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GESTION DE LA CALIDAD EN PROYECTO DISEÑO DE HISTORIAS

CLINICAS EN COLOMBIA.

PRESENTADO A:
CARMEN ALICIA CANTILLO.

PRESENTADO POR:
LUISA FERNANDA SUAZA
YOVANNY DUQUE
LINA MARCELA GOMEZ
KAREN ADRIANA URREA ROMERO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

GESTIÓN DE LA CALIDAD
OCTUBRE 2021
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Tabla Contenido

Referencia Tablas.....................................................................................................2

Referencia Ilustraciones..........................................................................................3

Propuesta..................................................................................................................4

Introducción..............................................................................................................5

Objetivo General......................................................................................................5

Objetivos Específicos...............................................................................................6

Herramientas y Técnicas.........................................................................................6

Diagrama De Flujo...................................................................................................7

Costo De La Calidad..............................................................................................10

Tormenta De Ideas.................................................................................................11

Estudios Comparativos Benchmarking................................................................12

Análisis Costo – Beneficio......................................................................................17

Plan de Gestión de calidad....................................................................................18

Métricas de la Calidad...........................................................................................21

Plan de gestión de los Riesgos...............................................................................22

Línea Base de Alcance...........................................................................................22

Registro de lecciones Aprendidas.........................................................................28

Matriz de Trazabilidad de requisitos...................................................................32

Registros de riesgos................................................................................................36

Registro de Interesados..........................................................................................43

Conclusiones...................................................................................................................46

Bibliografía.....................................................................................................................47
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Referencia Tablas

Tabla 1 Herramientas y Técnicas......................................................................................7

Tabla 2 Metodología de estudio......................................................................................13
Tabla 3 Base De Datos....................................................................................................15
Tabla 4 Metodología Gestión Riesgos.............................................................................25
Tabla 5 Matriz De Requisitos..........................................................................................32
Tabla 6 Matriz Registro De Riesgos................................................................................37
Tabla 8 Matriz De Interesados.........................................................................................44
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Referencia Ilustraciones.

Ilustración 1 Diagrama de Flujo........................................................................................9

Ilustración 2 Tormenta De Ideas.....................................................................................11
Ilustración 3 Detalle De Riesgos.....................................................................................27
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Propuesta

Diseño de un sistema de centralización de datos de la historia clínica en Colombia.

Introducción.

En esta tercera fase se busca identificar y profundizar sobre las técnicas de gestión de
la calidad y su aplicabilidad al proyecto de centralización de la historia clínica en Colombia.
Para identificar estas técnicas es necesario conocer que la gestión de la calidad a nivel de
proyectos permite identificar tres factores directos dentro de este término los cuales aplican a;
los indicadores aplicables, el aseguramiento y el control de la calidad y la planificación de la
calidad siendo este último el ítem principal del proceso de gestión de la calidad.

Si lo identificamos según el (PMBOOK, s.f.) podemos identificar tres especificaciones

sobre la gestión de la calidad que aplican desde el control hasta la planificación, en este
trabajo en su parte colaborativa se pretende identificar claramente las herramientas y técnicas
para planificar la gestión de la calidad.

Dentro de las herramientas y técnicas que abarcaremos en el proyecto de historia

clínica se van a identificar desde el juicio de expertos hasta las herramientas de análisis de
datos, toma de decisiones, representación de los datos y planificación de pruebas de
inspección para esto nos vamos a basar en los estudios realizados para la ejecución del
proyecto en Colombia, la cual se puede visualizar según la información publicada para el
proyecto de centralización de datos en la página de (Minsalud, 1999).

Para el análisis de datos y para la aplicabilidad de las técnicas vamos a representar

cada uno de los análisis de datos y representación de los datos de tal forma que podamos
identificar los diagramas de afinidad, causa y efecto, flujo, historio gramas entre otras
métricas que se pueden identificar por medio de las herramientas y técnicas aplicadas al
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proyecto, este desarrollo nos permitirá generar informes de calidad, documentos de pruebas y
evaluación necesarios para la implementación del proyecto.

Objetivo General.

Diseñar un proceso de gestión de la calidad que contemple las herramientas y técnicas

que representan el proyecto de ciencia y tecnología para la implementación del sistema de
información que centralice los datos de la historia clínica en Colombia.

Objetivos Específicos.

Identificar las técnicas y herramientas que contemplan el proceso de gestión de la

calidad según el PMBOOK.

Realizar cada una de las técnicas aplicadas al proyecto de creación de un sistema de

información centralizado en la historia clínica en Colombia.

Registrar la información, flujogramas, datos, tablas y demás específicos que sean

aplicables al proyecto de sistematización.
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Herramientas y Técnicas.

Diseñar un proceso de calidad contempla implementar procedimientos y técnicas que

ayuden a las empresas a medir la calidad de los servicios y/o productos y a planificar mejoras
en sus procesos de productividad y servicio al cliente.

En base a lo anterior se puede indicar que dentro de las herramientas básicas se

adoptan siete dentro del proceso de gestión de la calidad como soporte para crear un análisis
preciso en la toma de decisiones e incrementar de esta forma los procesos de calidad en
cualquier proyecto.

A continuación, se relacionan las herramientas adoptadas para nuestro proyecto.

Tabla 1 Herramientas y Técnicas.

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Diagrama De Flujo.

El diagrama de flujo nos va a permitir identificar actividades que no tienen ningún

valor y que no permiten mejorar el rendimiento del proceso; es una herramienta que brinda
grandes beneficios a la gestión de la calidad en las empresas y en los proyectos.

El diagrama de flujo se utiliza para presentar la secuencia de las actividades de un

proceso, en él se puede visualizar el inicio, puntos de decisión y el final, ofreciéndonos una
visión del funcionamiento del proceso con este tener una descripción más precisa y analítica
de todas las actividades que se están desarrollando; asegurándose así de incrementar la
productividad del equipo.

Este diagrama se puede utilizar para desarrollar y mejorar la presentación del proceso
y para identificar el costo de la calidad. Beneficios que se obtienen:

• Control de calidad: identificación de actividades que no brindan ningún valor

agregado al proyecto y mejorar el rendimiento.

• Visión transparente: ofrece una mejor comprensión del proceso y de este modo
mejora el rendimiento.

• Identificación de cliente: identificar y reconocer las necesidades de los clientes y

ajustarlos al proceso de satisfacer las necesidades y expectativas.

• Comunicación eficaz: introducción den lenguaje común que mejora la comunicación

de todo el equipo, esto se logra capacitando al personal que administra el proceso.

• Mejora de tiempos y costes: aplicación de acciones en el mejoramiento en la

optimización de tiempo y costos, mejorando la eficiencia y la eficacia.
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Ilustración 1 Diagrama de Flujo.

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Costo De La Calidad.

El Gerente de Proyecto debe llevar un control de todos los costos que se han realizado
durante toda la ejecución del proyecto y plan, garantizando siempre el cumplimiento de los
requisitos establecidos para el proyecto, el monitoreo control del proyecto y el recibo a
satisfacción de cada uno de los entregables del proyecto.

Esta herramienta garantiza al Gerente de proyecto que no se esté gastando demasiado

para lograr el cumplimiento de los requisitos, siempre manteniendo una calidad óptima en los
entregables establecidos. Para ello debe controlar los costos de conformidad y de no
conformidad, que se describen a continuación:

Referente a los costos de conformidad para este proyecto, es responsabilidad del

recurso humano que participa en la ejecución garantizar la calidad de los diferentes trabajos y
actividades a realizar, y se encuentran dentro de sus obligaciones y responsabilidades. La
necesidad de verificar y controlar la ejecución, garantizando las diferentes inspecciones por
ejemplo en el entregable del proceso de digitalización de Historias Clínica, pruebas a realizar
para verificar la compatibilidad de los archivos digitalizados con el software. Referente a la
Capacitación al personal de la IPS para el conocimiento del nuevo proceso y la operación del
software es uno de los trabajos del proyecto, que busca la calidad del entregable y la
operación del nuevo sistema en la IPS, este costo de calidad se encuentra incluido dentro del
presupuesto del proyecto. El demás costo de calidad como el tiempo de los responsables, la
documentación de los procesos, visitas técnicas, pruebas e inspecciones están incluidos como
asignación salarial de los responsables y es de obligatorio cumplimiento su ejecución, para lo
cual el gerente del proyecto es el responsable de verificar la ejecución de estas acciones según
la periodicidad establecida.

