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Igd 03
Igd 03
03
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Página 1 de 19
Revisó Fecha de aprobación
Aprobó
Dir. Certificación y Gestión Documental Noviembre 29 de 2019
Rector
Resolución no. 1657
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la consulta de los documentos de Archivo durante su ciclo vital
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos de Archivo producidos o recibidos que se encuentren en los
diferentes archivos de gestión de las Unidades Académico-Administrativas, Archivo Central e
Histórico.
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de conservación permanente.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.
Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios
(ciudadanos, Unidades Académico-Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la
información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias,
si son necesarias.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en
formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están
bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y
que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones,
con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.
Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento en construcción: No será considerada información pública aquella
información preliminar y no definitiva, propia del proceso de liberatorio de un sujeto
obligado en calidad de tal.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la
organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los
documentos en sus diferentes fases.
Gestión Documental: Es el conjunto de actividades y técnicas tendientes a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la organización producida y recibida
por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Índice de Información Clasificada y Reservada: Es el inventario de la información
pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal,
que ha sido calificada como Clasificada o Reservada.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier
documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o
controlen.
Información Pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga,
adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información Pública Clasificada: Es aquella información que estando en poder o
custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y
privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser
negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarios y los
derechos particulares o privados consagrados en el artículo de la Ley 1712 del 2014.
Información Pública Reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia
de un sujeto obligado en calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a
intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el
artículo 19 de la Ley 1712 del 2014.
Publicar o divulgar: significa poner a disposición en una forma de acceso general a los
miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03
4. NORMATIVA
Principio de buena fe: En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las
obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con
motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolorosa o culposa.
Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de
manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiera causar un daño a los siguientes
casos:
a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone
la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado.
b) El derecho de toda persona a la vida, la salud y la seguridad.
c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03
Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberá aplicarse cuando la persona natural o
jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro
que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el
régimen de publicidad aplicable.
Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de
manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere
expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:
Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen
parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
PASO 1. Diligenciamiento del Formato FGD. 49. Control de Consulta o Préstamo en los
Archivos de Gestión. El funcionario responsable de la consulta de la documentación deberá
diligenciar el formato FGD.49 ya sea para solicitante interno (funcionario) o Usuario Externo.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03
Tanto los funcionarios o como usuarios que deseen una copia del documento consultado y no tenga
ninguna restricción expuesta en el numeral 5 de este Instructivo, se le enviará escaneada en
formato pdf la documentación por correo electrónico. Para el caso del Préstamo de las Historias
Laborales se tendrá en cuenta el formato FTH.41del Proceso de Apoyo de Talento Humano.
NUMERO NOMBRE DE LAS SERIES, FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMERO FRECUENCIA GEST IÓN
CÓDIGO SOPORTE OBSERVACIONES D OC U M EN T A L
DE ORDEN SUBSERIES O ASUNTOS DE FOLIOS DE CONSULTA
C O N S E C UT IV O
INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO
D E C A JA
PASO 5. Entrega de la documentación por parte del Funcionario encargado del Archivo
Central al Funcionario solicitante para su consulta. El funcionario encargado del Archivo
Central entregará bajo supervisión permanente la caja para su respectiva consulta al funcionario de
la Unidad Académico-Administrativa o al usuario externo responsable de la solicitud. El funcionario
encargado del Archivo Central brindará la asesoría necesaria, y la consulta se realizará en la Sala de
Consulta de la Dirección de Certificación y Gestión Documental
Rollos de Microfilm
Lector de Microfilm
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03
PASO 6. Reproducción del documento consultado. En el caso que se requiere una copia del
documento microfilmado este se reproducirá en pdf con el escáner convertidor y se enviará al
correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones expuestas en el numeral 5 de este
Instructivo.
CONTROL DE CAMBIOS