Manual Teórico-Práctico del

Módulo Autocontenido
Específico
Control de la Documentación

PARA LA CARRERA DE
PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN

L M M

a:
55667312

ASISTENTE DIRECTIVO

ecbcc Capacitado por

Conalep
 PARTICIPANTES
Director General
José Efrén Castillo Sarabia
Secretario Académico
Marco Antonio Norzagaray Gámez
Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional
Gustavo Flores Fernández
Autores: Consultores FORMO Internacional, S.C.

Revisor técnico: Hugo Labastida Herrera

Revisor pedagógico: Patricia Toledo Márquez
Revisores de Contextualización: Armando Guillermo Prieto Becerril
Agustín Valerio

Comercio y Administración
Manual del curso – módulo Autocontenido Específico “Control de
Documentación”
Asistente Directivo.
D.R. © 2006 CONALEP.
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la
portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del
CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual
perseguido por la Ley Penal.
E-CBCC
Av. Conalep N° 5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P. 52140 Metepec, Estado de México.

HECHO EN MÉXICO

ISBN: EN TRÁMITE

2 Control de Documentación
 ÍNDICE
Participantes
I. Mensaje al alumno. 8
II. Cómo utilizar este manual. 9
III. Propósito del Modulo. 12
IV. Especificaciones de evaluación. 13
V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 14

Capítulo 1 Manejo de documentación 15

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 16
1.1.1 Conceptos. 17
Documento. 17
Documentación. 18
Administración de documentos. 18
Comunicación. 18
Información. 18
Correspondencia. 18
1.1.2 Importancia. 18
Legal. 19
Económica. 19
Social. 19
Administrativa. 19
1.1.3 Clasificación. 19
Interna. 19
Externa. 20
Mixta. 20
Legal. 20
Contratos. 20
Títulos de crédito. 20
Mercantil. 21
Facturas. 21
Recibos. 21
1.2.1 Procedimientos de recepción o entrada de documentación. 21
Verificar. 21
Sellar. 22
Registrar. 22
Acuse de recibo. 22

Control de Documentación 3
 Clasificar. 22
Turnar y distribuir copias. 22
Seguimiento. 23
Archivar. 23
1.2.2 Procedimiento de turno de documentación. 23
Registro de datos. 23
Destinatario. 24
Área funcional. 24
Fecha de turno. 24
Instrucciones de atención. 24
Fecha límite de atención. 24
Seguimiento de atención. 24
Fecha de descargo. 24
Finiquito de asuntos 24
1.2.3 Procedimiento de despacho o salida de documentación. 25
Registro. 25
Síntesis del asunto. 25
Destinatario. 25
Archivar. 25
Seguimiento. 26
1.3.1 Codificación. 26
Definición. 26
Objetivos. 26
Uso. 26
Ventajas. 27
Desventajas. 27
1.3.2 Sistemas de codificación. 27
Manuales. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
Características. 28
Automatizados. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
1.3.3 Tipos de codificación. 29
Alfabeto. 29
Unidad de archivo. 29
Unidad clave. 29
Unidad de identificación. 29

4 Control de Documentación
 Campo de caracteres o de texto. 29
Campo numérico. 29
Campo decimal. 29
Campo de fechas. 29
Campo lógico. 29
Campo memo. 30
1.3.4 Reglas para codificar. 30
Personas. 30
Firmas comerciales. 30
Instituciones. 31
Agencias gubernamentales. 31
Prácticas y Listas de Cotejo. 32
Resumen. 51
Autoevaluación de conocimientos. 52

Capítulo 2 Control de documentación. 53

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 54
2.1.1 Tipos de documentación y sus características. 55
Legal. 55
Contratos. 55
Títulos de crédito. 56
Mercantil. 56
Facturas. 56
Recibos. 56
Contrarecibos. 57
Nota de remisión. 57
Contable-financiera. 57
Estados financieros. 57
Presupuestos. 58
Organizacional. 58
Manual de organización 58
Manual de procedimientos. 58
Administrativa. 59
Informes. 59
Cartas. 59
Memoranda. 59
Cotizaciones 59
Solicitudes. 59
Vales. 59
2.2.1 Equipos de control. 60
Archivadores de correspondencia. 60
Gabinetes especiales para archivo. 60
Archivador de disquetes. 60
Tubos para mapas. 60
Mapoteca horizontal. 60
2.2.2 Materiales de control. 60
Marbetes. 60
Guías. 61
Carpetas para archivo. 61
Tarjeteros. 61
Cédulas de catalogación. 61

Control de Documentación 5
 2.3.1 Tipos de correspondencia. 61
Ordinaria. 61
Urgente. 62
Confidencial. 62
2.3.2 Control de correspondencia. 62
Procedimiento de recepción. 62
Procedimiento de despacho. 63
2.4.1 Medios de conservación. 63
Papel. 63
Cintas magnéticas. 64
Microformas. 64
Videocintas. 64
Audiocintas. 64
Discos flexibles. 64
Discos duros. 64
Discos ópticos compactos. 64
2.4.2 Unidades administrativas responsables del control de la documentación. 65
Mesas. 65
Secciones. 65
Oficinas. 65
Oficialías de partes 65
2.4.3 Sistemas de cargo. 65
Componentes. 66
Formulario o tarjeta de requisición. 66
Formulario de salida. 66
Sistema de seguimiento. 66
Procedimientos para localización de expedientes. 66
2.4.4 Control de archivos electrónicos. 67
Protección de la información. 67
Guías para la conservación de la información. 67

6 Control de Documentación
 2.4.5 Protección de documentos. 68
Medidas y sistemas para el control de acceso. 68
Regulado por personas. 68
Mecánicos. 68
Electrónicos. 69
Medidas de protección para archivos electrónicos. 69
Copias de resguardo. 69
Programas (antivirus). 69
Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. 70
Sistema de batería de resguardo. 70
Tecnología de la caja negra. 70
Prácticas y Listas de Cotejo. 71
Resumen. 93
Autoevaluación de conocimientos. 95
Glosario de Términos de E-CBNC. 96
Glosario de Términos Técnicos. 99

