y descentralizado con control
centralizado.
2. Según su uso: Archivos activos, semiactivos e inactivos
3. Según su naturaleza: Archivo público, privado de interés público y privado.
4. Según su ciclo de vida: Archivo de gestión, central e histórico.
Las características de un Archivo son:
1. Económicas
 2. Simples
3. Funcionales
4. Exactos
5. Técnicos
También podemos ver que un archivista debe contar con ciertas cualidades al
momento del manejo del archivo de una empresa, las cuales son:
1. Orden
2. Responsabilidad
3. Prontitud
4. Cordialidad
5. Sigilio Profesional
6. Concentración
Los archivos se encuentran categorizados de la siguiente manera:
1. Archivo General de la Nación
2. Territorialidad
3. Organización del Estado

La importancia de los archivos a llevado a que las empresas en la actualidad

lleven un orden y control de todos los documentos que se manejan dentro de ella,
para así evitar futuros errores.
 CONCLUSIONES

El archivo ha sido pieza fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica del mundo.
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública o privada representada
en la conservación de los documentos.
El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.

Sabemos que un archivo, es

un conjunto de documentos,
sin importar fecha, forma y
soporte
material, que pueden ser
acumulados por una persona
natural o entidad pública o
privada, en
el ejercicio de sus actividades.
Asimismo, conocemos que la
historia de los archivos se
remonta al origen de la
escritura, es
decir, que no es hoy que se
habla de ellos y tiene su
origen desde el inicio de la
historia de la
humanidad.
Por otro lado, existieron
diversas culturas o
civilizaciones que aportaron al
surgimiento
documental; entre ellas se
pueden mencionar a los
egipcios, quienes en los
templos del
clérigo reflejaban todas las
inscripciones que iba dirigidas
a la doctrina. Las
civilizaciones de
Roma y Grecia, por su parte
dejaban por escrito
testamentos y una variedad de
documentos
en vestigios de madera y
mármol con elementos
metálicos
Sabemos que un archivo, es
un conjunto de documentos,
sin importar fecha, forma y
soporte
material, que pueden ser
acumulados por una persona
natural o entidad pública o
privada, en
el ejercicio de sus actividades.
Asimismo, conocemos que la
historia de los archivos se
remonta al origen de la
escritura, es
decir, que no es hoy que se
habla de ellos y tiene su
origen desde el inicio de la
historia de la
humanidad.
Por otro lado, existieron
diversas culturas o
civilizaciones que aportaron al
surgimiento
documental; entre ellas se
pueden mencionar a los
egipcios, quienes en los
templos del
clérigo reflejaban todas las
inscripciones que iba dirigidas
a la doctrina. Las
civilizaciones de
Roma y Grecia, por su parte
dejaban por escrito
testamentos y una variedad de
documentos
en vestigios de madera y
mármol con elementos
metálicos
Sabemos que un archivo, es
un conjunto de documentos,
sin importar fecha, forma y
soporte
material, que pueden ser
acumulados por una persona
natural o entidad pública o
privada, en
el ejercicio de sus actividades.
Asimismo, conocemos que la
historia de los archivos se
remonta al origen de la
escritura, es
decir, que no es hoy que se
habla de ellos y tiene su
origen desde el inicio de la
historia de la
humanidad.
Por otro lado, existieron
diversas culturas o
civilizaciones que aportaron al
surgimiento
documental; entre ellas se
pueden mencionar a los
egipcios, quienes en los
templos del
clérigo reflejaban todas las
inscripciones que iba dirigidas
a la doctrina. Las
civilizaciones de
Roma y Grecia, por su parte
dejaban por escrito
testamentos y una variedad de
documentos
en vestigios de madera y
mármol con elementos
metálicos
Sabemos que un archivo, es
un conjunto de documentos,
sin importar fecha, forma y
soporte
material, que pueden ser
acumulados por una persona
natural o entidad pública o
privada, en
el ejercicio de sus actividades.
Asimismo, conocemos que la
historia de los archivos se
remonta al origen de la
escritura, es
decir, que no es hoy que se
habla de ellos y tiene su
origen desde el inicio de la
historia de la
humanidad.
Por otro lado, existieron
diversas culturas o
civilizaciones que aportaron al
surgimiento
documental; entre ellas se
pueden mencionar a los
egipcios, quienes en los
templos del
clérigo reflejaban todas las
inscripciones que iba dirigidas
a la doctrina. Las
civilizaciones de
Roma y Grecia, por su parte
dejaban por escrito
testamentos y una variedad de
documentos
en vestigios de madera y
mármol con elementos
metálico