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FUNDAM
CONTROL INT
i
Noven"dici6\

Abraham Perdomo M

riTEREi||

Australia . Brasil . Canada . Espef`a . Estados Unidof . Mexico . Reino lJnido . Singapur
 REEzl
i/ftL`;rr?_Irg THOIVISON
*
I
a#£#oey Fundamentos de control lntemo, novona edici6n.

Dlrector edltorial
Abraham Perdomo Moreno

C®rente de producci6n:
Disofio do portada:
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lMAAC. Lugo & Asociados
Ren6 Garay Argueta
y de producci6n:
Jos6 Tomas Perez Bonilla

Editor do de§arTollo:
Edltora de produccl6n:
Patrlcia Pantoja Valdez
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Lilia Moreno Olvera
Suporvlsora de manufactu ra:
Claudia Calder6n Valderrama
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COPYRIGHT © 2004 por
DERECHOS RESERVADOS.
Queda prohibida la reproducc.Len
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bibliografica:
I
Fundamentos de control
o transmisi6n total o parcial del
intemo
;n;£o;d:cn¥u:n:::d:::s:::I:°ere,S,.'
Thomson Leaming" es una marca
texto de la pre§ente obra bajo
oualesciuiera formas, electr6nica o
mecanica, incluyendo fotocopiado,
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1. Control intemo:
I
Elemento§. Operaciones
almacenamiento en algtln sistema
i '9:r==::u:.:^:I:`permlso de recup©raci6n de informaci6n,
basicas. Revision de control
intemo. Evaluaci6n de con-
/ 'p#nrfedFi~=.nngM3M.xe%ocO:``
a grabado sin el consentimiento
trol intemo, Boletines de
D
40605 \, previo y par escrfto del editor.
control intemo. Modelo
americano "CoSo" y
\`+a##:sl:'#rmacl6n Modelo can8diense
E
Esla c)bra se t
seneca 53 de 2005 e ;Cg°facfi°:.sDd!:gor;::Fred:6flnu.j°
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Col. Polanco
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M6xico, DF,11560

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DMsl6n ll)eroamoricana

Am6rica del Sur

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Seneca 53
Col. Polanco
Mexico, DF.11560
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Tel. 34 (0)91 446 3350
:ea';((?i?))#tt`.lil.:

Cone Sup
Fax 34 (0)91 445 6218
clientes@paraninfo.es I
Buerros Aires, Argentina
thomson@thomson[eamlng.com.ar
I
I
I
E
Contador Ptiblico Certificado y Licenciado en Administraci6n de Empresas, con es-

I tudios de: Maestfi'a en Ciencias Administrativas, Maestrfa en Finanzas y Doctorado

en Administraci6n de Negocios.
Catedratico a nivel licenciatura, Posgrado en la Facultad de Contaduria Ptiblica

I delaBenemeritaUniversidrdAut6nomadePuebla;delaFacultaddeCienciasEcol
n6mico-Administrativas de la Universidad de las Americas-Puebla., de la Universi-
dadlberoamericana,GolfoCentro;delaUniversidadPopularAut6nomadelEstado

I de Puebla, de la Universidad Cuauhtemoc, y de la Universidad de Guadalajara.

Miembro del Iustituto Mexicano de Contadores Ptiblicos, A.C. Federaci6n de Cb-
1egios de Profesionistas., del Colegio de Licenciados en Administraci6n, A.C.; del
ColegiodeContadoresPtiblicosdelEstadodePuebla,A.C.,ydelaNationalAssocia-
lion of Accountants.
+++

I
Despues de haber leido con profundo interes la nueva edici6n del libro F##ed¢eec7g-
I fof cfe co#J#o/ /'#Jet'#o del doctor Abraham Perdomo Moreno, me permito recomendar
ampliamente esta obra.
Tambien me es grato comunicarle a usted que su trabajo sera libro de texto pa-
I ra los alumnos de nuestra universidad, por coustituir una brillante aportaci6n a la
preparaci6n de licenciados en Contadun'a Ptiblica, Administraci6n de Empresas, Fi-

I nanzas, Informatica y Relaciones lndus[riales.

Tanto estudiantes como profesionales y para quienes desean actualizar e incre-
mentar sus conocimientos encontraran en esta obra una accesible fuente de estudio,

I cousulta y aplicaci6n practica, por la sencillez de su lenguaje y por su desan.ollo sin-

tetico, claro y consecuente para obtener informaci6n contable y financiera oportuna
y suficiente en cantidad y calidad, para toinar decisiones acertadas, promover la efi-

I ciencia de operaciones, administraci6n de riesgos, descubrir robos, malversaciones y

deficiencias, asf como la planeact6n de auditon'a en relaci6n con el grado y extensi6n
de pruebas de verificaci6n.

I
M.A. y C.P.C. Lourdes Medina Hernandez

I Directora de la Facultad de Contaduria Pdblica

de la Benemerita Universidad Aut6noma de Puebla.

I
I
I
I
I
•i
vi Fundamentos de control interno

Distinguido maestro:

Del conocimiento de su obra F##cde7#e#/of Je co#/ro/ /7?Jeowo se desprende de inme-

diato la gran utilidad y aplicaci6n practica que de ella habran de obtener sus lec-
tores.
No se concibe en nuestro medio una sola entidad que no tenga debidamente
implantado su sistema de control intemo, de donde habra de planearse adecuada-
mente el funcionamiento interno y externo de la empresa, asf como la garantia de
la integridad de la informaci6n contable entre otras.
Por lo anterior, reciba usted mi sincero reconocimiento por tan destacada obra,
y al mismo tiempo mi felicitaci6n, porque no dudo en afirmar que tanto para el es-
tudiante de Contaduria y de Administraci6n, asi como para el profesional en ple-
no ejercicio de su actividad, habra de ser su libro, una eficaz herramienta de apoyo
y consulta.

Atentamente.

C.P jose L Antonio Bernal Fernandez

Presidente
Colegio de Contadores Ptiblicos del estado de Puebla, A.C.
Este trabajo tiene como obietivo el estudio, conocimiento, revisi6n y evaluaci6n del
sistema de control intemo contable y adlriustrativo de una entidad empresanal, para
servir de herramienta profesional y de trabajo a contadores, auditores intemos, audi-
tores externos, col"sarios, tesoreros, funcionarios, directivos, administradores, pro-
pietarios, acciomstas, etcetera, para lograr el mejor desempefio de sus funciones y
actividades, al tomar decisiones acertadas en un entorno de competitrvided y globa-
1izaci6n econ6inica.
F##deaec#/of de co7z/7.a/ j.#fer#o contiene siete capitiilos y dos apendices; el capftu-
1o 1 encauza el estudio y conocimiento de elementos del control intemo; el capi-
tulo 2 esrudia las operaciones basicas del control interno; el caprfulo 3 se enfoca a
la revisi6n detallada y practica del control interno, con base en cuestionarios debi-
damente estructurados, los cuales habran de cubrirse, generalmente, cada dos
afros; el capft`ilo 4 estudia la evaluaci6n y cuantificaci6n del control interno, con
base en cuestionarios, para cubrirse cuando memos cada aho y para cada trabajo
de revisi6n en particular; el capitulo 5 analiza y estudia los boletines de control in-
terno emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Ptiblicos, A C.; el capitulo
6 estudia el control interno modelo americano "COSO" y el control inferno mode-
lo canadiense "COCO", el capitulo 7 es[udia los diagramas de flujo y grificas de or-
ganizaci6n para un control interno eficiente. El apendice 1 estudia brevemente el
sistema electr6nico de papeles de trabajo; el apendice 2 presenta un `resumen de
administraci6n general.

El autor
I
I
I Estudiante:
De una encina desciende una bellota

I y a una lechuga azota;

"cuidado, sefiorita",

esta tiltuna grita;

I si vuelve a descender de tal altura,

marfejese desde hoy con mas cordura,
y guards a los de abajo miramiento.,
I porque es una vileza
el venir a romperme la cabeza.

"Si se incomoda usted, mucho lo siento",

I con buha dice la bellota vana;
mas no haga usted coraje,
+

que siempre he de azotar, cuando me baje,

donde me de la gama.

yo la desprecio a usted, como a la oruga,

I que el fruto soy de encina poderosa,
y usted no es otra cosa

I que ndsera lechuga.

He dicho, y es bastante. Entonces esta,

con calma, le contesta:
a "Lechuga, sf, sefior, ese es mi nombre;

rnas distinto sera nuestro destino:

Yo la delicia formafe del hombre,
I y usted la gloria del voraz cochino".

I Moraleja:
A un trabajo de esf#d!.¢7®Je constante consagrado,
llega el hijo del pobre a Jn.zA7c/czczor caballero,

i a veces ct mal estndiante en el wicto encene8a.do,

n el hijo del magnate, por no estudiar, es PercJedor o pordiosero.

n
x Fundamentos de control intemo

Estudiante:

Nunca consideres el
estuc]io comc> iin
cleber, sino conio urn
opoiliinicliicl para

peneti.Lir en el hello
y in:ir;ivilloso mundo
clel saber.

Estudiante:

(Parii [eei.se regiik`rlnen[e )

Par /a »ic7?os feoj), `tnie piopongo estudiar con la alegi.in"
Par /a 77jc#o`q Ao)7, "me propongo estiidiilr con el trabajo"
Par /o »Gc#tjs faoji, .liie pi`t]pongo estucliar con el afecto".
Po/ /o J%e%05-/?oy, `me propongo estudiar con el amol"
Par /a J7;e%oS /2ojJ, '`me propongo esforz;lime en estucliar y
trabi`iar en beneficio c[e mi p£\[i.ia, im fi`milia y mi persona".
TIJ

I
I
I
CApfnro 1

I Control interno-Elementos 1

Control interno 2

I 0rganizaci6n 5
Contabilidad 10
Catalogo de cuentas 23
I Estados financieros 33
Presupuestos y pron6sticos 54
Entrenamiento de personal 61
1'
CAptnJlo 2
Control interno-Operaciones basicas 65
I
Control intemo de caja y bancos 66

I L/'Control interno de inventarios 72

'Control interno de compras 77
I/Control intemo de ventas 80

I -3
C Revisi6n de control intemo 85
I Revisi6n de control intemo general 86
Revisi6n de control intemo de caja y bancos 87

I Revisi6n de control intemo de clientes (embarque y facturaci6n) 94

Revisi6n de control intemo de inventarios 97 .
Revisi6n de control inferno de documentos por cobrar 100

I Revisi6n de control intemo de inversiones en valores 101

I
 xii Fundamen[os de control interno

Revisi6n de control interno de activo fijo (planta y equipo) 102

Revisi6n de control interno de compras, recepciones y proveedores 103
Revisi6n de control interno de documentos por pagar y acreedores 106
Revisi6n de control intemo de capital social 106
Revisi6n de control intemo de n6minas de sueldos y salarios 107

CAprmo 4
Evaluaci6n de control in[erno-Cues[ionarios 111

Evaluaci6n de control interno general 112

` Control interno de caja y bancos 114

Clientes y documentos por cobrar 120

Inventarios 124
Inversi6n de valores 130

PL`} Activo fi).o (planta y equipo) 132

Proveedores, acreedores y pasivos acumulados 135
Capital social 139
Ventas e ingresos 142
Compras, costos y gastos 146

C N6minas de sueldos y salarios 153

Registro de personal 158
_ Control intemo final de auditoria 160

C Metodos de evaluaci6n del control interno general 164

Cumplilniento de obligaciones legales 169

-5
>. Infome de control interno 175

Boletin.es de control interno 179

/'Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control interno 180

L'' Boletin 5030. Metodologia para el estudio
y evaluaci6n del control interno 195
Boletin E02. Procedimien[os de auditoria relativos al dictamen
sobre el sistema de control interno contable 211
Boletin H-25. Dictamen sobre control interno 217
Boletin 4100. Opini6n sobre el control interno 228
 Contenido xiii

cApfluo 6
Control interno. Modelo americano COSO y modelo canadiense COCO 233
Control interno. Modelo americano COSO 234
Control interno. Modelo canadiense COCO 240

CApinmo 7
Diagramas de flujo y graficas de organizaci6n 251
Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control intemo 252

AP£NDICE 1
Sistema electr6nico de papeles de trabajo 296

Art NDlcE 2
Administraci6n general 301
q
 Concepto
Plan de organizaci6n entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimentos
coordinados que adopta una empresa ptiblica, privada o mjxta, para obtener infoma-
ci6n confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y
• adhesi6n a su poh'tica administrativa.

Anasis
1. Plan de organizaci6n. Es decir, el control interno es un programa que precisa
el desarrollo de activldades y el establecimiento de relaciones de conducta en-
tre personas y lugares de trabajo en forma eficiente.
2. La confabilidad. Que [endra por objeto registrar tecnicamente todas las opera-
clones y adernds, presentar peri6dicamente informaci6n veridica y confiable; al
efecto se implantara un sistema de registro y de contabilidad apropiado y pfac-
tico que pemita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones
que lleve a cabo la empresa.
3. Funciones de empleados. Distribuci6n en forma debida de las labores que
• realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de re-

vision.
4. Procedimientos coordinados. Procedimientas contables, estadisticos, fisicos, adl"-
nistrativos, etc., armonizados entre sf para la mejor consecuci6n de los objetivos es-
tablecidos por la empresa.
5. Empr.esa pdblica, privada o mixta. Empresa ptiblica u organismo social integra-
do por elementos humanos, tecni-cos, materiales, inmateriales, etc., cuyo obje-
tivo natural es la prestaci6n de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
t€cnicos, materiales, inmateriales, e[c. , cuyo objetivo natural es obtener uti-
lidades.
Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tecnicos,
materiales, inmateriales, etc., cuyo obje[ivo natural es prestar servicios a la co-
lectividad y obtener utilidades.
6. Obtener informaci6n confiable. Uno de los objetivos del control interno es ob-
tener informaci6n oporcuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acerta-
da de decisiones.
 Control interno 3

Ifl

I
7, Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno es proteger y salva-
guardar los bienes, valores, propiedacles, activos, etc„ de la empresa, dificul-
tando y tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etcetera.
8. Promover la eficiencia de operaciones, Otro objetivo del control interno es pro-
mover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.
9. Adhesi6n a su politica administrativa Otro objetivo del control mterno es i-acili-
tar que las reglas establecidas por la administraci6n se cumplcin eficientemente.
`' ` i',`.:`

Ones y
Elementos

I Los elementos del control interno son siete, a saber:

1. Organizaci6n.

•:k: 2. Catalogo de ci`entas.

3. Sistema de contabilidad.
4. Estados financieros.

`,.i,..:.:;
5. Presupuestos y pron6sticos.
6. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.
7. Supervisi6n. Postenormente se estudiara brevemente cada elemento.
•,#c:
Principios
Los principios del control interno son cinco:

1`.` 1, Separaci6n de funciones de operaci6n, custodia y registro,

2. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operaci6n; es decir, en cada
`'.`1 operaci6n de la empresa, cuando memos deben intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4. El trabajo de los empleados sera de complemento y no de revisi6n.
:#: 5. La funci6n de registro de operaciones ser-a exclusiva de[ departamento de con-
tabilidad.

:I Objetivos
Los objetivos del control interno son:
i.I.
• Prevenir fraudes.
• Descubrir robos y malversaciones.

±
• Obtener informaci6n administrativa, contable y financiera confial)le y oportuna.
• 1.ocalizar errores administrativos, contables y financieros.
• Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demas activos de la

I empresa en cuesti6n.
'
4 Fundamentos de control interno

• Promover la eficiencia del personal.

• Detectar desperdicios innecesarios de matenal, tiempo, etcetera
• Mediante su evaluaci6n, graduar la extensi6n del analisis, comprobaci6n (prue-
bas) y estimaci6n de las cuentas sujetas a auditon'a, etcetera.

Importancia
Todas las empresas ptiblicas, pnvadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o
financieras, deben contar con mstmmentos de control administrativo, tales como
un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catalogo de cuentas eficiente y
practico; ademas de un sis[ema de control mterno, para corfiar en los conceptos,
cifras, informes y reportes de los estados financieros
Luego entonces, un buen sistema de control interno es impoltante desde el
punto de vista de la integridad fisica y numerica de bienes, valores y activos de la
empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancias, cuentas y documen-
tos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema
eficiente y practico de control intemo dificulta la colusi6n de empleados, fraudes,
robos, etcetera.

Vigihacia y supervisi6n
I
Para la obtenci6n de la maxima eficiencia del sistema de control intemo, es nece-
saria su vigilancia peri6dica y met6dica, por parte de:

• Gerente general,
f Z

• Contralor,
• Comisarios o consejo de vigilancia,
I
• Auditores intemos,
• Auditores externos, etcetera.

Es com6n en tcrdas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas

establecidas, generalmente en aquellas donde se siguen procedimientos mon6tonos
y de rutina, de ahi que resulte titil, practico y convehiente supervisarlo, vigilarlo y
E
revisarlo peri6dica y met6dicamente para que el sisterna de control intemo no de-
caiga ni pierda eficiencia.
i:
Clasificaci6n
El control interno se clasifica en: 11
• Administrativo.
• Contable
I
 Organizaci6n 5

FT
Control inferno admihistrativo. Cuando los ob).etivos fiindamentales son:
1. Promoci6n de eficiencia en la operaci6n de la empresa.
nBprue- 2. Que la ejecuci6n de las operaciones se adhiera a las polfticas establecidas por la
admiustraci6n de la empresa.
I Conti.ol inferno contablc. Cuando los objetivos fundamentales son:
1. Protecci6n de los activos de la empresa.
2. Obtenci6n de informaci6n financiera veraz, coirfiable y oportuna.
:±l.e::
El control interno contable comprende el pde# c/c orgzz#z.,z¢#.o'# y lospro"dz.7"z.c#-

jFptteos: fojy rc;giffrof que se refieren a la protecci6n de los activos de la empresa y conse-
cuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que estan disehados
]if::i para suministrar seguridad razonable de que:
1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especf-
)Cumen- ficas de la administraci6n.
2. Las opei-aciones se registran..
fl::s: a) Para permitir la preparaci6n de estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio

I aplicable.
b) Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.

3. El acceso a los activos s6lo se permitira con autorizaci6n de la administraci6n

lece- de la empresa.
4. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con
los activos existentes durante intervalos razonables, tomandose las medidas
I pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

I
Ls reglas

ifeo; Concepto
I no de-
Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y acti-

I vidades de empleados de una empresa para lograr su maxima efici.encia dentro de

los planes y objetivos establecidos.

I Elementos
1. Establecimiento de la estructura 6ptima de la empresa funcional.

I 2. Coordinaci6n adecuada de trabajo y funciones de empleados por areas afines.

ffl`

6 Fundanientos de control mterno

3. Divisi6n de cada proceso en partes o labores.

4. Asignaci6n de las labores correspondientes a cadl puesto,
5. Establecimiento de instructivos.
6 Determinaci6n de autoridad y responsabilidacl de cada nivel.

Consideraciones
1 La organizaci6n es un elemento del proceso adininistrativ.o (planeaci6n, orga-
nizaci6n, integraci6n, direcci6n y contrct).
2 La organizaci6n o estructufaci6n SIC inicia` con los organigramas o rebresenta-
clones graficas
3. La organizaci6n establece relacion'es de conducta h-umana en relaci6n con el
traba)o material, intelectual, e[c., clel personal de la empresa.
4 La organizaci6n encauza las actividades haimanas hac-ia la realizaci6n concreta
y eficaz de los prop6sitos y objetivos de la einpresa.

Principios bisicos
1. De precisi6n de ob).etivos. Deben precisarse clararn€nte los objetivos generales
de la empresa.
2. De separaci6n de actividades. Debe establecerse una`separaci6n de activida-
des, por ejemplo:

a) Compras
b) Producci6n
c) Ventas
d) Personal
e) Finanzas
f) Investigaci6n y desarrollo

3. De subdivisi6n de funciones Cada actividad o polftica' debe subdivi`dirse en

funciones 16gicas.
4. De lineas de comunicaci6n y autoridad En toda empresa debe haber clelegaci6n
de autoridad, desde los mss altos niveles jefarquicas hasta los inas bajos. Las lf-
neas de responsabilided deb€h determinarse en caaa puesto de la empresa.
5. De precisi6n de autoridad y responsabilidad. Cada puesto debe tener bien de-
finida su au[oridad y conocer con p.recisi6n su reSonsabilidad, estableciendo
la debida )erarquizaci6n de puestos.
6. Del campo de acci6n de €jecutivos y ayu¢antes. Debe especificarse claramen-
te el campo de acci6n de ca.da` ejecut`ivo y ayudante, asimisrho, `de las ?ctivida-
des que les corresponda, medlante la Valdaci6n de ptfes`to!, , ,
 Organizaci6n 7
i++

7. De instructivo y reglamento de labol.es. Cada puesto debera contar con su instruc-

I tivo y reglamento de labores para facilitar el proceso de selecci6n y contratact6n.

principios en el mango de personal

I 1. Establecimiento del proceso de trabajo que permita su encadenamiento o coor-
dinaci6n; este es un sistema de operaci6n. La sistematizaci6n de los diferentes
5+rga- trabajos permite mayor autonomja en los empleados y mss tiempo libre de los
ejecutivos para atender los casos de excepci6n, o sea, aquellos que se salen de
la rutina. En consecuencia, el jefe podra atender a mayor ntimero de emplea-
dos que cuando no se tiene un sistema de trabajo.
iri[:t:: 2. Establecimiento de reglamentos e instn]ctivos de labores. Es indispensable rea-
lizarlo para que cada puesto de la organizaci6n cuente con sus obligaciones y
ctreca derechos, sus horas de trabajo, vacaciones y la forma de obtenerlas, servicio
medico, etcetera.
3. Mantener la unidad de mando en [odos los ejecutivos para obtener asf la colabo-
I raci6n voli`ntaria de sus suboi`dinados.
Este requisito implica qiie el supervisor tenga capacidad en alto grado para rna-
nejar a su gente. El jefe de personal pu€de contnbuir en mucho en su caracter
;ir::: de asesor o staff, a que los ejecutivos desarrollen esa capacidad

I Principles generdes
Estos principios han de entenderse en terminos de las afirmaciones siguientes:

I 1. I,a organizaci6n es un medio de alcanzar con mayor eficacia el objetivo deseado.

2. El prop6sito de la organizaci6n debe marcar la pauta a la suma convenida de
los proj)6sitos individuales.
3. La organizaci6n se refiere exclusivamente a la coordinaci6n del elemento hu-
dlen rnano y las condiciones materiales.
4 La organizaci6n se inicia antes de la selecci6n de los mieinbros de la empresa
y determina la necesidad de €s[os mediante la creaci6n de los puestos.
:e!sil: 5 La organizaci6n debe fijar las bases para determinar la selecci6n del personal
en vez de que el personal ya contratado determme la na[uraleza y bienes de la
'elde- empresa.
eciendo
6 La responsabilidad y la autoridad inherentes exclusivamente a los puestos
7 La responsabilidad y la autoridad no se comparten in delegan con personas, si-
lJen- no con puestos.
lctivida-
8 La natiiraleza cle una responsabilidad no se altera por el cambio de la persona

I que ha de cumplirla.
r
8 Fundamentos de control interno

9. Cada responsabilidad se crea en determinado puesto por la compartici6n de

otro puestci que tiene tal responsabilidad originalmen[e (responsabilidades
compartidas).
10 Cada responsabilidad se crea por la compartici6n parcial de algi'in puesto que
tiene una responsabilidad mayor
11 Un jefe no deja de tener la responsabilidad original ante sus superiores ya que
esta exclusivamente se comparte, mas no se delega.
12. Las relaciones inherentes de obligaci6n y autoridad surgen automaticamente
de la compartici6n de la responsabilidad.

Estructura del proceso administrativo

(Para mayor informaci6n, vcr apendice 2 sobre adnunistraci6n general.)
En virtud de que la organizaci6n es un elemento del proceso administrativo, es
practico vcr un cuadro sin6ptico de dicho proceso
I. Ideal inicial,
2 0bjetivo o meta.
3 Poll(Ices o actividades,
4 Progranas a planes (p[ocedimien[os
u operaciones)
5. Estudio clel mercado.
a) P[evisi6n
6. Presupuestos de costeabilidad de
Fija y sustancial del
al[emativas.
ob)etivo mediante cl
7. Acercamiento cle capi[ales, tecnologi'a
acopio de dacos y de
y prestigios. Adecuada planeaci6n
elernentos de i`uicio.
financie[a (estructura deseable de la
emp[esa).
8. Amplitud adecuada de las opcraciones -
I. PLANEAC16N pun[o de equllibrio (Break Even Point).
Bdsqueda y selecci6n 9. Exenciones fiscales.
de la alternativa 6ptima 10. Publicidad o p[omoci6n inicial
mediante los [ipos de 11. T€cnicas de plancaci6n.
secuencia: obje[ivos,

poli'tlcas, programas y I. Ubicaci6n de la empresa.

procedimien[os 2. I.ocal alquilado o propio.
b) Estudios sobre 3. Acccso facil.
condiciones de 4. Mobiliario y equipo de oficinas,
elemen[os materiales laboratorios , e[c€t€ra.
5. MaquLnaria e ins(alaciones
I ndustriales o comerciales.
6. Equipo automot[iz.

I. Salarios mfnimos regionales.

2. Salarios justos o absolutos
c) Estudios sob[e
(mercado de trabajo).
actividedes de
3. 6ptimas condiciones de trabajo.
elemencos
4. Bienes[ar ocupacional y familiar
humanos.
de los trabajadores`

11 ORGANIZACION
Ccordinaci6n y fiiacl6n
de funciones mediante
la es.ructura 6pcjma,
determinaci6n de
autor;dad y respeusabilidnd ,
asignaci6n de labores y
estruc[uraci6n de pues.os
Ill INTEGRAa6N
Le objetivaci6ri o
material;2aci6n de lo
planedo y organizado
sabre actividades humanas
y elementos materiales.
coordiriando los objc[ivos
empfesariales con los de
lee trabajadores.
Organizaci6n 9
1 0rganlg[amas o cartas de organizaci6n -
Poli'[icas li'de[es y politicas aiixillares -
Activic!adcs de lfnca y de ascsorfa (staff).
2. Fijaci6n de autoridad y determinaci6n de
la responsabilided - P[esupuestos par areas.
3. Manuales de organizaci6n.
3.I. 0[ganigrama general estfuctural o
carta inaes[ra - Obietivo empresa[ial.
3.2. Po[fticas a ac[ividades -
Subobjetivos
3.3. Programas funcionales a objetivos
especi'ficos.
3 4. O[ganlgramas funcionales o especl`ficos
3.5 Instruc[ivos funcionales.
3.6 Relaciones funcionales de labores.
3 7. Est[ucturaci6n de puestos y
elaboraci6n cle los iust[ucrivos de
labores corrcspondientes -Aj uste
de las )omadas de trabajo
3.8. Profesiog[amas o reglamentos
de labores.
3.9. Sahrios absolu[os y rela[ivos.
3.10. Formas impresas de papeleria
o formularios.
3.11 Graficas de velocidad de
tranicaci6n de documen(os basicos -
Grffica de flujo.
4. T€cnica del an6lisis y valuaci6n
de puestos - Salanos: Minirnos -
Remune[adof -justo - Definici6n de
la t&nica - Sistemas de valuaci6n -
Andlisis de puescos - C6dula de anflisis -
E(apas pars el dcsarroLlo de los sis(cmas
bisjcos - Fi)a[i6n de nivcles
5 Manual de valunci6n de puestos:
5`1 C6duladeanflisis.
5.2. Manual de valuaci6n de puestos par el
sistcma de pun[uri6n.
I. Actividades hunanas -Reclucamien[o
Scle{ci6n - lnducci6n - Contrataci6n -
Capacitacl6n: adiestramien[o y desarrollo
Adminls(raci6n o mane)o de personal.
2. Elementos matefiales -Compra -
Alquiler - Manufactura o elaboraci6n -
Adaptaci6n. acondicionainiento
o instalaci6n.
3. Coordimaci6n de los fines
emp[esariales con los de los t[abajadores.
10 Fundamentos de control interno

I. Que fas dlversas ac[ivldacles se reallcen

IV DIRECC16N
Consiste en a)e[cer la
autoridnd de qiie se csti
inves[Ido a rin c!e que el
o[ganismo funcioml alcance,
en pleni[ud, sue ob'e[ivos,
coordin.indo y con.rolando !as
nc(Ividndes meclian[e urn
opor[um, preclsa, veraz y
adecuacla mformaci6n.
de acuerdo con lo plarieado.
2, Fi/ar cuidedosamente las adecuadas
areas de rcspensabilidnd
5 Estiblecef rna in[el]gente coordmaci6n
en[re las ac[ividades humanas y los
elementos materiales, [enienclo como
especial obie[ivo alcanzar lag 6p[imas
relaciones con e[ personal
4 Crcar y u[iliza[ debldamen[e los
cori[roles de mando. fimncieros y
edminlst[ativos,
5. Escar capaci[ado prra comar 6p[imas
decisiones con base €n adecuadas aseso[i'as
y en abundantes, precisos y opor[iinos
elementos cle 'uicio, a flu de poder dicmr
las 6rdenes respec[ivas a t[av6s de urn
eficiente cl i[ecci6n

6 Comunicaci6n -Seman[ica -P[incipales

barreras en la comunicaci6n - Relaciones
I.
hiLmanas -Comunicaci6n externi e interna -
Formal e Informal -Vertical y ho[izon[al -
Descenden[e y ascenden[e.
I
i Fiiaci6n y escablecimien[o de adecuedas

I
bases y ireas para cap[aci6n de datos
2 Elaboraci6n del proced]miento mis eficaz
pan la medicidn de la actividad.
3 Evaluaci6n de la ac(iv;dad y de[ermimci6n
V CONTROL de las desviaciones mediin(e la confron[aci6n
Es la medida de los
resul[ados obcenldos y
su confror`caci6n con las
4
de los resuL[ados aLcanzaclos con los esperados.
Fiiarlas basesy el aspec[oformal de las
informaciones pare facili[ar la tom de
I
resultrdos esperndos, decislones y el facLl dictndo de medldas
analizando las clesviiciones

5
cor[ec[ivas.
Einplear adecundamente los con[roles
Financieros - Relaci6n de presupuesros -
I
Con(abilidad es(adfstica. Admi nist[a(ivos -
Relacj6n de esc5ndares de eficiencia -
Repor[es de cunplimienco - Escndfst;ca.
I
E

I...` .-.. se...i. . .=...

I
Concepto
CoN.TUNTo de principios y mecanismos tecnicos aplicables para registrar, clasificar, re-
I
sumir y presentar sistematica y estrucruralmente, informaci6n cuantitativa expresada
en uniclades mone[alias, de las operaciones que realiza una encidad econ6mica.
I
 Contabilidad 11

Anansis del concepto

1 Conjunto de principios Efectivamente, la contabilidad se rige por ima serie de
principios de observancia universal, tales como de entidad, realizaci6n, perio-
do contable, valor hist6rico original, negocio en marcha, dualidad econ6nrica,
revelaci6n suficiente, importancia relativa y consistencia.
2 Conjunto de mecanismos tecmcos. Es decir, conjunto de procedimientos, meto-
dos, insmmentos y reglas contables aplicables como medios para si`perar las di-
ficultades que en la practica profesional presenta cada empresa, tales como
reglas particulares de valuaci6n de inventanos; depreciaci6n de equipos; reglas
de presentaci6n de la informaci6n financiera, criterio conservador para registrar
las utilidades cuando se realizan y las perdidas cuando se conocen, etcetera.
3 Regis[ra operaciones. La contabilidad registra todas las operaciones qiie realiza
una empresa en forma cronol6gica en libros de primera anotaci6n, denomina-
dos diario general y diarios especiales, con el objeto de obtener informaci6n
oportuna y confiable.
4 Clasifica operaciones. Una vez registradas las operaciones, deberan clasificarse
por conceptos en libros de segunda anotaci6n denominados mayor general y
mayores auxiliares, tambien para obtener infomraci6n oportuna y confiable.
Ahora bien, los libros diario general, diarios especiales, mayor general y mayo-
res auxillares, aplicables para registrar y clasificar las operaciones que realiza
una empresa, en su aspecto /o777z¢/ o cfc#cg¢/, son libros de contabilidad, pero
en su aspecto 7#4}crj.a/ o 4ccz.de#fzz/, pueden adoptar la forma de libros empas-
tados, hojas sueltas, tar]etas, cmtas magneticas, discos magneticos, etcetera
5. Resume operaciones Tedas las operaciones, despues de registradas y clasifica-
das, debefan resumirse en estados contables denominados balarEa de compro-
baci6n, balanza de saldos ajustados, etc., de tal manera que sirva de base para
preparar informaci6n oportuna y confiable que satisfaga al usuario general.
6. Presenta informaci6n sislematica y estmcturalmente. Cuando todas las opera~
ciones que realiza una empresa han sido registradas, ctasificadas y resumidas,
se presentan en forma sistematica y estri.ictural en documentos denorninados
estados financieros, es decir, documentos esencialmente numericos que pre-
sentan la situaci6n financiera de la empresa a una fecha fija y cierta (estado de
situaci6n financiera o balance general), los resultados de sus operaciones (es-
tado de resultados) y los cambios en la situaci6n financiera en un periodo de-
terminado (estado de origen y aplicaci6n de recursos).
7 Informaci6n cuantitativa expresada en unidades monetarias Los estados finan-
cieros' balance general o estado de situaci6n financiera, estado de resultados,
estado de cambios en la situaci6n financiera, presentan en forma sistematica y
12 Fundamentos de control interno

estructural iiiformaci6n cuantitativa expresada en unidades monetarias, que en

nuestro caso se refiere a pesos mexicanos, pero que puede referirse a otras uni-
dades monetarias, segtin necesidades del usuario, por e)emplo en d61ares ame-
ricanos, marcos alemanes, yenes japoneses, etcetera.
8. Entidad econ6mica. Denominada tambien como empresa o ente econ6mico, es
decir, organismo social con elementos humano, tecnico y material, cuyo obje-
tivo natural puede ser la de vender, ganar y crecer (empresa privada); prestar
servicios a la colectividad (empresa pdblica); prestar servicios a sus asociados
(empresa social); ayudarse mutuamente (empresa domestica), o bien una com-
binaci6n de estos objetivos naturales (empresa mixta)

Caracteristicas
Podemos resumir las caracteristicas de la contabilidad como sigue:

1. Con)unto de principios generalmente aceptados de observancia universal.

2. Conjunto de mecanismos tecnicos de observancia particular
3. Registra Codas las c)peraciones en forma cronol6gica en hibros de prinera anota-
ci6n.
4. Clasifica las operaciones por conceptos en libros de segunde anotaci6n.
5. Resume todas las operaciones.
6. Presenta informaci6n financiera sistematica y estmcturalmente.
7. La informaci6n cuantitativa es expresada en unidades monetarias.
8. Produce informaci6n para la elaboraci6n de estados financieros
9. Proporciona una imagen clara de la situaci6n financiera y econ6mica de la em-
Presa.
10. Proporciona uria imagen clara de los resultados de la empresa y otros aspec-
tos financieros.
11 Proporciona informaci6n para el usuario general, es decir, usuarios internos y
externos de la empresa, denommada tambien entidad econ6mica o ente eco-
n6mico.

Objetivos
Los ob]etivos de la contabilidad quedan resumidos de la siguiente manera:

1. Pala conocer la situaci6n financiera de la empresa,1o que le pemitiri prever, ana-

lizar, planear y controhar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar,
2. Para conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o perdi-
das de la empresa.
dr Contabilidad 13

3. Para elaborar estados financieros capaces de transmitir informaci6n que satis-

:n:: faga al usuario general
:S ame- 4. Para controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y demas aspectos mo-

I netarios de la empresa de una manera eficiente.

5 Para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la em-
Presa.
6. Para la administraci6n eficiente y oportuna de la empresa
fi::: 7. Para el desarrollo integral de la empresa, etcetera.
aiom-
Clasificaci6n
En termmos generales, podemos clasificar la contabilidad en:

+
• Contabilidad fmanciera,
• Contabilidad de costos,
• Contabilidad fiscal,
all
• Contabilidad administrativa.

aiofa- Contabilidad financiera.Es el conjunto de principios y mecanismos t€chicos

aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistematica y estructuralmen-
te informaci6n cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones
que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados con la misma.+

I La contabilidad financiera, de hecho, es un sistema de informaci6n orientado a

terceros relacionados con la empresa, tal es Fl (caso dei+ccionistas, instituciones de

Llm- ::::[t:'r:npvoer:[]oonmasL=;c±ea:::s:::Ob::e:[O;eas:iedt:,god:c?r],i:::ah::n£:s::::caod9f:ear:
empresa, para diagnosticar la situaci6n actual, que servira de base para fijar las ru-
alc- tas y estra-tegias a seguir.
La contabilidad financiera esta regulade por principios de contabilidad general-

'T
:mos y mente aceptados, de observancia universal, e informa sobre todos los sucesos ocu-
mdos en la empresa y de cieitos eventas econ6micos identificables y cuantificables
que la afectan, a fin de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones
acertadas en relaci6n con dicha empresa; asimismo, verifica globalmente la respon-
sabilidad sobre la administraci6n de los bienes y recursos puestos al cuidado y ma-
I nejo de los administradores y ejecutivos de la empresa.
El contehido de este libro esta enfocado al estudio de la contabilidad financiera.
:±- Contabilidad de costos. Es la rama de la contabilidad que tiene por objeto re-
gistrar, clasificar, resumir y presentar informaci6n de operaciones que realiza una
empresa, para conocer lo que cuesta producir y distribuir un producto o un servi-
peadi-
cio, a fin de facilitar a usuarios intemos la toma acertada de decisiones.
14 Fundamentos de control interno

I.a contabilidad de costos informa de operaciones exclusivamente de lo que cues-

ta producir o distnbuir un prod-u-c-t-o-o-un servicio; la informa-€i6n -e-5 de -uso intem±i
Jestinada a la toma acertada de decisiones, es decir, determina los c-ostos como un
fin, analizandolos en todos sus aspectos, para facilitar la toma de decisiones.
ContabiHdad fiscal. Es un area de la contabilidad que tiene por objeto regis-
trar, clasificar, resumir y presentar informaci6n orientada a dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de la empresa.
Contabilidad administrativa. Sistema de informaci6n para usual.ios internos, 18
destinada a la toma accrtada de decisiones.
I.a contabilidad administrativa, de hecho, es iin sis[ema de informaci6n gerencial
que tiene por objeto elegir de diversas alternativas factibles, la mejor, para solucio-
19
nai- problemas en una empresa, y alcanzar las metas y ob)etivos preestablecidos por
la entidad econ6mica.
El sistema de informaci6n administrativa que produce la contabilidad adi"nis-
I
trativa es para usuarios internos, tales como administradores, ejecutivos y personal
de la empresa
Se recomienda consultar y estudiar el libro To7%cz Jc cdec/.I;.o#er //7¢¢#czcr¢j, del
10
mismo autor, ed. Thomson.

Usuarios de la informaci6n financicra

I
Uno de los princ!pales objenvas de la contabihchd es presentar informaci6n financie-
ra que reiina los` requisitos ¢e claridad, sencillez, oportumdad, utilidad, confiabflidad, I.
periodicidad, cohtinuidad y aLccesibilidad a las siguientes usuarios de la empresa:
Administradores,
Ejecutivos,
1 . Directivos
Gerentes,
Supervisores, etc€tera.

Persona fi`sica o persona moral,

Socios,
2. Propietarios Accionistas,
Cooperativis[as.

Trabajado[es no sindicalizados,
3. Trabajadores Trabaj adores si ndicalizados ,
Empleados de confianza, etc€tera.

Auditores internos Para efectos financieros.

4. Auditores
5. Acreedores comerciales
Para efectos financieros
Auditores externos
y fiscales.
Proveedores comerciales ,
Acreedores comerciales ,
Acreedores diversos, e[c€tera.
 Contabilidad 15

Instituciones de crfdito,
6. Acreeclores bancarios
Instituciones extrabancarias.

7. Inversionistas
8. Gobierno
9. Consultores y asesofes
10. Gfupos financieros
Nacionales,
Ex[ranjeros.
Secretarfa de Hacienda y Cr€dito Ptiblico,
Secretarfa de Comercio y Fomento Industrial,
Tesoreri'a de los estados del pai's,
Tesorerfa de los municipios, e[c€tera.
Administrativos,
` Contables,
Fiscales.
Legales , etc6[era.
Cases de bolsa,
` Compafii`as de afrendamiento, puro y financiero,
` Compafifas de factoraje,
` Cases de cambio,
i. Sociedades de inversi6n,
Compafii'as almacenadoras ,
Bancos,

\`€:::::i::,;8o:::i°tras:'etc€tera
me)oramiento,
as de co
1 I. Ocros
Tn*::
tria de la [ransformaci6h,
civiles' ..
i Asoriacion profesiohales , etc€tera.

Estnictura de la tcoria contable\\

Definlci6n
Conjunto de principios, reglas particulares
mismas, necesanos para producir sistenriti y estmcturalmente, informaci6n cuanti-
tativa expresada en unidades monetarias e las operaciones que realiza una empre-
sa, y de ciertos eventos econ6micos iden cables y cuantificables que la afectan, con
objeto de facilitar a los diversos usuarids la toma acertada de decisiones.

Elementos
Las elementos de la teon'a basica de la contabilidad son:

1. Principios de contabilidad.
2. Reglas particulares de valuaci6n y presentaci6n de informaci6n financiera.
3. Cnterio conservador de aplicaci6n de principios y reglas.
16 Fundamentos de control intemo

Principios de contabmdad
Dcflnlci6n
Conceptos y acuerdos bdsicos aceptados en forma general y universal, inmutables y
fundamentales, sancionados por el uso y fa costumbre, que establecen la delimtaci6n
e identificaci6n de la empresa, bases de cuantificaci6n cle las operaciones y la presen-
taci6n de la informaci6n financiera cuantitativa por medio de los estados fmancieros.

-eristlcas
1. Son conceptos y acuerdos contables basicos.
2. Son aceptados en forma general y universal.
3 Son inmutables (no cambiantes).
4. Son fundamentales.
5. Sancionados por el uso y la costumbre.
6 Establecen la delimitaci6n e identificaci6n del ente econ6mico.
7. Establecen las bases de cuantificaci6n de las operaciones.
8. Establecen las bases de presentaci6n de la informaci6n financiera.
9. Por medio de los estados financieros.

Clasfficai6n
1. Principio de entidad.
2. Principio de negocio en marcha.
3. Pnncipio de periodo contable
4. Principio de realizaci6n.
5. Pnncipio de valor hist6rico original.
6. Principio de dualidad econ6mica.
7. Principio de revelaci6n suficiente.
8 Principio de importancia relativa
9. Principio de consistencia.

Thciplo de ldentided

:::t:rToPs:e;a:u:e::::::ocn°enssLddee::::e:?stt`rdaar::Sa:eenrfdeL:tnadmoe::eefeL::Lon¥ued:I:::npre°=|
ellas y no en estos.
La empresa t_iene personalidad ]uridica propia e independiente de la de sus
propietarios, por lo que en 1_os estados finansie_ros s6lo se incluiran los bienes, de-
rechos, propiedades, obligaciones y capital de la empresa.
La entidad es una unidad identificable integrada por elementos humanos,
nicos y materia-les que estfn en intima relaci6n y bajo la coordinaci6n deuna
toridad administrativa, que tonra decisiones canalizadas a la obtenci6n de los fines
para los cuales fue establecida. i
FT
Contabilidad 17

principlo de negoclo en marcha

salvo evidencia en contrarlo, la vida de la empresa se supone indefinida.
±blesy Por este principio, se admite diferir ciertos ingresos y erogaciones, asi como
'lE:::6n: que se ignore el valor de realizaci6n de los renglones del Estado de situaci6n
financiera o balance general, es decir, en contabilidad cuando las cifras de los es-
hancieros. tados financieros representen valores estimados de liquidaci6n, esto debera espe-
cificarse perfectamente en forma clara, y s6lo es aceptable para informaci6n

I general en caso que la empresa se encuentre en estado de liquidaci6n.

princlplo de perlodo contable

I Necesidad de clasificar la informaci6n financiera en periodos regulares.

Las actividades de una empresa son continuas, pero los cambios operados en
e| patrimomo de la misma deben conocerse e informarse por periodos regulares.
I En Merico, para informaci6n a terceros y para disposiciones fiscales, el periodo
contable es de un afro natural; sin embargo, para prop6sitos administrativos, con-
tractuales, etc. , el periodo contable puede reducirse tanto como las necesidades o
I disposiciones contractuales y los recursos lo permitan.
Al establecerse periodos contables, nace la obligaci6n de cuidar que los ingresos
de un qercicio o periodo coincidan con los costos y gastcs atnbuidos al mismo pe-
I riodo, independientemente de que se paguen o no en dicho periodo; es decir, los in-
gresos, costos y gastos deben registrarse en el periodo al que coITesponden

I Princlplo de reali2aci6n
Las operaciones de la empresa deben registrarse cuando se realicen efectivamen-

I te; es decir, se asume que los ingresos originan costos y gastos.

Por lo anterior, no deben darse efectos contables a los planes y eventos incon-
clusos en sus formalidades, que por cualquier circunstancia no pueden considerar-

I se plenamente realizados.

etr[npre°= princl|.lo de valor hist6rico original

Las bienes, derechos, propiedades, etc., de la empresa, se registran a su valor ori-
ginal realmente pagado por ellos, en efectivo o a ciedito, en la fecha de su adqui-
'el:,;:: sici6n y registro, permitiendose modificar o actualizar estas cifras en el caso de que
ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado.
Es decir, todas las operaciones se registran a su valor original, permiti€ndose
ajustar y actualizar las cifras de registro cuand6-se presenten cambios en el nivel

:tt::: general de precios, devaluaciones o eventos posteriores que les hagan perder su
significado.
: los fines

I
±L__ E:±±±±±S±:2S±S=g=::g:±£:S==gr_
Principlo de dualidad econ6mica
Doble represeritaci6n que deben terier en contabilidad las operaciones cuantitati-
vas de la empresa.
Doble representaci6n, primero de registro -argos y abonos- y segundo de
informaci6n -activos, pasivos y capital.
Este principio tiene el antecedente cientifico de causa y efecto; acci6n y
reacci6n.
La dualidad econ6mica esta constituida por.

1 Bienes, Pfopiedades, dei-echos y recursos de que dispone la empresa para la

realizaci6n y consecuci6n de sus fines y objetivos
2 Fuentes u origen de dichos bienes, propiedades, derechos y recursos, que a su
vez son la especificaci6n de los derechos que sobre los mismos existen consi-
derados en su conjunto.
Durante mas de 400 afros a este pnncipio se le conoci6 como 7Zorz'4 c/c 4zp4r-
tidd doble.

rmclplo de revelaci6n suficiente

La infomaci6n financiera debe ser clara y comprensible para la toma acertada de
decisiones.
Siendo la iriformaci6n financiera el ob]etivo fundamental de la contabilidad, que
se cumple a traves de los estados financieros, y siendo estos elementos de decisi6n
para los directivos, y demas usuarios, resulta imprescindible la exigencia de la clari-
dad y suficiencia en su contenido; es decir, 1a irformaci6n fmanciera presentada en
los estados financieros debe contener, en forma clara y comprensible, todo lo nece-
sanoparaconoceryjuzgarlosresultadosdesusoperaciones,situaci6nfinancierade
la empresa, asf como los cambios en dicha sitiiaci6n financiera

Principio de inportancla reLathra

En los estados financieros deben mostrarse los aspectos importantes que afecten a la
empresayqueseansusceptiblesdecuantificaci6nenunidadesmonetarias;1uegoen-
tonces, 1as operaciones de importancia menor no deben ser sujetas rigurosamente al
trato que establecen las pmcipios de contabilidad. Esto es, por ejemplo, que aun
cuando una engrapadora pudiera ser considerada como activo fijo por su re[ativa du-
raci6n y prolongada utilidad, el esfuerzo de controlarla y depreciarla es tan grande
en relaci6n con el precio de la misma, que no se justifica y puede aplicarse integra-
mente a gastos de operaci6n.
En la informaci6n financiera debe diluirse lo intrascendente en beneficio de lo
importance.
 3,ti4£94
Contabilidad 19

EI Instituto Mexicano de Contadores "blicos, A.C. nos ofrece orientaciones en

re|aci6n Con la importancia relativa, como sigue.
1. En cuanto a su monto:

a) Una parte por si sola es importance en a[enci6n a otros conceptc)s.

b) Ia proporci6n que guarde la partida en los estados financieros en conjunto,
o bien, en el total del rubro del que forma parte o deberfa formar parte.
c) La proporci6n que guarda una partida con otras relacionadas.
d) La proporci6n que guarda la partida con el monto correspondiente a periodos
contables anteriores y la entidad que se estima representara en afros futuros.
e) La evaluacl6n de la importancia relativa en casos en que la existencia de
la partida deba presentarse separadamente para evitar errores de apre-
ciaci6n.

En la prictica se acepta que partidas menores a 5% sean consideradas como no

importantes, de 5 a 10% algunas como importantes y otras como no rmportantes, arm-
ha de 10% se consideran como importantes dignas de impacto significativo.

2. En cuanto a la naturaleza de la partida o eventos que efectha la empresa, po-

dra determinarse el njvel de importancia de acuerdo con las consideraciones
siguientes:

a) Si se trata de una situaci6n de caracter extraordinario.

b) Si estf sujeta a un hecho futuro o condici6n.
c) Si no afecta cuantita[ivamente por el momento, pero si en el futuro.
d) Si su origen obedece a leyes, reglamentos o disposiciones oficiales o con-
tractuales.
e) Sl se trata de operaciones con empresas subsidiarias afiliadas o asociadas.

Prindpio de consistencha
Este principio sefiala que cuando existan varias soluciones de registro para opera-
ciones especificas, la soluci6n seleccionada debe aplicarse sin cambios afro con
afio, para garantizar la comparabilidad de la informaci6n financiera.
Es decir, se requiere que los principios de contabilidad sean aplicados en for-
ma uniforme y consistente, no s6lo por el periodo a que se refieren sino tambien
en relaci6n con periodos anteriores, supuesto que una de las caracten'sticas de la
lnformaci6n financiera es la comparabilidad de conceptos y cifras necesarios para
conocer la evoluci6n de la empresa y, tambien, mediante la comparaci6n de esta-
dos financieros con los de otras empresas, conocer su posici6n relativa.
Este principio, como todos los demas, es flexible, quiza por ser un principio de
convemencia, y puede ser pasado por alto cuando las circunstancias de progreso
20 Fundamentos de control interno

autentico establezcan la necesidad cle introdiicir cambios. Este hecho, sin embar-
go, debe quedar clarainente advertido en los estados financieros, indicando los
efectos del cambio en los resultados del periodo en que se efecti`ie

Reglas particulares de valunci6n y presentaci6n

de informaci6n financiera
bemci6n
Especificaci6n concreta e Individual de los conceptos que integran los estados fi-
nancieros.

Clasiflcaci6n
1 Reglas de valuaci6n.
2. Reglas de presentaci6n.

Reglas de valuaci6n
Las reglas de valuaci6n se refieren a la aplicaci6n de los principios de contabilidad
y a la cuantificaci6n de conceptos del contenido de los estados financieros.

Reglas de presentaci6n
Las reglas de presentaci6n se refieren a la inclusi6n particular y adecuada de cada
concepto del contenido de los estados financieros.
Por ejemplo, e sten ciertas reglas de presentaci6n de conceptos del con[enido
de los estados financieros, tales como:
1. Se presentara informaci6n clara y precisa de la situaci6n financiera, resultados
de sus operaciones y cambios en la situaci6n financiera de la empresa.
2. Se presenraran notas explicativas de los estados financieros junto con estos, ya
sea al plc de los mismos o bien, en hojas por separado.
3. En el encabezado de los estados financieros deben presentarse los datos que
permitan identificar a la empresa que se refiere, asi como la fecha fija o perio-
do contable a que pertenezcan.
4. El contenido de los estados financieros debe presentarse en moneda de curso
legal, y cuando se trate de moneda extranjera se debera mencionar el tipo de
cambio utilizado.
5. Las polfticas contables que sean relevantes al elaborar los estados financieros
deben incluirse en las notas a los mismos, o bien, podran presentarse por se-
parado en un sumario de politicas contables de la empresa, etcetera.
 Contabilidad 21

criterio conservador o prudencial

El criterio conservador o criterio prudencial, como tambien se le conoce, es de apli-
caci6n de las reglas particulares, enunciandose como sigue.. "Las utilidades se pre-
sen[an cuando se realizan y las perdidas cuando se conocen".
El criterio conservador de aplicaci6n de las reglas particulares es la elecci6n
prudencial y poco optimista de entre varias altemativas que se presentan como
equivalentes, tomando en cuenta todas los elementos de juicio posibles.

Re§umen
A continuaci6n veremos el resumen de los nueve principios de contabilidad y el
criterio conservador generalmente aceptadas :

En[idnd La empresa tiene personalidad jun'dica propia e

Negocio en marcha
P€riodo contable
Realizaci6n
Valor hist6nco
Dualidad econ6mica
Revelaci6n suficiente
lmportancia relativa
Consistencia
Criterio couservador
independierite a la de sus socios o accionistas.
Salvo decision en contrario, la empresa tiene vida
indefinida.
Necesidad de clasificar la informaci6n financiera
en periodos o ejercicios contables.
Se asume que los ingresos originan cos[os y gastos,
Todas las operaciones se registran a su valor hrs-
t6rico u onginal.
Existen derechos y obligaciones, causa y efecto
(justificaci6n de la partida doble).
La informaci6n financiera debe ser clara y com-
prensible para la Coma de decisiones acertadas.
Hechos susceptibles de cuantificaci6n.
Aplicaci6n de los nusmos pnncipios.
Utilidades cuando se r?alizan; perdidas cuando se
conocen.

Sistema§ de contahilidad
De aplicaci6n prictica, se conocen dos sistemas de contabilidad, a saber:

I. Sistema por pardda simple.

2. Sistema por partida doble.

Sistema por partida simple. Sistema de contabilidad basado en operaciones

matematicas de suma y resta, es decjr, todas las operaciones de cualquier em-
Presa se registran en simples listas de acumulaci6n, tal es el caso, por ejemplo,
de anotaciones de ingresos y egresos, etcetera.
 22 Fiindamentos de control interno

Sistema por partida doble. Sistema cle contabilidad basado en el principio de

di.ialidad econ6mica (antes denoniinaclo principio de la partida doble) que tiene el
antecedente cientifico clel piincipio de la causalidad (causa y efecto, acci6n y reac-
ci6n) Ahora bien, desde el punto de vista matematico, el sistema de contabilidad
por pz`rtida doble se bas<i en lzi ecuaci6n de prinier grado. 4 = A + c (ac[ivo es igual
a pasivo mas capital).
En la actualiclad este sistema de contabilidad es el que aplican toclas hs empre-
sas qiie desean el registro y control eficiente de operaciones.

Sistemas de registro
La contabilidad regism las operaciones en libros de primera anotaci6n denomina-
dos dianos; ahora bien, el diario general tradicional, a traves del tiempo y del es-
pacio, ha sufi.ido evoluciones, modificaciones y variaciones

1. Aumentando columnas (sistemas tabulares).

2. Aumentando o dividiendose en varios diarios (sistema centralizador).
3. Registrandose las operaciones en tar]etas perforadas, cintas y discos magneti-
cos (sistemas mecanicos y electromagneticos, por computadoras), etcetera.

Lo que ha originado la aparici6n de diversos sistemas de registro, tales como:

• Sistema continental
• Sistema de diario y caja.
• Sistema tabular,
• Sistema de diario y mayor dnico.
• Sistema centralizador.
• Sistema de p6lizas con un registro (p6lizas tinicas).
• Sistema de p61izas con dos registros (p6lizas de diario y p6lizas de caja)
• Sistema de p6lizas con tres registros (p6lizas de diano, p61izas de caia y
bancos ingresos y p6lizas d€ caja y bancos egresos)
• Sistema de volantes.
• Sistemas mecanicos.
• Sistemas electr6nicos.
• Sistemas magneticos.
• Sis[emas combinados, entre otros

i
 Catalogo de cuentas 23

Concepto
Re|aci6n del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de
orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificaci6n estructuralmen-
te adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus
operaciones.

Principios
1. Ia clasificaci6n debe estar bien fundada.
2, En la clasificaci6n se procedera de lo general a lo particular
3. El orden del n`bro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados fiL
nancieros.
4. Los rubros o titulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificaci6n.
5. Debe preverse una futura expansi6n.

Al proyectarse un catalogo de cuentas, deben tomarse en consideraci6n todos

los aspectos posibles de informaci6n que llegafan a necesitarse y planear el rubro
de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad, direc-
tamente de los mismos tfulos o cuando menos, con un minimo de analisis.
El esquema de clasificaci6n debe ser proyectado de tal manera que cualquier
nueva cuenta que no se haya incluido en el plan original pueda ser incorporada al
mismo y, en cambio, pueda ser retirada cualquier cuenta obsoleta que ya no se ne-
cesite, todo ello sin alterar el orden general, Ahora bien, haciendo lo anterior el ca-
talogo de cuentas nunca se convierte en anticuado u obsoleto, pues tan pronto
como ocurre algo que demanda un cambio en el mismo, este puede hacerse sin
dificultad.

Objetivo§
1. Registro y clasificaci6n de operaciones similares en cuentas especificas.
2. Facilitar la preparaci6.n de estados financieros.
3. Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etcetera.
4. Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
5. Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesi6n de la politica adminis-
trativa prescrita.
FT',,,
24 Fundamentos de control interno

Elementos
Dos son los elementos que integran el contenido de un catalogo de cuentas:

• El niimerico y
• El descriptivo.

El primero empleado como simbolo o clave, mismo que puede estar formado
por ntimeros, letras, etcetera.
El segundo esta formado por el riibro, titulo, membrete o denominaci6n de las
diferentes cuentas de la empresa.

Esquemas de clasificaci6n
Existen diferentes esquemas de clasificaci6n, pero desde un punto de vista linuta-
do podemos mencionar los siguientes:

A:a:i::ss
Num6ricos Combinados
Decimates
Duodecimales

Progresivos
Alfab€ticos
Nem6nicos

Mixtos Num€ricos y alfab6ticos

Ntimero afabigo. Cuando se establece un ntimero arabigo progresivo a cada ru-

bro de cuenta, pueden crearse grupos de tftulos de cuentas de acuerdo con el con-
tenido de los estados financieros:
Ejemplo.