Los costos de no conformidad que se puedan presentar durante la ejecución de este

proyecto, la organización (IPS) ha decidido realizar la contratación de proveedores externos
como por ejemplo para la ejecución de los trabajos de digitalización de la Historia Clínica y el
cargue de la información digitalizada al software.
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Tormenta De Ideas.

Se identifica como tormenta de ideas todos ítems relevantes en el diseño y desarrollo

del sistema de centralización de datos de la historia clínica en Colombia.

Ilustración 2 Tormenta De Ideas.

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Estudios Comparativos Benchmarking.

El proceso de benchmarking en el proceso continuo de calidad nos va permitir

comparar y medir los procesos internos de nuestro proyecto como negocio y de tal forma nos
permite evaluar la competitividad.

Se plantea en nuestro análisis de benchmarking diseñar y evaluar los recursos

necesarios tanto tecnológicos como humanos para la elaboración de nuestro proyecto.

Para la realización de este y teniendo en cuenta que es un proyecto nuevo se busca

generar ideas de mejora sobre las actividades del proyecto planteadas y se busca comprar esto
con mediciones efectuadas previamente durante el proceso de gestión de la calidad.

Teniendo en cuenta los tipos de benchmarking para el estudio de nuestro proyecto se

va realizar un tipo de benchmarking interno ya que este proyecto es a nivel nacional y la idea
es lograr una cooperación entre instituciones de salud, por lo tanto, los estándares de
desarrollo interno del proyecto en la comunicación entre las instituciones de salud son vital al
momento de evaluar los datos para lograr el éxito del proyecto.

A continuación, se relacionan las fases del estudio de Benchmarking interno para el

proyecto interinstitucional de sistematización de la historia clínica en Colombia.

Objetivo Benchmarking.

- Medir por medio de indicadores la interoperabilidad entre instituciones de salud

en Colombia.
- Identificar las técnicas comunicativas entre las instituciones de salud a utilizar
durante el diseño, desarrollo e implementación del proyecto.
- Identificar el flujo de procesos de implementación del sistema y la centralización
de la información.

Ahora bien teniendo en cuenta que el benchmarking que aplicaremos a nuestro

proyecto será genérico teniendo en cuenta que no existe competitividad entre las instituciones
sino todo lo contrario nos encontramos en un proceso de cooperación con un único objetivo o
fin, el estudio que vamos a realizar para este se enfoca únicamente en la evaluación del
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proceso de comunicación, interoperabilidad y desarrollo de la solución de tal forma que fluya

la información para lograr el objetivo final que es el diseño del sistema de información.

Metodología De Estudio de Benchmarking.

Tabla 2 Metodología de estudio.

FASE DETALLE
Planificación Sistemas de información de las
instituciones de salud.
Sistemas de interoperabilidad entre
las instituciones de salud.
Recolección y análisis de la
información y sistemas de información.
Análisis Se analizar la información de los
sistemas de información que manejan las
instituciones de salud actualmente.
Se proyectarán los resultados y se
tomara un sistema de información que
integre los datos.
Integración Se comunican los resultados a las
instituciones de salud del sistema de
interoperabilidad seleccionado.
Se establece el cronograma de
trabajo, y las metas del proyecto.
Acción Se desarrolla el plan de manejo
adecuado que se le debe brindar a la
información compartida entre instituciones
de salud.
Se evalúa el proceso de
benchmarking a nivel de todas las
instituciones de salud que se integren en el
proyecto.

Métodos De Recolección De La Información.

Para obtener la información necesaria con el fin de desarrollar el sistema único que
integrara toda la información de los pacientes y sus historias clínicas en Colombia se requiere
del detalle y del proceso interno que maneja cada institución de salud con el fin de integrar
todos los sistemas de información y que estos se comuniquen por medio de un sistema de
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interoperabilidad único por medio del cual se va compartir la información y los datos
relevantes que se encuentran alojados en la historia clínica.

Por lo tanto, de va a desarrollar una base de datos que permita recolectar la

información de las instituciones respecto a su sistema y los estándares de comunicación
internacional que manejan estos, para lo cual vamos a tomar los siguientes ítems dentro del
estudio.

Etapas bajo la cual se va a realizar el estudio del Benchmarking adoptado en nuestro

proyecto.

ACTUAR

Implantar las actividades del proyecto.

CONTROLAR PLANIFICAR

Analizar la Planificar el

información estudio.

HACER

Ejecutar las
actividades.
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Diseño Base De Datos.

A continuación, se plantea la información necesaria para tomar la decisión acerca del sistema de información y el estándar
de comunicación que se va a utilizar para el tratamiento de los datos entre las instituciones de salud. Se aclara que este únicamente
es el esquema bajo el cual se debe mantener la información y se toma una muestra de únicamente 5 hospitales de Colombia con el
fin de evaluar sus sistemas de información ya que estos son los que iniciaran el piloto de centralizar la información.

Tabla 3 Base De Datos

Nombre Ciudad Sistem Base De Estánda Servidore Report

Institución de a de Datos del r De s De Bases De e de
Salud información Sistema de Comunicación. Datos. información.
HIS- ERP información.
Fundació Bogotá SAP SQL HL7 Propios Interna - EPS
n Clínica SHAIO CM Server

Hospital Medellín Servint Oracle HL7 Propios Interna - EPS

Pablo Tobón e
Uribe
Clínica Cali Hospita Informi HL7 Propios Interna - EPS
Valle de Lili. l x
Hospital Barranquilla. HEON Oracle HL7 Propios Interna - EPS
General De
Barranquilla
Fundació Bucaramang SAHI Oracle HL7 Propios Interna - EPS
n Cardiovascular a
De
Bucaramanga.
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Resultados Obtenidos.

- Se puede identificar que el sistema de Base de datos principal es ORACLE lo cual

permite relacionar claramente cuál es el sistema principal para centralizar la información.

Cuenta de Nombre Institución de Salud por

Base De Datos del Sistema de información.
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
Informix Oracle SQL Server

- Se establece que el estándar primario y principal de comunicación para el manejo

de los datos en todas las instituciones de salud es HL7 lo cual va permitir ingresar toda la
información de una forma interoperable en todas las instituciones de salud.

HL7

1
0.8
0.6
0.4
0.2
0
1

Análisis Costo – Beneficio.

El Gerente de Proyecto debe llevar un control de todos los costos que se han realizado
durante toda la ejecución del proyecto y plan, garantizando siempre el cumplimiento de los
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requisitos establecidos para el proyecto, el monitoreo control del proyecto y el recibo a

satisfacción de cada uno de los entregables del proyecto.

Esta herramienta garantiza al Gerente de proyecto que no se esté gastando demasiado

para lograr el cumplimiento de los requisitos, siempre manteniendo una calidad óptima en los
entregables establecidos. Para ello debe controlar los costos de conformidad y de no
conformidad, que se describen a continuación:

Referente a los costos de conformidad para este proyecto, es responsabilidad del recurso
humano que participa en la ejecución garantizar la calidad de los diferentes trabajos y
actividades a realizar, y se encuentran dentro de sus obligaciones y responsabilidades. La
necesidad de verificar y controlar la ejecución, garantizando las diferentes inspecciones por
ejemplo en el entregable del proceso de digitalización de Historias Clínica, pruebas a realizar
para verificar la compatibilidad de los archivos digitalizados con el software. Referente a la
Capacitación al personal de la IPS para el conocimiento del nuevo proceso y la operación del
software es uno de los trabajos del proyecto, que busca la calidad del entregable y la operación
del nuevo sistema en la IPS, este costo de calidad se encuentra incluido dentro del presupuesto
del proyecto. El demás costo de calidad como el tiempo de los responsables, la documentación
de los procesos, visitas técnicas, pruebas e inspecciones están incluidos como asignación
salarial de los responsables y es de obligatorio cumplimiento su ejecución, para lo cual el
gerente del proyecto es el responsable de verificar la ejecución de estas acciones según la
periodicidad establecida.