Referencias Documentales. 104

Control de Documentación 7
 I.- MENSAJE AL ALUMNO
¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL
CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO
ESPECÍFICO CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN!
EL CONALEP, a partir de la Reforma
Académica 2003, diseña y actualiza sus
carreras, innovando sus perfiles, planes y
programas de estudio, manuales
teórico-prácticos, con los avances
educativos, científicos, tecnológicos y
humanísticos predominantes en el
mundo globalizado, acordes a las
necesidades del país para conferir una
mayor competitividad a sus egresados,
por lo que se crea la modalidad de
Educación y Capacitación Basada en
Competencias Contextualizadas, que
considera las tendencias internacionales
y nacionales de la educación
tecnológica, lo que implica un reto
permanente en la conjugación de
esfuerzos.
Este manual teórico práctico que apoya
al módulo autocontenido, ha sido
diseñado bajo la Modalidad Educativa
Basada en Competencias
8 Control de Documentación
Contextualizadas, con el fin de ofrecerte
una alternativa efectiva para el
desarrollo de conocimientos, habilidades
y actitudes que contribuyan a elevar tu
potencial productivo y, a la vez que
satisfagan las demandas actuales del
sector laboral, te formen de manera
integral con la oportunidad de realizar
estudios a nivel superior.
Esta modalidad requiere tu participación
y que te involucres de manera activa en
ejercicios y prácticas con simuladores,
vivencias y casos reales para promover
un aprendizaje integral y significativo, a
través de experiencias. Durante este
proceso deberás mostrar evidencias que
permitirán evaluar tu aprendizaje y el
desarrollo de competencias laborales y
complementarias requeridas.
El conocimiento y la experiencia
adquirida se verán reflejados a corto
plazo en el mejoramiento de tu
desempeño laboral y social, lo cual te
permitirá llegar tan lejos como quieras
en el ámbito profesional y laboral.
 II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
Las instrucciones generales que a
continuación se te pide que realices,
tienen la intención de conducirte a que
vincules las competencias requeridas
por el mundo de trabajo con tu
formación de profesional técnico
bachiller.
Redacta cuales serían tus objetivos
personales al estudiar este módulo
integrador.
Analiza el Propósito del módulo
integrador que se indica al principio del
manual y contesta la pregunta ¿Me
queda claro hacia dónde me dirijo y
qué es lo que voy a aprender a hacer al
estudiar el contenido del manual? si no
lo tienes claro, pídele al docente que te
lo explique.
Revisa el apartado, especificaciones de
evaluación, son parte de los requisitos
que debes cumplir para aprobar el
curso - módulo. En él se indican las
evidencias que debes mostrar durante
el estudio del módulo integrador para
considerar que has alcanzado los
resultados de aprendizaje de cada
unidad.
Es fundamental que antes de empezar a
abordar los contenidos del manual
tengas muy claros los conceptos que a
continuación se mencionan:
competencia laboral, unidad de
competencia (básica, genérica
específica), elementos de competencia,
criterio de desempeño, campo de
aplicación, evidencias de desempeño,
evidencias de conocimiento, evidencias
Control de Documentación
por producto, norma técnica de
institución educativa, formación
ocupacional, módulo ocupacional,
unidad de aprendizaje, y resultado de
aprendizaje. Si desconoces el significado
de los componentes de la norma, te
recomendamos que consultes el
apartado glosario de términos, que
encontrarás al final del manual.
Analiza el apartado «Normas Técnicas
de competencia laboral Norma técnica
de institución educativa».
Revisa el Mapa curricular del módulo
integrador. Está diseñado para
mostrarte esquemáticamente las
unidades y los resultados de aprendizaje
que te permitirán llegar a desarrollar
paulatinamente las competencias
laborales que requiere la ocupación
para la cual te estás formando.
Realiza la lectura del contenido de cada
capítulo y las actividades de aprendizaje
que se te recomiendan. Recuerda que
en la educación basada en normas de
competencia laborales la
responsabilidad del aprendizaje es tuya,
ya que eres el que desarrolla y orienta
sus conocimientos y habilidades hacia el
logro de algunas competencias en
particular.
En el desarrollo del contenido de cada
capítulo, encontrarás ayudas visuales
como las siguientes, haz lo que ellas te
sugieren efectuar. Si no haces no
aprendes, no desarrollas habilidades, y
te será difícil realizar los ejercicios de
evidencias de conocimientos y los de
desempeño.
9
 III.- IMÁGENES DE REFERENCIA

Estudio individual Investigación documental

Consulta con el docente Redacción de trabajo

Comparación de resultados con

otros compañeros Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo Sugerencias o notas

Realización del ejercicio Resumen

Consideraciones sobre
Observación
seguridad e higiene

Investigación de campo Portafolios de evidencias

10 Control de Documentación
 IV.-PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Al término del módulo, el alumno manejará la información documental que se

utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicación de técnicas
establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la
optimización de la gestión administrativa de la empresa.

Control de Documentación 11
 V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN
Durante el desarrollo de las prácticas de
ejercicio también se estará evaluando el
desempeño. El docente mediante la
observación directa y con auxilio de una
lista de cotejo confrontará el cumplimiento
de los requisitos en la ejecución de las
actividades y el tiempo real en que se
realizó. En éstas quedarán registradas las
evidencias de desempeño.
Las autoevaluaciones de conocimientos
correspondientes a cada capítulo además
de ser un medio para reafirmar los
conocimientos sobre los contenidos
tratados, son también una forma de
evaluar y recopilar evidencias de
conocimiento.
12
Al término del módulo autocontenido
especifico deberás presentar un Portafolios
de Evidencias11, el cual estará integrado
por las listas de cotejo correspondientes a
las prácticas de ejercicio, las
autoevaluaciones de conocimientos que se
encuentran al final de cada capítulo del
manual y muestras de los trabajos
realizados durante el desarrollo del
módulo integrador, con esto se facilitará la
evaluación del aprendizaje para determinar
que se ha obtenido la competencia laboral.
Deberás asentar datos básicos, tales
como: nombre del alumno, fecha de
evaluación, nombre y firma del evaluador y
plan de evaluación.
1
El portafolios de evidencias es una compilación de
documentos que le permiten al evaluador, valorar los
conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el
alumno, y a éste le permite organizar la documentación que
integra los registros y productos de sus competencias previas y
otros materiales que demuestran su dominio en una función
específica (CONALEP. Metodología para el diseño e
instrumentación de la educación y capacitación basada en
competencias, Pág. 180).
Control de Documentación
 VI.- MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
1. Manejo de 2. Control de
documentación. documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el 14 hrs.

procedimiento establecido.
1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las 14 hrs.
Resultados particularidades que éstos presentan.

De 1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, 15 hrs.
Aprendizaje según especificaciones.
2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de 7 Hrs.
sus reglas de elaboración.
2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información 6 hrs.
requerida por la empresa.
2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los 8 hrs.
procedimientos que se utilicen en la empresa.

2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización 8 Hrs.

de los archivos.

Control de Documentación 13
 MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno manejará la documentación de una oficina

mediante la identificación de los tipos de información que se genera, de
acuerdo con los procedimientos establecidos para su óptimo
funcionamiento administrativo.

14 Control de Documentación
 Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
1. Manejo de 2. Control de
documentación. documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el 14 hrs.

procedimiento establecido.
Resultados
De 1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las 14 hrs.
Aprendizaje particularidades que éstos presentan.

1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, 15 hrs.
según especificaciones.

Control de Documentación 15
CONTROL DE DOCUMENTACIÓN documento puede ser producida por
personas o máquinas. Los documentos
SUMARIO pueden ser de diferentes categorías y estar
en diferentes medios.
Conceptos
Importancia Para contextualizar:
Clasificación
Procedimientos de recepción o entrada
de documentación Investigación documental
Procedimiento de turno de Competencia de información
documentación Consultar información
Procedimiento de despacho o salida de bibliográfica y en páginas Web de
documentación Internet.
Codificación - El Alumno
Sistemas de codificación
Tipos de codificación Realizará una investigación en Internet
Reglas para codificar para determinar los siguiente:

• Antecedentes históricos del uso de la

RESULTADO DE APRENDIZAJE
documentación.
1.1. Obtener información necesaria para
• Antecedentes en México.
el cliente de acuerdo con el
procedimiento establecido.

