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Cápsula 5

Procedimientos para el registro y control de las operaciones de compra y

venta de mercancías

Introducción

Los inventarios se integran de aquellos bienes que las empresas adquieren para su venta posterior
(mercancías), pudiendo mediar o no el proceso de transformación, por lo tanto son mercancías
sujetas a la compraventa y constituyen el objetivo principal de cualquier entidad comercial o
industrial, la obtención de utilidades.

La inversión realizada en el renglón de inventarios representa una parte importante del total del
activo. De ahí la necesidad de contar con sistemas, métodos y procedimientos adecuados de
administración, control, valuación y registro.

Las operaciones que se efectúan en relación con las mercancías que oferta la empresa son:
. Compras de mercancías

. Gastos de compras

. Devoluciones sobre compras

. Rebajas sobre compras

. Ventas de mercancías

. Devoluciones sobre ventas

. Rebajas sobre ventas

Y aunque no son propiamente operaciones, también se consideran los inventarios inicial y final de
mercancías, particularmente para determinar las mercancías disponibles y el costo de las ventas.

Procedimientos

A continuación se muestran los principales procedimientos de registro.

. Analítico o pormenorizado (inventarios periódicos)

. Inventarios perpetuos o continuos

. Global o de mercancías generales

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Analítico o pormenorizado.

En este se abre una cuenta para cada uno de los conceptos afectados por las operaciones realizadas
con mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones. Una desventaja
importante es que no es posible conocer para su registro, el costo de la mercancía vendida, para lo
cual es necesario realizar inventario físico al término del ejercicio o de un periodo, hasta entonces
se podrá determinar el costo de las ventas y posteriormente la utilidad bruta, con lo cual, luego será
posible elaborar el estado de resultados de la empresa.

Inventarios perpetuos o continuos.

Este procedimiento contempla el uso de tarjetas de almacén (registros auxiliares), para registro y
control de los movimientos de entradas y salidas de mercancías. Se utilizan tres cuentas para
registro de inventarios y operaciones de mercancías: almacén, costo de ventas y ventas. El registro
de las ventas se realiza mediante asientos dobles, de los cuales la primera parte registra las ventas
a precio de venta y la segunda, salida de almacén a precio de costo. La información que se obtiene
de estas cuentas facilita la integración del estado de resultados.

Global o de mercancías generales.

Para el registro contable de las compras, ventas y devoluciones de una y otra, se utiliza una sola
cuenta, a diferencia del manejo de las operaciones que en el procedimiento analítico se registra en
cuentas especiales. La cuenta única se denomina Mercancías Generales. Para que esta cuenta
muestre un saldo significativo, debe abonarse en ella, al término del periodo o del ejercicio, el
importe del inventario final de mercancías que se determinará mediante inventario físico de las
mismas. El saldo que se obtenga después de realizar este abono, reflejará utilidad si es acreedor, y
pérdida en caso de que sea deudor.

A continuación se muestra la naturaleza de las cuentas utilizadas para el registro contable de las
operaciones de mercancías, en cada uno de los procedimientos.
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Registro de las operaciones de compra y venta de mercancías

Inventarios
Operaciones Analítico Global
perpetuos
Compras Gastos de Almacén Mercancías
compras generales
1 Compras (1) (2) (1), (2) (3), (4)
(8), (9) (5a)
Devol Reb s/compras (1), (2), (3),
s/compras (6), (7), (4),
2 Gastos de (3) (4) Costo de ventas (8) (5),
compras (9)
Ventas Devol s/ventas (5a)
3 Devoluciones (5) (6)
s/compras
Reb s/ventas Inventarios Ventas
4 Rebajas (7) (8),(9) (6),(7) (5)
s/compras
5 Ventas

6 Devoluciones
s/ventas
7 Rebajas
s/ventas
8 Inventario
inicial
9 Inventario
final