CONTRATACION Y CARTERA

DE LAS IPS
GUÍA DIDÁCTICA N°4
CÓDIGO: M2-DV03-GU04
MÓDULO 4: MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
NOMBRE DEL DIPLOMADO: CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2019

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Claudia Vélez, Docente Virtual y Otros Autores.
Revisión del texto: Jehison Posada, Coordinador Académico Virtual
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico Superior de Colombia.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 2

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
COMPONENTES ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA CARTERA

Las instituciones prestadoras de servicios de salud, son empresas que

ejecutan muchos procesos, cuales se pueden clasificar en tres tipos:

Asistenciales, Administrativos y Financieros

Cada uno de estos procesos está relacionado con la prestación de los
servicios de salud, y por lo tanto con el usuario/cliente, son
dependientes unos de otros, requiere de un buen trabajo en equipo y
sinergia para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de
las instituciones y el equilibrio financiero uno de los aspectos más
críticos en la viabilidad de una institución hospitalaria.

En este documento se desarrollará el tema de Gestión de Cartera, la

cual exige el desarrollo de procesos administrativos y financieros, dichos
procesos son considerados misionales y permiten garantizar los recursos
económicos para que las IPS puedan funcionar de manera eficiente,
garantizando en el corto, mediano y largo plazo la rentabilidad y liquidez

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 3

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
de la misma, esta interrelación en los procesos financieros….Puede
observarse en la Gráfica 1

Todo este proceso depende íntimamente de la gestión de contratación

realizada por la empresa, dado que sólo se factura y se cobra lo
efectivamente lo negociado y en las condiciones previamente
pactadas, con lo que se reafirma de nuevo que gran parte del equilibrio
de los prestadores de servicios de salud depende de su capacidad para
negociar y contratar los servicios que está en capacidad de ofrecer.

Funcionamiento del Área de Cartera

Es el área encargada de reunir la información producto de la facturación,
en documentos denominados: cuentas por cobrar; estos documentos
permiten la contabilización de las ventas y crea en términos financieros

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 4

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
las cuentas por pagar para las entidades aseguradoras o responsables
del pago, mediante el proceso de radicación de cuentas.

Esta área envía las facturas liquidadas de los usuarios, los documentos
soportes y demás documentación requerida en el momento de creación
de las cuentas, junto con los soportes y documentos de cobro: factura y
cuenta de cobro, para la legalización con las empresas con las cuales
posee relaciones contractuales.

Su Gestión:
El proceso de gestión de cartera, es la continuación del proceso de
facturación de los servicios prestados, su gestión es fundamental y
depende de la complejidad, la organización y los procedimientos
establecidos y acordados en cada IPS.
Los responsables de este proceso deben conocer los contenidos de los
planes de beneficios, manuales tarifarios, los procesos de autorizaciones
y en general la normatividad vigente relativa a su gestión de cobro y
recaudo de cartera.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 5

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Las actividades que se realizan en esa área se dividen en tres grandes
etapas que son:

Generación de la Cartera:
Esta etapa incluye actividades que se ejecutan desde el momento de la
facturación, hasta la elaboración de la cuenta de cobro o factura de
venta a las entidades responsables de pago, este proceso es vital para
las finanzas de la empresa, puesto que permite el cobro efectivo de los
servicios prestados y facturados.

Prioridades
Radicación de Facturas: Tiene por finalidad contribuir al logro de una
mayor liquidez por parte del prestador de servicios de salud al mejorar
su flujo de caja, en esta actividad se informa a la entidad responsable
de pago sobre la deuda por la prestación de servicios de salud, y su
ejecución implica:
Asegurar la correcta recepción de la documentación y dejar
evidencia escrita del recibido y aceptación de la cuenta de cobro.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 6

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Obtener constancia de la fecha de entrega de la cuenta de cobro, para la
verificación del cumplimiento o incumplimiento de los plazos
establecidos, la constancia debe tener: fecha, hora y firma al momento
de la entrega del original y copias.
Registrar y certificar el número de folios entregados por cada factura
con la finalidad de evitar perdida de documentos.

