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El cuadro de
diálogo Nuevo presenta
dos fichas:
La ficha General
presenta el icono
Documento en
blanco, el cual
permite al
seleccionarlo y
pulsando el botón
Aceptar, crear un
nuevo documento
en blanco.
Los nombres por defecto con los que Word crea los sucesivos documentos
nuevos son Documento1, Documento2, etc.
En principio Word busca archivos propios, es decir, archivos que terminan con
la extensión *.doc. Sin embargo, existe también la posibilidad de importar archivos
de texto escritos por otras aplicaciones, para lo cual Word debe disponer de los
conversores o filtros adecuados.
Vista Previa: Presenta una vista previa del documento sin abrirlo.
Guardar documentos
Mientras se está trabajando en un documento de Word así como en cualquier
otra aplicación, la información está almacenada de forma temporal en la memoria
electrónica de la computadora conocida como memoria RAM.
3. En el cuadro
Guardar en, se
debe especificar la
ubicación donde se
desea guardar el
archivo. Ubicación
se entiende por la
unidad de disco, y
dentro de ésta, una
carpeta
determinada.
Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando se
realice esta acción el puntero del ratón adopta la forma barra) en la parte del
cuadro Nombre de archivo desde donde se quiera comenzar a editar dicho
nombre.
Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se
tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la
posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo.
En resumen:
Para guardar el documento actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar: en
el menú Archivo, se debe elegir la opción Guardar como.
Existe una opción en Word para que los documentos en los que se está
trabajando se guarden automáticamente cada cierto período de tiempo.
Cuando arranca, Word supone que debe leer y escribir documentos en una
carpeta determinada (carpeta por defecto) del disco local del PC.
☞ Las propiedades de archivo serán útiles para localizar archivos. (por más
información sobre búsqueda de archivos, consultar la sección “Buscar
documentos”)
1. Seleccionar el comando
Opciones del menú
Herramientas.
2. En el cuadro de diálogo que se
presenta, escoger la ficha
Guardar.
3. Posteriormente se debe
activar la casilla de
verificación Preguntar por las
propiedades del documento.
El valor que se escriba debe coincidir con la selección del cuadro Tipo. Por
ejemplo, si se ha seleccionado el tipo Número del cuadro Tipo, deberá escribirse
un número en el cuadro Valor. Los valores que no concuerden con el tipo de
propiedad, se guardarán como texto.
Insertar documentos
Word permite incorporar documentos ya existentes al que se encuentra
activo, insertando su contenido en la posición deseada.
Existe la posibilidad
de enlazar (establecer un
vínculo) el texto insertado
con el archivo del que
proviene, de forma que si se modifica el archivo insertado, se modifique también el
Esta operación puede hacerse con archivos de distinto tipo y producidos por
distintas aplicaciones (gráficos, imágenes, hojas de cálculo, etc.), constituyendo
una de las posibilidades más útiles del entorno Windows. A esta capacidad se le
conoce con el nombre de OLE (Object Linking and Embedding).
Buscar documentos
En ocasiones se desea encontrar documentos contenidos en archivos de los
que no se recuerda exactamente el nombre o la carpeta en el que fueron
almacenados.
En la parte inferior
de dicho cuadro de
diálogo, en la sección
Buscar los archivos que
coincidan con estos
criterios de búsqueda, se
pueden escribir cualquiera
de los criterios
adicionales que se desee,
como puede ser
especificar el nombre y el
tipo del archivo, la fecha
de la última modificación o alguna frase característica de su contenido.
Si se desea que la
búsqueda se realice
también en las
subcarpetas de la
carpeta actual, es
necesario elegir la opción
Buscar en Subcarpetas
del menú desplegable del
botón Comandos y
Configuración.
Búsqueda avanzada
Para buscar archivos por sus propiedades específicas o no relacionadas con el
texto, se debe seleccionar el botón Avanzada.
Si alguno de los
criterios definidos no será utilizado para la búsqueda, se puede eliminar,
marcándolo en la lista y luego seleccionando el botón Eliminar.
Hay que determinar la ruta de acceso donde se desea buscar, o partir desde
donde se desea comenzar la búsqueda, si el cuadro Buscar en subcarpetas se
encuentra activado.
Proteger documentos
En Word existen dos niveles de protección para un documento:
Seleccionar el comando
Opciones del menú
Herramientas y elegir del
cuadro de diálogo que se
despliega la ficha Guardar. En
la parte inferior de dicho
cuadro de diálogo se debe
escribir la contraseña para el
tipo de protección que se
desea.
división hacia abajo hasta la posición elegida. Si se hace doble clic sobre
dicho cuadro, la división se realiza de forma automática.
Plantillas de documento
Las plantillas son modelos predefinidos de documentos con algunas
características de formato ya prefijadas, y que aparecen en el momento de
comenzar a trabajar con un nuevo documento.
Word consta de una plantilla llamada Normal que es con la que se abren por
defecto los nuevos documentos, cuando arranca el programa.
Sin embargo, si se
comienza un nuevo
documento eligiendo el
comando Nuevo del
menú Archivo, se
despliega un cuadro de
diálogo que permite
elegir entre todas las
plantillas disponibles.
En Word, las
plantillas están
contenidas en archivos
que tienen la extensión *.dot y están guardadas en una carpeta determinada (que
de ordinario corresponde a: ...\Microsof Office\Plantillas).
Se pueden preparar plantillas para faxes, para anuncios, para avisos y para
cualquier tipo de documento que se requiera.
procedimiento:
Para modificar una plantilla existente, los pasos a seguir son los siguientes:
☞ Tener en cuenta que tanto un documento puede ser guardado como una
plantilla, así como una plantilla puede ser guardada como un documento.