Los costos de no conformidad que se puedan presentar durante la ejecución de este

proyecto, la organización (IPS) ha decidido realizar la contratación de proveedores externos
como por ejemplo para la ejecución de los trabajos de digitalización de la Historia Clínica y el
cargue de la información digitalizada al software.
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Plan de Gestión de calidad

La herramienta seleccionada benchmarking nos ayudo a realizar el plan de gestión de
calidad por medio de recopilación de datos de proyectos de desarrollo de software, en los cuales
identificamos, algunas actividades de control y gestión de calidad que se deben de identificar el
los planes.

Se aplica benchmarking en una encuesta con los empleados de la salud, y de esta

encuesta se determinan los estándares y las exigencias del cliente con las cuales debemos de
cumplir en el plan de calidad del proyecto. También se unas todo tipo de información actual que
existe en las EPS los cuales son analizados y tenidos en cuenta para la toma de decisiones

NOMBRE DEL PROYECTO

Diseño de un sistema de centralización de
datos de la historia clínica en Colombia.

Estándar o Norma de Calidad aplicable

ESTÁNDAR O NORMA DE
PAQUETE DE TRABAJO
CALIDAD APLICABLE
Acta de Constitución Metodología del Pmbok
Enunciado del Alcance del
Metodología del Pmbok
Proyecto
Plan de Dirección del Proyecto Metodología del Pmbok
Informes de Avances del Metodología Interna a Petición del
Proyecto y Reunión Semanal Cliente
Licencias y Software de
Metodología estándar
Funcionamiento
Metodología Estándar y
Pruebas de Funcionamiento
Metodología Interna a Petición del Cliente
Cierre del Proyecto Metodología Interna a Petición
OBJETIVOS DE CALIDAD
Este proyecto debe cumplir con la triple restricción de costo, tiempo y alcance
para poder ser entregado a satisfacción al Cliente final.

El Cliente debe quedar totalmente satisfecho con el entregable final del

Proyecto
Debe ser un sistema practico, ágil y de fácil acceso tanto para los médicos
como para los pacientes, además debe arrojar información de calidad.
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
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Objetivos del rol: responsable ejecutivo y final de la

ROL NO calidad del proyecto
1: Funciones del rol: Revisar, aprobar, tomar acciones
CLIENTE correctivas para mejorar la calidad del proyecto
Niveles de autoridad: Asignar recursos, negociar
contratos
Reporta a: N/A
Supervisa a: director del Proyecto
Requisitos de conocimientos: N/A
Requisitos de habilidades: N/A
Requisitos de experiencia: N/A
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
ROL NO Funciones del rol:
2: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar
PROJEC entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar
T MANAGER O acciones correctivas, aplicar acciones correctivas.
DIRECTOR DEL Niveles de autoridad:
PROYECTO Exigir cumplimiento de entregables al Equipo de
Proyecto
Reporta a: Cliente
Supervisa a: Equipo de Trabajo del Proyecto
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos,
Gerencia en General
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación,
Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos.
Requisitos de experiencia: Más de 5 años de experiencia
relacionada
Objetivos del rol: Elaborar y desarrollar el proyecto y los
ROL NO entregables del mismo con la calidad requerida y según
3: EQUIPO DE estándares.
TRABAJO DEL Funciones del rol: Desarrollar el proyecto y elaborar los
PROYECTO entregables
Niveles de autoridad: Aplicar los recursos asignados
Reporta a: Project Manager o director del Proyecto
Supervisa a: N/A
Requisitos de conocimientos:
Gestión de Proyectos y las requeridas por la temática del
proyecto
Requisitos de habilidades: Las requeridas para el
desarrollo del proyecto y los entregables
Requisitos de experiencia: Las requeridas para el
desarrollo del proyecto y los entregables
REVISIONES DE CALIDAD
ENTREGABLES/ PROCESOS REVISIONES DE CALIDAD
Revisión de metodología estándar
Acta de Constitución
del PMBOK
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Enunciado del Alcance del Revisión de metodología estándar

Proyecto del PMBOK

Informe de Requerimientos
Revisión de estándar del cliente
del Cliente

Diagrama de Gantt Revisión de estándar

Plan de Dirección del Revisión de metodología estándar

Proyecto del PMBOK
Informes de Avances del Revisión de estándar del cliente
Proyecto y Reunión Semanal

Licencias y Software de Revisión de estándar

Funcionamiento
Revisión de estándar
Diseño de interfaces
Revisión de estándar
Codificación del Sistema
Revisión de estándar y
Pruebas de Funcionamiento requerimientos del cliente

Manual de usuario del sistema Revisión de estándar del cliente

para médicos y pacientes
Manual técnico de Revisión de estándar del cliente
funcionamiento
Revisión de estándar
Cierre del Proyecto
ACTIVIDADES DE CONTROL Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
Para realizar control de calidad cada entregable se
revisará y solo se aprobará si cumple con los estándares y las
exigencias del Cliente
ACTIVID Los resultados de estas revisiones se recolectarán y se
ADES DE documentarán para poder ser analizados y tenidos en cuenta
CONTROL DE para futuros proyectos
LA CALIDAD Se hará uso de las métricas de calidad para enviar
informes al área encargada
Los entregables no aprobados deberán ser corregidos y
nuevamente evaluados para garantizar el cumplimiento de la
calidad
ACTIVIDAD Se monitoreará continuamente el desarrollo del
ES DE GESTIÓN DE proyecto para garantizar el cumplimiento de los requisitos del
LA CALIDAD Cliente
Se estarán haciendo auditorías constantes para poder
encontrar oportunidades de mejora a tiempo y corregirlas en el
momento, se dejará constancia de estos informes
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Se verificará que los cambios solicitados sean

efectivamente aplicados e incorporados
HERRAMIENTAS DE CALIDAD
Diagrama de flujo: Permitirá realizarle seguimiento paso a paso al desarrollo
del proyecto e identificar el mejor camino a recorrer
Hojas de verificación: Se utilizará para certificar el cumplimiento de
actividades y el cumplimiento en el que se encuentran los procesos
Diagrama de Pareto: se usará para establecer un orden en las causas de las
pérdidas y como deben ser subsanadas
PROCEDIMIENTOS RELEVANTES DE LA CALIDAD
Oportunidades de mejora y mejora de procesos
Auditorías
Aseguramiento de calidad
Resolución de conflictos y problemas

Métricas de la Calidad
NOMBRE DEL PROYECTO
Diseño de un sistema de centralización de datos de la historia clínica en
Colombia.

MÉTRICA DE:
PRODUCTO PROYECTO X
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Cumplimiento de la triple restricción
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
El cumplimiento de la triple restricción se define como la consecución del
alcance del proyecto (finalidad), el cumplimiento del tiempo planteado y la
ejecución de acuerdo al presupuesto, todo a la misma vez que el proyecto se
desarrolla.
Es de vital importancia porque de esta forma se garantiza que se este
cumpliendo con la finalidad inicial del proyecto, dentro del tiempo establecido para
su ejecución y manteniendo el presupuesto.
Adicionalmente, este factor de calidad toma su relevancia porque
permitirá que el proyecto se ejecute con éxito y además que se genere o logre el
margen de utilidad calculado para el proyecto y cumpliendo con todos los
requisitos y requerimientos se evitan problemas legales con el cliente.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
La métrica se desarrolla para poder monitorear el cumplimiento de la triple
restricción y de esta forma poder tomar acciones correctivas inmediatamente sea
necesario y de forma oportuna
DEFINICIÓN OPERACIONAL:
El encargado de ejecutar la métrica será el Project Manager, para ello se
realizarán reuniones semanales para evaluar el avance del proyecto en los 3
componentes de la triple restricción y la calidad de los entregables al cliente,
posterior a ello se harán unas actas de reuniones en las que quede consignado el
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avance a la fecha evaluado en los 3 ítmes y los entregables para cada una de las
fases del proyecto, finalmente, se hará un informe mensual que consolidará toda la
información del proyecto para ser presentado al cliente. De esta forma, se estará
haciendo un monitoreo continuó para poder alcanzar con éxito el objetivo.
MÉTODO DE MEDICIÓN:
1. Se consolidará la información de avances semanales los viernes y se
presentará los lunes a primera hora en la reunión semanal
2. Se evaluará la ejecución real y avance del proyecto de acuerdo con una
serie de indicadores definidos por el equipo del proyecto
3. El informe contendrá los indicadores para presentar el avance al cliente
4. Se presentará el informe al cliente para analizar si es necesario tomar
acciones correctivas y solucionar las oportunidades de mejora
5. Se implementarán las acciones necesarias y informará al cliente
RESULTADO DESEADO:
El cumplimiento del tiempo debe ser al 100% dentro del tiempo planeado
La ejecución real del presupuesto para ser aceptada debe estar entre 90% y
100%
El alcance del proyecto debe ser 100% el planeado inicialmente
Elaboración, revisión y aprobación de documentos

Las áreas involucradas en la ejecución de este proyecto deben generar los documentos que
sean necesarios en el desarrollo del mismo, cumpliendo con los lineamientos referidos en
este plan, incluyendo la información necesaria que debe contener para garantizar la eficacia
del mismo y facilitar la respectiva revisión y aprobación.