1.1.1 Conceptos.
Evidentemente el mundo moderno
requiere de mayor precisión, con el
manejo de archivos en computadora o
archivos físicos, es vital mantener el orden,
por ello es necesario conocer el orden de
importancia de los diversos documentos
que se manejan dentro de una oficina y
aprender a archivarlos adecuadamente, a
continuación se presentan algunos
conceptos.
• Documento
Es cualquier clase de dato o información
contenida en diferentes medios y que
puede estar en forma oral, escrita o visual.
La información contenida en un
• Documentación
Es la recolección de documentos para su
uso y toma de decisiones posteriores.
• Administración de Documentos
Es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar todas aquellas
actividades relacionadas con la creación
de diferentes documentos, así como su
mantenimiento, conservación
contemporánea, localización, protección,
control, uso y disposición o conservación
permanente. Las responsabilidades
relativas de la administración de
documentos y bases de datos no

16 Control de Documentación
corresponden a una sola persona dentro
de la empresa o negocio. Estas
responsabilidades competen a todos los
que manejan de alguna forma los
documentos comerciales.
• Comunicación
Es el proceso esencial en las relaciones
interpersonales y comerciales. Sin la
comunicación no existiría la familia ni
ninguna institución social, económica,
política o religiosa. La comunicación sirve
a las instituciones para poder lograr sus
propósitos. El proceso de la comunicación
permite a los individuos intercambiar
mensajes, actitudes, sentimientos. Los
mensajes que se intercambian contienen
ideas.
• Información
Es un recurso vital para las empresas. Está
compuesta de datos numéricos,
alfabéticos o de símbolos organizados de
cierta forma. Se dice que es la materia
prima que se procesa en las oficinas y es
esencial para que un negocio o institución
pueda funcionar. Es vital para que la
gerencia pueda llevar acabo funciones
básicas como planificar, dirigir, organizar
y controlar. Para realizar estas funciones
es necesario poder contar con información
veraz del pasado, presente y futuro.
• Correspondencia
Es cualquier documentación escrita que
no está destinada a ser colocada en una
tarjeta o formato para archivo, y se refiere
al conjunto de cartas, informes,
solicitudes, memorádums y mensajes que
se reciben o se envían por medios
electrónicos o papel.
1.1.2. Importancia
Control de Documentación
Todo documento que se maneja en la
oficina es importante, sin embargo
algunos de estos documentos tienen
importancia legal o judicial, algunos
documentos obligan y otros conceden
derechos, por tal razón deben mantenerse
bajo un resguardo especial, según dicha
importancia.
• Legal
Los documentos también sirven como
evidencia y protección en procesos legales
ante los tribunales o en la reclamación de
ciertos derechos.
• Económica
Para cualquier persona la pérdida de
ciertos documentos puede significar
contratiempos y molestias. Sin embargo,
la pérdida de datos en los negocios
significa dinero y se afecta la plusvalía o la
imagen de la empresa.
• Social
Es importante que la información esté a la
vista y completa, para que se pueda
aprovechar al menor costo posible y a
tiempo para las personas que necesitan
tomar decisiones.
• Administrativa
Muchas instituciones privadas y
gubernamentales han tenido problemas al
preparar una cronología o trayectoria,
pues no conservan documentos históricos,
sin embargo otras empresas, concientes
de la importancia de documentos, los
conservan celosamente.
Para contextualizar:
17
 7. Facturas

Trabajo en equipo Esta información también se maneja como

correspondencia interna porque se realiza
Competencia analítica
u origina en la propia empresa y circula
Utilizar razonamientos deductivo e
entre dichas áreas organizacionales y
inductivo en el análisis de
también externamente. Incluye aquella
problemas.
correspondencia entre departamentos de
- El Alumno
la misma empresa; como memorándum,
informes, circulares, oficios, etc.
Realizará en equipo un cuadro
comparativo entre los diferentes tipos de
• Externa
información en las que destaca:
Correspondencia recibida, es la llegada de
documentos de empresas externas, como
• Legal
oficios, telegramas, solicitudes, etc.
• Económica.
• Social. La correspondencia o documentación
• Administrativa externa, es la que se genera en otras
empresas.
1.1.3. Clasificación • Mixta
Ya se ha mencionado que los documentos El sistema de clasificación mixto,
conceden derechos u obligaciones y que comprende la documentación tanto
es importante mantenerlos en lugares interna como externa, la cual ya se explicó
seguros, es importante mencionar que en los puntos que anteceden.
también existen documentos que se En este sistema se controlan documentos
manejan interna y externamente y desde básicamente como van recibiéndose y/o
luego cada uno tiene un tratamiento remitiéndose; por lo que la variable
especial como se menciona a importante es la fecha de entrada o de
continuación. salida de dicha documentación.
• Interna • Legal
La documentación interna se genera en la Es necesario conservar los documentos
propia empresa y fluye por toda la para cumplir con requisitos jurídicos que
organización. Como ejemplos de den testimonio de prueba o
documentación interna tenemos: comprobación.
1. Oficios − Contratos
2. Cartas Son las obligaciones que tiene una
3. Memorándum persona con otra; siempre que exista un
4. Circulares contrato o simplemente la palabra, para
5. Pólizas que un contrato se considere legal debe
6. Cheques cumplir con los requisitos que marca la

18 Control de Documentación
Ley general de títulos y operaciones de
crédito o en su caso el código civil de cada
entidad federativa.
− Títulos de crédito
Documentos de crédito. A quien se le va a
garantizar el crédito, por qué cantidad y
por cuánto tiempo, también se consideran
títulos de crédito a las acciones emitidas
por una sociedad, estas acciones
conceden derechos y obligaciones para
con la sociedad emisora.
• Mercantil
La documentación mercantil, es aquella
que se genera por las actividades u
operaciones comerciales entre las
empresas, básicamente por la compra-
venta de insumos, para la fabricación,
operación o comercialización de una
empresa.
A continuación se describe algunos
documentos de carácter mercantil.
− Facturas
Documento mercantil que ampara la
compra de un producto. Garantiza la
propiedad, contablemente justifica el
pago realizado, fiscalmente concede la
oportunidad de depreciar un artículo o
deducir algunos importes.
− Recibos
Documento que se expide cuando se
recibe algo, avala una operación realizada.
Para contextualizar:
Investigación de campo
Competencia tecnológica
Control de Documentación
Identificar las innovaciones
tecnológicas que ayudan al
mejoramiento de los procesos
dentro de un área determinada.
- El Alumno
Realizará una investigación en la cual
determinará las herramientas
tecnológicas que durante el paso del
tiempo han ayudado a la elaboración de
la documentación.
• Entregará un informe acerca de esta
actividad.
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
1.2. Utilizar formas de registro de
documentos de acuerdo con las
particularidades que éstas
presenten.
1.2.1. Procedimientos de recepción
o entrada de documentación
Todo documento que se recibe o se
expide, debe ser registrado debidamente,
ello permitirá darle un seguimiento o una
respuesta, como a continuación se detalla.
• Verificar
Consiste en corroborar si en la entrega de
los documentos coincide con lo que se
asienta en el acuse de recibo.
• Sellar
Colocar la fecha y hora de recibo para el
propósito de control interno.
• Registrar
El procedimiento de recepción o entrada
de documentación inicia con su registro.
19
Dicho registro puede denominarse control
de recepción de documentos, el cual
contiene los siguientes elementos, entre
otros: fecha de recepción, número de
documento, número de clasificación
interna, remitente y asunto.
• Acuse de recibo
Es el documento que respalda o
comprueba la recepción de la
correspondencia. Indica que el documento
es recibido por el destinatario.
El acuse de recibo puede ser otro
documento que contiene la siguiente
información, entre otras:
1. Acuse de recibo.
2. Fecha y hora de recepción.
3. Número de documento recibido.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. Área que recibe el documento.
7. Firma de quien recibe el documento y
sello.
Únicamente, basta colocar el sello en la
copia del destinatario del área que recibe,
el sello indica:
1. Área que recibe.
2. Fecha y hora.
3. Leyenda de recibo
• Clasificar
La clasificación se hará de acuerdo al
sistema que tenga establecido la empresa,
y puede ser:
1. Alfabético.
2. Numérico.
3. Alfa-numérico.
20
Implica registrar la información que la
empresa recibe, posteriormente el
documento se ubica en un expediente o
lugar previamente establecido.
• Turnar y distribuir copias
Se distribuyen copias sólo al personal y
áreas que lo indique el documento.
El proceso de turnar y distribuir copias,
puede utilizar el siguiente formato:
Distribución de Copias
• Seguimiento
El seguimiento del procedimiento de
entrada o recepción de documentación,
consiste en verificar el estado que guarda
un documento, es decir, saber cuál es la
situación o momento en que se encuentra
un asunto determinado. Normalmente las
situaciones o estado que guarda un
documento de acuerdo al seguimiento
pueden ser entre otros los siguientes:
a) Turnado.
b) Contestado.
c) Pendiente.
d) En proceso de...
e) Finiquitado.
f) Archivado.
• Archivar
Procedimiento por el cual se clasifican,
ordenan y almacenan los documentos, de
Control de Documentación
tal manera que puedan ser localizados Es la verificación de quién o de quiénes se
fácilmente cuando se necesiten. reciben o se envía la documentación, con
la finalidad de llevar un orden o un
registro de cada documento.