Activo disponible

1. Fondo de caja chica

2. Fondo de caja variable

3. BBV Bancomer
4. Banamex
5. Bital
 Catalogo de cuentas 25

Numerico romano. Cuando se esrablece un ntimero romano progresivo a cada

rubro de cuenta:
Ejemplo:

Activo disponible

I. Fondo de caja chica

11. Fondo de caja variable

Ill. BBV Bancomer

IV. Banamex
V. Bital

Numerico combinado. Cuando se establecen en forma combinada y progresi-

va ntimeros romanos y aribigos:
Ejemplo,

Activo disponible

I. Fondos
1 . Fondo de caja chica
2. Fondo de caja variable
11. Bancos

1. BBV Bancomer
2. Bananex
3. Bital

Numerico decimal. Considerado el mss perfecto de todos; consiste en combi-

nar ntimeros arabigos y puntos que dan como resultado un simbolismo de expan-
si6n casi ilimitado e infinito; vcr ejemplo general.
Alfabetico progresivo. Cuando se establecen letras progresivas del alfabeto pa-
ra cada rubro de cuentas-.
26 Fundamentos de control intemo

Ejemplo,

A. Fondo de caja chica

8. Fondo de caja variable
C. BBV Bancomer
D. Banamex
E. Bital

Cu2indo el ndmero de cuentas es excesivo, se establecen letras del alfabeto sim-

ples, dobles, [riples, etcetera.
Alfabetico nein6nico. Cuando se establecen las iniciales de los gnipos, rubros,
etc., de las cuentas, con el uso ocasional de un punto:
Ejemplo:

a.d. Actjvo disponible

f.c.ch. Fondo de caja chica
f.c.v. Fondo de caja variable
b.b.v. BBV Bancomer
b.in. Banamex
b.i. Bital

Este esquema de' clasificaci6n [iene tres variantes; en la primera se utilizan ex-
clusivamente letras maytisculas, en la segunda se utilizan excliisivamente letras mi-
ndsculas y, en la tercera, maytisculas y mindsculas.
Mixtos. Cuando se utilizan dos o mas esquemas de clasificaci6n anteriores:
Ejemplo:

I. Activo disponible
I. Fondos
f.c.ch. Fondo de caja chica
f.c.v. Fondo de caja variable
b.b.v. BBV Bancomer
b.in. Bananex
b.i. Bital
 Catalogo de cuentas 27

Ejemplo de un catilogo de cuentas decimal:

CLASIFICAC16N GIINERAL
1. Cuentas de activo
2. Cuentas de pasivo
3. Cuencas de capital contable
4. Cuentas de resultados
5. Cuentas de costos de transformaci6n
6. Cuentas de costos de distribuci6n
7. Cuentas de costos de adici6n
8. Cuentas liquidadoras
9. Cuen.as de orden

Esta clasificaci6n general puede ulteriormente ser subdividida en grupos particu-

lares en forma gradual:
Ejemplo,

1. Cuentas de activo
1 1. Activo circulante
1 1 1. Activo disponible

I 1 1 i . Fondo de caja chica

1112. BBV Bancomer

112. Activo realizable

1 121. Clientes

1122. Deudores
1123. Documentos por cobrar
1124. Inventarios
11241. Almac€n de produc[os terminados
11242. Almac€n de productos en proceso
11243. Almac€h de materiales
1125 . Materiales en trinsiro
1126. hversi6n en valores realizables
1127. I.V.A. acreditable

1128. I.V.A. por acreditar

I
28 Fundamentos de control intemo

12. Activo fijo

121. Tangible

1211. Inversi6n en valores mobiliarios

12 i 1 I. Acciones

121 12 . Bonos

121 13 . Obligaciones

1212 . Terrenos

1213. Edificios

1214. Instalaciones

1215 . Maquinaria

1216. Equipo de oficina

1217. Equipo de reparto
1218. Equipo de labora[orio
122. Intangible
1221. Patentes

1222. Marcas

1223. Nombres
12231. de productos
12232. de distribuidores
12233. de fabrica
13. Activo diferido
13 1. Cargos diferidos

1311. Gastos de instalaci6n-

1312 . Gastos de organizaci6n

1313. Gastos de constituci6n
132. Pagos adelantedos
1321. Rentas pagadas por adelantado
1322. Primes de seguros pagadas por adelantado
14. Cuentas complementarias de activo
141. Circulante

1411.. Estimaci6n para cuentas incobrables

1412. Documentos descontados
JJ Catalogo de cuentas 29

142. Fijo tangible

1421. Depreciaci6n acumulada de edificios
1422. Depreciaci6n aculnulada de instalaciones
1423. Depreciaci6n acumulada de maquinaria
1424. Depreciaci6n acumulada de equipo de oficirm
1425. Depreciaci6n acunulada de equipo de reparto
1426. Depreciaci6n acumulada de equipo de laboratorio
143. Fijo intangible
1431. Amortizaci6n acunulada de pacentes
1432. Amor[izaci6n ac`imulada de marcas
1433. Amortizaci6n acumulada de nombres
144. Cargos diferidos
1441. Amortizaci6n acumulada de gastos de instalaci6n
1442. Amortizaci6n acunulada de gastos de organizaci6n
1443. Amortizaci6n acumulada de gastos de constituci6n

2. Cuentas de pasivo
21. Pasivo circulante -

2 1 1 . Cuefltas por pagar a corto plazo

21 1 1. Proveedores
2112. Acreedores comerciales
2 1 1 3 . Acreedores bancarios
212. Docunentos por pagar a corto plazo
2 1 3 . Impuestos por pagar
214. Impuestos [etenidos por pagar
215 . Salarios acumulados por pagan
216. Reservas de pasivo
2161. Reserva para el I.S.R.
2162. Reserva para la participaci6n de utilidades
a los trabajadores
217. Dividendos decretados pot pagar
218. I.V.A. par pagar
r__`_
30 Funclamentos de control interno

22. Pasivo fijo

221. Cuentas por pagan a largo plazo
2211. Acreedores hipotecarios

2212. Acreedores bancarios

222. Documentos por pagar a largo plazo

2221. Obligaciones pot pagan
2222. Documentos por pagar
23. Pasivo diferido
231. Creditos diferidos
2311. Interes€s cobrados pot anticipado
232. Productos anticipados
2 3 21. Rentas cobradas por anticipado

3. Cuentas del capital contable

31 . Capital social

31 I . Fijo

512 . Variable
32. Superfwit
3 2 1 . Ganedo
3 2 1 1 . Reserva legal

3212. Reserva de feinve[si6n

3 213 . Reserva para amortizaci6n de acciones

3214. Utilidedes por aplicar
3215 . Utilidades acumuladas
322. De capital
3221. Prima en venta de acciones
35. D€flcit
331. P€rdidas por aplicar
332. P€rdidas acumuladas
4. Cuentas de resultados
41. Ingresos por ventas (acreedora)
42. Ingresos por comisiones (acreedora)
43 . Ingresos por arrendamientos (acreedora)
44. Costo de ventas netas (deudora)
45. Costo de comisiones netas (deudora)
46. Costo de arrendamientos ne[os (deudora)
 Catalogo de cuentas 31

5. Cuentas de costos de transformaci6n

51. Productos en proceso de fabricaci6n
5 1 1. Material directo
512. Salarios directas
513. Cargos indirectos
6. Cuentas de costos de distribuci6n
61. Costos de venta
62. Costos de administraci6n
63. Costos firuncieros
7. Cuentas de costos de adici6n
71. Otros gastos (u otros productos)
72. Provisi6n para el I.S.R.
73. Provisi6n para la participaci6n de utilidades a trabajadores
8. Cuentas liquidadoras
81. P€rdidas y ganancias
82. Acciomsta cuenta liquidadora
9. Cuentas de orden
9 1 . Deudoras
911. Productos terminados en comisi6n
912. Fondos del comitente
913. Documentos y valores en dep6sito
92. Acreedoras
921. Comitentes por productos terminados en comisi6n
922. Comitentes cuentas fondos
923. Depositantes de documentos y valores
Fundamen[os de control intei.no
 Estados financieros 33

ncepto de estados financieros

I estados financieros puede entenderse aquellos documen[os que muestran la si-
aci6n econ6mica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha

I eterminada, pasada o furura; o bien, el resultado de operaciones obtenidas en un

riodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales.

I Clasificaci6n
estados financieros pueden clasificarse desde diversos puntos de vista, sin em-

I o, de acuerdo con el concep[o anterior se clasifican como sigue

1. A[endiendo a la importancia Bdsicos y

de los mismos secundarios

2. Arendiendo a la informaci6n Normales y

que presen[an especiales

Est6ticos y
3. Atendiendo a la fecha o dininicos
periodo a que se refieren Estatico-dininicos
Dininico-estaticos
4. Atendiendo al grado Sint€ticos
de informaci6n y de[allados
5. Atendiendo a la forma Simples y
de presen[aci6n comparativos
6. Atendiendo al aspecto formal Elementos num€ricos y
de los mismos elementos descriptivos
7. A[endiendo al aspecto material Encabezado,
de los mismos cueapo y pie
8. Atendiendo a la naturaleza His[6ricos y
de las cifras
p[esupuestales

De compras,
de producci6n,
9. A[endiendo a la gerencia
de ventas,
o departamen[o a quienes
se dirigen
de finanzas,
de personal, etc6tera

10. Atendiendo a la moneda En moneda mexicana

y en moneda extranjera
34 Fundamentos de control interno

Los estados financiei-os basicos, conocidos tambien como principales, son

aquellos que muestran la capacidad econ6mica de una empresa (activo total me-
nos pasivo total), capacidad de pago de la misma (activo circulante menos pasivo
circulante), o bien, el resultado de operaciones obtenidas en un periodo dado, por
ejemplo;

• Balance general o estado de situaci6n financiera

• Estado de perdidas y ganancias.
• Estado de origen y aplicaci6n de recursos.
• Estado de cambios en la situaci6n financiera.

Los estados financieros secundanos, conocidos tambien como anexos, son

aquellos que analizan un rengl6n determinado de un estado financiero basico, por
ejemplo:

Del estado de situaci6fi financiera o balance general sefan secundarios..

• Estado del movimien[o de cuentas del superavit.

• Estado del movimiento de cuentas del deficit.
• Estado del movimiento de cuentas del capital contable.
• Estado detallado de ciieritas por cobrar.

Del estado de perdidas y ganancias seran secundarios:

• Estado del costo de ventas.

• Estado del costo de producci6n.
• Estado analitico de costos de distribuci6n.

Del estado de origen y aplicaci6n de recursos seran secundarios:

• Estado analftico del origen de recursos.

• Estado analitico de aplicaci6n de recursos.

Seran #or7"a/c\f aquellos estados financieros basicos o secundanos cuya infor-

maci6n corresponde a un #cgocz.a c7z 772¢rc44.
Seran apccz.¢4pf aquellos estados financieros basicos o secundarios cuya irifor-
maci6n corresponda a una empresa que se encuentra en situaci6n diferente a un
negocio en marcha, por ejemplo:

• Estado de liquidaci6n (balance por liquidaci6n).

• Estado por fusi6n (balance por fusi6n)
• Estado por transformaci6n (balance por transformaci6n)

Los estados financieros cffzz'fz.cof son aquellos cuya informaci6n se refiere a un

instante dado, a una fecha fija, por ejemplo:
 Estados financieros 35

. Estado de sltuaci6n financiera o Balance general

. Estado detallado de cuentas por cobrar.
. Estado detallado del activo fijo tangible.

I.os estados financieros Jj.ndfflz.cof son aquellos que presentan informaci6n co-
rrespondiente a un periodo dado, a un ejercicio de[erminado, por ejemplo:

• Estado de perdidas y ganancias.

• Estado del costo de ventas netas.
• Estado del costo de producci6n.
• Estado analftico de costos de distribuci6n.

Los estados financieros cj£¢#.co-c/;.#d7„z.COJ son aquellos que presentan, en pri-

mer termino, informaci6n a fecha fija y, en segundo, informaci6n correspondiente
a un periodo determinado, por ejemplo:

• Estado comparativo de cuentas por cobrar y ventas.

• Estado comparativo de cuentas por pagar y compras, etcetera.

Los estados financieros Jz.7z¢7"z.co-ctzizz#.coj son aquellos que presentan informa-

ci6n, en primer lugar, correspondiente a un ejercicio y, en segundo, informaci6n a
fecha fija, por ejemplo:

• Estado comparativo de ventas y activo fij.o tangible.

• Estado comparativc, de utilidades y capital contable, etcetera.

Seran fz.#/c'fz'coj los estados financieros que presenten informaci6n por gmpos,
conceptos, es decir, presentan informaci6n en forma global.
Sefan defzz/doc/of los estados financieros que presenten informaci6n en forma
analftica , pormenorizada, etcetera.
Seran fz.7"P4'f cuando se refieran a un estado financiero, es decir, se presenta un
solo estado financiero.
Serin ~ap4n4#.»oj cuando se presenten en un solo docunento dos o mss es-
tados financieros, generalmente de la misma especie.
Todos los estados financieros desde el punto de vista /07.»z4/ esfan constituidos
por dos elementos, el cdefcrz¢z7.z;a (conceptos) y el #"onc'rz.co (cifras).
Ahora bien, desde el punto de vista m¢}c#.¢/, cualquier estado financiero se di-
vide en tres partes:

• Encabezado,
• Cuerpo y

pie
 Fundamentos de control interno

f7z.ffdrz.cof, r44/cj, cuando el contenido corresponda a estados financieros cuya

fecha o periodo se 1.efieran al pasado.
Pre§;puestales, profiorma, proyectddos o predetermin4os, ou:ndo ct` croINLendo co-
rresponde a estados financieros cuya fecha o periodo se refieran al futuro.

Estado de situaci6n financiera o Balance general

Concepto
Documento que muestra la situaci6n financiera de una empresa a una fecha fija, o
bien, estado financiero que miiestra la situaci6n econ6mica y capacidad de pago
de una empresa a una fecha fija, o tambien, estado financiero que muestra el acti-
vo, pasivo y capital contable de una empresa a una fecha determinada.
Desde luego, el Estado de situaci6n financiera o balance general, como cual-
quier otro estado financiero, presenta el resultado de conjugar hechos registrados
en la contabilidad; asimismo, convenciones contables y juicios personales

Caracteristicas
1. Es iln estado financiero.
2. Muestra el activo, pasivo y capital contable de una empresa, en la cual su pro-
pietario puede ser una persona fisica o moral.
3. I/a informaci6n que proporciona corresponde a una fecha fi)a (estatico)
4. Se confecciona con base en el saldo de las cuentas del balance.

Divisi6n material
Encabezado
Des[inado para:

1. Nombre de la empresa.
2 Denominaci6n de tratarse de un estado de situaci6n fmanciera o balance ge-
neral, o bieri, alguno de los siguientes:

a) Estado del activo, pasivo y capital contable.

b) Estado de situaci6n financiera.
c) Estado de posici6n financiera.
d) Balance estatico, etcetera.

3. La fecha a la cual se refiere la informaci6n (algiinos contadores tienen por cos-

tumbre anotar ademas de la fecha, 1a hora en que se practica el balance)
 Estados financieros 37

Cuerpo
Destinado para:

1. Activo (bienes, propiedades, valores, e[cetera).

2. Pasivo (deudas, compromisos, obligaciones, etcetera).
3. Capital contable (diferencia entre activo y pasivo).

plc
Destinado, generalmente, para:

1. Rubro y cifras de las cuentas de orden.

2. Nombre y firma de quien lo confecciona, audita, interpreta, etcetera.

presentaci6n del ouerpo de un Estado de sittlaci6n financiera

o balance general
El cuerpo de un estado de situaci6n financiera o balance general puede presentar-
se en diversas formas, a continuaci6n veremos algunas de ellas:

1. En forma de cuenta;

Activas SSunasigualesS Pasivos S

Capitalcontable S

Sunas igules S

(de la fomula de la ecuaci6n contable: activo es igual a pasivo mis capital).

2. En forma de reporte:

Activos S

Pasivos S

Capital contable S

:,

(de la f6mula del capital: activo memos pasivo, igual a capital).

I
38 Fimdamentos de control intemo

3 En forma mixta:

Activos circulantes

Menos: Pasivo
circulante

Capital de trabajo
Mds activos fijos

Suna
Presentaci6n
fimnciera Memos: Pasivos fijos

lnversi6n neta

Capital social

Mds superivit

Origen de la inversi6n neta

No}zz.' La suma de inversi6n neta debe ser igual a la suma del origen de la
version neta.

Estado de perdidas y ganancias o de resultados

Concepto
Estado financiero que miiestra la utilidad o perdida neta, asi como el camino para

I
obtenerla en un e]ercicio determinado, o bien, documento financiero que analiza
la utilidad o perdida neta de un ejercicio o periodo determinado.
 Estados financieros 39
1
Caractcristicas
I 1. Es un estado financiero.
2. Muestra la utilidad o perdida neta y el camino para obtenerla.

I 3. La informaci6n que proporciona corresponde a un ejercicio determinado (di-

namico).
4. Se confecciona con base en el 7"oc/j."z.c7zJo de las cuentas de resultados.

I Divisl6n material
Encabezado

I Destinado para :

1, Nombre de la empresa.
2. Denominaci6n de ser un Estado de perdidas y ganancias, o bien, Estado finan-
I ciero dinamico, Estado de ingresos y costos, Estado de la utilidad neta, Estado
de resultados, Es[ado de productos y costos, Estado de rendimiento, etcetera.

I 3. Ejercicio correspondiente aun periodo determmado.

Cuerpo
Destinado para;
I 1. Ingresos netos (ventas, productos, etcetera).
2. Costos de ingresos netos.

I 3. Costos de operaci6n o distribuci6n.

4. Costos de adici6n (otros gastos y productos; provisiones para impuestos y par-
ticipaci6n de utilidades a trabajadores).

I 5. Utilidad o perdida neta.

Plo
Destinado para :
I Nombre y firma del contador, auditor, analista, etcetera.

Presentacl6n del cuelpo de un estado de resultados

Este estado puede presentarse en varias formas (de cuenta, de reporte nrixto, etc.),
sin embargo, en la pagina siguiente se presenta la forma mas usual:
 Fundamentos de control in[erno

Ventas netas $100

Menos: Costo de ventas netas 60

Utilidad sobre ventas netas (utilidad bruta) $40

Memos: Costos de distl.ibucj6n 15

Utilidad de operaci6n $25

Memos: Costos de adici6n

Provisi6n para el I.S.R.

Provisi6n para la participaci6n

de utilidades a (rabajadores $2

Utilidnd neta $20

Estado del costo de ventas netas

Concepto
Estado financiero que miiestra lo que cost6 vencler determinados articulos en un
periodo o ejercicio clado, o bien, estado financiero dinamico que analiza el rengl6n
de costo de ventas netas de un estado de perdidas y ganancias.

Caracteristicas
1. En un estado financiero,
2. Muestra el costo de las ventas netas o costo de lo vendido.
3. ha informaci6n que proporciona este estado corresponde a un ejercicio deter-
minado (dinamico).

Division material
Encabezado

Destinado para:
1. Nombre de la empresa.
2. Denominaci6n de ser un estado de costo de ventas netas, o bien, de alguno de
los siguientes:
a) Estado del costo de lo vendido.
b) Estado del costo de los ingresos netos.
c) Estado del costo por servicio, etcetera.
I 3. El periodo o ejercicio correspondiente, por ejemplo:
Estados financieros 41

I Del I de j'ulio de 20_, al 30 de junio de 20_, o bien, por el afro

que termin6 el 30 de junio de 20_.

I Destinado para:

1. Inventarios de productos te[minados.

Empresa industrial:
I 2. Costo de preducci6n.

1. Inventarios de mercanci'as.
Empresa comercial :
I 2. Compras ne[as de mercancfas.

Pie

I Des[inado para:
Nombre y firma del contador, auditor.

presentaci6n del cuerpo de un estado del costo de ventas netas

Las formas de presentaci6n que puede adoptar este estado, son como sigue
1. Presentaci6n en forma de reporte:

Empresa indi`strial

Empresa comercial
42 Fundamentos de control interno

2. Presen[aci6n en forma de cuenta:

Empresa industrial

Inventario inicial de Inven[ario final de

productos terminados $ 80 productos terminados

Mds: Mfs;

Costo de produccj6n S 120 Costo dc ventas netas

Suma Suma

Empresa comercial

Inventario inicial de Invencario fmal de

mercancfas $80 mercanci'as

Mds: Mds:

Compras netas $ 120 Costo de ventas netas $ 140

Suna

Estado del costo de producci6n

Conccpto
Estado financiero que nos muestra lo que ha costado producir, fabricar y elaborar de-
terminados artfculos en un periodo dado, es decir, estado financiero dinamico que
analiza el rengl6n de costo de fabncaci6n de un estado del costo de ventas netas.

Caracteristicas
1. Es un estado financiero.
2. Muestra el costo de producci6n.
3. La informaci6n corresponde a un ejercicio determinado (dinamico).

Divisi6n rmterial
Encab€zrado
Des[inado para:
 Estados financieros 43

1. Nombre de la empresa.
2. Denominaci6n de Ser un estado del costo de producci6n, o bien, Estado del
costo de fabricaci6n, Estaclo del costo de manufacrura, etcetera.
3. El ejercicio correspondiente.

Cuerp0
Des[inado para;

1. |nventarios de productos en proceso.

2. Materiales directos consumidos.
3. Salarios directos empleados.
4. Cargos indirectos aplicados.

Pie
Destinado para:

Nombre y firma del contador, auditor, etc€tera.

presentaci6n del cucrpo de un estado del costo de producci6n

1. Presentaci6n en forma de reporte:

Inventario inicial de productos $50

en proceso
Mds:

Maceriales directos consumidos S I oo

Salaries directos empleados $50

Cargos indirectos aplicados $ 50 $ 200

Suna $250

Memos: Inventario final de produccos

en proceso S130

Costo de producci6n
44 Fundamentos de control intemo

2. Presentaci6n en forma de cuenta:

Inventario inicial de Inventario final de

productos en proceso $50 productos en proceso

Mds: Mds:

Materiales di[ectos Costo de

consumidos producci6n
Salarios directos
empleados

Cargos jndirectos
aplicados

Sumas iguaLes

3. Presentaci6n en forma mixta:

Inventario inicial de productos

en proceso

Materiales directos consumidos

Salarios directos empleados

Cargos indirectos aplicados

lnventario fi nal de productos

en proceso

Cosco de producci6n

Srmas igules

Estado del costo de los articulos fabricados y vendidos

En ocasiones, con fines practicos se fusiona el estado del costo de ventas netas y el
estado del costo de producci6n, dando como resultado el estado financiero conoci-
do con ct rroho[e de Etado del costo de lo§ artloulo§ fabrtcchs y uendidas. es decir, en
un solo documento se presentan dos estados financieros, recibiendo tambien el nom-
bre de:

1. Estado del costo de producci6n y ventas

2. Estado del costo de fabricaci6n y ventas
 Estados financieros 45

3. Estado del costo de manufactura y ventas.

4. Estado de los articulos fabricados y vendidos, etcetera.

Como cualquier otro estado financiero, este tiene tres partes:

1. Encabezado.
2. Cuerpo.
3. Pie.

Ahora bien, la forma de presentaci6n del cuerpo de este Es[ado puede ser mi`y
variada, es decir, puede presentarse en forma de cuenta, en forma de reporte o en
forma mixta, iniciando con el importe del inventario inicial de productos termina-
dos, o bien con los tres elementos del costo de fabricaci6n. A manera de ejemplo
expondremos el siguiente Estado en forma de reporte:

NOMBRE DE LA EMPRESA

Estado del costo de los artfculos fabricados

y vendidos por el ejercicio del 1 de enero
al 31 de diciembre de 20_

Inventario inicial de productos terminados $80

Mds: Inventario i nicial de productos

en proceso

Materiales directos consumidos

Salarios directos empleados

Cargos indifectos apljcados

Suma
Memos: Inveneario final de productos
en proceso

Costo de producci6n

Suna $200
Menos: Inventario final de produc[os terminados $60

Casto de los arti`culos fabricados y vendidos

Formul6 Revis6
46 Fundamentos de control intemo

Estado del movindento del capital contable

Conccpto
Estado financiero dinamico que nos muestra el movimiento deudor y acreedor de
las ciientas del capital contable de una empresa determinada, o bien, estado finan-
ciero que muestra los saldos iniciales y finales asi como los movimientos deudor y
acreedor de las cuentas del capital contable, relativos a un ejercicio determinado

Caracteristicas
1. Es un Estado financiero.
2. Muestra los saldos iniciales, movimientos acreedor, deudor y saldos finales de
las cuentas del capital contable.
3 La informaci6n corresponde a un ejercicio determinado (dinamico).

Divisi6n material
Iincalrezado
Destinado para:

1. Nombre de la empresa.
2 Denominaci6n de ser un estado del movimiento de las cuentas del capital con-
table.
3. Penodo o ejercicio correspondiente.

Cuerpo
Destinado para:

1. Saldos iniciales.
2. Movimientos acreedores del ejercicio.
3. Movimientos deudores del ejercicio.
4. Saldos finales.

Pie
Destinado para:

Nombre y firma del contador, auditor, contralor, etcetera.

+ Estados financiei.os 47

FTesentaci6n:

NOMBRE DE I.A EMPRESA

Estado del movimiento de las cuentas

Ory
del capital contable por el ejercicio del
1 de enero al 31 de diciembre de 20 _

Capital social

Saldo aL iniciarse y finalizar eL ejercicio $ 5000000.00

Reserva legal
Saldo al iniciarse el ejercicio $ 500000.00
Mds: Incremento con cargo a utilidades por aplicar $ 50 000.00
Saldo al finalizar el ejercicio $ 550000.00

Utilidades por aplicar

Saldo aL imciarse el ejercicio S 1500000.00
Menos: Traspaso a
reserva legal $ 50000.00
Traspaso a utilidades
par pagar (pasivo) $ 200000.00 $ 250 000.00

Saldo de ejercicios anteriores $ 900 000.00

Mds utilidad del ejercicio

Segtin estado de p€rdidas y ganancias $ 1000000.00
Saldo al fmalizar el ejercicio $ 1900000.00

Formul6 Revis6

NOJzz.. ha presentaci6n puede hacerse tambien en forma de reporte, de cuenta,

mixta, etcetera

Estado de origen y aplicaci6n de recursos

Concepto
Estado financiero que mos muestra los on'genes de los recursos y la aplicaci6n de
los rmsmos, de una empresa en un periodo determinado, o bien, estado financie-
48 Fundamentos de control interno

ro que nos muestra las variaciones que ha sufrido el capital de trabajo de una em-
presa, asi como las causas que han originado tales variaclones en un periodo de-
terminado.

Caracteristicas
1. Es un estado financiero.
2. Muestra el ongen y aplicaci6n de recursos, es decir, muestra la causa y el efec-
to de las variaciones del capital de trabajo.
3 La informaci6n corresponde a un ejercicio determinado (dinamico)

Division material

Iincabezado destinado para:

1. Nombre de la empresa.
2. Denominaci6n de ser un estado de origen y aplicaci6n de recursos, o bien:

a) Estado de origen y aplicaci6n de resultados,

b) Estado de origen y aplicaci6n del capital de trabajo,
c) Estado de aplicaci6n de recursos,
d) Estado de cambio de situaci6n financiera, etcetera.

3. El ejercicio correspondiente.

destinado para:

Por operaciones normales

Orfgenes de los recursos
Por otras operaciones

Por operaciones normales

Aplicaci6n de recursos
Por otras operaciones

M`._ descinado para:

Nombre y firma del contador, auditor, etcetera.

 Estados financieros 49

Frescntaci6n del cuerpo del estado de origen y aplicaci6n de recursos

1. En forma de reporte:

NOMBRE DE LA EMPRESA

Estado de origen y aplicaci6n de recursos

pop el afro terminado el 31 de diciembre de 20

Origen de log recursos

Por operaciones normales
Utilidad del ejercicio $625

Por otras operaciones

Aunento del capital social $500

Total de recusos aplicados S 1125

Aphicaci6n de recursos

A operaciones normales
AumeDto de capital de trabajo $725

A otras operaciones
Compra de maquinaria $400

Tour de recursos aplicados $ 1125

Formul6 Revis6
i ±ndrnemosi±:±±:=:+:::=o_ ,,,.. _.__ _ +
Supuesto que en el estado de origen y aplicaci6n de recursos se presenta en
fol`ma conclensada el aumento del capital de trabaio, se hace necesario presentar
im estado que complemente al antel.ior, como sigue:
 Estados financieros 51

presentacl6n del Estado de ongen y aplicaci6n de recursos en I-orma de cuenta

NOMBRE DE LA EMPRESA

Estado de origen y aplicaci6n de recursos

por el afro terminado el
31 de diciembre de 20_

rigen de los recursos: Aplicaci6ti de los recursos:

Par operaciones normales: A operaciones normales :

ilidad deL ejercicio

Aumento del capital de trabajo

ir otras operaciones: A otras operaciones:

mento del capital social $500 Compra de maquinaria

Total de recursos obtenidos $ 1125 Total de recursos aplicadas

Formul6 Revis6

Estado de cambios en la situaci6n financiera

Concepto
Estado financiero que presenta en forma condensada la actividad de operaci6n, fi-
nanciamiento e inversi6n, mostrando los recursos generados o utilizados, asi como
los cambios en el efectivo, inversiones temporales y estructura financiera de la em-
presa en un penodo pasado, presence o futuro.

Caracteristicas
1. Es un estado financiero.
2. Muestra la actividad de operaci6n, financiamiento e inversi6n de una empresa.
3. La informaci6n corresponde a iin periodo o ejercicio contable determinado (di-
namico) pasado, presente o futuro
 FIInclanientos cle control intli`no

Division material:
Encabezado
Destim`do pilr:`:

1. Nombre d€ 1:` empresa

2 Denomimici6n cle `t`er im Est[`clo de c:`mbios en I:` situ£`ci6n fimnc`iei.a, o I)ien,
Estaclo cle viiriLii`ioncLs en la siti`aci6n fimncierL`. es[:`clo cle c.iiilbio` en 1:i `ittia-

ci6n finani`ier:I c`on hzise en efec`tivo, etcetcr;I.

3 El perioclo o eiercicio corresponcliente

Cucrpo
Destinado para;

1 Recursos generados por la z`ctiviclacl de opeizici6n

2. Recursos generaclos por financiamiento.
3 Recursos utilizados por inversi6n.
4 Aumento o dismimici6n en el efectivo e invefsiones tempoi`ales

Pie
Destinado para:

Nombre y firma del contador, auditor, analista, etcetera

Presentaci6n del cuerpo del estado financiero

Tomando coino base las vanaciones del aho, del ejemplo clel estado de cambios
siguientes tenclremo`s.

NOMBRE DE LA EMPRESA
Estado de cambios en la situaci6n financie[a
por cl afro terminado el
31 de diciembre de 20_

OPERAC16N
$415
Utilidad neta
Mas: Partidas aplicadas a resultados que no
afectaron I.ecursos :
Depreciaciones
Amortizaciones
Total
I Tri5
$200
210

(olL[1n1'1d..-
 Es[ados financieros 53

Memos: Aumento en variacioncs, a mds:

Disminuci6n en variaciones en:
Cuentas por cobrar S (445)
lnventarios (120)
Pagos anticipados ( 0) (565)

Mds: Aumento en variaciones, o menos:

Disminuci6n en variaciones en:

Proveedorcs $60
Otros pasivos 0
Capital social 500

Recursos generados po[ la operaci6n $620

FINANCIAMIENTO
Pr6stamos rccibidos
Bancarios $0
Personas fi`sicas 0
Personas morales 0
Menos: Amoftjzaci6n en t6rminos reales
de pr€stamos 0
Menos: Pago de dividendos 0
Recursos generados por financiamiento $0

INVERSION
Adquisici6n de activo fijo $400
Adqulsici6n de irmuebles 0
lnversi6n en acciones 0
Recursos utilizedos por jnversi6n $400
Aumento a disminuci6n en efec[ivo e
inversiones temporales $220
Saldos en efectivo e inversiones temporales
al principio del periodo 450
Saldos en efectivo e inversiones temporales
al final del periodo '670

Formul6 AnalJZ6
 Fundamentos de control interno

Concepto de presupuesto
Conjunto de estimaciones programadrs de las condiciones de operaci6n y resultadas que
prevaleceran en el futuro dentro de un onganisiro social ptiblico, privado o mino.

Caracteristicas
1. Elemento del control interno.
2. Conjunto de estimaciones programadas.
3. Basadas sobre bases estadfsticas.
4. De condiciones de operaci6n y I-esultados a obtener.
5. En ejercicio o periodos futuros.
6 Dentro de una empresa ptiblica, privada o mixta.

Principios
Los presupuestos se preparan para cumplirse. Para que estos alcancen su finalidad,
se requiere de la aplicaci6n de una serie de principios presupuestales, los que ser-
vifan de base para que el presupuesto retina las caracten'sticas que permtirin su
viabilidad. Al hablar de viabilidad pensamos en la posibilidad de cumplirlos, pues-
to que se formularfn [omando en cousideraci6n todos los factores conocidos.
Los principios presupuestales son:

1. Prmcipio de los obj'etivos. Sefiala que las metas fijadas por la empresa se en-
cuen[ran incorporadas dentro del presupuesto, es decir, no sen'a posible iin presupues-
to sin las metas a alcanzar por la empresa para el ejercicio que corresponda, pues el
presupuesto es un instrumento para alcanzar los objetivos inicialmente planeados.
• El presupuesto es una consecuencia nc) solo congruente con los fines y objeti-

vos, sino tambien forma parte de los mismos. Asimismo, los presupuestos deben
integrarse dentro de los planes a corto y a largo plazo.
2. Principio de la objetIvidad. Establece que [odos los cambios y estmaciones nu-
mericas, asi como las condiciones en que se va a desarrollar el presupuesto, deben
ser lo mss objetrvos posibles; es decir, dentro de lo que se sabe, lo mfs racionalmen-
te posible, lo cual significa evitar especulaciones, cilculas arbitrarios, esperanzas
cimentadas sobre bases no firmes. Por el contrario, debe procurarse que todo se
base en los acontecimientos que el sentido comtin y las condiciones actuales ha-
gan esperar.
 Presupuestos y pron6sticos 55

3. Principio de la confianza. Hace hincapie en que a todos los factores incor-

orados al presupuesto se les tenga confianza en el sentido de que los mismos ban
determinarse conforme al principio anterior; por otra parte, este principio lam-
len debe interpretarse como la confianza que en el §e tiene, puesto que se ha de
mplir, es decir, que todos los integrantes de una empresa tengan confianza en
ue |o sefialado por el presupuesto ha de ser alcanzado.
4 Pnncipio de la organizaci6n. Este principio subraya que la aplicaci6n del pre-
supuesto se efectuara en la empresa cuya organizaci6n tenga un alto nivel de efi-
ciencia, lo cual quiere decir que la direcci6n funcional de actividades este en
concordancia con las operaciones que se desarrollan; que la delegaci6n de autori-
dad este acompafiada con las responsabilidades relativas; que las comunicaciones
ascendentes o descendentes, asi como las laterales, sean expeditas; que exista una
£Qordinaci6n eficaz entre los diferentes niveles funcionales; que tengan instructivos
para todos los puestos; que existan todos los medios fisicos para efectuar con ra-
pidez y correcci6n las operaciones adnmistrativas; que existan metodos adecuados
de retribuci6n a funcionarios y empleados, etcetera
5. Principio del reconocimiento. Indica que a todos aquellos que hayan alcan-
zado o superado las metas sefialadas en el presupuesto, se les debe otorgar un re-
* conocimiento ptiblico dentro de la organizaci6n; asimismo, aquellos que por caiisa
injustificada no logren las metas presupuestales a su cargo, cleberan ser recrrmina-
dos en forma privada, tomandose postenormente, si asi es requerido, 1as medidas
pertinentes.
6. Principio de la participaci6n. Especifica que todos los integrantes de una elm-
presa deben paricipar en el funcionamiento presupuestal, lo oual inplica que el perscr
nal primerarnente coninbuya en la preparaci6n del presupuesto y despues, al concner
como qued6 integrado, facilite su cumplirmento mediante su participaci6n activa.
7. Principio de la oportunidad. Los presupuestos, para que sean eficaces, necesi-
tan ser oportunos, es decir, deben estar concluidos anl:es de que se inicie el perio-
do presupuestal, de tal manera que siempre exista la posibilidad de aplicarlos
convementemente.
Tambien se refiere este principio a la presen[aci6n de informes presupuestales,
justamente en su tiempo, cuando es posible tomar decisiones correctivas que se
puedan aplicar oportiinamente.
Cuando un presupuesto no sea oporfuno, es decir, que no sea presentado a
[lempo para su aplicaci6n, no tendra ninguna validez y obviamen[e los fines que
se persiguen se veran reducidos al minimo.
8. Principio de la flexibilidad. Se refiere a que los presupuestas deben estar en
Condiciones de considerar los cambios que se presenten en el transcurso del pe-
rlodo presupuestal derivado de las circunstancias.
56 Fundamentos de conti-ol interno

En cousecuencia, el presupiiesto clebe [ener un alto grado de flexibilidad, lo que

significa, en otras palabras, el amolclamiento a las riuevas condiciones que se vayan
presentando Esto no significa que sea posible cambiar los ob)etivos que se persi-
guen, sino mas bien los medios que se utilizaran para alcanzarlos
Precisamente la tecnica presupuestal, previendo esta sitiiaci6n, ha desarrollado
los presiipuestos flexibles, los cuales estan encaminados a resolver tal problema.
9. Principio cle la contabilidad. Para que un presupuesto sea eficaz, se requiere que
la contabilidad general tenga propdsitos comunes con el, es decir, se necesita que la
estructura contable este estrechamente ligada a la tecmca presupuestal con el prop6si-
to de que tanto uno como el otro cumplan sus propios objetivos.
De nianera especial, se pide que la contabilidad deterinine por acumulaci6n de
costos, 1os centros de responsabilidad qi.ie la adminis[raci6n ha sefialado dentro
de los presupuestos, para que al establecer comparaciones entre los hechos ocu-
rridos y contabilizados dentro de cada centro de responsabilidad con lo esperado
con los presupuestos, sea posible si es que existen, el conocimiento de las desvia-
ciones y a traves del analisis de las mismas se sefialen a los responsables.
A lo anterior se le denomina genericamente. contabilidad por areas de respon-
sabilidad.
10 Principio cle las excepciones. Establece que a los funcionarios y ejecutivos
de una empresa no debe exigirseles que conozcan c6mo se realiza la [otalidad de las
operaciones, pues apalte de ser injusto, estas personas quedarian inundadas de deta-
l[es, haciendo dificil e impractica su labor,
Por lo tanto, se requiere que el personal de alto nivel ejecutivo este dedicado
a resolver iinicamente aqiiellas operaciones excepcionales, con lo cual se encon-
trara en disposici6n de atender exclusivamente aquellos resultados que conforme
el presupiiesto se encuentran fuera del mismo, constituyendo la excepci6n. A esto
Sed:]n°p|:::I:fom;:]SLtarsarv:r::c:::::CL3:teesrm]naquetodas|asdesviacLonesquesel

presenten deben ser cuidadosamente analizadas, con el fin de conocer las razones
que la provocaron.
Conocidas dichas razones sera necesano tomar las medidas pertinentes para
evitarlas en el futuro y, naturalmente, para conocer a los responsables y exigirles
el cumplimiento cabal de su trabajo. De nada servin'an los esfuerzos para preparar el
presupuesto si no se hiciera el analisis de las desviaciones.
12. Principio de autoridad Al preparar la es[riictilra del presupiiesto se deben se-
fialar quienes poseen autondad para decidir, es decir, se sefialan a los respousables
dentro de cada area de actividad de la empresa Como se sabe, la autoridad es la fa-

;:]tsaL?sna°mTua:To::ts:::I:::,:dqeu:utt:=eeaL:neaa:]rvst°::epsararmndrrdentrodelcampo]
 Presupuestos y pron6sticos 57

Es inclispensable la fijaci6n de .1utoridades, pues de oti..1 manera no sera posi-

b|e sefialar responsabilidades Recuerdese qiie el principio cle organizaci6n indica
que no hay responsabilidacl sin autoridad.
13. Principio de conciencia de los costos. De las investigaciones que se han lle-
vado a cabo en el campo de la psicologia sobre la conducm del individuo, se ha ob-
servado que toclas las personas, sobre todo funcionarios, tienen urn actitud a la cual
se ha denoilllnado .`conciencia cle los costos" y a traves de esos estiidios se ha de-
terminado que el individuo por raz6n natural tiende a mritar a sus semejantes El sis-
term presupuestal aprovecha esos estudios, tratando de educar a los funcionarios
para que los subordinados los imiten.
Todas las decisiones tienen que vcr o mfluyen en las costos, ya sea por adqui-
sici6n de maquinaria, de otros activos o bien contrataciones de personal, etc De
cada Lina de esas alternativas a tomar, debe elegirse siempi-e la mejor conociendo
lfl repercusi6n que van a tener, es decir, tener conciencia de lo que cuesta.
14. Principio de normas. Este principio nos indica que una norma aceptada
permite a los siibordinados actuar dentro de los linites que dicha norma sefial<i,
sin necesidad de una vigilancia estrecha de sus superioi.es. Los presupuestos cons-
tituyen la norma por excelencia para todas las operaciones de la empresa

Clasificaci6n (enunciativa no limitativa)

Presupues tos pdblicos

I . Por el tipo de empresa Presupues Cos privados
Presupues[os mixtos

Presupuescos bdsicos o principales

2. Por su con[enido
P[esupuestos secundarios o auxiliares

Presupues Cos cortos

3. Por su duraci6n Presupuestos medianos
Presupues Cos largos

Presupuestos estimados
4. Por su valuaci6n
Presupuestos est5ndar o normales

Presupuestos absorbentes
5. Por el sistema de costos
P[esupues [os margi nales

Presupuestos fijos
6. Por su forma
Presupues Cos flexibles

Presupuestos de posici6n financiera

7. Por su reflejo en Presupuestos de resultados
los estados financieros Presupues[os de origen y aplicaci6n de recursos
Presupuestos de costos
 Funchmentos de conti.o[ interno
_ -.-- __---J -----. 1_ -.^''``

Presupuestos por p[ogramas

8. Por su finalidad
9. For empresa matriz y sucursales
Presupues[os de promoci6n
Presupues[os de aplicaci6n
Presupuestos de fusi6n
Presupuestos de casa matriz
Presupuestos de sucursales
Presupues[os consolidados

Presupuesto base cero absoluto

10. Por base cero
1 1 . Pot su formulaci6n
12. For su aspecto formal
13. Por su aspecto material
Presupuesto base cero por medio
de paquetes de decisi6n
Presupues Cos previos
Presupues[os defi ni tivos
Presupuestos maestros o [ipo
Conceptos
Cifras
Encabezado
Cuerpo

14. Por [a moneda

Plc
Presupuestos en moneda nacional
I
Presupuestos en moneda extranjera

pl.esupiiestos ptiblicos, son aquellos que preparan, emiten y utilizan los gobier-
I
nos federal, estatal y municipal cuyo objetivo natural es la prestaci6n de servicios
a la colectividad.
PI.esupucstos privates, son los que preparan, emiten y utilizan las empresas par-
I
ticulares ctiyo ob)etivo natural es la obtenci6n de utilidades.
presupuestos nrfuos, son los qiie preparan, emten y utilizan las empresas cuyo
objetivo natural es tanto la prestaci6n de servicios a la colectividad como la obten-
I
ci6n de utilidades.
mesupuestos basicos o princlpales, son aquellos que se presentan en forma con-
creta y global, es decir, en forma resumida y medular.
I
presupuestos secundedos o auxiliares, los que se presentan en forma analftica y de-
tallada, es decir, en forma pormenorizada por cada departainento, secci6n o parte
de la empresa.
presupuestos corto§, aquellos que se confeccionan para uno o doce meses futuros.
Hesupuestos mcdianos, son los que se colifeccionan para dos o cuatro afros futuras
prc§upuestos largos, se confeccionan para cinco o mas altos.
presupue§tos estinados, 1os qiie se confeccionan sobre bases empiricas, con la
tenci6n de pronosticar cifras reales.
msupucstos estindar, se confeccionan sobre bases cientificas normales.
Hesupue§tos absorbcntes, son los que se confeccionan en empresas que t'enenl
 Presupuestos y pron6sticos 59
+
establecido el sistema de costos absorbentes (matei.ial directo, salarios directos y

I cargos fijos y variables de producci6n).

presupuestos marginales, los que se confeccionan en empresas que tiene costos
marginales, es decir, sus costos de pi.oducci6n se in[egran por matei.iales variables,

I sa|arios variables y cargos variables de producci6n.

presupuestos fljos, aqllellos cuya vigencia no sufre alteraciones ni en cifras ni en
conceptos.
I mesupucstos flexflblcs, aquellos que en su vigencia pueden variar en conceptos y
en cifras, de acuerdo con las circiiustancias, que generalmente estan previstas.
mesupuestos de posici6n flnanciera, aquellos que muestra la situaci6n financiera y
I econ6mica de la empresa a una fecha futura.
presupuestos de f`esultados, los que muestran la utilidad o perdida del ejercicio fu-
ruro de una empresa y causas que la originan.
I presupuestos de origen y apHcaci6n de rocursos, los que muestran el origen y apli~
caci6n futuras del capital de trabajo de una empresa.
presupuestos de costos, muestran el tosto total fururo, o bien, el costo de produc-
I ci6n, distribuci6n y adici6n futuras, de un ejercicio denti.o de una empresa.
presupuestos por prograrms, aquellos cuyas cifras expresan la erogaci6n en relaci6n
con los objetivos naturales y prmcipales de la empresa para uno o mss ejercicios futu~
ros, previendo, planeando y controlando el costo de las actividades a realizar.
mesui>uesto§ de promocl6n, los que presentan para uno o mss ejercicios futuros:
planes financieros, de expansion, de promoci6n, etcetera.
Hesupucstos de apHcaci6n, muestran el origen y la aplicaci6n futura de inversio-
nes, aportaciones de propietarios, creditos o piestamos bancarios o personales,
etcetera.
Hesupuestos de fusl6n, aquellos que muestran el resultado futuro de la um6n de
dos o mas empresas.
mesupuestos de casa matriz, presentan los conceptos y las cifras que prevaleceran
en el futuro de la empresa principal o casa matriz.
Hesupuestos de sucursale§, los que muestran conceptos y cifras que prevalecerdn
en el fururo de las empresas secundarias o sucursales.
presupuestos cousolidados, muestran conceptos y cifras futuras que resultan de la
um6n de presupuestos de casa matriz y sucursales.
Presupuestos base cero absoluto, aquellos que se confeccionan sin tomar en cuen-
ta conceptos y cifras del pasado; tambien se les conoce como integrales.
Presupuestos base cer`o por inedio de paquctes de decisl6n, aqilellos que para Su con-
fecci6n revaltian cada aho todos los costos, gastos, inversiones y programas de una
empresa, describiendo e identificando para el futuro actividades especificas, de tal
manera que puedrn evaluarse, jerarquizarse y decidirse.
:==j:j];I:::::I:::::=1:i::2::::::!J::::::::-a,i±
Presiipiiestos previos, :iqiiall(y` iiiie `` in.`nera Cle pi.oyectos, se formulan previa-
nien(e ii lct`i pi e`iupue``to` ilc.hniti`'oLi
PI.esupuestos defmitivos` Xm Liquello`` que Coillo Su nombi-e mclic`L`. clefinitiv`<imen-
te ``ei`Liii lo` quc pre\ i`1ei`ei.`m en el futluo.
PI.es`xpuestos inaestros` Inaster o tipo` sol` clquellos que sllven cle I)i`se pLira la con-
fei`i`i(=m de toclt >s lt" pi-esilT)ue`ito``, qiie [eng;`n, segi'in I.i`` circiinst£`ni`ifls` alguna va~

riLii`i6n ile Import:`ni`i:` 1.eli`tivLi

Coiiceptos y cifras en prcsiipuestas` en el iTspec[o foriml, todos los pi.esupuestos es-

t`.'m iiitegiL`clo`` poi. d(is e[ementos, el elemento conccptos y el eleiiiento t`ifias
Elicabezado, ouerpo y pie en presupuestos, en el ;I,Specto in:`tenal, toctos los piesu-

piiesttj`i rlcneii [res piiite`` bien clefiiiicla`` el enc`:ibez:iclo` cloncle va el nombre de

l.i enipic`ci, nomhie (lei pie`iupiiesto de qiie se [ia[e y la fechii o eiercicio futuio.,
el i`iie[po, iloiiilc. w el conti-nido clcl presupue`[o, y e[ plc, cloncle viul 1os noin-
hrcs v [`irm" cle qiiieli i`onfei`i`ion.`` tipi.iieb.i. revisa, etcetera
Presiipuestos en lnoneda n.acional. ion i`c|uellos que se foi.mul:ln con base en la
iiionech nie.`ii`cin+I
Presupuestos eii moneda extranjera` i`qilello`s que se fo1.mulan con base en algum
monedL` exti:`nierc`. pt" eiemplo, pie``iipuestoL` en cl6lai-es, en marcos alemanes, et-
|,€tel-i\.

presupuesto`

c_l=a_=I
I
Lo que pas6
---------- _.__ _I
Loqiievaapasarenelfuturo L-Tit
Cifras del pron6stico
i±_I
I
_ .__ -___ .-------------- ___ _ _i
Lo que debe pasar en el futuro - Cifras del pl.esupuesto

Caracteristicas
1. Elemento clel control interno.
2 Conjun[o cle pioyel`ciones financiei£`s.
3. Bztsackis sobre l>.ises empiriczis.
 Entrenamiento de personal 61

4. Con la intenci6n de predecir lo que va a pasar en el futuro.

5. En uno o mss ejercicios futuros.
6. Dentro de lina empresa ptiblica, privada o mixcta,

C|asificaci6n (enunciativa no limitativa)

Los pron6s[icos se pueden clasificar exactamente igual que los presupuestos. es de-
cir, en ptiblicos, privados, mixtos, basicos, secundarios, costos, medianos, largos,
estimados, estandar, absorbentes, marginales, fijos, flexibles, de posici6n financie-
ra, de resultados, de origen y aplicaci6n de recursos, de costos, por programas, de
promoci6n, de aplicaci6n, de fusi6n, de casa matriz, de sucursales, consolidados,
base cero abso[uto, base cero por paqlletes de decisi6n, previos, defimtivos, mas-
ter, en moneda nacional, en moneda extranjera, etcetera.

Concepto
Elemento del control interno que tiene por objeto que todos los empleados lleguen
a paseer preparaci6n, conocimientos y expenencia para alcanzar las metas y obje-
tivos de la empresa ptiblica, privada o mixta.

Caracteristicas
1. Elemento del control interno.
2. El personal debera tener preparaci6n.
3. El personal debefa tener conocimien[os.
4. El personal debefa tener entrenamiento.
5. El personal debefa tener experiencia.
6. Para alcanzar los objetivos propuestos.
7. En la empresa ptiblica, private o mixta.

Reclutamiento de personal
Se realiza al traves de;

1. Sindicatos,
2. Agencias de empleos,
3. Bolsas de trabajo,

I 4. Escuelas,
62 Fundamentos de control intemo

5. Recomendaciones,
6. Medios publicitarios; peri6dicos, revistas, cines, teatros, etcetera.
7. Piierta d€ la empresa

Selecci6n de personal
Se desarrolla como sigue:

1. Primera entrevista. En la qu€ generalmente el solicitante llena su solicitud de

empleo y exhibe sus cartas de referencias y buena conduc[a y, en la que el en~
tievistador se puede dar cuenta de aspectos subjetivos y presentaci6n personal`
2 Examen de aptitud. En el cual el aspirante demostrara sus habilidades y cono-
cimientos en una prueba de caracter general o fcff.
3 Segunda entrevista. Esta entrevisfa se traduce en un segundo examen de aptitud
pero ya circunscrito a las actividades que va a desempefiar I,a realiza el jefe a cu-
yas 6rdenes va a tfabajar, 1lenando, por tanto, un aspecto tambien ambiental.
4 Examen medico. Al fin de comprobar su buena salud y cerciorarse de que no pa-
dece erifermedades contagiosas o que tenga inpedimento de tipo fisico o mental.

Contrataci6n de personal
1. Contrataci6n Firma del contrato de trabaio correspondiente y el otorgamiento
de su ntimero de control de asistencia.
2 Darle a conocer el Maniial de organizaci6n, indicarle la ubicaci6n que ocupara
y la funci6n de sus actrvidades
3. Hacerle entrega, para su debido conocimiento, de su Instructivo de labores co-
rrespondien[e, en el cual estaran debidamente indicadas las formas impresas de
papelen'a o formularios que habra de emplear en su trabajo.
4. Entregarle su Reglamento interior de trabajo, asi como el de higiene y segun-
dad para su observancia.
5. Hacer la presentaci6n a todos los compafieros de trabajo.

Capacitaci6n del personal

1. Adiestramiento de obreros y empleados El cual se realiza a traves de las si-
guientes maneras:

a) Aprendizaje directo en su puesto, asf como en el siguiente que por trayec-

toria le corresponda ocupar.
b) Por rotaci6n de distintos puestos pero dentro de su nivel de salarios y en
su especialidad.
 Fundamentos de control intemo 63

c) Por medio de becas o cursos especiales.

d) A traves de competencias, con algtin estimulo, para los que demuestren un
mejor aprovechamiento.

2. Desarrollo de ejecutivos o funcionarios, es decir, la aplicaci6n de un esfuerzo pla-

neado para proveer, mantener y desarrollar a quienes han de formar el gmpo ad-
ministrativo, con el fin de que la empl-esa logre sus objetivos propuestos.
El desarrollo de qecutivos se puede realizar en las sigiiientes formas:

a) Por medio de becas o cursos especiales.

b) A traves de intercambios internacionales culturales y cientificos.
c) Por rotaci6n en el desempefio de diferentes puestos ejecutivos.
d) Por escl`elas profesionales.

Las finalidades del desarrollo de ejecutivos definitivamente seran:

• Hacer mejores ejecutivos en cuanto a su preparaci6n.

• Brindar una expectativa de mejorfa en sus emolumentos y, en consecuen-
cia, en su estandar de vida.
• Hacer de cada ejecutivo un ser mss responsable de sus deberes laborales y
sociales.

3. Atender al bienestar ocupacional del trabajador. Con caracter enunciativo y de

ninguna manera limitativa, mencionamos las siguientes formas para lograrlo;

a) Optimas condiciones ambientales en los lugares de trabaio.

b) Seguridad en las labores peligrasas mediame equipos pl.eventivos de trabajo.
c) Herramientas adecuadas para el desempefio del trabajo.
d) Trato humano.

Manejo de personal
ha funci6n de personal, encauza a:
1. Inteligente administraci6n del contrato colectivo de trabajo.
2. Llevar a cabo la contrataci6n de los trabajadores con bases firmes, evitando asf
futuros conflictos de orden laboral.
3. Contar con una provision ya clasificada de rnano de obra cualificada, median-
te el registro de aspirantes. .
4. Tratar de me).orar, por todas los medios posibles, el rendimiento del trabajador,
tanto en calidad como en cantidad, mediante adecuados programas de capaci-
taci6n que abarquen el adiestramiento y el desarrollo.
5. Fomentar la cooperaci6n y el entendimjento entre I.efes y empleados, estable-
ciendo medios adecuados de contacto directo y familiar, para lograr asf la crea-
6+ Funchmentos de control interno

ci6n del espfritu de empresa. Estos aspectos podrian alcanzarse mediante la ce-
lebraci6n constante de actos sociales, culturales y competencias deportivas que
incluyan a los sectores j.Livenil e infantil
6. For.talecer la economia de los trabajaclores mediante la creaci6n de tiendas de
descuento, seguro de gastos medicos, cajas de ahorro, etc., ya que alcanzando
estos un mss elevaclo estandar de vida se convertirian, de hecho, en consuini-
clores en potencia.
7. Atender al bienestar familiar a traves de una polftica de brindarles a los traba-
jaclores: casas propias, escuelas, jardines de nlhos, guarden`as, comedores, bi-
bliotecas, casinos, clubs, instalaciones deportivas, etcetera.

Actividades bisicas de la funci6n de personal

1 lntervenir en las revisiones peri6clicas y extraordinarias de los coiitratos colec-
tivos cle tr.ibajo y de la elaboraci6n, en su caso, de los contratos individuales.
2. Elaboraci6n de los reglamentos interior de trabajo y el de seguridad e higiene.
3. Llevar el control de la asistencia de los trabajadores.
4. Intervenir, formando parte de ellas, en las comisiones mixtas que sea menes-
ter: seguridad e higiene, contra[aci6n, etcetera.
5 Atenci6n y mango de los escalafones de empresa y departamentales.
6 Efectuar o intervenir en la practica de los examenes de aptitud.
7. Vigilar la correcci6n de la curva de salanos (salarios relativos); asi como regis-
trar la situaci6n del mercado de trabajo (salarios absolutos).
8. Llevar un control adecuado del movimiento del personal por:
a) Altas
b) Ausencias y retardos
c) Bajas
d) Pago de salarios
9 Establecer un archivo de expedientes p€rsonales cuyos aspectos principales
podrian ser:
a) Solicitucl de empleo y cuestionarios de admisi6n.
b) Contr2itos y terminaci6n de contratos.
c) Ausencias, retardos, permisos, castigos, incapacidades y vacaciones y sus
correspondientes reanudaciones de labores.
d) Enfermedades profesionales y no profesionales. Accidentes de trabajo
e) Servicio medico (seguridad social).
f) Incapacidades.
g) jubilaciones y pensiones.
10. Control de salarios y tiempo extraordinario.
3S-

1
il

I
el
I
1
I
I
L±f-ep+e-
Plan de organizaci6n entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos cool.dinados, que tienen por objeto obtener informaci6n segura, sal`
vaguardar el efectivo en cajas y bancos, asi como fomentar la eficiencia de opera-
ciones y adhesion a la polftica administrativa de cualquier empresa pi'iblica, privada
o mixla.

Caja
1_
Con)unto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y te-
legraficos, entre otros, de disposici6n libre e inmediata.

Bancos
Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representado por sal-
dos disponibles en cuentas de cheques o dep6sitos a la vista qiie se convierten en
dinero a su presentaci6n.

Principios
1. Separaci6n de funciones de autorizaci6n, ejecuci6n, custodia y registro de ca-
ja y bancos.
2. En cada operaci6n de caja y bancos deben intervenir cuando inenos dos per-
sona?.
3. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los re-
gistros contables que controlen su actividad.
4. El trabajo de empleados de caja y bancos sera de complemento y no de revisi6n.
5. La funci6n de registro de operaciones de caja y bancos sera exclusiva del de-
partamento de contabilidad.

Objetivos
1. Prevenir fraudes de caja y bancos.
2. Descubrir robos y malversaciones de _caja y bancos.
3. Obtener infomaci6n administrativa, contable y financiera confiable de caja y
bancos.
 Control interno de caja y bancos 67

4. Loc.ilizar errores de caja y bancos.

5. proteger y salvaguardar el efectivo en ca).a y bancos.
6. Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
7. Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancas.

Bases del control interno

Entradas
1. Control para cada origen de entradas a caja y bancos.
2. Dep6sito integro en instituciones de credito de todas las entradas a caja.

salldas
` 3. Creaci6n de lln fondo fijo de caja chica.

4. Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancc>munadas.

Erfetencias
5. Conciliaci6n peri6dica de cuentas de cheques.
6. Cortes y arqueos de caja peri6dicos y de sorpresa.
7. Afianzamiento del personal de caja.

A continuaci6n se analizan cada uno de los siete puntc)s:

Control para cada origen de entradas a caja y bancos

a) Cobros por ventas al contado directo. El control para esta fuente de entra-
das a caja y bancos se lleva a efecto estableciendo una rutina de labores y
de operaciones tanto para la ¢fc#c?.d# como para el c77zP4g„c, co4ro y c#givg-

gzz de la mercancfa; asimismo, utilizando maquinas registradoras y expedi-

ci6n de notas de venta debidamente requisitadas.
Ahora bien, cada dfa laborable se provee a los vendedores de las notas
de venta foliadas progresivamente y requisitadas fiscalmente, llevando un
control de la cantidad entregada a cada vendedo} Cuando se realiza la
venta, el vendedor formula la nota de venta por triplicado, de las cuales el
o#dr.7z¢/se le entrega al cliente para que pase a la caja a liquidarla y sea ope-
rada en la maquina registradora; el vendedor envia la mercancia y el J#p/j.-
ci4cde a c»zp44#cr, ahi el cliente recoge su mercancfa contra la entrega del
original de la nota de venta. El trzj>/j.cczedo queda en poder del vendedor.
I:I::=!==:=:::=:=g=::=:i:::::!-FEE-
Los cobros por ventas al contado se coinpnieban'

• Con el efectivo cobrado en poder del cajero.

• Con la suma total de la caia registradora
• Con la suma de los cluplicados de las notas cle venta
• Con la suma de los triplicados de las notas de venta

Cada dia debei.a efectuarse aiiditoria de caia, conciliando cualquier discrepan-

cia, asimismo, debera coordinarse el dep6sito bancario del dinero diariainente.

b) Cobros por ventas al contado C O.D. (cobro o devolver) en plaza. Para estos
cobros se establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y
requisitadas fiscalmente,
|\+|.Lu,||^--_ _-_ __ _ tambien se formularan notas`,.de salida-<1deT\almacen
^_ -1,,

yutilizandounacuentaglobal,colectivaogenerica"ClientesCO.D.enpla-

:::,Cs:[nv:L:::ira:i?:nc:,]eennt:enaoux±.ya:'[:q':i£::e:t:od:bdeeriv:::¥sr=a::,%::edn:I
quenosehubiereregistradoelcobrodelaventhotambienporunaanotaci6n
`cnocr:::ec::anccuaa::u::arased:o[::d::::asea[n:eenp:'s::oS:=nc°ab::t°codITee:;Voens;'[:anct:6ny|

C)::?_I:.S:^°LYe::::<aLri:°::andfa°ecsD°ec:aL:s:?e:L:Ls:La:°spya:ueiecr:ndrtrs°Le:ef:=|
cobros hat)ra notas cle venta especiales, requisitadas y numeraclas en lolllra
progresiva,notasdesalidadealmacenyutihzandounacuentacolectivaenel
libromayorgeneral,consuauxiliarcolTespondiente,dondeseanalizafaelsal-
do de la cuenta colectiva "Clientes C O.D fuera de plazo", ademas de datos
tales como fecha de la operaci6n, namero de nota de venta, nombre del com-

::s::Ire:ncv[:es:tge:rf;Tear,f:c;:C:`:ed:e:?absr°n:Cshee:::'cg:rb°r'a::C:::snc[a°u:ausa[p:I
las cuales no ha entrado a caia el importe relativo. Se coordinara el dep6sito ,

d):I::[r°osC°p::S:e°nnt::e:t:red]toenpiazaEstoscobrossereallzanporcobrad°[
res u otlas personas que trabajan en la empresa, controlandose con ri.s,:.:I
relaciones por triplicado, numeradas de contrarrecibos, documentos,
:i:s,.I
de credito o facturas a cobrar en el dia, firmando el onginal el cobrador de

:{C::#a'r::::Pd`f`::::t:°pT[:::od?oho:ge:ta:Sqau`ecd°abnr°e:ee][edeenp:efa:ea:t:°:eracdr|
dito y cobranzas y cajero respectivamente Al finalizar el dia, 1os cobradores

=eensdp':annd,ce`iet:::sseToormraui:efan£:r:s:Onst:Oubnraosonnfre±a:;04:;d„O;e£[/:Sq::t::ncfl
tcrrae:::d:nc;ratzraaLcao:nnct]r:I::nd:::`rae:::LaTLesTa:::auLL£:I::::°:ep::bvreon}a:i
 Control interno de caja y bancos 69

6rdenes de cobro eventual; cualquier discrepancia se investiga y se aclara,

coordindndose diariamente el dep6sito bancario.

e) Cobros por ventas a credito fuera de plaza. El control encauza el manejo efi-
ciente de la correspondencia por personal de confianza afianzado, ajeno a
contabilidad e iliformaci6n oportuna integra y eficaz de la cobranza realiza-
da por agentes y personal de la empresa. Se establecefa un libro donde se
registrarin la fecha en que se recibe la correspondencia, remitente, cheque,
giro, titulo de ciedito, etc., fecha de vencilniento, nombre del cliente a quien
se hara el abono o acreditamiento, e[c. A todos los documentos recibidos se
les estampara el sello de endoso con la leyenda "Para abono en cuenta", "Pa-
guese al banco" o "Para dep6sito tinicamente".