Los contratistas externos que presenten informes o documentación soporte a la ejecución

del proyecto, deben garantizar que contenga los requisitos aquí solicitados, para lo cual la
IPS suministrará el modelo de documento según sea el caso.
Revisión: de los documentos generados para la ejecución de este proyecto, debe ser
responsabilidad del supervisor y/o Gerente de Proyecto, para lo cual tendrá en cuenta los
siguientes aspectos: Documentos elaborados en los formatos establecidos para ello y
cumpliendo con los requisitos definidos en el presente plan de calidad. Verificar que el documento
presentado corresponda a la última versión. Revisar el contenido del documento, su alcance y que
sean los requeridos para la actividad específica a la cual se presenta. Solicitar las correcciones
necesarias que requiera el documento para su aprobación final

Aprobación:
La aprobación de los documentos que se generen en la ejecución de este proyecto y en
cumplimiento del Plan de Calidad, debe ser realizada por la Gerencia de la IPS para aquellos
documentos de orden Jurídico y Gerencial de la IPS y por el Gerente del Proyecto los
documentos de Orden Técnico.
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La Gerencia de la IPS pude determinar su participación en la aprobación de los documentos que se

generen en la ejecución de este proyecto.

Distribución de documentos y notificación de disponibilidad y acceso

El Gerente de proyecto remitirá al Jefe de Área de Archivo de la IPS, los documentos

generados para la ejecución del proyecto y plan de calidad en medio físico y magnético,
debidamente codificados, para que reposen como soporte de la gestión documental de la
entidad y puedan ser consultados por los interesados.

El Gerente de Proyecto debe encargarse de remitir al personal involucrado en el proyecto los

documentos generados para su respectivo trámite y diligenciamiento, será informado a través
de correo electrónico.
El Gerente de Proyecto en caso de presentarse cambios en algún documento debe enviar al jefe de
área de archivo el documento actualizado y su versión e informar al personal involucrado por
correo electrónico el nuevo documento a implementar.

Ubicación, forma y tiempo de almacenamiento de los registros

Todos los registros mencionados en el numeral anterior, serán almacenados en el

departamento de sistemas de la compañía en un medio de almacenamiento debidamente
marcado y protegido con acceso al personal autorizado en caso de requerirlo.
Estos medios de almacenamiento serán DVD, esto teniendo en cuenta que en la actualidad es
la tecnología más utilizada y la mayoría de los dispositivos de cómputo aún tienen medios
para la lectura de los mismos. Igualmente, por la seguridad que garantizan estos medios en
cuanto al almacenamiento de la información, ya que el uso de los mismos no se encuentra
expuesto a virus o daños por la consulta de los datos allí contenidos.
En caso de que la tecnología continúe avanzando y estos medios queden obsoletos, se llevará
a cabo un proceso de migración de la información contenida a medios de mayor tecnología
que igualmente garanticen la protección y seguridad de la información.
Todos los registros permanecerán allí almacenados de manera indefinida pues es
documentación vital a la que se puede necesitar acudir en cualquier momento, bien sea por
daño de la base de datos en funcionamiento, o para una futura mejora en los procesos como
base de lo que se realizó en su momento.
En cuanto a las historias clínicas físicas que quedan del proceso, se almacenarán en cada
sede los registros correspondientes a las mismas por un tiempo no mayor a 2 años a partir del
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último contacto del cliente con la empresa. Pasado este tiempo, la historia clínica pasará a un
almacenamiento en archivo general por parte de la empresa para garantizar su disponibilidad
por 8 años más, disposición

recomendada por Curiel y Estévez (2003), en donde realizan una propuesta de

perdurabilidad en cuanto a la vida de cada documento clínico abierto en la historia clínica.
Luego de ello los documentos podrán destruir previa verificación de su disposición en
documentos microfilmados y/o digitalizados.

Garantía de legibilidad, almacenamiento, recuperación, disposición y

confidencialidad
Es obligación del contratista la preparación y restauración de la documentación para su
digitalización, esto incluye retirar ganchos, desempastar de ser necesario, desdoblar
documentos, recorte de bordes deteriorados, pega de documentos averiados, que garantice
una calidad óptima del documento digitalizado.

Igualmente se llevará a cabo una digitalización de documentos, realizando un escaneo

masivo de las historias clínicas usando escáner de alta velocidad garantizando que la imagen
sea compatible con el software a utilizar.

Luego de ello el contratista, para garantizar la recuperación de los documentos escaneados,

procederá a la generación de campos que permitan identificar las imágenes almacenadas y
que se relacionen con la base de datos que se crea para el inicio de la digitación, dentro de
los campos a capturar están: Nombre e identificación.

En cuanto al almacenamiento, el contratista debe contar con los equipos necesarios para el
almacenamiento de la información digitalizada (Servidores, equipos de cómputo, etc.), para
su posterior entrega formal a la IPS, así mismo realizara entregas parciales a la Entidad en
medio magnético a medida que se avanza en la digitalización de historias clínicas.

El contratista deberá garantizar por un término de cinco años la conservación de todas las
historias clínicas digitalizadas, como soporte para la transferencia de la información a los
servidores que la IPS adquiera para la operación de su

nuevo proceso de Historias Clínicas. Adicional al almacenamiento mencionado en el

numeral anterior, en donde la empresa mantendrá la información de forma indefinida.
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Las imágenes digitalizadas deben ser exportadas a una ubicación donde se realizará la
respectiva copia en DVD, incluyendo unos archivos planos que permitirán su posterior
recuperación. Serán igualmente exportadas a un sistema que permite su consulta a través de
la web desde cualquier lugar que tenga internet.

HERRAMIENTAS, TÉCNICAS, EQUIPOS Y MÉTODOS A UTILIZAR PARA LOGRAR

LOS REQUISITOS ESPECIFICADOS

Sistema de Marco Lógico

Esta herramienta debe ser utilizada por la IPS, en cabeza de la Subgerencia administrativa y
la gerencia del proyecto para la construcción del nuevo proceso de manejo de historias
clínicas, para lo cual se programarán talleres con la participación del personal de la entidad
involucrados en los que se trabajara aspectos como

Matriz de involucrados.

Construcción de árbol de problemas.

Construcción de árbol de objetivos.

Construcción de árbol de Alternativas de Solución – Oportunidades de Mejora.

Construcción de la Matriz de Marco lógico (Fin – Propósito– Componentes – Actividades).

Costo de la Calidad (COQ)

El Gerente de Proyecto debe llevar un control de todos los costos que se han realizado
durante toda la ejecución del proyecto y plan, garantizando siempre e control del proyecto y
el recibo a satisfacción de cada uno de los entregables del proyecto Esta herramienta
garantiza al Gerente de proyecto que no se esté gastando demasiado para lograr el
cumplimiento de los requisitos, siempre manteniendo una calidad óptima en los entregables
establecidos. Para ello debe controlar los costos de conformidad y de no conformidad, que se
describen a continuación: Referente a los costos de conformidad para este proyecto, es
responsabilidad del recurso humano que participa en la ejecución garantizar la calidad de los
diferentes trabajos y actividades a realizar, y se encuentran dentro de sus obligaciones y
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responsabilidades descritas Roles y Responsabilidades, la necesidad de verificar y controlar

la ejecución, garantizando las diferentes inspecciones por ejemplo en el entregable del
proceso de digitalización de Historias Clínica, pruebas a realizar para verificar la
compatibilidad de los archivos digitalizados con el software.

Referente a la Capacitación al personal de la IPS para el conocimiento del nuevo proceso y

la operación del software es uno de los trabajos del proyecto, que busca la calidad del
entregable y la operación del nuevo sistema en la IPS, este costo de calidad se encuentra
incluido dentro del presupuesto del proyecto.