Para contextualizar:

Observación

Competencia lógica
Inferir posibles resultados
esperados en una serie de eventos.
- El Alumno
− Destinatario
Visitará alguna empresa de su localidad
Persona a la que se le dirige un
para constatar como se lleva acabo el
documento, ya sea un expediente, carta e
proceso de recepción y turno de
informe entre otros.
documentación.
− Área funcional
• Entregará un reporte escrito acerca
Área de la empresa que manda el
de la actividad.
documento.

− Fecha de turno
Fecha del envío del documento.
1.2.2. Procedimiento de turno de
documentación.
− Instrucciones de atención
Es la orden que se envía al departamento
Es un registro de documentación que
para que sea cumplida una instrucción al
permite informar, encomendar o dar
departamento, dependencia, área, sección
respuesta o seguimiento a la
o persona a quien se dirige el documento,
correspondencia o documentación que
archivo, carta, expediente e informe, entre
llega o se recibe. Este procedimiento se
otros
realiza en forma interna para el control de
la oficina o empresa.
− - Fecha límite de atención
Es el plazo final, en que debe darse una
• Registro de datos
respuesta a determinados documentos.
Consiste en anotar en un formato o libreta
de correspondencia los datos más
sobresalientes del documento que se • Seguimiento de atención
recibió. Es la verificación, certificación o respuesta
que deberá dársele a un documento.

Control de Documentación 21

• Fecha de descargo
Es el registro de la fecha en que fue
entregado o recibido un documento.
• Finiquito de asuntos
Fecha en que se concluye un asunto y que
puede archivarse sólo para dar algunas
referencias, es decir el caso se da por
cerrado.
Para contextualizar:
Trabajo en equipo
Competencia científico-teórica
Aplicar correctamente la lengua
española para la solución de
problemas o entablar
conversación que ayude
visualizar mejor situaciones
especificas.
- El Alumno
Dramatizarán en equipo el tema
Procedimiento de turno
documentación aplicando cada una de
las actividades de ésta.
1.2.3. Procedimiento de despacho o
salida de documentación
Este consiste en registrar fechas de salida
de documentos oficiales que tienen que
ver con el giro, o personas relacionadas
con la empresa, para ello es necesario:
• Registro
El registro de la documentación de
despacho o salida, tiene por objeto anotar
en el control de documentación que lleve
la oficina, todos los elementos necesarios
22
para la identificación y control de dicha
documentación.
Los datos principales que se registran son
entre otros, los siguientes: fecha del
documento o del tipo de correspondencia
que se trate, número del documento, área
a donde se turna, a quién se turna, síntesis
del asunto, dirección, etc.
• Síntesis del asunto
Es una breve explicación del asunto o los
asuntos que motivaron al envío de
documento o documentos.
La síntesis del contenido del asunto se
registra o anota normalmente al margen
superior derecho del documento; y consta
de breves líneas que refleja el contenido
una de dicho documento.
a
• Destinatario
Persona a quien va dirigido y recibe el
documento.
de • Archivar
Se archivará de acuerdo al sistema
establecido por la empresa y puede ser:
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Geográfico.
d) Cronológico.
e) Por asunto.
Se pueden utilizar carpetas especiales, en
colores, bandejas de salida u otros medios
para colocar el material que está listo para
los archivos, el personal a cargo de
recoger los documentos a archivar, pasa
una o dos veces al día y recoge todo lo
que está en carpetas o bandejas rotuladas,
archivo para llevarlo al archivo central.
Control de Documentación
 Para contextualizar:

Repetición del ejercicio RESULTADO DE APRENDIZAJE

Competencia emprendedora 1.3. Utilizar los sistemas de codificación

Incorporar técnicas nuevas para el para el registro de los documentos
control administrativo de según especificaciones.
documentos.
- El Alumno
1.3.1 Codificación
Repetirán el ejercicio anterior anexándole
lo siguiente: Consiste en dar números, letras o ambos,
a los distintos documentos o archivos que
• El procedimiento de despacho o existen, esto permite un manejo rápido y
salida de documentación adecuado de ellos.

• Definición
• Seguimiento Es el proceso de dar el orden lógico en el
El seguimiento de la documentación tiene que se deben colocar las palabras,
por objeto llevar el control de los asuntos números o símbolos que forman parte del
recibidos o turnados por alguna área nombre de un individuo, firma comercial,
organizacional, para que en un momento organización, institución o agencias
dado el asistente directivo tenga gubernamentales.
conocimiento de los siguientes puntos al
respecto: • Objetivos
El objetivo de la codificación, es asignar la
1. Asuntos terminados. forma de registrar o codificar nombres de
2. Asuntos en pendiente o en proceso. individuos, nombres de firmas
3. Asuntos archivados. comerciales, nombres de organizaciones e
instituciones y nombres de agencias
Para el seguimiento de la documentación gubernamentales, para su rápida
se puede utilizar el siguiente formato: localización y control.

• Uso
Existen dos formas de uso:

Control de Documentación 23
Manual: es utilizado en forma mecanizada Internet.
logrando identificar su uso. - El Alumno

Sistematizado: se puede llevar en forma Investigará los antecedentes que tienen

electrónica, logrando una eficiencia en los códices en las diferentes culturas del
cuanto a rapidez. mundo.

• Realizará un reporte escrito acerca

del tema codificación.
• Ventajas
Las ventajas de la codificación de la 1.3.2. Sistemas de codificación.
documentación entre otras son las
siguientes: Procedimientos que permiten ordenar,
identificar y seleccionar con mayor
Se identifica rápidamente la facilidad documentos o archivos de una
documentación de acuerdo al sistema de empresa, lo cual permite unificar el
archivo que lleva la empresa. registro, originando un control en toda la
empresa u oficina, dicha codificación es
Se organiza con mayor precisión la conocida por las personas involucradas en
documentación. esa área, facilita el manejo y permite que
las personas clasifiquen y encuentren todo
Se facilita la localización de la documento, archivo o expediente, sin
documentación. mayor problema.

• Desventajas Diferenciar entre sistema manual y

Se requiere personal con conocimientos automatizado.
técnicos sobre la materia.
• Manuales
Existe poco personal capacitado al Los sistemas de codificación manuales,
respecto. son aquellos que asignan claves
alfabéticas, numéricas o alfanuméricas en
En ocasiones resulta costoso para la forma manual a los documentos enviados
empresa, cuando no tiene un sistema de o recibidos.
archivo establecido.
−Definición
Para contextualizar: Es un procedimiento para facilitar y
unificar la identificación y localización de
documentos.
Investigación documental
Competencia de información −Objetivo
Consultar información El objetivo principal es ordenar la
bibliográfica y en páginas Web de información de la empresa o del área en la
cual se van a difundir.