Presentación de Cuenta de Cobro: la remisión y entrega de las

cuentas de cobro a las entidades responsables de pago; debe estar
establecida
en el acuerdo de voluntades, dentro de los términos pactados o
establecidos y que de este hecho quede constancia para alimentar los
procedimientos para su seguimiento y control.
Con el fin de generar las pautas mínimas para la elaboración y
presentación de cuentas, por parte de los prestadores de servicios de
salud, es conveniente diseñar y disponer de un formato de presentación
de las cuentas y el instructivo de uso de acuerdo con las normas
existentes.
Antes de la presentación de las cuentas es fundamental que en las
instituciones hospitalarias se realice el registro contable de las cuentas
de cobro dando origen a las cuentas por cobrar.

Seguimiento de la Cartera:
Es el control y seguimiento a la evolución individual y global de las
cuentas de cobro presentadas por los prestadores de servicios de salud.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 7

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Abarca las etapas encaminadas a brindar un conocimiento preciso del
estado de las cuentas por cobrar de la institución como:
Recepción, estudio, solución y respuesta de glosas.
Seguimiento de la cartera generada.

Este seguimiento consta de dos partes:

El seguimiento de las cuentas de cobro, que inicia en la fecha de su

presentación y va hasta el momento de su liquidación y/o pago

La evaluación de la gestión de la cartera, que realiza una medición

yevaluación global del comportamiento de la cartera y su impacto en
las finanzas de la empresa.
Para que sea efectivo y eficaz es necesario contar con instrumentos que
permitan registrar oportunamente toda la información pertinente.
Independientemente de los instrumentos utilizados, que pueden variar
dependiendo de la complejidad y la organización de los procesos y
procedimientos administrativos establecidos en la empresa, la
información requerida es sustancialmente la misma.
Los datos iniciales que alimentan el proceso de seguimiento de las

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 8

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
cuentas de cobro son los obtenidos en el momento de la presentación y
son para cada cuenta:
Número de la factura o documento equivalente
Número de radicación en la entidad responsable de pago
Valor total
Fecha de presentación
Fecha límite de presentación
Período facturado
Nombre de la empresa aseguradora
Número de contrato
Régimen
Monto contratado
Vigencia del contrato

Existen múltiples instrumentos para realizar un análisis de la cartera de

las IPS. Una de las técnicas más utilizadas consiste en la clasificación
de la cartera por edades el cual permite identificar el estado de las
distintas cuentas por cobrar de la empresa en el tiempo.
Otra de las técnicas es la rotación de la cartera. Estos instrumentos
pueden ser complementarios y ayudar en el análisis del estado de la
cartera, pero no reemplazan la experiencia, conocimiento y creatividad
en la toma de decisiones.

Herramientas de Seguimiento:
1. Registro Consecutivo de Cuentas
2. Registro de Glosas
3. Registro de Pagos
4. Ficha de Cliente

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 9

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Estas actividades de gestión permiten evaluar y controlar los procesos y
los resultados, mantener una visión completa de la institución como lo
es el proceso de cartera, y a partir de los resultados, evaluar de forma
eficiente y objetiva la marcha, modificar el rumbo, proyectar el futuro y
adoptar medidas de control garantizando la eficacia, calidad, eficiencia,
ética y economía de todas las operaciones, en cumplimiento de los
objetivos estratégicos.
A continuación se detalla cada uno:

Registro Consecutivo de Cuentas

Instrumento que permite el registro manual o automatizado (hoja de
cálculo o software), en forma consecutiva de los datos relacionados con
la entrega de todas las cuentas de cobro presentadas por las
Instituciones Hospitalarias, incluidas las novedades (glosas, pagos,
intereses, etc.)
Estos registros requieren de la implementación de un adecuado flujo de
información desde las unidades funcionales que la generan relacionada
con las glosas y los pagos efectuados. Sirve a su vez de fuente de
información para alimentar otros instrumentos utilizados para el control
de las cuentas de cobro como la ficha de cliente el cuadro de

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 10

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
antigüedad de la cartera, y el consolidado de la información permite
generar los indicadores de gestión de cartera.
El manejo de este instrumento es responsabilidad de cartera, o del jefe
de la unidad financiera. La actualización debe ser diaria.