El demás costo de calidad como el tiempo de los responsables, la documentación de los

procesos, visitas técnicas, pruebas e inspecciones están incluidos como asignación salarial de
los responsables y es de obligatorio cumplimiento su ejecución, para lo cual el gerente del
proyecto es el responsable de verificar la ejecución de estas acciones según la periodicidad
establecida.
Los costos de no conformidad que se puedan presentar durante la ejecución de este proyecto,
la organización (IPS) ha decidido realizar la contratación de proveedores externos como por
ejemplo para la ejecución de los trabajos de digitalización de la Historia Clínica y el cargue
de la información digitalizada al software, que permite cumplimiento de los requisitos
establecidos para el proyecto.

Trasladar los riesgos de estos trabajos tal como se relacionan – Plan de Gestión de Riesgos, a
cada uno de ellos, para lo cual el contratista externo requerido y como, adquirirá los costos
de no conformidad para estos entregables tales como la necesidad de llevar un entregable al
cumplimiento de requisitos por su no cumplimiento, el repetir trabajo ya realizados, entre
otros. Otros costos de no conformidad que se puedan presentar en el entregable del proceso
de mejoramiento del manejo de historias Clínicas y las capacitaciones a realizar son
asumidos igualmente por contratistas externos para algunas actividades y por la entidad en la
respectiva reserva de contingencia incluida dentro del presupuesto del proyecto.
 Página 27

Comités Técnicos

Semanalmente el Gerente de Proyecto liderara comités técnicos para evaluar la ejecución del
proyecto y el cumplimiento del Plan de Calidad, en este comité participara representantes de
las aseas de la IPS involucradas y los contratistas externos que desarrollan trabajos
específicos dentro del mismo. El día establecido para la realización de estas reuniones se
definirá conjuntamente con los participantes para garantizar la participación de cada uno de
ellos, los profesionales de apoyo del proyecto debe ser los responsables del levantamiento de
la respectiva acta de comité.

Diagramas Causa - Efecto

El Gerente de proyecto como líder en la ejecución del proyecto y referente principal en el

desarrollo de comités técnicos semanales para controlar la ejecución del proyecto y el
cumplimiento del plan de calidad y apoyado en los participantes y convocando a personal
adicional que requiera, utilizará el diagrama causa - efecto para identificar las causales de
aquellos problemas que aparezcan durante la ejecución del proyecto y poder establecer las
alternativas de solución o acciones correctivas a cada uno de ellos.

Requisitos legales y reglamentarios aplicables

La IPS debe garantizar el cumplimiento de la siguiente normatividad que garantice la

habilitación de sus servicios por parte de las Secretarías Distritales de Salud o entes
competentes de cada uno de los municipios donde tengan sedes:
Resolución 2003 de 2014 “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de
inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud.
Resolución 1995 de 1999 “Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia
clínica”

Plan de gestión de los Riesgos

Línea Base de Alcance

Con el objetivo de controlar la materialización de los riesgos estudiados y establecidos para

este proyecto, se llevarán a cabo reuniones semanales en las cuales se revisará, con ayuda de
los interesados involucrados en cada proceso, la sucesión de las tareas asignadas de acuerdo
a lo establecido desde la creación del mismo.
 Página 28

Se realizarán informes de lo que se encuentre en cada reunión y se hará comparación con el

acta inmediatamente anterior para así poder determinar si existe alguna anomalía que pueda
llevar el proyecto a un fallo que pueda afectar significativamente los pilares del proyecto.

Serán auditadas las tareas principales y repasadas las tareas secundarias que tienen que ver
directamente con el desarrollo de las primeras.
 Página 29

Hay varios tipos de cambios que pueden ser solicitadas y consideradas para el Proyecto, entre
los que están:

Los cambios de programación: los cambios que afectarán el cronograma del proyecto
aprobado. Estos cambios pueden requerir seguimiento rápido, debido a que pueden afectar
otras actividades que dependen de esta variación en el cronograma.

Cambios de presupuesto: los cambios que afectarán el presupuesto del proyecto aprobado.
Estos cambios pueden solicitar fondos adicionales, pero para aceptarlos deben estar
debidamente sustentados.

El propósito de la junta es revisar y determinar si los cambios propuestos para el proyecto son
aprobados teniendo en cuenta el impacto que generen, por el contrario, si un cambio no está
aprobado por la junta de control, entonces no se llevará a cabo.
Las personas que pertenecerán a la junta de control de cambios son:

Interesado Rol
Gerente IPS Presidente
Gerente del proyecto Copresidente
Departamento de sistemas de
la Miembro
IPS
Subgerente Administrativo y
Miembro
Financiero

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Aprobar todos los cambios en la asignación de fondos del presupuesto.

Aprobar todos los cambios del cronograma.

Presidente de la junta.

Gerente de Proyecto:

Recibir y registrar todas las solicitudes de cambio de interesados en el proyecto.

Realizar preliminar del riesgo, costo, horario del cambio.

 Página 30

Buscar aclaraciones a cambio solicitantes sobre aquellas cuestiones ni preocupación.

Hacer revisiones de documentación.

Departamento de sistemas

Presentar todas las solicitudes de cambios en los formularios estándar de solicitud de cambio
organizacional.

Proporcionar toda la información pertinente y el detalle de los formularios de solicitud de cambio.

Proporcionar información que sea necesario en el impacto de los cambios propuestos.

PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS

El Gerente tiene la responsabilidad general de la ejecución del proceso de gestión del cambio para
cada solicitud de cambio.

Identificar la necesidad de un cambio – El solicitante presentará un formulario de solicitud de

cambio completo al gerente del proyecto.

Solicitud de cambio de registro - El gerente del proyecto mantendrá un registro de todas las
solicitudes de cambio a lo largo del ciclo de vida presentadas del proyecto.

Evaluar el cambio (Gerente IPS, Gerente de Proyecto, Equipo, solicitante) - El Gerente del
proyecto llevará a cabo un análisis preliminar sobre el impacto del cambio en el riesgo, costo,
horario, con ayuda de los miembros del equipo.

Presentar solicitud de cambio - El gerente del proyecto deberá presentar la solicitud de

cambio, así como el análisis preliminar.
 Página 31

Tabla 4 Metodología Gestión Riesgos

METODOLOGÍA GESTIÓN DE RIESGOS

FUENTES DE INFORMACIÓN RESULTADOS DEL PROCESO
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA
S
Enunciado del alcance del
proyecto ¬Plan de gestión del Riesgo

Plan gestión del cronograma

¬Presupuesto para la gestión de riesgos
Plan gestión del tiempo
Planificar la Elaboración del plan
Guía ¬Periodicidad de la gestión de riesgos
Gestión de de gestión de riesgos
Metodológica del
Riesgos
PMBOK®
Factores ambientales
¬Roles y responsabilidades de la gestión de riesgos
Equipo del proyecto
Registro de interesados

Identificación que
Juicio de expertos
riesgos pueden afectar Plan gestión del cronograma y de ¬Registro de los riesgos
Identificar Revisión de
el proyecto y tiempo
los riesgos documentos ¬Estructura de desglose de riesgos
documentación de sus
características Resultados de la planificación de
Listas de control
gestión de los riesgos
 Página 32

Realizar el Evaluación de la
análisis ¬Matriz de Probabilidad vs Impacto
probabilidad versus el
Cualitativo y impacto y Juicio de expertos Plan gestión del cronograma y de ¬Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos
cuantitativo establecimiento de tiempo
de riesgos relación prioridad / ¬Impacto en tiempo y costos
importancia de Registro de riesgos
aquellos riesgos que
serán objeto de
acciones de mitigación
de los mismos.