Una vez registrados, ]os documentos se entregaran al cajero quien firmara la

relaci6n de rccj.4z.do cd9 co7€/o777#.ledzc/; debefa coordinarse y verificarse el dep6sito ban-
cario correspondiente. Para los cobros por conducto de agentes, se fomularan re-
cibos por cuadruplicado, numerados progresivamente, de los cuales el original y
duplicado se le entregan al clien[e, el original como constancia del pago, el dupli-
cado para que lo envie a la empresa como confirmaci6n de su entrega; el tnplica-
do lo envia el cobrador a la empresa con los documentos e importe del cobro; el
cuadmplicado queda en poder del agente para su protecci6n y salvaguarda. Resul-
ta prictico que la empresa confirme por escrito el importe del pago del cliente o
deudor. Ahora bien, la suma de los documentos y comprobantes de cobro sera
igual a las entradas a caja y al dep6sito bancario por este concepto.
La revisi6n y verificaci6n encausari a comprobar que todos los documentos,
cheques, giros, etc„ hayan sido depositados integramente en el banco con el que
trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas correspondientes.

D Cobros a empleados y deudores. Cuando existan entradas por este concepto,

la empresa expediri recibos especiales numerados progresivamente, el origi-
. nal para el deudor, el duplicado para la empresa, donde coustara la firma de
conformidrd del deudor. I.a suma de los recibas especiales por este concep-
to deberi ser igual al ingreso a caja y dep6sito bancario diario.

g) Entradas diversas a caja. Para entradas diversas, tales como ventas, regalias,
prinas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc., requie-
re atenci6n especial por parte del gerente o personal de alta gerencia; para
cada entradr diversa se expide recibo numerado progresivamente, original
para la persona o empresa que efecttia la entradr, duplicado para la empre-
sa con la firma de conformidad de quien efectu6 la entrada. La suma diaria
de estos recibos sera igual al ingreso a caja y dep6sito bancario diario.
70 Fundamentos de control interno

Dep6sito integro en instituciones de cr€dito de todas las entradas a caja

Todas las entradas diarias a caja deberan ser depositadas en una instifuci6n de cre-
dito al dia siguiente de sii percepci6n, el dep6sito lo debe[a efectuar un emplea-
do ajeno al cajero; en contabilidad se empleara una cuenta transitoria denominada
"Control de Dep6sitos al Banco" donde se cargaran todas las entradas del dia, con

abono a la fuente del ingreso, tales como Clientes, Documentos por cobrar, deu-
dores, ingresos por intei.eses, fentas, etc„ la cuenta transitoria se abonara con car-
go al banco por el importe del dep6sito diario; cualquier saldo en la cuenta se
investigara exhaustivamente, ya que indicara que no fueron depositadas todas las
entradas a caja,
Resulta prfctico solicitar al banco algunas copias de las fichas de dep6sito, pa-
ra coteiarlas con las que tiene en su poder la empresa, para determinar si coinci-
den con las entradas a caia y evitar el jineteo de dinero, fraudes y robos.

Creacl6n de un rondo fijo de caja chica

Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y las salidas
y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos, se hace necesario
crear un fondo fijo de caja chica, para pagos menores que no exceclan al impor[e
establecido como maximo por la empresa. Ahora bien, cuando el fondo fijo de ca-
ja chica esta por agotarse, se suman los comprobantes pagados, por el que se ex-
pide cheque nominativo a nombre del encargado de manejar el fondo, con lo cual
se efectila lo que se conoce como "reembolso de caja chica".

Pagos por medio de cheques noininativos con flrmas mancomunadas

Como regla general nunca se expedifen cheques al poltador, es decir, los pagos se ha-
ran por medio de cheques nominativas con fimas mancomunadas, con lo que la res-
ponsabilidad recaed cuando menos en dos pers6nas, de preferencia funcionarios de
alta gerencia ajenos a contabilidad y ca)eros, Es de hacer menci6n que quien confima
elpagoenelcheque,deberatenerunajerarqufasuperioraquienrevlsayapruebacom-
probantes y pago; asinusmo, los comprobantes de desembolso deberin sellarse con la
palabra PAGADO para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
Tedoslospagaspermediodechequespresupenenunpracesodeaprobacionescon
frmas parciales que no dqan dudas sobre la correcci6n e integridad del desembolso.

Concmaci6n peri6dica de cuentas de cheques

Por regla general, 1os saldos y estados de cuenta que remiten los bancos a la em-
presa cada mes, deberan conciliarse por funcionarios de alta gerencia o empleados
ajenos a contabilidad y cajeros.
 Control inferno de caja y bancos 71

Todas las diferencias y partidas de conciliaci6n se investigan y comprueban

arnplia y satisfactoriamente; los asientos de contabilidad para coiregir las diferen-
cias entre el saldo segdn el estado de cuenta bancaria y los libros de contabilidad,
se haran cuando se deterlnmen las cuentas que seran afectadas.
• F6rmulas de conciliaci6n

Saldo del estado de cuenta enviado par el banco

MAs:
Dep6sitos no abonados por el banco
RENOS:
Cheques no pagados por el banco
IGUAI. A:
Sdldi] del banco coneiliach 1

Saldo a cargo del banco segdn contabilidad

MAs:
Abonos del banco no cargados po[ la empresa
RENOS:
Cargos del banco no abonados por la empresa
IGUAL A:
Salde coaciliedo a cargo del bcimo 2

Saldo del banco conciliado = Saldo conciliado del banco

I igual a 2

Cortes y arqucos de caja peri6dicos y de sorpresa

Cada dia deberan cor[arse los registros de caja, con el objeto de conocer la exis-
[encia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios
de alta gerencia o empleados a).enos a contabilidad y cajeros.
Cuando se efecti'ian arqiieos de sorpresa, se evita que los cajeros manejen in-
debidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observando urn conduc-
ta honesta
Cualquier discrepancia se investigari amplia y satisfactoriamente.

Afianzamiento del personal de caja

El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra perdidas en caso
de robos, fraudes, desfalcos y abusos de confianza por parte de cajeros, ya que la
afianzadora rein[egrara el impor[e del dafio a la empresa.
72 Fundamentos de control intemo

El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo del efectivo, do-
cumentos y valores de ca)a, 1a compafiia afianzadora denunciara a los tl.ibunales
competentes con la pena correspondiente, por tal motivo su comportamiento de-
bera ser intachable.

Concepto
Plan de organizaci6n entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y pro-
cedimientos coordinadoj5rtue tienen por ob]eto obtener informaci6n segura, salva-
guardrr las mercancias, materia prima, productos en proceso y productos terminados
propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de
operaciones estan destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o
despues de transformados.

Inventarios
Conjunto de bienes corp6reos, tangibles y en existencia, propios y de disponibili-
dad inmediata para su consumo (materia prima), transformaci6n (productos en pro-
ceso) y venta (mercancfas y productos terminados)

Principios
1 Separaci6n de funciones de adquisici6n, custodia y registro contable.
2. Ninguna persona que interviene en inventarios debera tener acceso a los regis-
tros contables que controlen su actividad.
3 El trabaio de empleados de almac€n de inventarios sera de complemento y no
de revisi6n
I
4. La base de valuaci6n de inventarios sera constante y consistente.

Objetivos
I
1. Prevenir fraudes de inventarios.
2. Descubrir robos y sustracciones de inventarios. I
3. Obtener informaci6n administrativa, contable y financiera confiable de in-
ventarios.
I
 Control in[erno de inventarios 7.i

4. Valuar los inventarlos con criterio razonable, consistente y conservador.

5. Proteger y salvaguardar los inventarios.
6. Promover la eficiencia del personal de almacen de inventarios.
7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.

valuaci6n de inventarios
Los inventanos de mercancfas, inateria prima, productos en proceso y productos ter-
nmados se valtian generalmente a precio de cof}o o fflcrced, el que sea mas bajo.
Ahora bien, el precio de cof/a puede ser de adquisici6n y de producci6n. El cos-
to de adquisici6n, conocido tambien como costo de compra, puede ser costo pro-
medio, costo PEPS (primeras en entrar, prrmeras en salir), costo UEPS (tiltimas en
entrar, primeras en salir), costo especifico, etc. El costo de producci6n, conocido tam-
bien como costo de fabricaci6n o transformaci6n, puede ser absorbente y marginal,
a su vez, puede ser de costo hist6rico, costo estimado y costo estandar.

Precio de mercado

Costo promedio
Costo PEPS
Costo de ndquisici6n
BASES Costo UEPS
DE Costo especi'fico
VALUAC16N
Costo Costo hist6[ico
absorbente
Costo de
Costo estimado
producci6n
Costo
marginal Costo estfndar

1. Precio de mercado, aquel que permi[e reponer el inventario en una fecha de-
termmada; es aplicable dnicamente cuando es inferior al precio de costo.

2. Costo de adquisici6n. El costo de compras de mercancfas, materias primas, rna-

teriales, etc. se forma por el precio heto de factura mss los gastos de compra.

precio de compra = precio neto-de factura + gasto\s de compra

3. Costo promedio, cuando se divide la suma del rmporte del inventario inicial
mss el costo de compra de cada articulo, entre la suma de unidades compra-
das mas las unidades del inventario inicial.
 7+ Fundiinientos de control interno

Costo promedio =

4 Costo PEPS (primeras en entrar, priineras en salir) cuando el precio del inven.
tario se forina con el precio de costo de las tiltimas compras, es decir, cuando
se sigue el critefio de qiie las compras son para reponer existencias consumi`
das o vendidas, por lo que el inventario queda valuado a precios actuales.

5 Costo UEPS (tiltinias en entrar, primeras en salir) cuando el precio del inventa-
flo se fornia con el precio de costo de las primeras compras, es decir, cuando
se sigue el criterio de que las mercancfas, productos terminados, etc., que pri-
nero se venden, son las til[imas que se ham comprado, por lo que el inventa-
rio queda valuaclo a precios pasados.

6 Costo especifico, ciiando los articulos son de facil y plena identificaci6n, es de-
cir, cuando los articulos del inventario se identifican finalmente contra las fac-
turas que indican si` costo de compra, asignandoles especificamente su costo
correspondiente,

7. Costo de producci6n absorbente, formado por el costo de los materiales direc-

tos o materia prima, salarios directos y cargos indirectos fijos y variables de pro-
clucci6n que I.equiere la fabricaci6n de un articulo

Qys. Costo de producci6n marginal, formado por el costo de los matenales directos
o variables, salarios directos o variables y cargos direc[os o variables
ducci6n que requiere la fabricaci6n de un artfculo`, esta base de valuaci6n dc.
inventarios tambien recibe el nombre de costos de producci6n vanable y cos-
to o costeo directo de producci6n I

9. Costo hist6rico, se determina y conoce cuando termina el periodo, ejercicio o

proceso de fabricaci6n; 1as hojas de costos de la empresa indicarin el
para la valuaci6n del inventario de producci6n en proceso y producci6n
::e=LII
mda, esta base de valuaci6n tambien recibe el nombre de costo real y costo

Iota:'st:"e'::LLpauddo],e:::nsdeor::Sp°rrebc::t:Cod:t:rr8:::;antesdeiafabncaci6ndeun[

::Lfacr:::'ye:adr::Jsr'Lied]:::Ct::aoa:tLLr:Lcpt::aqTL:n::esv°a:::e::;e:ne:P::::::,e:oT:::abL|
jeto de pronosticar el costo hist6rico o real; esta base de valuaci6n de inventa-
rios puede ser absorbente o marginal I
I Control intemo de inventarios 75 `

11. Costo estandar, cuando el precio se determina anticipadamen[e a la fabricaci6n

de un artfculo, es declr, se calcula anticipadamente sobre bases cien[ificas el
inaterial, salarios y cargos indirectos o directos que demandara la producci6n

Ì
,I
de un articulo. Esta base de valuaci6n de inventarios tambien recibe el nombre de
costo normal y costo tipo, pudiendo ser absorbente o marginal.

Bases del control interno

1. Control contable de inventarios, median[e el establecimiento del sistema de in-
ventano pexpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas
almacen, costo de ventas y ventas. La cuenta de almacen tiene el caracter de
colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para clase de articulo,
formado por el auxiliar de almacen con tarietas, hojas sueltas, disco o cinta
magnetica, donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada
• clase de artfculo, tanto en unidades como en importes a precio de costo. Aho-
ra bien, la suma de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacen, sera igual
al saldo global de la cuenta de mayor: almacen, cualquier discrepancia se in-
vestiga y coiTige.

En el departamento de almacen se llevara control en unidades tanto de entra-

das como de salidas y existencias para clase de artictilo.
La fuente de informaci6n para el registro tan[o en contabilidad como en el de-
partamento de almacen, debera ser distinta, de tal forma que las facturas de com-
pra, pedido de compras y notas de entrada al almacen (que estaran numeradas
progresivamente), serviran a contabilidad para los cargos a la cuenta de almacen;
las notas de remisi6n del proveedor servirin para anotar las entradas en unidades
del departamento de almacen.
Para los creditos o abonos en contabilidad, se tomafan las copias de facturas de
venta y copias de las notas de salida de almacen; para anotar las salidas de unida-
des en el departamento de almacen, se tomaran las notas firmadas de salidas de
almacen, asi como las notas de entrega o embarque, todas ellas niimeradas progre-
sivamente.
Para los inventarios de mercancias en comisi6n y consignaci6n, podra estable-
cerse un sisterm de inventano perpetuo tanto para las operaciones en comisi6n,
como para las operaciones en consignaci6n.

2. Autorizaci6n de compra, producci6n y venta de inventarios. I.as entradas seran

controlads por las compras y prochicci6n, el control de salidas sera el control de las
ventas; luego entonces, para el control de compras se reqi`iere;
76 Funclamen[os de control intemo

a) Pedido de compra al proveedor -requisitada~

b) Orden de compra ~requisitada~
c) Orden de producci6n -requisitada-
d) Recepci6n de unidades por el almacenista
e) Nota de entrada al almacen ~requisitada-
D Nota de I.emisi6n del proveedor
g) Factura del proveedor
h) Registi.o de compras

Pal.a el control de ventas se requiere;

:}:er€]edn°bdeeJe:LtLreengt:-requLsltadgr
c) Orden de embarqiie
d) Nota de remisi6n de venta
e) Factura de venta
f) Registro de ventas

Todas las operaciones de compra, producci6n y venta deberan sujetarse a ruti-

nas que asegiiren la integridad y calidacl del inventario, de tal forma que las opera-
ciones estafan autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados
para ello

3. Inventarios fisicas peri6dicos, para descubrir errores, irregularidades, equivoca-

clones, robos, etc., mediante la comparaci6n del inventario fisico contra el auxi-
liar de la cuenta del libro nrayor .4/7#¢ctfro.

ha forma del inventario fisico se sujetara a instrucciones por escrito segbn Ins-
tructivo, observando indicaciones, tales como:

a) El recuento sea ordenado

b) El recuento se hafa peri6dicamente
c) De preferencia cuando el movimiento de almacen sea menor
d) El recuento se hard con personal que conozca las mercancias
e) Se calificara el estado de conservaci6n y an[igtiedad

Al departamento de almacen, s6lc> tend fa acceso el personal autorizado, quien

debera estar afianzado; resulta pfactico asegurar el inventario con una compafifa
aseguradora, contra robo e incendio, tambien se tomaran medidas para el cierre
absoluto de bodegas en hori6 y dfas no laborables, y la vigilancia efectiva de ve-
ladores y guardianes.
 Control interno de compi.as 77

El recuento fisico del inventario deberi compararse con el maximo o minimc)

i,> que indican las tar)etas del auxiliar de almacen, para poder determinar y efectuar
i,` un control adminlstrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los ob)eti-
vos de la empresa.

Concepto
plan de organizaci6n entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
_ procedimientos coordinados, que tienen por ob)eto obtener informaci6n segura,
oportuna y confiable, asf como promover la eficiencia de operaciones de adqiiisi-
ci6n o compra.

Principios
1. Separaci6n de funciones de adquisici6n, pago y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, sera de complemento y
no de revisi6n.
4. La funci6n de registro de operaciones de compras sera exclusiva del departa-
mento de contabilidad.

Objetivos
1. Prevenir fraudes en compras por favoritisnro, confabulaci6n, etce[era.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
3. Obtener inforrnaci6n segura, oportuna y confiable de compras.
4. Promover la eficiencia del personal de compras.

Bases del control interno

1. Requisici6n de compra. Cuando se necesitan las mercancias, materiales, etc. se
formula uria requisici6n de compras por triplicado, ni`merada progresivamente,
donde constari cantidad, clase, calidad y especificaci6n de lasmercancfas, mate-
riales, etc. Ahora bien, el original es para el departamento de compras, duplicado
para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento que la emiti6.
78 Fundamentos de control interno

2 Autorizaci6n de compra. En ocasiones, resulta practico que el departamento

de finanzas o un funcionario de alta gerencia aLitorice cada compra, forman-
do la reqiiisici6n correspondiente, generalmente para efectos de control de
presupuesto,

3. Cotizaci6n de precios de compra El departamento de compras, una vez reci-

bida y autorizada la requisici6n de coinpra, consulta su archivo de proveedo-
res, donde determinara nombre, direcci6n, precios, condiciones, fechas de
entrega, asi como la informaci6n necesaria para formular la orden de compra
y pedido al proveedor seleccionado.

4 0rden de compra y pedido al proveedor. Una vez seleccionado el proveedor,

se procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se
anotara el nombre, direcci6n, condiciones, fechas del pedido, entrega, etc , as£
como cantidad, clase, calidad, precios, etcetera.

Ahora bien, el departamento de compras einite la orden y pedido numerados

progresivamente, por cuadruplicado., original para el proveedor; duplicado sin pre-
cios, para recepci6n en almacen, triplicado para contabilidad, para efectos de con-
trol y registro en cuentas de orden; el cuadruplicado se queda en el departamento
de compras, archivindolo en uni6n con la requisici6n de compras que le dio ori-
gen, con las indicaciones pertmentes En ocasiones, si existe en la empresa departa-
mento de trafico, se formulari una copia extra, de tal manera que este departamento
solucione los problemas de trifico en relaci6n a compras

5 ::::::I::1 dp:o::::aonr:fha:r¥ I:satpe::apL::at#o|a=:::s\::Laosv::r:u]: ::::bpec]C6°np:ae ::: i

mercancfas y materiales.

masccL:::cdt:nsset,:ea:1:::t'raas[:::Cqau::,I:]S;nseyc;emd?dr:bda:ac:1:Spe:ac::tr[duand'[ac::1:;dc:n:::i
la remisi6n y mercancias del proveedor.

por:`::dvrue;1:c°a::,rod:ab::::evn::'f;Cua::Sr'a::sf;rr::r`:s::anm°::t:e;:::nda:;]ara:::Cdee:I

:]aeftnat:tednet°tr::c:°ym::a:i,addun:I;:[ac::oP;raarac::t:,b:1::::',tt::::Cae:Oof:::a:'c:empoai::i
copias estaran firmadas por las personas que intervienen

6:::tL:Lr6anyycaou::a::at:Ln6t:de::ae:aacrfruar:edne[oC°d:Pcr:=pcr::ncdo°me:::°::ecdo°nrt::,|Lf:a]:I

proceden a verificarlas como sigue: i

 Control interno de compras 79

E| departamento de compras compara unidades, precio, clase, calidad, etc.,

contra la Copia del pedido de compras, nota de remisi6n y copia de la factura de
proveedor, sellando la copia de la factura donde constari:
a) Fecha de recepci6n de mercancias.
b) Fecha del pedido.
c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor.
d) Firma de qilien verific6, etc€[era.

El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por com-

pras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacen, procederi a verificar los
ca|culos, ajustandola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes, aca-
rreos, e[c., y sellandola, donde constara;

a) Ntimero de la p6liza de contabilidad.

b) Firma de quien autoriza el pago de la facttira.
c) Ndmero del cheque a favor del proveedor.
d) Firma de quien verific6, etcetera.

7. Registro de la compra. Contabilidad, con la factura verificada, requisici6n, pe-

dido y nota de entrade al almacen, procede al registro correspondiente, cargan-
do la cuenta de 4/or¢c4# si tiene procedimiento de inventario perpetiio, coovji/er
si tiene procedimiento analftico y la cuenta 7"crc¢%cj'as gr#c/zg4?f si tiene proce-
dimiento global, en todo caso, con cargo a la cuenta de impuesto al valor agre-
gado por acreditar, con abono a proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores con abono a bancos.

8. Ajustes a compras. Las compras pueden ser objeto de ajustes por concepto de:

a) Devoluciones sobre compras, las tramitara el departamento de compras,

`:`:,i:
expedira nota de devoluci6n de mercancias por cuadruplicado con nu-
meraci6n progresiva; original para el proveedor, duplicado para contabi-
lidad, triplicado para el almacen y cuadruplicado para el departamento
de compras.
b) Rebajas sobre compras, con la intervenci6n del departamento de compras
y vigilancia de[ departamento de finanzas o funcionario encargado para
ello, con la informaci6n correspondi-ente a contabilidad.
c) Descuentos sobre compras, igual que las rebajas, intervendri el departa-
mento de compras, finanzas o un funcionario, con el reporte correspondien-
te al departamento de contabilidad.
80 Fundamentos de control interno

Concepto
Plan de organizaci6n entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener informaci6n segura,
oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de ventas.

Principios
1 Separaci6n de funciones de ven[as, cobro y registro en contabilidad.
2. Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en ventas, sera de complemento y no
de revisi6n.
4. La funci6n de registro de operaciones de ventas sera exclusiva del departamen-
to de contabilidad.

Objetivos
1. Prevenir fraudes en ventas.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
3. Obtener informaci6n segura, oportuna y confiable de ventas.
4. Promover la eficiencia del personal de ventas.

Bases del control interno

1. Ventas de contado
a) Directo
b) C.O.D. en plaza
c) C.O.D. fuera de plaza

2. Ventas a credito
a) En plaza
b) Fuera de plaza

3. Registro en contabilidad

4. Ajustes a ventas y clientes

 Control interno de ventas 81

a) Devoluciones sobre ventas

b) Rebajas sobre ventas
c) Descuentos sobre ventas

A continuaci6n se explican con mayor detalle:

1 Ventas de contado. El control intemo aplicable a ventas de contado directo,

C.O.D. (cobrar o devolver) en plaza y fuera de plaza, fueron tratados en el tenia
sobre control interno de caja y bancos

2 Ventas a credito. El control intemo de ventas a credito en plaza y fuera de pla-

za, fueron tratados en el rengl6n correspondiente al control para cach origen
de entradas a caja y bancos, por lo que veremos algunos [ramites por ventas a
credito..

a) Recepci6n del pedido. El pedido del cliente es recibido en la empresa por

correo, telegrafo, visita personal, telefono, por agente de ventas, etc., e in-
mediatamente se formula el pedido en formas impresas numeradas progre-
sivamente, donde conste cuando menos:

Fecha
Ndmero de pedido
Nombre del cliente
Direcci6n del cliente
Ar[fculos, cantidades y precios umtarios y total
Nombre del vendedor
Forma de pago y descuentos especiales
lnstrucciones y via de embarque, e[cetera.

b) Aceptaci6n y autorizaci6n del pedido. El departamento de ventas revisa cui-

dadosamente todos los datos, precios y calculus del pedido.

El departamento de credito, con base en el his[orial, situaci6n financiera,

solvencia, seriedad, etc., del cliente, procede a autorizar el pedido corres-
pondiente, con lo cual se autoriza el embarque, pudiendo acusar recibo al
cLiente.

c) Envfo de la mercancta. El almacenista y ayudantes, con la autonzaci6n del pe-

dido y embarque, pl.oceden a surtif los articulos, revisando y comparando la
mercancfa con las anotaciones del pedido, con lo que pods formularse la no-
ta de empaque y la nota de remisi6n correspondiente, debidamente numera-
das en forma progresiva.
Eng raillrtyELapma=mltEciEiBMillfirm!n"fimM v ._+ , + \ ++.~

Elalmacenistaembarcarioentregarilamercancfa,elaborandolanotade
salidz` de film.|cen

E[i cziso de no pocler suitir todo el pedido, el departamento de almacen

y el de ventas llevaran un control y registro de pedidos suilidos en forma
parcial.

d)Expedici6nclefacturaocomprobantedeventa.,Effacturista,quepuedede-
pendei.dealmac€n,contabi[idadoventas,cuandosehancumplidoconlos
tfrfutesestableci`dos-talescomQ_[ecepci6n,aceptaci6n,revisi6n-deJuedi-
do, autorizaci6n del credito, firmas de quienes revisaron, autorizar_on y en-
viaron o entregaron la mercancia-, procede a formular la factura de venta
con base en el pedido, nota de remisi6n y nota de embarque o entrega.

El fiincionario encargadoie_v.isafa las facturas para cerciorarse de que las

6rdenes del cliente han sido cumplidas 'y que no exists error en datos, nti-
meros, calculos, d:scuentos, impuestos, etcetera

3 Registro en contabilidad. El departamento de contabilidad, con base en:

• copia u original de la factura,

• copia de la nc>ta de remisi6n,
• copia del pedido del cliente,
• copia de la nota de salida de almac€n,
• copia del tal6n de embarque o entrega.

se_p;oced:a_:e_gj:;1.are+,.::::I,rcn,::t:ec::nct:esd=j[3r=nt::,rc:oe±:::t::r:ua:.:
auxiliar tanto de clientes -tar)etas-como oc vcili4D -„u,v ~+^_.y.I _ .
tr`HaQ las facturas sean registradas eh el auxiliar, a cualquier
todas las facturas sean regisirztiici> t" u c.u,I ,... „ _ __ _ , factura cancelada de-
beraAahnoer:a:;:i:,ta¥gcs°:'[ag:nda:e:a:eru::csh::;1:adnase;°eT::ppea::ebnr:egc::a¥eAn|

te, con lo que en cualqiiier momento, la suma de facturas no cobradas sera igual
a:Sa;I:st:::avceunet::ayc::[eec::::dEest:sa::t:st::'ep:,t:;enserpordevo|uciones,rebalal

ya)deDS:::[nut:]So:::rseo::ent::ntasTodadevoiuc,6ndemercanciasporelc['ent]

ocasionara una nota de devoluci6n sobre ventas, numerada progresivamen-

:::da°rt?cdue[oCs°:Set:€t:::::s¥:::`:I,:sd:::I::c:;e:e`:n::a:`::'sperer::bye:::s`[::I

:ae::i,:,Sc,6E|sgoe::entveend:sYepnotra:urae::apr[i:a::r°o::gr,anay[;:lit:r:[Z::,ae::e,"::tpat,cd
 Control interno de ventas 83

do para el departamento de ventas, triplicado para contabilidad y cuadru-

plicado para almacen. Esta nota de devoluci6n de mercancfas puede hacer
las veces de nota de ciedi[o para el cliente, o bien, podra expedirse especifi-
camente una nota de credito numerada progresivamente, tanto para devolu-
clones como para rebajas y descuentos sobre ventas revisadas, aprobadas y
autorizadas por funcionario encargado para ello. Si la devoluci6n de mercan-
cfas implica devoluci6n de efectivo al cliente, se seguira el control para los
pagos y salidas de efectivo.
b) Rebajas sobre ventas. Por las rebajas sobre ventas por mercancia en mal es-
tado, dahade, etc„ se expedira nota de credito, donde se anotara el concep-
to detalladamente. Original para el cliente, duplicado para el departamento
de ventas y triplicado para contabilidad.
c) Descuentos sobre ventas por pronto pago de clientes, ocasiona la formula-
ci6n de nota de ciedi[o, revisada, aprobada y autorizada por un funcionario
de alta gerencia. Original para el cliente, duplicado para contabilidad y tripli-
cado para quien la expide.
Para iniciar la revisi6n del control interno general, debera hacerse las siguientes
preguntas:

1. {Actualmente se cuenta con una grafica de la organizaci6n?

2. €Las funciones de caja, bancos y de contabilidad estan separadas y definidas?
3. £De quien depende directamente el jefe del departamento de contabilidad?
4 €Tiene la compafiia auditor interno? cDe quien depende? Describir brevemente
el trabajo del auditor interno.
5. £Se usa catalogo de cuentas?
6. £Actualmente hay algi`in manual o instructivo de contabilidad?
7. £Se preparan y entregan a la direcci6n del negocio mensualmente, estados de
contabilidad y analisis de las cuentas con comentarios7
8. €Se discuten los estados meusuales con los directores del negocio, con el con-
sejo de administraci6n, con el presidente, con el [esorero, con los jefes del de-
partamento, etc„ sobre todo cuando muestran una variaci6n de importancia
con respecto a los estados estandar o normales., a los presupuestos o a las ci-
fras del periodo anterior?
9. cse tiene control presupuestal de los costos y gastos?
10. 6Ha definido el consejo de administraci6n la politica general con respecto a
seguros y el monto de los mismos? €Se revisan peri6dicamente per algtin fun-
cionario responsable, el monto y la cobertura de los seguros?
11. Respecto a las p6lizas de diario:

a) €Tienen explicaciones claras y se conservan junto a ellas los comprobantes

que les dleron lugar?
b) €Estan aprobadas por un funcionario responsable?

12. cQue control ejerce la contabilidad sobre las operaciones de las sucursales?
13. €Se hacen auditon'as internas de las sucursales?
vacaciones
14. !Se sigue la politica de obligar a todos los empleados a tomar si.is
anuales y sus trabajos son aslgnados a otras personas o a otros e.mpleados e
su ausencia?
15. €Algdn funcionario o empleado de responsabilidad mantiene un calendano o a]
guna otra forma control de las fechas en que deben presentarse declaracione
de impuestos o informes especiales al gobierno y las fechas de prescripci6n d
las reclamaciones y en general un control de las fechas determinadas en qu
debe hacerse alguna gesti6n oficial?
I Revisi6n de control interno de caja y bancos 87

16. €Alguno de los accionistas principales o funcionarios estan relaclonados con

otras empresas con las cuales la compafiia tiene negocios?
17. £Algtln funclonarlo o accionista esta relacionado con funcionarios de institu-
clones de ci-edito o gobiemo?

Fecha de revisi6n:

Nombre y firma de quien revis6:

Concepto de caja y b ancos

Conjunto de medios de pago de curso legal, o de aceptaci6n general, irmediata-
mente disponibles, que redimen obligaciones contratadas en numerario.

Revisi6n general
1. 6Cufntas cuentas bancarias se tienen abiertas y cual es el objeto de cada una
de ellas?
2. {Ha autorizado el consejo de administraci6n todas las cuentas bancarias?
3. Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimien[o, €para que se tiene
abierta?
4. £Esta centralizada la responsabilidad por los cobros y los dep6sitos de efec[ivo
en el menor ntimero posible de personas?
5 6Estan los trabajos dentro del departamento de caja separados de modo que
proporcionen el control intemo maxino posible dentro del mismo departa-
mento?
6. €Estan todos los empleados que participan en los cobros, 1os pagos y que rna-
nipulan efectivo y valores:

a) adecuadamente afianzados?
b) obligadas a tomar vacaciones anuales?

r}\?
 Fundamentos de control mtemo

7. ,.E,stan lo`` empleadas de oti.os depaitamentos (como embarques, facturaci6n,

creditos y cc>bros, compras, recepcl6n, e[c ) que pudieran estar en sifuaci6n de
participai en irieguhricl{ides que inpliquen efectivo u otras formas de activo,
aclecuiidameme afi£`[izndos?
8 ,.Desempei`un los empleaclos del depaitamento de caja algunos de los deberes
siguientes7.

a) z:Piepaian factuias de venta o llevan registros de venta?

h) ,:Minejan o [ienen acceso a los libios de cuentas por cobrar., ayudan a com-
prctbir contra el mayor y a analizar las cuentas por cobrar por su antignedad,
o pi`ilicipnn en la preparaci6n y envio por correo de los estados de cuenta
cle los c[ientes?
c) ,:Au[oriz.in k`s concesiones o ampliaciones de credito, o aprueban los des-
cuentos. Ias devoluciones o las rebajas a los clientes?
d) ,:Gestiomn el cobro de las pi`rtidas por cobrar o aprueban la cancelaci6n
de k`s partidas incobrables?
e) ,:Obtienen estaclos de cuenta de los bancos depositarios, tienen acceso a
esos estados o concilian I,1s cilentas de los bancos?
f) ,:Tienen bi`jo su ciistodia valores o documentos por cobrar y la garantia co-
later:`1 sobre los mismos?

g) ,.Maneim el libro m<iyor o e[ registro de p6liza?

h) ,:Preparan o aprueban los comproban[es de pagos?
i) ,.Prep`.Iran, firmm o envian por correo los cheques de pagos?
)) ,.Firman documentos y aceptaciones por pagar?
k) €Prep.iran n6minas, firman cheques de n6mina, o distribuyen cheques o
sobi.es de n6mina?
1) €Tienen bajo su custodia [os salarios no reclamados?
in) ,:Manejan los registros de los pagos de los clientes o los empleados?
n) ,:Tienen bajo su custodia algtin inventario, o llevan registros de inventarios?
o) ,:Mflnejan una caja chic{i o algunos otros rondos especiales, o tienen acce-
so a los mismos?

Revisi6n de ingresos a caja

1. £Cuales son Ills principales fuentes de ingresos?
2 ,:D6nde y c6mo se reciben los ingresos?
3. ,.Incluyen hs en[radns de caja cantidades relativamente grandes de dmero, en
lugar de cheques o giros?
4. ,.Qile clase de regis[ro se lleva para las entradas de caja y quien lo lleva?
 Revisi6n de control intemo de caja y bancos 89

5. €Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados ademas de los del depar-
tamento de caja?
6. jRecibe el cajero directamente de los clientes los ingresos por cobros efectua-
dos en el mostrador?
7. Si para comprobar los ingresos de caja se emplean cajas registradoras, notas de
venta de mostrador, recibos de cobradores, etc., €hace la comprobaci6n de los
mismos un empleado independiente del caj.ero?
8. jAbre la correspondencia alguna otra persona distinta del caiero o de los em-
pleados que llevan los libros de cuentas por cobrar?
9. £Prepara la persona que abre la correspondencia un registro del dinero y los
cheques recibidos, y utiliza este registro alguna otra persona independiente del
cajero para verificar el importe registrado y depositado?
|o. {Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin ningtin retraso?
11. €Retiene el cajero el control de los ingresos de caja hasta que se depositan en
los bancos?
12. {Alguna persona independiente del cajero y que no tenga acceso a los regis-
tros de caja y cuentas por cobrar, efecttia peri6dicamente un examen por sor-
presa de las partidas que figuran en el dep6sito, confrontandolas con el registro
de ingresos de caja y las fichas de dep6sito, despues que se ha preparado es-
te controlindolo hasta su entrega al banco?
13. jRecibe un empleado independiente del cajero directamente del banco un du-
plicado de la boleta de dep6sito, sellada por el banco? £Se comparan esas bo-
letas de dep6sito selladas por partidas, con los registros de ingresos de caja?
14. €Se entregan directamente a un empleado independiente del cajero las partidas
de dep6sito o cobro devueltas por el barico (debido a la insuficiencia de fon-
dos, etc€tera)?
15. £Paga el cajero cheques con el efectivo recibido?
16. jse ham dado instrucciones escritas a los bancos para que no hagan efectivo
ningdn cheque a nombre de la compafifa?
17. £Se pasan los ingresos de caja a los libros de cuentas por cobrar tomando los
datos directamente de los avisos de cobro, en vez de las fichas de dep6sito?
18. Si los nombres de los clientes no pueden averiguarse facilmente por ilegibili-
dad de las firmas de las remesas recibidas (o existen otras condiciones que no
hacen aceptable la remesa recibida): -
a) 2Hace el cajero el dep6sito de la remesa sin ningtin retraso?
b) En caso negativo, €entrega el ca).ero esas remesas a un empleado respon-
sable que no tenga acceso a los libros de caja o de cuentas por cobrar?
c) jse controlan esas remesas no depositadas registrandolas en una cuenta
provisional como remesas no depositadas, etcetera?
90 Fundamentos de control interno

d) 0, £esta en vigor algt'm otro procedimiento qi`e proporcione un control

adeciiado de esas partidas?
19. Cuando las sucursales efecthan cobranzas, €se depositan esas cobranzas local-
mente en una i`uenta bancaria contra la que s6lo puede girar la oficina central?
20. cHay establecido un control contable independiente fuera del departamento de|
cajero sobre los ingresos de caja diversos, como alquileres, intereses, dividen-
dos, ventas al contado, ventas de mercancias a empleados, ventas de desper-
clicios, etc€tera?
21. €Se depositan los anticipos y dep6sitos recibidos de clientes lo mss pronto po-
sible y se contabilizan en forma adecuada?
22. €Se hacen auditorias por sorpresa (de los informes de cobro, boletas de venta,
efectivo recibido por colTeo y otras fuentes originales de informaci6n) con el
fin de verificar si todo el efectivo recibido se ha registrado y contabilizado co-
rrectamente?
23 cse tienen caja fuerte para el efectivo que se deposite al dia siguiente en el banco?
24. cEl cajero es la i'inica persona que conoce la combinaci6n de la caja fuerte?

Revisi6n de egresos de caja ---pagos-

1. jQue clase de registro de pagos se lleva y quien lo lleva7
2 {Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de caja chica?
3. €Se numeran previamente los cheques y se usa papel especial? (En Mexico los
cheques normalmente los proporcionan los bancos previamente numerados y
en papel especial )
4. €Se emplea una maquina protectora de cheques?
5. cse mutilan o cancelan los cheques anulados para impedir que vuelvan a usar-
se y se adhieren al talonario respectivo?
6 En lo que respecta a los talonarios de cheques en blanco.

a) €Se tierien en un lugar seguro?

b) £Son accesibles solamente a las personas autorizadas para preparar cheque

y giros?
7. cse prepara una copia del chequeosehaceunregistrodelmsmosimultanea|
mente a sii preparaci6n?
8. !Se hacen los pagos solamente basandose en comprobantes aprobados con la

;`::o:cj:'=a`;;i:;lv:::°:ni::;i;-sa-e:-n:;q;u°ert:ea:Jaus:tna',oscoiprobantes;lasaprobaclo]
nes de los mismos las personas autorizadas para frmar los cheques en el mcr
mento de firmarlos?
 Revisi6n de control interno de caja y bancos 91

io. cse hace la anotaci6n del pago en los dooumentos correspondientes para impedir
el pago duplicado? En caso afrmiativo, €c6mo, cuando y quien hace la anotaci6n7
1 1. €Quienes son las personas autorizadas para firmar los cheqiies? (mgase una Its-
ta de los nombres y de los puestos que ocupan.)
12. 6Necesitan dos firmas todos los cheques que representen desembolsos de ron-
dos en general? En caso negativo, 6por que se considera esto innecesario?
13 6Exis[en linipciones a los importes de los cheques firmadas por una sola persona?
14. 2Designa el consejo de admlustraci6n a las personas que podrin firmar cheques?
15, €Qu€ procedimlentos se ban adoptado para asegurarse de que los nombres de
los funcionarios autorizados para firmar cheques que de)an de traba)ar en el
negocio o son cambiados para desempefiar otras funciones dentro de la em-
presa incompatibles con la firma de cheques, no contintian en los registros del
banco como personas autorizadas para firmar cheques?
16 €Existe suficiente independencia entre las personas autorizadas para proporcio-
mar una protecci6n adecuada?
17 Si se emplea algtin aparato mecanico para firmar los cheques, €esta la in-triz
de la firma bajo un control adeciiado?
18 ¢Firma alguna de las personas autorizadas, o ambas, alguna vez cheques en
blanco?
19. Alguna persona autonzada para firmar cheques tiene alguno de los deberes si-
8uien,es:

a) !Abre la correspondencia o hace una lista de los ingresos de caja recibidos

por correo?
b) €Acttia como cajero o tiene acceso a los ingresos de caja?
c) €Prepara la conciliaci6n de las ciientas de los bancos?
d) £Prepara o revisa los comprobantes?
e) £Tiene bajo su custodia la ca)'a chica u otros fondos especiales?

20 £Quien tiene acceso a los cheques despues de firmados y quien los deposita
en el correo o entrega a los proveedores?
21. €Se expiden alguna vez cheques pagaderos a:

f) funcionarios o empleados (que no sean por remuneraci6n, gastos de viaje,

reposici6n de. fondos de la caja c.hica, etc.) en el entendimiento de que el
dinero se empleara I)ara fines de la compafifa?

g) caja, al portador o a un beneficiario semejante que hace el cheque paga-

dero al por[ador?
h) algrin otro beneficiario cuando se quiere ocultar el nombre del verdadero
`01
beneficiario?
92 Fundamentos de control intemo

Revisi6n de caja chica

1. £Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra en`
trega de comprobantes?
2. €Se mezclan los ingresos de caja con el fondo de caja chica?
3. £Recae en una sola persona la responsabilidad por cads fondo?
4. £Estan los pagos de caja chica soportados por documentos debidanente apro-
bados?
5. €Se compnieban en el momento del reembolso los documentos que sirven de
apoyo a los pagos de la caja chica?
6. Cuandc) se reponen los fondos de la caja chica, cse cancelan con el sello PA-
GADO (y la fecha) 1os comprobantes para evitar el pago duplicado?
7. €Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la
persona que tiene a su cargo la custodia de la misma?
8. Si el rondo de caja chica esta representado en parte por una cuenta bancaria:

a) €Se ha notificado al banco que no debe aceptar para su dep6sito en cuen-

ta ningdn cheque pagadero a la compafu'a?
b) £Se depositan alguna vez en esa cuenta ingresos por cobros9

9. cExiste algtin linite al importe de cualquier cheque expedido sobre la cuenta

bancaria de la caja chica? En caso afirmativo, £se mdica el hecho claramente en
el anverso del cheque?
10. ¢Se concilia la cuenta bancaria de la caja chica por un empleado independien-
te del encargado de su custodia?
11 €Se pagan cheques de partioulares con dinero del fondo? En caso afirmativo,
{se necesita autonzaci6n? {A nombre de quien se hacen pagaderos? €C6mo se
obtiene su reembolso?
12 €Se hacen anticipos de salarios y sueldos con dinero del fondo? En caso afir-
mativo, £se exigen las mismas aprobaciones que si el anticipo se hiciera por
medio de un cheque?
13 €Se revisan las fondos de caja chica mediante recuentos frecuentes y por sor-
presa por algtin auditor interno u otra persona independiente?

Revisi6n de concinaciones de cuentas bancarias

1. £Se hacen las conciliaciones en el departamento de contabilidad o en el de au-
ditoria (en lugar de hacerlas en el departamento de tesoreria o en el de caja)
por empleados que no participan en el recibo o desembolso de efectivo y que
no sean personas autonzadas para firmar cheques?
 Revisi6n de control interno de caja y bancos 93

2. !Los estados de las cuentas bancarias son obtenidos por la persona que hace
|as conciliaciones, directanente del banco o de la oficina encargada de recibir la
correspondencia?
|ncluye el procedimiento de conciliaci6n..

a) €La comparacl6n de las p6lizas de cheques con el libro de bancos y con el

estado de cuenta bancario para verificar el niimero y el importe?
b) 6La revision de cheques cancelados?
c) !La verificacl6n de la secuencia numenca de los cheques?
d) £La comparaci6n de las fechas y los importes de los dep6sitos diarios, se-
grin los registros de caja, con los estados de cuenta de los bancos?
e) !La comprobaci6n de los detalles que aparecen en los duplicados de las fi-
chas de dep6sito selladas y obtenidas directamente de los bancos, confron-
tandolas con los detalles correspondientes en los registras de ingresos de
caja?
f) €Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se hah realizado sin una
demora excesiva y que la transacci6n se ha registrado correctamente en las
cuentas de los dos bancos?

4. Por lo que respecta a los cheques no presentados al cobro durante un periodo

excesivamente largo :

a) £Se han investigado esos cheques (por correspondencia con el beneficiario,

etcetera)?
b) £Se ha detenido el pago y se ha hecho un asiento reingresando esas parti-
das a caja y bancos?

5. €Se revisa minuciosamente la conciliaci6n cada mes por un funcionario?

6. €Se/eporta el resultado de la conciliaci6n cada mes?
7. <A que funcionarios se les reporta el resultado de la conciliaci6n meusual?
94 Fundamentos de control interno

Concepto de clientes
Derechos de cobro a cargo de consumidores en cuenta abierta, por mercancfas su-
ministradas a credito.

Revisi6n de embarque y facturaci6n

1. Indfquense los procedimientos seguidos desde el momento en que se recibe el
pedido del cliente, pasando por operaciones de aceptaci6n, embarque y factu-
raci6n.
2. Se revisan y aprueban los pedidos de los clientes antes de ser acep[ados:

a) £Por el departamento de ventas o el de pedidos, para comprobar las con-

diciones de venta y la disponibilidad de las mercancf<is?
b) €Por el departamento de credito, para juzgar el riesgo?

3. €Que documento se entrega al depar[amento de embarques para autorizar el

envfo de las mercancfas? £Estan previamente numerados estos documentos y se
lleva control de los ni'imeros?
4. €Que registros se llevan en el departamento de embarques?
5. £Que medidas se adoptan para evitar embarques o salidas de mercancias no
autorizadas o no contabilizadas?
6. €Tienen acceso a los almacenes los empleados del departamento de embarques?
7. 6C6mo se reciben y se notifican las devoluciones de mercancias?
8. €C6mo se hace la facruraci6n?
9 €Esta el departamento de facturaci6n completamente separado del de cuentas
por cobrar y del departamento de embarque?
10. €Se emplean factiiras previamente numeradas y se lleva un control de ellas?
11. Confronta el departamento de facturaci6n Codas las facturas de ventas:

a) €Con los registros originales de pedidos para ver si todos los pedidos se han
despachado?
b) jcon los regis[ros del departamento de embarques (documentos de embar-
que, etc.) para ver si se han facturado [odos los embarques?

12. £Qu6 auditoria interna se hace de la exactitud de las facturas y de los precios
cargados en ellas?
 Revjsi6n de control interno
de clientes (embarque y facturaci6n)
95

3. !Se envfan lag fac[uras por correo direc[amente a los cllentes, por el departa-
mento de facruraci6n?
4. !Se acumulan en el departamento de facturaci6n las cifras de control de ventas
para pasarse al libro mayor?
5. €Que complobaci6n se hace de las rebajas por fletes?
16.dconfrontaeldepartamentodefacturaci6nelimpuestoalvaloragregadoento-
das las facturas?
clsu-

Rcvisi6n de registros de clientes

I I. €Que Sistema se usa para Ios registros detallados de clientes [manuscritos, ar-
chivo de las facttiras pendientes, I.B.M„ maquinas de contabilidad (indfquese
rt,ue-I la marca), etcetera]?
2. (Cuantas clases de clientes hay.7
3. jcuantos libros se llevan? <C6mo estan divididos (por clases, alfabeticamente,
por territorios, etcetera)?
:ln- 4. {Cuales son las condiciones de pago concedides a los clien[es?
5. cse proporcionan a los clientes estados de cuenta peri6dicos?

I
zar el
a) €Con que frecuencia?
b) €C6mo se preparan?
slse c) £Son transcripciones de las partidas pendientes solamente?
d) cse emplea la facturaci6n en serie?; en caso negativo, €sen'a aplicable?

6. £Cuales son las fuentes utilizadas para los pases a las cuentas individuales7
1,0
7. cTienen los empleados que llevan los libros de cuentas por cobrar alguno de
los siguien[es deberes?..

a) 6Autorizar la extensi6n de credito, o aprobar los descuentos, 1as devolucio-

nes o las rebajas a los clientes?
b) £Gestionar el cobro de las cuentas por cobrar o autorizar la cancelaci6n de
las cuentas incobrables?
c) !Manejar o registrar efectivo?
d) £Preparar facturas de venta o llevar registros de ventas?

8. £Se hace peri6djcamente una rotaci-6n de libros o gnipos de cuentas entre los
empleados encargados de los auxiliares de cuentas por cobrar?
9.€Sellevancuentasdecontrolindependientesfueradelasecci6ndecuentapor
cobrar?
10 cse basan esas cuentas de control en cifras de control (facturas, cobros, nQ€s
de credito, etc.) obtenidas directamen[e de las fuentes originales?'
96 Fundamentos de control interno

11 £Se concilian peri6dicamente los auxiliares con los controles independientes?

12. £Existe algdn programa de auditoria interna? En caso afirmativo, descrfoase.
13. Las relaciones detalladas y los analisis de las cuentas por su antig`iedad €son

14:;:1::d=:o::arn°;re°rsL6edTc:I:aedn::LPoesr)e6s::CdaoTednetec?uentamensua|esenviadosaloJ
clientes con los libros, se concilian con los controles, y se envfan por correo a
los clientes, por empleados distintos de los que llevan los libros respectivos?
15. €Se hacen peri6dicamente pruebas selectivas de los saldos de los clientes po
medio de circulares enviadas por alguna persona que no tenga acceso a los
registros de cuentas por cobrar o de ca]a?
16. cRevisa los asientos en las cuentas que reflejan anticipos a los empleados,
grin empleado autorizado independientemente del que lleva dicha cuentas?
17. €A que funcionarios reporta el resultado de la revisi6n del punto 16?

Rcvisi6n de creditos y cobros

1. En lo que respecta a la concesi6n de credito a los clientes:

a) €Que aprobaciones son necesarias?

b) cse establece el importe del credlto que puede concederse a cada client
sin la aprobaci6n especifica del departamento de credito?
c) £Se indican esos lfmites del credito en los auxiliares de cuentas
•®

2. 6Es el departamento de credito (o el departamento de cobros) independient

de las empleados que llevan los auxiliares de cuentas por cobrar, y verifica el
trabajo de estos?
3. £Esta el departamento de credito completamente separado de

a) el departamento de ventas?
b) el departamento de caja?

4. €Se avisa a los clientes cuando llegan a tener saldo acreedor en su cuenta?
5. €Es necesaria la aprobaci6n del departamento de credito para pagar
acreedores de los clientes?
6 €Son las notas de credito por devoluciones, rebajas, ajustes, etcetera:

a) controladas por medio de formas previamente numeradas?

b) autorizadas o aprobadas por empleados responsables que no tienen acce-

c)::;a`::::Js:'enelcasodemercancfasdevueltas,porboletasderecepci6]
firmadas?

I
 Revisi6n de control intemo de inventarios 97

7. €Las rebajas Por descuen[os que violen las condiciones regulares de ventas son
autc>rizachs especfficamente por un funcionario?
8. €Cual es el procedlmlento para gestionar el cobro de las ouentas por cobrar?
g. £Revisa peri6dicamente un funcionario las cuentas vencidas?
o 2Aprueba un funcionario las cancelaciones de cuen[as incobrables y las conce-
siones de ajustes por creditos a las cuentas?
1 1. £Se hacen pruebas selectivas de las cuentas incobrables canceladas por medio
dc cartas de conformidad en la fecha de su cancelaci6n y peri6dicamente con
posteriorided?
12. cQue control existe sobre las cuentas incobrables despues de que se ban can-
celado?
13. €Que funcionarlo revisa las cuentas incobrables canceladas?

Revisi6n de cuentas varias por cobrar

1. €Se tienen registros adecuados en la contabilidad para controlar las cuentas va-
rias por cobrar tales como;

a) reclamaciones por fletes?

b) reclamaciones por seguros?
c) otras reclamaciones?
d) ventas de desperdicio?
e) ventas de equipo y maquin.ria?
D ingresos por regalias y rentas?

2 €Que funcionario revisa el punto 1?

I -HRii ..-..-i.-:I-i-.
Concepto de inventarios
Conjunto de bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para venta, con-
sumo o producci6n de otros bienes, o bien, relaci6n c)rdenada y valorada de bie-
nes tangibles, propios, en existencia y de dispombilidad inmediata, que en el ourso
nomal de operaciones, y en plazo razonable, estan destinados a la venta ya sea
en su estado onginal de adquisici6n o despues de transformados o modificados.
98 Fundamentos de control intemo

Revisi6n general
1. €Cuales son los principales productos de la compafifa?
2. Describir de una manera general los procedimientos de fabricaci6n.
3 Describir de una manera general el sistema de costos empleado y la base uti-
lizada para valuar los inventarios.
4 cse han tomado en cuenta todos los elementos directos e indirectos de los cos-
Cos para determinar el sistema y las bases de valuaci6n de inventarios?
5. Si existe la posibilidad de que ocurran perdidas de inventarios sin que sean re-
portadas por mermas en tiendas, dafios, etc., €que reservas se han creado en
los libros para cubrirlas?
6. 6C6mo se contabilizan los traspasos o ventas de una planta a otra, o entre com-
pafiias afiliadas?
7. £D6nde estan situados los inventarios?
8. £Cuales son las principales partidas de los inventarios?
9. €Que clasificaciones del inventario se llevan en las cuentas?
10. cse llevan cuentas apropiadas de control y de subcontrol por sitios y por cia-
ses de partidas?
11. €Que procedimientos se emplean para contar, inspeccionar e informar sobre las
mercancfas recibidas?
12. €Que metodo se usa para contar los articulos e informar sobre el movimiento
de los mismos de una operaci6n a otra durante el proceso de fabricaci6n y
ciiando entran en el almacen despues de su terminaci6n?
13. Registros de inventario perpetuo:

a) €Se mantienen registros de esta indole?

b) €Se muestran los importes, las cantidades y los precios?
c) En caso afirmativo, ¢se prueban regularmente con los controles?
d) €Se ajustan a los recuentos fisicos continuos o peri6dicos?
e) Si es asi, £se contabilizan estos ajustes en el mayor?

14. £Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sisternatica para faci-
litar la manipulaci6n, el recuento y la localizaci6n de los articulos?
15. €Que medidas se adoptan para impedir las salidas, las entregas o los embar-
ques, sin la presentaci6n de solicitiides apropiadas o sin ser registradas?
16. €Todas las salidas de almacen estan soportadas por requisiciones autorizadas o
algiin dociimento equivalente?
17. €Son firmadas de recibido las requisiciones de materiales?
18. 6Son las siguientes clases de inventarios objeto de iin control en contabilidad?.

a) £Consignaciones?
 Revision de control intemo de inventarios 99

b) 6Materiales en poder de abastecedores, contratistas, etcetera?

c) £Materiales o mercancias en bodegas?
d) €Mercancfas embarcadas por medio de simples notas de remisi6n?

ig. Las mercancfas en existencia que no son propiedad de la compahfa (mei.can-

cfas de clientes, mercancfas recibidas en consignaci6n, etc.), €estan fisicamente
separadas y son objeto de un control en contabilidad?
2o. 6Se comprueban fisicamente con periodicidad los inventarios de mercancias de-
positadas en almacenes ptiblicos?
1. Inventarios fisicos:

a) £Se hacen recuentos fisicos completos una vez por afro cuando menos?
b) €Cuando se hacen los recuentos fisicos?
c) €Existen instmcciones escritas adecuadas para los recuentos?
d) 6Se emp[ean tar)etas previamente numeradas y se tiene un control sobre las
mismas?
e) €Se hacen dobles comprobaciones o recuentos, por lo menos cuando las va-
riaciones con respecto al inven[ario perpetuo son importantes?
f) 6Hacen los recuentos empleados distintos de los que son responsables de
la custodia de las mercancias de que se trate?
g) €Se toman medidas para el corte adecuado en los embarques, producci6n,
compras, e[c€tera?
h) €Se investigan miniiciosamente los sobrantes y los faltantes importantes?

22. cproporcionan los procedimientos empleados para anotar, valuar y calcular los
inventarios detallados (compilados a partir de recuentos fisicos o de registros per-
peruos comprobados por medio de recuentos pen6dicos o continuos) una revi-
si6n y una comprobaci6n suficientes para asegurar la exactifud?
23 €Apriieba algdn funcionario por escrito los ajustes hechos en los registros per-
petuos basados en los inventarios fisicos?
24. €Que medida se adopta para la revisi6n sistematica y el ajuste de las mercancias
con existencias excesivas y para las partidas obsoletas o de movimiento lento?
25. {Qu6 procedimientos se tienen implantados de modo que los inventarios can-
celados en las cuentas como obsoletos no se..

a) vuelvan a descargar de las cuentas si posteriormente se venden o usan?

b) incluyan en inventarios subsecuentes?

26. €Que procedimientos se siguen con respecto a:

E] a) contabilizaci6n del desperdicio?

b) control ffsico del desperdicio?
 c) certeza de qi\e las venLas de desperdicio son correctamente contabilizadas?

27.!Cualeslanormadelacompahiaenloqiierespectaatenerasegufadassusexis
1_ __.`___ ^^_t`:_
tencias? 2Se aiusta rapidamente la cobertura del seguro cuando oculTen cambios
importantes en los inventanos?
28. €Que fi`ncionario atiende el punto 27?

Concepto de documentos por cobrar

Tef:ruaLs°Sd:ecaciebdLL:°yqpuaeg::epsreasceenpt:andodseroecs:::r:::S:::I:;Lednete:°:r:e::ovrLerfsu:edi
empresa,

Revision general
1 ccual es el origen de los documentos7
2 ¢D6nde estan los dociimentos y el colateral, si existe?
3. €La persona que tiene bajo su custodia los documentos y el colateral es in
pendiente del caiero y del contador?
4. £Se lleva un registro de documentos?
5. zse concilia peri6dicamente el auxiliar con el control?

:i:L:`,:::-:I-:-::::;0:ep,aag::mp::Cfi[faateesne[:;[uree::sr;:c:::°[i::::;::1:zta°cS,?6nde|
intereses acumulados o cobrados sobre los documentos?
8.

9. :::SLLceL;ean|ens::g:s::Lr::a:o::ri6ed:::sin::::opn::dL:sC::ep::iae'streeLpasivoc|
tingente que implican?
10. cEstan autorizados por un funcionario responsable los documentos, las mo
caciones a los mismos y las renovaciones?
11. cson autorizadas por un funcionario responsable las cancelaciones de saldos

12:€:ef::un::rts°ese',ne:::?ob:::yo:°:oC:::te°nstops°,rn::;C::let:Sd::;:::t::S;ue[
sido dados de baja?
13. €Que funcionario atiende el piinto 12?
 Revision de control intemo de inversiones en valores 101

Concepto de inversiones en valores

Es la denominaci6n generica que reciben las acciones, bonos, obligaciones y ce-
dulas hipotecarias, en los casos en que representan inversiones temporales y tran-
sitorias de fondos ociosos.

Revisi6n general
1. £Lleva el departamento de contabilidad un registro de cada valor, incluyendo
los ntimeros de los certificados?
2. £Estan los valores a nombre de la compafiia?
3. €Autorlza regularmente el conse).o de administraci6n las transacciones con va-
Lores?

4. 6D6nde se tienen los valores?

5. Si los tiene la compafiia en su poder, €los guarda bajo una protecci6n adecua-
da, de preferencia en cajas de seguridad?
6. €Es necesario que este presente mas de una persona para abnr la caja de segu-
rldad, y son esas personas independientes del mantenimiento de los registros?
7. Si los valores estan en custodia, 2se inspeccionan o se confirman peri6dica-
mente?
8. €Cual es la forma en que se contabilizan los intereses y dividendos?
9. cExisten registros apropiados que aseguren adecuada y rapidamente el cobro
de los dividendos o intereses?
10. ¢Se mantiene un control contable independiente sobre los valores ajenos o cus-
todiados por cuenta de otros y sobre los ingresos procedentes de los mismos?
11. (Se requiere autorizaci6n de un funcionario responsable para cualquier modi-
ficaci6n a las estipulaciones de los valores, cancelaci6n de valores no produc-
tivos, relevo o aceptaci6n de fiadores o garantfas colaterales y, en general,
cualquier traslado fisico de los valores?
12. jExiste un adecuado control contable sobre aquellos valores que han sido can-
celados o se les ha creado una reserva total? €Se hacen esfuerzos peri6dicos pa-
ra .lograr su posible realizaci6n?
13. £Que funcionario atiende y revisa el punto 12?
102 Fundamentos de control interno

Concepto de activo fijo

Conjunto de propiedades, bienes materiales y derechos, aprovechados en for.
rna continua, permanente o semipermanente, en la producci6n de articulos pa`
ra la venta, en la prestaci6n de servicios a la empresa, a la clientela y al pi'iblico
en general.

Revisi6n general
1. £D6nde estan ubicados los bienes de activo fijo?
2. Describa brevemente los bienes de activo fijo.
3. €Se llevan ciientas de control apropiadas por ubicaciones y por clases de bienes?
4. €Cuales son las normas que rigen la distinci6n entre los gastos que hay que
capitalizar y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento?
5. €Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a traves de un sistema re-
gular de autorizaciones?
6. Si las adiciones al activo fi]o no son previamente autonzadas, clas apmeba pos-
teriormente el consejo de administraci6n o uno o vanos funcionarios?
7. 6Se mantiene un sistenra de 6rdenes de trabajo para registrar todos los cargos
apljcables a cada obra?
8. €Se llevan registros detallados de tarietas o en forma de libros que muestren las
partidas individuales de terreno, edificios, maqiiinaria y equipo distinto de las he-
rramientas, los moldes, los modelos y otras partidas pequefias anf logas?
9 6Concuerdan los registros de[allados con los controles y con el mayor?
10;Saeri:daacse:uce°:pparr°ebcaecnL°enne;o:err::fsLt:::::tLaa]:a::;t:::I;assf:S:,Ceasesct::::::::c:::I

11 Si no se llevan registros detallados de los bienes, £c6mo es posible saber que

las cuentas reflejan los bienes en servicio?
12. €Que medidas se adoptan para informar sobre las partidas retiradas o aban-
donadas?
13 6Que ccmtrol se mantiene sobre las partidas retiradas o abandonadas para ase-
gurar que se informe sobre las ventas de las mismas?
14 €Que control se ejerce sobre las herramientas, los moldes, los nrodelos y otras
par[idas pequehas semejantes?
 Revisi6n de conti.ol in[erno de Compras, recepciones y proveedores 103

15 ,.Qlle norma se sigue en lo que respecta a los bienes [otalmente depreciados?

a) cse dan de ba)a cuando llegan a estar totalmente depreciados? En caso afir-
mativo, ,:a cuanto ascienden?
b) €Se siguen llevando en las cuentas hasta que se retiran del servicio?

16 €Cual es la politica de la compafiia en lo que respecta a seguros sobre los

bienes?
17. €QLie funcionario revisa y controla los seguros?