La recolección de la información se hace de acuerdo con la articulación

funcional de las unidades que intervienen en la presentación de cuentas,
la recepción y la respuesta de glosas, el recaudo de pagos y el
seguimiento y control a las cuentas de cobro.
Por ejemplo en algunas instituciones donde los procesos mencionados
recaen sobre la jefatura del área financiera u otro funcionario la
información se recolecta directamente en el registro consecutivo de
Cuentas de cobro; pero en las Instituciones, donde la responsabilidad y
ejecución de estos procedimientos recae sobre varias unidades
funcionales, es necesario diseñar instrumentos que controlen el
procedimiento y generen la información que debe ser enviada para el
manejo del consecutivo.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 11

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Registro de Glosas:
Devolución:
Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por
prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable
del pago durante la revisión preliminar y que impide dar por presentada
la factura.

Las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta de

competencia para el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja
de atención de urgencias, factura o documento equivalente que no
cumple requisitos legales, servicio electivo no autorizado y servicio ya
cancelado. La entidad responsable del pago al momento de la
devolución debe informar todas las diferentes causales de la misma
(Anexo 6 de la Resolución 3047 de 2007).

Glosa:
Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de
la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad
responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser
resuelta por parte del prestador de servicios de salud (Anexo 6 de la
Resolución 3047 de 2007)

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 12

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
De las objeciones o glosas realizadas por la entidad responsable de
pago, se debe llevar un registro y control sobre ellas, en el área de
Cartera es importante, que exista una unidad responsable de esta tarea,
puesto que estos valores serán descontados de los pagos y cheques
girados por ERP.

El instrumento de registro debe contener:

Fecha de recepción y respuesta a glosa
Valor facturado
Número de la cuenta de cobro glosada
Fecha de envío de la respuesta
Valor glosado, valor de glosas aceptadas, valor de glosas soportadas
y glosa definitiva
Causa de las glosas
Fecha de recepción de las glosas presentadas

Registro de Pagos:
El área de cartera como responsable del recaudo además de los
registros contables, relaciona los pagos recibidos, detallando empresa,
valor, fecha de pago y número de cuenta cancelada.

Una empresa no recibe pagos si no sabe quién los hace, ni porqué

conceptos. Se debe solicitar y exigir a todas las empresas que consignan

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 13

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
en las cuentas de la empresa, que entreguen una relación del número
de las cuentas de cobro o de los documentos equivalentes a facturas
canceladas.
En caso de que esto suceda se envía un estado de la cartera individual
a cada uno de los clientes, a quienes respondan que la deuda es menor,
se les solicita copias de consignaciones. Esta es una estrategia necesaria
para depurar la veracidad de la información de cartera en las
instituciones que no tienen un adecuado registro y control.

La relación de facturas pendientes de cobro se controla con la

relacióncon los pagos recibidos…. diariamente se le hace
seguimiento a las cuentas de cobro.

Ficha de Cliente:
Es donde se registra toda la información relacionada con las cuentas de
cobro. La información para la ficha de cliente se obtiene del registro
consecutivo de cuentas de cobro, y quienes lo llevan en una hoja
electrónica lo hacen con simples filtros. En la ficha del cliente se tiene
una clasificación de la cartera individual por edad, la cual contiene la
siguiente información:

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 14

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
 Identificación de la entidad pagadora
El número de factura y cuenta de cobro
Servicio que se cobra
Valor adeudado por cada cuenta de cobro
Fecha de presentación y vencimiento del pago de cada una de
las cuentas presentadas,
Fecha de presentación y valor de las glosas realizadas por la
aseguradora,
Fecha de respuesta por parte del prestador de las glosas recibidas,
Valor de las glosas aceptadas,
Valor y fecha de los pagos realizados con saldo adeudado por cada
cuenta de cobro

Recaudo de la Cartera:
El recaudo de cartera le permite a la institución de salud, cumplir con su
objetivo social de prestar servicios asistenciales.
Si no se realiza oportunamente las instituciones hospitalarias no podrán
pagar sus obligaciones laborales, adquirir medicamentos y suministros,
invertir en planta, equipos, remodelación y mantenimiento de sus
instalaciones.