Definición de la ¬Análisis cualitativo y

respuesta a los riesgos cuantitativo de riesgos
Planificar la Juicio de expertos ¬Respuesta planificada a los riesgos
y planificación de la
respuesta a ¬Registro de riesgos
ejecución de dichas
los riesgos
respuestas

Verificación de la ¬Informes de seguimiento y ¬Actualización al plan de gestión de riesgo y

ocurrencia de los auditorias respuesta planificada a los riesgos
Monitorear y riesgos, la ejecución Reuniones de
controlar los de las acciones a seguimiento ¬Actas de trabajo y de ¬Solicitudes de cambio
riesgos tomar e seguimiento
identificación de Auditorías
diferentes ¬Plan de riesgos
Riesgos
 Página 33

Ilustración 3 Detalle De Riesgos

 Página 34

Registro de lecciones Aprendidas

REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

Nombre del proyecto: Diseño de un-Sistema de centralización de datos en la historia clínica en Colombia
Preparado por: Equipo de trabajo
Fecha: 30/11/2021
Versión: No 3
Nomb Categoría Fecha Amen Titulo Descripció Descripció Acciones Lección Inform
re del aza n de la n del Correctiva Aprendida/Recomen ado y
Proye Situación impacto en s y daciones medio
cto los Preventiva
Objetivos s
del Implement
Proyecto adas
Diseño gestión de 21/10/2 amena Docume Ciertos Genero como Implementar un Equipo
de requerimie 021 za nto con escenarios adicciones acción cheklist de aprobación del
histori ntos diseño no fueron de trabajo correctiva de documentos que proyect
as insuficie descritos para el Se describa el o por -
clínica nte en detalle personal del realizaron comportamiento del voz a
s en en los proyecto reuniones proyecto de acuerdo voz en
Colom documento con el con los requerido reunión
bia s lo que personal de y correo
ocasiono proyecto electrón
interpretaci para ico
ones realizar
inadecuada nuevas
s indicacione
s que nos
ayudaran a
realizar el
alcance del
proyecto y
 Página 35

como
acción
preventiva
se revisaron
el resto de
los
documento
s de
requerimie
ntos para
identificar
situaciones
similares
Diseño Informes 25/10/2 Amena presenta se genero Como mejorar la Equipo
de semanales 021 za ción de retrasaron toma de acción comunicación con el del
histori de avance informes informes decisiones correctiva equipo de trabajo y proyect
as del atrasado semanales sin un se realizó apoyo en las o por -
clínica proyecto s lo que antecedente reunión y herramientas voz a
s en ocasiono actualizado se solicitó tecnológicas voz en
Colom que no se al personal reunión
bia estuviera al puntualidad y correo
día con la en los electrón
informació informes y ico
n del se
proyecto realizaron
llamado de
atención al
personal
encargado
de los
informes y
como
acción
 Página 36

preventiva
se
implementó
en las
comunicaci
ones un
correo de
recordación
semanal
para
entrega de
informe los
viernes de
cada
semana
Diseño supuestos 15/11/2 amena Retraso no se produjo Como se deben de solicitar Equipo
de 021 za en la recibió el modificacio acción anticipos que nos del
histori entrega recurso nes sobre correctiva permitan continuar proyect
as de económico los se realizó le con el desarrollo del o por -
clínica recurso esperado supuestos solicito a la proyecto en caso de voz a
s en económi en el mes 5 del persona retrasos en él envió voz en
Colom cos para lo que proyecto y encargada del recurso económico reunión
bia realizar ocasionó genero de girar los y correo
proyecto que el inconformi recursos electrón
proyecto dades con que ico
que se algunos realizara el
quedara en proveedores giro de
mora con y con el ellos 10
algunos personal del días antes
proveedore proyecto de iniciar el
s mes con el
fin de
contar con
 Página 37

el recuerdo
al principio
de mes y
también se
le solicito y
como
acción
preventiva
se solicitó
un anticipo
para cubrir
este tipo de
problemas
inesperados
Diseño cronogram 12/12/2 amena no se en una se produjo como se incluyó en el Equipo
de a 021 zas cumplió actividad un retraso acción proyecto un del
histori con lo del en la correctiva presupuesto para pago proyect
as planeado cronogram entrega de se incentivó de horas extras o por -
clínica en el a hubo un la actividad al personal voz a
s en cronogra incremento y la de proyecto voz en
Colom ma en de días que actividad a trabajar reunión
bia algunas no estaban siguiente horas extras y correo
actividad planeados iniciaba ya remunerada electrón
es en el con 3 días s con el fin ico
proyecto menos de
ponernos al
día con el
cronograma
y como
acción
preventiva
se destinó
un dinero
 Página 38

para este
tipo de
imprevistos
.
 Página 39

Matriz de Trazabilidad de requisitos.

Con la aplicación de la herramienta benchmarking recolectamos información del cliente, la cual incluye las bases de datos de los
usuarios de las EPS, esta base es el material principal para nuestro software ya que estas contiene toda la información que ira consolidada en
nuestro software.

Tabla 5 Matriz De Requisitos

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Nombre del Proyecto Diseño de un sistema de centralización de datos de la historia clínica en Colombia.

Ultima versión Actualiza 10/10/2021

Descripción del Proyecto El objetivo principal del proyecto es consolidar toda la información contenida en las historias clínicas

de los pacientes colombianos y que esta se convierta en la principal herramienta de consulta por parte

de los profesionales de la salud y de los mismos pacientes para así poder conocer a ciencia cierta el

estado de salud de algún usuario y poder tomas las decisiones contando con toda la información.

Tener consolidada toda la información permitirá que cuando hay un cambio de EPS por ejemplo, no se

incurra en pérdida de información u omisión del algún aspecto clave que podría resultar de vital

importancia para poder tomar la mejor decisión en lo referente a la salud de los pacientes

colombianos.

Este sistema de centralización de datos se convertirá en una herramienta necesaria no solo para los
médicos y pacientes, sino que también servirá como una fuente de consulta para estudios
epidemiológicos y para investigaciones universitarias, obviamente respetando la confidencialidad de
 Página 40

los pacientes.
Identificac Requisito Necesidade Objetivo Entregab Responsable Fecha Estado Requerimie
ión s: negocio, le nto de alto
oportunida nivel
des y
metas

01 Base de Satisfacció Tener la Base de Desarrolladores 30/09/20 Terminado Cumplir con

datos que n del informac datos 21 el objetivo
contenga cliente ión unificada del proyecto
toda la necesaria con
información para el informaci
de los software ón e
usuarios de todos los
EPS usuarios
de la EPS
02 Disponibilid Satisfacció Cumplir Base de Director del 30/11/20 En proceso Cumplir con
ad de la n del con el datos a proyecto 21 el objetivo
información cliente alcance todas las del proyecto
en todas las del EPS
EPS, IPS, proyecto
hospitales etc brindand
o
informac
ión
general
al
personal
que
consulte
03 Facilidad de Satisfacció Una Plataform desarrolladores 15/12/20 En proceso Cumplir con
uso de la n del platafor a y guía 21 el objetivo
base de cliente ma de uso del proyecto
 Página 41

datos, fácil amigable

consulta , de fácil
consulta
y de fácil
uso para
todos los
usuarios
04 Confidencial Satisfacció Cumplir Base de Desarrolladores/ 15/11/20 Terminado Cumplir con
idad de la n del con las datos con director del 21 el objetivo
base de datos cliente normas seguridad proyecto del proyecto
de de la
protecció informaci
n de ón,
datos del asignació
país n de
claves de
uso
únicamen
te al
personal
medico
05 Presentar Satisfacció Para Informe Considerar lo Cada En proceso Cumplir con
informes n del llevar un del estado descrito en el semana el objetivo
semanales cliente control del contrato del proyecto
sobre el del proyecto
estado del avance y
proyecto detectar
posibles
errores
en la
ejecución
06 Presentar Ofrecer un Cumplir Documen Considerar lo 13/09/20 Terminado/ Cumplir con
protocolos de buen con los tos de descrito en el 21 entregado el objetivo
 Página 42

entrega, servicio niveles protocolo contrato del proyecto

calidad y de
garantías calidad
requerida
 Página 43

Registros de riesgos.
En la dirección de nuestro proyecto es necesario identificar los procesos que permitan
identificar y gestionar los riesgos, así como la centralización de estos y la medición del
impacto negativo en la ejecución del proyecto.

Al momento de ejecutar la validación de los riesgos en un proyecto nos podemos

encontrar con varios métodos para identificar los riesgos y estos pueden variar según la matriz
y el método que se utilice.

En cualquiera de los riesgos se otorga la mayor información de estos según la

identificación y la prevención del riesgo, esta identificación se ejecuta en la fase inicial de
proyecto es decir que durante la planeación y definición del alcance del proyecto debemos
evaluar esta matriz que describimos a continuación con el fin de que estos no intervengan en
la planeación o en el cronograma del proyecto.

