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ADMINISTRACION DE PROYECTO
AREA DE ADMINISTRACION DE LA INFORMATICA
CIUDAD UNIVERSITARIA
Administración de la Información
Principios a seguir:
1. Mitigue los riesgos: En todas las actividades relacionadas con AI los riesgos deben ser
identificados.
• Una vez identificados los riesgos los gerentes de los proyectos deben planear
adecuadamente para minimizarlos
3.Enfocarse en la adopción
• Los SI solo son útiles si se usan…El reto esta en conseguir el apoyo mínimo de
parte de los usuarios que garantice que la información será utilizada y mantenida
adecuadamente. Es necesario identificar los beneficios para cada uno de los
involucrados y comunicar claramente el propósito de cada uno de los proyectos,
conducir constantemente actividades que les permitan a los usuarios aceptar los
cambios y asegurar que los cambios en los sistemas serán útiles y utilizados por los
empleados
Las empresas con sistemas de información de calidad son aquellas que tiene una cultura
organizacional flexible
OBJETIVOS DE CONTROL
POLITICAS REALIZADAS
PO10AIMO-1
PO10AIO-2
PO10AIS-3
PO10AIO-4
PO10AIO-5
PO10AIPR-6
PO10AIPR-7
PO10AIS-8
PO10ARP-9
Política PO10AIMO-1
5. Este programa de inversiones debe estar de acuerdo a lo necesario en el proyecto definir cada
una de las herramientas al igual que establecer el costo beneficio de cada uno al igual que
identificar proveedores.
1. Presentar propuesta inicial del nuevo proyecto por escrito a la directiva de la organización
mostrando sus objetivos clave de alcance, costo, tiempo, y calidad y, sobre todo, satisfacción del
cliente, a través de una presentación, graficas y un documento para cada uno de los integrantes de la
directiva, considerando también el programa al que pertenece.
2. El nuevo proyecto debe ser aprobado al menos por el 60% de los integrantes de la directiva, y
realizar un documento de consentimiento con la firma y sello de la empresa considerando a los
responsables y aprobación.
Procesos 3. Recursos humanos debe de reclutar a las personas óptimas y necesarias para la realización del
relacionados proyecto. Cada responsable debe estar seleccionado de acuerdo a su perfil a través de entrevistas,
con el capacitación y examen psicometricos, contando con las actitudes necesarias para la realización del
nuevo proyecto.
PO2
PO5
4. El nuevo proyecto debe de contar con su marco de trabajo, metodología y manual del mismo
elaborado por:
5. Cada empleado o persona involucrada debe tomar capacitación para su área en manera teórica y
practica por lo menos 2 veces al año, los exámenes serán archivados por recursos humanos.
Política PO10AIS-3
Cada patrocinador de los proyectos de TI será responsable de los alcances del mismo
contando con autoridad en la ejecución del proyecto, así como la forma de monitoreo
de los avances del proyecto.
1. Todo proyecto aprobado deberá ser clasificado de la A-E de acuerdo a su tamaño complejidad e
importancia. A través del responsable del área administrativa.
2. De acuerdo al grado de complejidad e importancia del proyecto el patrocinador tendrá que tener
un puesto u autoridad suficiente en el comité directivo de la empresa para poder respaldar el
proyecto, contando también con el apoyo y aprobación del los mismo.
3. Todo patrocinador de proyecto TI deberá contar con disposición y responsabilidad para llevar a
cabo las siguientes actividades:
Procesos
relacionados
• Defender el proyecto.
con el
• Obtener presupuestos para el proyecto
• Aceptar la responsabilidad de problemas extendidos del encargado de
PO4
proyecto.
PO7
• Firmar documentos tales como el caso de negocio y el documento de
iniciación del proyecto
4. Se deberá identificar a cada uno de las personas involucradas en el nuevo proyecto como son:
Promotor del proyecto, negocio expertos designados, Jefe de proyecto, El equipo del proyecto,
Los usuarios finales y Otros, tales como auditores, analistas de la calidad y el riesgo, especialistas
en adquisiciones, y así sucesivamente también pueden participar en el proyecto
5. Realizar una reunión inicial con temas como: Visión y objetivo del negocio, visión del proyecto,
funciones, responsabilidades, construcciones de equipo, equipos de compromiso, como tomar
decisiones reglas básicas, y personas necesarias del proyecto.