En el momento del recaudo se concreta el beneficio o

contraprestación que recibe la institución por los servicios
prestados a sus usuarios.
Entre menor sea el lapso transcurrido entre la prestación del servicio y
el recaudo, mayor es el beneficio que recibe la institución y a la inversa.
Se deben establecer todas las estrategias posibles para facilitar y
motivar el cumplimiento en los plazos para el pago y desestimular las

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 15

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
políticas de dilatación y demora en los desembolsos de algunas
aseguradoras.
El proceso tiene por objeto recibir los pagos que por concepto de
prestación de servicios le hacen a la institución.
Es necesario conocer:
¿Qué cuentas de cobro se están cancelando y la fecha para determinar
si existe o no cumplimiento en los plazos establecidos?
Implica las actividades para recuperar los dineros que le adeudan tanto
en plazos corrientes como en periodos vencidos monitoreo de las
cuentas y del comportamiento en cuanto a:
Cumplimiento en el pago por parte de los clientes y
Comportamiento global de la cartera de la institución Siempre que
se reciba un pago se debe solicitar información relacionada con el
número de cuenta de cobro o documentos equivalentes a facturas que
son canceladas con el pago o consignación realizada.

Sin esta información es supremamente difícil llevar un adecuado

control de la cartera y un sistema de información contable.

PASOS PARA REALIZAR UN RECAUDO PREVENTIVO

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 16

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Para realizar una cartera preventiva se debe contemplar los siguientes
siete pasos:
1- Fijar los objetivos. En una Empresa es importante que se
establezcan metas; y que los integrantes de este proceso estén
convencidos de las estrategias para hacer un recaudo preventivo.
No se debe confundir la actividad con el cumplimiento.
2- Determinar los Beneficios. Como el pronto pago, y la liquidez para
responder a las obligaciones de la Empresa y no perder los costos
económicos.
3- Establecer los Obstáculos. Permite identificar barreras que
impidan recuperar la cartera en el corto plazo y en forma preventiva.
Por ejemplo:
Falta de comunicación y negociación
Falta de seguimiento para el cobro
Carencia de autonomía
Competencia desleal
4- Identificar la Información Requerida.
Facilita el seguimiento de las obligaciones que debe tener pendiente el
gestor de cartera para el cobro. Para ello debe llevar un control de lo
facturado contra lo pagado; por ejemplo, contar con una base de datos
actualizada, o sea mirar el estado de cuentas del Cliente o los Clientes,
(Ficha de clientes).
5- Identificar los grupos de Apoyo.
Se hace necesario involucrar lar áreas que intervienen en el proceso de
recuperación de cartera preventiva; para ello se debe manejar ante todo
la comunicación o el trabajo en equipo (Sinergia). En especial con las
áreas de Convenios, facturación y Auditoría de cuentas médicas.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 17

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Ejemplo:
Comités Primarios o de Cartera Planes de Incentivos, mejoramiento de
procesos Participación activa de los funcionarios
6- Tener un Plan específico de Acción. Identificar permanentemente
el estado de la cartera del Hospital a través de la aplicación de
instrumentos de análisis como la cartera por edades de tal manera que
permita realizar los seguimientos requeridos. Realizar un Plan de pagos
como por ejemplo la financiación.
7-Establecer fechas de cierre en un cronograma. Para cumplir los
planes de acción.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 18

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARROYAVE, I. La Organización De La Salud En Colombia. Medellín:

Hospital Universitario San Vicente de Paul; 2009. 394-399 p.

CASTAÑO S, JARAMILLO C & CAMACHO M. 2002. Finanzas y costos: Un

acercamiento a la gestión financiera de las organizaciones de la salud.
Alfaomega.

LEURO MARTINEZ. M. Facturación y Cartera por venta de servicios de

Salud. Casa editorial. Grupo Ecomedicos. Bogotá – Colombia.

MALAGON LONDOÑO. Gustavo. Auditoria en Salud. Bogotá. Ediciones

Panamericana 2003.

MINISTERIO DE SALUD. (2000). Re-Crear la Prestación de Servicios de

Salud en los Hospitales, E.S.E. en el SGSSS. Guías de Capacitación y
Consulta. Bogotá.

RUIZ F, AMAYA L, GARAVITO L & RAMÍREZ J. Precios y Contratos en

salud: Estudio indicativo de De precios y análisis cualitativo de
contratos.

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 19

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual, Politécnico de Colombia, y solo podrá ser reproducida
con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla
en los escritos donde se utilice la información que aquí se
presenta.

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2019

Medellín, Colombia

DIPLOMADO EN CONTRATACION Y CARTERA DE LAS IPS 20

GUÍA DIDÁCTICA 4 – MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA CARTERA