GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistente Administrativo

 Código del Programa de Formación: 122121 V2 Ficha 1833402
 Nombre del Proyecto : Diseño un programa de fortalecimiento administrativo que mejore el
rendimiento de los procesos administrativos de la pequeña empresa del municipio de Yondó
 Fase del Proyecto: Planeación
 Actividad de Proyecto: Proporcionar atención y servicios a los clientes a través de los diferentes
eventos requeridos en las unidades administrativas
 Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo en cuenta
el objeto social de la empresa
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en
cuenta el tipo de evento la conformación comités, la coordinación de las diferentes actividades y
políticas institucionales.
 Divulgar eventos teniendo en cuenta el medio el protocolo y las normas de la empresa.
 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo,
plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización.

 Duración de la Guía: 120 horas

2. PRESENTACION

Con el fin de fortalecer los mecanismos de promoción de la pequeña mediana y grandes empresa y en
aras de contribuir con el desarrollo de las mismas traemos a contexto, esta guía de trabajo para el
fortalecido de las empresas de la región en la comercialización de sus productos y servicios a través de
instrumentos y metodologías que faciliten la organización e implementación de Eventos regionales,
nacionales e internacionales y de Ruedas de Negocios. Para el manejo eficiente de las Ruedas de Negocios
se desarrollara, en el marco del programa de formación de técnico en asistencia administrativa del Sena
esto mediante la utilización de una estructura especializada que está siendo aplicado exitosamente por
varias instituciones en el país. Así mismo se ha capacitado a diferentes actores nacionales y locales en el
manejo de estos instrumentos. a través de guías y manuales que sean de fácil manejo para los diferentes
grupos y metas involucrados en estos procesos. Ya que Cuando se trata de organización de
eventos profesionales o de importancia, la improvisación no es buena. La importancia de una buena
organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.
En ocasiones este sector o estos profesionales no se valoran como se debería, y es que no cualquier
persona puede organizar eventos, se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores,
métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos dé seguridad en lo que se
realizara.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de Reflexión Inicial

3.1.1Actividad de aprendizaje: Dialogo y oído

Descripción de la Actividad: Una de las técnicas para demostrar la dificultad de recibir y transmitir
mensajes y que motiva a estudiar seriamente este proceso, es la del diálogo al oído.
Se organiza el grupo en círculo o en filas.  Cada persona transmite a su vecino, en secreto, al oído, en voz
baja, el mensaje recibido también en voz baja.
El mensaje debe ser corto y al terminar la ronda, el receptor final dirá en voz alta el mensaje recibido y el
emisor inicial del mensaje dirá tal como lo transmitió.  Esta comparación permitirá al grupo reflexionar
sobre los mecanismos de comunicación dentro y fuera de los grupos .
Se descubre la tergiversación y se sacan conclusiones acerca de chismes o inconvenientes en la delegación
en la transmisión de órdenes e información de personas con pocas capacidades.  Un mensaje como este:
"Santos se reunió en España con guerrilleros colombianos para acordar mecanismos de paz", después de
pasar por 20 emisores-receptores puede llegar a transformarse hasta el punto que el último personaje
dice a sus compañeros: "El presidente por hablar de paz fue secuestrado en España".

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Papel, lápiz y un mensaje

Duración: 1 hora

3.2 Actividades De Contextualización

3.2.1 Actividad De Aprendizaje 1: Conceptualización marco teórico.

Descripción de la Actividad: El instructor forjara en los aprendices mediante mecanismos de persuasión,

mentalidades de liderazgo con el fin que puedan coordinar equipos de trabajo con entusiasmo,
responsabilidad y buenas relaciones personales. Aspectos claves para que un grupo organizador tenga
éxito en lo deseado y puedan liderar un comité o comisión de trabajo. Ensayo

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
.
Materiales: Hoja de papel, lápiz, textos, computador y video vean
Duración: 10 Horas
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3.2.2Actividad De Aprendizaje 2: analizar la utilidad de los eventos en el desarrollo social

Descripción de la Actividad: Con la ayuda de elemento y ejemplos prácticos se da a conocer por que los
eventos deben organizar desde la perspectiva del desarrollo económico y social, porque articula el
espíritu empresarial a un compromiso con el desarrollo local y regional del país. Como consecuencia de la
articulación del interés individual con el colectivo, se entiende al evento como un instrumento importante
y estratégico de promoción comercial. Caso de estudio

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Materiales: Hoja de papel, lápiz, marcadores, pizarrón

Duración: 10 Horas

Duración: 8 Horas

3.2.3 Actividad De Aprendizaje 3: Desarrollo del evento

Descripción de la Actividad: Teniendo en cuenta la importancia del impacto de opinión de estas

actividades el aprendiz deberá identificar modelos de inauguración al igual que actividades de promoción
acompañadas de actividades de monitoreo y posterior clausura siendo muy rigurosos en estos procesos
facilitando el paso a la siguiente etapa. Taller Práctico

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
.
Materiales: Hoja de papel, lápiz,
Duración: 10 Horas

3.3 Actividades De Apropiación Del Conocimiento :

Cognitiva 1

3.3.1Actividad De Aprendizaje 1: Reproducir la estructura general de un evento, etapas objetivos

específicos y directrices en la organización en la unidad administrativa.