Concepto de compra de materiales

|mporte de las adquisiciones de materia prima, accesorios y siimimstro que emplea
la empresa para la fabricaci6n de sus productos [erminados.

Concepto de proveedorcs
Conjunto de obligaciones, deudas, compromisos y responsabilidrdes a favor de ter-
ceros en cuenta abierta, por materiales o mercancfas compradas a credito.

Revisi6n de compra de materiales y abastecindentos

1. €D6nde y qiiien hace las compras?
2 €Es la compra urn funci6n debidamente separada de la contabihdad (incluyen-
do los regis[ros de inventario perperuo), la recepci6n y los embarques?
3 £Se hacen las compras solamente basandolas en solicitudes firmadas por per-
sonas autorizadas (como los jefes de departamento)?
4 jse preparan pedidos adecuados para todas las compras?
5. clndican los pedidos las condiciones de pago y las precios?
6 £Los pedidos son numerados previamente y se lleva un control de ellos?
7. 6Cuantas copias se preparan del pedido y qu€ distribuci6n se les da?
8. jse hacen compras exclusivamente a vendedores o proveedores incluidos en
las listas de los mismos aprobadas por el tesorero o algtin o[ro departamento
independiente del de compras?
104 Fundanrentos de control interno

9. £Revisa peri6dicamente el departamento de contabilidad, o el auditor interno,

los precios pagados por las mercancfas para vf si no son superlores a las co-
rrientes del mercado?
10. Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su cla-
se, cantidad y otras limitaciones, €verifica esas aprobaciones el departamento
de contabilidad o el auditor intemo?
11 €Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras? (Por
lo general, esto no es conveniente.) En caso afirmativo, £que uso se hace de
ellas, o que funciones se cumplen con respecto a ellas?
12 zse revisa el calculo del impuesto al valor agregado en cada factura?

Revisi6n de recepci6n
1. £Existe en cada planta o local un punto central para la recepci6n de mer-
cancias?
2. {Se exige que todas las mercancias, los materiales y los suministros que llegan
pasen por este punto central de recepci6n?
3. €Se suministran al departamerito de recepci6n copias de todos los pedidos?
4 En caso afirmativo, £se omiten las cantidades con el fin de asegurar que se ha-
ga iin recuento efectivo de las cantidades recibidas?
5. £Se preparan informes de recepci6n firmados por todas las mercancias reci-
bidas?
6 £Estan numerados previamente los informes de recepci6n, y se queda el depar-
tamento de recepci6n con una copra de cada informe o se lleva un registro per-
manente?
7 €Cuantas copias del infome de recepci6n se preparan, y que distnbuci6n se les da?
8. cQue medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones
y la calidad de las mercancias recibidas?

Revisi6n de cuentas por pagar

1. Mantiene la compafiia:

a) €Un sistema de p6lizas (con un registro de p6lizas)?

b) con sistema de cuentas por pagar (con un registro de facturas y un libro de
cuentas por pagar)?

2. €Recibe el departamento de contabllidad directamente de la oficina encargada

de recibir el correo, las facturas de los acreedores?
3. €Se lleva un control de las facturas inmediatamente despues de recibirlas?
I Revisi6n de control in[erno de compras, recepciones y proveedores 1o5

I 4. 6Se retienen las facturas en el departamen[o de contabilidad, o se envian a otros

departamentos para su aprobaci6n?
5. !Se revisan las facturas en el departamento de con[abilidad, en lugar de hacer-
al |o en el departamento de compras o en el de tesoren'a?
6. Incluye esa revisi6n:

a) €La comprobaci6n de las multiplicaciones y las sumas?

:I b) €La verificaci6n de la distnbuci6n de los cargos?

c) €La comprobaci6n de la cantidad, calidad, precios y las condiciones de pa-
go mediante la confrontaci6n con los pedidos, las boletas de recepci6n, los

I informes de inspecci6n, etcetera?

d) £La comprobaci6n de las facturas de fletes confrontandolas con los pedidos,
las facturas de ven[a, etcetera?

rl e) jLa verificaci6n de las facturas de gastos seg`in aprobaci6n de las personas

designades?

I 7 jse adjuntan a los comprobantes los documentos que les sirven de base y se
archivan con ellos?
8. £Aprueban en debida forma personas autorizadas las comprobantes para su pago?
9. £Se concilian regularmente los comprobantes pendientes de pago con el con-
trol del mayor?
10. 6En que orden se archivan los comprobantes?
11 €Existe un indice cruzado de los comprobantes llevado alfab€ticamente (regis-
tro de tarjetas, o archivo alfabetico de las bolsas que contienen los duplicados
de los comprobantes)?
12 6Se pone claramente en duplicados de las facturas recibidas de los proveedo-
res el sello DUPLICADO, o se identifican de alguna otra manera para impedir
el pago duplicado?
13. €Se concilian regularmente con el pasivo registrado los estados de cuenta reci-
bidos de los acreedores?
14. £Maneja el departa.mento de credito los saldos deudores?
15. £Se aprovechan los descuentos concedidos por los proveedores?
16. En lo que respecta a los embarques parciales de los proveedores:

a) £Se mantiene un control que indique claramente en el pedido de compra,

informaci6n sobre el pago de'los mismos para evitar el pago duplicado al
completarse el pedido?
b) €Existen algunos otros procedimientos para evitar pagos duplicados sobre
recibos parciales?

17 cse lleva un control adecuado del registro del impuesto al valor agregado?
106 Fundamentos de control interno

Concepto de documentos por pagan

Tftulos de credito que I.epresentan obligaciones de pago en virtud de letras de cam`
bio o pagares a favor de terceros de la empresa.

Concepto de acreedores
Con)unto de obligaciones, deudas y responsabilldades de importe y vencimiento
definido generalmente en dinero, a favor de terceros y a cargo de la empresa.

Revision general
1. €Autoriza el consejo de administraci6n la petici6n de pi-estamos?
2. €Se mencionan concretamente en las actas, 1os bancos y otros acreedores, a los
cuales se pueda hacer solicitud de piestamos?
3. €Se mencionan concretamente en las actas, los funcionarios con poderes para
concertar prestamos?
4. €Que restricciones existen en los convenios relacionados con los prestamos que
tengan importancia desde el punto de vista de la contabilidad?
5. €Existen copias de las actas del consejo de administraci6n?

I -ap--,_: --...-.--.--- i i=E .

Concepto de capital social
Es la suma de las aportaciones en recursos, prometidas y realizadas, por los inte-
grantes, socios o accionistas de una sociedad. Asimismo, puede decirse que las
aportaciones pueden hacerlas los socios en propiedad o en uso. Como regla gene-
ral, y salvo estipulaci6n en contrario, las aportaciones de bienes se entienden tras-
lativas de dominio.
 Revisi6n de control intemo de n6mims de sueldos y s{1larios ]07

Revision general
1. 6Emplea la compafiia agentes independientes para el registi.o y el traspilso cle
las acciones?
2. En caso negativo:

a) Descrfoase el procedimiento de la compafifa para manipular los [raspasos

de acciones.
b) €Se lleva un registro de accionistas piira mostrar las :icciones en circulaci6n?
o bien, €se indica esto solamente en los talones de los certificaclos:J
c) ,:Quien esta encargado de `la ciistoclia cle los certificaclos no emitidos?
d) €Se cancelan pronta y eficazmente los ceitificados devueltos?

3. £Emplea la compafiia un agente independiente para el pago cle clividendos?

4. En caso negativo, indiquese los procedimientos seguidos para preparar y en-
viar por correo los cheques por dividendos y para contabilizar los cheques por
dividendos no reclamados.
5. 6Que restricciones existen de inportancia con[able en las estipulaciones I.ela-
cionadas con las diferentes clases de acciones?
6. €Qi`ien tiene a su cuidado y control el libro de actas de h asamblea de accionistas?
7. €Existen copias de actas de asambleas?
8. €Qui€n tiene a su cuidado dichas copias de actas?
9. €Se ban convertido las acciones al portador en acciones nominativas de acuei.-
do con la Icy?
10. {Se han cancelado las acciones al portador?
11. {Se ha retenido y enterado el impuesto sobre la renta por dividendos pagados?

1. £Existe iin departamen[o de personal qiie mantenga un registro coinpleto del

personal con todos los datos necesarios?
2. Existe una separaci6n definida de labores entre:

a) €Personal que prepara la lista de raya?

b) £Tomadores de tiempo?
c) €Personal que hace los pagos?
108 Fundamentos de control intemo

3 €I.as cuentas bancanas para pago de sueldos y rayas son reconciliadas por otras per-
sonas que no sean las nombradas en los incisos a), b) y c) de la pregunta ante or?
4. €Los nombres de trabajadores aumen[ados en las listas cle raya, necesitan auto-
rizaci6n escrita de algdn funcionario aiitorizado independiente del departamen-
to que prepara dichas listas?
5. £Los cambios en las cuotas de sueldos y rayas son hechas solamente con auto-
rizaci6n escrita de algtin funcionario autorizado independien[e del departamen-
to que prepara las listas de raya?
6. cse llevan registros completos del personal fuera del departamento que prepa-
ra las listas de raya?
7. €Si es asi, esos registros incluyen el sueldo y la raya sehalada?
8 2Se usan relojes marcadores como base para la preparaci6n o revisi6n de las
listas de raya?
9. €La porci6n mecanica de las listas de raya se vuelve a revisar como parte de la
rutina de su preparaci6n?
10. €Las listas de raya estan sujetas a una aprobaci6n final por alguna persona o
departamento fuera del departamento que las prepara?
11. £Son todos los empleados pagados con cheque?
12. Si no es asi:

a) €Se obtienen recibos firmados?

b) £Se toman las debidas precauciones para guardar el dinero y protegerlo
contra robos de empleados o extrafios?

13 €La guarda de las rayas no reclamadas esta encomendada a otras personas que
no sean las que preparan las listas de raya, ni las que hicieron los pagos?
14 €La distribuci6n de cheques de sueldos y rayas es supervisada peri6dicamente por
alguien independiente del departamento que prepar6 las listas de raya o de paga?
15. €I,as personas que pagan son cambiadas de tiempo en tiempo?
16 €Mantienen los registras de tiempo o cualquier otra informaci6n que sirva pa-
ra elaborar las n6minas de sueldos, empleados ajenos a aquellos que preparan
las n6minas de sueldos?
17. 6Aprueban las horas extras u otras prestaciones especiales, empleados auto-
rizados?
18. 6Existe un departamento independiente dedicado a la elaboraci6n de n6minas
de sueldos? De no ser asf , cquien prepara las n6minas de sueldos?
19. json ajenas las personas que preparan las n6minas de sueldos a la contrataci6n
y despido de empleados?
20. £Se comprueban dos veces todos los calculos en la preparaci6n de las n6minas
de sueldos antes de efectuar los pagas?
 Revisi6n de control interno de n6minas de sueldos y salarios 109

1. £Se concilian los totales de las n6minas de sueldos con las n6minas anteriores
indicando los cambios especificos?
2. 6Se examina la distribucl6n contable de la n6mina de sueldos por alguna per-
sona ajena al departamento de n6minas?
3. jAprueba la n6mina de sueldos un funcionario o empleado responsable? De ser
asi, 6qui€n es esta person?
24. £Se efecthan los pagos de sueldos en efectivo, o por medio de cheques?
25. 6Qui€n efecrda los pagos?
26. €Se efectdan los pagos (ya sea en efectivo o en cheque) por medio de em-
pleados:

a) que no tienen injerencia o control sobre la preparaci6n de las n6minas de

I,I.`1
sueldo?
b) que son ajenos a la contrataci6n o despido de empleados, o a la aproba-
ci6n de los informes de tiempo?

I 27. En caso de que los pagos se efecttien por medio de cheques:

a) £Existe una cuenta bancaria, de fondo fijo reembolsable, restringida a los

pagos de n6minas de sueldos?
I b) De ser asi, €se concilia peri6dicamente esta cuenta por un empleado ajeno
a la preparaci6n de las n6minas de sueldos o a la entrega de los cheques a
los empleados?

1 28. Fn caso que los pagos se hagan en efectivo:

a) £Se retira del banco el monto neto exacto de las n6minas de sueldos?
b) €Existe control adecuado sobre el llenado y la custodia de los sobres de
sueldo antes de la entrega?

29. €Se pide a los empleados que firmen con tinta la n6mina de sueldos o que otor-
guen recibos por el pago de sus salarios?
30. €Se comparan las firmas en los recibos o n6nurias con los archivos del depar-
tamento de personal por una persona ajena al departamento de n6minas?
31. €Se efectha en forma independiente el pago de la n6mina en alguna ocasi6n?
De ser asi, £quien hace estos pagos?
32. £Se devuelven inmediatamente al cajero o a un departamento ajeno al de n6-
minas, lo§ sueldos que no son cobrados?
33. €Es requisito que los sueldos sean depositados en un linite razonable de tiempo?
34. €Prepara el empleado que I)aga la n6mina un informe dirigido directamente al
departamento de contabilidad por los sueldos que no fueron cobrados?
1111 Funclanien[os de control intei.no

35. ,,Se efec`ti`i:` po`stei`iormente el pago de los sueldos no recl<amados nicamente

contl-a :

;I,) lil pre`sent:`ii6n cle urn pilJeba adecliach cle qlle el interesado forma parte
del personal de [a compafifa?
b) la Liprob:ici6n cle un funcionario o emple{1clo aj.eno a la prepflr.1ci6n de |a
1161||lna?
 Respeta8 Gommtario§ ac- dc fas
Pregqutas el]me8ac&ones nq3atbe ID.
NoSi fomadfu adlcfonal acerca de
apnca ke can©cloDe8 poufros

1. €Se tiene una gfafica de orga-

/2. :i::C}£:?ciones de contabfli-

dad y caja estan separades y
definidas?
auditores intemos Son ra-
zonablemente independientes
de lag pertyonas a departanen-
tas sujetos a sus auditon`as?
€EL alcance de la auditoria in-
teina es razonablemente co-

s auditores intemos se guian

rograJrus escritos?
den reportes escritos los
anditores intinos sobre todo
el trabajo desarrollado?
c`Tedo el personal que tiene
puesto de respousabilidad esta
colrvenientemente afianzado?
-8. da empresa` sigue la prictica de
register todos las ingresos, cus-
tasygastaspormediodecuen-

/
tas deudous y acr'iedoras, de
modc> que la contra-cuenta
.de una paltida de caja sea §iem-
}re cuenta de balance?
Tedo el personal que tiene
puesto de responsabilidad esti
obligado a tomar vacaciones?
10. 6El personal que disfruta de
vacaciones es su§tituido por
alguien durante su ausencia?

No/a.. N/A - Nada que agregar.

 Iivaluaci6n de control in[emo general 113

Respuestas CoDentarlas armca de laa

Prcguatas coDdestaclones Dcgativas. In-
NoSi No felmatd6n adidonaL act-dc
apnca lay con©cines penfro

acciones y cerfficados en
€ria estf n controhados con-
enientemente?
acciones y ceftificades de
portaci6n no usados esfan con-
trolados convementemente?
6Son todos los asientos de
diario aprobados por un fun-
cionario autorizado?
4. €Se hace una revisi6n peri6di-
`ca de los seguros en vigor por
algdn funcionario autorizado?
€Se preparan los estados fi-
nancieros a intervalos sufi-
cientemente frecuentes y en
forma tal que. atraigan la aten-
ci6n de la gerencia sobre:
a) flucfuaciones en costos,
ingresos, cuentas por co-
brar, inventarios, ctcetera?
b) variaciones de los presu-
puestos de ingresos y
8astos?
16. 6Estin los emplcados de conta-
bilidad y los registros contables
de todas las dependencias de la
empresa bajo la supervisi6n de
los funcionarios principales
del departamento de contabi-
hidad?
17. !Se exige a -los empleadas que
desempefien funciones de con-
tabilidad y tesorelfa que tomen
vacaciones y son sue tareas de-
sempehadas per otros?
18. £Estin todos los asientos de dia-
rio debidamente explicados y
adecuadamente respaldados
por los comprobantes rehtivos?
11+ Fundamentos de control intemo

Respuestas Comcntarlos acerca de

\
Pr-tar NoSi No
ooqtEstaclones negafroa.
formadchadktond
apnca lag coutestac!ones posftiva8

`'..,'`:I consejo de administraci6n

ai.itoriza todas las cuentas de
cheques?
€La empresa tiene fondo de
...... !
caja chica o fondo de caja va-
riable?
3. £Son los -enca-rgados de fen-
dos de caj.a independientes
del empleado que es encarga-
do de los cobros?
4. 6Es una persona ajena al mane-
jo de los fondos de la com-
_pafu'a quien guards los fondos
que no son de la empresa (si
• - log hay)?
5. 6Recae la responsahilidad prim-
cipal de cada fondo de caja
sobre una sola persona?
6. €Se hacen cortes de los fondas
en efectivo por las personas
encargadas de' su custodia?
n que frecuencia?
€Se limitan los fondos en
efectivo a cantidades razona-
bles de acuerdo con las nece-
sidades del negocio?
`8. €Estan los deseinbolsos de ca-
ja chica debidamente respal-
dados por comprobantes?
9. €Estan los pagos individuales
de los fondos en efectivo limi-
tados a una cantidad maxima?
De ser asi, €a cuanto asciende
esta cantidad?
 Control interno de caja y bancos 115

Resprrestas Comentario8 acerca dc lag

Preguntas contestachneg Dqgiv ln-
NoSi No formacl6n adh]mal ac-de
apllca lag contestadones po6ithas

1o que se refiere a estos

omprobantes:
) €Se preparan en forma tal
que sea dificil su altera-
ci6m?
b) €Estin firmados por la per-
sona que redbi6 el efectivo
o que dispun de fl?
c) £Estan aprobados por al-
g`in empleado responsa-
ble? De ser asi:
• €En que momento son
aprobados?
• €Por quien son aproba-
dos?
) €Se presentan para su ins-
pecci6n a la persona que
frma lan cheques,- cuando
esta firma el cheque de
reembolso?
6Se cancelan con un sello
fechador que diga p¢ged,
una vez que se firma el
cheque de reembolso, y
andes de turnarlos al depar-
mento de contabilidad?
€Quien los cancela?
emiten los cheques de
reembolso de caja chica a fa-
vor de la persona encargadr
de su custodia?
€Se efecttian arqueos peri6-
dicos independientes de los
fondos de caja?
a) 6Qui6n los hace?
b) &Con qu6 fiecuencia?
€Esti prohibido usar los fondos
de cafa para hacer efecgives che-
ques de funcionarios, empha-
das, dientes y otras personas?
116 Fundamentos de control interno

Re8prestas CozBcntar]os acerca de fas

Pr-tag NoSi No
cootestacinc8 Iiegrtivas.
formaddr adiclonal aa-de
aphi bs cod-cines pasrmB

De no ser asi:
a) €Quien autoriza el pago
de estos cheques?
14. €Efect`ian las labores de conta-
bflidad y las de caja emplea-
dos competentes enteranente
independientes uno de otro?
15. Custodia un empleado, inde-
pendiente del cajero, lo si-
8uiente:
a) 6Fac[}lras y documentos al
cobro?
b) €Activos negociable§, tales
coino valores, etcetera?
De ser asi, €quien es?
16. €Estan autorizadas por el con-
sejQ de administraci6n todas
` las cuentas-bancarias asi ccr
mo las combinaciones de fir-
mac que se requieren?
17. Liste a continuaci6n las per-
sonas autorizadas para fimar
cheques, asi como las combi-
naciones de firmas que se re-
quieren.
18. £Estin registradas en libros to-
das las cuentas bancanas que
existen a nombre de la com-
pafu`a?
19. £Se registra en libros un asien-
to para cada una de las transfcL
rencias de urn cuenta bancaria
-aotra?
20. €Se registran en todos los ca-
sos las transacciones de caja,
en la fecha en que se recibe
el efectivo o se emiten las
cheques?
21. €Estin prenumerados todos los
cheques?
 Control interno de caja y bancos 117

hapDestas ComeDtarios acenca de las

Prcgpetas ol]utedclories negahas. In-
NoSi No formacl6n adlclonal acerca de
apnca las contestadones peltivas

€Se controlan los talonarios o

formas de cheques que no es-
t6n en uso en forma tal que
se impida su utilizaci6n inde-
bida?
3. €Se mutilan los cheques anu-
lados (para evitar su uso pos-
terior) y se guardan. a fin de
controlar que la secuencia nu-
mdica este completa?
4..€Esta prohibida la firma de
cheques en blanco?
25. €Si no fuere asi, se satisfacen
posteriormente los funciona-
rios de fa compafiia del buen
use de los cheques firmados?
€Est6 prohibido expedir che-
cT!nes a nosotros mismos, al 1)orta-
deT 0 a le vi5tdi
27. ¢Se hacen los pagos iirica-
mente contra comprobantes
aprobados?
8. €Se listan log cheques y otros
valores recibidos por corres-
\pondencla por una persona
independiente del cajero an-
tes de que dichos valores se
pasen de cajero?
29. 6De ser asi, se comparan tales
histados en detane, por perio-
dos selecctonados, contra los
registros de ingresos de caja,
_ por una persona que no sea
el cajero?
` 30. £Si se efect6an cobros por me-
dio de rna sucursal (o un
agents) es requisito que los
dep6sitos se hagan a una
cuenta sujeta a retiro por la ofi-
cirra mtriz?
118 Fundamentos de control inferno

RespDestas Comentarico accrca de las

Preguntas contestaciones neBathras, In
NoSi No fomacl6n adlclonal acerm dc
apllca las contcstacloncs pceitivas

De ser asi:
a) €Envi'a el banco directa-
mente por correo a la casa
rmtriz, una copia de las fi-
chas de dep6sito?
b) {Se comparan estas copias
de las fichas de dep6sito
con los avisos de cobro
de la sucursal de la com-
pafu'a?
c) 6Se concilia mensualmen-
te la cuenta del banco por
la casa matriz, tomando
como base los estados de
cuenta recibidos directa-
mente del banco?
31. €En lo que se refiere a ventas
al contado o pago hechos di-
rectamente por los clientes,
se revisan las tiras de la caja
registradora, las notas de ven-
tas de mostrador prenumerados,
los informes prenunerados del
cobrndor o cualquier otra infor-
maci6n siniilar por un emplea-
do ajeno a la persona qi`e
recibe el efectivo, con objeto
de determinar que las canti-
dades registradas y deposita-
das estafl de acuerdo con los
totales de las cobros que di-
cha informaci6n arroja?
32. €Se depositan las cobranzas
intactas, y diariamente?
33. €Se preparan y archivan du-
plicados de las fichas de de-
p6sito selladas por el banco?
34. !De ser asi, se les compara en
detalle en algunas ocasiones
con los registro§ de ingre§os
 Control interno de caja y bancos 119

Resprestas Comentarios aoerca de las

Pregrmus conte8tadones negivs. In-
NoSi No fomadfin adicional accrm de
almca las contegcaciones po6bivas

de caja por alguna persona

ajena al cajero?
35. €Se sellan los cheques en el
momento qiie se reciben, con
un endoso similar a este: Pa-
guese a la oiden de (nombre
del banco) para credito en la
cuenta de (nombre del clien-
te) Mexico, D.F.?
36. En lo que se refiere a cheques
+.`~ _pastatados y otras remesas que
no se pueden depositar irme-
dlatamente:
a) cse registran en el mo-
mento de recibirse?
b) €Se guarden en lugar se-
guro hasta su dep6sito?
`--37. €Establecen los procedimien-
tos en uso que los cheques,
giros, etc., no deben ser rna-
nejados por empleados a c`argc}
de las cuentas por cobrar, an-
tes de que los cobros se regis-
tren en el libro de caja?
38. £En los casos en que no se
puede evitar el iiso de che-
ques como instrumento de
registro en el auxhiar de cuen-
tas per cobrar, existen salva-
guardas apropiadas para evitar
su mal uso?
39. 6Se entregan a un empleado
distinto al que efectda los de-
p6sitos las cheques, giros, etc„
depositados y devueltos por el
banco por falta de cobro?
40` €Se concilian las cuentas ban-
carias en forma regular?
41. €Formula las conciliaciones
un empleado que no intervie-
120 Fundamentos de control intemo

Rc8puestas CoDcntarice acerca de lag

Presuntas con©cloDc8 nq± m`
NoSi N0 fomac!6n adicinal acerca de
al,lice fas col-clones posENrs

ne en la preparaci6n, aproba-
ci6n o firma de los cheques,
o maneja cobros?
42. €Preven los procedimientos
de concfliaci6n de la compa-
fafa, todos los puntos que se
consideran esenciales para
una conciliaci6n efectiva?
43. £Revisa las conciliaciones un
funcionario respousable?

ne8prestas ComentarloB aocrm de lag

Preguntas come6fadories nq3aticas. n-
No§i N0 flTmacifen adlctonal a-de
aplfa fas contestaclones fkrdtivas

£Los documentos recibidos en

abono o pago, se autorizan
per los funcionarios autoriza-
dos expresamente para ello?
2. €Se rnantiene un registro deta-
llado de los docunentos por
cobrar y sus colaterales, de
documentos descontados y se
balancea tal registro peri6di-
camente con las cuentas de
control respectivas? €Se mane-
ja con toda agilidad y oportuni-
dad el reSstro de vencimientos?
dse hace una revisi6n peri6dica
de los documentos vencidos
pendientes de cobro, exami-
 Clientes y documentos por cobrar 121

Respoestas Comentado8 acefca dc lag

Pre8untas oonestadones Bcgrtivas. m-
NoSi No fomad6n ndictonal ac-dc
apllca lan contestrdones pceitivas

nando las causas de falta de

pa8O?

„;Soer¥oabr:rnyL°ssusd::[aTee::::
en un lugar seguro, bajo llave
y al cuidado de persona o
personas que no manejen la
caja, ni los registros de docu-
mentos por cobrar?

__,.pealsed::s°:Eel::spa:°£aern::;;S
6. dse inspecdonan peri6dicamen-
te los documentos por cobrar y
sus colaterales por personas aje-
nas a su custodia o guardianes?
7. €Se corfirman peri6dicamente
con las deudores los saldos no
pagados de documentos por
cobrar, por empleados ajenas
a su guarda o a los registros de
contabihidad conespondientes?
8. 2Se llevan los auxiliares de
cuentas por cobrar (clientes,
deudores diversos, etc.) por
personas que no manejen las
ingresas y egresos, 1a corres-
pondencia recibida, emb?r-
ques, facturaci6n o crfeditos?
9. Si hay mds de un tenedor de li-
bros, encangado de los auxiLia-
res de cuentas por cobrar, 6se
les asigm auriliares diferentes
peri6dicamente?
10. €Se balancean mensualmente
los auxiliares de cuentas por
cobrar con el mayor general y
se preparan peri6dicamente
relaciones de dichas cuemas
mostrando o clasificando la an-
tigiieded de los saldos?
 Fundamentos de control intemo

Respucstas Comefitarios acerca de hs

oimtescadones negathas. In-
Pregrmtas
NoSi fomad6n adicicml ac- dc
lag contestactones posmtus
apllca

11. €Se verifican ocasional y sor-

presivamente las relaciones
auxihares por los auditores in-
temos o por otros empleados
independientes?
12. €Se envfan mensualmente,
por correo, estados de cuenta
a todos los clientes que ten-
gan saldos abiertos?
13. €Hay algi'in empleado (desliga-
do de los I.egistros de ventas,
de los auxiliares de cuentas
por cobrar y de los libros de
caja) que verifique meusual-
mente los estados de cuenta
con los auxiliares, que haga el
envfo de los estadc>s al correo,
sin perder su control y que, en
su caso, investigue las diferen-
cias redarnadas?
14. €Se confirman rna vez al afro
por los auditoies intemos o por
otros empleados independien-
tes, en form drecta y esporadi-
ca, los saldos de las cuentas por
cobrar?
15. 6Se cotejarl los avisas de rene-
sac corma las par[idas pendien- I
tes y descuentos por pronto
pago y se investigan las dife-
rencias ripidamente?
16. €Se contabilizan las notas de
I
credito por concepto de devo
luci6n de mercancias, descuen-
tos especiales y bonjficaciones,
I
tinicanente despues de haber
sido aprobadas por un fun-
cionario respousable? I
17. €Recibe el departamento de
credito, o un empleado desig-
I
 Clientes y documentos por cobrar 123

Resprestas Comentarias acaca de lag

Preguntas oomestacfroes negathas, In-
NOSI No formad6n adicioDal acerca de
apnca lag ooneestac!ones posmrag

nado para el efecto (indepen-

diente de aquellos que nrane7`an
las ventas, la caja o las cueutas
per cobrar) informaci6n relati-
va a cuentas atrasadas y a los
procedimientos de cobranza
sistemitica seguidos?
8. €Se cuenta con la aprobaci6n
del consejo o comit6 de§igna-
do por aquel para la creaci6n
~ € incremento de re§erva para
castigo de cuentas males o
dudosas y para su aplicaci6n
a castigos en su caso?
19. €Se lleva un registro de cuen-
tas y documentos por cobrar
castigados, se sigue gestionan-
do su cobro y hay un control
adec'uado sobre las recupera-
ciones?
€Se confirman o investigan
(por los auditores intemos o
por otros empleados inde-
pendientes) las cuentas por
cobrar castigadas?
21. €Se manejah separadamenle
de las ventas, y se excliiyen de
las cuentas por cobrar, las
mercancias enviadas a vistas
o en cousigriaci6n? 6Ademds,
se cuenta con contratos debi-
damente requisitados corres-
pondientes a mercancias en
consignaci6n?
No tenemos mercancfas en
consignaci6n.
22. £Se comparan peri6dicanente .
Ios documentos y facturas
` por cobrar con los saldos de
las cuentas respectivas y ha-
124 Fundamentos de control interno

Rcepqestas Ciomentartos acerca de lan

Prc8qntas contestadones negrdmas. h
NoSi No fomad6n adictonal aceea de
apnca las Oomestactone8 prsmRE

cen este trabajo empleadas

desligados de la guarda de
documentos y facfuras, de los
libros aux-lhiares correspon-
dientes y de la caja?
23. €Se autorizan los prestamos a
empleados por funcionarios
responsables facultados para
ello?
24. 2Firman documentos de cre-
ditQ, letras de canbio Paga-
res los empleados por los
prdstamos?

Re8puestas Comemrlo8 acerca de lag

Pregtmtas oome8farfues negivs. ir
NoSf N0 fomac!6n adlclonal aocrm de
apuca las oomesodonca po±

No/z.. Al contestar las siguientes

preguntas tenganse presentes` las
diferentes clases de inventarios
en cada lugar: Inaterias primas,
productas en proceso, productos
terminados, abastecimientos, re-
facciones , etc€tera.
J€Se almacenan las existencias

2.:En#::=eag£Sd:e,Tdaejca:odo
adecuado para evitar su dete-
rioro fisico contindose con
seguros contra incendio, da-
flos, robo, etcetera?
 Inventarios 125

Respr- canentariog acerca de las

Prcqutas con±clones negrtivas. n-
NoSI No formac&fu ad]clonal acaca de
apllca fas coutfmc]ol)eB |"itivas

.3< dEstin bajo el control directo de

almacenistas responsables las
cantidades en eHstencia?
4. €Estan construidas y segrega-
dos los almacenes y areas de
almacenaje de manera que
eviten el acceso a personas no
autorizadas?
€Se llevan los registros de los
inventarios constantes por
pexpgnas que no tengan a su
cargo los almacenes?
6. 6Comparan los almacenistas
las cantidades recibidas con-
tra los inform-es de entrada?
7. €Informan posteriormente los
almacenistas a los encargados
- de llevar el inventario cons-
tante acerca de haber recibido
y ahacenado tales efectos?
€Ias encargados del inventario
ccmnte cot¢an los avisos a
que se refiere la pregunta an-
terior, con las copias de ]os
informes de entrada o de prcL
ducci6n?
:Se entregan los abastecinrien-
tos y refac.clones, mediante re-
qui§idones o vales de salida?
10. En tal caso, 2son las requisi-
ciones` o vales:
a) preparados por otra perso-
na que no sea el almace-
nista?
b) flrmados por personas de-
bidamente autorizadas, cu-
-ya firma y autoridad son
conocidas por el almace-
nista?
 Fundamentos de control interno

Respuestas Comentarios acerca de las

contesfaciones negativas. `In
Preg,lntas
NoSi No forDaci6n adidonal a-de
aplica lag contestaclones posrms

c) hechos en formas prenu-

meradas y controlando el
orden numerico?
d) firmados por quien recibe
el material?
Almacenista.
11. €Se entregan los materiales a
los departamentos de produc-
ci6n sobre la base de la can-
tidad estindar requerida para
__ ,trabajos detefminedos?
12. €Notifica el almacenista a los
encapgados de llevar €1 inven-
tario constante acerca de que
mercancfas haya sustfuido o
entregado en cantidades dife-
rentes a las solicitadas?
13. Si -se echan a perder algunos
materiales productivos, €se re-
quiere un tipo especial de
requisici6n para sustituirlos
por otros?
€Existe algdn control que ase-
gure que sean devueltos to-
dos las materiales no usados?
Describase.
5. €Se despachan los productos
eeminados (ya sea a los clien-
tee, consignatarios, almacenes
de dep6sito, fabricantes auxilia-
res, etc.) tinicamente sobre la
base cle 6rdenes de embarque?
6. Si es asi, €son las 6rdenes de
emberque:
a) pxparadas par algulen que
no sean los aLmacenistas?
b) firmadas por rna persona
autorizada, cuya frma y
autoridad sean conocidas
por el almacenista?
 Inventarios 127

Respucstas Comentarios acerca de las

Preguntas oonfestadones oeganvas. m-
Nosi No formaci6n adictonal aaenca de
apuca lag coutescaclones pc.sltiras

c) 6Prenumeradas y controfa-
das par su orden numerico?
d) {Firmadas por un repre-
sentante del departamen-
to de embarque?
17. €Se registran las salidas en el
inventano conscante hacien-
do referencia a las requisicio-
nes y 6rdenes de embarque
despachadas por los almace-
~_ A nistas, de ta.I manera que s6lo
se asienten las ef€ctivamente
despachadas?
18. €Que control se ha establecido
de las embarques de desper-
dicios pan que los productas
correspondientes sean recibi-
-dos por la compafu'a?
9. €Existe un sistema bajc) el cual
todas las mercancfas que sat-
gan de fa fabrica (cuando no
sea par fenocaml) deban ir
acompafLadsdeunpeadeoua-
doquedebeenifegarsealencar-
gndo de fa puerta de salich7
20, €Se hacen recuentos peri6di-
\ cos de las existencias, con

planeaci6n y programas ade-

cuadas, 1levados a cabo por
personas que no se.an los al-
macenistas mlsmos, Con una
supervisi6n y comprobaci6n
suficiente? £Que tan frecuen-
temente se hacen?
1. £Se comparan las resuhados
de los recuentos fisicos con
los inventarios constantes? €Se
investigan y ajustan las dife-
rencias?
128 Fundamentos de control interno

Re8pttesta§ Conentarlos acerca de lay :

Preguntas contmcioneg negrthas. h. i
NoSi No- formacichadic±onalacema de
apHca fas coutestaclones pcoidmas

22. Si no se lleva el sistema de in-

ventarios constantes, existe un
control adecuado (no oubier[o
por las preguntas precedentes)
en la forma de una supervisi6n
estrecha del gel'eme o propie-
tario, revisi6n frecuente de los
porcentajes de utilidad bruta
basados en inventarios fisicos
o en la exactitud de los inven-
tarios resultantes en el sistema
de costos estimados o de cos-
tos estindar.
23. €Tiene establecida la compa-
fife algtin procedimiento para
determinar y controlar las
mermas de la manufactura en
proceso,
24. €Se `registran los precios o
cdstos uhifarids en los inven-
tarias coustantes?
25` 6Se usan tales precio§ o costos
para valorar en forma §istem6-
tica las salidas de almacen7
26. €Se ha establecido el sistema
de doble revision de las anota-
clones en el irlventario constan-
te, en lo referente a cantidades
y preaos?
27. €Se indica en las requisiciones,
por ejemplo, las cuentas que
deben afectarse? 6Quien las se-
fiala7
28. £Se controlan las anotaciones
en los inventarios constantes
. por medio de cuentas colecti-
vas adecuadas?
29. €Se registra prontamente en Los
hibros las ajusees prove entes
de diferencias resultantes en los
 Inventarios 129

RespDestas ComentariDs acaca de lag

Prcguntas cotdEstadones pegiv8. 1o-
NoSi No fornd6n adidonal actrm de
aplha fas condsedones posbfros

recuentos fisico§, despues de

ser investigados y aprobados:P
0. 6Se acostunbra revisar ped6-
dicamente los registros de in-
ventarios y otros datos, para
determinar si las existencias
tienen poco movimiento, si
son excesivas u obsoletas? In-
diquese que tan frecuente-
mente se hace esta revisi6n.
€Se`revisan las hetas resutantes
por otras plantas o negociacicr
nes operadas por la misma
compaife, antes de dsponer
de tales materiales?
€Se controlan adecuadamente
los materiales dados de baja
para evitar robos, uso o die-
:i6n no autorizados^ mer-
o descuido en su guarda

3. €Coustfuye el sistema de cos-

tos parte integral de la conta-
bilidad general (financiera) y
no tiene fallas o defectos im-
cutantes?
dsi se usan costos` estandar, se
visan sue bases peri6dica-
mente y se modifican cuando
es necesario?
35. £Esta organizado el sistema de
registros de tiempo de tal rna-
nera que la informaci6n rela-
tiva a la distnbuci6n del costo
de la mono de obra se origi-
ne en los departanentos de
produccl6n y se relacione
con el total de la n6mina o
lista de raya?
 Resprestas Conentarios acerca dc lag
PreB- NoSi No
contestacfone§ negrtivas. In-
fomad6n adidonal ac-de
apllca fas contestachaes peREvas

36. €Existe una doble verificaci6n,

o algtin otro control, para te-
ner certeza en la exactitud de
la aplicaci6n de la sobrecarga?
37. £Se ha establecido alg`in me-
todo razonable para determi-
mar los costos aplicables a
embarques prrc`iales?
38. €Se conservan para nuestra
inspecci6n las hojas origmales
de los recuentos fisicos `practi-
cndos por las empleados de la
compafiia?
39. €Se revisan los calculos de la
valuaci6n de inventarios?
40. €La revision del calculo del in-
ventario la hace un funciona-
rio importante?
41. €Se sigue el rni§mo metodo de
valuaci6n que el ejerciclo pa-
sado (consistencia)?

Re8ptieses Gomefitarias acetca 4e Jas

Prqucas contgsadrff negrfros. n-
NoSj No fomaDc&th alREonal ac-dc
apnca hs coutescacinne8 prmvas

1. €El deparrmento de contabfli-

dad lleva un registro de cnda
valor, asi como los ndmeros de
los certificados?
2. €Los valores estin deposita-
dos en caja fuerte, en algdn
banco o guardados de alguna
 Inversi6n de valores 131

Respr- CoDentarios aoenca dc las

Preguds contestaciones pegivs. En-
NOSj No formacidn adldond accrca de
apllca fas contescac]ones po8ithas

otra manera que fisicamente

ofrezca seguridad?
Se requiere la presencia de
dos funcionarios autorizados
para tener acceso a los valores?
€El registro de valores se en-
cuentra fuera del control de
quienes custodian dichos va-
lores?
6Cual es la forma en que se
--` contabilizan los intereses y di-
videndos, producto de valores?
dos valores estin registrados a
nombre de la compafu'a o de-
bidamente endosados a ella?
7. dlas operaciones que se realizan
con fas valores, son autorizadas
por el consejo de adminism-
ci6n, comifes financieros o al-
givn otro comitg
8. £Ios registros de valores con-
tienen el suficiente detalle que
permita en cualquier momento
su completa indicaci6n?
9. €Se hace de los valores un re-
cuento peri6dico por sorpre-
sa, por los auditores in[ernos
u otros funcionarios?
 Fundamentos de control intemo

Respuestas Comentarlos acerca de lan

comestaclones nc8rfura IIi,
NO No fonlnacldr adicfond acem de
apnca
las comestaciones po±s

£r £D6nde estan ubicados los bie-

nes de activo fijo?
2. €Existe descripci6n breve de
los bienes de activo fijo?
3. 6Existe una polftica definide
sobre la autorizaci6n de in-
versiones en activo fijo, y que
est€n a cargo de determina-
das personas o comites?
4. 6Las erogaciones en demasfa
de lo autorizado estan sujetas
a la misma aprobaci6n que la
autorizaci6n origirial?
5. 6Los registros del activo fijo
son balanceados con el rna-
yor, cuando menos una vez al
afro?
6. €Los registras del activo fijo
contienen la suficiente infor-
maci6n y detalle, seg`in las
necesidades de la compafu`a?
J7. £Se hace peri6dicarnente un
inventario fisico del activo fi-
jo y se compara con los regis-
tras respectivos?
8. £Las persorias que tienen a su
cuidado el activo fijo, estan
obligadas a reportar cualquier
cambio habido como ventas,
bajas, ob§olesoencias, exceden-
tes, movimientos, traspasos,
etc€tera?
6La venta de activo fijo, re-
quiere la autorizaci6n previa
de los directivos?
 Activo fijo (planta yequipo) 133

Resp- Cooemarlos armca de fas

contEsoclone8 negathas. nr
Pregunta8
NoSi No fordaci6nadSctoml accrmde
apha hs ormcstaclorm po8fros

10. 6Se lleva record del activo to-

talmente depreciado y que
atin se encuentre en uso, atin
cuando se haya dado de baja
en los libros?
;drisi existe algtin sobrante de
equipo, edificios desocupa-
dos, ese activo se controla ff-
sicamente en libros?
12. €Estan adecuadanente anali-
zadas las cuentas de propie-
dad y equipo por registros
auxiliare§?
;or €Se compara el saldo de estos
registros con los saldos del
mayor general cuando memos
una vez cnda afro?
14` £Se tornan inventarios fisicos
equipo m6vil en forrm pe-
if ca y bay la supervisi6n
de empleados que no sean los
responsables de su custodia fi-
sica o de llevar los registros de
dichas propiedades?
5. 6Se reportan a la gerencia las
discrepancias importantes en-
tre las inventarios fisicos y los
registros en libros?
16. {Se hacen inve§tigaciones y
avaltios peri6dicos del activo
fiio para fines de asegura-
Iniento?
17. En lo que se refiere a peque-
fias herramientas:
a) dEstin contrchds fisica-
mente, y esti ha responsa-
bilidad de su custodia
definida en forma clara?
b) €Se propol.cionan tinica-
mente contra requi§icic+
 Fiindamentos de control interno

Respuestas Comencarios acerca die lag

Preguntas contesfadoncs negathras. in.
NoSi No fomad6n ad]clonal acen de
apHca lag oontestaclones postthas

nes debidamente apro-

badas?
18 €Aprueba un funcionano o el
consejo de administraci6n las
adquisiciones y ventas de los
activos fijos de importancia?
19. En lo que se refiere a la con-
tabilizaci6n de adiciones al
activo fijo y gastos de mante-
nilriento y reparaciones:
a) €Se cargan todas las adqui-
siciones inferiores a una
cantidad especffica a man-
tehimiento y reparaciones?
b) Se emiten 6rdenes apro-
badas y escritas para las
adquisiciones que exce-
dan de una cantidad es-
pecffica indicando :
• dr nandeza del traba-
jo que se va a efe~?
• €El inporte total?
• £I.a cantidad que se va a
capitalizar o que se va
a cargar a manterinen-
to y reparaciones?
• 6El equipo o las insta-
laciones que se van a
desplazar?
20. €Existen procedimientos en
vigor que aseguren que se
informe al departamento de
contabilidad acerca de cual-
quier activo fijo que se retire,
venda o deseche?
 Proveedores , acreedores
y pasivos acumulados 135

lap-----i-..-==...----ii--
Re§pue§tas
Preg- Comentarios aoenca de las
NOsi No=°andesadfronndnegaacGhaaccrm=
apllca he contestactones pco±

jr €Se reciben en el departamen-

to de contabflidad todas las
facturas de proveedores, de
servicios ptibhcos, de profesio-
nistas, contratistas, etcetera?
-_ #€Se marcan inmediatamente
como cOp£¢f las ejemplares ex-
tras de las facturas para evitar
que sean pagades mss de una
vez?
3. €Coteja el departamen€o de
contabilidad las factulas con
las 6rdenes de compra y no-
tas de entrada al almacen, por
lo que hace a cantidades
compradas y recibidas, pre-
cios y condiciones contrata-
dos, etcetera?
4jverifica el deparqmento de
contabilidad los calculos y su-
mas de las facturas?
5. 2Se depuran y ajustan las dife-
rencias que se encuentren
(preguntas 3 y 4 que antece-
den) antes de acreditar las
facfuras o de ordenar su pago?
6Al recibir materia prrma, mate-
riales, mercancta> maquinaria,
etc.; se registra el pasivo de
inmediato o hasta el momento
de recibir la factura correspon-
diente?
t6r c.Se adjuntan a las facturas las
notas de entrada al almacen?
__136 E:±:=£====:==±:£££EE=!±=£:EL- ±=±±±±

Resprectas CoDentndos accoa de lag

conte8tarfues negafro9. In.
PrcgDngiv No forlnrd6nadiclomla-de
NoSi
las oomestadoncs posfros
apha

7. !En el caso de que se reciban

facturas con fechas muy atra-
sadas, se investrga si no han
sido pagadas con anterioridrd
para evitar pagos duplicados7
8. £Se hacen constar en las factu-
fas recibidas las deducciones
correspondientes por concep-
tos de descuentos comercia-
les, por pronto pago, por
faltantes, por devoluciones,
etc. o se controlan en alguna
otra forma adecuada? €Cual es
esta?
9. €Se ha establecido algtin pro-
cedimiento para evitar que
por error se omita deducir los
descuentos por pronto pago?
10. Cuando las fachiras, cuentas o
recibos no se refieran a com-
pras de materiales, €se obtiene
alguna ccmprobaci6n, ratifica-
ci6n o evidencia de persona
extrafia a la que se comprome-
ti6 a prestar el servicio corres-
pondiente de que el servicio
ha sido cumplido?
11. 6Se deducen sistematicamerite
al pagan las facturas respectivas
los pagos anticipadas o dep6-
sitos a cuenta? Descnbe el m€-
todo de control con vale.
12. €Se ha establecido un siste-
rna de cobranza sistematica
de los saldos a cargo de pltr
veedores para deducirlos opor-
tunamente de sue facturas o
para obtener el reembolso en
efchvo?
 Proveedores, acreedores y pasivos acumulados 1 37

Respqestas Conentarlos acerca de las

Preg,mtas caoJestac]ones negdin ln-
NoSI No foi.Inzbct6n adlctonal accrmde
lan oontestrfunce po§ltiviB
apnca

6Hay alguna persona encarga-

dr de autori2ar los pagos, que
se cerciore al hacerlo de que se
han seguido todos los pro-edi-
mientos apropiado§ y de que
la documenfaci6n relativa es
adecundr?
14. €Se concilian las estados de
cuenta de proveedores y
acreedores por empleados
•-`` que no tengan acceso a los
ingresos y egresos de la com-
palha?
15. €Se verifican mensualmente
los saldos de las cuentas y re-
gistros auxiliares contra las
cuentas de control correspon-
dientes?
16. 6Se investigan peri6dicamente
la§ razones per lag cuales
aparezcan pendientes por al-
gdn tiempo facturas, 6rdenes
de compra, notas de en`trada,
etc.? €Quien y con qu€ fie- <
cuencia lo hace?
17. 2Existe un indice cruzado sa-
tisfactorio entre los cheques
emitidos y las facturas, cuen-
tas, recibos o documentos pa-
gados con ellos?
18. €Las personas que tienen a su
cargo el manejo de las cuen-
tas de proveedores y acree-
dores son distintas de las que
tra.bajan en la caja y de aque-
llas que tengan a su cargo la
preparaci6n y el envfo de los
cheques de pago?
19. €Se hace corrstar en las 6rde-
nes de compra o se determi-
138 Fundamentos de control interno

Reapuestas CoDientar]os acerca de las

Preguntas coneestactones ncgrtivas. In.
NoSi No . forndchadiclonal ac-de
aplha las comsoc]ones posmras

na en alguna otra forma las

cuentas de cargo que deban
afectarse por personas ajenas
a la secci6n de cuentas por
pa8ar?
20. €Se verifica esta distribuci6n
en la secci6n de cuentas por
pagar, especialmente por lo
que hace a:
a) autoridad de la persona
que ordena el cargo a de-
terminadas cuentas?
b) calgos a cuentas de gastos
que ya se hubieren registra-
do anteriormente como
obligaciones acumuladas
de la empresa?
21. £Se llevan cuentas para contro-
lar las obligaciones a pasivos
de inportancia, acumulados o
causados, que no sean paga-
dos desde luego?
22. £Se mantiene alg`in registro,
relaci6n o apunte, de las obli-
gaciones acumulables peri6di-
camente, para estar pendiente
de que no se omita el registro
oportuno de ellas debido a ad-
vertencias u olvidas?
23. !Se revisan peri6dicamente
las cuentas de obligaciones
acumuladas? £Con que fre-
cuencia?
24. 6Evita el sistema en uso alguna
posibflidad de que la mercan-
ch recibida se induya en los
inventarios antes de registrar el
pasivo correspondiente?
25. €Permiten los registros de com-
pra u otros establecidos fijar el
 capital social 139

Respuestas -entarios acerca de las

Preguutas
No§1 No±ancrfuD~acctca=
apllca hs coutestadenes pasitwas

monto del pasivo no incluido

en el Estado de situaci6n
financiera o balance general,
por concepto de factuns de
compra correspondientes al
ejercicio, pero recibidas des-
pues de la clausun de libros?
26. €Se revisan peri6dicamente
los cargos y creditos por con-
cepto de[ impuesto al valor
` ` - agregado?

Re§puestas -enearlas accma de has

Preguntas Noff=ondnnealgatabc7anaccasft.a=
NoSi
lag con¢estaclones posftivas
apllca

1. €Se han. protocalizado arlte

notario tanto el capital origi-
nal de la empresa, como los
aumentos posteriores?
2. 6Se distinguen debidamente
en la contabilidad las diferen-
tee clases de acciones ermti-
das por la empresa?
3. €Se han contabflizado debida-
mente los dividendos decre-
tados?
4. €Se han contabhado adeouada
y oportunanente los divider-
dos preferentes acunulativos
pendientes de pago?
140 Fundamentos de control inferno

Rcspuestas Comentarios aoerca de

Prc8tmtas conte8taclones ncgativas.
NoSi No for"d6n adldonal aoenca
apm lag contestaclones poalGvas

5. En el caso de que haya accio-

nes en tesoreria:
a) €Cuando son vendidas se
verifica el ingi.eso a caja?
b) cse controlan debidamen[e
las tfulos o certificados de
acciones?
c) 6Quien, c6mo y d6nde los
gunda?
d) €Se reouentan peri6dica-
mente y estan prenumera-
dos por la imprenta?
e) {Esfa prohibido firrm per
anticipndo los titulos o certi-
ficados de acciones de teso-
rerfa, antes de ser vendidas?
6. En el caso de reducciones del
capital socrfu, de canj'e de ac-
ciones preferentes, €se contro-
lan adecuadanen[e las pagas
respectivos, se cancelan las ac-
clones devueltas y se revisan y
recuentan antes de pagarlas?
7. €Ha contratado la empresa los
servicios de alguna institu-
ci6n de credito o casa banca-
ria para efectuar el canje o
aniordzaci6n de acciones?
8. gra contratado fa cmpresa con al-
guna institrd6n de ci€dio o casa
bancaria al servicio para el pa-
go de cupones por dividendas?
9. En tal caso ۤe remiten a la
empresa las accione§ amorti-
zadas y los cupones pagados?
 capital social 14 1

Respocst8s comentarlce actrm de las

Preguntas
No N°¥mrded_edidrd==
apllca

concilian las cuentas de la

tituci6n o casa bancaria par
ersona independiente de
quenas que intervienen en el
naneio de acciones y cupones
de las cuentas correspon-
dientes?
Si la compafiia paga directa-
mente el pago d_e cupones de
dividendos, €se controla debi-
damente la revisi6n de factu-
ras de cobro, se recuentan, y
cancelan los cupones y se pa-
gan por medio de cheques?
2. 6Se pegan en fibros adealados
loscuponescancchdos?¢qu€n
y`dchde los guarda?
£Se incineran de vez en cuan-
do los tiulos y cupones paga-
dos? €Con que formalidedes?
14. 6Se revisa el calculo y se en-
tela a la Secretafa de ELcienda
y Cranto Pilbhco dd impuesto
sobre dividendos?
5. €Qu6 funcionario revrsa y en-
tera o paga el inpuesto sobre
-dividendc>s?

6. €Se hen cancelado las accio-

ne§ al portador de acuerdo
con la ICY?
17. €Existen tinicamente acciones
norrfuativas?
18. 6Los oupones de las acciones
son nominativos?
142 Fundamentos de control interno

Re§puestas Comentarlos acerca de

Pregtmfas codte8tacinnes negathas.
NoSi No formacich adicaonal acerea
apLlca las coneestactones pceifroa

4r €Se requieren pedidos escritos

de los clientes en todos los
casos?
j2, €Se revisan los pedidos por el
departamento de ventas o
por el departamento de pedi-
dos, antes de ser aceptados?
3. €Se requiere la aprobaci6n del
consejo de administraci6n o
de alg`in ejecutivo responsa-
ble para cierto tipo de pedidos
o para los que sobrepasen
cierta cantidad?
4. €Hay un funcionario o departa-
mento de credito, indepen
diente del departamento de
ventas y del de cuemas por co-
brar, que estudie y apniebe la
concesi6n de crfedito, antes de
aceptarse un pedido y de des-
pachar la mercancfa?
5. 6Se ueva un registro de pedidos
de dientes en el cual se anoten
las facturas correspondientes
a las mercancias despachadas
y otros datos conve entes o
necesarios?
6. 6Esfan prenumerados por la
imprenta las relaciones o avi-
 Ventas e ingresos 143

Resptiestas Co]nentartos acaca dc fas

Preguntas codtestacines ngrtivae. In-
NOSi No 6br]rd6n arfh+ned a-de
apuca fas omeesodones posifes

sos a que se refiere la pre-

gunta anterior, y se controla
por el departamento de factu-
raci6n que no se interrumpa
la numeraci6n? €Se anotan
en las relaciones o avisos de
embarque los ntimeros de las
facturas para asegurarse de
que todos los envfos hayan si-
`do factundos?

J7r 6Se verifican normalmente los

precios de facturaci6n de lrstas
debidamente aprobades?
& £Se autorizan por el departa-
mento de ventas las excep-
clones a los precios de lista?
9.- €Se requiere que tales excep-
clones sean aprobadas ademis
por algivn otro funcionario in-
dependiente del departanento
de ventas?
0. cse verifican los precios y calcu-
los de fas facruras por otra per-
sona que no sea el mismo
facrurista?
1. dse depositan las faonms en el
correo por el personal de factu-
raci6n o se entregan al departa-
menlo postal de la ernpresa?
12. €Rectbe el departanento de
drentas por cobrar, directa-
mente del de facturaci6n, co-
pias de todas las facturas
emitidas para hacer el cargo a
los clientes?
144 Fundamentos de control interno

Respuestag
Preguntas coneestactones neganras.
NoSi No fomadch adlrirmal acenca
aplfa hs conaastaciones poifeg

13. €Se usan facturas prenumera-

das por la imprenta y se con-
trola que no se interrumpa la
numeraci6n?
14. 6Se conservan todos los em-
planes de las faouras canceladas
y se autoriza su cancelaci6n por
un supervisor adecundo?
15. €Se coteja diaria o peri6dica-
mente el total de las facruras
emitidas comra el total de car-
gas a las cuentas de clientes?
€C6mo se efect`ia tat cote]o?
16. €Se excluyen de las ventas los
envfos en consignaci6n, los de
muestras, los embarques para
terminaci6n de productas a
otras planta§, las facturaciones
en proform, etc6tera?
17. 6Se correlacionan las notas de
credito par mercancfas de-
vueltas con las notas de en-
trada al almac6m?
18. c.Se aprueban las devolucio-
nes per el departamento de
ventas?
19. €Se aprueban por el departa-
mento de ventas las notas de
credito a los clientes, relativos
a ajustes de precios, bonifica-
ciones, descuentos, etc€tera?
20. €Se requiere ademas la apro-
baci6n (de tales notas de cri
dito) de algdn funcionario ajeno
al deparrmento de venta§?
 Ventas e ingresos 145

Respu- Comcntarias a-a de lag

Pre8qutas contestacines ngivm ln-
NoSi No formaci6n adldonal a-de
aplica lag oon©done§ pasitiras

1. 6Se controlan las bonificaciones

por flctes, hechas a los chentes
incluyendo el requisito de que
envien los documentos origina-
les que acredifen el gasto?
2. €Se aseguran Las mercancfas
enviadas estableciendo opor-
tuna reclamaci6n por dafios
en transporte?
Zi3,' !Se controlan adecuadamente
hasta su completa depuraci6n
y cobro?
24. 6Tienen prohibido los emplea-
dos de los departamentos de
facfuraci6n y de ventas mane-
jar fondos de la compafifa?
5. €Se controla la facturaci6n o
emisi6n de recibos de notas
por prestaci6n de servidos
(composturas, manteninien-
tos, etc.) de tat manera que
no haya onrisiones en los car-
go§ y cobros?
6Existen controles adecundos
para asegurar la percepci6n
oportuna de otros ingresos
distintos' a las ventas y servi-
cios normales, tales como los
originados por:
a) ventas de desechos y resi-
dros?
b) ventas de activos fijos?
c) ventas de valores bursati-
les?

I d) intereses y dividendas?
146 Fundamentos de control interno

Respuescas Comentarios acerca de

Preguntas conteBtadone8 oqgativas.
NoSI No finacl6n adiinal aoeni:a
aphi has comchdones po8froas

e) rentas y regah'as?
f) reemboiso de impuestos
pagados en exceso?
27. €Existen registros adecuados
para el control eficiente del
impuesto al valor agregado
cousignado en las facturas de
venta?
28. €Qu6 funcionario revisa los
calculds del inpuesto al valor
agregado por las ventas de la
empresa?
29. €Que funcionario o empleado
paga o entera el impuesto al
valor agregado?