6. Cada mes se llevara una junta con los involucrados del proyecto mostrando avances, a través de
bitácoras o reportes de las diferentes áreas involucradas.
7. El proyecto tendrá una carpeta teniendo de contenido el plan de proyecto, sus o su patrocinador
contando con datos del mismo como cargo en la empresa, responsabilidades y antigüedad en la
misma. Reportes de los avances de las diferentes áreas y bitácora de cada junta realizada. Esta
carpeta estará archivada en los programas de proyectos en proceso.
Política PO10AIO-4
1. Identificar las personas necesarias para iniciar el proyecto además de definir cada una de sus
actividades y el equipo con el que trabajaran
2. Las personas seleccionadas para participar en alguno de los roles del proyecto tendrán que ser
seleccionadas en caso de no formar parte de la empresa a través de una entrevista además de
contestar un examen psicométrico y cumplir con certificaciones de manejo de software con los que
se trabajara siendo seleccionado por recursos humanos.
5. Las personas involucradas deben de conocer los objetivos del proyecto su forma de trabajar y
participar en las juntas mensuales de monitoreo del proyecto presentando sus propios reportes.
Todas las propuestas de los nuevos proyectos deben de considerar la relación con otros
proyectos y buscar relación entre los programas de inversiones, de acuerdo a los
documentos archivados en la
carpeta de los programas
1. Cada proyecto tendrá su razón de ser y debe de estar relacionado con alguno de los proyectos
anteriores realizados por la empresa, asiendo cada vez mas el alcance del programa. Estas razones
deberán estar contenidas en las propuestas del proyecto.
2.Todos los proyectos deberán de informar de las características y propósito del mismo atreves
propuestas e informar a los patrocinadores e involucrados de estas
PO2 4. La inversión realizada en los proyectos anteriores que están relacionada deben de usarse como
PO3 base para la inversión del nuevo proyecto.
5. Cada inversión realizada también tiene que contar con su costo beneficio
2. El inicio del proyecto se debe dar después de haber sido aprobado el proyecto y haber sido
revisado en cuanto su alcance y relación con los demás proyectos. Y después de haber realizado la
junta inicial del proyecto.
3. Se deberá contar con la aprobación del comité para dar inicio al proyecto e informar a los
involucrados en el mismo el fecha y la hora exacta del comienza y que el cual ya deberán de
conocer su rol que desempeñaran, esta notificación deberá estar presente en el contrato firmado de
Procesos cada uno de los participantes del proyecto, además de haber sido informados en la junta previa al
relacionados inicio.
con el
PO6
PO8 4. Se debe de contar con un plan de seguimiento el cual describa y explique cada uno de las etapas
que tendrá este nuevo proyecto, contara con información como fecha de inicio y fecha en la cual se
deberá terminar la primara etapa.
5. El termino de cada fase deberá cumplir con ciertos requerimientos como el llenado de informe
de los avances, bitácoras y algunos resultados obtenidos atreves de documentos que lo abalen como
instalación de nuevos equipos
5. Cada etapa terminada del proyecto se les deberá notificar a cada uno de los involucrados en la
junta mensual de monitoreo del proyecto o en dado caso propiciara la formación de una junta
extraordinaria, informado por el jefe y patrocinador del proyecto.
6. Para considerar el avance a la siguiente etapa se deberán revisar cada uno de los informes y
bitácoras que esta teniendo cada uno de los participantes del proyecto.
7. Estos reportes e información deberán ser revisadas por el jefe y patrocinador del proyecto y ser
archivados en el programa de proyectos de proceso al que correspondan,
8. En caso de no contar con los resultados esperados el patrocinador del proyecto deberá analizar la
situación en base a los resultados y tomar decisión de continuación del proyecto aplazamiento de la
etapa o descontinuó de este.