24 Control de Documentación
 Competencia de información
− Características Buscar fuentes directas de
Se utiliza principalmente para codificar información.
nombres de personas, empresas, - El Alumno
instituciones, etc. Realizará un listado acerca de los
diferentes sistemas de codificación y
Las principales características de la cuales son los más usados dentro de las
codificación, son, entre otras, las empresas mexicanas.
siguientes:

a) Permite la organización de la 1.3.3. Tipos de codificación

documentación. Existen diversas formas para la
b) Facilita la localización. codificación de la información, entre las
c) Flexibilidad al insertar o agregar nuevos cuales se encuentran:
documentos.
• Alfabeto
• Automatizados Se refiere al proceso de ordenar los
La tecnología, facilita la codificación, y documentos en estricto orden alfabético,
permite llevar un orden cronológico de la según se codifican.
información, dando como resultado
ahorro de tiempo y precisión en la • Unidad de archivo
información, siempre y cuando el factor Es cada parte del nombre del individuo
humano se encuentre debidamente firma o institución que se usa para su
capacitado para el uso de la misma. codificación. Al archivar cada palabra,
cada inicial, cada abreviatura, cada letra
− Definición. separada, constituye una unidad distinta
En los sistemas de codificación de archivo.
automatizada la asignación de claves
alfanuméricas se realiza electrónicamente.

− Objetivos.
Actualizar, reorganizar y localizar datos en
diferente orden.

También pueden ser consideradas en los

sistemas manuales, la diferencia es que la
información se identifica y localiza muy
rápidamente.
Para contextualizar:
• Unidad clave
Es la primera unidad que se considera al
codificar el nombre de un individuo, firma
o institución.

Trabajo en equipo Por ejemplo:

Control de Documentación 25
01. A1 (Oficios del departamento de 1a. • Campo memo
2a. Personal) Se utiliza para anotar información
Claves: descriptiva o narrativa particular a cada
01 = Oficios récord. Este campo tiene capacidad para
A1 = Departamento de Compras contener un gran número de caracteres.

• Unidad de identificación Para contextualizar:

Es el lugar donde se registran los nombres
de individuos o empresas, instituciones,
etc. Trabajo en equipo
Competencia emprendedora
• Campos de caracteres o de texto
Incorporar técnicas nuevas para el
Se utiliza para información de caracteres,
control administrativo de
tales como letras, símbolos, espacios en
documentos.
blanco y números.
- El Alumno
• Campo numérico
Realizarán en equipo un catálogo con las
Se utiliza para escribir números enteros
diferentes tipos de codificación
con los cuales se tiene en mente hacer
utilizando los siguientes campos:
algún cálculo.
• Alfabeto
• Campo decimal
• Unidad de archivo
Se utiliza para escribir números decimales
• Unidad clave
con los cuales se tiene en mente hacer
• Unidad de identificación
algún cálculo.
• Campos de caracteres o de texto
• Campo de fechas • Campo numérico
Se utiliza para escribir fechas, • Campo decimal
generalmente en el siguiente orden: mes, • Campo de fechas
día y año, con dos dígitos para cada uno. • Campo lógico
• Campo memo
• Campo lógico
Este tipo de campo es de una sola letra. Se 1.3.4. Reglas para codificar
utiliza para contestar sí o no.
Las reglas para codificar, las determina
cada empresa o institución, depende
mucho del tamaño de éstas y del tipo de
control que deseen llevar dentro de las
mismas.

• Personas
Esta regla es una guía general respecto a
cómo se deben codificar y ordenar los

26 Control de Documentación
nombres de los individuos. Estas reglas se
deben publicar en el manual de
procedimientos para el sistema de
administración de documentos de la
empresa. Para clasificar bien los
documentos es necesario conocer y aplicar
correctamente las reglas para la
codificación y conocer bien el abecedario.
Al codificar los nombres de los individuos
es necesario invertirlos. Al invertir los
nombres, se escribe en primer lugar el
apellido o apellidos seguido del nombre,
segundo nombre o inicial.
• Firmas comerciales
Los nombres de las firmas comerciales, las
instituciones y las sociedades se codifican
según aparecen escritos. Para determinar
el nombre oficial completo se puede usar
como referencia el membrete o nombre
que aparece impreso en diferentes
documentos.
Ejemplo: Secretaría de Educación Pública.
(SEP).
• Instituciones
Al igual que los títulos personales tales
como Sr., Sra. y títulos profesionales o
académicos, se consideran unidad de
archivo cuando se incluyen en el nombre
Control de Documentación
de una institución o firma comercial y se
considera tal como aparecen escritos.
• Agencias gubernamentales
Al codificar y alfabetizar los nombres de
las agencias gubernamentales es necesario
tener conocimiento de la estructura del
gobierno y poder distinguir entre la
estructura del gobierno nacional, la del
gobierno estatal y las estructuras
municipales.
Para contextualizar:
Investigación documental
Competencia de información
Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de
Internet.
- El Alumno
Realizará una investigación en Internet
acerca de las reglas para codificar:
• Personas
• Firmas comerciales
• Instituciones
• Agencias gubernamentales
27
 PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 1

Nombre de la práctica: Clasificación de documentos.

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno clasificará la documentación

que se utiliza en una unidad organizacional, de acuerdo con su
tipo y finalidad, para el control de documentos.

Escenario Aula

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Fotocopias de • Máquina de escribir.
formatos: • Computadora.
− Aviso de apertura • Impresora.
de un
establecimiento
comercial.
− Aviso de apertura
al Instituto de
Estadística,
Geografía e
Informática
(INEGI).
− Carta poder.

28 Control de Documentación
 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta
− Contrarrecibo.
− Factura.
− Portada de fax.
− Giro postal
− Giro telegráfico.
− Letra de cambio.
− Nota de
remisión.
− Pagaré.
− Telegrama.
− Vale.
• Fotocopias de
documentos
requisitados:
− Anuncio de
calidad
mercantil.
− Aviso de
inscripción al
Seguro Social.
− Balance general.
− Carta comercial.
− Circular.
− Contrato de
arrendamiento.
− Contrato
individual de
trabajo.
− Cheque.
− Hojas Blancas.

Control de Documentación 29
 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta
− Colores.
− Documentación
diversa.
− Declaración
anual de
impuestos al
ingreso de las
personas físicas.
− Declaración
anual de
impuesto al
ingreso de las
personas
morales.
− Giro bancario.
− Memorándum.
− Orden de
compra.
− Pedido de
material,
mercancía.
− Solicitud de
licencia sanitaria.
− Nacional de
Comercio.
− Solicitud de
(AFORE).

30 Control de Documentación
 Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.

1 Concentrar en el cuadro “Concentración de Documentos” que se presenta en el anexo

1, la información que se solicita de cada documento en el apartado correspondiente,
como se muestra en la figura 1.
2 Requisitar una carta poder.
3 Requisitar un contrarrecibo.
4 Requisitar un cheque.
5 Requisitar una portada de fax.
6 Registrar un giro postal.
7 Requisitar un giro telegráfico.
8 Requisitar una letra de cambio.
9 Requisitar una nota de remisión.
10 Requisitar un pagaré.
11 Requisitar un telegrama.
12 Requisitar un vale.
13 Elaborar un reporte de la práctica que incluya:
• Descripción de la importancia de los documentos.
• Documentos requisitados.
• Observaciones.
• Conclusiones.

4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de Documentación 31
 Lista de cotejo de la práctica Clasificación de documentos
número 1:

Nombre del alumno: A continuación se presentan los criterios que van a ser
verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.

De la siguiente lista marque con una aquellas

observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño.

Instrucciones:

No
Desarrollo Si No
aplica
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene

• Evitar la duplicidad de documentos.