I ¥ C°MGAAToOo
Re8puestas ©enearios acerca de lag
Preguntas coutescaclones negrthas. h-
No , Si No fi-n aill4mal ac-de
aplfa lag con©done8 prfros

1. €Se ha centralizado la funci6n

de compras en un departa-
mento separado de los depar-
tamentos de contabilidad, de
embarque y de recepci6n
de mercancias?
 Compras, costos y gastos 147

Rcapue8tas Conentarlos acerca de lag

Prcguntas co-domes liegativ3s. h
NoSi No fomaci6n adictonal acel.ca de
apnca lag contestadones pasmva8

2. €Hace este departamento to-

das las compras de:
a) materias primas y refac-
cion€s?
b) subcontratos para la termi-
naci6n de prrfuctos para
otros fabricantes?
c) abastecinrientos?
d) activos fijos?
'* -^~ - -e) papelerfu y limes de escri-

torio?
I) publicidad?
9) servicios?
h) pasajes del personal?
3. €Se hacen todas las compras
soho la base de requisiciones
•o solicindes escritas, o en su

caso mediant€ cedulas, pro-

gramas, relaciones en 6rdenes
de producci6n preparadas par
otros departanentos?
4` En casc) afirnrativo, 6se apme-
ban por escrito las peticiches
de compra por ernpleados res-
ponsables de tales departa-
mentos?
5. Cuando fa contrataci6n de ser-
vicios (telefonos, prbhcidad,
energfa, agua, inspecciones y
mantenimiento, etc.) se Lace
por otros departamentos, €se
da la aprobaci6n final por al-
gin funcionario responsable!T
6. €Aprueba el consejo de admi-
nistraci6n las erogaciones de
148 Fundamen[os de control interno

Respuestas Coneutarlos acaca dc

oontesedones ncgatha8.
Preguntas No formacl6n adidmal acerca
NO
fas ooneestaciones postti"
apllca

inportancia ex[raordinaria ya
sea en cada caso concreto o
por medio de partidas glo-
bales?
€Se envia el plan de adquisi-
ciones de mobiliario y equipo,
incluyendo dentro de este
dltimo el de transpone, a la
secretaria de la presidencia?
7. €Se cerciora el departamento
de compras de que los pro-
veedores sefialados especffica-
mente por los que firman las
requisiciones, son tan buenos
o mejores que otros abastece-
dores en lo que respecta a ca-
lidrdes, precios, fechas de

gg€::::£deENpryftym
cia, 6se piden cotizaciones a
dos o mas proveedores?
6Se haoen por escrito las 6rde-
nes de compra a los provee-
dores, indicando calidades,
precigs, fechas de entrega,
etcctera?
. {Se frfuan las 6rdenes de
compra po`r personas autoriza-
das? €Por quien?
11. €Se requiere que las 6i.denes
de compra que excedan de
ciertos l`inites e importes sean
aprohadas y fumads por al-
gdn funcionario superior? Des-
cnbe.
 Compras, costos y gastos 149

Respuestas Comcntarios acei'ca de lag

Prcguntas contesfaclDnes negafus. In-
NoSi No ©adfin alidonal acerca de
apllca lay -©cloncs pceidts

12. €Estan prenumeradas por la

inprenta las 6rdenes de com-
pra? En caso negativo, €c6mo
se controlan las formas en
blanco?
€Se mandan copias de las 6r-
denes de compra a los depar-
tanentos de contabilidad y de
recibo de mercancfa?
--14. €Ids copias que se mandan al

departanento de contabilidad
muestran en todos los casos
cantidades, precios, condicio-
nes, descuentos, etc6[era?
15. €Se notiflca al departamento
de personal encalgado de las
' compras el recibo de materias

primas, materiales, refaccio-

nes, etc., describiendo en las
notas de entrada si los efectos
recibidos estin o no oomple-
Cos y en buenas condiciones y,
en su caso las reclanaciones
que deban hacerse?
16. €Se usan notas de cargo para:
a) mercancfas devueltas?
b) faltantes?
c) reclamaciones a los trans-
porter?
17. €Que departamento o departa-
mentos hacen tales nctas de
cargo?
18. €Se notifica a la contaduria y
otros departamentos intere-
sados (tales como el de fac-
150 Fundamentos de control intemo

Respuestas Comcntarios acerea de hs

Prcguntas coa©donc8 negufu in.
No formad6n adic]oml acerca de
apRE lps coofestaalmes postfro

turaci6n, almacenes, etc.)

acerca de:
a) embarques direc[os a los
cllentes?
b) embanques de las proves-
doses a ocos fabricarltes pa-
ra terminar productos de
la compafifa7
c) embarques que queden
almacenados en bodegas
de las proveedores o en
alrurenes geneules de de-

/drkedrffdr""nesr::::Avarpdrra:ofy:ir
tidas en totalidad por log pro-
veedores? Descnl]ase.
20. £Se reciben' todos los efectos
comprados por un depar[a-
mento de recepci6n de adqui-
siciones?
21. €Se inspeccionan en este depar-
tanento los efectos adquiri-
dos para decrminar la condidch
en que se reciben, se cuentan,
se .pesan o miden?
22. {Se cotejan por el departamen-
to de recibo la§ cantidades y
descripciones de los efectos
recibidos contra las 6rdenes
de compra o contra Los avisos
o documentaci6n que haga las
veces de esta?
23. Si la contestaci6n a la pregunta
anterior es co, d`c6mo se notifica
 Compras, costos y gastos 151

Rcopuestas Comcntario8 aoc- de las

Pregtmtas oumclonca negrfro. h-
NoSJ No 6Dmacm adidonal a-de
apllca lag -clones pr±s
al deparamento de recapciones
_ que debe aceptar entregas de
mercancias o efectas?
4. £Se usan notas de entrega?
25. 6Se firman a rnano y se fe-
chan? 2Estan prenumerados
por la imprenta y se controlan
debidamente?
26. Si no se usan notes de entrega,
6s`e ne'va -en su lugar algivn re-
gistro de efectos recibidos?
Descrfoase la situaci6n.
27. €Se envfan copias de las nctas
de entrada o de la documenta-
ci6n que haga sus veces:
a) a los compradores?
) al departamento de conta-
bflidad directanente?
c) a los encargados de llevar
(inventarios constantes)
directanente?
8. 6Couserva el departamento de
recepciones un registro per-
' manente y cronol6gico de to-
das las entradas?
29. givrfQrm prontamen(e el depar-
tanento de recepci6n acerca
de faltantes, rechazc>s, etcctera.
a) a los compradores?
b) a la contaduria?
30, ¢Se cancelan inmediatanente
las 6rdenes de compra por
modvo de reducci6n en la prc>
drcci6n, cambios de proyec-
tos, erc€tera?
 Fundamen[os de control interno

Re§presta8 Comentarlos aceaca de las

Prcgrtas contesadrca nq3athm h.
NoSi No forqiacl6n adiclonal ac-de
apllca las aoneestadones po6rfus

31. Si se compran materiales en

exceso a las cantidades nor-
males de consumo, en previ-
si6n por una alza de precios,
€deben tales compras ser
aprobadas en este aspecto es-
pecifico por alguien distinto al
comprador ordinario? €Por
quien?
32. 6Hay controles adecuados pa-
ra salvaguardar que se hagan
compras excesivas?
33. €Se confronta la doc"nenta-
ci6n de embarque contra la
lista de empaque antes de
aprobar el pago de fletes?
34. €Existen controles adecuados
para el recibo de efectos cu-
yas cantidades no pueden
verificarse facil y prontamen-
te, como en el caso de piedra,
carb6n, chatarra y otros mate-
riales a granel?
35. €Se controlan los gastas de los
departanentos admini§trativos
mediante el uso de presupues-
tos departamentales detallados?
36. £Evita el sistema en uso la po-
sibilidad de que la mercanci'a
recibida se incluya en las in-
ventarios antes de registrar el
pasivo correspondiente?
37. 6Permiten los registros de
compras u otros establecidos
por la negociaci6n fijar el
 N6minas de sueldos y sala,rios 153

Rcsprcas tomentarias accrca de lag

Pre8untas comesfaclanes neBrfuvas, fa-
NoSi No formacifen adiclmal acerca de
apha lag contestadones pasitivas

monto del pasivo no incluido

en el balance general, por
concepto de facturas de colri-
pras, costos o gastas corres-
pondientes al ejercicio, pero
recibida despues de la clausu-
ra de libros?
38. £Existen controles adecuados
\. ` para el registro del impuesto
al valor agregado?
39. €Que funcionario revisa el im-
puesto al valor agregado en
cads factura de compras, cos-
tos o gastos,
\. 40. €Permiten los registros fijos el

pasivo no incluido en el Estado

de situaci6n financiera o ba-
lance general, por concepto
del TVA del ejercicio, por fac-
turas recibidas despu€s del
bahace?

Respuestzts Comenthos arerca de lay

Prermto oo-domes negaticas. In-
No _ Si No formad6n adiclooal accrca de
aplha lag co8testrfunes pcenivas

1. 6Existe un departamento de
personal que mantenga un
registro completo del person
nal, que incluya los datos ne-
154 Fundamentos de control interno

Respuestas Comentariog aoerca de

PrcgtLlitas oonte8taclones ncgatiBa8,
NoSl No for"clin adicinnal aceica
apha

cesarios sabre cuotas de sala-

rios, tabuladores, etcetera?
2` Se observan las siguientes
practicas respecto al personal
de funcionarios y empleadas de
oficinas:
a) jQue sistema se utiliza pa-
ra la selecci6n de perso-
nat? 6Quien aplica estos
sistemas?
b) 6Se vigila si su estfndar de
vida esta en relaci6n con
el sueldc> que perciben?
c) jse pagan los salarios mi'-
lidos de la zona?
d) €Estin afianzados en rela-
ci6n con la inportancia del
puesto que desempein7
e) £Se procura que haya ro-
taci6n en los puestos que
desemp€fian?
f) £Se les obliga a tomar va-
caciones?
3. {Estin separadas las funcio-
nes de tomadores de tiempo,
de preparaci6n de listas de
raya y de n6minas, y el pago
de sueldos de salarios?
4. €Se autorizan por escrito los
cambios de sueldos y salarios,
ya sea por el departamento de
personal a por ejecutivos fa-
cultados para ello?
5. jse incorpora todo el personal
al regimen del segufo social?
 N6minas de sueldos y salarios 155

REPDesta8 Gomemarico acerca de lag

Frcgunts aomestaclones llq3a~ hi
Nosl No fomacl®n adldonal ac-de
apllca lag oontgivclones |rsfros

cDan per escrito su autoriza-

ci6n los empleados para que
se les hagan otros desouentos
distintos a aquellos que obli-
gatoriamente deben hacerles
las empresas?
6. 6Existen procedimien[as ade-
cuados para asegurar informes
p colTectos
bajado (osobre el tiempo uni-
par producci6n tra-

taria o a destajo), relojes de

tiempo controhados y tomadcr
res de tiempo independientes,
informes de producci6n inde-
pendientes o supervisados, de
asistencia al mbajo, etcetera?
7\. £Se requieren autorizaciones es-
critas para pagar ausencias por
enfermedades o permisos?
8. €Se verifica por segunda persCh
na la conecd6n de listas de ra-
ya y n6ninas (recibost sobres
- de pago, ctc.) por lo que hace
a horns de trabajo, cuctas de
salarios, cilculos y sumas?
9. Si se usa pagan por medio de
tarjetas o fichas de raya, £se
tabulan paralrverificar que co-
rreapondan al total de la lista
de raya?
10. En el caso de que las listas
de raya y n6minas se paguen
' por medias de cheques:

a) ¢Se neya una cuenta banca-

ria especial para el obieto?
156 Fundamentos de control interno

Respuestas
Preguntas con-clones negathas. In.
NoSf No fommaci6n adlcinalaaema de
apllca lan codtestaclones postfros

b) €Se usan cheques prenu-

merados de imprenta y se
ejerce un control apropia-
do respecto a cheques no
usados, anulados, etcetera7
c) Si se usa una maquina fir-
madora de cheques, 6exis-
ten conti.oles adecuados?
d) 6Se concilian las cuentas
bancatas por persona aje-
na al manejo de las listas
de raya y n6ninas?
11. En el caso de rayas pagadas
con efectivo:
a) £Se usan vehi`culos blinda-
dos para trausportar los
fondos?
b) £Se desempefian por dos o
mis empleados, en forma
continue, ke funciones de
llerur los sobres de pago y
su distribuci6n al personal?
c) £Se obtienen recibos firma-
dos por los empleados y se
cotejan contra las n6rninas?
12. €Se controlan adecuadamente
los salarios y sueldos no pa-
gados para evitar mal uso dr
ellos?
13. 6Se hacen cuidadosamente las
distribuciones contables de
sueldos y salarios, se verifican
por una segunda persona y
las aprueba algtin funcionario
superior de la contabilidad?
 N6minas de sueldos y salarios 157

Re8P- Comemrios accoca de lag

Pr-tag cogrtrfecioms Qegalvas. m-
NoSi No fomacl6n adlclonal ac-de
apllca las contescaclones posmvas

14. £Se hacen peri6dicanente au-

di[on'as intemas de n6minas y
listas de raya, ya sea por au-
ditores internos u otros em-
pleados?
5. €Incluyen tales auditorfas
presenciar los pagos de ra-
yas, identificando a los bene-
ficiarios, e investigando los
- --casos de rayas que aparente-

mente quedan pendientes de

pa8O?
16. £Provee el sistema empleado
por la empresa una buena
comprQbaci6n interna que
impida incluir empleados y
breros `ficticios en las n6mi-
nas y listas de raya?
7. €Se hace el cflculo del pasivo
c`ontingeme a cargo de la em-
presa, par concepto de com-
ensaciones acunuladas o
acumulables a favor de em-
pleados' y trabajadores , segth
las terlninos de la Lay Federal
del Trabajo y del contrato ccr
lectivo?
En el caso de empleados o
funcionarios que gocen de
condiciones especiales para
la remuneraci6n de sus servi-
cios (regalias, partictpaci6n
de utilidedes, etc.), €constan
tales condiciones en con-
tratos escritos o han sido
158 Fundamentos de control intemo

Requestas CDmentarlos ac- de

Prcgg- NoSl N0
con©c]queB ncgadvas.
forDadfu adldonal zD-de
apnca lag contestr± pe
aprobadas por el consejo de
adnrirfustraci6n?
19. €Existen las reservas nece-
sarias,+para cubrir las obliga-
ciones a que §e refiere la
pregunta anterior?
20. €Que funcionario o empleado
calcula y/o revisa el impuesto
sobre productos del trabajo
- z cars-o del personal de la

em`P-resa?

Respucstas Comennrlos aoerca de lag

Pregqntas oontesadones negaffEL In-
No N0 fomacren adtr]onal ac-de
aplts ` lag conceactonls pasitivas

1. €Ha celebrado la empresa

contrato colectivo de trabajo?
2. €Los contratos individuales de
trabajo escin debidamente re-
gistrados en la junta de conci-
ljaci6n y arbitraje?
3. €Se mantiene cousencia dchida-
mente autori2adas de (indique
per quien fucon aprobadas):
a) calinios en el p€zsonal?
b) sueldos y tabuladaes de
salarios o dasificaciones
 Registro de personal 159

Ple8tlnfas
Rc- Comcntarios acerca dc lag
conestactonEs ncga~ In-
NoSj No fofmaci6n adk!onal a-de
apnca lab contescacines po6mras

sindicales o par tiempo de

trabajof
c) descuentos de n6mina?
4. De ser asi, €se rnantienen estos
archivos en forma indepen-
diente e inaccesible a perso-
na§ que:
a) preparan las n6minas de
sueidos?
b) aprueban las n6minas
de sueldos?
c) distribuyen las n6minas
de sueldos?
5. €Exi§ten contratos individua-
les para los empleados que
no estan incluidos en los con-
tratos colectivos? (De no ser
asi, debemos sugerir al clien-
te que consulte con sus abo-
gados para saber su apini6n
acerca de si este requisito es
o no necesario.)
6. £Contienen los registros de
personal, fotografias y las fu-
mas de los empleados?
160 Fundamentos de control interno

Resp- rfu~enthosacercade
oontestaclmes negrthas.
NoSl No finacl6o adhional acerca
apllca lag comestaclones poctthas

1. €El desarrollo de nuestro tra-

bajo de auditoria ha sido sin
Limitaciones?
2. jEsta satisfecho de haber ob-
servado los procedimientos
de auditon'a gener-alrie`nte
aceptados?
3. £Se ha observado durante el
presente afro los procedi-
mientos de contabilidad ge- \
neralmente aceptados?
4. €Esos principios se observan
sobre una base similar a la
del afro anterior?
5. €ha naturaleza de los nego-
cios de la compafu`a y su linea
de productos continu6 sus-
tancialmente sin cambiar des-
de el afro anterior?
6. a.as asambleas de accionistas,
directores y condt€s ordenados
por la Icy se llevaron a cabo?
7. arndos los acuerdos tomadas
par las asambleas de accionistas
durane el periodo se han cum-
phdo?
8. €Fueron aprobadas por los di-
rectores todrs las operaciones y
transacciones de importancia
durante el periodQ7
 Control interno final de auditoria i61

Pr- Respucsce
NoSi No
CoDentarlos accrca de las
contesac]ones negafrls. In-
flmacl6n adldonal acerca de
apllca ks come8taclones fxrsitha8

9. zTedas las clausulas de los con-

tratos, convenios y ohos que
afecten el estado financiero
estin estrictamente ciimplidas?
10. 6Todes las operaciones con
funcionarios y directivos foe-
ron normales?
_ 11. €El afro fiscal de la compafu'a
es el mss apropiado para esa
-- ` -clasede negocios?
12. €El actual sistema de contabi-
lidad de la compafu'a es el
mf s adecuado para cerrar los
libros y obtener facilmente
los estados financieros que se
preparen para uso intemo y
para terceros?
13. €La rutina contable aparece
razonablemente eficiente? £El
empleo de mf quinas y otros
metodos para ahorrar trabajo
es apropiado?
14. d-Tedos nuestros asientos de
ajustes fueron asentados en
los libros?
15. €Fueron revisadas todas las
actas para asegurarse de que
estuvieron correctas y debida-
mente fJJmadas?
16. £Se complet6 el cuestionario
de control interno?
17. €Se hizo rna imrestigaci6n de-
tallada de uno o mds capihilos
del sisterm de contabitidad du-
rante la investigaci6n?
162 Fundamentos de control interno

Re8fruestas Comentarlos acaca de lag

oomestadone§ negatimas. In-
Prcgmtas
NoSi No fdrmaclon adlcinal acerca de
aphi lan contesoc]ones pasfroB

18. 6Se ha preparado una lista de

sugerencias y recomendacio-
nes para mejorar el sistema
de contabilided?
19. 6Se ha preparado una carta
para el cliente acerca de las
fauas o puntos debiles en su
control intemo y en su siste-
rna de contabilidad?
20. €Se han anotado en el progra-
rna todas las revisiones hechas
conforme al mismo o en algu-
na otra forma adecuada?
21. 6Se ban obtenido los certifica-
dos de inventarios y pasivas?
22. €Se envi6 segunda solicitud
. de cuentas por cobrar por
cantidades mayores y de las
cuales no se habfa obtehido
respuesta?
23. 6Se recibieron respuestas a to-
das las solicitudes de confir-
maci6n de importancia? .
24. €Se ha anotado en el progra-
rna, o se ha totalizado por
conceptos el tiempo emplea-
do en la revisi6n?
25. ¢-Se ha explicado convenien-
temente algtin excedente del
tiempo empleado?
26` €Se complet6 el capftulo de im-
puestosydeclaracionesfiscales?
27. €Ha comprobado el estado
que guardan las declaracio-
 Control interno final de auditoria 163

Respucstas Comentarlo8 acerca dc las

Prqutas oontcadones ncgrtivas. in-
No§i No forrmc±6n adidonal ac-dc
aplica las contestaclones pasfros

nes por impuestos atin no

clasificados?
28. €Ha preparado un reporte es-
crito sobre todos los asuntos
de los cuales no estuvo satis-
fecho?
29. dHa revisado todas las transac-
clones de importancja paste-
riores a la fecha del balance, e
A . investigado con funcionarios

autorizado's acerca de cambios

de inportancia en la posici6n
financiera de la compafifa?
30. !Todo§ los asuntos que deben
ser atendidos antes de entre-
gar los estados froancieros y
reporte, ham sido anotadas en
las paginas que siguen a con-
tinuaci6n?
164 Fundamentos de control interno

Concepto
Estimaci6n cualitativa personal y relativa de procesos, rutinas y areas, acerca de la
efectividad de los metodos adoptados por una empresa, con el objeto de asegurar
la veracidad de su informaci6n y protecci6n de su patrimonio.

Metodos de evaluaci6n
Existen varios metodos para evaluar el control interno de una empresa, por ejem-
plo con base en:

1. Cuestionarios, cuando se plantean los puntos que integran las elementos basi-
cos del control intemo, con base en preguntas, siendo contestadas por la per-
sona encargada para ello, tfatese de auditor, contador, funcionario, etc„ al
observar los procesos, rutinas, areas y manifestaciones de la empresa.

Las preguntas que integran los cuestionanos, pueden clasificarse en atenci6n a

procesos, rutinas y medidas en:
a) Basicas.
b) Fundamentales.
c) Principales.
d) Secundarias.

El metodo de cuestionarios es el que mas se usa en la actualidad, por lo que,

en el cuerpo de este libro, se ha aplicado este metodo.

2. Metodo descriptivo, cuando en forma escrita se relacionan y detallan los pro-

cesos, rutinqs y medidas, clasificados por actividades, departamentos, funcio-
narios y registros de la empresa.
 Metodos de evaluaci6n del control in[emo general 165

En la practica, este m€todo es aplicable a empresas pequehas.

Ejemplo:

Cobros a empleados y der]dores

Tedas las entrndas por concepto de cobras a empleados y deudores, ocasiom
la expedici6n por duplicado de recibos especiales nuneradas progresivanente;
original para el deudor y el duphicado para la empresa, donde coustara la firma
de conformidad del deudor; la suma de las copias de recibos especiales, see
igual al importe del ingreso a caja y dep6sito bancano diario per este concepto.

3. Me[odo grifico, cuando por medio de graficas se sefialan procesos, mtinas, me-
didas, operaciones, actividades y funciones de los departanentas de la empresa.
166 Fundamentos de control intemo

0 bien, utilizando simbolos clave, por ejemplo:

Simbolos clave

c=H0HVI nicio/Final Documento Preparaci6n

Verificaci6n y
autorizaci6n
A ,rl`;,,^
Archivo
control
y ,,
 Metodos de evaluaci6n de| control interno general 167

4. Metodo rhixto, cuando la evaluaci6n del control intemo se basa en la combi-

naci6n del metodo de ouestionarios, descriptivo o gfafico, por ejemplo:

a) Cuestionarios y grafico.
b) Descriptivo y cuestionarios.
c) Descriptivo y grifico.
d) Cuestionario, descriptivo y grafico, etcetera.

5. Evaluaci6n. Al estudiar las respuestas de los cuestionarios, graficas, etc. se es-

ta en posibilidad de dar contestaci6n a las siguientes preguntas:

a) €El control interno en vigor de la empresa garantiza la protecci6n de acti-

vos y prevenci6n de fraudes?
b) £Garantizan la exactitud y correcci6n numerica y tecnica de las cuenfas de
contabilidad?
c) £Promueven la eficiencia del personal?

Las respuestas a las preguntas anteriores nos indicaran la calidad del control in-
terno de la empresa, pudiendo calificarlo con la escala del cero al 10, o bien, del
cero a 100, o tambi€n, con los conceptos malo, aceptable, mediano, bien, muy
bien, excelente, o con base en porcientos, 20%, 50%, 750/o, 100% por ejemplo; es
decir, mediante la evaluaci6n del control interno, se cuantifica su calidad y efecti-
vidad personal y relativa.

6. Ejemplo:
Evaluar el sistema de control intemo de la cuenta de la empresa Z,
con base en el metodo de cuestionarios.

I. Clasificamos las preguntas del cuestionario de la cuenta _ en:

a) Basicas.
b) Fundamentales.
c) Principales.
d) Secundarias.

2. Asignamas a cada clase de pregunta§ un indice, por ejemplo 2.5 a las ba-
sicas, 2.0 a fas fundamentales,1.5 a ]as principales y 1.0 a las secundarias.
3. Al estudiar las respuestas del cuestionario, se les calificara con su indice,
de tal form que al final puedan sumarse dichos indices.

Co7Iii7ldcl...
168 Fundamentos de control interno

4. Al finalizar la puntuaci6n y sumados los indices, se estari en posibilidad

de cuantificar la calidad y efectividad del control intemo; por e]emplo, si la
puntuaci6n ideal total excelente posible a obtener es de 80 puntos y al su-
mar los indices tinicamente nos da 20 puntos, indicara que el cQntol inter-
no es del 25% de la cuenta en estudio, es decir; el control intemo es
deficiente o malo, por lo que se deberan tornar las medidas pertinentes. 0
bien, en el caso del auditor, deteminar la exteusi6n o aleance de los pro-
cedimentos de auditon`a; en otras palabras, se califica el sistema de control
interno y se cuantifica el alcance de los procedimientos de auditon'a.

Luego entonces, el estudio-evaluaci6n del control interno se convierte en estu-

dio-evaluaci6n-cuantificaci6n del control interno.
 Cumpliniento de obligaciones legales 169

I`.i .`ii.= .= .-.. i

Grupo (corporativo): Compafu'a`

Prepando par:
Aprobedo pow

Desctlpct®n del oonoepto

lqr Genenl de Sociedade§ Mencantlles (IGsho

1. Que se celebren las asambleas generates or-

dirunas de accionistas dentro de los cuatro
meses siguientes a la clausura del ejercicio
Social para la discusi6n, aprobaci6n y, en
su caso, modificaci6n del informe- que los
administradores de la. sociedad presenten
ante dicha asamblea (LGSM, 181).
2. Que los -isario§ rindan anualmeme su infer-
me a la asamblca genenl ordinaria de socias,
respecto a la veracidad, suficiencia y razonabi-
lidad de la informaci6n fimnciera presemada
por el .conseto de administraci6n a la propia
asamblea de accjomstas (I,GSM, 166, IV).
3. Que se mantenga un registro de acciones
que contenga los dates del acciohista, de los
tl'tulos y de las trausmisiones que de estos se
realicen (LGSM, 128).
4. Que se protocolicen ante notario los pods-
res que la sociedad mercantil otorga a los
administradore§ (LGSM, 10).
5. Que la distribuci6n de utilidades solo se
realice despues de que los Estadas financie-
res que arrojan aquelhas hayan sido debida-
. mente aprobados por la asamblea general
ordinaria de accionistas OGSM, 19).
\6. Que la distribuci6n de utilidades s6lo se
efeofe cuando las perdidas `acunuladas
 Fundamen[os de control interno

SI No NA Ref Obeervacfones
Descripd6n dud coi]cepto

hayan sido previamente restituidas o ab-

sorbidas mediante la aplicaci6n de otras
partidas del patrimonio o haya sido redu-
cido el capital social (LGSM, 19).
7. Que se separe anualmente el 50/o, como
rm'nimo, de la utilidad neta del ejercicio
para formar el fondo de reserva, hasta que
el monto de este fondo sea el 200/o del ca-
pital social (LGSM, 20).
8. Que se capitalicen utilidades reteriidas, o
reservas de valuaci6n, o de revaluaci6n,
s6lo cuando estos conceptos e inportes
esten previamente reconocidos en Estados
financieros aprobados por la asamblea de
accionistas (LGSM, 116).
9. Que existan avaltios efectuados por valua-
dores independientes autorizados por la
Corrdsi6n Nacional Bancana y de VaLores,
por instituciones de credito o por corredo-
res pliblicos tituladas, para apoyar los im-
portes registrados en los Estados financieros
de las reservas de valuaci6n o de revalua-
ci6n (LGSM, 116).
10. Que vigilen los administradores el exacto
cumplinuento de los acuerdos de las asan-
bleas (ordinarias y e"ordinarias) de los
accionistas (LGSM, 158, IV).
11. Que presenten los administradores a los
comisario§ un informe mensual que inclu-
ya, por lo memos, el E'stado de situaci6n fi-
nanciera y el Estado de resultados (LGSM,
166,11).

12. Que presenten los administradores en la

asamblea anual de acciomstas un infc>rme
sobre la marcha de la sociedad en el
ejercicio, los Estados financieros y sus
I
 Cumplimien[o de obligaciones legales 171

I}escrlpd6n dd concapto

notas, asf como el infonne de los colhisa-

rios relativos (LGSM, 172).
13. Que se temine y este a disposici6n de los
accionistas el informe al que se hace refe-
rencia en el inciso anterior, por lo menos
15 dfas antes de la fecha de la asamblea
que haya de discutirlo (LGSM, 173).
14. Que se publiquen -en el peri6dico oficial
de laL entLdad o en el Dterio Oficial de lci
Fcderzzf;.d#, segtin corresponda a las carac-
teristicas de la empresa, los Estados finan-
cieros y sus notes, asi como el dictamen de
los comisarios dentro de los 15 dias si-
guientes a la celebraci6n de la asamblea
de accionistas (I.GSM, 177).
15. Que se deposite en el Registro P`ibljco de
Comercio copia autorizada del infome
presentado par los admimstradores a la
as_amblea general ordinaria de accionistas,
dentro de los 15 dias siguientes a la cele-
braci6n de la asamblea (LGSM, 177).
16. Que se asienten en el libro respectivo las
actas de las asambleas generates de accio-
nistas y esten firmadas por el presidente y
por el seaietario de fa asamblea, asi como per
los comisarios que conc'unan 0,GSM, 194),
17. Que se protocolicen ante notario y se ins-
criban en el Registro Ptiblico de Comercio
las actas de las asambleas generales ex-
traordinarias de accionistas (I,GSM, 194).
18. Que se inscriban en el libro de registro co-
rrespondiente los aumentos o disminuci6n
del capital variable (de las sociedades

I an6niinas de capital variable) (LGSM, 219).

I
172 Fundamentos de control intemo

Si No Z`IA Ref Chocrmctones

Descripcl6n del concepto

C6dlgo Fiscal dc la Fedcracron (orD

1. Que se presenten las declaraciones de la

empresa (tanto anual como de pagos provi-
sionales peri6dicos) en los temiinos que
establece dicho C6digo, tanto en el plazo
como en la forma de presentaci6n (CFF, 31).
2. Que se paguen las contribuciones en la fe-
cha o dentro de las plazos que sefiala dicho
C6digo, de acuerdo con las caracten'sticas
de calculo de la contnbuci6n (CFF, 6, parra-
fo 4 y sus fracciones).
3. Que se proporcione a las autoridades fiscales
la informaci6n sobre los dientes y proveedcr
res de la empresa en los terminas que esta-
blece dicho C6digo (CFF, 30-A, pinafo 1).
4. Que se conserve en el domicilio fiscal de la
empresa la documentaci6n y la contabhidad
durante el plazo y con los requisitos que es-
tablece dicho C6digo (CFF, 30, parrafo 3).
5. Que se solidte la iuscripci6n de los contri-
buyentes a los que la empresa les hace pa-
gos por concepto de salarios y, en general,
por la prestaci6n de un servicio personal
subordinado (CFF, 27, pinafo 6).
6. Que se efoct`ien los asientos en la contabi-
lidad de la empresa dentro de los dos me-
ses siguientes ; la fecha en que se realicen
las actividade§ respectivas (CFF, 28, 11).
7. Que se incorpore en el hbro de socios y
accionistas de la empresa la clave del re-
gistro federal de contribuyentes de cada
socio y accionista y en cada acta de asam-
blea la clave de los socios y accionistas
que concurran a la misma, previa verifica-
ci6n de la clave proporcionada por cada
 Cumplimiento de obligaciones legales 173

Descrlpci6n dcl coneepto

uno de ellos coincida con la de su cedula

de identificaci6n fiscal (CFF, 27, parrafo 3).
8. Que se dictaminen por contador piiblico
autorizado los Estados firiancieros de la
empresa en los t€rminos que establece di-
cho C6digo (52), siempre y cuando se en-
cuentre en alguno de los supuestos que la
obliguen (32-A).

fropledad de inmuchle8, qmquloarla y cqtppo

` 1. Que se cuente con la documentaci6n que

ampara la propiedrd de los telTenos y
otros inmuebles adquiridos o coustruidos
por la empresa.
2. Que se cuente con la docum€ntaci6n que
ampara la propiedrd de la maquinaria y
los equipos de la empresa.
3. Que s€ cumpla con las disposiciones de la
Ley Aduanera por las inportaciones de
maquinaria y equipo, y se paguen los im-
puestos correspondientes.

Gompm de mencancfas

• 1. Que se cuente con la documentaci6n que

ampara la propiedad de las materiales y

productos adquiridos por 4a empresa para
su posterior transformaci6n y/o venta.
2. Que se cumpla con las dispasiciones de la
Ley Aduanera por las importaciones de
materiales y productos y se paguen los im-
puestos correspondientes.

Prop]edad intclecaial .

1. Que se cuente con el registro ante las au-

toridades competentes de todas las paten-
174 Fundamen[os de control interno

SI No NA nef obeermclones
Descrlpcl6n del concepts

tes, marcas y procesos que se hayan ad-

quirido o desarrollado por la empresa.
Contratos y convedos

1. Que se cuente con los contratos y conve-

nios, pdblicos y/o privadas, por operacio-
nes de credito, de financiamiento, de
arrendamiento financiero u operativo, por
el otorgamiento de gravamene§, por acep-
taci6n de compromisos, de distribuci6fl,
de comisi6n mercantil, per la prestaci6n de
servicios a/o de terceros, etcetera.
2. Que se cuente con los contratos y permisos
necesarios para la recepci6n de servicias
ptibHcos tales como energfa electrica, com-
bustibles, telecomunicaci6n, etcctera.
3. Que se cuente con todos los permisos y li-
cencias que las autoridades estatal y muni-
cipal requieran de conformjdad con las
leyes y reglamentos aplicables al giro o ac-
tividad de la empresa.

Equlllbelo ecol6gloo y protcod6n al aml.lcnte

1. Que se cumpla con las disposiciones en rna-

teria ambiental y ecol6gica que establece
la Icy General del Equilibrio Ecol6gico y la
Protecci6n al Ambierite (Legepa),

-asp-
1. Que se cuente con el registro a la camara
que corresponda segivn el giro o actividad
de la, empresa.
2. Que se cuente con el registro del Institute
Nacional de Esfadistica, Geografa e Infer-
mftica (rmGI).
 Irforme de control interno 175

Concepto
Escrito en el cual mediante comentarios, explicaciones y graficas, se hacen suge-
rencias derivadas del examen de control intemo.

ConterLido
En el aspecto formal, puede decirse que el contenido del informe esta integrado
por un escrito, que a su vez esta compuesto por las cubiertas y su contemdo don-
de constan los comentarios, explicaciones, graficas y sugerencias derivado del exa-
men de control interno.
En el aspecto material, el informe tambien puede adoptar las siguientes partes:

Cubiertas
La parte externa principal de las cubiertas esta destinada para:
• Nombre de la empresa.
• Denominaci6n de tratarse de iin informe de control interno.
• Fecha o periodo.
• Nombre y direcci6n de quien emite el informe.

Carta de presentaci6n
En esta parte adjunta una carta introductoria que podn'a ser como sigue:

Hoja membretada de quien emite el iliforme

A los sefiores miembras Gel Cousejo de Administraci6n

Empresa Comercial de Puebla, S.A.
Presente.
Estimados sefrores:
A continunci6n presentanos un infome en el que se indican alg\mos
aspectos que deben ser mejorados en rdri6n con log pracedimientos de con-
tabjfidad y comrol intemo, asf como las sugerendas que el caso anerita, mismas
que ya han sido comentadrs en detalle con los sefiores Vlcente Rajas Gorrfuez
gerente general y Enrique Barreda Ruiz, gerente administrativo de la empresa.
Atentamente

Puebla, Pue„ 23 de jupio de 20_

 ]76 Fundamentos de control interno

Comentario§, explicaciones y grfficas

En esta parte se haran los comentarios y explicaciones qiie se crean necesarios y
pertinentes en las circunstancias, debiendo utilizar una redacci6n clara, limpia, con
terminologia accesible, sencilla y precisa, concreto y bien presentado, asf como las
grfficas que sean necesarias.

Sugerencias
Las sugerencias se presentaran en forma escrita con[emplando:

El problema;
La causa;

Los efectos;
La sugerencia, y
La altemativa.

La forma de presentaci6n puede variar, segtin el criterio y sentido comtin

de quien emite el informe, sin embargo, en la pfactica se acostumbra seguir la
secuencia tradicional de los Estados financieros, o bien, el orden de la organi-
zaci6n de la empresa o conforme al tipo de problema. Ejemplo:

a) General,
b) Caja y bancos,
c) Clientes, embarque y facfuraci6n,
d) Inventarios,
e) Documentos por cobrar,
D Inversi6n en valores,
g) Activo fijo, planta y equipo,
h) Compras, recepci6n y proveedores,
i) Documentos por pagar y acreedores,

j) Capital social,
k) Ventas e ingresos,
1) Gastos y costos,
in) Sueldos y salarios, etcetera.

0 bien:

a) Personal,
b) Compras y recepci6n de mercancfas,
 Informe de control intemo 177

c) Inventarios y cuentas por pagar,

d) Ventas, credito, cobranzas, cuentas por cobrar,
e) Caja y bancas,
f) Inversiones,

g) Adminismci6n, etc€tera.

0 tambien:

a) Organizaci6n,
b) Procedimientos de contabilidad,
c) Aspectos legales,
d) Aspectos fiscales,
e) Aspectos financieros,
f) Aspectos generales, etcetera.

Ejemplo de sugerencias.

a) General:

La empresa actualmente no tiene grafica de onganizaci6n, por lo que se

recomienda que se elabore, asi como el manual de orgahizaci6n que con-
tenga poh'ticas, norrnas, procedimientos e instructivos, que encamirien a
lograr informaci6n suficiente y peri6dica; elasticidad para expansi6n futura;
simplificaci6n de procedimientos de contabilidad y fortalecimiento -de con-
trol intemo.

b) De caja y bancos:

Como medida de control, las cuentas de cheques deben conciliarse mensual-

men[e, debiendo estar autorizadas con nombres y firmas de quien las conci-
hia, revisa y autoriza.

c) De clientes:

Para efectos de control de documentos por cobrar a clientes, deben efectuar-

se arqueas en forma peri6dica y de sorpresa contra los registros de contabi-
lidad, por personal especialjzado.
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/ Gencraudades
El estudio y evaluaci6n del control interno se efecfua con el ob).eto de cumplir con
la norma de ejecuci6n del trabajo que requiere que: "El auditor realice un estudio I
y evaluaci6n adecuado del control interno existente, que le sirva de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en €1 y le permita determi-
nar la naturaleza, extensi6n y oportunidad que va a dar a los procedimientos de
I
auditoria".
El conociriento y evaluaci6n del control intemo deben permitir al auditor es-
tablecer una relaci6n especffica entre la calidad del control interno de la entidad y
i
el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria. Por otra parte, el
auditor debefa comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del clien-
te que son defiridas en este boleti'n como situaciones a irLformar.
I
Alcance I
Este boletin trata sobre el estudio y evaluaci6n del control intemo que el auditor
efecttia en una revisi6n de Estados financieros, practicada conforme a las normas
de auditoria generalmente aceptadas y no se refiere a la opini6n que el auditor
I
emite sobre el control intemo contable existente en una empresa, la cual es trata-
da en el Boletin 4100 de esta misma comisi6n.
I
Objetivo
El objetivo de este boletin es definir los elementos de la estmctura del control in-
i
terno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su esrudio y eva-
luaci6n, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoria, asf
como sefialar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o
I
desviaciones al control intemo.
I
Deflnici6n y elemento§ de la estnictura del control interno
ha estmctura de control in±s[±gj±gj±flafa!idad€ensiste€alas-pelfticasiapfc}cediL
EHEE#it=-!=iiE#sE,iELHHidiiiEmltEiiiMHItiHEiiqquiHgr±EREELii
I
.- _._.__.__ _ ._i ---------- + .--.

I
 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control interno

i;;i::::;::=:£SB=SifLCL9i±laeL±±±d_a_|P1£±e_eft_n_lft±lr_a_C9Pilst£_delgsfiguiente:

a) Ej _arnhientelie-trol-

L=gri==¥:6=;flc:=acion
i:;I:`=d_I_in_re.:tee-decontrol
La divisi6n del control interno en cinco elementos proporciona al auditor iina
estructura titil para considerar el impacto de los controles internos de una entidad
en la auditon'a, sin embargo, esto no necesariamente refleja c6mo una entidad con-
sidera e inplementa su control intemo. La primera cousideraci6n del auditor se re-
fiere a c6mo un control especifico afecta las aseveraciones en los Estados financieros
mss que §u clasificaci6n en un componente particular.

a) El ambiente de control
El ambiente de control representa la combinaci6n de factores que afectan las poll-
ticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
Estos factores son los siguientes:

• Actitud de la admimstraci6n hacia los controles internos establecidos:

El hecho de que urfef#idad tenga un ambiente de control satisfactorio de-
pende mss bien de la actitud y las medidas de acci6n que tome la gerencia
que de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un buen control
interno es deficiente, seguramente el ambiente de control sera deficiente.

• Esmctura de organizaci6n de la entidad:

Si el tamafio de la es[ructura de la organizaci6n no es apropiado para las
ac[ividades de la entidad o el conocimiento y la experiencia de los geren-
tes claves no es la adecuada pue¢e'existir un mayor riesgo en el debilita-
miento de los controles.

• Funcionalurento del consejo de administraci6n y sus conutes:

I.as actividades del consejo de administraci6n y otros comites pueden ser
importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando estos sean par-
ticipativos y sean independien[es de la direcci6n.

• Metodos para asignar autoridad y responsabilidad;

Es importante que la asignact6n de autoridad y respousabilidad esie acorde
con los objetivos y metas ongamzacionales, y que estos se hagan a un riivel
adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios en poh`ticas o practicas.
182 Fundamentos de control interno

• Metodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento a|

cumplimiento de las politicas y procedimientos, incluyendo la funci6n de
auditon'a interna :
El grado de supervisi6n continua sobre la operaci6n que lleva a cabo la ad.
mmistraci6n da una evidencia importante de si el sis[ema de control inter-
no esta funcionando adecuadamente y de si las medidas correctivas se
realizan en forma oportuna.
• Polfticas y practicas de personal:
I.a existencia de polfticas y procedirmentos para contratar, entrenar, promover
y compeusar a los empleados, asi como la exlstencia de c6digos de conduc-
ta u otros linearmentos de comportamiento, fortalece el ambiente de control
• Influencias externas que afecten las operaciones y pricticas de la entidad:
La existencia de canales de comunicaci6n con clientes, proveedores y otros
entes externos que permitan informar o recibir informaci6n sobre las nor-
mas eticas de la entidad o sobre cualquier cambio en las necesidades de la

Lac¥[;:a:je::ie:;::°e:e:I:I;d:egduzn`;j^:V:)::L``:`:+i;h::arca°:n:;::::::n::'];°=;e:::n::
que la administraci6n de la entidad le da a los controles establecidos.

b) Proceso de evaluaci6n de riesgos

Una evaluaci6n de riesgos de una entidad en los reportes financieros es la identi-
ficaci6n, analisis y admimstraci6n de riesgos relevantes en la preparaci6n de Esta-
dos financieros que pudieran evitar que estos esten razonablemente presentados
de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier
otra base aceptada. For ejemplo, la evaluaci6n de riesgos puede contemplar c6mo
la entided considera la posibilidad de trausacciones no registradas o c6mo identi-
fica y analiza estimaciones o provisiones importantes en los Estados financieros.
Los riesgos relevantes para la emjsi6n de reportes financieros confiables tambien
se refieren a eventos o transacciones especificas.
Riesgos relevantes a los reportes fmancieros incluyen eventos o circunstancias
externas e intemas que pueden ocurrir y afectar la habifidad de la entidad en el regis-
tro, pracesamiento, agrupaci6n o reporte de informacl6n consistente con las aseveracio-
nes de la administraci6n en las Estados financieros. Estas riesgos pedrin surgir o
cambiar derivados de circuustancias como las que se mencionan a contmuaci6n:

• Cambios en el ambiente operativo. Cambias en regulaciones o en la foma

de realizar las operaciones pueden resultar en diferentes presiones compe-
titivas y por lo tanto en riesgos diferentes
 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control intemo 183

• Nuevo personal: El nuevo personal puede tener un enfoque diferente en re-

laci6n con el control intemo.
• Sistemas de informaci6n nuevos o redisefiados: Cambios significativos y ri-

pidos en los sistemas de informaci6n pueden cambiar el riesgo relativo al

control interno.
• Crecimientos acelerados: Un crecimiento acelerado en las operaciones pue-
de forzar demasiado los controles y crear el riesgo de que estos no se lie-
ven a cabo o se ignoren.
• Nuevas tecnologias: Ia incoxporaci6n de nuevas tecnologias dentro de los
procesos productivos o los sistemas de informaci6n pueden cambiar los ries-
gos asociados con el control intemo.
• Nuevas lineas, productos o actividades: El incorporarse en negocios o tran-
sacciones en donde la entidad tiene poca experiencia puede introducir nue-
vos riesgos asociados con el control interno.
• Reestructuraciones corporativas: Las reestructuraciones pueden estar acom-
pajiadas de reducci6n de personal y cambios en la supervisi6n y segrega-
ci6n de funciones que pueden mer cambios en los riesgos asociados con
el control interno.
• Cambio en pronunciamientos contables: ha adopci6n de un nuevo pronun-
ciamiento contable o un cambio en los ya existentes puede afectar los ries-
gos relacionados con la preparaci6n de los Estados financieros.
El auditor debera obtener un entendimiento suficiente de los procesos de eva-
luaci6n de riesgos de la entidad con el objeto de conocer c6mo la admimstraci6n
considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de los reportes financieros
y que acciones esta tomando para rninmizar esas riesgos. Este entendimiento de-
be incluir en adici6n a lo mencionado anteriormente, un conocimiento de c6mo la
administraci6n estima los riesgos, c6mo mide la probabilidad de ocurrencia de los
mismos y c6mo los relaciona con los Estados financieros.
Ia evaluaci6n de riesgos de la entidad difiere de la consideraci6n de riesgos de
auditoria que realiza el auditor en una auditoria de Estados financieros. El prop6sito
de la evaluaci6n de riesgos de la entidad es el de identiflcar, analizar y administrar
riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, en cambio en una auditon`a
de Estados financieros, el auditor asigna las riesgos inherentes y de control para eva-
luar la probabilidad de que un error significativo pueda existir en los estados finan-
cteros (Yea.se BOLetim 3050 Im|]orta!acie relatiun y riesgo de auditoria).

c) Sistemas de informaci6n y comumcaci6n

Los sistemas de iliformaci6n relevantes a los objetivos de los reportes financieros,
los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los metodos y registros esta-
 18± Fundamentos de control in[emo

bleciclos para iden[ificar, reunir, analizar, clasif-icar, registrar y producir informaci6n

cu<antitativ;I de hs operaciones qiie realiza una entidad econ6rfuca. La calidad de |os
sistemas generadores de informaci6n afecta la habilidacl de la gerencia para rea|izar
las clecisiones apropiadas en controlar las actividades de la entidad y en preparar re.
poites financieros confiables.
Para que un sistema contable sea titil y confiz`ble, debe con[ar con metodos y
registros qlie:

a) Iclentifiquen y registren tinicamente las cransacciones reales que retinan |os

criterios establecidos por la administraci6n,
b) Describan oportunamente todas hs transacciones con el detalle necesario
que permita su adecuada clasificaci6n,
c) Cuantifiquen el valor cle las operaciones en unidades inonetarias.
d) Registren las transacciones en el periodo corresponcliente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los Estados fi-
nancieros.

Los Lsistei"is de comunicaci6n incluyen la foi.rna en que se dan a conocer las fun-
clones y respons:`bilidacles rel{itivas al control interno de los reportes financieros, por
lo que el z`uditor debe obtener un entendimiento de las fomias que la entidad utili-
za para informar las fi`nciones, responsabilidades y ciialquier aspecto importance en I
relaci6n con la informaci6n financiera.

d) Los procedimientos de control

Los procediniientos y polfticas que establece la adnunistraci6n y qi`e proporcionan una
I
seguridad razonable de que se van a lograr los ob).etivos especificos de kf entidad, cons,
tiruyen los prcx=edimientos de control. El hecho de qiie existan fomralmente politicas o I
procedimientos de control no necesariamente significa que estos es[en operando efec-
tivamente. El auditor debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las poh'ticas
y procedimientos, su uniforrnidad de aplicaci6n, que persona las han llevado a cabo y I
finahiente, basado en dicha evaluaci6n, concluir si estan operando efectivamente.
Los procedimientos de control persigiien diferentes objetivos y se aplican en dis-
tintas niveles de la orgamzaci6n y del procesainiento de las transacciones. Tambien I
pueden estar integrados por componentes especificos del ambiente de control, de la
evaluaci6n de riesgos y de los sis[emas de informaci6n y comunicaci6n. Atendiendo
a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de caricter preven vo a de[ectivo. I
Los procedimientos de caracter preventivo son establecidos para evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de cafacter detectivo tienen como finalidad de-
I
tectar los errores o las desviaciones qiie durante el desarrollo de las transacciones,
no hubieran sido identificados por los pi.ocedimientos de control preventivos.
I
 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control interno 185

Los procedimientos de control estan dirigidos a cumplir con los siguientes ob-
jetivos:
• Debida autorizaci6n de transacciones y actividades.
• Adecuada segregaci6n de funciones y responsabilidades.
• Disefio y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correc-
[o registro de las operaciones.
• Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.

e) VIgilancia

Una importante responsabilidad de la administraci6n es la de establecer y mante-

ner los controles intemos, asf como el VIgilarlos, con el objeto de identificar si es-
tos estan operando efectivamente y si estos deben ser modificados cuando existen
cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a tra-
ves del tiempo e incluye la asignaci6n y el disefio de procedimentos de control en
forma oportuna asi como realizar medidas correctivas cuando sea necesario. Este
proceso sera llevado a cabo a traves de actividades en marcha (en el momento que
se llevan a cabo las operaciones normales), evaluaciones separadas o por la com-
binaci6n de ambas. La existencia__±e+±n_±epa±iamento-de-auditori'a-interna ®-una
PFrsQQaqELe±l±S_fppsiopf5 similares contribuye en forma significativa en el pro-

::::=::::::::annit':;-:::=nt::::::°e:eeb:::+:-Cc[:-::[puuse°d:::fro:amrtaacs'6dno:dce°:::::?;:::
se quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar problemas o su-
brayar areas donde se necesita mejorar.
El auditor debe obtener un entendimiento de los tipos de actividades que la
entidad utiliza para vigilar el adecuado funcionamiento del control interno sobre
la informaci6n financiera, incluyendo, c6mo esas actividades son utilizadas para
imciar acciones correctivas y en el caso de que requiera evaluar la funci6n del de-
partamento de auditoria interna deberi aplicar los procedimientos establecidos en
ct BK:llerfm sO4!fJ Procedindento5 de deditor{ct pcm el eltedio y evaleaci6ri de lct fuaci6ri de dtt-
JZJor/'¢ z.#Jercacz de esta misma comisi6n.

Consideraciones generates
Los factores especfficos del ambiente de control, la evaluaci6n de riesgos, los sis-
temas de informaci6n y comunicaci6n, 1os procedimentos de control y la vigilan-
cia deben considerar los siguientes aspectos:

• Tamafio de la en[idad.
• Caracten`sticas de la indus[ria en la que opera.
 ltl6 Funclamentos de control in{erno

• Orgamz;ii`i('>n clc. la entidad.

• NLi[iir[\leza clel sistema de contabilidad y c[e las tecnicas de control estab|e.

cidas.
• Probleims especi'Iic`o\s clel negocio
• ReqlliLsitos lcJgi`les z`plicflbles

Por ejcmplo, urn eL`tii.ictum de or`qz`nizilci6n con iina delegaci6n formal de au`
toi`iil.`cl, pocli.Ll mi`iclir fa\.orLiblemente cle moclo iinpoilante en el ambiente cle con.
trol cle urn enticl.ict grLmde Sin embiirgo` urn empresa pequefia, con parti€ipaci6n
efec`ti\':` cle[ cluci`io-gel ente, iiori"`lmente no requiere cle procedimentos contables
e.`tenso`s ni clc regiLiti.os cont;ibles sofisticaclos o proceclimien[os de control forma-
1es` tale`` como polf[ic:1.5 escri[as, seguriclzid cle lzi informz`ci6n o procedimientos pa-
ra obtenei- ccttizai`iones competitiv;is
El-e``tablecimiento y. mantenimiento de urn estructi[ra de control interno, re-
pre`sent.1 iim Import;inte responsabilidad de la aclministraci6n, para proporcionar
urn segiirid:icl razomble cle que se logran los objetivos de urn enticlad. La ge-
renciii deheif viLgil.ir cle moclo constante, la estri`ctur.` cle control interno, para de-
terminnr si es[a opei`a clef)idiimi-nte y si se modifica oportunamente, de acuerdo
con los cflmbios en I:`s cc>n(liciones existentes.
El i`oncep[o cle segut-iitad riTzonable reconoce que el costo de I:I estructura de
control intei.no cle urn enticl:`cl, no cleberd exceder los beneficios esperados al es-
tiiblecei.lil.

La efectividacl de I:I estructum de control interno, esta sujeta a limitaciones in-

I
herente``, tales como m[ilos entendidos de jnstrucciones, errores de j.uicio, descui-
do, distracci6n o fatiga persomles, colusi6n entre personas dentro y fuera de la
entidad y si la gerencia h;`ce caso omiso cle ciertas polfticas y procedimientos.
I
Para tener ima mejor comprensi6n de las politicas y procedimie'ntos, el auditor
debel.a obtener conociiiiiento siificjente sobre cada \ino de los elementos de la es-
[iuctura de control intemo, a Craves de experiencias anteriores con la en[idad y de
I
avei.igii:iciones con el personal apropiado, inspecci6n de documentos y registros y
observaci6n de las activic[£icles y operaciones. La naturaleza y alcance de los pro- I
cedimien[os, suele variar de una entidad a oti.a y se ven afectados por el tamafio
y complejidad de la misina, experiencias anteriores, naturaleza de la politica o pro-
cedimiento en particiilar y la document<ici6n existente. I
El fiuditor debei`ii documentar su conocimiento y comprensi6n de la estructura
de control interno, como pzir[e del pi`oceso de planeaci6n de la auditoria. La for-
ma y alcahce de esta documentaci6n se veran influidos por el [amafio y compleji- I
dad de la entid£`d y la n:`turaleza de la estructura de control in[erno de la misma.
++

For ejemplo. h dociimentaci6n de urn empresa grande y compleja, podfa incluir

 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control intemo 187

diagramas de flujo, cuestionarios o arboles de decisiones. En cambio en una enti-

dad pequefia, la doc.umen[aci6n en forma de memorandum, pods ser suficiente.

Evaluaci6n preliminar
En esta etapa, el auditor efecina un analisis general del riesgo implfcito en el tra-
ba`o que va a realizar con objeto de considerarlo en el disefio de sus programas
de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las actividades y caracteris-
ticas especificas de la entidad. EI Boletin 3030, /77gpo#zz72cj.4 rc4zz7.grzzy rj.cfgo de ¢z4cZz.-
/orz'4 de esta comisi6n, define los tipos de riesgo y el efecto que tienen estos en la
planeaci6n y desarrollo de una auditoria de Estados financieros.
Aun y cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo
tanto, aunque cualquier decisi6n es prelininar, el auditor debera primeramente:

a) Comprender el ambiente de control establecido por la administraci6n para

detectar errores potenciales.
b) Describir y verificar su comprensi6n de los procedimientos de control de la
administraci6n incluyendo aquellos relativos a la evaluaci6n de riesgos.
ap, c) Evaluar el disefio de los sistemas de control, para determinar si es probable

que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales
identificados.
d) Formarse un juicio sobre la confianza que podri depositarse en el control
que sera probado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimento general de la estructura
de control interno, estafa capacitado para decidir el grado de confianza que depo-
sitari en los controles existentes, para la prevenci6n y de[ecci6n de errores poten-
ciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditoria se pueden
alcanzar de rnanera mss eficiente y efectiva a Craves de la aplicaci6n de pruebas
sustantivas.
La evaluaci6n final de los procedimientos de control seleccionados, se hard
despu6s de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles>.

EI Procesamiento Electr6nico de Datos (PED) al evaluar

ha estructura del control interno -
Por la inportancia que han adquirido los sistemas de Procesaniento Electr6nico de
Datos (FED) en la infomraci6n contable, asi como el volumen de operaciones pro-
cesadas en ellos, la perdida de huellas visibles y concentraci6n de funci'ones con-
tables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe
coriocer, evaluar y en su caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental
 188 Fundamentos de control interno

del estudio y evaluaci6n del control interno y documentar adecuadamente sus con.
clusiones sobre su efecto en la informaci6n financiera y el grado de confianza que
depositara en los controles. Los lineamientos para llevar a cabo esta revisi6n se esta.
blecen en el Boletin 5080 de esta comisi6n.

Pruebas de cumplimiento y evaluaci6n final

La finalidad de las pruebas de ci`mplimien[o es reunir evidencia suficiente para
concluir si los sistemas de control es[ablecidos por la administraci6n, prevendfan
o de[ectaran y coiTegifan errores potencial€s que pudieran tener un efecto impor-
tante en los Estados financieros. Esta conclusi6n permi[e confiar en el control co-
mo fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el alcance de las pruebas
sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento esfan disefiadas para respaldar la evaluaci6n de la
aparente confiabilidad de procedimientas especfficos de control. La evaluaci6n se ha-
ra determinando si las procedimientos de control estan funcionando de rnanera efec-
tiv{i, segi'm se disehai.on, durante todo el periodo. Estas pniebas pueden implicar el
examen de documentaci6n de transacciones para buscar la presencia o ausencia de
atributos especificos (controles detectivos).
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones se-
leccionadas, se puede determinar una tasa maxima estimada de desviaciones y asi
llegar a una conclusi6n sobre la eficacia de los procedimientos de control durante
el periodo examinando.
Ademds de las pruebas que se describen, es necesano establecer, por indagaci6n
y observaci6n e inspecci6n de documentaci6n, la forma en que la administraci6n se
ha asegurado que el sistema de control contintia operando efectivamente, a pesar de
posibles cambios en el medio ambiente.
Los procedimien[os de auditoria podrian variar si como resultado de las prue-
bas de cumplimiento, se detectan debilidades o desviaciones a los procedimientos
de control.

Comunicaci6n de situaciones a informar

En virtud de qiie las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad
del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacioriadas
con la estructura del control interno se han incrementado, ha sido necesario defi-
nir las situaciones a informar, asf como la forma y contenido de dicho informe.
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al Canto de los asuntos re-
lacionados con el control intemo, que pueda ser de inteies para el cliente, los cua-
les se identifican como situaciones a informar. Estas situaciones son asuntos que
 13050. Estudio y evaluaci6n del control intemo 189

ditor y que en su opini6n deben comunicarse al clien-

ts, 7.. eflciencias importantes en el disefio u operaci6n de la
estructura de C6fmul-I._ ?mo, que podrfan afectar negativamente la capacidad de
la organizaci6n para registrar, procesar, resumir y reportar informaci6n financie-
ra uniforme con las afirmaciones de la administraci6n en los Estados financieros.
Tales deficiencias pueden incluir diferen[es aspectos del control interno.
Esta comunicaci6n se debe hacer con personas de alto nivel de aiitoridad y res-
ponsabilidad, tales como el Consejo de administraci6n, el duefio de la empresa o
con quienes hayan contratado al auditor, preferentemente por escrito y deberi do-
cumentarlo en los papeles de trabajo.
El obi.etivo del auditor en una auditoria, es emitir una opini6n sobre los Esta-
dos financieros de la en[idad, por lo qiie no tiene la obligaci6n de investigar y en-
contrar situaciones a informar. Sin embargo, debe estar al tanto de ellas, a traves
de la evaluaci6n de los elementos de la estructura del conti.ol interno, de la apli-
caci6n de procedimien[os de auditoria sobre saldos o transacciones o de alguna
otra manera dentro del curso de la revisi6n.
El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar` van`a en cflda tra-
bajo y esta influenciado por la naturaleza y extensi6n de los procedimientos de au-
diton`a y otros factores, tales como el tamafio de la entidad, su complejidad y la
naturaleza y diversificaci6n de sus actividades.
Como parte de su trabajo, el auditor debe ademis, proporcionar sugerencias
que permitan mejorar la estructura de control interno existente.
La existencia de j;'*!4¢f!.o%ff a z.#/or7"4r en relaci6n con el disefio y operaci6n de
la estructura de control interno, representa una decision consciente de la gerencia,
en donde esta debera comparar el grado de riesgo que implica dicha debilidad
contra los costos a incurnr necesarios para implementar las medidas correctivas,
por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a
los costos a ser incumdos y los beneficios relacionados. Para que la administraci6n
tenga conocimiento de tales deficiencias y de sus posibles riesgos, el auditor debe
decidir ouando es necesario reporcar un asunto peri6dicamente o en su caso debera
evaluar si a causa de cambios en la gerencia, o sinplemente por el paso del tiempo,
es apropiado y oportuno reportar tales asuntos nuevamente.

Forma y contenido del informe

El informe debe contener:
La indicaci6n de que el prop6sito de la allditon'a es el de emitir una opini6n
sobre los Estados financieros y no el de proporcionar una seguridad del funciona-
miento de la estrucrura del control interno.
190 Fundamentos de control interno

Los aspectos considerados como "situaciones a informar".

Las restricciones establecidas para la distribuci6n de tal comunicaci6n.
Dado el riesgo de interpretaciones err6neas con respecto al grado limitado de
seguridad, al afirmar que no se identificaron "situaciones a informar" durante la au.
ditorfa, el auditor debera evaluar cuidadosamente esta situaci6n antes de incluir ta|
aseveraci6n en su informe.
El auditor debera considerar si debe comunicar los asuntas importantes duran`
te el curso de la auditoria o al concluirla, en funci6n de la urgencia de una acci6n
correc[iva inmediata.
El contenido de este boletin no limta al auditor de la posibilidad de comuni-
car a su cliente situaciones y sugerencias con respecto a actividades que van mas
alla de los asuntos relacionados con la estructura del control interno.

VIgencia
Este boletin entr6 en vigor a partir de su promulgaci6n oficial por el Comite Eje-
cutivo Nacional del Instituto Mexicano de Contadores "blicos, A.C.

APENDICE: I.
FACTORE:S DE:L AMBIENTE DE CONTROL

Introducci6n
Este apendice explica mss ampliamente los factores del ambiente de control, iden-
tificados en el parrafo 7 del Bole[in.

Fllosofia y cstilo de la administraci6n

La filosoffa y estilo de operaci6n de la administraci6n, incluyen una amplia gama
de caractenisticas, entre otras las siguientes: enfoque para asumir y vigilar los ries-
gos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la informaci6n financiera, in-
i
cluyendo el enfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de utilidades y otros
aspectos financieros y operativos. Estas caracteristicas influyen sustancialmente en I
el ambience de control, sobre todo cuando unas cuantas personas dominan la ad-
ministraci6n, independientemente de las consideraciones que se den a otros facto-
res del propio ambiente de control. I
I
 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control interno 191

Estructura de organizaci6n
La estructura de organizaci6n de una entidad proporciona el marco general para
planear, dirigir y controlar las operaciones. Una estriictura adecuada abarca la for-
ma y naturaleza de las areas de la entidad, incluyendo el procesainiento de datos
y las relaciones jerarquicas respectivas. Ademas, deberi asignar de manera adecua-
da la autoridad y responsabilidad dentro de la entidad.

Comite de auditoria
Los cornites de auditoria son nombrados por el Consejo de administraci6n y tienen
un papel preponderante en vigilar el cumplimiento de las polfticas y pricticas con-
tables y de informaci6n financiera de la entidad. El comit€ debe apoyar al Conse]o
de administraci6n en sus responsabilidades y ayudar a mantener una comunicaci6n
directa entre el consejo y los auditores extemos.

Metodos de asignaci6n de autoridad y responsabllidad

Estos metodos afectan la comprensi6n de las relaciones jerirquicas y las responsa-
bilidades establecidas dentro de la entidad. Los metodos para asignar autoridad y
responsabilidad incluyen entre otros aspectos, los siguientes:

• Politicas sobre asuntos tales como pricticas de negocios, conflictos de inte-

res y c6digo de conducta.
• .Asignaci6n de respousabilidades y delegaci6n de autoridad para tratar asuri-
tos tales como metas y objetivos de la organizaci6n, funciones operativas y
requisitos legales.
• Desenpci6n de puestos de los empleados, delineando funciones especificas,
relaciones jerirquicas y restricciones.
• Documentaci6n de los sistemas de c6mputo, indicando los procedimientos
para autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

Mctodos de control adm€nistrativo

Estos metodos afectan el control directo de la administraci6n sobre la autoridad de-
legada a otros, asf como su capacidad para supervisar efectivamente las activida-
des de la entidad en general. Los m€todos de control administrativo incluyen, entre
Otros:
• Establecimiento de sistemas de planeaci6n y reportes de informaci6n que
establezcan los objetivos de la administraci6n y los resultados del desempe-
flo real. Tales sistemas podrin incluir planeaci6n estrategica, presupuestos,
 192 Fundamentos de control interno

pron6sticos, planeaci6n de utilidacles y contabilidad por areas de responsa`

bilidad.
• Establecimiento de metodos que identifiquen el desempefio real y las ex.
cepciones al desempefio planeado, asi como la comunicaci6n a los niveles
administrativos apropiados.
• Utilizaci6n de m€todos apropiados para investigar desviaciones respecto a
las expectativas y tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.
• Estableciiriento y vigilancia de polfticas para desarrollar y modificar los siste-
mas contables y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, mo-
dificaci6n y uso de programas de c6mpu[o y archivos de datos relacionados.

