Ministerio de Educación del Perú

GUIA PARA EL LLENADO DE LAS ¿De dónde obtengo el Acta en

ACTAS CONSOLIDADAS DE formato electrónico?
EVALUACION INICIAL EBR 2008 El formato electrónico está disponible para su descarga en la página web
del Ministerio de Educación (http://www.minedu.gob.pe).
Noviembre 2008
También puede solicitarlo al Especialista Pedagógico o al Estadístico de su
UGEL.

¿Qué es el Acta en formato electrónico?

El presente año el Ministerio de Educación ha puesto a
disposición de los Directores de Instituciones Educativas el ¿Qué hago si no dispongo de
Acta Consolidada de Evaluación en formato electrónico.
computadora?
El Acta formato electrónico es un documento electrónico inteligente elaborado a partir
de un archivo excel. Este documento puede ser llenado en cualquier computadora
que disponga del programa Microsoft Excel instalado. Si no dispone de computadora (PC) y desea aprovechar los beneficios de usar
el formato electrónico, usted puede:

Beneficios para el Director Pedir el apoyo de una IE que disponga de computadoras, tal como una
IE del programa Huascarán ó una IE con Sistema del Educando
Recurrir a una cabina Internet
1 El formato electrónico es totalmente gratuito tanto para Instituciones
Educativas públicas como privadas. Recurrir a amigo o colega que disponga de computadora

2 Puede ser descargado desde el sitio Web del Ministerio

(http://www.minedu.gob.pe) y así evitar ir a la UGEL a recogerlo. RECOMENDACIÓN
Si éste es su caso, es conveniente llenar previamente un acta
El formato electrónico le permite hacer correcciones. en borrador manualmente para así simplemente transcribirlo
3 En el caso del formato en papel un error significa llenar una acta por computadora ahorrando tiempo.
nuevamente.

El formato electrónico le brinda un llenado “asistido” mediante

4 instrucciones, selección de opciones y otros lo que facilita su llenado
y previene errores automáticamente
¿A quién recurrir por ayuda?
Si tiene una duda con respecto al llenado del Acta electrónica
5 El formato puede ser llenado mediante el copiado y pegado de datos
procedentes de otras hojas excel.
comuníquese con el Especialista Pedagógico en lo referente a las
orientaciones técnico/pedagígicas o con el Estadístico de la UGEL en lo
que ser refiere a su empleo.
6 El formato tiene la funcionalidad de enviar los datos contenidos en él
por Internet a fin de facilitar el llenado del Censo Escolar 2009. También puede enviar un correo a actasdigitales@minedu.gob.pe
 Descripción del Acta en formato electrónico
ADVERTENCIA: Cuando utilice copiar y
pegar usar:
PEGADO ESPECIAL -> VALORES
Ver anexo 01 del presente documento
ADVERTENCIA: Para disponer de todas
las funcionalidades del acta electrónica es
necesario habilitar MACROS en el programa
EXCEL ver anexo 02 del presente documento

Area de Mensajes de error

1 Botón de Envío 4

Alertará sobre errores de ingreso de datos

Permite remitir el envío de los datos contenidos en indicando la fila en donde se encuentra el error
el acta para facilitar el llenado del Censo Escolar.
Ver anexo 03
Botones para facilitar llenado
Llenado automático de 5
2 nombre de UGEL
(Disponibles sólo si ha habilitado Macros)

El usuario sólo debe escribir el código de la UGEL y Ordena apellidos y

aparecerá el nombre de la UGEL automáticamente nombres por orden Mejora la apariencia
alfabético de la hoja,
Alinea los Apellidos y corrigiendo cualquier
Llenado automático de
3 Estadísticas
Nombres hacia la
izquierda
alteración en el
formato de los
bordes de las celdas

Crea una nueva acta

automáticamente para
continuar con el siguiente
grado o sección.

El acta calcula autmáticamente las estadísticas

evitando esta operación al usuario
6 Botón para continuar con siguiente Acta
(Disponibles sólo si ha habilitado Macros)