• Evitar la duplicidad de información.

1. Concentró en el anexo 1, la información solicitada en
cada documento, de acuerdo con la figura 1 del
procedimiento establecido.
2. Requisitó una carta poder.

3. Requisitó un contrarrecibo.

4. Requisitó un cheque.

5. Requisitó una portada de fax.

6. Registró un giro postal.

7. Requisitó un giro telegráfico.

8. Requisitó una letra de cambio.

9. Requisitó una nota de remisión.

10. Requisitó un pagaré.

11. Requisitó un telegrama.

32 Control de Documentación
 12. Requisitó un vale.

13. Elaboró un reporte de la práctica que consideró:

• Descripción de la importancia de los documentos.

• Documentos requisitados

• Observaciones.

• Conclusiones

4 Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

Observaciones:

PSP:

Hora de Hora de Evaluación:

inicio: término:

Control de Documentación 33
 Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 2

Nombre de la práctica: Recepción, turno y despacho de documentos

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia

que se emplea en la unidad organizacional, mediante el
registro de documentos para su control y distribución, de
acuerdo con sus características e instrucciones del directivo.

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Correspondencia • Fotocopiadora
diversa (20 a 25
documentos).
• Hojas tabulares.
• Hojas blancas
tamaño carta.
• Sellos.
• Charolas.
• Gavetas.

34 Control de Documentación
 Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.

1 Recepción de correspondencia.
• Recibir correspondencia.
• Sellar copia de constancia de recibo.
• Firmar.
• Anotar fecha y hora.
2 Registro de correspondencia (anexo 2).
• Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
− Número progresivo de entrada en el registro.
− Número del documento.
− Síntesis del asunto.
− Remitente.
− Procedencia.
− Anexos.
− Observaciones.
• Llenar el registro de la información proporcionada.
3 Atención de correspondencia interna.
• Acordar con el superior inmediato.
• Anotar acuerdos.
• Acatar instrucciones.
• Elaborar oficio o carta de respuesta.
• Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
• Rubricar copias.
• Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
del superior inmediato.
• Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
• Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
• Archivar copia en la gaveta correspondiente.

Control de Documentación 35
 Procedimiento
4 Distribución interna (anexo 3).
• Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
− Número progresivo de registro.
− Número de la carta u oficio.
− Síntesis del asunto.
− Destinatario.
− Domicilio del destinatario.
• Anexos.
− Observaciones.
• Llenar el formato con la documentación proporcionada.
• Turnar correspondencia.
• Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la
correspondencia.
• Archivar copia de recibido.
5 Distribución externa.
• Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a
la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
• Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
• Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
6 Seguimiento (anexo 4).
• Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
− Número progresivo de registro.
− Número de oficio.
− Fecha de turno del asunto.
− Unidad organizacional que recibe el oficio.
− Instrucciones del inmediato superior.
• Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
• Elaborar informe de asuntos pendientes.

36 Control de Documentación
 Procedimiento
• Informar a su inmediato superior.
• Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
del superior inmediato.
• Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
• Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
• Archivar copia en la gaveta correspondiente.
7 Distribución interna (anexo 3).
• Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
− Número progresivo de registro.
− Número de la carta u oficio.
− Síntesis del asunto.
− Destinatario.
− Domicilio del destinatario.
• Anexos.
8 Elaborar un reporte de la práctica que considere:
• Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
• Registros de control de correspondencia.
• Observaciones.
• Conclusiones.
4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la
reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de Documentación 37
 Lista de cotejo de la práctica Recepción, turno y despacho de documentos.
número 2:

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.
De la siguiente lista marque con una aquellas
observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño

Desarrollo Si No No
aplica
­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene

• Evitar la duplicidad de documentos.

• Evitar la duplicidad de información.

1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el

procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.

4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.

5. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.

• Diseñó un formato de registro como el ejemplo del

anexo 2, considerando:
− Número progresivo de entrada en el registro

− Número del documento

− Síntesis del asunto

− Remitente

− Procedencia

38 Control de Documentación
 Desarrollo Si No No
aplica
− Anexos

− Observaciones

• Llenó el registro con la información proporcionada.

6. Atendió la correspondencia interna.

• Acordó con el superior inmediato cada documento

para recibir indicaciones de atención.
• Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.

• Acató las instrucciones del directivo en tiempo y

forma.
• Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
• Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
7. Distribuyó la información interna (anexo 3)

• Diseñó un formato para el registro de salida o

despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
− Número progresivo de registro.

− Número de la carta u oficio.

− Síntesis del asunto.

− Destinatario.

− Domicilio del destinatario.

− Anexos.

− Observaciones

• Llenó el formato con la documentación

proporcionada.
• Turnó la correspondencia.

Control de Documentación 39
 Desarrollo Si No No
aplica
• Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turnó la correspondencia.
• Archivó el acuse de recibido.

4 Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

Observaciones:

PSP:

Hora de Hora de Evaluación:

inicio: término:

40 Control de Documentación
 Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 3

Nombre de la práctica: Codificación de documentos

Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno codificará la

documentación que se emplea en la unidad organizacional,
mediante la aplicación de las reglas establecidas para el
control, localización y préstamo de documentos.

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Listado en desorden • • Máquina de escribir. • Juego Geométrico
con las reglas de • Computadora.
codificación: • Impresora.
− Nombres de • Tarjetero.
personas.
− Firmas
comerciales.
− Instituciones y
agencias
gubernamental
es.
• Hojas blancas.
• Tarjetas blancas de
3 x 5 pulgadas.

Control de Documentación 41
 Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.

1. Registrar nombres en la primera columna del anexo 5.

2. Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas:
• Orden alfabético por unidades.
• Apellidos y nombres compuestos.
• Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios.
• Nombre legal de la mujer casada.
• Individuos con nombres idénticos (homónimos).
• Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e
instituciones.
• Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales.
• Símbolos y signos de puntuación.
• Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras
compuestas.
• Agencias gubernamentales.
3. Anotar la codificación en el documento.
4. Registrar la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas
5 y 6, del anexo 5.
6. Registrar dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.
7. Codificar los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el
cuadro de la figura 5.
8. Ordenar las tarjetas alfabéticamente.

42 Control de Documentación
 Procedimiento
9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:
• Manejo de las reglas de codificación.
• Codificación de documentos.
• Elaboración de tarjetas con la codificación.
• Organización del tarjetero.
10. Elaboración individual de reporte de la práctica que incluya:
• Importancia de la codificación.
• Cuadro de nombres codificados.
• Conclusiones

4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de Documentación 43
 Lista de cotejo de la práctica Codificación de documentos.
número 3:

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.

De la siguiente lista marque con una aquellas

observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño

Desarrollo Si No No
aplica
­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.
1. Registró los nombres en la primera columna del anexo
5.
2. Codificó los nombres de acuerdo con las siguientes
reglas:
• Orden alfabético por unidades.

• Apellidos y nombres compuestos.

• Títulos de identificación familiar, profesionales,

religiosos y nobiliarios.
• Nombre legal de la mujer casada.

• Individuos con nombres idénticos (homónimos).

• Ordenación de las unidades de archivo en nombres

de firmas comerciales e instituciones.
• Números en nombres de organizaciones o firmas
comerciales.

44 Control de Documentación
 Desarrollo Si No No
aplica
• Símbolos y signos de puntuación.

• Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos,

palabras acuñadas y palabras compuestas.
• Agencias gubernamentales.

3. Anotó la codificación en el documento.

4. Registró la codificación de cada nombre en las

columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registró las unidades de identidad, en los nombres que
lo requieran, en las columnas 5 y 6, del anexo 5.
6. Registró la dirección en los casos que se requieran en la
columna 7, del anexo 5.
7. Codificó los nombres en tarjetas, con base en la
información concentrada en el anexo 5.
8. Ordenó las tarjetas alfabéticamente.

