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MEMORIA módulo 2
CONTEXTO A LOS SISTEMAS
INTEGRADOS DE GESTIÓN
DIPLOMADO SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Las normas que conforman los sistemas integrados de gestión tienen fundamentos
comunes que permiten reducir costos, como lo son, la orientación a la satisfacción de
las partes interesadas, la filosofía de mejora continua y el enfoque basado en procesos.
2. CONCEPTOS
2.1 ORGANIZACIÓN: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con 2
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.
2.2 PARTE INTERESADA: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o
percibirse como afectada por una decisión o actividad.
2.3 ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirige y controla una
organización al más alto nivel.
3. ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
ROLES Y
PRINCIPIOS DEL MATRIZ
RESPONSABILIDAD SIG. BENEFICIOS Y
SISTEMA COMPARATIVA
ES Y PARTES OPORTUNIDADES
INTEGRADO DE ENTRE NORMAS
INTERESADAS DE MEJORA
GESTIÓN DEL SIG
DENTRO DEL SIG
GESTIÓN
5. DESARROLLO DE CONTENIDOS
Roles y Responsabilidades
Como la Alta Dirección tiene múltiples tareas propias de sus actividades, las normas
permiten delegar ciertas funciones y responsabilidades para asegurar la
implementación y el mantenimiento del SIG. Esta delegación se puede realizar en una o
en varias personas dentro de la organización, pero, generalmente, las organizaciones las
delegan en un cargo creado específicamente para coordinar la implementación,
mantenimiento y seguimiento de SIG. Las responsabilidades de este cargo se resumen
en el requisito 5.3 de las normas, y básicamente son:
- Asegurarse de que los sistemas de gestión son conformes con los requisitos de las normas
(ISO9001:2015, ISO14001:2015 e ISO45001:2018)
- Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y
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ISO9001:2015 indica otras responsabilidades adicionales:
Estas últimas responsabilidades son muy relevantes y aplicables a todos los sistemas de
gestión, pues los cambios que no se manejen desde un punto de vista integral (calidad,
ambiente, seguridad) van a generar ineficacia en la administración del SIG.
Toda persona que trabaje en una organización que tenga implementado un SIG tiene
responsabilidades y obligaciones en materia de calidad, ambiente y seguridad y salud
en el trabajo. Para iniciar, todos los miembros de la organización deben conocer y
entender las políticas de gestión de la organización (generalmente es una política
integrada de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo), también deben ser
conscientes de los objetivos del SIG y de su contribución en el logro de los mismos, pero
además tendrán responsabilidades específicas derivadas de los controles operacionales
definidos en el SIG.
Pueden pasar otra cantidad de situaciones, el punto resaltable es que en este momento
la satisfacción del cliente depende de la recepcionista, por lo que ella debe estar
preparada para atender adecuadamente al cliente (sistema de gestión de calidad).
La misma recepcionista debe saber que la papelería se ha de utilizar por lado y lado, y
luego disponerla en la caneca correspondiente para su reciclaje. También debe dejar
apagado su computador antes de dejar su sitio de trabajo y no desperdiciar el agua
cuando hace uso del baño. Todo lo anterior, lo debe hacer para contribuir al logro de
los objetivos de los programas ambientales de la organización (sistema de gestión
ambiental).
Finalmente, esta recepcionista debe conocer y aplicar la regla de los 90° cuando se
encuentra sentada trabajando en su computador y realizar pausas activas para prevenir
lesiones osteomusculares, debe asegurar que los visitantes lean el folleto de seguridad y
registren sus datos en la planilla respectiva, antes de permitirles el ingreso y debe conocer
el procedimiento de evacuación del edificio ante una eventual emergencia. Todo lo
anterior son controles operacionales muy seguramente definidos en el sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo.
Con el ejemplo anterior es claro que toda persona en una organización tiene
responsabilidades y obligaciones en el SIG, independientemente de su cargo en el
organigrama.
Partes Interesadas:
Parte del proceso para la comprensión del contexto de la organización es identificar sus
partes interesadas. Las partes interesadas pertinentes son aquellas que generan riesgo
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significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y expectativas
no se cumplen. Las organizaciones definen qué resultados son necesarios para
proporcionar a aquellas partes interesadas pertinentes para reducir dicho riesgo.