Funci6n de auditoria interna

La fimci6n de auditoria interna en una entidad, S±j±Pa±S!i]£id;±dj!±4S|2S!=4!£±±SJEL
permi[e examinar y evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura del contr
imemoT----------___`.-----`^-.---

var a cabo su funci6n.

Polfticas y pricticas de personal

Estas politicas y practicas afectan la capacidad de una entidad para emplear perso-
nal competente que le pemita lograr sus metas y objetivos. Incluyen los procedi-
mientos y politicas para contratar, Capacitar, evalllar, promover y compensar a los
empleados, asi como para proporcionarles los iecursos necesarios para que pue-
dan cumplir con sus responsabilidades asignadas.

Influencias externas
Estan representadas por actores ajenos a la entidad, que afectan las operaciones y
practicas de la rmsma. Incluyen los requisitos de vigilancia y cumplimiento estableci-
dos por organismos reguladores y la evaluaci6n efectuadr por terceros, de las ac-
ciones de la entidad. Aunque las influencias externas suelen estar fuera de control
de la entidad, podran aiimentar la conciencia y actitud de la administraci6n h-acia
la conducci6n e informaci6n de las operaciones y hacer qiie se establezcan proce-
dimientos o politicas especificas de control interno al respecto.
 Boletin 3050. Estudio y evaluaci6n del control interno 193

APENDICE 11.
SITUACIONE:S A INFORMAR

Como se indic6 en la pagina 190 de este boletin, 1a "comunicaci6n de situaciones

a informar", son asiintos que llaman la atenci6n del auditor, pues representan de-
ficiencias importantes en el disefio y operaci6n de la estructura del control interno,
que a su juicio podrian afec[ar negativamente la capacidad de la organizaci6n
para registrar, procesar, resumir y reportar informaci6n financiera consistente con
las afirmaciones de la admimstraci6n sobre los Estados financieros. Los siguientes
son ejemplos de posibles "siruaciones a informar". Se presentan agrupadas por ti-
po de deficiencia y situaciones especificas dentro de cada una de ellas.

Deficiencias en el disefio de la estnictura del control inferno

• Disefio inadecuado de la estructura del control interno en general.
• Ausencia de una adecuada segregaci6n de funciones, acorde con los objeti-
vos de control establecidos.
• Falta de revisi6n y aprobaci6n adecuada de las transacciones, p6lizas con-
tables o repor[es emitidos.
• Procedimientos inadecuados para la evaluaci6n y aplicaci6n adeciiada de
principios de contabilidad.-
• Medidas deficientes para la protecci6n de activos.
• Ausencia de t6cnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efec-
tuadas.
• Fallas en el disefio del sistema para suministrar informaci6n completa y co-
rrecta, congruente con los objetivas y necesidades de la entidad.

Deficiencias en ha operaci6n de ha estructura dd control intenio

• Deficiencias en los con[roles establecidos para la prevenci6n y detecci6n de
omisiones en la informaci6n contable.
• Fallas en el sulninistro de iriformaci6n completa y correcta de acuerdo con
los objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplica-
ci6n de los procedimientos de control.
• Violaci6n intencional de los controle§ establecidos, por parte de personal de
alto nivel jerirquico, en detnmento de los objetivos de control.
• Fallas en la protecci6n de los activos contra perdidas, dafios o uso indebi-
do de los mismos.
• Fallas en la ejecuci6n de funciones que son parte de la estructura del con-
trol intemo, tales como preparaci6n o revisi6n oportuna de conciliaciones.
194 Fundamen[os de control interno

• Aplicaci6n indebida de principios de contabilidad con la in[enci6n de dis.

torsionar la informaci6n financiera.
• Falta de adhesi6n a las politicas y procedimientos establecidos por la admi_
nistraci6n.
• Falta de capacidad y entrenamiento de los empleados o funcionarios para
el adecuado desarro[lo de sus actividades.

Cha
• Fallas en el seguimiento y correcci6n de deflciencias de control interno pre-
viamente reportadas.
• Transacciones importantes con partes relacionadas no reveladas.
• Falta de obje[ividad de los responsables en la toma de decisiones contables

y de informaci6n financiera.
• Declaraciones incorrectas por parte del personal del client€ hacia el auditor.

APENDICE Ill.
EJE:MPLO DE CARTA INTRODUCTORIA AL INFORME
SOBRE ASUNTOS RELACIONADOS CON IA
ESTRUCTURA DE:L CONTROL INTE:RNO

AI Consejo de administraci6n

En relaci6n con nuestro exanen de los Estados fmancieros de

por el afro teminado el
mos evaluado la estructura de control interno de la compain'a, inicanente
hasta el grado que consideramos necesario para tener rna base sobre la cual
determinar la naturaleza, extension y oportunidad de las pruebas de andito-
ha, aplicadas en nuestro examen de los Estados financieras de la compafiia.
Nuestra evaluaci6n de la estructura de control interno no comprendi6 un
estudio y evaluaci6n detallada de ninguno de sus elementos y no fue ejecu-
tads con el prop6sito de desarrollar recomendaciones detalladas o evaluar la
 Boletin 5030. Metodologfa para el estudio y evaluaci6n del control intemo 195

IaT-
eficacia con la cual la estructura de control interno de la compafu'a pemte
prevenir o detectar todos las errores e irregulandades que pudieran ocurrir.
Los asuntos tratados aqui fueron considerados durante nuestro examen y no
modifican nuestra opini6n fechada el sobre dichos Estados fi-
nancieros. El informe adjunto tambien incluye comentarios y sugerencias con
respecto a otros asuntos financieros y adminis[rativos, los cuales notamas du-
rante el curso de nuestro examen de los Estados financieros.
Todos estos comentarios se presentan como sugerencias constructivas pa-
ra la consideraci6n de la Administract6n, como parte del proceso continuo de
modificaci6n y mejoramiento de la estnictura de control interno existente y
de otras practicas y procedimientos administrativos y financieros.
Este informe es para uso exclusivo de la Administraci6n de la compafu'a
y no debe ser utilizado con ningtin otro fin.
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesfa y cooperaci6n
extendida a nuestros representantes durante el curso de su trahajo. Nos agra-
dan'a discutir estas recomendaciones en mayor detalle, de ser necesario y asi-
mismo, proporcionar la ayuda necesaria para su implantact6n.

Muy atentamente.

Nof¢.. Si este informe se einite intes de que la auditon`a se complete. el final del ler.
parrafo debe modifLcarse, indicando:
"... Los asuntos tratados aquf serin cousiderados por nosotros durante el resto de

nuestro examen. "

Generahidades
1. El esfudio y evaluaci6n del control intemo debe realizarse para cumplir con la
norma de ejecuci6n del trabajo que establece que: "El auditor debe efectuar un
estudio y evaluaci6n adecuados del control intemo existente".
196 Fundamentos de control intemo

2. EI Boleti'n 3050, Er/z/cJ;a 7 a"tz/#¢cj.o'# cde/ fo»fro/ j.7zJer7go cubre aspectos conceptua.
Ies e incorpora el termino "estructura del control interno". Los procedimientos
recomendados para su estudio y evaluaci6n, quedan cubiertos en este boletin
y su apendice I.

Objetivo
3. El ob)etivo de este boletin es dar a conocer los procedimientos de auditon`a re-
comendados para llevar a cabo y documentar el estudio y evaluaci6n del con-
trol interno durante el proceso de planeaci6n de una auditoria de Estadas
financieros.

Alcance y limitaciones
4. Los procedinuentos sefialados en este boletin son aplicables al estudio y eva-
luaci6n de la estructura del control interno, cuando estos se realizan como par-
te de una auditon'a de estados financieros, corforme a las normas de auditoria
generalmente aceptadas.
5. Existen diversos enfoques validos para llevar a cabo dicho estudio y evalua-
ci6n, que pueden ser aplicables seg`in el criterio del auditor.

Proredhientos recomendados para el estudio y evaluacl6n

de los elemcntos dc la estructura del control intemo
6. En el Boletin 3050 se definen "los elementas de la estmctura del control interno"
y se establecen los procedimientos normativos aplicables a su estudio y evalua-
ci6n, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoria, por
lo que el auditor deberi adquirir una comprensi6n suficiente de cada uno de
esos elementos, para planear la auditoria de Estados financieros de la entidad.
Ese conocimiento deberi incluir el disefio de politicas, procedimientos y regis-
tros relevantes y evidencia de que la entidad los ha puesto en marcha.
7. EI Boletin 3050 establece que los elementos de la estmctura del control inter-
no, son los cinco siguientes:

a) El ambiente de control.
b) ha evaluaci6n de riesgos.
c) Los sistemas de informaci6n y comunicaci6n.
d) Los procedimientos de control.
e) La vigilancia.
 Boletin 5030. Metodologia para el estudio y evaluaci6n del control intemo 197

El ambiente de control
8. EI Boletin 3050 Ej;#J;a y ee+zz/A4c7cz'o`72 de/ fo72/ro/ ;#fe7':Izo define el ambiente de con-
trol como la combinaci6n de factores que afectan las politicas y procedimien-
tos de una entidad, fortaleciendo o debilitando los controles. Algunos de estos
factores son los siguientes:
a) Actitud de la administraci6n hacia los controles intemos establecidos.
b) Estructura de organizaci6n de la entidad.
c) Funcionamiento del consejo de administraci6n y sus comites.
d) Metodos para asignar autoridad y responsabilidad.
e) Metodos de control admmistrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las polfticas y procedimientos, incluyendo la funci6n de la
auditoria intema.
f) Polfticas y pricticas del personal.
g) Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de la entidad.

9. Las caracten'sticas personales, filosofia y forma de pensar de las personas que

integran la administraci6n y la forma en la que se asigna la responsabilidad en
una entidad tienen gran influencia en lo razonable de la informaci6n que se pre-
senta en los Estados financieros, en la confianza en los sistemas contables y en
la efectividad de los controles intemos. Si las acciones de la administraci6n no
promueven un ambiente de control favorable, y la asignaci6n de responsabili-
dades no es apropiada, es nds probable que los subordinados cometan eiTores
y que, en general, exista falta de interes hacia los controles internos.
10. Para planear la auditon'a se necesita obtener un conocimiento suficiente del
ambiente de control. Este conocimiento comprende las condiciones bajo las
que estan disefiados, se implementan y funcionan, tanto el sistema contable de
la entidad como sus procedimientos de control. Basado en este conocimiento,
el auditc)r debe evaluar si el ambiente promiieve sistemas contables conflables
y procedimientos de control efectivos.
11. Si basado en su conociniento del ambiente de control, el auditor tiene dudas fun-
dadas respecto de la efectividad de la estructura del control intemo, juzgari si es
adecuado o no confiar en ella durante la auditoria. Si el auditor concluye que el am-
biente del control promueve un control intemo efectivo, se puede confiar en los
controles durante la auditoria, siempre y cunndo estos se prueben y sean efedivos.
12. El ambiente de control es el resultado conjunto de diversos factores que inci-
den en la efectividad global del control intemo. Para evaluar adecuadamente
los factores del ambiente de control, el auditor deberi investigar y documentar
en sus papeles de trabajo lo siguiente:
198 Fundrmentos de control interno

Actitud de la administraci6n hacia los controles infernos establecidos

A. Caracteristicas e integridad de la administraci6n, asi como su habllidad en el de.
sarrollo de sus fLinclones,
13. Entre algunas de las cuestiones que se deben considerar, estan: la posible parti-
cipaci6n de la administraci6n en actos ilegales; actitud de la administraci6n para
aceptar riesgos anormales de alto nivel en la Coma de decisiones; distorsi6n en
los Estados financieros; cambios continuos de bancos, abogados o auditores; y,
conociiniento por parte del auditor de diflcultades personales significativas u
otras influencias en quienes integran la administraci6n, que pudieran afectar ad-
versamente su integridad, actitudes o desempefio.
14. Asimismo, el auditor debefa preguntarse si la administraci6n ha faltado en su
obligaci6n de contratar personas de buena reputaci6n y apropiadas a las nece-
sidades de la entidad; si la administraci6n esta concentrada en una persona o
en un grupo pequefio; si existe alguna persona que sin ser accionista, in tener en
la entidad un puesto ejecutivo, ejerza influencia significativa en los asuntos de la
entidad; y si han ocumdo cambios impor[an[es e inesperados en los miembros de
la administraci6n.

8. Com|)romiso de ha administraci6n sobre lo razonable de los Estados financieros.

15. Se debera investigar por el auditor si la administraci6n de la entidad aplica
agresivamente los principios de contabilidad, si se rehusa a aceptar y registrar
las ajustes de auditon'a o si busca distorsionar los resultados o mostrar un cre-
cimiento consistente en las utilidedes, en ausencia de un incremento real. El
auditor tambien debera considerar la probable existencia de un ntimero signi-
ficativo de transacciones con partes relacionadas fuera del curso normal de los
negocios; si se observan operaciones sin una justificaci6n econ6mica sustancial
(en el periodo pasado o en el actual); y, si la entidad esta planeando o ,nego-
ciando financiamientos nuevos o de importancia tal que sus terminos puedan
influir en los resultados financieros.

C. Compromiso de la administracl6n para disefiar y mantener sistemas contables y

controles infernos eftctivos.
16. Existen algunas preguntas que el auditor debe contestarse para definir si sus
preocupaciones son validas, tales como: si la administraci6n muestra falta de
inter€s por las deficiencias que lleguen hacerse de su conocimiento en los sis-
temas de contabilidad y en los procedimientos de control; si estan establecidas
y se comunican adecuadamente las politicas de la entidad con respecto a prac-
ticas de negocios, coriflicto de intereses y c6digo dc conducta y si se han es-
tablecido procedimientos que prevengan actos ilegales.
Boletin 5030. Metodologfa para el estudio y evaluaci6n del control intemo 199

17. Otras situaciones que se deben documentar con respecto a este punto, son las
apreciaciones del auditor relatrvas a si la administraci6n efecttia un seguimien-
to adecuado de problemas sobre resultados financieros o de variaciones con-
tra presupuesto.
18. Tambien, el auditor debefa observar si la rotaci6n es alta en puestos clave; si
las descripciones de labores y responsabilidades de preparaci6n y emisi6n de
informes se ban establecido con claridad y comunicado efectivamente; si el
cliente frecuentemente no cumple con sus fechas de cierre o fechas linite; y,
si en auditon`as antenores, cerca del fin del ejercicio, se ha determinado un nth-
nero significativo de errores o correcciones a los registros contables.

Estmctuna de ha organdzacl6n de la entidad

19. Las estructuras de la organizaci6n y de la administraci6n general deben proporcio-
nar una base efediva pan la planeaci6n, ejecuci6n y control de las operaciones de
la entidad y para la emisi6n de informaci6n. ha naturaleza de esa organizaci6n
y la estructura de la administraci6n, pueden ser indicativas de un lnayor o menor
riesgo o de deficiencias potenciales importantes en el ambiente de control.
20. Con respecto a la estructura de organizaci6n, el auditor debefa cousiderar lo
apropiado de esta con respecto a la industria y al tamafio y naturaleza de la
entidad; adicionalmente, se considerara si los recursos humanos y materiales
de las areas de finanzas, contabilidad y PED son adecuados.
21. Para poder responder a lo anterior, el auditor tendri que evaluar si la estructu-
ra es muy compleja; si la entidad ha tenido un ripido crecimiento y c6mo lo
ha enfrentado; si se han adquindo recientemente otras entidades; y si se tiene
un gran ndmero de subsidiarias descentralizadas. Asimismo, sera necesario que
el auditor evaltie la complejidad de la estructura de informaci6n.
22. Con respecto a la estriictura de la administraci6n, el auditor debe evaluar si la
supervisi6n y control son adecuados, tomando en consideraci6n el tamafio y
naturaleza de la entidad.
23. Para lograr lo anterior, el auditor deberi analizar si la supervisi6n y el segui-
miento de las operaciones descentralizadrs o dispersas geogfaficamente son
adecuadas y si e ste suficiente supervisi6n y control de las operaciones de
PED, especialmente cuando estas estan descentralizadas.

Funclonamlento del Consqjo de adm]nlstraci6n y sus comitds

24. El auditor debefa verificar si el Cousejo de administraci6n ha delegado algunas
de sus funciones en un consejo directivo o en un comite de auditon'a y si este
es adecuado al tamafio y naturaleza de la entidad.
200 Fundamentos de control interno

25. Para poder verificar el funcionamiento del Consejo de administraci6n y, en su

caso, del Comite de auditoria, el auditor debera evaluar la experiencia y repu.
taci6n de sus miembros, si estos se retinen regularmente para establecer objeti`
vos y politicas, revisar el desempefio de la entidad y tomar acciones adecuadas,
y si se preparan oportunamente y firman las minutas de las juntas.
26. El auditor tambien deberi revisar si las funciones y responsabilidades del conse.
jo (o comite) con respecto a los Estados fmancieros, estan establecidas; y si ese
consejo (o comite) [iene suficiente autoridad y recursos para cumplir adecuada-
mente sus funciones de vigilancia del proceso de la informaci6n fmanciera.
27. El auditor evaluafa el grado de conociiniento que el consejo (o comite) tiene
de las operaciones de la entidad y si se toman las acciones adecuadas con res-
pecto a las deficiencias reportadas por auditoria externa en la estructura de|
control interno. Adicionalmente, se debe definir si el comite (o consejo) se reti-
ne con los auditores extemos y con el consejo de administraci6n con una ade-
cuada periodicidad.

Metodos para aslgnar autoridad y responsabmdad

28. De acuerdo al tamaho y naruraleza de la entidad, se debefa evaluar lo adecua-
do de la asignaci6n de autoridad y responsabilidad.
29. Como principio basico para que toda entidad funcione eficientemente, es ne-
cesario contar con lineas bien definidas de autoridad y responeabilidad en ca-
da uno de los diferentes niveles y puestos admilustrativos y operativos. Para
evaluar esto, €1 auditor debera considerar los metodos que utiliza la adminis-
traci6n para dirigir y vigilar la planeaci6n, desarrollo y manteminiento electivo de
los sistemas de contabilidad y procedimientos de control; si se ha comumcado
claramente el alcance de la autoridad y responsabilidad del personal en cada uno
de los niveles y puestos; si es adecuada la documentaci6n de las politicas de
procesamiento de datos y si es suficiente el nivel de comunicaci6n entre las
areas de contabilidad y PED. Los siguientes son ainbutos necesarios para la
adecuada asignaci6n de autoridad y responsabilidad

a) Los objetiv6s generales y particulares de la entidad, deben ser dados a co-

nocer de manera clara y comprensible al personal de cada una de las fun-
clones o areas establecidas para lograr dichos objetivos. Lo anterior evitara
la duplicidad de funciones y la invasi6n de lineas de autoridad.
b) Para oumplir sus objetivos, se debe contar en la entidad con un organigra-
rna general y particular de cada una de las areas establecidas en ella, con
lo cual se lograra la definici6n de cada uno de los departamentos y jerar-
quias dentro de la organizaci6n.
 del control intemo 2oi
Boletin 5030. Metodologia para el estudio y evaluaci6n

c) Se deben tener en la entidad descripciones de puestos de los empleados,

delineando funciones especificas, relaciones jerarquicas y restricciones, es-
tableciendo claramente quien tiene responsabilidad y quien autondad sobre
las diversas ` actividades.
d) Deben tenerse en la entidrd politicas por escrito que esten en armoni'a con sus
obietivos sobre asuntos tanto de cafacter extemo como intemo, tales como:
• Practicas de negocios.
• Corflicto de intereses.
• C6digo de conducta.
e) Documentaci6n de los sistemas de c6mputo, indicando los procedimientos
para autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

Metodos de control administrativos

30. Se deberan evaluar los metodos de control empleados por la administraci6n
ejecutiva para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos
del negocio, incluyendo la funci6n de auditoria intema. Entre los aspectos que
el auditor debera considerar al evaluar estas metodos estan.

a) I.a existencia de un proceso formal de planeaci6n y presupuesto como he-

rramienta para vigilar los resultados y objetivos del negocio. Si el presupues-
to esta bien preparado; si se prepara por personal de nivel adecuado que
conozca todas las areas del negocio y si realmente la administraci6n lo utili-
za, analizando las variaciones importantes, obteniendo las explicaciones sa-
tisfactorias de estas e implementando las medidas correctivas necesarias, el
resultado es un metodo de control efectivo, en lugar de un elemento de pre-
si6n anormal dentro de la orgaliizaci6n para, por ejemplo, 1a obtenci6n de
utilidades, 1o que aumentarfa el riesgo de errores en los Estados financieros.
b) La existencia de un departamento de auditon'a intema. Si lo hay, se debefa
considerar si este realiza actividades que pueden atenuar situaciones de ries-
go en el ambiente de control (por ejemplo, pruebas de controles); si este de-
partamento tiene una actitud objetiva en la realizaci6n de sus funciones y si
reporta al nivel adecuado (por e)ernplo, al cousejo de administraci6n).

31. Tambien se debefa documentar la evaluaci6n de la competencia y entrena-

miento del personal del departamento de auditoria interna; si ese personal do-
cumenta la planeaci6n y desarrollo de su trabajo en programas de auditoria y
papeles de trabajo, y si la administfaci6n toma medidas adecuadas para corre,
gil las situaciones de las que le informa ese departamento.
202 Fundamentos de control int€rno

Politicas y practicas de personal

32. Es ampliamente aceptado que contar en la entidad con politicas y pr`ocedirmen.
tos claros que incliryan reclutarmento, contrataci6n, inducci6n, evaluaci6n, capa`
citaci6n, promoci6n, compensaci6n, asf como razones para la separaci6n de|
persoml, afectan la informaci6n financiera y mimmizan el riesgo de fraude en ella.
El establecimiento de un c6digo de conducta que se divulgue y vigile su cumpli.
miento debe tambien formar parte de las poh`ticas de pricticas de personal
33. En el establecimiento de los sistemas de control interno se debe poner espe-
cial atenci6n al area de personal o recursos humanos, ya que ning`in control
que se establezca sera efectivo si el personal que lo opera no cuenta con un
nivel de alta moralidad y no se encuentra apropiadamente compensado. Dado
que los sistemas los oper:in personas, estas pueden con I.elativa facilidad vul-
ner<ir cualquier pimto de control e incluso modificar los procedimientos pro-
gramados y provocar errores e irregularidades en el registro y control de los
activos y operaciones de una entidad.
34. Lfl entidad debe:

a) Contar con procedimientos y politicas por escrito para reclutar, contratar,

capacitar, eva[uar, promover, compensar y proporcionar al personal los recur-
sos necesarios para que pueda cuinplir con sus respousabilidades asignadas.
b) Contar con descripciones de trabajo adecuadas para cada puesto.
c) Contar con canales adecuados de comunicaci6n hacia todos los niveles de
personal que proporcionen un flujo oportuno y eficiente de informaci6n
de caracter general, de negocios, tecnica, etcetera.
d) Man[ener un programa pen6dico (por ejemplo, anual) de revisi6n de los
conceptos sefialados en el inciso anterior.

Influenclas extemas quc afecten las operaciones

y pricticas de la entidad
35 I,a entidad debe contar con canales de comumcaci6n con sus clientes, proveedo-
res, acreedores fmancieros, etc., que le permitan recibir informaci6n relativa a las
transacciones I.ealizadas con ellos. Asinusmo, deben tenerse establecidos procedi-
mientos para asegurar que personal independiente al area afectada (por ejemplo,
personal de auditon'a intema) de un adecuado seguimiento a las comunicaciones
recibidas, para deterininar en su caso, las correcciones y/o acciones necesarias.
36. I,as influencias extenas suelen ser ajenas a ha entidad, sin embalgo, mantener abier-
tos canales de comunicaci6n con terceros, tales como: un departamento de aten-
ci6n a clientes o quejas y programas para medir el mvel de satisfacci6n de
clientes, pueden ayudar a la adininistraci6n a identificar deficiencias de control,
 Boleti`n 5030. Metodologfa para el estudio y evaluaci6n del control intemo 2o3

37. Como parte de las influencias extemas deben cousiderarse reglamentaciones

especificas de la industria, eventos econ6micos externos, el desarrollo tecnol6-
gico, etc. que pueden requerir el establecimiento de controles internos para
asegurar la protecci6n de los activos o bien, el cumplimiento con las leyes y
reglamentos a que esfa sujeta la en[idad.

ha evaluaci6n de riesgos
38. Eventos o circunstancias externas o internas como pueden ser: cambios en
principios de contabilidad, lanzamiento de nuevos productos, cambios en per-
sonal, etc., traen consigo nuevos riesgos, por lo que la administraci6n de la en-
[idad debe estar preparada para afrontarlos.
39. El auditor debe evaluar cuales son los procedimientos que ayudan a la entidad
para identificar, analizar y administrar los riesgos, y c6mo mide su impac[o en
la informaci6n financiera. El tomar decisiones de negocios, como puede ser el
ampliar las lineas de credito para ob[ener mss clientes, puede traer consigo un
problema potencial de cuentas incobrables, que debe ser neutralizado a traves
de procedimientos de control mas rigurosos, por ejemplo, mediante analisis de
creditos mss estrictos.

Los sistemas de informaci6n y comunicaci6n

40. Los sistemas de informaci6n contable cousisten en las polfticas, metodos y regis-
tros establecidos para identificar, reumr, analizar, clasificar, registrar y producir in-
formaci6n cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econ6Inica.
Los sisternas de comunicaci6n se refieren a los medios y formas de que se sirve
la admimstraci6n para comunicar a las distintas areas que integran a la entidad,
sus funciones y respousabilidades relativas al control interno.
41. El auditor debera obtener un conocimiento general del sistema contable y de
los medios y formas que utiliza la administraci6n para comunicar a las distin-
tas areas de la organizaci6n las funciones y responsabilidades de cada una de
ellas, relacionadas con la operaci6n del sistema de control interno. Ese cono-
cimiento le permitira al auditor identificar los riesgos especificos asociados con
el control interno y desalTollar un plan de auditoria adecuado. El auditor tambien
debera obtener un adecuado conocimiento de los registros y procedimientos es-
tablecidos en la entidad para identificar, reunir, anal]zar, clasificar, registrar, proce-
sar, resumir e inforrmr Las transacciones importantes y dstmguir enti.e estas y
aquellas que se procesan sistematicamente y las que no.
42. La informaci6n necesaria puede obtenerse, como parte del proceso de planea-
ci6n, de platicas con las gerencias de finanzas y de procesamiento de datos,
con la asesorfa de un especialista en computaci6n, cuando asf se requiera.
 204 Fundamentas de control interno

43. El uso de computadoras es un elemento importan[e en el proceso de la infer

maci6n contable, independientemente del tamafio de la entidad. Para determi.
nar la naturaleza y el grado de conocimientos que se requiere sobre el uso de
computadoras, y la necesidad de ayuda de un especialista, el al`ditor debefa
determinar el grado de utilizaci6n que hace el cliente de esos equipos y docu.
mentar sus conclusiones sobre el efecto del PED en sus pruebas de auditon'a.
Los lineamientos para llevar a cabo esta revisi6n se establecen en el Bole[in 508o,
Efroo] del Proce]timiento F,hatr6nico de Dato5 (FED) eel el exdmeri del comrol imerrio.
44. Para evaluar el uso de las computadoras por la entidad, el auditor debe obte.
ner conocimiento sobre:

a) El grado en que se utilizan.

b) La complejidad del entomo, considerando el grado de transformaci6n de la
informaci6n y el volumen de operaciones que se procesan en el PED.
c) La importancia de los sistemas de computaci6n para la entidad.

45. En entidades en las que se considere que la computaci6n es dominante, el au-

ditor debe obtener un adecuado conocimiento de los sistemas contables que
son procesadas en PED, el entorno, la estrucrura de los controles y las comu-
nicaciones que se realizan mediante computadora, En aquellas en[idades en
que el uso de la computadora no es intenso, debera obtenerse por el auditor
un conocimiento general de los sistemas contables, incluyendo los sistemas
operados manualmente.
46. El punto de partida para conocer el sistema contable, es el mayor general y las
principales aplicaciones (subsistemas que son procesados tanto en computado-
ra como manualmente) que lo alimentan y tienen un efecto importante en el.
Estas aplicaciones incluirin ti'picamente lo siguiente:
• Ordenes de compra y recepci6n.
• Contabilizaci6n de inventarios y costos.
• Cuentas por pagar y pagos de €stas.
• Pedidos, embarque y facturaci6n.
• Cuentas por cobrar y cobros de estas.
• Con[abilizaci6n de gastos.
• Contabilizaci6n de activos fijos y depreciaci6n.
• N6minas.

47. El auditor deberi preparar una lista de las aplicaciones contables mas importan-
tes (por ejemplo, ventas/cuentas por cobrar, inventarios/costo de ventas, etc.) y
de las cuentas de los Estados financieros con las que se relacionan; posterior-
mente, por cada aplicaci6n debera:
Boletfn 5030. Metodologia para el estudio y evaluaci6n del control interno 2o5

a) Elaborar una breve descripci6n general que incluya el prop6sito de la apli-

caci6n (incluyendo su imponancia relativa en las operaciones del negocio);
el enfoque para el control del sistema (controles del usuario y programados).,
funci6n en el inicio de las trausacciones, control de movimientos e historia
de los errores de proceso.
b) Describir el perfil de la aplicaci6n mediante la determinaci6n de los voldme-
nes aproximados de las transacciones; seinlar si el programa de c6mputo es
de desarrollo interno o comprado y en que lenguaje se formul6; indicar la
naturaleza del procesamiento (en linea o por lote) y describir el nivel de
complejidad del procesamiento.
c) Definir las funciones clave del procesamiento del sis[ema y la frecuencia de
su uso (por ejemplo, diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.) Ta-
les funciones pueden ser:
• Preparaci6n de facturas, 6rdenes de compra, etcetera
• Actualizaci6n de archivos maestros.
• Emisi6n de informes para la administraci6n.

d) Identificar y documentar el flujo de las operaciones a traves del sistema que

incluya lo siguiente:

• Entradas clave (fuentes de entrada).

• Salidas clave (reportes, archivos y los usos de cada uno).
• Bases de datos y archivos maestros importantes.
• Conexiones con otros sistemas.

e) Verificar la historia del sistema, sefialando las fechas o periodos en que se

adquiri6 la instalaci6n y en las que se hicieron, en su caso, modificaciones
inportantes al msmo.
48. Cuando existe un entorno dominante de computadoras o se trata de una enti-
dad con mdltiples ambientes de procesamiento, se deberi efectuar un analisis
mas profundo, a efecto de evaluar mejc>r su inpacto en el proceso contable
(vea± Bohetim 5080, Efecto] del ProceSdmiento Electrdnico de Datos (PED) en el exarneri
del control intermoi).

49. Al evaluar cada sistema, se deben considerar tfpicamente aspectos tales como.
a) La importancia de las transacciones procesadas y los saldos de las cuentas
relacionadas.
b) La posibilidrd de un aumento en el riesgo de errores, por ejemplo:
• Si el sistema procesa transacciones complejas o controla el movilmento
de activos.
206 Fundamentos de control intemo

• Cambios significativos en el sistema o en el personal clave que lo opera.

• Historia de errores observados en el proceso, especialmente aquellos
que originan cifras monetarias.
• Si el sistema inicia y ejecuta transacciones (por ejemplo, prepara cheques
o hace transferencias electr6nicas de rondos) o solamente realiza funcio`
nes simples de acumulaci6n o suma.

50. Adicionalmente a los sistemas de informaci6n el auditor debe evaluar los siste_
mas de comunicaci6n que la entidad tiene establecidos. No es titil que se es-
tablezcan controles y procedimientos si estos no son comunicados en forma
clara y oportuna al personal correspondiente. Como parte de su evaluaci6n el
auditor debe verificar la forma en que los asuntos relevantes son comunicados
(memorandos, manuales, etc.), la frecuencia y los canales de comunicaci6n im`
plementados (juntas peri6dicas, pizarrones, boletines, etcetera).

Ios procedimientos de control

51. Son aquellos que establece la administraci6n para proporcionar una seguridad
razonable de lograr los objetivos especfficos de la entidad; sin embargo, el he-
cho de que existan formalmente politicas o procedilnientos de control, no ne-
cesanamente sigmfica que esten operando efectivamente, por lo cual el auditor
debera corifirmar este hecho, cerciofandose de la uniformidad de aplicaci6n de
los procedimientos y que personas llevan a cabo esas aplicaciones.
52. Puesto que algunos procedimientos de control estan incluidos dentro del am-
biente de control y de los sistemas de informaci6n y comunicaci6n, una vez que
el auditor obtiene un adecuado conocimiento de estos elementos, es muy pro-
bable que tambien este familiarizado con algunos procedimientos de control. El
auditor debera evaluar el grado de conocimiento que ha obtenido antes de de-
cidir si es necesario dedicar mss tiempo a entender otros procedimientos. Nor-
malmente, la planeaci6n de una auditoria no requiere entender en su totalidad
los procedimientos de control para cada cuenta o tipo de transacci6n.

I.a vigilancia
53. Dentro de los aspectos a evaluar la estructura de control intemo de una enti-
dad, se encuentra la forma en la que esta se cerciora que los procedimentos
de control establecidos se cumplen.
54 La evidencia de la forma en que una entidad supervisa el funcionamien[o del
sistema de control interno se ueva a cabo en tres formas: a) al momento de
efectuar las operaciones, b) con supervisiones independientes o c) la combina-
ci6n de ambas, como sigue:
Boletin 5030. Metodologfa para el estudio y evaluaci6n del control interno 2o7

a) Antes de efectuar una transacci6n, 1os funcionarios que participan en ella se

cercioran de que los puntos de control interno establecidos se hayan com-
pletado, s6lo si esto se confirma, se procede a llevar a cabo la transacci6n.
For ejemplo, un director de ventas autoriza que se entreguen articulos a los
clientes, s6lo hasta que verifica que todos los requisitos de control estable-
cidos han sido cumplidos.
b) La participaci6n de otros funcionarios independientes en la vigilancia de las
operaciones, asegura que s6lo se efecthen transacciones que cumplen con los
requisitos de control establecidos. Por ejemplo, 1a preparaci6n de los cheques
de pago a proveedores y la autorizaci6n de los msmos se efectha por el de-
partamento de pagos a proveedores; sin embargo, las fimas de los cheques
corresponden a funcionarios de otras areas. Otro ejemplo de vigilancia inde-
pendiente, lo coustituyen los departamentos de auditon'a intema. Ia evalua-
ci6n del departamento de auditon`a intema debe efectuarse mediante la
aplicaci6n de los pracedimentos establacidos en el Boletin 5040, Proedzeez.e%-
;o]dededitorfeParaalesiedioieunlitaciindelafuri{i6nde¢iedin{dinterTid.
c) Una adecuada combinaci6n de las formas de vigilancia arriba mencionadas,
es indicio de una adecuada estructura de control interno.

55. Normalmente la evaluaci6n de la vigilancra de las operaciones es documenta-

da junto con la evaluaci6n de los controles internos clave de la entidad. Es in-
portante que al documentar la vigilancia del cumplimiento con los controles,
se determine quienes y en que momento la realizan. Lo anterior permitha al
auditor determmar la oportunidad de aplicaci6n de los procedimientos de au-
ditoria requeridos para verificar la razonabilidad de las cifras. Por ejemplo, si
` los sistemas de la entidad emiten un listado de saldos contrarios de proveedo-
res, y estos son revisados por auditon`a interna dentro de los dos meses siguien-
tes, es probable que el auditor tenga que aplicar pruebas de auditoria para
cerciorarse que los saldos contrarios importantes determinados al cierre del
ejercicio han sido analizados y en su caso, se han registrado las correcciones
relativas dentro del ejercicio.

Docunentaci6n
56. Dependera del grado de profundidad que se pretenda alcanzar, tomando en
consideraci6n el tamafio y complejidad de la entidad, la naturaleza de la es-
tructura de su control interno y de la organizaci6n de cada entidad en particu-
lar, como a continuaci6n se menciona en cada uno de sus elementos:
57. La documentaci6n del sistema contable y de las aplicaciones seleccionadas
tambien puede hacerse utilizando cuestionarios especificos, memorandos des-
 208 Fundamentos de control intemo

criptivos que detallen los sistemas y mediante diagramas que muestren el flujo
de las principales transacciones; esta documentaci6n puede archivarse en el ar`
chivo permanente de auditoria. El memorando de planeaci6n de la auditoria
debera incluir una descripci6n de aquellas aplicaciones importantes del siste_
rna contable de la entidad que afecten la estrategia de la auditoria.
58. Dicha documentaci6n se puede lograr a trav6s de cuestionarios disefiados para
el caso especifico, o bien por medio de un memorando descriptivo de las inda.
gaciones que se efecuten. Gran parte de las preguntas que el auditor debe con-
testar para evaluar adecuadamente el ambiente de control, ya las resolvi6 durante
la definici6n del "Riesgo de auditon`a" al investigar al posible cliente, o bien cuan-
do este es recurrente, en la etapa de planeaci6n. En otros casos, la documenta-
ci6n quedari plasmada al efectuar la diagramaci6n de los flujos de las operaciones
y la definici6n de los controles existentes. En estos casas se sugiere relacionarlos
con los cuestionanos o memorandos descriptivos conespondientes.

Proceso de cvaluaci6n de riegos del auditor

59. Los aspectos conceptuales relativos al proceso de evaluaci6n de riesgos, impor-
tancia relativa y la definici6n de pruebas de cumplimiento y sustantivas, se tra-
ran en las bolewhes 30sO lrnporteacid relativai y rieJgo de aeditorfd y 3050 E5tedio y
cz+jg/z/¢c/./# de/ co#/ro/ j.#}er7„, respectivamente. Por tanto, en este boletin se des-
criben rihicamente los procedimientos recomendados para llevar a cabo y docu-
mentar la evaluaci6n de riesgos por el auditor durante el proceso de planeaci6n
de una auditoria de Estados fmancieros.
60. La evaluaci6n de riesgos permite al auditor formarse un juicio profesional acer-
ca de la posibilidad de que existan revelaciones incorrectas en las Estados fi-
nancieros. Para ello, una vez que el auditor haya adquirido y documentado
apropiadamente en sus papeles de trahajo un adecuado entendimrento de los
cinco elementos de la estructura del control intemo de la entidad, estafa en
condiciones de definir la naruraleza, oportunidad y alcance de las pruebas de
auditoria que aplicari.
61. La evaluaci6n de la estructura del control interno es una etapa clave del traba-
jo de auditoria, en la cual el iuicio del auditor tiene un papel relevante, al de-
cidir si su entendimiento del ambience de control, del sisterm contable, de los
sistemas de comunicaci6n, y de aquellos procedimien[os de control identifica-
dos como fundamentales para el logro total o parcial de los objetivos de con-
trol, le permiten preverir o descubrir errores o inegularidades importantes que
pueden afectar los Estados financieros de la entidad. Asimismo, el auditor de-
be de tomar en cuenta los riesgos que pudieran surgir derivados de cambios
 Boletin 5030. Metodologia para el estudio y evaluaci6n del control intemo 209

en las circunstancias de la entidad y que afectan la habilidad de la misma pa-

ra procesarlos adecuadamente. Entre estos se incluyen nuevas tecnologfas, sis-
temas de informaci6n nuevos o redisefiados, reestructuras corporativas, nuevas
actividades, etcetera.
62. Cuando la conclusi6n es que si se logran los objetivos de control, implica que, a
juicio del auditor que hace la evaluaci6n, e ste certeza razonable de que me-
diante los procedirmentos de control establecidos pueden prevenuse o detectarse
errores o irregularidades impor[antes.
63. Cuando por el contrario, la conclusi6n es que no se logran los objetivos de
control o que estos s6lo se logran parcialmente, tal certeza razonable no exis-
te a juicio del auditor y, por tanto, su conclusion debe ser que pueden ocurrir
errores o irregularidades que no se detectan'an y corregirian mediante la ejecu-
ci6n rutmaria de los procedinientos de control. Por ejemplo, un archivo maes-
tro puede estar deficientemente controlado, lo que podrfa posibilitar la emisi6n
de facturas a precios no autorizados que distorsionarian tanto las ventas como
los saldos de las cuentas por cobrar. En este caso, el auditor debe concentrar
su atenci6n en el resultado del riesgo: el efecto de la deficiencia en los Esta-
dos financieros.
64, El grado en que se logra un objetivo de control en particular, depende de las
respuestas a la siguiente serie de preguntas basicas:
!Que podria salir mal? €Evitan`an los procedimientos de control existentes que
esto sucediera?
Si sucediera, €se descubriria en la ejecuci6n normal de las actividades? Si asi
fuera, £cuando?
Si no se descubriera el error o la irregularidrd en forma oportuna, £que efecto
tendrfa esto en los saldos que aparecen en los Estados financieros de la entidad7
210 Fundamentos de control interno
 Boleu'n E02. Prcx:edimientos de auditon'a 211

I=:i:I:...-.ii.i--i.=i-..-i==..ii.E=-i-.
Generalidedes
Como se .ind±ca en el Boletln H-13. Dicta7nen ]odre el Si5iena de control inter7io cont4il)le,
eT cumplimiento con la norma que requiere efectuar un estudio y evaluaci6n del
control intemo contable con el objeto de dT[-€rmmar la -naturaleza, extensi6n y

gT=¥h'g::rJS6-f:::a¥:-::]n6ts°a:-:eh:upd::°mn`:::eah,aosd:::a:Ilo:°anp:edc::I::ba]::
dTiGa+di[h~o- -profesional 16s puede proporcionar cuando estan interesados en ob-
- tener un`a`6pidi6n independiente sobre el sistema de control interno contable exis-
-----,-- uc-=st'` -`` -" ----- '` --
ttoe±_tsi£_ti}£SLm.P!e5£
-+Cuando el auditor es contratado exclusivamente para rendir un dictamen sobre
el sistema de control intemo contable, el objetivo de su trabajo difiere del que rea-
liza para cumplir con las condiciones descritas en los boletines relativos al control
Sin embargo, el conocimiento de los conceptos basicos del estudio del con-
intemo atendiendo al cumplimiento de sus objetivos y la metodologfa para es-
tudiarlo y evaluarlo, son requisitos indispensables para que el contador ptiblico in-
dependiente este en condiciones de aceptar la realizaci6n de un trabajo con el ob-
jetivo de dar urn opihi6n sobre el sistema de control intemo contable existente

Alcance y llmitadones
Este boletin se refiere exclusivamente al examen del sistema de control intemo con-
table que se efecrda con objeto de emitir una opini6n o dictamen sobre el mismo.
Puesto que los aspectos conceptuales y la metodologia para estudiarlos van`a,
puede decirse que jg:±oL¥e_p!9.s._est`abLe€i4os en Jgs_b.0letine.s. E-0_2 y F-05, asi co-
mo las Guias relativas de la serie J, publicadas por el lustituto Mexicano de
Contadores mblicos, s~eg £p.I.1_c_ab,le.s~al estudio del contro.I intemo contable realiza-

Th::ri:-e°£-d%-s-?epj-€::ted:;r[ee::¥r.uP d±C-tam~en S°bre el rpIsmo, coniuntanente con ios

Objctivo
El objetivo del boletin es recomendar la metodologia y procedimentos de audi[o-
n'a para efectuar una reviisn del sistema de contr6i intemo contable de una em-
 Fundamen[os de control interno

presa, que sirva de base para emitir un dictamen sobre dicho sistema, en todos las
•€[mi:res del Bohe6In H-13, {Dictcitne7i Sodre el 5iltenci del control intuno contdble.
)

Metodologia
Cuando se efecttia un esrudio y. evaluaci6n del sistema de control interno contable
para emitir un dictamen sobre el mismo a una fecha determinada o por un perio-
do determinado, la metodologfa que el contador pdblico debera considerar es la
si8uiente,

a) Planear el alcance de su trabajo y preparar el programa relativo;

b) Revisar el disefio del sistema de control interno contable, identificando los
objetivos especificos de control en cada ciclo su).eto a estudio y las tecnicas
de control intemo establecidas para cumplir con dichos objetivos;
c) Verificar mediante pruebas de cumplimiento el funcionamiento de las tecni-
cas de control interno establecidas;
d) Evaluar los resultados de la revisi6n y preparar el dictamen conespondiente.

Procediniientos recomcndados
Para el desarrollo de dicha metodologfa se recomiendan los procedimientos gene-
rales que se detallan en los parrafos siguientes:

Planeaci6n
A continuaci6n se sehalan algunos aspectos que el auditor debe tomar en cuenta
al efectuar el analisis general de riesgo para planear su trabajo:

1. La naturaleza de las operaciones de la empresa, de sus activos, el grado de ries-

go de que dichos activos sean utilizados en forma incorrecta y desde luego el
volumen de las transacciones que se efecfuan.
2. El medio ambiente que rodea a la empresa, la reputaci6n de la administraci6n,
la calidad y rotaci6n del personal con el cual trabaja, el medio ambiente en el
que desarrolla operaciones con terceros tales como clientes, proveedores, e;!s4/
y en general, los aspectos que pueden provocar que la empresa se aparte de
los procedimien[os de control intemo establecidos.
3. Que los procedimientos de control interno establecidos hayan sido comunica-
dos claramente a todo el personal encargado de ponerlos en practica de una
manera formal, o si existen mis bien como resultado de la experiencigpDe la
misma forma, deben considerarse los procedimientos para ejercer la supervi-
 Boletin E02. Procedilnientos de auditon'a 213

si6n de las disposiciones de control interno, asi como en general el sistema de

iriformaci6n financiera incluyendo los informes disefiados para planear y con-
trolar las operaciones tales como presupuestos, informes peri6dicos de tipo es-
tadistico, etcetera.
4. El conocilniento adquindo en relaci6n con el sistema de control intemo conta-
ble de la empresa cuando se ha efectuado con anterioridad la auditon'a de los
Estados financieros, asi como el riesgo potencial de que las deficiencias impor-
tantes observadas en el sistema de control intemo se puedan volver a presentar.
5. La existencia de centros de proceso de trausacciones en diferentes localidades.
6. El alcance y calidad de la funci6n de auditoria interna.
7. Ademas, se deben comentar con la administraci6n los siguientes casos.

a) La responsabilidad que la propia administraci6n ha asumido respecto al es-

tableciniiento de [ecnicas de control interno adecuadas y al mantenimiento
de las mismas.
b) Las debilidades consideradas como importantes por la administraci6n, inclu-
yendo las acciones correctivas.
c) Id descripci6n de cualquier irregularidad que pueda haber involucrado a la
administraci6n o a empleados que tengan un papel importante en el siste-
rna de control interno.
d) Los cambios importantes ocurridos recientemente en el sistema de control
interno.

Revisi6n del disefio del slstema

Una vez que el auditor ha planeado en forma general el alcance de su trabajo pa-
ra revisar el sistema de control interno de una empresa, pasara a la fase de revisar
el disefio del mismo sisterna. El objetivo de esta revisi6n es llegar a una conclusi6n
preliminar sobre si el sistema parece adecuado considerando las caracten`sticas pro-
pias de la empresa, la nafuraleza de sus operaciones y otros elementos como los
que se han sefialado en parrafos anteriores.
Con el objeto de llegar a esta conclusi6n preliminar el contador pdblico debe-
fa adquirir un conocirniento ad€cuado de aspectos tales como:

a) Los ciclos en los cuales se pueden agrupar las transacciones de la entidad.

b) El flujo de las transacciones a traves del sistema de contabilidad.
c) Los objetivos especificos de control que se relacionan con las areas donde
exista riesgo de que ocurran errores o irregularidades, ya sea en el flujo de
las transacciones o en el manejo de los activos.
d) Los procedimientos o tecmcas que se han establecido para alcanzar los ob-
jetivos especificos de control.
214 Fundementos de control interno

AI efectuar un examen del sistema de control intemo el contador ptiblico debe

considerar el con)unto de tecnicas que lo integran como tal. Consecuentemente, es
necesario analizar dichas tecnicas en funci6n del cumplimiento de las objetivos de
control interno para los cuales fueron disefiadas, y no juzgar su efectivldad en forma
aislada.
Existen diferentes tecnicas de control intemo para prop6sitos distintos, ya que
mientras algunas han sido disefiadas para lograr objetivos especificas de control en
ciertas areas en las que puede ser mayor el nesgo de que ocurran irregularidades,
otras han sido disefiadas para contribuir a lograr otros objetivos de la administraci6n
en un sentido rnds amplio, y no son parte integrante de las techicas de control inter-
no contable involucradas en el proceso de transacciones o en el manejo de activos.
En este sentido, podemos identificar procedimientos primarios y secundarios
de control intemo, y como ejemplo de los primeros podn`amos sefialar la prepara-
ci6n de relaciones mensuales de cuentas colectivas y su comparaci6n peri6dica con
las cifras de control del mayor, la preparaci6n de conciliaciones bancarias y la in-
vesugaci6n y ajuste de las partidas en transito, etcetera.
Como ejemplo de los segundos podemos sefialar aquellas tecnicas de control
que incluyen la comparaci6n sistematica de los resultadas obtenjdos con los resul-
tados esperados, y los informes relativos a las variaciones entre resultados reales y
presupuestos, costos estandar o estimados de ingenierfa, etcetera.
En ambos casos, el conocimiento de la adrninistraci6n respecto a las tecnicas
de control intemo en vigor y su compromiso para que estas sean seguidas fielmen-
te en la practica, es tambien una parte importante del sistema de control intemo
en si. Para poder evaluar la funci6n de la administraci6n se requiere del juicio pro-
fesional por parte del contador ptiblico.

Preparacl6n del programa de trabajo

Cuando el contador pdblico prepara el programa de trabajo con el objeto de efec-
tuar pniebas de cumplimiento que le permitan opinar sobre el sistema de control
intemo contable, debe considerar que aunque la nafuraleza de las pniebas no va-
rfa r:specto a las utilizadas en una auditon'a de Estados financieros, el objetivo es-
pecffico del`trabajo es distinto y, por lo tanto, el alcance y oportumdad de los
procedimientos puede variar.
De acuerdo con esto el contador ptiblico debe identificar las tecnicas de control
que en su opini6n son importantes para poder formarse una opini6n en relaci6n al
sistema de control intemo en vigor y, consecuentemente, disefiar su prograrm de tra-
bajo para cubrir oportunamente todas aquellas pruebes necesarias, ya sea que vaya
a emitir una opini6n a una fecha especffica o por un periodo detemunado.
 Boletin E02. Procedimientos de auditoria 215

Como se define en el Boletin F-05, una pnieba de cumplimiento es "compro-

baci6n de que una o mss tecmcas de control interno estaban en operaci6n duran-
te el periodo auditado".
Cuando el objetivo del examen es emitir una opini6n sobre el sistema de con-
trol interno, el contador ptiblico debera incluir en su programa de trabajo tantas
pruebas de cumplimiento como sean necesarias para poder formarse una opini6n
sobre el mismo, lo que puede no ser necesario en una audi[on'a de Estados finan-
cieros en la que una prueba sustantiva puede sustituir por razones de eficiencia a
una prueba de cumplimiento.
En este sentido, la naturaleza y el alcance de las pruebas de cumplimiento del
auditor sobre los procedimentos de control interno, podfan s€r modificados en el
curso del trabajo con objeto de confirmar las conclusiones prelimiriares derivadas de
la revisi6n del sistema.
Aunque las cousideraciones para efectuar este estudio de control intemo son
esencialmente las rnismas que cuando se estudia el control intemo para efectos de de-
terlrfur alcances en una auditon'a de Estados fmancieros, puede decirse que debido
al objetivo especifico del trabajo de opinar sobre el sistema de control intemo, es
especialmente importante que al disefiar su programa de trabajo el auditor cousi-
dere las fechas en las cuales podra observar el funcionamiento de algunas tecricas
de control interno. Por ejemplo, asi como algunas tecnicas de control interno es-
tan en operaci6n constante, como podria ser la autorizaci6n de los vales de salida
de materiales en un almacen, hay otras que solamente operan en ciertas fechas es-
pecificas, como pueden ser los recuentos rotativos de inventarios.

Evaluaci6n dc resultados
Una vez llevado a cabo el trabajo descrito en parrafos anteriores, el contador pti-
blico deberi aplicar su juicio profesional con el objeto de evaluar los resultados de
su revisi6n.
Como parte de este proceso, es necesario identificar cualquier deficiencia impor-
tante que pueda exrstir en el sistelna de control intemo contable, asi como el efecto
que dicha situnci6n pueda tener en las operaciones de la empresa en coniunto.
Por otra parte, el contador ptiblico tambien deberi evaluar los errores o irre-
gularidades encontradas y las posibilidades de que oourran errores o inegularida-
des debido a fallas en las tecmcas de control intemo establecidas, asi como a las
limitaciones inherentes a cualquier sisterm de control interno.
Cuando las tecnicas de control interno disefiadas para cumplir con ciertos ob-
jetivos especificos no lo logran, podemos mencionar que nos encontramos ante
una deficiencia de control interno contable. En este caso pueden ocurrir errores o
irregularidades y no ser detectados oportunamente por el personal en el curso nor-
216 Fundamentos de control intemo

mal de sus funciones. El juzgar la importancia relativa de la deficiencia de control

es cuesti6n de juicio profesional. Sin embargo, cuando el riesgo es alto de que ocu-
rran errores o irregularidades que puedan llegar a distorsionar los Estados financie-
ros, podemos mencionar que estamos en una sifuaci6n en la cual una deficiencia
en el sistema de control in[erno es importante.
For otra parte, el contador pdblico debe considerar que la naturaleza de debi-
lidad importante del sistema de control interno es diferente cuando enfrenta al ries-
go de un error que puede ocurrir por fallas en las tecnicas de control, que cuando
se enfrente al riesgo de una irregularidad. Normalmente los errores ocurren por fa-
1las humanas producidas o influenciadas por debilidades en el sistema, y las irre-
gularidades ocurren como resultado de acciones de personas involucradas en el
mantenimiento del sistema de control interno, y que pi`eden disponer o hacer mal
uso de ciertos activos o distorsionar la informaci6n financiera. En este sentido, es
mss facil predecir el riesgo de errores observando lo que ha sucedido en el pasa-
do durante el periodo en el cual han estado operando los procedimientos, que
predecir las reacciones de una persona que tiene la posibilidad de cometer irregulari-
dades debido, por e]emplo, a la concentraci6n inadecuada de funciones de control.
Los elementos anteriores asf como el efecto conjunto que ciertas fallas en las
tecnicas de control interno puedan tener en el sistema considerado como un todo,
representan un proceso de evaluaci6n. En ciertos casos, el contador ptiblico podra
considerar la necesidad de efectuar pruebas adicionales para reforzar sus conclu-
siones respecto a los resultados de su revisi6n.

Papeles de trabajo
Como parte del proceso de docurnentaci6n de su trabajo, el auditor dejari evidenciar
en sus papeles de la planeaci6n efectuada, los programas de trabajo, las pruebas lle-
vadrs a cabo, las cc>nclusiones a las que lleg6, etc., asi como de las afirmaciones de
la administraci6n mencionadas en parrrfos anteriores, las cuales normalmente debe-
rin documentarse en una cafta de declaraciones de la adrfunistraci6n que debera con-
tener los conceptos comentados en parrafos anteriores.

Vi8encia
Este boletin entra en vigor y es aplicado en forma obligatoria, a partir del 22 de
abril de 1988, fecha de su aprobaci6n por el Comite Ejecutivo Nacional del Instiru-
to Mexicano de Contadores Ptiblicos, A.C.
 Boletin H-25. Dictamen sobre control intemo 217

EI Instituto Mexicano de Contadores Ptiblicos, A.C. y la Comjsi6n de Normas y Pro-

cedimientos de Auditoria, emiti6 y aprob6 el dfa 13 de octubre de 1983 en la ciu-
dad de Merida, Yucatan, el Boletin H-25, D;c7¢me# ro4ng co#/ro/ j.»/ie77go como sigue:

Generalidades
Como se establece en el Boletin E-02 de esta comisi6n, con el objeto de poder de-
terminar la naturaleza, extension y oportunidad de los procedimientos de audito-
n'a que va a realizar, el auditor deberi efectuar un estudio y evaluaci6n adecuados
del control interno contable existente.
El cumplimiento de esta norma ha dado al contador ptiblico una experiencia
profesional muy valiosa y, por otra parte, ha permitido a los usuarios apreciar la
ayuda que el contador pi``blico puede proporcionarles cuando estan interesados en
obtener una opini6n independiente en relaci6n con el control intemo contable
existente en una empresa.
Por esto, la comisi6n cousidera que se dan las condiciones necesarias para
plantear en un boletin especifico las caracteristicas de la opinion o:±!S±£Pejij±S
elcontadoIP_uLb.Ijs9LP_u±€ ddeQaELolir=

Alcance y lindtaciones
Este boletin no cubre el informe que el auditor prepara como resultado de la revisi6n
del control intemo contable con el objetivo de establecer los alcances en una audito-
n'a de Estados financieros, para dar cumplimiento al pronunciamiento establecido en
el Bole[in E-02 relativo a la respousabilichd que el auditor uene de informar al clien-
te las deficiencias encontradas en las tecnicas de control intemo contable, asi como
proporcionarle sugerencias para mejorar dichas tecnicas. For otra parte, este boletin
tampoco cubre los casos en los cuales el contador ptiblico es contratado especifica-
men[e para proporcionar sugerencias para mejorar las tecnicas de control intemo
contable existente en una empresa, ni el informe que se prepara cuando se le soli-
cita al contador p6blico urn opini6n o dictamen sobre la eficiencia administratrva.
218 Fundamentos de control interno

Objetivo
Teniendo en cuenta lo anterior, esta comisi6n ha considerado conveniente plantear
en el presente Boletin las caracten'sticas de la opihi6n o dictamen que el contador
pdblico puede preparar cuando es contratado para efecruar una revisi6n del siste-
rna de ¢ontrol interno contable de una empresa, asi como fomentar ciertos proce-
dimientbs que puede aplicar en relaci6n con un traba).o de esta naturaleza

Metodologia y procedinientos
GeneralJdndes
tos bolerimes EfJ2 Etudio y evaluni6n de control intowro y F-05 Metodologld pare el
estudio y euali4acidn del control interno por ciclo§ de tran§acciones, endJ:idos par esla co-
misi6n, establecen los conceptos basicos relativos al control interno contable y a la
metodologia y procedimientos que el auditor debe seguir, con objeto de dar cum-
plimiento a la norma de ejecuci6n del trabajo que establece que debe estudiar y
evaluar el control interno.
Cuando el auditor es contratado exclusivamente para rendir un dictamen sobre
el sistema de control intemo contable, el objetivo de su trabajo difiere del que rea-
liza para cumplir con las condiciones descritas en los boletines mencionados en el
parrafo anterior. Sin embargo, el conocimiento de los conceptos bdsicos del estudio
del control intemo atendiendo al cumplimiento de sus objetivos y la metodologia pa-
ra estudiarlo y evaluarlo, son requisitos indispensables para que el contador pdblico
independiente este en condiciones de aceptar la realizaci6n de un trabaj.o con el ob-
jetivo de dar una opini6n sobre el sistema de control intemo contable existente.
Por otra parte, puesto que los aspectos conceptuales y la metodologfa para es-
tudiarlos no varia, puede decirse que los conceptos establecidos en las boletines
E-02 y F-05 mencionados, son aplicables al estudio del control interno contable rea-
lizado con el objeto de rendir un dictamen sobre el mismo, conjuntamente con los
contenidos en este boletin.

Situaciones al emitlr un dictanen sobre cl control intemo contable

Cuando el contador ptiblico sea contratado para efectuar un estudio especifico del
control interno contable y rendir un dictamen sobre el mismo, se pueden presen-
tar diversas altemativas:

1 , Que el contador pdblico sea contratado para emitir una opini6n sobre el siste-
rna de control interno contable ya sea a una fecha especifica o por un periodo
determinado.
 Boleti'n H-25. Dictamen sobre control intemo 21g

2 Que se solicite al contador ptiblico emitir una opini6n sobre el sistema de control
intemo contable vigente en una empresa para el uso de la administraci6n o bien
de ciertos organismos, en base a las reglas emitidas por dichos organismos (por
ejemplo, podn'a darse el caso de un informe de control intemo contable prepara-
do como respiiesta a una solicitud especffica de una entidad guberrmmental).
3. Que se le contrate para examinar y opinar solamente sobre una parte del sis-
tema de control interno contable de una empresa. En ese caso, el contador pii-
blico debe considerar esta limitaci6n en el alcance de su trabajo al disefiar los
pracedimentos en su programa de trabajo y ademas debe discutir con el cliente
la inconveniencia prictica de efectuar este tipo de revisiones cuando se refle-
ran dnicamente a segmentos de un ciclo de transacciones. En otras palabras,
aun cuando es aceptable efectuar una revisi6n parcial del sistema de control
interno contable, debera seguirse la regla de que se abarquen todas las funcio-
nes de un ciclo de transacciones como mi'mmo ya que de otra forma, la visi6n
que el contador pdblico puede tener del sistema sujeto a examen sera lirnita-
dr, con los consecuentes efectos en el dictamen.