9. Archivó las tarjetas en el tarjetero correspondiente de

acuerdo con:
• Manejo de las reglas de codificación.

• Codificación de documentos.

• Elaboración de tarjetas con la codificación.

• Organización del tarjetero.

10. Elaboró el reporte de la práctica considerando:

• Importancia de la codificación.

• Cuadro de nombres codificados.

4 Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

Control de Documentación 45
 Observaciones:

PSP:

Hora de Hora de Evaluación:

inicio: término:

46 Control de Documentación
 RESUMEN
El control Administrativo dentro de
cualquier empresa o institución es básico,
considerando que es el medio por el cual
la información circula. Dicha información
es vital en cualquier nivel, ya que de ella
dependen muchas decisiones importantes
para la empresa, el manejo de la
documentación la debe realizar el
profesional o la profesional, que de
antemano sepa la importancia de los
documentos, pero que, además, sepa
clasificar, enviar, recibir, codificar y
archivar, entre otras cosas, dicha
documentación, también es necesario que
existan manuales dentro de la
organización, ya que ello permite que
todos los empleados conozcan las
políticas, normas y objetivos que tiene la
empresa para la cual se labora, lo anterior
permite unificar criterio y controlar la
información tanto interna como externa
dentro de la entidad.
Cabe señalar que todo documento que se
encuentra en la empresa otorga derechos
y también genera obligaciones, ya sea en
forma interna o externa.
Control de Documentación
Entre los diversos documentos que se
generan dentro de una institución,
dependencia o empresa se encuentran:
recibos, expedientes, memorándums,
oficios, contratos y títulos de crédito.
Algunos documentos deben cumplir con
ciertas formalidades para que sean
válidos, otros en cambio solo generan
informes.
Todo documento recibido debe seguir un
trámite, ya sea par informar y archivar
directamente, o bien debe darse una
respuesta o esperar una respuesta para
poder tomar una decisión.
Para facilitar el manejo de dichos
documentos es necesario codificarlos y
clasificarlos, esto permite una localización
rápida y eficiente.
Para dicha codificación existen métodos
manuales y automatizados y existen
diferentes tipos de codificación, entre los
que se encuentran por alfabeto,
numéricos o mixtos, el tipo de codificación
lo determina cada empresa y habrá que
adaptarse a las necesidades de la misma.
47
 AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. Explique qué es un documento.

2. Explique en qué consiste la administración de documentos.

3. Explique qué es o en qué consiste la comunicación.

4. Explique en qué consiste la información.

5. ¿Cómo se define el concepto de correspondencia?

6. ¿Por su importancia, cómo se clasifican los documentos?

7. ¿De acuerdo con su información, los documentos pueden ser?

8. ¿Cuál es el procedimiento de recepción o entrada de documentación?

9. ¿Qué procedimiento debe seguir para turnar la documentación?

10. Mencione el procedimiento de despacho o salida de documentación.

11. ¿Cuál es la característica principal de los sistemas de codificación manual y

los sistemas de codificación automatizados?

12. ¿Cuáles son las diversas formas para codificar?

48 Control de Documentación
 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno controlará la documentación, mediante la

aplicación de técnicas establecidas y el uso de diversos sistemas de
control, para hacer más eficiente la gestión administrativa de la oficina.

Control de Documentación 49
 MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
1. Manejo de 2. Control de
documentación. documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de 7 Hrs.
sus reglas de elaboración.
Resultados 2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información 6 hrs.
De requerida por la empresa.
Aprendizaje 2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los 8 hrs.
procedimientos que se utilicen en la empresa.

2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización 8 Hrs.

de los archivos.

50 Control de Documentación
SUMARIO − Contratos
Son los documentos de carácter legal
Tipos de documentación y sus donde se estipulan derechos y
características obligaciones contractuales entre las partes
Equipos y materiales de control que lo celebran. A través de un contrato
Tipos de correspondencia se estipulan las obligaciones que tiene una
Control de correspondencia persona física o moral para con otra.
Medios de conservación
Unidades administrativas responsables Para contextualizar:
del control de la documentación
Sistemas de cargo
Control de archivos electrónicos Investigación documental
Protección de documentos Competencia de información
Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de
RESULTADO DE APRENDIZAJE Internet.
- El Alumno
2.1. Verificar el control de calidad de los
documentos por medio del uso de
Realizará una investigación acerca de los
sus reglas de elaboración.
tipos de documentación que existen y de
sus características.
2.1.1. Tipos de documentación
y sus características Realizará un informe acerca del tema.

• Legal Un contrato también contiene cláusulas

La documentación legal es aquella que
contiene información normativa emanada
por dependencias gubernamentales u
otras instancias, de acuerdo a las leyes,
reglamentos, circulares vigentes, etc., de
acuerdo a los diferentes sectores. Es
necesario conservar los documentos para
cumplir con requisitos de diferentes leyes
o reglamentos. Existe documentación o
diferentes documentos que tienen
contenido eminentemente de carácter
legal: entre otros son los siguientes:
Contratos, títulos de crédito, facturas,
recibos, contrarecibos, etc. A continuación
se describe brevemente cada uno de estos
documentos.
sobre las cuales se regirá el contrato.
Como ejemplos de contrato, se tienen los
siguientes:
Contrato de arrendamiento.
Contrato de compra venta.
Contrato hipotecario.
− - Títulos de crédito
Los títulos de crédito son documentos que
también tienen características
eminentemente legales, y están regidos
por la Ley General de Títulos de Crédito.
Entre los títulos de crédito más usuales
tenemos los siguientes:

Control de Documentación 51
 Cheques.
Pagarés.
Letras de cambio.
Los documentos mencionados se utilizan
para la realización de las operaciones o
transacciones comerciales que realiza la
empresa, a crédito y al contado.
• Mercantil
La documentación mercantil es aquella
que se utiliza para documentar las
operaciones comerciales, a crédito y al
contado, por la compra o venta de
productos y/o servicios de la empresa.
Dentro de la documentación mercantil
más usual, entre otras, son las siguientes:
Facturas, recibos, contrarecibos, etc. A
continuación se describe de manera
general cada una de esta documentación.
− Facturas
− Recibos
Un recibo es también un documento de
carácter mercantil que se utiliza en las
transacciones comerciales de la empresa.
Puede amparar la recepción de una
cantidad de dinero, o de algún otro
concepto. En ocasiones, funciona de
manera provisional y que posteriormente
se formaliza con el documento mercantil
definitivo, como puede ser una factura.
Los elementos o información que contiene
un recibo, entre otros los siguientes:
Fecha
Cantidad que ampara el recibo en
número y letra.
Descripción o concepto
Firma de quién recibe
Sello
Otros requisitos legales y
administrativos

La factura es un documento mercantil que − - Contra recibos

ampara y garantiza la propiedad que se
especifica en ella. Los elementos o Es el documento mercantil que ampara
información que contiene una factura, son provisionalmente la documentación o el
los siguientes, entre otros: valor de otro documento, como puede ser
el pago de una factura que se ha recibido
Nombre del proveedor para su trámite de pago. Contiene los
Registro federal de causantes. siguientes datos o información:
Fecha.
Número de factura. Fecha de expedición
Descripción del artículo o producto. Concepto
Monto o importe. Descripción
Dirección. Fecha de pago
Sello. Sello
Otros requisitos legales y Otros requisitos legales y
administrativos. administrativos