Descripción de la Actividad: En esta actividad mediante el análisis de diferentes criterios el aprendiz

podrá estructurar los diferentes tipos de eventos, aprendiéndolos a organizar según el propósito, alcance y
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cobertura al igual que el tipo de muestra que exhibe y el público asistente. Identificando así los grados de
especialización que se requieren para la realización de los mismos

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Hoja de papel, lápiz, computador video bean

Duración: 10 horas

Cognitiva 2

3.3.2 Actividad de aprendizaje 2: Evaluar las directrices para la organización de eventos en la Unidad
Administrativa, población objeto, tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento: Conferencistas
o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores

Descripción de la Actividad: El facilitador mediante cuadro de ilustraciones enfoca al aprendiz en los

objetivos primordiales de los evento con respecto a las empresas identificando oportunidades como
iniciar o cerrar negocios, reacción de compradores, captación, competencia y análisis de mercado,
concentración disposición además de una presentación detallada de productos y servicios cruzada con la
identificación de clientes, mas ahorro de recursos y tiempo.

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Materiales: Hoja de papel, lápiz, pizarrón marcadores

Duración: 10 Horas

Procedimental 1

3.3.3 Actividad De Aprendizaje 3: Realizar Cronograma de actividades, Agenda del evento, Logística para y
durante la realización del evento y Soportes tecnológicos aplicados a la Organización de Eventos

Descripción de la Actividad: En esta actividad el facilitador proporciona un texto por grupos de trabajo
donde los aprendices harán una lectura del mismo determinando de forma articulada cómo se maneja la
coordinación general del evento a través del grupo organizacional complementada con una planeación

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condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
.
Materiales: Hoja de papel, lápiz,
Duración: 10 Horas
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Procedimental 2

3.3.4 Actividad de aprendizaje 4: Idear estrategias de divulgación en medios masivos y no masivos,

Comunicaciones y tarjetas protocolarias rider técnico concepto e interpretación

Descripción de la Actividad: El facilitador impartirá a los aprendices un trabajo investigativo por medio del
cual podrán conceptuar como ejecutar actividades promocionales, como conferencias y foros magistrales
además actividades que tienen que ver con la formación de empresarios, asimismo de eventos paralelos
que hagan más interesantes y logran un enlace más efectivo entre la oferta y la demanda.
También lograran implementar reuniones periódicas para trabajar según lo planeado en la organización
exposición

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Hoja de papel, lápiz, textos

Duración: 10 Horas

Procedimental 3

3.3.5 Actividad De Aprendizaje 5: Dirigir los diferentes comités, Comité Organizador, Comité de
Administración, Comité de Relaciones Públicas, entre otros de acuerdo con la magnitud del evento

Descripción de la Actividad: El facilitador a través de un de experiencias de otros eventos permitirá que el

aprendiz haga el seguimiento adecuado a esta etapa de cierre y evaluación permitiéndole conocer que es
un desmontaje, un balance general, una memoria de evento e instrumento para evaluar el impacto
además de un monitoreo de los resultados con las diferentes evaluaciones internas en los diferentes
comités con los logros alcanzados. Prueba de conocimiento

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
.
Materiales: Hoja de papel, lápiz, video beam, computador, Marcadores, herramientas creativas
Duración: 8 Horas

Valorativa 1

Actividad de aprendizaje: Adoptar los soportes tecnológicos y documentales exigidos por la legislación
vigente
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Descripción de la Actividad: mediante un panel participativo el instructor propone al aprendiz diseñar una
estrategia de seguimiento tomando como herramienta bases de datos de los asistentes capturando datos
prospectos y consolidando la información recolectada definiendo prioridades y propuestas de acción.

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Hoja de papel, lápiz, textos

Duración: 10 Horas

Valorativa 2

3.3.6 Actividad de aprendizaje 6: Interactuar con los diferentes agentes que intervienen en el evento,
adecuando protocolos de acuerdo al perfil de los asistentes.

Descripción de la Actividad: El facilitador socializa con los aprendices documentos donde se da a conocer
toda la estructura y manual por los cuales debe pasar un evento para lograr el impacto positivo como
herramientas de apoyo a la comercialización, pre-evento (planificación y organización), evento (ejecución),
pos-evento evaluación y monitoreo bajo la premisa de que un evento es un punto de encuentro entre la
oferta (prestadores de servicios y productos) y la demanda (compradores o consumidores) de una aldea,
municipio, región, país o inclusive romper las fronteras y acercarse a nuevos posibles demandantes a nivel
internacional.

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Materiales: Hoja de papel, computador, video bean

Duración: 9 Horas

3.4 Actividades De Transferencia Del Conocimiento.

3.4.1Actividad De Aprendizaje 1: Cuadro de criterio de planeación

Descripción de la Actividad: A través de un lista de criterios el aprendiz diferencia e ilustra aspectos claves
del evento tales como nombre especifico que identifique claramente el sector para el cual está organizado
el evento, un logotipo con estrecha relación con el nombre y el objetivo, fecha de realización, publico
objetivo, lineamientos y lugar y recinto del evento stanes y servicios adicionales.
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Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Hoja de papel, lápiz, textos

Duración: 10 Horas

3.4.2 Actividad De Aprendizaje 2: Trabajo de profundización del conocimiento.

Descripción de la Actividad: Mediante la formulación de propuestas los aprendices construyen el proyecto

argumentando interrogantes tales como:

¿Qué introducción de forma general se debe hacer?