Para la ejecución de nuestra matriz de riesgos vamos a utilizar una plantilla de gestión
de calidad aplicada a la validación y ejecución de riesgos que se puedan presentar en el
alcance del proyecto es necesario en esta detallar que se van identificar los riesgos teniendo en
cuenta la implementación del proyecto es decir que se tendrán en cuenta algunas variables
como lo son la capacitación y la implementación de las herramientas del software de historia
clínica unificado en todas las ciudades del país donde posiblemente se evidencien riesgos
propios de cada institución de salud.

A continuación, se adjunta el detalle de la matriz con los ítems más importantes a

identificar.
 Página 44

Tabla 6 Matriz Registro De Riesgos.

Res
pues
Consecu
Detalle del Riesgo ta al Plan de mitigación y/o contingencia.
tivo
ries
go
Si surgen cambios en 1. Definir los usuarios involucrados en el cambio
los procesos que tienen 2. Definir temas, fechas y actividades para realizar una capacitación previa a
relación directa con el la fecha de entrega del proyecto
proyecto, se requeriría 3. Definir las actividades a realizar para ajustar la información
capacitación del Evit 4. Definir los usuarios que deben realizar estas actividades y las fechas
1
personal, revisión y ar 5. Incluir todas las actividades en el plan de trabajo
ajustes a la información
suministrada hasta el
momento de los
cambios
Si los integrantes que 1. Definir las actividades a realizar de todo el equipo de trabajo, con
conforman el equipo de responsable, fecha y duración
trabajo no tienen 2. Definir frecuencia, duración y asistentes a reuniones de seguimiento
disponibilidad y 3. Incluir en el plan de trabajo todas las actividades del equipo y las reuniones
Miti
2 compromiso de seguimiento
gar
suficientes, se afectaría 4. Definir un plan de gestión del cambio por el cliente
el desarrollo del
proyecto en los tiempos
estimados
3 No tener los recursos Miti 1. Analizar previamente al inicio de la etapa los recursos que se requieren para
necesarios en el gar su ejecución
momento indicado, por 2. Incluir en el plan de trabajo las actividades para conseguir los recursos y las
ejemplo, los equipos de fechas de entrega
cómputo para hacer los 3. Si se llega a necesitar un recurso no planeado, se debe realizar control de
desarrollos o las cambios
instalaciones del
producto, o las personas

para construir el
software o hacer las
pruebas de usuario; esto
implicaría demorar los
tiempos de entrega
La resistencia al
cambio, por parte del
personal involucrado en
Miti
5 el proceso, puede hacer
gar
más difícil cualquier
contacto entre la
empresa y el cliente
La no participación
activa de los usuarios
del sistema en el
proyecto podría resultar
Miti
6 en definiciones de
gar
productos que no
satisfagan
completamente sus
expectativas
Se presentan
enfermedades,
calamidades,
vacaciones o eventos de
fuerza mayor a algún Miti
7
integrante del grupo de gar
trabajo puede
interrumpir el proyecto
durante algún tiempo y
retrasar las entregas
El cliente es nuevo y no Miti
8 se conoce bien su forma
gar
Página 45
1. Definir los usuarios involucrados en el cambio
2. Asignar actividades (con duración, fecha y responsable) a los usuarios, para
que participen el proyecto
3. Incluirlos a todos los usuarios en las reuniones de seguimiento, ya sea con
su asistencia presencial o mediante el envío del acta de la reunión
4. Definir un plan de gestión del cambio por el cliente con apoyo de un
externo
1. Realizar seguimiento de las actividades del proyecto
2. Dejar constancia en el acta del no cumplimiento de las actividades
asignadas a los usuarios
3. Evaluar si es necesario recurrir a otras instancias para garantizar el
cumplimiento de las actividades
1. Para el caso de vacaciones o ausencias largas programadas, se deben incluir
en el plan del proyecto, es decir, no asignar los recursos que estarán en
vacaciones durante esas fechas.
2. Para el caso de ausencias cortas inesperadas, se debe tener holguras en los
planes de trabajo para el cliente, con base en el porcentaje definido para el
proyecto
3. Para el caso de ausencias largas inesperadas se debe analizar si es posible
manejarlo con la asignación de otra persona, de lo contrario se debe informar
al cliente y realizar un control de cambios en el proyecto con el argumento de
Fuerza Mayor
1. Realizar reuniones antes de iniciar el proyecto para conocer y unificar los
temas de: metodología de trabajo, definición del equipo de trabajo en cada
 Página 46

de trabajo, puede etapa, tanto del cliente como de la empresa.

generar productos que 2. Realizar reuniones previas al inicio de cada etapa para clarificar a los
no satisfagan usuarios en que consiste la etapa, cuáles serán los entregables y analizar el
completamente sus plan de trabajo
expectativas y retrasos 3. Las entregas se deben planear en reuniones y al comienzo tratar el tema de
en las entregas los entregables que se acordaron y la metodología utilizada.
4. Incluir estas actividades en el plan de trabajo del proyecto
El ciclo de 1. Definir las actividades a realizar por el cliente, con fechas y duración
revisión/decisión de los 2. Incluir las actividades en el plan del proyecto
usuarios es más lento Com 3. Realizar seguimiento al cumplimiento de estas actividades
9 de lo esperado, puede parti 4. Si se presentan atrasos recurrir a otras instancias o realizar un control de
generar atrasos al r cambios
iniciar nuevas etapas y
por ende al finalizar.
El proyecto depende de 1. Definir las actividades de recepción de otros proyectos, con fecha y
la entrega de otros duración
proyectos o impacta y 2. Incluir las actividades en el plan de trabajo del proyecto, quedando en la
requiere cambios en ruta crítica
Evit
10 otros proyectos, lo cual 3. Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades
ar
trae como consecuencia 4. Si se presentan demoras, recurrir a otras instancias o realizar un control de
posibilidad de cambios
estancamiento en el
proyecto.
Cambios en la 1. Realizar un análisis del impacto para el proyecto
tecnología utilizada o 2. Generar un control de cambios
cambios en los
Evit
11 estándares utilizados
ar
durante el proyecto
puede generar retrasos
en las entregas
12 Cambios de personal Evit 1. Realizar un análisis del impacto para el proyecto
asignado al proyecto ar 2. Generar un control de cambios que afecté el plan de trabajo
puede generar retrasos
 Página 47

en las actividades
Mala selección del 1. Asignar actividades complejas a las personas de mayor experiencia
equipo de trabajo 2. Planear el inicio del aseguramiento de calidad lo más rápido posible,
podría resultar en definido en el plan de trabajo del proyecto
productos que no Miti 3. Evaluar la necesidad de cambios en la asignación de actividades o cambios
13
satisfagan gar en el equipo de trabajo, con base en los avances y aseguramiento de calidad
completamente sus 4. Realizar un control de cambios si se requiere cambios en equipo de trabajo
expectativas o genere
retrasos en las entregas
Lentitud en el sistema
1. Verificar la infraestructura y canal de comunicación
impacta la eficiencia y Miti
14 2. Realizar pruebas por Consultores y posteriormente por usuarios para
motivación de los gar
verificar el rendimiento del sistema
usuarios finales
Errores en las
1. Contar con ambiente de pruebas para verificar las entregas
aplicaciones pueden
2. Contar con casos de prueba que permitan detectar errores antes de poner en
generar demoras en el
Miti producción
15 proceso de atención de
gar 3. Ejecutar casos de prueba previa actualización
los pacientes y
4. Informar a fábrica fecha de actualización para contar con disponibilidad en
desmotivación de los
la solución de errores
usuarios finales
En la actualización del 1. Contar con ambiente de pruebas para verificar las entregas
producto se pueden 2. Contar con casos de prueba que permitan detectar errores antes de poner en
generar nuevas Miti producción
16
incidencias que gar 3. Ejecutar casos de prueba previa actualización
desestabilicen el 4. Informar a fábrica fecha de actualización para contar con disponibilidad en
sistema la solución de errores
No tener control de las
versiones de los 1. Definir proceso de actualización y repositorios requeridos para administrar
Miti
17 programas puede la configuración
gar
generar errores críticos 2. Seguir instructivos para el control de versiones
en el paso a producción
Usuarios con Miti 1. Realizar un plan de prácticas
18
desconocimiento en el gar 2. Verificar que todos los usuarios ejecuten las prácticas, tener listado y firma
 Página 48