Rchci6n con cl estudio de control intemo contable cuando se

hace auditoria de Estados flnancieros
Es importante sefialar que aunque e sten afihidades con el estudio y evaluaci6n
del control intemo que el contador pilblico efectha como parte de una auditoria de
Estados financieros para cumplir con las normas de auditoria generalmente acep-
tadas, las revisiones especiales para rendir dictamenes sobre control intemo conta-
ble difieren de las anteriores tanto en su alcance como en sus objetivos.
Por esta raz6n, en la revisi6n del control interno en relaci6n con una auditon'a
de Estados financieros el auditor normalmente no cousidera los aspectos de disefio
del sisterna, pues su trabajo se limita a identificar las tecnicas de control intemo tal
y como operan en la prictica.
En las revisiones especificas para opinar sobre el control interno, el aspecto del
disefio del sistema y su relaci6n con lo que esta pasando en la pfactica, constitu-
yen un elemento importante que el auditor utiliza en su trabajo.
Otro aspecto esencial en relaci6n con las caracterfsticas que se pueden presen-
tar en este tipo de revisiones, es que el contador pdblico puede ser contratado pa-
ra efectuarlas como parte de un trabajo de mantenimiento del control interno
contable. En este sentido la intervenci6n del contador pdblico con el objeto de ren-
dir su opihi6n sobre el control interno contable puede asimilarse a la existencia de
una funci6n de auditon'a intema, desde el punto de vista que ambas actividades
terminan fomando parte del propio sistema de control intemo contable como un
elemento adicional para darle lnayor colrfiabilidad.
220 Fundamentos de control interno

Considerando algunas de las ideas mencionadas en parrafos anteriores, puede

decirse que el contador pdblico que efecttia la revisi6n de un sistema de control
interno con el objeto de rendir una opini6n sobre el mismo, podra hacerlo inde-
pendientemente de que sea contratado para efectuar una auditon'a de los Estados
financieros de la propia empresa.
Cuando al contador ptiblico independiente que es contratado para emitir una
opini6n sobre los Estados financieros, tanibien se le solicita una opini6n sobre el
control interno contable, puede utilizar los resultados de este dltimo trabajo para
dar cumplimiento a la norma de ejecuci6n del trabajo, relativa al estudio y evalua-
ci6n del control intemo que es necesario efectuar para fines de emitir un dictamen
sobre los Estados financieros.
Considerando tanto la naturaleza del trabajo como la de los procedimientos a
seguir, el contador ptiblico independiente no debera, en terminos generales, esta-
blecer restricciones en el uso del informe que rinde como resultado de es[e tipo
de revisiones.

Metodologia
Cuando se efectha un estudio y evaluaci6n del sistema de control interno contable
para emitir una opini6n sobre el mismo a una fecha determinada o por un perio-
do determinado, la metodologfa que el contador ptlblico debera considerar es la
siguiente:

a) Planear el alcance de su trabajo y preparar el programa de trabajo relativo;

b) Revisar el disefio del sistema de control interno contable, identificando los
ob)etivos especfficos de control en cada ciclo sujeto a estudio y las tecnicas
de control intemo esrablecidas para cumplir con dichos objetivos;
c) Disehar un programa de trabajo para verificar, con base en pniebas de cum-
plimiento, el funcionamiento de las tecnicas de control interno establecidas;
d) Evaluar los resultados de sus procedimientos de revisi6n y de sus pruebas
de cumplimiento y preparar el dictamen correspondiente.

-edhientos
Para el desarrollo de dicha me[odologfa se recomiendan los procedimientos que se
detallan en los parrafos siguientes:

Plancaci6n

A continuaci6n se sefialan algunos aspectos que el auditor debe tomar en cuenta

al efectuar el analisis general de rlesgo para planear su trabajo:
 Boletin H-25. Dictamen sobre control interno 221

1. Considerar la naruraleza de las operaciones de la empresa, de sus activos, el

grado de .nesgo de que dichos activos sean utilizados en forma incorrecta y
desde luego el volumen de las transacciones que se efecttian.
2. Evaluar en general el medio ambiente que rodea a la empresa, la reputaci6n
de la administraci6n, la calidad y rotaci6n del personal con el cual trabaja, el
medio ambiente en el que desarrolla operaciones con terceros tales como
clientes, proveedores, etc y en general los aspectos que pueden provocar que
la empresa se aparte de los procedimientos de control interno establecidos.
3. Determinar si los procedmientos de control interno establecidos ham sido co-
municados claramente a todo el personal encargado de ponerlos en prictica de
una manera formal o si existen mas bien como resultado de la experiencia. De
la misma forma, los procedimientos para eiercer la supervisi6n rela[iva al cum-
plimiento de las disposiciones de control interno tambien deben estudiarse, asi
como en general el sistema de informaci6n financiera incluyendo los informes
disefiados para planear y controlar las operaciones tales como presupuestos,
informes peri6dicos de tipo estadistico, etcetera.
4. Utilizar en su caso el conocimiento que el contador ptiblico ha adquirido en
relaci6n con el sistema de control interno de la empresa cuando ha efectuado
con anterioridad la auditon`a a los Estados financieros. En este caso, debera to-
mar en cuenta los resultados del estudio y evaluaci6n de control interno efec-
tuados en relaci6n con la auditon'a, asi como el riesgo potencial de que
deficiencias importantes de control intemo que hayan ocurrido en el pasado se
puedan volver a presentar.
5. Existencia de centros de proceso de transacciones en diferentes localidedes, la
calidad o a la diferencia en la calidad del personal que puede existir cuando
la empresa tiene centralizadas sus funciones y cuando utiliza personal en dife-
rentes centros de captura de informaci6n, el hecho de que exista o no la fun-
ci6n de auditon`a interna y desde luego la calidad con la que este departamento
realiza su trabajo, entre otros.

Una vez que el contador ptiblico ha planeado en forma general el alcance de

su trabajo para revisar el sistema de control interno de una empresa, pasari a la fa-
se de revisar el disefio del mismo sis[ema. El objetivo de esta revisi6n es llegar a
iina conclusi6n preliminar sobre si el sistema parece adecuado con las caracteristi-
cas propias de la empresa, la naturaleza de sus operaciones y otros elementos co-
mo los que se han sefialado en parrafos anteriores.
Con el objeto de llegar a esta conclusi6n preliminar el contador pdblico debe-
ri adquirir un conocimiento adecuado de aspectos tales como: a) Los ciclas en los
cuales se pueden agrupar las transacciones de la entidad. b) El flujo de las transac-
222 Fundamentos de control interno

ciones a traves del sistema de contabilidad, los objetivos especificos de control in-
temo, las tecnicas de control intemo establecidas para cumplir con dichos objeti-
vos, asi como las areas en las cuales pueden existir mayores riesgos respecto al
grado de cumplimiento de dichos objetivos.

Rcvisl6n del disefio del sistena

Al efectuar un examen del sistema de control intemo el contador ptiblico debe con-
siderar el conjunto de tecnicas de contrctl que lo integran como tal. Consecuentemen-
te, es necesario analizar dichas techicas en funci6n del cumplimiento de los objetivos
de control intemo para los cuales fueron disefiadas y no juzgar su efectividad en for-
ma aislada.
Existen diferentes tecnicas de control interno en diferentes niveles ya que mien-
tras algunas han sido disefiadas para lograr objetivos especificos de control en cier-
tos puntos en los que puede ser lnayor el rlesgo de que ocumn irregularidades, otras
han sido disefiadas para contribuir a lograr otros objeuvos de la administraci6n en
un sentido mas amplio y no son una parte integrante de las tecmcas de control con-
table involucradas en el proceso de transacciones o en el manejo de activos.
En este sentido, podemas identificar objetrvos primanos y secundarias de con-
trol intemo y como ejemplo de los primeros, podrfanos sefialar la preparaci6n de
relaciones meusuales de cuentas colectivas y su comparaci6n peri6dica con las cifras
de control del mayor, la preparaci6n de conciliaciones bancanas mensuales y la in-
vestigaci6n y ajuste de las partidas en rfensito, etcetera.
Como ejemplo de los segundos, podemos sefialar aquellas tecnicas de control
que incluyen la comparaci6n sistematica de los resultados de acuerdo con los regis-
tros, con los resultados esperadas y los infomes relativos a las variaciones entre re-
sultados reales y presupuestos, costos est6ndar o es[imados de ingenieha, etcetera.
En ambas casos, el conocimiento de la administraci6n respecto a las tecrucas de
control intemo en vigor y su compromiso para que estas sean seguidas fielmente en
la prictica, es tambien una palte importance del sistema de control intemo en si. Para
poder evaluar la funci6n de la administraci6n se requiere desde luego, el ejercicio
del juicio profesional por parte del contador pdblico.

Preparacl6n del programa de tral)ajo

Cunndo el contador ptiblico prepara un program; de trabajo con el ob]eto de efectuar

pruebas de cuinplimiento debe cousiderar que aunque la naturaleza de la pnieba de
cumplimiento no varfa respecto a la utillzada en una auditoha de Estados financieros,
el objetivo especffico del trabajo es distinto.
De acuerdo con esto el contador ptiblico dche identificar las tecmcas de control
que en su opini6n son importantes para poder formar§e una opini6n en relaci6n al
 Boletin H-25. Dictamen sobre control intemo 223

sistema de control intemo en vigor y, consecuentemente, disefiar su programa de tra.

bajo para cubrir oportunamente todas aquellas pruebas necesarias, ya sea que este
emitiendo una opini6n a una fecha especifica o por un periodo determinado.
Como se define en el boletin F-05 una prueba de cumplimiento es "la compro-
baci6n de que rna o mas tecnicas de control intemo estaban en operaci6n durante
el periodo auditado".
Cuando el objetivo del exanen es emitir una opihi6n sobre el sistema de con-
trol interno, el contador pdblico deberi incluir en su programa de trabajo tantas prue-
bas de cumplimiento como sean necesarras para poder formarse una opmi6n sobre
el msmo, lo que puede no ser necesario en una auditon`a de Estados financieros en
la que una prueba sustantiva puede sustituir por razones de deficiencia a una prue-
ba de oumplimiento.
En es[e sentido, la naturaleza y el alcance de las pruebas de cumplimiento del au-
drtor sobre los pracedimientos de control intemo podlin ser modificados en el curso
del trabajo con objeto de confirmar las conclusiones preliminares a las que puede ha-
ber llegado como resultado de la revlsi6n del sistema
Aunque las cousideraciones al efectuar este estudio de control intemo son inicial-
mente las mrsmas que cuando se estudia el control interno para efectos de determi-
nar alcances en una auditon'a de Estados fmancieros, puede decirse que debido al
objetrvo especifico del trabajo de opinar sobre el sistema de control intemo, es esp€-
cialmente importante que al disefiar su prograrm de trabajo el auditor cousidere las
fechas en las cuales pedra observar el funcionamiento de algunas tecnicas de control
intemo. Por ejemplo, asi como algunas tecnicas de control intemo estan en operaci6n
coustante, como podr'a ser la autorizaci6n de los vales de salida de materiales en un
almacen, hay otras que solamente operan ciertas fechas especfficas, como puede ser
la preparaci6n de las conciliaciones bancarias o de los Estados financieros meusuales.
Ademas de efectuar estas pruebas de cumplimiento y en virtud de que la ad-
ministraci6n es parte integrante y muy importante de cualquier sistema de control
interno, el contador ptiblico debera cerciorarse de:

a) la respousabilidad que la propia administraci6n ha asumido respecto al es-

tablecilhiento de tecnicas de control intemo adecuadas y al mantenimiento
de las mismas.
b) ha identificaci6n de debilidades consideradas como importantes por la ad-
ministraci6n incluyendo las posibilidades de tomar acci6n correctiva evalua-
das por ella.
c) La descripci6n de cualquier irregularidrd que pueda haber involucrado a la
administraci6n o a empleados que tengan un papel importante en el siste-
rna de control interno.
224 Fundamentos de control interno

d) La comunicaci6n respecto a si ha habido cambios importantes en el sistema

de control interno desde la fecha en la cual el auditor ha efectuado sus
pruebas hasta la fecha de sit informe.

Evaluacl6n de resultado§

Una vez llevado a cabo el trabajo descrito en parrafos anteriores, el contador de-
bera aplicar su juicio profesional con el objeto de evaluar los resultados de su re-
visi6n.
Como parte de este proceso, es necesario identificar cualquier deficiencia im-
portante que pueda existir en el sistema de control interno, asi como el efecto que
dicha situaci6n pueda tener en las operaciones de la empresa en conjunto.
Por otra parte, el contador ptiblico tambien debera evaluar los errores o irre-
gularidades encontradas y las posibilidades de que ocurran errores o irregularida-
des debido a fallas en las tecnicas de control interno establecidas.
Cuando las tecnicas de control interno disehadas para cumplir con ciertos.obje-
tivos especificos no lo logran, podemos mencionar que mos encontramos ante una
deficiencia importante de control interno. El juzgar la importancia relativa de la mis-
rna es cuesti6n de juicio profesional, sin embargo, cuando el riesgo de que ocurran
errores o irregularidades debido a la falta de cumplimiento de ciertos objetivos espe-
cificos de control intemo es muy alto, podemos mencionar que estamos en una si-
tuaci6n en la cual una deficiencia en el sistema de control interno es importante.
Por otra parte, el contador pi'iblico debe considerar que la naturaleza de una
debilidad importante del sistema de control interno es diferente cuando se enfren-
ta al riesgo de un error que puede ocumr por fallas en las tecnicas, que cuando se
enfrente al riesgo de una irregularidad. Normalmente los errores ocurren por fallas
humanas producidas o influenciadas posiblemente por debilidades en el sistema, y
las irregularidades ocurren como resultado de acciones de personas involucradas
en el mantenimiento del sistema de control interno que pueden disponer o hacer
mal uso de ciertos activos. En este sentido, es mas facil predecir el riesgo de erro-
res observando lo que ha sucedido en el pasado durante el periodo en el oual ham
estado operando los procedimientos, que predecir las reacciones de una persona
que tiene la posibilidad de cometer irregularidades debido, por ejemplo, a la con-
centraci6n inadecuada de funciones de control.
Los elementos anteriores asi como el efecto conjunto que ciertas fallas en las
t6cnicas de control interno puedan tener en el sistema considerado como un todo,
representan un proceso de evaluaci6n. En ciertos casos el contador ptiblico podra
considerar la necesidad de efectuar pruebas adicionales para reforzar sus conclu-
siones respecto a los resultados de su revisi6n.
 Boletin H-25. Dictamen sobre control interno 225

Papeles de trchajo

Como parte del proceso de documentaci6n de su trabajo, el auditor dejari evidencia

en sus papeles de la planeaci6n efectuada, las programas de trabajo, las conclusio-
nes a las que lleg6, las pruebas llevadas a cabo, etc asi como de las afirmaciones de
la administraci6n mencionadas en el parrafo anterior, las cuales normalmente debe-
rin documentarse en una carta de manifestaciones de la administraci6n.

Pronunciamientos normativos relativos al dictamen del

contador ptiblico sobre el control interno contable
1. El contador ptiblico puede expresar una opini6n sobre el sistema de control in-
terno contable de una empresa.
2. Al expresar esta opini6n el contador ptlblico deberi considerar los siguientes
aspectos;

a) Alcance del trabajo, cuya descripci6n deberi ser incluida en su informe.

b) ha fecha o periodo al cual se refiere la opini6n de acuerdo con el trabajo
desarrollado.
c) La advertencia al lector de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de
control interno, que pueden permitir que existan errores o irregularidades
y no ser detectadas, y de que cualquier sistema esta sujeto a deterioro por
cambios en las circunstancias o incumplimiento de las tecnicas de control.
d) Ia definici6n de que el disefio y manteniniento del sistema de control es
una responsabilidad de la administraci6n, y la opim6n respecto a si el sis-
tema en conjunto cumple con los objetivos de control intemo contable disc-
fiados para evitar el riesgo de errores o irregularidades, que afecten en forma
importante la informaci6n preparada en base a los registros que comprenden
las transacciones suj.etas al sistema de control intemo examinado.
e) Con obje[o de no inducir al lector a errores, el contador ptiblico indepen-
diente debe aclarar en el texto del dictamen sobre control interno, si por se-
parado ha expresado o no una opini6n en relaci6n con los Estados
financieros de la empresa.

En la pagina siguiente se presenta un ejemplo del informe que puede utilizar

el contador ptiblico para expresar una opini6n sin salvedad sobre el sistema de
control interno contable de una empresa.
226 Fundamentos de control interno

A los sefiores accionistas de Cia. ABC, S.A. y Subsidianasl

Hemos hecho un estudio y una evaluaci6n del sistema de control interno

contable de la Compafu'a ABC, S.A. y Subsidiarias, en vigor a (fecha). (Cuando
el examen abarca un periodo se sefialaria: ... "Subsidlanas, por el periodo del
lo. de enero al 31 de diciembre de 20X3".)
Nuestro estudio y evaluaci6n fueron hechos de acuerdo con normas pro-
fesionales aplicables para estos exinenes.
La administraci6n de la Compafifa ABC, S.A. y Subsidiarias es responsable del
establecimiento y mantenimiento del sisterna de control intemo contable. En el
cumpliniiento de esta responsabilidrd, se requieren juicios y estimaciones de la
admirustraci6n para evaluar los beneficios esperados y los costos correlativos de
las tecnicas de control. Los objetivos de un sistema de control intemo contable
son proporcionar a la adrinistraci6n seguridad razonable, pero no absoluta, de
quelosactivosestansalvaguardadoscontraperdidasprovenientesdedisposici6n
o uso no autorcado, y que ke transacciones son ejeoutadas de acuerdo con au-
torizaciones de la administraci6n y registradas oportuna y adecuadamente, pan
perrritir la preparaci6n de Estados financieros, de acuerdo con los criterios esta-
blecidos por ha gerencia.
Debido a las limitaciones inhefentes a cualquier sistema de control intemo
contable,puedenoculerroresoirregularidadesyno§erdetectados.Asinrismo
la proyecci6n de cualquier evaluaci6n del sistema para periodos futuros, esta
sujetaalriesgodequelosprocedimientospuedanllegafaserinadecuados,de-
bido a cambios en las circunstancias, o a que el grado de cunplimiento de ke
tecnicas pueda deteriorarse.
En riuestra opiri6n, el sistema de control interno contable de la Compafifa
ABC, S.A. y Subsidianas, tomado en conjunto, fue suficiente para satisfacer los
objetivos de que existe segurided razonable, pero no absoluta, de que los acti-
vos estan salvaguardados contra p6rdides provenientes de disposici6n o uso no
autorizadoyque`lastransaccionessonejecutadasdeacuerdoconautorizaciones
de la administraci6n y registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la
preparaci6ndeestadosfinancieros,deacuerdoconloscriteriosestablecidospor
la gerencia.

I El dic[amen se dirigiri generalmente a la persona o personas que han contratado los servicios del con-
tador ptiblico.
 Boletin H-25. Dictamen sobre control intemo 227

(No/z.. Para aclarar si se han dictaminado o no los Estados financieros, se debe

incorporar al dictamen sobre control intemo el parrafo que sea aplicable de los das
parrafos sigu ientes) :

El presente dictamen se emite como resultado de la revisi6n del sistema de

control intemo contable y consecuentemente no tuvo como finalidad expresar,
y no expresamos, una opini6n en relaci6n con los Estados financieros de la
Compafiia ABC, S.A. y Subsidiarias.

Por separado, el 15 de febrero de 20X3 hemos emitido una opin6n sobre

los Estados fmancieros de la Cia. ABC, S.A. y Subsidiarias al 31 de diciembre
de 20X3. (1,ugar, fecha y firma del contador ptiblico.)

Cuando el esrudio y la evaluaci6n revelan que hay condiciones en forma indi-

vidual o en conjumo, que resultan en una debilidad importance del sistema de con-
trol intemo, la opinion del contador ptiblico debe modificarse en los siguientes
terminos:

Panto de opini6n

Nuestro estudio y evaluaci6n revelan las siguientes. circunsti`ncias: en el siste-

ma de control intemo contable de la Compafu'a ABC, S.A. y Subsidiarias, en vi-
gor a (fecha), las cuales en nuestra opinion, dan por resultado un riesgo
relativanente alto, de que puedan ocurrir errores e irregularidades por cantida-
des que sen`an importantes en relaci6n con los Estados financieros consolida-
dos, y que tales irregularidades o errores no sean detectados dentro de un
p?riodo oportuno.
(No/zi.. Describir las paTtes debiles impcirtante§, manifestar si resultan de la
ausencia de procedindenfos de control, o del grado de cumplirfuento de tales
proceqimientos y describir la naturaleza general de errores o irregularidades
potenciales, que puedan ocurrir como resultado de las debilidades descritas.)
228 Funclamen[OLs cle conti.ol intemo

Lindtaciones en el alcance
Paiz\ podei. emitir una opini6n sin salvecl.ides, el contaclor pi'iblico debera estar en
posici6n cle i`plic:`r toclcis los pioceclimien[os que consiclere necesarios en las cir-
cunsmncias.
Cualquier restricci6n respecto al alcance de su mbajo ya sea impuesta por el
cliente ct por las circunstancias implicarfa que el contador pi'iblico emita una opi-
ni6n con salvedfldes o bien se abstenga cle opinar. El curso a seguir en relaci6n
con esto al pi.epiirar su clictiimen clependei-6 cle la naturaleza, de las limitaciones
en .su alcance y cle la eviiluaci6n que el contador ptiblico haga respecto a el efec-
to de esta limitaci6n en el resto cle su trabajo.
En el presente Boletin no se presenta un ejemplo de opini6n cuando existen
limitaciones al alcance, plies se considera que el cont{1dor pi'iblico debe adeci`ar su
dictamen a las circunstancias especfficas de cada caso.

I
•E
IT`:i-¥-:--:: ..i .-.... = --.-i.
Generalidades
Los informes derivados clel cimplimiento de la nornia de auditoria que establece
la obligaci6n cle estudiar y evaluar el control interrio con el fin de determmar la na-
I
tiiraleza, extension y oportuniclad de los procedimientos de auditoria, han dado al
auditor urn experiencia profesional muy valiosa y, por otra parte, han permitido a
los iisuarios af)reci.ir los servicios que en es[e sentido el auditor puede proporcio-
i
narles, cuando estan interesados en obtener una oplni6n independiente sobre el
control interno existente en urn empresa. I
Es importante sefialar que aunque existen afinidades con el estudio y evalua-
\
ci6n del control interno que el auditor efectha como parte de una auditoria de
estadc>s financieros para cumplir con las normas de auditoria generalmente acep-
tadas, las revisiones especiales para emitir opiniones especificas sobre el control in-
temct difieren de las antenores, tanto en su alcance como en sus objetivos.
La opinion que el allditor emite sobre el control interno de una empresa pue-
I
de ser sobre la tot:ilidad clel control intemo existente o bien sobre una parte del
mismo.
El
 Boletin 4100. Opmi6n sobre el control interno 229

Alcance y limitaciones
Este boletin se refiere a la opinion que el auditor emite sobre el control interno
existente en una empresa, y no cubre el informe que el auditor prepara como re-
sultado de la revision del control interno con el objetivo de establecer la naturale-
za y alcance de los procedimientos en una auditoria de Estados financieros, el cual
esrfe no[mado en el Boletiiri 3050 Estudio y evalunci6n del control interno.

indice
ParTafos

Generalidades
Alcance y limitaciones
Objetivo
Pronunciamientos normativos
Vi8encia

Objetivo
El obj.etivo de este boletin es el de establecer los pronunciamientos normativos
aplicables a la opini6n que el auditor emite cuando es contratado para efectuar una
revisi6n especifica del control interno de una empresa.
En el Bchgin 5i2;5fJ Procedimiento§ de avditorid para emitir uno opinion §obre el
co»g7o/ j.„}cr%o, de esta Comisi6n, se recomiendan los procedimientos que pueden
aplicarse en relaci6n con un trabajo de esta naturaleza.

Pronunciandento normativo
El auditor que efecttia la revisi6n del control interno con el objeto de rendir una opi-
ni6n sobre el mismo, podra hacerlo independientemente de que haya sido contrata-
do o no para efectuar una auditon'a de los estados financieros de la propia empresa.
Tomando en cuenta la naturaleza y limitaciones inherentes a cualquier sistema
de control interno establecido en una empresa, la opini6n del auditor sobre el con-
trol interno deberi con[ener al menos lo siguiente:

a) Alcance del trabajo y fecha o periodo al cual se refiere la opini6n;

b) La indicaci6n de que el disefio y mantenilniento del control intemo es una
responsabilidad de la administraci6n;
c) Menci6n de que el estudio y evaluaci6n del control interno se llev6 a cabo
de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, aphcables;
d) La advertencia al lector de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de
control interno, que pueden ocasionar que existan errores o inegularidades
230 Funclamentos de control interno

que no sean detectados, y de que cualquier sistema esta sujeto a fallas por
cambios en las circunstancias o incumplimiento de los procedimientos de
control.
e) La opini6n respecto a si el control interno sujeto a examen cumple con los
ob)etivos y ofrece una seguridad razonable, pero no absoluta, de prevenir o
detectar errores o inegulariclades importantes en el curso normal de las
operaciones En su caso, descripci6n de las excepciones encontradas.

Para poder emitir iina opini6n, el auditor debera estar en posici6n de aplicar
todos los procedimientos que considere necesai.ios en las circunstancias.
Cualquier restricci6n respecto al alcance de su trabajo, ya sea impuesta por el
cliente o por las circunstancias, implicara que el auditor emita una opini6n con sal-
vedades, o bien, se abstenga de opinar, seg`in la importancia relativa de los efec-
tos derivados de la misma.
Dependiendo de los resultados de la revisi6n, el auditor emitira una opini6n
limpia, con salvedades o bien una opini6n negativa
A contlnuaci6n se presenta un ejemplo de informe que puede utilizar el auditor
para expresar una opini6n sin salvedades sobre el control intemo de una empresa:

He llevado a cabo el estudio y evaluaci6n del control intemo (o establecido en

X area) de la Compafiia ABC, S,A., existente al (fecha) (cuando el examen abar-
ca un periodo, se sefialan'a; par el periodo del lo. de enero al 31 de diciembre
de 20X3). La administraci6n de la compafifa es la respousable del estableci-
Iniento y mantenimiento del control intemo.
Mi estudio y ha evaluaci6n correspondiente se efectuaron de acuerdo con
las normas de auditon'a generalmente aceptadas que fueron aplicables.
Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control intemo,
pueden ocul errores o irregularidades, y no ser detectados. Asimismo, la pro-
yecci6n de cualquier evaluaci6n del sisterm a periodos posteriores al revisado
esta sujeta al riesgo de que los procedinientos puedan llegar a ser inadecua-
dos debido a cambios en las circunstancias, a a que el grado de cumplimien-
to de los procedimientos de control pueda deteriorarse.
En mi ophi6n, €1 control intemo (o el establecido en X area) de la Com-
pafu'a ABC, SA., al (fecha), satisface los objetivos de control de la admiustra-
ci6n y ofrece urn seguridrd razonable, pero no absoluta, de prevenir o detectar
errores importantes en el curso normal de las operaciones.
 Boletin 4100. Opini6n sobre el control interno 231

Cuando el estudio y la evaluaci6n revelan la existencia de condiciones que en

forma individual o en conjunto, resultan en una debilidad inportante del control
interno, la opini6n del auditor debe modificarse en los siguientes terminos:

He llevado a cabo el estudio y evaluaci6n del control intemo (o establecido en

X area) de la Compafiia ABC, S.A., existente al (fecha) (cuando el examen abar-
ca un periodo, se sehalarfa: por el periodo del lo. de enero al 31 de diciembre
de 20X3). Ifl admimstraci6n de la compafiia es la respousable del estableci-
miento y mantenimiento del control intemo.
Mi estudio y la evaluaci6n correspondiente se efectuaron de acuerdo con
las normas de auditon'a generalmente aceptadas que fueron aplicables.
Debido a las limitaciones inherentes a cunlquier sistema del control intemo,
pueden orunrir elTores o irregularidades y no ser detectadas. Asimismo, ha proyec-
ci6n de cualquier evaluaci6n del sistema a periodos posteriores al revisado, esta
sujeta al nesgo de que los pracedimientos puedan llegar a ser inadecuados, debi-
do a cambios en las circuustancias, o a que el grado de cumplimiento de los pro-
cedimientos de control pueda deteriorarse.
Mi estudio y la evaluaci6n correspondiente revelan las siguientes circurrs-
tancias en el control interno (o de X area) de la compafu`a ABC, S.A., existen-
ce al (fecha o periodo).
Note.' (Describir las debhidades impoftantes y manifestar si resultan de la au-
senca de pracedimientos de control o del grado de cumplimiento de ules proce-
dimentos, y descnbir la naturaleza general de errores o irregularidades potenciales
que puedan c"rrir como resultado de las debhidades descritas).
En mi opini6n, excepto por las debilidades sefialadas en el parrafo ante-
rior, el control intemo (o el establecido en X areas) de la Compafifa ABC, S.A.,
al (fecha), satisface los objetivos de control de la administraci6n y ofrece una
segurided razonable, pero no absoluta, de prevenir o del:ectar errores impor-
tantes en el curso normal de las operaciones.

Cuando las debilidades en el control interno sean a tal grado importantes, que
no sea apropiado dar una opim6n con salvedrdes, el auditor debe expresar una opi-
m6n negativa o adversa en los siguientes termnos:
232 Fundamentos de control in[emo

He llevado a cabo el estudio y evaluaci6n del control intemo (o establecido en

X area) de la Compafir'a ABC, S.A., exis[ente al (fecha) (cuando el examen abar-
ca un periodo, se sefialarfu por el penodo del 1 de enero al 31 de diciembre de
20XX). La administraci6n de la compafu'a es responsable del establecimiento y
mantenimiento del control intemo.
Mi estudio y la evaluaci6n correspondiente se efectuaron de acuerdo con las
normas de auditoria generalmente aceptadas que fueron aplicables.
Mi estudio y evaluaci6n revelan las siguientes circunstancias en el control
intemo (o en X area) de la Compafu'a ABC, S.A., existente al (fecha).
(Describir las debilidades importantes y manifestar si resultan de la ausencia
de procedimientos de control o del grado de cumpliniiento de tales procedimien-
tos, y descnbir la naturaleza general de eITores o irregularidades potenciales, que
puedan cmrrir como resultado de las debhidades descritas.)
En mi opini6n, debido a la importancia que tienen las circunstancias des-
critas en el parrafo anterior el control intemo (o el establecido en X area) de
la Compafiia ABC, S.A., al (fecha), no satisface los objetivos de control de la
administraci6n y no ofrece una seguridad razonable de prevenir o detectar
errores importan[es en el curso normal de las operaciones.

Vigencia
El presente boletin sustituye, y deja sin efecto, al Boletfn 4100 Dzf/¢ore# rodrp e/ jz.j-
/e% de co7g/ro/ /„Jer7go co#/zz#c y entrara en vigor a partir de su promulgaci6n oficial
por el Comite Ejecutivo Nacional del lustituto Mexicano de Contadores Ptiblicos,
AL.C., en le rev.isfa Contadur;a Pdblica`
ceHTF±OL
IHTERHO
REOBELO
AREERlcAHe
COS®Y
REOBELO
CANABIEHSE
COCO
Introducci6n
En septiembre de 1992 el Comite de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisi6n
Treadway en los Estados Unidos, public6 el documento denominado Co##o/ J#;er.
#o-JM¢rco J#/egrzzJo, mejor conocido como el Modelo de Control COSO, por las si-
glas en ingles del Comite (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway
Commission). A partir de tal publicaci6n, diversos paises, reconociendo la impor-
tancia y utilidad del documento, se dieron a la tarea de buscar su aplicaci6n tanto
en empresas privadas como en organizaciones gubernamentales.

El control interno es un proceso... efectuado por la junta directiva de la entidad,

por la admmistraci6n y por otro personal. . disefiado para proporcionar a la admi-
nistraci6n un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos en la
E/etrz.ayj.deJ y e¢cze#c;a d7 far oper¢c7.o#ej, confiabilidad de la informaci6n financiera y
cumplimiento de las leyes y ordenamientos.
El control interno es:

1. El coraz6n de una organizaci6n.

2. ha cultura, las normas sociales y ambientales que gobieman a la misma.
3. Los procesos del negocio, los mecanismos por medio de los cuales una orga-
nizaci6n proporciona bienes y/o servicios de valor agregado.
4. ha infraestructura, entendiendo dentro a los sistemas, la tecnologia de informa-
ci6n, las facilidades, las politicas y los procedimientos.

Anasis
El primer aspecto dave es que el control intemo se define como un pro€eso. For lo
tanto, los controles intemos no deben ser sucesos, mecanismos o decretos adminis-
trativos aislados, sino una serie de acciones, cambios o funciones que conjuntamente
logren algiin fin o resultado como un sistema integrado de rmteriales, equipo, meto-
dos y personas.
Ia siguiente fase del concepto, efectuado por la junta directiva, la administraci6n
y otro personal de la entidad, indica que el control intemo se encuentra sobre las
personas. Ninguna organizaci6n puede conocer todos sus riesgos y exposiciones en
algtin tiempo determinado y desarrollar controles para cubrir todos y cada uno de
 Control interno. Modelo americano coso 235

estos. I.as personas de la organizaci6n, por lo tanto, deben estar conscientes de la

evaluaci6n de riesgos y de los controles para encontrarse en una posici6n que los
ayude a responder apropiadamente.
El tercer aspecto, disefiado para proporcionar a la admimstraci6n un asegura-
miento razonable, indica la importancia del entendimiento de las limitaciones de
control No se pueden esperar controles internos para prevenir cada problema, cii-
brir cada problema o perrmtir la satisfacci6n organizacional. El logro de los objetivos
no se encuentra garantizado; los controles s6lo proporcionan un grado razonable de
aseguramiento no una panacea.
Indiscutiblemente el aspecto mss importante de esta definici6n es con respecto
al logro de los objetivos. Los controles intemos no son restncciones, pero sf facili-

:s:c:;dporsacceosn°eqs::sP#Lo°e:::t:nu:Vb;e:i::8rre°spdeect°obie::Vs°:e:]ocrtue:nfir±°:c:eer::°:
respecto al cumplimiento de regulaciones, sino tambien con respecto a las opera-
ciones para manejar el negocio. Esta visi6n de control eleva la importancia de la
evaluaci6n de los controles, y mejora los controles internos, asi como tambien los
hace responsabilidad de todos.

Ia estnictLira del control interno

La estnicrura integrada identifica cinco componentes de control intemo, y lo his im-
portante, ilustra la uni6n entre dichos componentes. Tambien muestra la forma en
que la estructura de control atraviesa las tres categorias de objetivos de una entidad;
operaciones eficientes, repor[e fmanciero exacto, y cumplimiento de regulaciones.
Los cinco componentes del control intemo son:

1. Ambiente de control.
2. Evaluaci6n de riesgos.
3. Actividades de control.
4. Informaci6n y comunicaci6n.
5. Monitoreo.

Operan a lo largo de todos los aspectos de una organizaci6n. Debido a que es-
tos componentes forman un sistema integrado, las fortalezas en un area pueden
compensar las debilidades en otra, proporcionando un nivel apropiado de control
para los riesgos a que se enfrente la organizaci6n. A continuaci6n analizamos con
mayor detalle los cinco componentes de control interno.

Ambiente de control
El ambiente de control se encuemra en funci6n de la integridad y competencia del
1 personal de una organizaci6n, por lo que tener una 6tica s6lida tambien es esen-
236 Fundamentos de control interno

cial en los negocios. Los valores eticos son elementos esenciales del ambiente de
control, que afectan a otros componentes del misrno. ha efectividad de los contro-
les internos no puede surgir sobre la etica y los valores de los individuos que los
crean, administran y monitorean.
Ia necesidad de empleados competentes es obvia, particularmente en anibien-
te de tecnologfa de informaci6n. No se piiede esperar que las personas que no
cuentan con una buena capacitaci6n o que no saben que hacer en una crisis apo-
yen y promuevan los controles, ya que se encuentran demasiado ocupados con s6-
lo tratar de realizar su trabajo. La adininistraci6n necesita especificar los niveles de
competencia para los trabajos particulares y traducir dichos niveles en requisitos
de conocimientos y habilidades, por medio de buenas pricticas de contrataci6n y
CapaEci`t::S:entedecontro|seencuentramfl\enciadograndementePorel8rado,

hasta el cual los empleados entiendan que seran responsables de sus acciones. Y
es recomendable que el area de recursos'humanos envie mensajes a los emplea-
dos con respecto a los mveles esperados de actuaci6n y conducta.
El ambiente de control es sin discusi6n el componente mas importante del pro-
ceso de control.

Evalunci6n de rie§gos
Las orgamzaciones de todos los tamafios se enfrentan a un sinntimero de riesgos
desde fuentes internas y externas. La evaluaci6n de riesgos es la identificaci6n y
analisis de aquellos que se relacionan con el logro de los objetivos, formando una
base para determinar la forma en que deben manejarlos. Aunque tomar riesgos
prudentes es necesario para crecer, la admims[raci6n debe identificarlos y anali-
zarlos, cuantificar su magnitud, y proyectar su probabilidad y sus posibles conse-
cuencias.
Consideramos que hoy en dfa se debe prestar especial atenci6n a;

1. Los avances tecnol6gicos.

2. I.os ambientes operativos en cambio.
3. Las nuevas lineas de negocio.
I
4. La reestructuraci6n corporativa.
5. La expausi6n o adquisici6n de operaciones extran).eras.
6. El personal de nuevo ingreso.
I
7. El crecimiento ripido.

Por la naturaleza dinaryica de dichos factores, la evaluaci6n de riesgo no pue-

I
de e).ercerse una sola vez sino que debe ser un proceso continuo.
I
 Control interno. Modelo americano coso 237

Los procesos de evaluaci6n de riesgos deben ser percibidos, permitiendo a la

administraci6n anticipar los nuevos riesgos y tomar las medidas apropiadas. El en-
foque no se encuentra en el uso de una metodologia de evaluaci6n de nesgos en
particular, sino en la realizaci6n de la evaluaci6n de riesgos como una parte natu-
ral del proceso organizacional de planeaci6n.

Actividades de control
Las actividades de control deben encontral.se integrades dentro del proceso de la
evaluaci6n de riesgos Una vez que los riesgos hayan sido analizados, la adminis-
traci6n desarrolla actividades de control que deben ser realizadas apropiada y
opoltunamente. Se aseguran que se tomen las acciones necesarias para cubrir los
riesgos que afecten el logro de los objetrvos.
Las actividades de control ocurren a lo largo de la organizaci6n, en todos los
niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobaciones, autoriza-
ciolies, verificaciones, conciliaciones, revisi6n de actuaci6n operativa, etcetera.
Las actividades de control se clasifican como sigue: controles preventivos, contro-
les de detecci6n, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles de
c6mputo o de tecnologia de irformaci6n y controles administrativos Cualquiera que
sea el esquema de clasificaci6n utilizado, las actividades de control deben ser las
apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y una variedad de activi-
dades de control especificas que los empleados realizan cada dia para asegiirarse
de que la compafiia se adhiera a los planes de acci6n y al seguimento con respec-
to al logro de los objetivos.
Los tipes de actividades de control Existen varias posibilidades diferentes con
respecto a las actividades de control particulares Lo importante es que se combi-
nen para formar una estructura coherente de control.
Los controles de procesamiento de tecnologia de informaci6n incluyen una va-
riedad de actividades de controles de aplicaci6n y de tecnologia de informaci6n,
tanto programadas como basadas en el usuario, las cuales se realizan para revisar
la exactitud, totalidad y autorizaci6n de las transacciones. Ejemplos:

1. Procesarmento de creditos y autorizaciones en linea.

2. Reportes de excepci6n y su seguimiento.
3. Consideraciones de seguridad y controles de acceso.

Los controles fisicos aseguran que el equipo de c6mputo, los inventanos, va-
lol.es, obligaciones y titulos, el efectivo y otros activos se encuentran segul.os ffsi-
camente, y sean contados peri6dicamente y conciliados con los niontos que se
mantengan en los registros de control. Ejemplos
238 Fundamentos de control interno

1. Las cuentas de inventario para todas las computadoras personales en una or.
ganizaci6n.
2. La salvaguarda de los activos como computadoras #oJgGoo4f, que pueden ser rcL
badas facilmente.
3. Las actividades de control de la administraci6n de alto nivel generalmente son
revisiones de los reportes y de otra informaci6n, 1a cual puede incluir:

a) Seguimiento de las iniciativas principales, como el desarrollo de sistemas.

b) Analisis de cifras reales contra las presupuestadas.

La administraci6n de actividades normalmente se refiere a la revisi6n de la ad-

ministraci6n de los reportes de actuaci6n, como:

1. Productividad
2. Flujos diarios de efectivo.
3. Conformidad, etcetera.

Los indicadores de actuaci6n se refieren a los datos utilizados en el reporte de

cierta informaci6n financiera y operacional clave, que sea analizada para identifi-
car las areas en que los objetivos se encuentren en peligro de no ser alcanzados.
Ejemplos de esto, incluyen:

1. Las variaciones en el precio de compra.

2. El porcentaje de recuperaci6n.
3. La calidad del producto.

Es posible que las compafu'as se encuentren demasiado controladas hasta el pun-

to en que las actividades de control inpidan las operaciones eficientes, disminuyendo
la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobaci6n que requie-
ra vanas frrms diferentes puede no ser tan efectivo como un praceso que requiera de
una o das fulrms autori2adas de los funcionanos con esa respousabllidad, que realmen-
te revisen lo que estin aprobando antes de que lo firmen. Al dividir la respoirsabhichd
entre varias personas, la respousabflidad y confianza, asi como tambien el nivel de con-
trol puede dismmuir. El ndmero absoluto de las actividades de control o los participan-
tes no necesanamente aseguran un sistema de control de calidad.

Informaci6n y comunicaci6n \
La base en la estructura de control es la calidad de la informaci6n y de las comu-
nicaciones. Se debe desarrollar la informaci6n relevante, y se debe comunicar
oportunamente sobre una forma que permita a las personas entender y realizar sus
responsabiLidades.
 Control interno. Modelo americano coso 239

Los aspectos princip-ales de informaci6n y comunicaci6n incluyen:

1. Los sistemas de informaci6n.

2. La delegaci6n de las respousabilidades de control.
3. La comumcaci6n orgamzacional.
4. ha comunicaci6n extema.

Monitoreo
Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de
que el proceso se encuentra funcionando como se pretende. Esto es extremada-
mente importante porque los factores internos y externos cambian continuamente,
por lo que los controles que una vez fueron apropiados y efectivos, pudieran ya
no ser los adecuados.
jrfeanceyfrccuenciadelmoultorco.Elalcanceyfrecuenciadelasactividrdesde
monitoreo depende de que los riesgos sean controlados, y del nrvel de corfiabilidad
de la adnunistraci6n con respecto al proceso de control. El momtoreo de los contro-
les intemos puede ser logrado par medio de actrvidades continuas, que se construyan
en los procesos del negocio y de las evaluaciones por separado de la administraci6n,
de auditon`a interna o de par[es externas. Las actividades de monitoreo continuas que
examinen la efectividad del control intemo incluyen actividades regulares de admi-
nistraci6n y supervisi6n, conciliaciones y otras acciones de rutina

Reestructuraci6n de los controles intemos

Existe la necesidad de que los altos ejecutivos de varias organizaciones tomen una
posici6n proactiva, y evalden y reestructuren los controles internos comparando a
la compafiia con sus similares o con otras entidades.

Controles inplementados en los procesos del negocio

Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio, sin inhibir
la realizaci6n del proceso operativo. Los contl.oles intemos que hacen la ejecuci6n
lenta son evitados en muchas instancias, lo cual puede ser mss dafiino que no te-
ner controles, debido al falso sentido de seguridad proporcionado. Muchos contro-
les son ya sea demasiado molestos, como varios pasos de aprobaci6n, o se presentan
demasiado tarde en el proceso, como la inspecci6n de la salida del proceso. Se de-
ben implementar controles efectivas en los procesos del negocio de tal forma que a
quienes sigan los procedimientos no se les recuerde coustantemente que e sten.
Los controles deben reflejar el nivel de riesgo y las exposiciones deben ser cu-
biertas. Por supuesto, el beneficio del logro del objetivo debe ser sopesado con el
costo del control. Al mismo tiempo, 1os controles deben ser flexibles y lo suficien-
24o Fundamen[os de control interno

temente adaptables para lidiar con el ambiente siempre cambiante, y asi permane_
cer efectivos.

Resumen
El modelo COSO hace duefios y responsables del control interno a los altos direc-
tivos de la organizaci6n como principio basico y se configura por cinco elementos
y tres grandes objetivos:

Elemcntos
1. El medio ambiente de control.
2. ha evaluaci6n del riesgo.
3. I.as actividades de control.
4. La informaci6n y su comunicaci6n.
5. La supervisi6n.

Objetivos
1. Eficacia y eficiencia de la operaci6n.
2` Confiabilidad en los reportes financieros.
3. Cumplimiento con leyes y regulaciones.

Componentes y objetivos que combinados dan la base para construir dinami-

camen[e el sistema de control, pero tambien para evaluarlo y que, de hecho, cons-
tituyen el esqueleto del control intemo en una organizaci6n.

Ii.....i...-...
Introducci6n
EI Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA) estableci6 un consejo en-
cargado de disefiar y emitlr criterios o lineamientos generales sobre control, consejo
denominado 714e Cr;Jerj.a a/Co#/ro/ Bo¢flJ, y comi'`nmente conocido como COCO.
EI Consejo de Criterias de Control I:iene como prop6sito desarrollar orientacio-
nes o gufas generales para el disefio, evaluaci6n y reportes sobre los sistemas de
 Control interno. Modelo canadiense coco 241

control dentro de las organizaciones, incluyendo lo relacionado con asuntos de go~

bernabilichd corpora[iva en los sectores pdblico y privado.
Los integrantes de dicho consejo, despues de analizar y probar la aplicabilidad
del modelo COSO, y considerando diversas y valiosas experiencias de auditores in-
ternos y directivos de organizaclones canadienses, aprobaron a finales de 1991 1a
publicaci6n de los siguientes documentos.
1. Guias sobre control.
2 Gufas para directores-procesos de direcci6n para el control.

Ijas guias sobre control

El documento esta disefiado para ayudar a mejorar el control. Describe y define el
control (mas alla de las precisiones del control interno contable financiero tradicio-
nal), y establece criterios para un efectivo control en una organizaci6n.
Proporciona un marco de referencia que la gente a traves de toda la organiza-
ci6n, puede usaf para desarrollar, evaluar y cambiar el control. Sin embalgo, no in-
tenta proporcionar una guia detallada de c6mo disehar una organizaci6n, exlstiendo
para ello muchas metodologias descritas en textos sobre adlmmstraci6n.
Un efectivo control puede apoyar el exito de una organizaci6n en diferentes
formas:

1. El personal, al desarrollar sus funciones, puede ejercitar su juicio y creatividad, al

tiempo que admhistra o controla los riesgos de que ocurran acciones indebidas.
2. El personal tiene la flexibilidad de impulsar cambios en la organizaci6n o ges-
ti6n, al tener un adecuado conocimiento de los riesgos.
3. El persorml posee informaci6n confiable y esta en aptitud de usarla al momen-
to oportuno y al mss adecuado nivel en la orgamzaci6n.
4. I,a organizaci6n puede lograr mejoras en efectividad y eficiencia, y obtener rna-
yor confianza por parte de terceros interesados.

ra naturaleza del control

Elcontrolcomprendetodasloselementosdeunaorganizaci6n(incluyend6susre-
cursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y objetivos) que tornados en conjun-
to, apoyan a las personas en el oumplimiento de sus objetivos organizacionales.
Cousiderando que una organizaci6n puede ser defihida de diferentes formas, la
guia de COCO establece que una organizaci6n debe ser entendida como un grupo
de personas que trabajan en el logro de ciertos objetivas, por lo tanto, los objetivos
vienen a ser el factor deter-nte de lo que debe ser incluido o excluido de una
organizaci6n.
242 Fundamentos de control interno

Es muy importante tener siempre presente que la gufa de COCO esta basada
en el entendimiento de lo que ahi se sefiala como concepto de control y, por lo
tanto, aquellas organizaciones que pretendan aplicar los lineamientos del COCO,
debefan tener un claro conocimiento y consideraci6n de los cinco componentes
que conforman el Marco Integrado del Control Interno publicado por el COSO:
1. Ambiente de control.
2. Evaluaci6n de riesgos.
3. Actividades de control.
4. Informaci6n y comunicaci6n.
5. Monitoreo o supervisi6n.

De acuerdo con lo anterior, el modelo canadiense esta en total acuerdo con el

modelo americano; sin embargo, presenta una propuesta diferen[e en cuanto a la
forma como se conceptda al control para su aplicaci6n practica en las organizacio-
nes, la cual deriva de la interpretaci6n ya mencionada de lo que debe entenderse
como una organizaci6n y que en forma muy sencilla se explica a continuaci6n:
Partamos de la idea de que la umdad mas pequefia en una organizaci6n es la
persona [omada individualmente. Una persona ejecuta una tarea o trabajo, guiada
por el entendimiento de su prop6sito (el objetivo a ser alcanzado) y apoyado por
su capacidad o ¢}/./#d para realizarla (informaci6n, recursos, herramientas y habi-
lidades). Asimismo, la persona necesitafa de un sentido de involucramiento o coffl-
Proov;jo para realizar debida y oportunamente esa tarea. Finalmente, la misma
persona deberi vigilar y cgr¢/#¢r su desempefio, al igual que su entomo, para ¢Prc#-
de7. de la experiencia y poder ejecutar mejor su tarea, asi como para introducir los
cambios necesarios. Como se podra apreciar, este proceso es igualmente aplicable
para cualquier equipo o gmpo de trabajo, estableciendose que en cualquier orga-
nizaci6n de personas, la ere#cj¢ cde/ co#/ro/ la constituyen el Proj}d:fz./a, el compromiso,
la aptitud, la evaluaci6n y el aprendizaje.
En congmencia con lo anterior, una orgamzaci6n puede ser cualquier entidad
legal, tal como una compafiia, una sociedad o asociaci6n, una agencia o depen-
dencia gubemamental, o subunidades de una gran organizaci6n como divisiones o
departamentos.
Como se mencion6, el control comprende aquellos elementos de una orgam-
zaci6n (incluyendo sus recursos, sistemas, procesos, cultura, estnicrura y metas)
que tornados en codyunto apoyan al personal en el logro de los objetivos orgarLi-
zacionales. Estos objetivos pueden caer dentro de una o mas de las siguientes ca-
tegon'as generales:
Efectividad y eflciencla de las operaclones. Incluye los objetivos relaciona-
dos con las metas organizacionales, tales como el servicio al cliente, la salvaguar-
 Control interno. Modelo canadiense coco 243

da y uso eficiente de los recursos, la obtenci6n de beneficios y el oumplimiento de

las obligaciones sociales; considera tambien la protecci6n de todo tipo de recursos
contra perdidas o uso indebido, asi como la seguridad de que los compronusos son
identificados y debidamente administrados.
Conflabilidad de los reportes intemos y catoemos. Considera objetivos rela-
cionados con el manteninento de adecuados registros contables, la confiabilidad de
la informaci6n usada dentro de la organizaci6n y la informaci6n publicada para ter-
ceros interesados. Esto incluye la protecci6n de los registros contra posibles accesas
indebidos a la informaci6n, asi como para evitar la distorsi6n de los resultados.
Cumpliniento con lcyes y disposiciones lqgales aplicables y con las po-
liticas internas. Incluye objetivos relacionados con el aseguramiento de que las
actividades de la organizaci6n son conducidas en total concordancia con el marco
legal existente y con las polfticas internas establecidas.
Se considera qiie el control es efectrvo, si proporciona una razonable seguridad
de que la organizaci6n esta logrando sus objeuvos previstas. 0 dicho de otra mane-
ra, el control es efectivo en la medida en que los riesgos subsistentes se juzga que
no afectafan el logro de los objetivos ongahizacionales. El control, por lo tanto, con-
lleva la responsabilided de identificar y mtigar los riesgos, lo cual no s6lo incluye
concx:er los riesgas relacionados con el cumplrmiento de un objetivo especifico, si-
no tanbien aquellos nesgos que pudieran afectar la viabilidad y €xito de la organi-
zaci6n, por ejemplo, deficiente capacidad para identificar y explotar oportunidades
o deficiente capacidad para responder y adaptarse a riesgos inesperados o para to-
mar decisiones con base en indicadores confiables a falta de informaci6n definitiva.

Conceptos de la naturaleza del control

1. El control es efectuado o puesto en practica por el personal de toda la orgahi-
zaci6n, incluyendo al consejo de administraci6n o su equivalente, la admnis-
traci6n y el resto del personal.
2. Las personas son responsables del disefio, establecimiento, supervisi6n y man-
tenimiento del control. Adicionalmente, debe considerarse que el control se ve
afectado por diversas influencias organizacionales que tienen relaci6n con las
motivaciones y comportamiento de la gente.
3. El personal responsable (tanto individualmente como en equipos) de lograr de-
termmados objetivos, debe ser igualmente responsable de la efectividad del
control que apoya el cumplimiento de tales objetivos.
4. Adicionalmente, el personal, cualquiera que sea su puesto, es responsable de
evaluar la efectividad del control dentro de su esfera de competencia y de re-
portar tal evaluaci6n ante quien 61 es responsable.
244 Fundementos de control interno

5 Las orgamzaciones se encuentran en constante interacci6n y adaptaci6n, en res-

puesta a los cambios de su entorno externo e interno.
6. Para que un control sea efectivo, sus elementos deben estar adecuados a su ob-
jetrvo, ser consisten[es uno con otro, y tener la flexibilidad para adaptarse.
Esto significa que cuando se contemplan cambios en cualquier aspecto de la
organizaci6n, las consecuencias en el control deben ser debidamente cousideradas.

1. Del control s6lo se debe esperar que proporcione una razonable segurided, nun-
ca una garantia absoluta.

2. Existen dos razones basicas por las cuales no es posible obtener una absoluta
seguridad, no obstante el cuidado y diligencia extremas aplicados.

a) En primer lugar, porque existen limitaciones inherentes en el control que in-

cluyen, entre otras, la posibilldad de errores de juicio en la toma de decisio-
nes, la ocurrencia de errores humanos, la colusi6n entre dos o mss personas
para evitar un control, asf como la omisi6n consciente de los controles por par-
te de la direcci6n. Por lo tanto, el control puede ayudar a minimizar la ocu-
rrencia de errores o fallas, pero no puede proporcionar una absoluta seguridad
de que no se presenten.
b) En segundo lugar, el aspecto del costofoeneficio debe ser tomado en cuen-
ta cuando se disefia el control en las organizaciones. El costo del control
debe ser proporcional a los benFficios esperados y deberan considerarse los
riesgos aceptados para su disefio y manejo.

3. Un efectivo control requiere del rnantenimiento de un equilibrio entre autono-

mfa e integraci6n y entre cousistencia y adaptaci6n al cambio.

4. Mantener este balance requiere en ocasiones decidir entre la centralizaci6n y la

descentralizaci6n; entre la imposici6n de reglas est ctas para mantener la cousis-
tencia y en ocasiones para una mayor eficiencia, o permitr urn cierta libertad de
actuaci6n en aras de una mayor flexibilidad para responder al cambio.

Estructura del modelo de control

Una estructura de control proporciona el marco de referencia y la manera en
que deben ser en[endidos o interpretados los elementos importantes del con-
trol, incluyendo las relaciones basicas entre ellos. En la gu{a del COCO la es-
tructura del control se construye con la definici6n de control, los criterios de
control y la forma en que se agrupan los criterios. La definici6n de control se
present6 en parrafos anteriores, y los criterios y su agrupamiento se resumen
mss adelante.
 Control intemo. Modelo canadiense coco 245

La estructura del modelo canadiense proporciona una visi6n integral de surna

utilidad sobre el control. El contenido de la gufa requiere de creatividad para su in-
terpretaci6n y aplicaci6n, ya que ofrece una gran flexibilidad respecto a c6mo el
control es implementado, sin prescribir o imponer un conjunto detallado de politi-
cas y procedimientos. Cualquier organizaci6n puede adoptar la estructura como se
presenta en la guia, adecuarla a sus propios intereses o usarla de referencia para
desarrollar un modelo propio.
Al respecto, debe tomarse en cuenta que, en cualquier grupo de criterios, al-
gunos aspectos resaltan mss que otros, y que los criterios pueden ser reagrupados
para satisfacer circunstancias particulares; sin embargo, es muy importante no olvi-
dar que todos los criterios necesitan ser considerados en cualquier reagrupamien-
to que se haga.
Por ejemplo, una organizaci6n puede tener establecido un modelo de admmis-
traci6n, cuya estmctura contiene sus propias rutinas, filosoffa y vocabulario, y en ca-
so de intentar adoptar la estructura de control propuesta por la guia del COCO, no
signjflca que todo lo e stente deba ser descartado; lo recomendable sera comparar
el actual enfoque de la administraci6n con la estructura del modelo COCO y modi-
ficar solamente aquellos aspectos que sean necesarios para me)orar su control.
Ia guia contiene como demostraci6n de lo anterior, el reagrupamiento de los
criterios de acuerdo con la estructura de los componentes de control del modelo
COSO, asi como su reacomodo conforme a uno de los modelos de administraci6n
de la calidad total nias conocidos (B¢/drz.ge Ae4`tz#d Crz./er;.¢).

Ijos criterios
Los criterios de control son la base para entender el control de una organizaci6n y
para hacer juicios acerca de su efectividad; estos critenos de control son de aplica-
ci6n amplia. I.a efectividad del control en cualquier orgahizaci6n puede ser evalua-
da usando estos criterios sin importar el tipo de organizaci6n o los objetivos que
persiga.
I,os cnterios esfan planteados como metas a cumplir permanentemente y no cons-
tituyen, por lo tanto, requerinuentos minimos que se interpreten simplemente como
ace|)tables o no. Es por ello necesario realizar adecuados analisis y comparaciones
para interpretar en forma debida la aplicaci6n de los criterios en el contexto de una
organizaci6n en particular y para la evaluaci6n de la efectividad de su control.
Igualmente, los criterios necesitan ser interpretados en el contexto de los obje-
tivos particulares. Por ejemplo, para un objetivo relacionado con el servicio al clien-
te, el criterio que se refiere a la evaluaci6n del desempefio podn'a ser interpretado
en terlrmos de la precisi6n y oportunidad en el llenado de los pedidos, la retroa-
246 Fundamentos de control interno

limentaci6n obtenida del cliente, etc. Para un objetivo relacionado con la moral en
la organizaci6n, el mismo criterio puede ser interpretado en termmos de ausencia
de mediciones o investigaciones sobre la moral del personal.
Todos los criterios son relevantes para cualquier organizaci6n y objetivo espe-
cifico; sin embargo, algunos pueden ser mas importantes que otros en algdn caso
en particular.
Es importante destacar que el control no puede ser juzgado solamente en el
grado con el que cada criterio tomado por separado es alcanzado. Los criterios del
COCO al igual que los componentes del COS0 estan totalmente interrelacionados
entre si, en la misma forma en que estan interrelacionados los elementos del con-
trol en una organizaci6n; por lo mismo, los elementos del control, no pueden ser
disefiados o evaluados en forma aislada unos de otros.
Finalmente se insiste en que los lmsmos criterios, como la misma estructura de
control, pueden ser aplicados fanto a una orgamzaci6n en su totalidad como a una
parte especifica de la misma. Por ejemplo, los criterios referidos a la evaluaci6n y
aprendizaje pueden ser utilizados para la ongarizaci6n en su conjunto o para rna di-
visi6n, departamento, proceso operativo, grupo de trabajo o equipo en particular, e
inclusive para un individuo De igual manera, los rlesgos pueden ser identificados
para la organizaa6n como un todo, asi como para una unidad operativa individual.

Rcsumen
El resumen de los 20 Crj.;erjoj de Co#Jro/, agrupados conforme al entendimiento que
se da sobre la naturaleza del control son:

Prop6sito
Agrupa los criterios que proporcionan un sentido de direcci6n a la orgarizaci6n.
Al. Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.
A2. Los riesgos internos y externos significativos que enfrente una organizaci6n
para el logro de sus objetivos, deben ser identificados y evaluados.
A3. El disefio de polfticas para apoyar el logro de los objetivos de una organi-
zaci6n, y para el manejo de sus riesgos, debe ser establecido, comunicado y prac-
ticado, de manera que el personal entienda lo que de ellos se espera y el alcance
de su libertad ¢e actuaci6n.
A4 Deben establecerse y comumcarse planes para guiar los esfuerzos para lo-
grar los objetivos de la organizaci6n.
A5 Los objetivos y los planes relativos deben incluir metas, parimetros e indi-
cadores de medici6n del desempefio.
 Comrol intemo. Modelo canadiense coco 247

Comprodndso

Agrupa los criterios que proporcionan un sentido de identidad y valores de la or-

ganizaci6n.
81. Valores eticos compartidos, incluyendo integridad, deben ser establecidos,
comuhicados y puestas en practica en toda la organizaci6n.
82. Las politicas y pfacticas sobre recursos humanos, deben ser consistentes
con los valores eticos de la organizaci6n y con el logro de sus objetivos.
83. La autoridad y responsabilidad deben ser claramente defimdas y consisten-
tes con los objetivos de la organizaci6n de tal forma que las decisiones y acciones
se tomen por el personal apropiado.
84. Una atm6sfera de mutua confianza debe ser fomentada para apoyar el flu-
jo de la informaci6n entre el personal y para su efectivo desempefio hacia el logro
de los objetivos de la organizaci6n.