Hasta hace relativamente poco, era común que los departamentos de una compañía
trabajaran de forma independiente. Se trataba de llevar a cabo tareas especializadas
y el personal encargado se limitaba a su campo de acción. El carácter transversal era
exclusivo de la dirección y de otros cargos similares, en los cuales se centraba la
responsabilidad de adoptar una mirada estratégica del negocio para cualquier
actuación. También lo tenían áreas como la de Recursos Humanos, siempre encargada
de velar por el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, ni siquiera en este caso el
impacto de las acciones desplegadas dejaba de ser puntual. No eran políticas
corporativas basadas en la integración; eran elementos concretos.
Los nuevos modelos directivos han demostrado que la gestión empresarial no tiene un
solo foco. Si bien la dirección ocupa un lugar predominante en este aspecto, no puede
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hablarse de una gestión genérica sino, por el contrario, de varias gestiones integradas
en un mismo modelo corporativo. Es decir, secciones o departamentos que antes
operaban de forma independiente y que tenían sus propios manuales, instrucciones,
documentos y marcos de acción, ahora se desenvuelven como partes integradas en un
conjunto. Este proceso de unificación o alineación ha sido propio de empresas que
aspiran a la implementación de un Sistema de Calidad, Medioambiente y Seguridad y
Salud en el Trabajo, entre otros.
Con los modelos tradicionales, que separaban la gestión por secciones, hubiese sido
imposible poner en marcha Sistemas de Gestión Integrado. Algunos de los beneficios de
la gestión integrada son:
Es normal que dentro de una empresa haya criterios de actuación distintos. Un sistema
integrado de gestión (SIG) se encarga de alinearlos y hacerlos compatibles.
Una misma orden ya no necesita repetirse veinte veces para que se ejecute. El sistema
integrado de gestión (SIG) permite una mejor dirección y una ejecución óptima.
5.2.1.4. Integración de la comunicación
Los mensajes corporativos se hacen más consistentes, sólidos y eficaces. Hay menor 10
riesgo de duplicidades y se controla la aparición de rumores o de fallos en el flujo de la
información. Una empresa mejor informada es más productiva.
Es más eficaz gestionar los riesgos cuando éstos son revisados desde distintos ángulos. El
trabajo colaborativo ayuda a reducir los riesgos financieros, operacionales y
reputacionales de la compañía.
Aunque resulte evidente, es muy posible encontrarse con el caso de que los alcances
de los sistemas de gestión que se quieren integrar sean diferentes, lo cual va a suponer
una dificultad añadida en el proceso de integración (todo esto puede afectar,
dependiendo del tipo de empresa, a distintas localizaciones geográficas, número y
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perfiles profesionales de personas, etc.…).
Las normas ISO son cada vez más apropiadas para efectuar la integración, no obstante,
entre ellas hay requisitos que no son comunes y deberemos de ser cuidadosos en su
implantación, para que no quede ningún requisito sin cubrir.
Problemas para implantar una cultura diferente basada en una organización orientada
a sus partes interesadas y no una serie de funciones internas orientadas a los intereses de
sus responsables.
Todas las normas se asientan en los mismos pilares fundamentales y eso favorece las
relaciones entre ellas:
Sistema medible
Dado que lo que no se puede medir, no se puede controlar y mecho menos mejorar. Las
mediciones y seguimientos o monitoreos de los procesos, actividades y tareas son
indispensables para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfacen las
especificaciones.
El personal debe tener las competencias necesarias para asegurar que las actividades
se desarrollen de forma adecuada.
Análisis del ciclo de vida de los productos, los servicios y los procesos
La planeación del SIG no sólo debe tener en cuenta los factores que se pueden controlar
dentro de los procesos, también se debe tener en cuenta aquellos factores sobre los que
se puede ejercer influencia fuera de nuestros procesos, por ello, estudiar todas las
interacciones que se tienen en los servicios y productos con otras partes interesadas
ayuda a determinar factores diferenciadores de éxito del SIG.
Los tres primeros capítulos tratan, como es habitual en las normas ISO, del ámbito de
aplicación, las referencias normativas (referencias a otros conjuntos de reglas) y los
términos y abreviaturas pertinentes para cada norma. En el anexo se dan instrucciones
a las empresas para poder usar el documento ISO. Es de aclarar que estos capítulos son
explicativos y no contienen requisitos para el Sistema Integrado de Gestión, los cuales
está definidos del capítulo 4 al 10. No obstante, tanto los tres primeros capítulos como el
anexo de la norma son información importante que ayudan a entender los requisitos,
por lo que es aconsejable su lectura.
6. MATERIAL ANEXO
7. ACTIVIDADES
8. BIBLIOGRAFÍA