uso funcional del

producto implica un de asistencia
mayor soporte durante 3. Acompañar las prácticas con líderes que soluciones inquietudes
la estabilización
Errores en los maestros
pueden generar casos
Miti 1. Realizar verificación de maestros por consultores
19 críticos en la
gar 2. Ejecutar casos de prueba
funcionalidad del
producto
Si no se gestiona
apropiadamente la
seguridad de la
1. Garantizar el acceso de los usuarios a la plataforma. Durante las prácticas
plataforma, se pueden
Miti ejecutarlas con su usuario y contraseña
20 presentar
gar 2. Realizar una verificación de la plataforma antes y después del paso a
inconvenientes con
producción
usuarios e impactar el
soporte durante la vida
del sistema
La mayoría del
personal de Enfermería
Miti 1. Realizar capacitación en el manejo de computadores
21 no tiene experiencia en
gar 2. Realizar entrenamiento en el manejo de computadores
uso de sistemas de
información
Necesidad de recursos
adicionales en algunas
etapas del proyecto
Miti 1. Informar con anticipación al comité del proyecto para que sean asignados
22 para dar una mejor
gar los recursos necesarios
respuesta a las
necesidades del
proyecto
23 Integración con otros Miti 1. Revisar negociación con los proveedores
sistemas pueden tomar gar 2. Contactar proveedores para incluirlos en el proyecto
más tiempo del
 Página 49

esperado en la
implementación
Las expectativas de los
usuarios vs las
funcionalidades y
Miti 1. Realizar presentación del sistema a usuarios lideres
24 bondades del nuevo
gar 2. Conocer el cliente y revisar brechas que se puedan presentar
sistema pueden generar
rechazo al uso del
sistema
No cubrimiento de
todas las áreas y
especialidades de la Tran 1. Revisar alcance del proyecto detalladamente
25 institución dentro del sferi 2. Informar al comité del proyecto y al consultor comercial de los temas
proceso de r planteados
implementación del
proyecto.
Incremento en el
1. Definir en prácticas si es necesario incrementar el tiempo de atención
tiempo de atención al
Miti durante la estabilización del sistema
26 paciente por la
gar 2. Informar a los pacientes del cambio de sistema y los posibles
necesidad de registro de
inconvenientes que se puedan tener
información.
 Página 50

Registro de Interesados

Para la ejecución y validación de los interesados en el proyecto a continuación vamos

a identificar según los lineamientos y gestión de interesados que se realiza en la validación de
estos bajo las siguientes matrices que se establecen en él (PMBOOK, s.f.).

PROCESO INTERESADOS DEL AFECTADOS EN CONTRA DEL

PROYECTO (A CON EL PROYECTO
FAVOR) PROYECTO

ACTA DE Ministerio de Salud. Instituciones de Entidades privadas del

INICIO
Secretarias seccionales de
salud.
Entidades promotoras del
servicio de salud EPS.
Instituciones Prestadoras
del servicio de salud IPS
Salud que hacen sector software clínico
participe de la y hospitalario HIS.
prueba piloto y son
los directamente
interesados en la
centralización de la
información.

Usuarios/ personal área de

salud, de las instituciones
de salud.
Usuarios / Pacientes que
hacen parte de la base de
pacientes de las IPS que
ingresan a la ejecución del
proyecto.
DISPAC

Secretaria de Planeación

ACTIVOS Promotor del Proyecto Gerente del Entidades privadas del

PROCESOS DE Proyecto sector software clínico
LA Gerente del Proyecto y hospitalario HIS.
ORGANIZACIO Patrocinador
Gerentes IPS Asignadas al
N
piloto del proyecto Consultor

Fábrica de Software
centralizador de HCE.

Consultores
 Página 51

Tabla 7 Matriz De Interesados

Nombre Puesto Ubicación Rol en el Requisitos / Fase de mayor Partidari Grado de Grado
proyecto Expectativas interés o/ influencia de
Neutral / interés
Reticente
Ministerio Ente del Bogotá. Beneficiado Controlar el Prefactibilidad, Neutral Alto Alto
de salud. estado. – detalle de la Factibilidad,
Interesado a información y Ejecución,
Favor etapas del Operación y
proyecto. puesta en marcha
Secretarias Ente del Bogotá, Beneficiado Integrar, evaluar Prefactibilidad, Neutral Alto Alto
seccionale estado. Medellín, – y realizar Factibilidad,
s de salud. Cali y Interesado a seguimiento Ejecución,
Barranquill Favor sobre la Operación y
a ejecución del puesta en marcha
proyecto.
Entidades Ente del Bogotá, Beneficiado Analizar y Prefactibilidad, Partidario Alto Alto
promotora estado. Medellín, – aprobar la Factibilidad,
s del Cali y Interesado a información que Ejecución,
servicio de Barranquill Favor se integrara desde Operación y
salud EPS. a las entidades de puesta en marcha
salud,
Institucion Ente del Bogotá, Beneficiado Identificar e Prefactibilidad, Partidario Alto Alto
es estado Medellín, – integrar la Factibilidad,
Prestadora Cali y Interesado a información a Ejecución,
s del Barranquill Favor centralizar en las Operación y
servicio de a bases de datos. puesta en marcha
salud IPS
Usuarios/ Personas Bogotá, Beneficiado Ingresar la Construcción, Partidario Alto Alto
personal naturales. Medellín, – información Operación y - Reticente
área de Cali y Interesado a necesaria a los puesta en marcha
salud, de Barranquill Favor – sistemas de
 Página 52

las a Afectado – información

institucion En contra centralizados.
es de
salud.
Usuarios / Personas Bogotá, Beneficiado Recibe la Construcción, Partidario Alto Alto
Pacientes naturales Medellín, – información Operación y - Reticente
que hacen asociadas Cali y Interesado a alojada en los puesta en marcha
parte de la por Barranquill Favor sistemas de
base de contrataci a información que
pacientes ón a las hacen participe
de las IPS IPS. del proyecto.
que
ingresan a
la
ejecución
del
proyecto.
Gerente Particular Bogotá. Beneficiado Evalúa que se Prefactibilidad, Partidario Alto Alto
del – cumplan con los Factibilidad,
Proyecto Interesado a requisitos, Ejecución,
Favor ejecución Operación y
adecuada del puesta en marcha
proyecto,
inversión de
recursos
Consultore Particular Bogotá, Beneficiado Evalúa que se Prefactibilidad, Reticente Alto Alto
s y ente del Medellín, – cumplan con los Factibilidad,
estado Cali y Interesado a requisitos y Ejecución,
Barranquill Favor – realiza la Operación y
a Afectado – implementación puesta en marcha
En contra del proyecto.
 Página 53

Conclusiones.

- Las técnicas y herramientas del proceso de gestión de la calidad permiten abarcar

desde el camino que se debe seguir para lograr el objetivo del proyecto hasta el diagrama de
dispersión y de ejecución de las actividades durante la gestión de un proyecto.
- El estudio de Benchmarking permitió definir como manejo estándar de
información para transmitir los datos según la muestra de instituciones de salud que se debe
implementar la Base de datos Oracle y el sistema de interoperabilidad HL7, este estudio nos
permite relacionar la información necesaria para contar con todos los estándares de calidad en
el desarrollo del proyecto a nivel interno.
- El plan de gestión de riesgos sobre el proyecto nos permite evaluar la ejecución
del proyecto y consiste en la identificación, análisis, planificación y control de los riesgos este
para el proyecto se ejecuto por medio de una matriz que permite evaluar el detalle del riesgo y
el plan de mitigación.
- La ejecución de los interesados del proyecto permite detallar y clasificar estos
según la influencia y según la participación en el proyecto, de tal forma que se identifique
cada uno de los niveles en los cuales se encuentre el interesado y la fase en la cual aplicara su
tarea o su labor.
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Bibliografía.

Minsalud. (8 de Julio de 1999). Resolución 1995. Obtenido de Udea.edu:

http://www.udea.edu.co/wps/wcm/connect/udea/f1e6ed33-ad54-4600-8d37-58f833705d21/
Resoluci%C3%B3n+1995+de+1999.pdf?MOD=AJPERES

PMBOOK. (s.f.). PMBOOK, 6Ed. Obtenido de www.PMI.org