Aptifud
Agrupa critenos que proporcionan un sentido de competencia o aptitud de la or-
ganizaci6n.
C1. El personal debe tener los necesarios conocimientos, habilidades y herra-
mientas para alcanzar los objetivos de la organizaci6n.
C2. El proceso de comunlcaci6n debe apoyar los valores de la organizaci6n y
el logro de sus operaciones.
C3. Informaci6n suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada de
manera oportuna para posibilitar que el personal desempefie las responsabilidades
asignadas.
C4. Las decisiones y acciones de diferentes partes de una organizaci6n deben
ser coordinadas.
C5. Las actividades de control deben ser disefiadas como una par[e integral de
la onganlzaci6n, tomando en consideraci6n sus objetivos, los riesgos para su cum-
plimiento y la interrelaci6n de los elementos de control.

Evaluaci6n y aprendizajc
Este grupo incluye los criterios que proporcionan un sentido de evoluci6n de la or-
ganizaci6n.
D1. El ambiente externo e interno debe ser momtoreado para obtener informa-
ci6n que pueda sefialar la necesidad de reevaluar los objetivos de la organizaci6n
o el control.
D2. El desempefio debe ser evaluado o medido contra las metas e indicadores
en los planes u objetivas de la organizaci6n.
248 Fundamentos de control interno

D3 Las premisas consideradas para los objetivos de la organizaci6n deben ser

cuestionadas peri6dicamente.
D4. Las necesidades de mformaci6n y las relativos sistemas de informaci6n de-
ben ser reevaluados en la medida que cambian los objetivos o al identificarse defi-
ciencias de la informaci6n reportada.
D5. Debe establecerse y ejecutarse un seguimiento de los procedimientos, pa-
ra asegurar que los cambios o acciones requeridos se dieron.
D6. Ia administraci6n debe evaluar peri6dicamente la efectividad del control en
su organizaci6n y comunicar sus resultados a aquellos ante quienes es respousable.
Ahora bien, cada uno de los 20 criterios se complementan con ciertas explica-
ciones que permiten el meior entendimiento de su alcance.
El primer grupo referido al propo`f/.Jo incluye aquellos criterios que tornados en
conjunto da un sentido de direcci6n a la organizaci6n.
Sefiala en primer lugar la necesidad de establecer objetivos (A1) a diferentes ni-
veles y plazos, asi como con diversas orientaciones o categon'as (efectividad y efi-
ciencia de las operaciones, confiabilidad de la informaci6n interna y extema y de
cumplimiento con leyes, reglamentos y polfticas internas aplicables) Se parte de la
necesaria clefinici6n de la misi6n, visi6n y las estrategias, asi como de su expresi6n
mas detallada por medio de objetivos especificos, alineados debidamente con aque-
1las y generados comtirmente en c¢jfjzde, siguiendo los diferentes estratos de la or-
ganizaci6n y ouidando en todo momento, 1a interrelaci6n entre ellos para evitar la
existencia de objetivos en conflicto.
El segundo criterio dentro de este grupo (A2) explica que cualquier curso de
acci6n o inacci6n involucra algtin riesgo para el logro de los objetivos. Se conside-
raran nesgos aceptables aquellos cuyo costo de eliminaci6n no lo justifique; este
podrfa ser el caso donde el costo de algunas medidas de prevenci6n tuvieran un
mayor costo que el beneficio de la eliminaci6n de un riesgo. Toda organizaci6n ne-
cesita identificar sus riesgos significativos, tanto internos como extemos, sobre ba-
ses constantes de tal manera que pueda reaccionar y efectuar cambios en forma
adecuada y oportuna.
La zde#jf/Zfzzc;o'# de r;efgoj debe cubrir todos los objetivos, incluyendo aquellos
que no estuvieran explicitamente establecidos; por ejemplo, el objetivo de mante-
nerse en operaci6n puede no estar sefialado por escrito, pero puede verse afecta-
do por los riesgos que deriven del incumplimiento con determinadas leyes. Por
otro lado, sen'a poco probable que resulte una adecuada relaci6n de costofoenefl-
cio si trataramos de identificar todos los riesgos posibles, por lo que la identifica-
ci6n de ellos, debe ser lo suficientemente integral para proporcionar una razonable
seguridad de que aquellos riesgos que pudieran tener un importante efecto sobre
los objetivos han sido identificados.
 Control interno. Modelo canadiense coco 249

La cgrjz/#¢c;d:# de /oJ rj.ngoJ comprende la estimaci6n de la probabilidad de ocu-

rrencia de un evento y la trascendencia de sus consecuencias, de tal forma que con
oportuhidad se desarrollen y establezcan apropiadas politicas y procesos para re-
ducir su ocurrencia y, en su caso, poderlo manejar.
Cousecuentemente, el personal necesita conocer cuales riesgos son aceptados por
la gerencia o direcci6n y por el consejo de administraci6n; a su vez, ellos necesitan
saber los riesgos que sen`an aceptables por los propios accionistas. El reconocimien-
to explicito de los rz.ergor raz4li#/ef que han sido aceptados y la comunicaci6n de tal re-
conocimiento a toda la organizaci6n, es esencial para su efectivo control.
I.a identificaci6n de los riesgos y su evaluaci6n deben ser ejecutadas para ca-
da objetivo significativo de la organizaci6n; asimismo, la centralizaci6n de la iden-
tificaci6n de los riesgos y la evaluaci6n por medio de funciones, generalmente
necesitan combinarse con las evaluaciones locales de riesgos, a fin de obtener una
adecuada panofamica.
Dentro del grupo de c4+jg/;a4czc¥'d# y ¢jpre#c7z.z4/.c, podriamos comentar lo referente al
criterio D2 que establece que el desempefio debe ser evaluado o medido c6ntra las
metas e indicadores identificados en los planes y objetivos de la organizaci6n. AI res-
p€cto, se sefiala que la medici6n del desempeho operacional ofrece la oportumdad
de aprender de la experiencia; si el avance hacia el cumplimiento de los objetivos es
mss rapido o mss lento de lo planeado, podr'a establecerse la necesidad de revisar
los objetivos o, en su caso, reorientari o reenfocari la organizaci6n; por ejemplo, un
mal desempefio podria reflejar desventajas financieras o tecnol6gicas y podn`a reque-
ur cambios en los objetivas o planes relacionados con la tecnologfa, mercados o pla-
nes de producci6n. Para monitorear el desempefio operativo, el personal necesita
contar con informaci6n oportuna y confiable sobre los resultados opera vos. El de-
sempefio operativo es usualmente monitoreado por la unidad responsable de los re-
sultados y por aquellos ante quienes la unidad responde.
El desempefio de actividades de control tambien requiere ser monitoreado y
evaluado. Tal evaluaci6n puede detectar problemas de desempefio y posibilitar co-
rrecciones de disefio. Esos problemas podn`an ocumr si las actividades han caido
en obsolescencia o hen perdido efectividad, o si otras actrvidades altemas de control
ham resultado mds rentables. Igualmente, de esta evaluaci6n pudieran identificarse
aspectos relacionados con la propia evaluaci6n o con la capacitaci6n o entrenamien-
to. De igual forma, aparecen con mayor detalle precisiones referentes a los restantes
17 criterios que facilitan su comprensi6n.
Finalmente, para la evaluaci6n de la efectividad del control, la guia del COCO
considera que pudiera resultar de utilidad para cualquier organizaci6n, expresar
los criterios en forma de cuestionarios disefiados ex profeso a la organizaci6n y
las circunstancias.
250 Fundamentos de control interno

Estos cuestionarios o p[eguntas debidamente elaborados, pueden usarse en la

conducci6n de sesiones de autoevaluaci6n. El material de la gu'ia del COCO puede
a la vez servir para preparar informaci6n de apoyo y en todo caso, las respuestas a
tales preguntas podn`an considerarse como punto de arranque en la identificaci6n y
discusi6n del proceso de control.
Luego entonces, 1os ob)etivos y elementos son los siguientes:

Objetivos
1. Eficacia y eficiencia de la operaci6n.
2. Confiabilidad en los reportes administrativos y financieros
3. Cumplimiento con leyes, regulaciones y polfticas internas.

Elementos
1 Medio ambiente de control con enfasis en las condiciones para actuar.
2. Establecimiento de objetivos y evaliiaci6n de nesgos.
3. Actividades de control.
4. Supervisi6n y cambio.

El modelo COCO se caracteriza por su orientaci6n hacia la utilidad para las or-
ganizaciones y, en consecuencia, dirigido a los directivos, y a las acciones que de-
ben tomar para hacer bien y aprender.
I
Concepto
Descripci6n grifica concreta de un sistema contable que sirva de base para evaluar
el control interno y para la planeaci6n y disefio de una auditon'a.

Ventajas
a) El flujo de transacciones de una empresa son representadas fapida y facil-
mente.
b) Se requiere menos tiempo para entenderlos.
I
c) Los cambios en los sistemas son faciles de actualizar.

Prepanci6n
I
Son cinco las pasos que deben seguirse al preparar diagramas de flujo:

1. Decidir que aspectos del sistema del cliente son importantes; o sea, aquellos
I
que tienen importancia para la auditon'a. ++

2. Preparar diagramas resumidos para aquellos sistemas que inplican una gran
cantidad de detalle.
3. Preparar diagramas de flujo detallados que incluyan las fases tanto manuales
como computarizadas. I
4 Preparar diagramas complementarios y materiales analiticos adicionales cuan-
do sea apropiado.
5. Llevar a cabo y documentar la verificaci6n de la descripci6n del sistema y mo- I
dificar los diagramas seg`in sea necesario.

Le situaci6n de una auditoria repetitiva y que existan diagramas de flujo del afro
anterior, los originales de los diagramas vuelven a utilizarse cada afro, modificindolos
I
como resultado de cambios en los sistemas; de (o entre) los papeles de trabajo de ca-
da afro se conservan copias de los diagramas y debe observarse que no es titil volver
a hacer los diagramas s6lo porque su disefro requiera mejoras poco importantes._
I
Elenentos I
Cada diagrama de flujo consta de tres elementos: a) los departamentos o activida-
des cubiertos; b) los sinbolos que representan los documentos y registros relativos
E
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control interno 253

a las actividades; c) las lineas de flujo que muestran c6mo se procesan las transac-
ciones, segtin lo evidencian los documentos y registros. Para ayudar a hacerlos mss
claros, cada diagrarm debera titularse y numerarse claramente, e incluir una expli-
caci6n de las diferentes abreviaturas empleadas.

Diagramaci6n horizontal
Los documentos que se muestran en el diagrama de flujo se representan como un
flujo horizontal, entre distintos departamentos, que sigue al documento desde que
se origina hasta que se archiva en forma definitiva, sale del sistema o se destruye;
por lo tanto, el diagrama de flujo debera prepararse en tal forma que pueda ser lei-
do de izquierda a derecha a lo largo de la hoja.

sinbolos bdsicos
Las tecnicas de diagramas de flujo se basan en el empleo de simbolos predefim-
dos, por ejemplo:

i± Documento

iiiEE Preparaci6n de documento

i.I
1'
Tar]eta Perforada

1' Copia "Si„

I_____I

iii Documento/Reporte
producido por computador

•:.: Documento de envfo (/r¢„jov/./JzgD [v. gr. Io-

te (4¢Jf4)] del usuario al departamento de
FED. Contiene informaci6n control; puede
ser una forma Fspecial o una tira de maqui-
na sumadora.
 Fundamentos de control interno

Flujo fisico de los documerltos o (en la fase

.---, de corrlputador) Flujo secuencial de la infor-
maci6n.

------------t Flujo de la inforrnaci6n.

Acceso al azar a un archivo de computador.

Bifurcaci6n (posibilidades-alternativas).

Transmisi6n de lnfomaci6n Via Telecomu-

nicaciones (esto podn`a ser a traves de lineas
telefonicas, via satelite o algtin otro medio
de transmisi6n de informaci6n).

ii± Proceso (representa ya sea un programa o

•una serie de programas).

CL Archivo en cinta magnetica.

C= Archivo en disco magnetico.

Diagramas de flujo de sistemas de contabilided y control interno 255

Termmal de pantalla de video. [Este tipo de

terminal tiene entrada por medio de teclado,
y la salida es por medio de una pantalla de

EiiH T.V. Estas terlninales se conocen de otra forma

como UDV (umdrdes de despliegue visual) y
como TRC (tubos de rayos cat6dlcos).I

Unidad de entrada de datos o terminal de

solicitud de informaci6n (que no sea una
I_ _ _ i
terlninal de pantalla de video).

--I Terminal (abandona el sistema diagramado).

Archivo permanente de documentos [alfabeti-

. `._. .i --```-` co (A), numerico (N) o cronol6gico (C)I.

Verificaci6n de secuencia (/), no importan-

i.. .:: .. _ :`-. ce y no verificada (o), no verificada pero im-
/OX portante (x).

Archivo temporal de documentos (alfabeti-

•.: '' ..,..
co, numerico o cronol6gico).

1``= inexado

I De;truido

I Inicia

I Firma
256 Fundamentos de control interno

11
I
Libro mayor o registro auxiliar.

Libro o regis[ro que no forma parte del sis-

tema de partida doble (v. gr. un kardex que
s6lo registra cantidades de inventario).

a *
Fuente de registro en el libro mayor.

Clave de referencia a notas aclaratorias simple.

Claves de referenc`ia a notas aclaratorias

mtiltiples.
I
Una flecha sombreada, que apunta hacia
abajo, muestra cuando un tipo de transac-
I
ci6n entra en el sistema (o sea, el inicio de
una linea de flujo). Algunos diagramas ten-
dran mss de una linea de flujo, cada una iul-
I
ciada por distmtos eventos; un diagrama de
ventas, por ejemplo, podr`a tener dos pun-
tos de inicio -la recepci6n de un pedido y
I
la recepci6n de mercancia devuelta. Cada
punto de inicio debera indicarse por medio
de una flecha -numerada si hay mss de
I
una para mostrar la secuencia.
I
El extremo inferior derecho sombreado indi-
ca un documento en el momento de su pre-
paraci6n. Par lo tanto, es posible localizar a I
:.'J..-_..-.-._i simple vista en d6nde se originan las distin-
tos documentos que aparecen en el diagrama ++

Prenumerado de flujo. Siempre que se prepare un docu-

mento debera indicarse si esfa prenumerado
o si se numera confomle se expide.
I
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control intemo 257
I;.i!!j

Las letras maytisculas dentro del rectangulo

indican el documento involucrado (v. gr. or-
den de compra). En el diagrama debera in-
cluirse una clave o leyenda que defina lo
que significan las letras. Los ntimeros en el
extremo superior derecho indican que se
trata de la pnmera y segunda copias.
Ias distmtas copias tambien pueden identifi-
carse media`nte rna anotaci6n de su color en
vez de un n`inero, si esto es his apropiado.

Esto representa el flujo de la informaci6n en

contraposici6n al flujo de la documentaci6n. ha
Linca punteada se utiliza para indicar que un re-
gistro o un documento esta siendo utilizado pa-
ra alg`1n prop6sito tat como ha preparaci6n de,
------------>
o la comparaci6n con cto documemo, rEgivstro o
un auxiliar, etc. sin que exista el flujo fisico del
prrmer documento. ha linea punteada tambien
se utiliza en La fase de FED para indicar el ac-
ceso a un archivo s61o para solicitar informa-
ci6n, sin que se ueve a cabo ha actualizaci6n del
archrvo.

Aqui, la recepci6n de un pedido de venta

del cliente (PVC) origina la preparaci6n de
un pedido de venta intemo (PVI). El pedido
de venta del cliente es entonces archivado en
arden alfabetico.

CI-I
Acceso al azar a un archivo de computador
-indica un archivo en el que la informaci6n
se actuahiza al azar- normalmente un disco
(la linea sera punteada si el acceso al archi-
vo fuese al azar dmcamente para solLcitar in-
formaci6n).
Fiindamentos de control interno

Cuando una flecha apunta hacia una

+ referencia a otro diagrama, esto sig-
_` riifica qiie el flujo de este documen-
Al departamento
de cuentas por cobrar
to con[inunra en ese diagrama.

Cuando un documento es enviado

iii !A'
cliente
ya sea a una fuente externa o a al-
grin departamento in[emo, cuando
los detalles relativos a su utiliza-

iiiii A e§tudio
de tiempos
ci6n y a su disposici6n final no son
de in[eres desde un punto de vista
de la evaluaci6n del control, la lf-
nea continua debe terminar en una
terlninal.

Aqui, el Sr. Perez inicia un flu]o de

dc)cumentaci6n preparando un jue-

Sr Plojas
go de 3 formas y archiva la copia 3
Sr. P6rez
en orden alfabetico en un archivo
temporal. I.as copias 1 y 2 son en-
viadrs al Sr. Rojas, quien costea los
donimentos, archiva la copia 2 en
orden numerico y devuelve la copia
1 al Sr. Perez. Cuando el Sr. P€rez
recibe la copia 1, saca la copia 3 del
archivo temporal y la destruye. En-
tonces, el archiva la copia 1 en or-
den alfabetico.

La bifurcaci6n de una linea conti-

nua o de una linea punteada indi-
ca varios cursos alternativos que
dependen del tipo de transacci6n
que implica el documento especi-
..,
fico. En este ejemplo, la factura de
venta (FV) pasa por distintos pro-
cedimientos dependiendo de si se
trata de una venta a credito o de
una venta COD.
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control interno 259
I
Otro tipo de altemativa puede mostrar-
I se a traves de un documento dibujado
mediante una linea punteada, denomi-
nado copia "Si". En este caso, las copias
I 1 y 2 siempre se preparan y se envian
al Sr, Perez. Sin embargo, si se trata de
especial un pedido especial, tambien se prepa-
I ra una tercera copia, la cual es envia-
da al Sr. Rojas.

I
I seH
cOEHFl Los dos documentos, A y 8, son cote-
jados. Despues, se anexan (represen-
tf ndose por un cuadro con una linea
diagonal) y se archivan en orden nu-
merico.

La secuencia del archivo num6rico del

dooumento A es verificada regularmente
como parte del sistema. Ia sec.uencia
numerica del documento 8 no se verifi-
ca, pero esto puede no ser imporrmte
(v. gr. el punto de control puede apa-
recer posteriomente en el sistema). Nor-
malmente, el auditor esperan'a que el
archrvo numerico del documento C fue-
se verificado regularmente, pero nunca se
verifica.

Esto muestra que un documento esta

I
I FT espu6s de
siendo colocado en un archivo tempo-
ral en espera de la aprobaci6n del cie-
dito, y que es enviado posteriormente a
un archivo permanente numerico. Por
supuesto, un documento puede salir de

I aprobaci6n un archivo temporal y dirigirse hacia

series posteriores de pasos de procesa-
miento antes de teminar en un archivo

I p€rmanente.
260 Fundamentos de control interno

Sr. F]ojas

Esto muestra que e[ Sr. Perez anexa el

documentct A al documento 8 y los
envia al Sr. Rojas, quien aprueba am-

EEiE] bos documentos y los envia juntos a

algi'in paso po`sterior..

-iii- No debe utilizarse el sinbolo qiie in-

dica que dos documentos se anexan
cuando €stos simplemente se ponen

-iii- I
juntos en forma temporal con objeto
I

de que la informaci6n seleccionada

en un documento pueda transcnbirse a
otro. En este caso debe utilizarse una
flecha punteada.

I.as transacciones contables se eviden-

cian no s6lo por medio de dooumen-
tas, sino tambien mediante los distintos
libros, registras y otros. Si el libro o re-
gistro forma pane del sistema de parti-
da doble, este se muestra a traves de
un cuadro sombreado en el lado iz-
quierdo (v. gr. un registro auxihiar de
cuentas por cobrar) El nombre del re-
grstro debe indicarse por medio de
abreviaruras pero no mediante inicia-
les, ya que estas se reservan para los
documentos (los cuales aparecen nor-
malmente varias veces en el diagrama).

Utilizar una llave significa un sistema

de pase simultaneo, v. gr., la prepara-
ci6n de un cheque (CH) tambien origi-
:i,-.`!_i na un asiento en el libro de egresos.
I Diagramas de flujo de sis[emas de contabilidad y control interno 261

Las pedidos de venta se agru-

I pan en un lote (4at4) y la can-
tidad total pedida se calcula en
una lira de maquim sumado-
I ra. ha hoja de envi'o (fyzz72Tfflz./-
fad de dicho lote se anexa al
lote de pedidas y se le asigra
I un niimero cousecutivo. I.a fe-
cha, el ntimero de lote y el im-

I ni]mero y total
EAnota la fecha,
porte total del mismo se
anctan en el reporte de totales
de' lote por lote antes de que el lote

I sea enviado al departamento

de control de da[os.

El departamento de control de
datos devuelve el reporte
•.TT ...: RT-,.i.-: de totales por lore O`TL), la
Verifica que las
partidas procesadas transaoci6n de pedido de ven-
coincidan con el ta (PV), la hoja de envio de lo-
lote entregado
Si se produce un te (EL). I.as transacciones del
reporte de errores, pedido de venta y la hoja de
verifica que las
envio del lote se conservan
transacciones
entregadas menos juntas en orden cronol6gico,
de datos los errores coincidan en un archivo permanente. El
con el reporte de
totales por late reporte de totales por lote es
verificado contra el de control
para asegurar que todas las
transacciones entregadas ha-
yan sido procesadas. Des-
pues, el repolte es archivado
}i los errores son en orden cronol6gico. Si jun-
orregidos, los marca to con un lote especffico se
como tales en el
reporte de errores recibe un reporte de errores,
el total de las transacciones
entregadas menos las transac-
ciones rechazadas como erro-
res, es verificado para asegurar
que sea igual al total del re-
262 Fundamentos de control

porte de totales por lote. Por cads elTor

se prepara urra Foma de Correcci6n de
Error (FCE), la cual es entregada peste-
riormente, y el error es marcado como
conegido en el reporte de errores.

El pedido de venta del cliente (PVC)

se utiliza para crear la tar)eta de pedi-
do de venta del cliente, la cual prime-
ro se perfora y despues se verifica.
Una vez codificados los documentos
sE=:-p-,-v,E
"Perforadon
fuente se les pone un sello de perfo-
rados con el objeto de reducir el ries-
go de que por error se vuelvan a
perforar.

El programa de edici6n SPGM 1 lee

las trausacciones de pedidos de venta
de clientes (PVC) de un archivo en
cinta, y accesa al azar el archivo macs-
tro de clientes para llevar a cabo las
distintas ediciones. (Observe que la
flecha punteada con dos puntas signi-
fica acceso al azar a un archivo en dis-
co, s6lo para solicitar informaci6n.) EI
programa tambi€n deterrmna la cifra
control de cada lote y produce el re-
porte de cifra control por lote (RCCL)
y el reporte de errores (RE). El sinbo-
lo de preparaci6n se utiliza para indi-
``R_E I
car que las reportes son originadas
per el programa SPGM 1. El sinbolo
se utiliza para mostrar la creaci6n de
dacumentos y repoll:es, pero no la
creaci6n de archivos de computador,
ya que esto sera obvio por el flujo en
el diagrama. Observe c6mo el sinbo-
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control interno 263

lo del programa esta dividido para

anotar el nombre del programa en
la parte superior y el de la funci6n
en la parte infenor.

El programa SPGM 4 utiliza un ar-

chivo en cinta de 6rdenes de servi-
cio de dientes (OSC) para actualizar
el archivo en disco, de las 6rdenes
de clientes (OC) que se encuen-
tran pendientes. El archivo de
OSCP es un archivo secuencial en
disco (porque se representa coino
grabado tal como es leido).

Los pedidas de venta de clientes

I Archivo
maestro
I de cliento§
I con dos puntas de flecha signifi-
(PVC) son almentados al compu-
tador por medio de una unidad
de emrada en linea. Las transaccio-
nes se transmiten mediante lineas
de comunicaci6n a un programa
que edita la trausacci6n utilizando
el archivo lnaestro de clientes.
(Observe que la flecha punteada
ca un acceso al azar a un archi-

I vo en disco, dhicamente para

obtener informaci6n.) Cada tran-
sacci6n se muestra como acepta-

I Lista los totales de las transacciones

da o rechazada en el I`eporte de
transacciones aceptadas/rechaza-
aceptadas y rechazadas das (RT A/R). El programa de edi-

I cl6n acumula y hista los totales de

todas las transacciones aceptadas y
rechazadas procesadas durante

I una sesi6n de procesamiento es-

\
264 Fundamentos de control interno

pecifica. El prograna tambien ano-

ta las transacciones aceptadas en
un archivo en disco para su proce-
samiento posterior:

Un cuadrado pequefio con una "r"

I
indica que el documento es revisa-
iiiH do. Un cuadrado similar con una "f"
indica que es firmado. Esto hace po-
I
sible vcr cuando se revisa y aplue-
ha, por quien y por que concepto.
Estos simbolos s6lo se utilizan
I
cuando sucede el acto de revisar o
iEEE frmar, y no se repiten cada vez que .I
el documento se devuelve.

D Bancos
H Cuentas por cobrar
Ventas en efectivo
Otros ingresos
i
Los diagramas de flujo deben indi-
car el flujo de los documentos has-
ta las fuentes de las cuales se toma
I
la informaci6n para registrar en el
libro mayor. Cada fuente de regis-
tro, independientemente de su for-
i
ma fisica, se representa en el
diagrama por medio de un circulo.
Por lo tanto, los circulos represen-
i
tan puntos terminales en los dia-
gramas de flujo. La fuente de
registro debe referenciarse contra
I
el diagrama de flujo de los libros
de contabilidad en lo que -se refie- I
re al asiento de registro en el libro
nrayor. Siempre que dibuje una
fuente de registro, deberi indicar- I
se abajo del mismo el asiento con-
table basico.
I
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control interno 265

I,os diagramas deben contener lo

minimo de descripciones. Normal-
mente bastafan muy pocas pala-
bras en el cuerpo del diagrama. En
ocasiones puede ser preferible po-
ner la descripci6n narrativa al pie
de la columna apropiada y refe-
renciarla al punto correspondiente
por medio de un asterisco.

En el diagrama de flujo deben de-

finirse las letras o abreviaturas elm-
Formas pleadas para describir documentos,
OC Orden de compra reportes, archivos de computador y
NE Nota de entrada ljbros. En cada diagrama debe apa-

CH Cheque recer un cuadro como el que se

muestra. Cuando sea posible, cada
EB Estado de cuenta bancario
cuadro debe ponerse al pie del dia~
grama.

El diagrama de flujo de los libros

de contabilidad muestra las distin-
tas fuentes de registro en el libro
mayor (o sea, los puntos termina-
les en los otros diagramas) y refe-
rencia cada fuente de registro
contra el diagrama apropiado o
CI 82 81 DI proporciona una descripci6n ade-
Preparados por J. Solis y aprobados por cuada del origen de la fuente de
el contralor D. Nava
re8istro.
=:i Furrfunentco de controLij¥i ,._.± I
Diagrama de flujo de compras I
EI Sr M. Moreno esta a cargo del departamen[o de compras Al recibir una requi-
sici6n para ordenar mercancfas (1as requisiciones se reciben normalmente por te-
lefono), el Sr. Moreno prepara una olden de compra prenumerada en tres tantos. I
La primera copia se envfa al proveedor. La segunda copia se envia al departamen-
to de contabilidad para que sea procesada. La tercera copia se conserva en un ar-
chivo temporal (por ninero de orden de compra) hasta que se reciben las
I
mercancfas. Al recibirse estas, el departamento de recepci6n envfa al Sr. Moreno la
copia azul del vale de entrada. Si el embarqiie esfa incompleto, 1a copia azul se ar-
chivaconlaterceracopiadelaordendecompraqueseencuentraenelarchivotem-
I
poral. Si el embarque estf completo, la orden de compra se saca del archivo
temporal, se anexa al vale de entrada y se archiva en un archivo permanente (por
ninero de orden de compra).
I
Una vez recibidos los artfculos, el departamento de contabilidad regresa su co-
pia de la orden de compra (copia 2) al departamento de compras a fin de que la 11
archive en el archivo permanente. EI Sr. Moreno indica que no esta seguro de
la raz6n por la cual recibe esa copia, asi que la tira a la basura. En el diagrama
siguiente se ejemplifica el flujo de compras I
Compras (M. Moreno)

tRe?eqf:I:,I::°snes + [€ _ Decontabnldad*
I
A contabilidad
I
I
Embarque
incomp!oto I
+ -De recepci6n*

Embarque
I
completo
_::,.

X
11
Per descnbirse.

Diagrama do flujo de compras I

 Diagramas de flujo de sistema§ de contabilidad y control interno 267

Diagrama de flujo de almacen

El departamento de recepci6n es manejado por A. Garcia, quien cuenta con dos
empleados que le ayudan en el area de recepci6n. Cuando se reciben los articu-
los, la nota de remisi6n anexa es firmada tres veces: uria vez por quien recibe los
articulos, otra por la persona que los verifica, y por tiltimo por quien cotej6 el va-
le de entrada contra la orden de compra para verificar que estuviese compleLa, Re-
cepci6n utiliza la segunda copia de la orden de compra (enviada originalmente a
contabilidad) para compararla con el vale de emrada. Esta copia de la orden de
compra es archivada en recepci6n, en un archivo temporal (por ntimero de orden
de compra), despues de que la recibe de contabilidrd, en espera de la llegade de
la mercancia Si el pedido esta completo, la orden de compra se saca del archivo
temporal y se devuelve a contabilidad. Si el pedido no esta completo, la orden de
compra permanece en el archivo temporal
Al recibirse la mercancia, se prepara un vale de emradr en cuatro tantos (por se-
parado de la nota de remisi6n que acompafia a la mercancia). Se asigna un ntimero
consecu vo a este vale de entrada y se le anota el ninero de la orden de compra
Tttdas los vales de entrada tienen que ser firmados pof el Sr. Garcia. La copia rosa
se queda con la mercancia sobre el piso. La copia verde es enviada a control de in-
ventarias para actualizar el sistema de kardex. La copia amarfula es anexada a la no-
ta de remisi6n y se envia al departamento de contabilidad. Le copia azul es enviada
a compras para iriformar al Sr. Moreno que se ha recibido la mercancfa (ya sea par-
cial o totalmente). Euseguida se ejemplifica el diagrama de flujo de almacen.

Almac6n (A. Gacla)

incompleto ®__3;entobihdad.
Flecepcl6n de
Comparacl6n Embarque A
morcanclas
cont8bllldad*

+Embarque
3 lniclalos:
Plecopddn
2 Veritlcacl6n
contabllldad*
3 Comparacl6n con OC

*. A compras

Asignaci6n de un ntlmero
consocutivo y arrotaci6n
dol ntimoro do OC

A Control de inventarios
NFI Nota do remisi6n
• Par describirso
•. Descrfto antoriormente
268 Fundamentos de control interno

I)iagrama de flujo de contabilidad - cuentas por pagan

El encargado de cueritas por pagar es el Sr. Parra. El recibe del departamento de
compras, 1a segunda copia de la orden de compra, escribe en ella la clave del pro-
ducto y el ni`imero del proveedor, y despues anota el ntimero de la orden de com-
pra, la clave del producto y el ntimero de proveedor, en un listado de drde#er de
coap'j3 Pe#J;e#jeJ. Despues, envfa la orden de compra al departamento de recepci6n,
en espera de la llegada de la mercancfa. Cuando la mercancfa llega y el pedido es-
ta completo, recepci6n deveelve la orden de compra (copia 2) al Sr. Parra, quien
la cz.e„#, eliminandola del listado de 6rdenes de compra pendientes Despues, el
envfa la orden de compra al departamento de compras para que la archive
EI Sr. Parra tambi€n es responsable de preparar las cuentas por pagar y las che-
ques por pagar a los proveedores. El recibe de almacen la copia amarilla del vale
de entrada (anexa a la nota de remisi6n del proveedor) y la archiva por fecha en
un archivo temporal, en espera de la factura del proveedor Las facturas de los pro-
veedores son enviadas por correo al Sr. Parra quien las archiva tambien por fecha
en un archivo temporal. El archivo de facturas y el de vales de entrada son revisa-
dos cliariamente para cotejar las facturas de los proveedores clue se encuentran en
un archivo, con los vales de entrada correspondien[es en el otro archivo
Cuando el Sr. Parra determina qiie el total de los vales de entrada que ampa-
ran una factura se encuentran en el archivo, anexa la factura a la cuenta por pagar
que prepar6 y le pone sus iniciales. Despues, anexa la cuenta por pagar al juego
de documentos comprobatorios. Usando este juego de documentos, registra un
asiento en el libro diario. Los documentos son archivados por fecha de vencimien-
to en un archivo temporal hasta el vencimiento de la factura, Una vez al mes, se I
utiliza este archivo para preparar una relaci6n de cuentas por pagar, la cual es en-
viada al contralor.
Cuando se vence el pago de una factura, 1os documentos (la cuenta por pagar I
y los documentos comprobatorios) se sacan del archivo temporal y el Sr. Parra pre-
para un cheque prenumerado, en dos tantos, para el proveedor. Al preparar el che-
que, el Sr. Parra anota el ntimero de cheque en la cuenta por pagar y registra un
I
asiento en el diario cle egresos. La primera copia del cheque se anexa a los docu-
mentos comprobatorios y se envia al contralor, la Sra. G6mez, para su firma y apro-
baci6n. Cuando el departamento de contraloria la devuelve al Sr. Parra, este envia
I
el cheque al proveedor y archiva los documentos comprobatorios, por nombre de
proveedor, en un archivo permanente. La segunda copia del cheque es archivada
en un archivo permanente en el depaltamento de contabilidad, y es revisada cuan-
I
do es necesario. El diagrama de la pagina siguiente ejemplifica el flujo de con-
tabilidad para ciientas por pagar.
I
 Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control intemo 269

DEPAFITAMENTO DE CONTABILIDAD -EMPLEADO DE CUENTAS POFI PAGAP

(Sef`or Parra)
Formas
Acompras Anotae|ndmeroylos
FP Factura de proveedor
CP/P Cuenta par pagar
:=gg,1gTH--:a_to:.8g c I-Ponds.C PICpm Pelaci6n de cuentas
Por Pagar
CH Cheque
Marca la OC
comocerrada > rFlDerocepci6n

Factura del
proveedor

El archivo
se revisa
diariamente

Pase mensual
a' mayor
D Compra§
H Cuentas par pagar

----------> AI contralor

Pass men§ual
al mayor

•AI prepararse el cheque, P. Parra

anota el ntimero de 6ste en la
cuenta por pagar, y el ntlmero de
6sta en la segunda copia del cheque.

Al proveedor I
270 Fundamentos de control intemo

Diagrama de flujo de la oflcina del contralor

La Sra. G6mez es el contralor. Ella apfueba y firma los cheques de pago a provee-
dores y marca los documentos comprobatorios pagados. Despues, devtielve los do-
cumentos y el cheque al Sr. Parra, el empleado de cuentas por pagar, para que
efecttie el pago.
La Sra. G6mez concilia el estado bancario mensual. Los cheques pagados y los
estadas bancarios mensuales se envian a su oficina, y utilizando estos documentos,
asf como el diario de egresos, la Sra. G6mez prepara la conciliaci6n bancaria del
mes. Despues, ella anexa los estados bancarios a la conciliaci6n y los archiva por
fecha en un archivo permanente.
La Sra G6mez tambien recibe clel departamento de contabilidad, 1a relaci6n de
cuentas por pagar Coteja el total de dicha relaci6n contra el libro mayor y la al.-
chiva en un archivo permanente por fecha. El siguiente diagrama ejemplifica el
flujo de la oficina del contralor.

Contralor (G6mez)

Coteja el total
contra el mayor

De contabil'idad

De contabilidad

De contabilidad

A contabilidad
I Diagramas de flujo de sistemas de con[abilidad y control interno 271

Los siguientes diagramas tienen por ob)eto representar el flujo en las ventas y
I cuentas por cobrar, fluio de compras y cueritas por pagar, flujo de n6minas y flujo
de costos estindar.

I
I
Fundamentos de control interno
Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control intemo 273
274 Fundamentos de control interno

E3!EEEEgBg=
 Graficas de organizaci6n 275

En esta secci6n se representan las gfaficas de organizaci6n que describen la divisi6n

de los deberes y que proporcionan el fondo para un control interno eficiente en

1. La organizaci6n en su totalidad.
2. Nivel maximo de supervisi6n.
3. Del departamento de contraloria.
4. De todos los otros departamentos.

Se representan tambien las graficas de flujo de procedimientos relacionados

con las graficas de organizaci6n que describen el control obtenido por medio de
la divisi6n de la responsabilidad funcional:

5. Ventas.
6. Cuentas por cobrar.
7. Ingresos.
8. Compras.
9 Egresos.
10. N6mina.
E

I
I
I
I
I
GRAFICA DE ORGANIZACION

I CON DIVISION DE RESPONSABtLIDAD FUNCIONAL

'1

•1
Ill

GERENTE DE GERENTE DE COMPRAS Y

RELACIONES IN DUSTRIALES PRODUCCION
I GERENTE DE FINANZAS

I Ill6IEhrEBTAFi8uecEFtENtEINCENiEro IsuEoneNTE

5EBimutro
c- Oe DE|
pRtn-
D€
C0uPFus

FRIsmESTosI
I
I..- -
nv"cO
-
11

--.-

-.,
I

I
supERvisoa INGENcoDE.IANu-O€P`AN"

F`CTURA Y LIAN"to#E
•...

PcODUCCN*

II-RE
sol

c- 11

CUENTAS

ffl£
I

11111
~ FAcfuRAC i.-i
F5&:5&sl EN-LAcO LIENIO OE
FtEcecto~ I-NIS
 CONSEJO DE ADMINISTRAcloN

Controla la apertura de cuentas en el banco

para dep6sito
Controla las ailtorlzaclories para retirar fondos

Confrola los pfestamos a nombre de la compaf`ia.

Proporclona la base para iln buen cor`trol intomo
pormediodelaa§ignaci6nderesponsabilidady
autoridad a nivel maximo.

Autonza realizar las compras importantes y el re`iro

de los activo§ fijos

Detorminaci6n d8 la politica de depreciac`6n y

coberlura de seguros.

Selecci6n de auditores externos.

CERENTE GENERAL

CERENTE DE l.EsORERIA
CERENTE DE VENTAS

Custodia de efectivo y valore§, incluyendo

I
ingresos y egreso§.

Fnot?s,;an:::j:::o:i:#anc:::ieporar:,de
Consejo cle Administraci6n
I
::¥nrtgueraned:,ndee¥a°Sca:;:8:ai::e;ey:tur3:'-
act]vos de la empresa. I
I
I
I
 GRAFICA DE ORGANIZAC16N
QUE MUESTRA LAS SEFIARACIONES DE LAS OBLIGACIONES
FIARA OBTENER UN EFICAZ CONTROL INTERNO

GERENTE DE OERENTE DE
IaeLAcioNEs iNDusTFtlALEs coMpiIA9 y piroDuccidN

Registros confables de todos los departa-

mentos de custodia y de operaci6n.
Resi)on§able do desarrollo de manuales de
procedimientos que garantjcen un adecuado
control lnterno.
Revisl6n de los procedimientos de operaci6n
para garantizar un control efectivo
Responsable de la auditoria interna de todas
las cuentas y libros de contahilidad.
 GRAFICA DE ORGANIZACION
DE TODOS LOS OTROS DEFARTAMENTOS RELACIONADOS CON EL
CONTROL INTERNO

CERENTE DE
GERENTE DE TESORERIA
VENTAS

Controla la ®ml816n Ld 9uerda do FtosponsaJ)lo d® Ia R®sponsablo dol

Llovar log 1lbro8 do
entrada y callda d® oporfuno a8I®nto y
contabllldad do la do lag 6rderio8 do producto8 pars
emberquo. la vonti. corrospondencla y dop6stto de log In-
8ucursal dlrigldce
d. otdener un re- 9re6o8 8ln acceso al
par ol confrolor. EB llbro do cuontrs per
lndl®p®ncablo la glalro comploto d®
Ios ln€rcoos. cobrar a lngreso8.
audttorta intema,
debldo a las [lmha.
clones do .a §epa-
nc]6n d® lag T®8.
ponBal]llldado8.
 GEF{ENTE DE GERENTE DE COMPRAS
RELACI0NES INDUSTRIALES Y PRODUCC16N

na tanto par nu®vo Aitoridad contraliza,

lngroco coma par da y rosponsebllidad
caml)Ios en lag do Solocclonar las
cuota§. fuente§ do abestocl-
Obll8acl6n do todos mlonto y el obtoner
lo9 empleadog do log mojore8 preclos.
tomar vacaclones.

Contol sobro Encangado prlnclpal Controla lo6 ®mbar-

aTtlculoa emb8mado8 do la planta y ol quo® oxlglondo 6rde-
a credto. equlpo. nos de embarqu®
Autorldad central on d®bldamonto auto-
la qua doscanca la rhada8.
facuhad do qultar,
roponer y roparar
la planta y ol oqulpo.

Re8poncablo do loo Contar lndopendlen- Encargedo do la E8tabl®clmlonto do

froonto el rrratertal 9uarda de materia8 normas de lrioenl®rfa
pago8 Gal pagivo
corful)lllzado y ado, reclbldo para dotor. primas. part controlai ol
lanto8 8ln lonor ac- mlner la cantldad. use dol ITiaterLal y do
la lmano d® obra.
coso a log llbro8 d®
cuenta8 par pngar y
8u contabllhact6n.
 GERENTE DE FINANZAS

Ck)nfrol pregupuostal
Control relacionado Cfonlrol relaclonado D16efici de m6todce
por medlo dB Ia
de todos los ctrstos c!e todos Io§ costos y p-a,mion!Os conperacl6n de lee
a la preducclch y a la producci6n y para proporclonar
resuhadce de lag
ova'iiando log ovaLuando log un maxlmo do Bfic8cla
operadonos con el
resultedos resultados y un control lntomo
eficiente presiipuosto.

Control do fa n6mlna Dotomlma o apruebe

medlante la volt ca, fa fora de contabl-
clan clo tlempce y llzaT los corgae de
s8kirios. todo o1 rmatorlal, mono
de obra y gastog.
I
I
GRAFICA DE ORGANIZACION

I DEL DEPAF`lAMENTO DE FINANZAS QUE DESCRIBE

LAS FUNCIONES QUE INVOLUCRAN AL CONTR0 lNTERNO

I
I
I

fudita aquelles ag- Vdeso el programs

F`eglstlt] y resume Contrcta todce los
Rcepongabl8 do de aucltor(a en
llaer las ouentos pot conduclo do log
lnformes, el contol
#te:anute%i: dctalle.
lndlvk]ualce.
do k)§ g8stos y #mme:#|::=orosi confrol lnttrm aptcr
totales de fuedes rrREco a donde ol
Compra§.
Lndependlen!es control serla dora-
siedo castoso.
 Ordon d® Articulos
vonfas termlnado8

;i:`1i
I
VENTAS

I GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO

PARA MOSTRAR EL CONTROL OBTENIDO
MEDIANTE LA DIVIS16N DE LA
RESPONSABILIDAD FUNCIONAL

I
I
1
I
1
I cu%B£'por

Emnad. cerro cocord~

hasb fo Pgiv de lco
rfuiio. ou u„ul„
i=

11
1

aqngivka-,.e-
Em
ptot] a%
 Goronto
de credlto

=¥it%ct¥t
cmEa.cho-- -p~
per.'Omto
L=
=,-=-t
 lNGRESOS
Contralor GRAFICA DE INGRESOS QUE DESCRIBE
EL CONTROL OBTENIDO MEDIANTE LA
DIVISION DE LA RESPONSABILIDAD FUNCIONAL

Cuonta8 per cobrar Llbro mayor

gonora'

L=
com?v-u.
a.ateto*e^_drum-°®'
. ..EE" b- d`.,i- - to con
fit_ Frotgfro a. I_

f:`:rf±-:.:
 Cu®nta8 pop pagar

Acu.e d. Hrdbo obfroldo del

powrfu. on I.co copfa

EE<
once d. -pD

E=
Pdun
 COMPRAS
GRAFICA DE COMPRAS QUE DESCRIBE
EL CONTROL OBTENIDO MEDIANTE LA DIVISION
DE LA RESPONSABILIDAD FUNCIONAL

Contralor

Subgoronto d® compras

``i:`:.i
-------,EE
Oto de ~ro
Cuontas par pagar
 CUENTAS POR COBRAR
GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO
PARA MOSTRAR EL CONTROL OBTENIDO
MEDIANTE LA DIVISION DE LA
RESPONSABILIDAD FUNCIONAL

ubroydgoa%Pra.

E"a d a- cgiv'~-
p-Obp-
+
- 11,I baco
[

I
Tomaduria Dl8trlbucl6n
do tlempo d® Co8to8
 NOMINAS
GRAFICA DE NOMINAS
QUE DESCRIBE EL CONTROL
OBTENID0 MEDIANTE LA
DIVISION DE LA
RESPONSABI LIDAD FUNCIONAL

Cu®ntas L'Egn?£r
Per Paga, ::#%::tat

Lco cmtBat. caprfu . b

ct~ den .- I_ed-
poi .I ..lrfu a. aelf+_~T

.-`'.'.f!'i`h
2g6 Fundamentos de control intemo

Los papeles de trabajo siempre han sido una p{irte integral para el contador ptibli-
co. Los papeles de trabajo son donde el contador pi'iblico registra los resultados de
su trabajo. Hist6ricamente, estos papeles ham sido guardados en carpetas volumi-
nosas y complicadas. Dichas carpetas han sido una combinaci6n de fotocopias de
dooumentos, hojas de calculo, impresiones por c6mputo, etc. Durante mucho tiem-
po, estas carpetas estiivieron mal organizadas y se perdfan con demasiada frecuen-
cia. La composici6n de estos problemas es el hecho de que el contador ptiblico
confia cada vez mas en la tecnologia para llevar a cabo sus funciones rutinarias.
Esta retifandose cada vez mas del hecho de documentar todo su trabajo en iin for-
mato de papel. Se necesita un nuevo elrfoque, el cual requiere el uso de un siste-
ma electr6nico de papeles de trabajo.
Los contadores ptiblicos deben estar conscientes qiie al implementar un siste-
ma electr6nico de papeles de traba)o no se altera €1 trabajo que debe desempefiar-
se. Simplemente cambia la manera en que se documenta ahora el trabajo. Los
beneficios reales de un sisterm electr6nico de papeles de trabajo, son la planea-
ci6n de las etapas de una auditoria, las etapas de revisi6n, la etapa de generaci6n
de informes y las etapas para la conclusi6n y archivo de una auditoria. De todo es-
to se deriva una mayor calidad y mss eficiencia en la auditoria.
Un buen sistema electr6mco de papeles de trabajo ayudafa al contador ptibhco a
registrar adecuadamente los resultados de su trabajo. Ademas, un buen sistema elec-
tr6nico cle papeles de trabajo mtigara muchas de las deficiencias hist6ricas que se en-
cuentran en un sisterna basado en papel Veamos ahora c6mo puede usarse un
sistema electr6nico de papeles de trabajo para ayudar a las contadores piiblicos a lle-
var a cabo y regrstrar su traba)o de una manera mss estandarizada y mayor calidad.
Hist6ricamente, los aspectos mss importantes de los papeles de trabajo, son los
siguientes:
Estandarizaci6n. Debe haber infomraci6n estandarizada en cada papel de tra-
ba)o. Todos los papeles de traba]o deben contener tftulo, fecha, y las iniciales de
quien los prepar6 al momento en que el trabajo fue desempefiado.
rmpiedad. Los papeles de trabajo son propiedad del contador ptiblico o au-
ditor. No son un sustituto de los registros contables. Deben adoptarse procedimien-
tos razonables para la custodia y retenci6n de dichos papeles de trabajo.
Extensl6n y facilidad para entenderlos. Cada papel de trabajo debe poder
estar por sf solo; es[o es, debe estar completo y ser entendido aisladamente. Se
 Apendice 1. Sistema electr6nico de papeles de trabajo 297

puede hacer referencia a otros papeles de traba)o para documentar los hallazgos
de auditoria. La referencia cruzada de los papeles de trabajo debe ser especifica y
no general.
Los papeles electr6mcos van a estandarizar automaticamente la informaci6n ba-
sica en sus papeles de trabaio Normalmente, cuando se crea un archivo sobre la
auditoria deberi incluir la inforinaci6n basica, por ejemplo el nombre del cliente y
la fecha de cierre del periodo. Dicha informaci6n ahora aparecera normalmen[e en el
tftulo de cada papel de trabajo o documento creado para esta aiiditon'a. Ahora el con-
tador ptiblico solamente necesita dar entrada al tfulo de su papel de trabajo en su
nuevo documento. Esto significa que ha entrado en vigor la estandarizaci6n ba-
sica. Ademas, un sistema electr6nico de papeles de traba)o llevara el registro de
la auditoria respecto a quien modific6 un documento, cuando se modific6 el do-
cumento y el estado de dicho docilmento (pendiente de completar, trabajo en
proceso, completado y en espera de revisi6n, revisado, ejecutado, etc.). De esta
manera, muchos de los aspectos mundanos aunque necesarios para la prepara-
ci6n de papeles de [rabajo, seran llevados a cabo por el sis[ema electr6nico de
papeles de trabajo.
El concepto de propiedad y extensi6n no cambia en un sistema electr6nico de
papeles de trabajo, aunque si cambian los procedimientos de c6mo se mantiene la
propiedad y c6mo se deriva la extensi6n. Mas adelan[e se describe con mayor de-
talle la propiedad de los papeles de trabajo.
Como sefialamos anteriormente, cada papel de trabajo debe estar aisladamen-
te, debe estar completo y ser entendido. Esta es la responsabilidad del contador
ptiblico que prepar6 el papel de trabajo, asegurarse del cumplimiento de esta re-
gla Debemos recordar que un sistema electr6nico de papeles de trabaio es un con-
tenedor para registrar el trabajo de la auditon'a; no va a llevar a cabo o documentar
ning`in trabajo por su propia cuenta.
Sin embargo, puede ser de gran ayudr para el contador pi'iblico hacer el traba-
jo de referencias cruzadas, lo cual se logra de una de estas dos maneras: en un sis-
tema electr6nico de papeles de trabajo basado en Nofej, las referencias cruzadas se
logran por medio de Joc /j#4f y en un sistema electr6nico de papeles de trabajo ba-
sado en Wrz.»4loavf , las referencias cruzadas se logran por medio de H#cr-Jcj*/ i/7¢fu.
Esencialmente, ambos hacen lo mismo; le permiten tener acceso a la informaci6n
con referencias cmzadas en el archivo respectivo simplemente manejando su
anou5e .

Hist6ricamente, los contadores ptiblicos han utilizado los papeles de trabajo

para ayudar a planear, controlar y supervisar su trabajo. Se usan para documentar.
• El conocimiento del negocio de la entidad, incluyendo los riesgos' inheren-
tes identificados y los controles internos.
298 Fundamentos de control intemo

• Decisiones sobre la estrategia de auditoria.

• Pruebas de los controles que han sido llevados a cabo.
• Pruebas sustantivas aplicadas a las transacciones, saldos de cuentas, y otra
informaci6n reflejada en los estados financieros.
• Una explicaci6n de los procedimientos seguidos.
• La supervisi6n y revisi6n del trabajo desempefiado.
• Soluci6n de excepciones y asuntos poco usuales.
• Respaldo para las conclusiones de los auditores.

Plancaci6n de la auditoria
Como antes se sehal6, uno de los beneficios reales de un sistema electr6nico de
papeles de trabajo se realiza en las etapas de planeaci6n de la auditon`a. Un buen sis-
terna electr6nico de papeles de trabajo permitira a los contadores ptiblicos definir
los estandares de sus trabajos. Tambien les permitife definir la terminologfa de audito-
ria usada en esa organizaci6n y lo ayudara a cumplir con los requisitos de do-
cumentaci6n de la firma Esto proporciona al contador p6blico la habilidad de
disefiar a la medidr un prograna de auditoria de acuerdo con los estandares de la
firma para su auditoria, en vez de requerlf que el equipo de auditoria desarrolle un
enfoque de auditon'a empezando de cero. De esta manera el contador ptiblico se
puede concentrar en las necesidades de la auditoria. Ya no sentifa la necesidad de
s6lo seguir ciegamente los procedimentos de auditoria utilizados el afro anterior.
Resta decir que cualquier firma de contadores ptiblicos que implante un siste-
rna electr6nico de papeles de trabajo, debera estar dispuesta a invertir el tiempo
necesario para construir e implantar un enfoque de auditoria extenso y efectivo co-
mo quisieran que su fima siguiera. Si s€ hace adecuadamente, la firma entonces
comenzara a observar mayor consistencia de una auditoria a otra, una auditoria
planeade de manera mss eficiente y una me)or calidad del trabajo que esta siendo
llevado a cabo entre una auditorfe y otra. Obviamente, el proceso para crear estan-
dares de la fifma requiere de mucho tiempo; sin embargo, si se hace adecuada-
mente, la firma obtendra los productos de ello en todas las futuras auditon'as.

Control, supcrvisi6n y documentaci6n de una auditoria

Es mss facil controlar una auditon'a en un sistema electr6nico de papeles de traba-
jo que en un §istema basado en papel. Normalmente existen cuatro caracteristicas
en todos los sistemas electr6nicos de papeles de trabajo, que le permiten contro-
lar la auditoria, por ejemplo:
• Vistas y Filtros. Las vistas permiten al usuario organizar su trabajo de una
manera consistente y estandarizada entre una auditoria y otra. Los filtros
 Apendice 1. Sistema electr6nico de papeles de traba|o 299

permiten al revisor vcr solamente la informaci6n que consideren relevante

en ese momento.
• Indicadores del estado de los documentos llamadas flujo de trabajo. Los in-
dicadores del estado de los documentos llamados flujo de trabajo permiten
asegurarse ripidamente del estado del documento sin tener que vcr todo el
documento. Los indicadores del estado incluyen, sin estar limitados, los si-
guientes tipos de estados: pendiente, completado, revisado, ejecutado, mo-
dificado desde, etcetera.
• Caracterfsticas del historial del documento. Esto se coment6 brevemente en
una secci6n anterior. Permite la creaci6n de un rastro de auditon`a sobre una
base de documento por documento, lo cual facilita saber quien ha tocado
este documento y cuando fue tocado. Algunos sistemas electr6nicos de pa-
peles de trabajo rastrean hasta los cambios hechos sobre una base de do-
cumento por documento.
• C6mo se comparte la informaci6n. Esta facilidad es singular para un am-
biente electr6nico de papeles de trabajo. Usualmente se le conoce como rc'-
P/j.czz, la cual esencialmente hace todas las versiones del archivo del cliente
igual por medio del tiempo. La replica permite al equipo de auditoria ras-
trear el proceso de Coda la auditon'a sobre una base de tiempo real. Los re-
visores ya no tienen que esperar a tener acceso a la carpeta de papeles para
revisar el trabajo. Pueden revisarlo en cuanto esta listo. Ayuda a evitar sor-
presas de ultimo momento. Generalmente hay dos metodos para compartir
informaci6n. Si su sistema electr6nico de papeles de trabajo esta basado en
NOJer, entonces la replica de NOJer permite que cads usuario envie y reciba
actualizaciones al archrvo del cliente sobre una base programada o de
acuerdo con necesidades.

En general los miembros de la auditon`a no tienen ninguna restricci6n para vcr

la informaci6n asignada a otros entre las sesiones de replica. Si su sistema electr6-
nico de papeles de trabajo esta basado en W?#edoc&+, normalmente la informaci6n se
comparte usando un procedimiento para la eliminaci6n y actualizaci6n de archi-
vos. Usualmente este metodo requiere que la informaci6n sea verificada en el ar-
chivo de auditon'a, y una vez que ha sido sacada del archivo ya no estara
disponible para otros miembros del equlipo de auditon'a hasta que el duefio lo vuel-
va a incluir.
300 Fundamentos de control intemo

Otros procedindentos de control que son importantes cn un sistema

electr6nlco de papcles de tral.ajo
Una soluci6n electr6nica para los papeles de trabajo debe adoptar varios niveles
de controles para tener acceso a un archivo de auditon`a. Dichos con[roles deben
estar autocontenidos en el archivo de la auditon'a y el programa de software, no
debe existir la necesidad de ninguna otra herramienta, periferico, o archivo ptibli-
co o de clave privada. Estos controles deben ser establecidos a escala del archivo
de la auditoria, permitiendo asi ser portatlles cuando el archivo es trausferido sin
requenr que se envie ninguna otra informaci6n o archivos Estos controles debe-
fan indicar..
• Acceso a multiusuarios. Mss de un usuario esta teniendo acceso a un archi-
vo de auditoria en una localidrd compartida.
• Claves. Una vez asignadas, los usuarios deben anotar su clave para entrar
al archivo de auditoria. Si el usuario no conoce la clave no podra entrar,
editar, modificar o leer el archivo de auditon'a.
• Encriptado. Esto evita que un usuario cambie el archivo de auditoria desde
afuera del sistema electr6nico de papeles de trabajo que esta siendo usado.
Esto es importante, dado que la infomaci6n puede compartirse durante to-
da la auditoria mediante tyz.de Aree Nef"or4j (WANS), Lofjg/ Arfce Ne;"orlej
(LANS) y lineas telef6nicas.
• Respaldo y restauraci6n. Uno de los problemas de c6mputo mas comunes
es la falta de un respaldo adecuado del trabajo que se esfa llevando a ca-
bo. Para evitar este problema, el sistema electr6nico de papeles de trabajo
debe tener una opci6n rapida y facil para respaldar todo el archivo.
• Proceso para completar. ha face fmal en el prcx:eso de documentaci6n de la au-
ditorfa es el complemento clave para la administraci6n y control de nesgos.
Asegura que no hay rmstn registro de trabajo que no sea directamente sopor-
te de la opini6n de auditoria, por ejemplo: 1os comentarios sobre la revisi6n, y
que el archivo ha sido debidamente revisado de acuerdo con los lineamientos
de la fuma. Normainente no hay ningan mecanismo para forzar la fmalizaci6n
del archivo de auditon'a dentro del fo;z4ij~e. Depende del Contador Pilblico el
seguir la politica de la frmra e iniciar el proceso para completar.

Una vez que se ha finalizado un archrvo de auditon'a, todos los usuarios lo mar-
cafan como leido solamente, restringiendo asf cualquier cambio. La tinica cosa que
deberfa poder hacerse despues de la finalizaci6n, es el permiso de agregar mien-
bros del equipo de auditon'a de manera que obtengan acceso al archivo para fines
de revisi6n y conexi6n. Normalmente son checadas las siguientes partidas en el
proceso para completar..
 Apendice 2. Administraci6n general Sol

• Verificar todas las cedulas de excepciones (problemas) y resumen de pro-

cedimientos que no hayan sido revisados.
• Vcr que esten todos los documentos de papeles de trabajo detallados que
no ham sido firmados por quien los prepar6 o revis6.
• Vcr que est6n todos los pasos de los procedimientos de auditon'a que no
hayan sido firmados por quien los prepar6 o revis6.

Concepto
Ciencia que tiene por obieto coordinar los elementos humanos, tecnicos, materia-
les e irmateriales de un organismo social, ptiblico o privado, para lograr 6ptmos
resultados de operaci6n y eficiencia, o bien, ciencia que trata de la coordinaci6n
de esfuerzos en los individuos dentro de un organismo social, ptiblico o privado,
asi como del aprovechamiento de recursos tecnicos y materiales para realizar su
misi6n con la maxima eficiencia.

Actividad coordinadora
Esta actividrd, en la administraci6n general, se logra:
Al decidir:
a) Que hacer, cuando hacerlo, c6mo hacerlo y d6nde hacerlo, es decir, me-
diarne Planeaci6n .

Al poner en pfactica estas decisiones, teniendo:

a) Con quien se deba hacer, es decir, organizaci6n.
b) Con que y con quien hacerlo, es decir, integraci6n
c) Lograr que se haga, es decir, dirigiendo.

Al hacer que las actividades y acciones se apeguen en lo posible a los prop6-

silos , cerciofandose:
a) Que se haga, cuando, como y donde se plane6, es decir, controlando.

Estos tres aspectt)s dan origen a los elementos del proceso administrativo, es
decir: planeaci6n, organizaci6n, integraci6n, direcci6n y control.
302 Fundamentos de control interno

Elenentos del proceso administrativo

Seleccionar entre diversas alternativas las mds convenientes para cumplir la

Planeaci6n misi6n de un organismo sCh=ial, requiriendo un analisis cuidadoso del pasado
y del presente, asf como de rna previsi6n t€cnica del futuro.

Agrupaci6n de actividades necesarias para alcanzar los ob)etivos del organismo

I
Organizaci6n social, sefrolando las responsabilidades, el ejercicio de la antoridad y la crcaci6n
del orden. I
Dotar a los organismos sociales de los recursos humanos, t€cnicos y materiales
In[egraci6n
que se requieren, es decir, obtener con qui€n y con qu€ realizar las actividades.

Lograr que se lleven a cabo las actividades por medio de la mo[ivaci6n,

i'
Direcci6n

I
comunicaci6n y supervisi6n.

Actividad mediante la cual, quien administra se cerciora de que las cosas se

Control
hagan cuando, como, donde, por quien y con el material que se plane6

Los elementos anteriores pueden resumirse en dos fases: estatica o mecanica (pla-
neaci6n y organizaci6n) y dinamica u operativa (integraci6n, direcci6n y control).
I
Grancas del proceso adniinistrativo
 Apendice 2. Administraci6n general 303

Etapa§ secucnciales de elementos del proceso administrativo

Existen autores nacionales y extranjeros que consideran hasta siete elementos del
proceso administrativo; otros consideran seis; otros mss consideran cinco, etc. A
continuaci6n veremos un esquema comparativo, partiendo de la clasificaci6n f/¢'j/.-
czz o tradicional y finalizando con la clasificaci6n #eoc/¢'j;czz o modema, sin omitir las
etapas de secuencia mds impor[antes.

Faso
cfa5Mtan
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