¿para qué?
¿Por qué lo hacemos? Con antecedentes como perfil del proyecto
¿Qué se ha logrado?
¿Cómo se ha logrado?
¿Con quién se ha logrado?
¿Qué se va a lograr?

Ambiente Requerido: Ambiente de formación Aula convencional dispuesto con elementos y

condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.

Materiales: Hoja de papel, lápiz, textos

Duración: 8 Horas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Identificar los  Ensayos

diferentes tipos de  Talleres
 Prueba de eventos y sus etapas.  Juego de rolles
conocimientos  Interpretar los
 Entrevistas
conceptos básicos para
Evidencias de Desempeño  Debates
estructurar un evento
 Casuística
 Construcción de  Aplicar las directrices
para la organización de
rompecabezas
eventos en la Unidad
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 Respuestas abiertas Administrativa

sobre actividad de
reflexión.
 Mapa conceptual
Evidencias de Producto:
 Ejercicios prácticos de
redacción.
 Construcción de textos
escrutados
 Conformar el comité
organizador y otros
comités de acuerdo con
el tipo de evento.
 Coordinar las
actividades de los
diferentes comités.
 Identificar los soportes
técnicos, tecnológicos y
de las Tecnologías de la
Información y la
Comunicación TIC.
 Recopilar la
información
relacionada con el tipo
de evento.
 Seleccionar el medio de
divulgación del evento
 Cotizar los
requerimientos del
evento, ajustándose al
presupuesto asignado.
 Realizar la divulgación
del evento.
 Aplicar las normas de
seguridad vigentes
 Ejecutar el evento

5. GLOSARIO DE TERMINOS

EVENTO: Acontecimiento, especialmente si es de cierta importancia.

CLASIFICACION: Lista o relación ordenada de cosas o personas con arreglo a un criterio determinado.

ETAPA: Período o parte diferenciada en que se divide el desarrollo de una acción o un proceso.

DIRECTRICES: Una directriz es una norma o una instrucción que se tiene en cuenta para realizar una cosa.

PONENTES: Que presenta una ponencia

CONFERENCISTA: Que dicta conferencia

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PROTOCOLO: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales.

COMITES: Es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o
entidad, tienen establecidas determinadas competencias

RELACIONES PÚBLICAS: Actividad profesional que se ocupa de promover o prestigiar la imagen pública de
una empresa o de una persona mediante el trato personal con diferentes personas o entidades.

AGENDA: Programa de actividades o de trabajo que pretende realizar una persona en un período
determinado de tiempo

LOGISTICA: Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado de un proceso
complicado

DOCUMENTOS: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por

instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,

SOPORTE: Medio de difusión capaz de poner en conocimiento del público un mensaje.

MEDIOS: Conjunto de instrumentos, dinero y bienes necesarios para un fin determinado.

RIDER TECNICO: Es la carta de presentación de cualquier banda o artista.

COMUNICACIONES: Conjunto de medios que sirven para poner en contacto lugares o personas,
especialmente,

PRESUPUESTO: Cálculo anticipado del coste de una obra o un servicio.

NORMAS: Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o
actividades

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

http://pro.ticketea.com/organizar-eventos-herramientas/

http://martechforum.com/articulo/organizacion-de-eventos/

http://www.worldhepatitisalliance.org/sites/default/files/resources/documents/organización%20de
%20eventos.pdf

https://www.eventoplus.com/articulos/10-herramientas-tecnol%C3%B3gicas-para-eventos-que-dar/

https://www.protocoloimep.com/articulos/las-redes-sociales-como-herramienta-de-comunicacion-en-
la-gestion-de-eventos/

https://es.slideshare.net/aliciavalerocarrera/herramientas-de-relacionespublicasparamedireventos
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http://servicios.jusrionegro.gov.ar/inicio/web/rrhh/concursos_internos/2017/
delegados_regionales_escuelas/doc/Apuntes_Planificacion_de_Eventos.pdf

https://marketingdialogues.wordpress.com/2014/03/13/seguimiento-post-evento-fundamental-en-el-
exito-de-eventos-propios-y-de-terceros/

http://www.madisonmk.com/es/articulo/como-fomentar-participacion-pre-post-organizacion-eventos

http://www.puromarketing.com/31/15378/presenciales-estrategia-para-atraer-potenciales-
clientes.html

https://dkvintegralia.org/comunicacion-congresos/

https://msdn.microsoft.com/es-co/library/cc483528(v=vs.71).aspx

http://www.dreig.eu/caparazon/2009/06/17/twubs-herramienta-especializada-en-el-seguimiento-de-
eventos-temas-en-twitter/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Guillermo Manuel Díaz Instructor Comercial 13 de Junio 2018

Mercado

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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