Crea una nueva acta nueva automáticamente para

continuar con el llenado de los datos del siguiente grado
o sección.
Consideraciones para el llenado del
acta en formato electrónico
El llenado es, en esencia, semejante a llenado a mano sólo que ejecutado usando
el teclado. Sólo tiene que tener en cuenta las siguientes consideraciones
1 Habilite Macros en el Excel antes de emplear el acta
Para disponer de todas las funcionalidades del acta electrónica es
necesario habilitar MACROS en el programa EXCEL antes de emplear el
acta. Para saber cómo hacerlo lea ANEXO 02 “Habilitación de
macros en Excel”
ADVERTENCIA: Si no habilita las MACROS en excel usted
perderá un conjunto de funcionalidades que le facilitará el
proceso de llenado
2 Apenas abra el archivo guárdelo en su disco duro
con un nombre y ubicación que pueda recordar.
Nota: Para el caso de Excel 2007 ver anexo 04
3 Cuando utilice copiar y pegar usar:
PEGADO ESPECIAL -> VALORES
Ver ejemplo de su uso en el anexo 01: Empleo de Copiar –
PEGADO ESPECIAL -> VALORES
ADVERTENCIA:
Si no usa Pegado Especial -> Valores pone en riesgo el
formato del Acta
4 Al finalizar cada acta revise si existe un mensaje de
error (en color rojo) en la parte superior del acta.
Si existiera un mensaje de error, lealo y haga las correcciones pertinentes.
El Resumen Estadístico en el Acta se calcula
5 automaticamente conforme ingrese datos. No puede
ser modificado manualmente.
6 Al concluir de llenar el acta correspondiente a un
grado/sección haga clic en el botón “Continuar con
la siguiente Acta” en la parte inferior derecha del
Acta.
Este botón generará un acta en blanco para poder llenar los datos
correspondientes al siguiente grado o sección.
7 Para hacer la linea de cierre en cada Acta utilice las
herramientas de dibujo que proporciona el EXCEL y
que se encuentran por lo general en la parte inferior
de la hoja.
RECUERDE:
Una vez concluido el llenado de las actas, imprima un juego, fírmelos y
presentelos al Especialista Pedagógico de su UGEL para su revisión y
recepción.
Facilite el llenado de la Cédula de
Censo Escolar remitiendo su Acta
El MINEDU ha puesto a disposición un servicio Web que llenará automáticamente
el Censo Escolar en lo referente a resultados y matrícula utilizando la información
contenida en las Actas Consolidadas EBR 2008 y las Nóminas de Matrícula 2009
enviadas por usted.
Cuando llegue el tiempo de presentar su censo escolar usted puede
descargar la cédula del Censo Escolar parcialmente llena de la pagina web::
http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee
y presentarlo al estadístico
Para enviar los datos del Acta proceda de acuerdo al procedimiento
descrito en el Anexo 03: “Procedimientos para el envío de datos del
Acta por internet”.
 Anexo 01: Empleo de Copiar – PEGADO
ESPECIAL -> VALORES

Ejemplo:COPIA DE CÓDIGO DEL EDUCANDO

1 Abra el archivo excel en donde se

encuentran los codigos del
educando y seleccione celdas a
copiar, apriete el botón derecho del
mouse y seleccione copiar

2
En la hoja correspondiente del Acta, colóquese en el
punto izquierdo mas extremo de la primer fila de
Código Modular

Anexos
Apriete botón derecho del mouse y
3 seleccione “Pegado especial”

4
Aparecerá la ventana de
Pegado Especial y
seleccione “Valores”

5
Haga clic en “Aceptar”

Finalmente los valores de la celda serán

copiados al acta sin cambio de estilo
 Anexo 02 Habilitación de macros en Excel
Caso Excel 2007
Caso Excel 2000, 2002, 2003 Arranque el programa
1 excel en su
computadora

1 Arranque el programa
Haga clic en “Icono
excel en su computadora 2 de Excel”

2 Haga clic en:

Herramientas
Macro
Seguridad
3 Haga clic en
“Opciones de Excel”

4 Seleccione “Centro de
Confianza”

3 Seleccione Nivel de
Seguridad “Bajo”

Haga clic en
4 Haga clic en botón 5 “Configuración del
“Aceptar” Centro de Confianza”

5 Cierre el archivo
excel
Seleccione
6 “Configuración de
macros”

7 Seleccione “Habilitar
todas las macros…”
Después de cerrarlo puede proceder a abrir su
ACTA CONSOLIDADA EN FORMATO DIGITAL.
8 Haga clic en Aceptar

Después de cerrarlo puede proceder a abrir su

Cierre el progama
9 Excel ACTA CONSOLIDADA EN FORMATO DIGITAL.
 Anexo 03 Procedimientos para el 4 Abra el Archivo de Actas y haga lo siguiente:
envío de datos del Acta por internet
a Colóquese en la primera hoja (Acta) y apriete botón de Envío

1 Obtenga su clave EOL

Al momento de enviar las Actas se le solicitará una clave como
contraseña. Esta clave denominada EOL -Estadísticas OnLine- es b Ingrese el Código Modular de su
una clave única que permite al Director de IE remitir información Institución Educativa como usuario
estadística o conectarse a los servicios en línea proporcionados por y su clave EOL como contraseña.
la Unidad de Estadística Educativa del MINEDU.
(le será solicitada una sola vez )
Si no dispone aún de la Clave EOL debe acercarse al Estadístico
de su UGEL para obtenerla. La obtención de la clave EOL se
realiza una sola vez y le va ha servir para acceder a varios
servicios.
c Espere hasta recibir mensaje de
confirmación
2 Ubique una computadora con acceso a
INTERNET y que disponga de programa Excel

Si no dispone de computadora con acceso a internet puede

usar una cabina internet (o recurrir a una IE que disponga del
acceso) llevando su archivo en diskette.
d Luego continúe siguiendo el mismo procedimiento con cada
una de las siguientes hojas (Actas) hasta finalizar.

3 Habilite su programa Excel para ejecutar Macros

ADVERTENCIA: Cada una de las hojas (actas) se envían una a una
Proceda tal como se indicó en el Anexo 02 “Habilitación de
macros en Excel” en el presente documento.

Visite http://escale.minedu.gob.pe/eol para visualizar las actas enviadas

ADVERTENCIA: Si el excel no tiene los
Macros habilitados no podrá remitir el acta.
Cuando llegue el tiempo de presentar su censo escolar usted puede
descargar la cédula de la pagina web::
http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee
y presentarlo al estadístico
Anexo 04 Procedimientos para
guardar archivos en Excel 2007
El Excel 2007 esta poco difundido en nuestro medio por lo que será conveniente
guardar el archivo en un formato anterior. De esa forma podrá volverlo abrir en
cualquier equipo. Para guardarlo siga las siguientes instrucciones:

1 Haga clik en botón

2 Escoger Guardar

3 Seleccionar en Guardar
como Tipo:
Libro de Excel 97-2003
4 Hacer clik en
Guardar