POLITICA PO10AIPR-7
Toda información referente al nuevo proyecto deberá ser analizada, aprobada de manera
formal de acuerdo al marco de trabajo de gobierno del programa y registrada en
archivos físicos y de computo,
1. La información referente a cada proyecto tendrá que llevar un registro ordenado y registrado
tanto en un documento formal firmado por las autorizaciones y registros pertinentes en un
archivero que se dividirá en archivo de programas donde se almacenara cada proyecto con un
numero de folio para su fácil localización en el área administrativa.
Procesos
relacionados 2. Posteriormente los datos referente al proyecto también serán almacenados en una base de datos
con el de proyecto en el cual se encontraran ligados a los programas de inversión donde indicara los
objetivos y misión y actividades, procesos fecha de inicio personas relacionadas patrocinador entre
otras, esto será a cargo del área de TI, y estará disponible para futuras decisiones.
PO2
PO4
3. Cada información física se ira almacenando de acuerdo a la etapa en la que se encuentre y estará
disponible para cualquier tipo de evaluación o como uso de decisiones, todos los documentos
guardados serán documentos originales y con sus firmas y sellos pertinentes.
POLITICA PO10AIS-8
Los roles y procesos deben de estar definidos clara y brevemente, con sus determinados
integrantes y la autoridad que representa en los proyectos, y conocer los tipos de
servicios y productos a utilizar.
1. Dado toda la información a los diferentes objetivos y procesos de los proyectos se deberá
seleccionar el personal indicado para cada una de las etapas del proyecto definido en un
organigrama donde muestre la autoridad y responsabilidad de cada uno.
Procesos 2. El perfil del personal deberá ser elaborado por las personas encargadas del proyecto y de Ti que
relacionados sean necesarias para el mismo y deberán ser entregadas por escrito a recursos humanos para su
con el asignación y reclutamiento.
PO3
PO4
3. Las responsivas deberán ser firmada por cada uno de los integrantes del proceso.
5. Los servicios y productos necesarios ya definidos y que estando de acuerdo con el programa de
inversiones de la empresa se deberá hacer una evaluación de la necesidad y cualidades que debe
cumplir cada una de estas para la selección de un proveedor.
6. La información obtenida referente a los productos y servicios del proyecto también serán
registrados en el archivo del proyectos.
POLITICA PO10ARP-9
1. En la planeación del proyecto se debe de identificar todos los posibles riesgos que pueden surgir
de la aplicación del proyecto, cada riesgo identificado también deberá contar con su posible
respuesta o solución.
Procesos 2. En la resolución de los problemas encontrados se debe usar un proceso sistemático, también
relacionados desarrollado durante la planeación.
con el
PO8
3. El responsable del proyecto así como el patrocinador cuentan con la autoridad y participación
PO9
en tanto en la elección de la mejor forma de resolver un problema
5. Todos los riesgos encontrados serán registrados en el archivo del proyecto con sus respectivas
acciones y soluciones de las mismas.
6. Las soluciones y riesgos encontrados serán analizados por los encargados de TI y dar
consentimiento a la resolución de ese posible riesgo.
POLITICA PO10AIRP-10
Todos los proyectos deberán contar con sus indicadores de calidad en cada uno de sus
procesos y ser evaluado a través de los diferentes reportes en cada periodo. Respaldados
por los sistemas de calidad de ISO 9000.
1. Identificar todos los indicadores que podrían ser evaluados para conceptos y estándares de
calidad de cada uno de los reportes desarrollados en cada uno de lo procesos
2. Todos los procesos serán revisados a través de los estándares de calidad del ISO 9000,
Procesos revisado a través de supervisión y del manejo de proceso del proyecto y conforme a los
relacionados reportes desarrollados cada semana.
con el
PO8 3. La evaluación de los avances de cada paso de los procesos, también será
PO9 registrada y anexada en el archivo del proceso.