52 Control de Documentación
 − Nota de remisión oportunas, por lo general este tipo de
Es un comprobante mercantil para el presupuestos son flexibles.
comprador o consumidor que ampara la
compra venta de un producto o servicio y Dentro de la empresa pública, los
que puede ser provisional, a reserva de presupuestos, no son flexibles y
expedirse la factura correspondiente. generalmente son conocidos como
presupuesto por programas, es decir, cada
Contiene la información siguiente, entre programa ya está etiquetado con una
otra: determinada cantidad y se miden con el
número de personas beneficiadas por
Fecha dicho programa.
Número de remisión
Descripción En ambos casos se debe dar seguimiento,
Monto o cantidad para gastar sólo en lo que se presupueste
Sello y no realizar gastos innecesarios.
Otros requisitos legales y
administrativos • Organizacional

• Contable – financiera Cualquier empresa debe iniciar

operaciones con una administración
La situación Contable – financiera, de una previamente establecida, para ello se
empresa o institución, es fundamental, ya cuenta con:
que de ésta se toman decisiones de
carácter financiero o económico que − Manual de organización
afectan a la empresa o dependencia en su
conjunto. El manual de organización es el
documento técnico de la empresa que
− Estados financieros refleja la estructura orgánica de la misma
y su funcionamiento.
Los estados financieros son documentos La información que contiene un manual es
contables que reflejan la situación la siguiente:
económica de la empresa en un periodo a) Mención de ser manual de
de tiempo determinado. organización.
b) Introducción.
− Presupuestos c) Marco legal.
d) Antecedentes de la empresa.
Dentro de la iniciativa privada son e) Misión de la empresa.
cantidades estimadas que dicha empresa f) Objetivos generales.
debe gastar en un determinado tiempo o g) Organigrama general.
periodo, permitiéndole planear los gastos h) Organigramas de cada área
para medir lo realizado contra lo organizacional.
presupuestado y tener un análisis i) Funciones y actitudes de cada área
comparativo para dar soluciones organizacional.

Control de Documentación 53

− Manual de procedimiento
El manual de procedimientos es el
documento técnico donde se describe el
cómo se llevan a cabo las funciones,
actividades, tareas y operaciones de todas
las áreas funcionales de la empresa;
mismas que se representan gráficamente.
Este manual contiene los siguientes
elementos, entre otros:
− Memorándums
Comunicación escrita que se utiliza para
recordar uno o más asuntos, su uso es
interno.
− Cotizaciones
Medio por el cual se da a conocer por
escrito el precio de algún objeto o
servicios que la empresa u organización
ofrezca.

a) Mención de ser manual de − Solicitudes

procedimientos.
b) Introducción. Escrito por el cual una persona pide a otra
c) Descripción textual detallada de cada realizar alguna actividad y lo hace por
procedimiento. medio de una solicitud para hacerlo de
d) Descripción gráfica de cada una manera más formal.
procedimiento.
e) Recomendaciones para su manejo. − Vales
f) Observaciones.
Comprobante interno provisional de algo
• Administrativa que se entregó, y se elabora para
La administración no abarca únicamente garantizar la acción de entrega que debe
los aspectos financieros, también debe devolverse en una fecha determinada.
incluirse la administrativa, considerando
que de ella dependen muchos objetivos
que se deban cumplir en tiempo y forma
de acuerdo con lo establecido.

− Informes

Describen de forma detallada y ordenada

los avances y resultados de los diferentes
departamentos de la empresa u oficina.

− Cartas

Documento por medio del cual se manda

información, ya sea confidencial o pública,
para cualquier departamento.

54 Control de Documentación
 Para contextualizar: − Archivador de disquetes

Son cajas pequeñas que sirven para

Trabajo en equipo proteger los discos y tenerlos de una
forma ordenada.
Competencia científico-teórica
Aplicar los principios del proceso
− Tubos para mapas
administrativo dentro de un área
específica en la empresa.
Son tubos para proteger mapas, y planos,
- El Alumno
y es la forma más fácil de transportarlos.
Realizará en equipo un catálogo acerca
− Mapoteca horizontal
de los diferentes tipos de
documentación.
Regularmente son de plástico en los
extremos y se utiliza para proteger los
mapas.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
2.2. Emplear el equipo de oficina
necesario para manejar la
información requerida por la
empresa.

2.2.1. Equipos y materiales de

control
• Archivadores de correspondencia.
Son las gavetas que se utilizan para
resguardar los documentos que utilizan en
la oficina.
• Gabinetes especiales para archivo
Se consiguen gabinetes de archivos para
guardar cheques, documentos legales,
catálogos, tarjetas perforadas, cintas,
planos, plumas, lápiz, y otros materiales
de oficina.
2.2.2 Materiales de control.
• Marbetes
Se utiliza para cuando la secretaria se ve
en la necesidad de enviar un paquete por
medio de un mensajero. Es una tarjeta
donde se colocan los datos del
destinatario. Estos marbetes pueden ser
también para el control de inventario de
mercancías o del mobiliario y equipo de
oficina existentes.
• Guías

Son la clave para un archivo vertical

eficiente, sin ellas, los documentos no

Control de Documentación 55
tendrán la forma adecuada en la gaveta,
también sirven como postes de señales
para agilizar la búsqueda de un archivo.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
2.3. Realizar el control de la
correspondencia por medio de los
procedimientos que para ello se
usen en la empresa.

2.3.1. Tipos de correspondencia

• Carpetas para archivo
• Ordinaria
Hojas de cartulina o de fibra que sirven
para guardar correspondencia en los Es aquella correspondencia que llega
archiveros. cotidianamente.

• Tarjeteros Son características de la correspondencia

ordinaria:
Es un conjunto de tarjetas de registro
debidamente ordenada. a) Información general.
b) Información de conocimiento y archivo.
c) Información no urgente.
d) Información que no genera
• Cédulas de catalogación
necesariamente respuesta.
e) Información que no tiene seguimiento.
Son muy parecidos a los tarjeteros y
tienen la misma función.
• Urgente
Para contextualizar:
Es correspondencia que debe llegar de
forma inmediata a su destinatario por
Investigación documental varias razones.
Competencia de información − Características
Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de a) Se envía por un medio de
Internet. comunicación rápido: fax, correo
- El Alumno electrónico y teléfono.
b) Con frecuencia se envía con un propio
Buscará en Internet catálogos de equipos
(personalmente).
y materiales de control, y compararán
con sus compañeros la información
• Confidencial
obtenida.

56 Control de Documentación
 • Procedimiento de despacho
Es aquella correspondencia que sólo la
debe leer el destinatario y nadie más. Cada determinado día se reúne toda la
correspondencia de la oficina para ser
− Características enviada a la unidad administrativa
indicada, la cual se registrará en el control
a) Se entrega personalmente (un propio). que lleve cada empresa.
b) Se entrega en un sobre sellado.
En forma general el procedimiento es el
Para contextualizar: siguiente: organizar la correspondencia,
clasificarla, registrarla en el control
correspondiente, distribuirla a las áreas
Estudio individual correspondientes y recabar acuse de
Competencia de información recibo.
Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de Para contextualizar:
Internet.
- El Alumno
Realización del ejercicio
Investigará los tipos de correspondencia Competencia emprendedora
más usados en México. Incorporar técnicas nuevas para el
control administrativo de
2.3.2. Control de correspondencia documentos.
- El Alumno
• Procedimiento de recepción
Dramatizará el procedimiento de
Se recibe toda la correspondencia y se recepción de documentación en el salón
separa por áreas o unidades de clases.
administrativas, de acuerdo a la fecha.

Normalmente se registra en el control de

recepción de correspondencia, que RESULTADO DE APRENDIZAJE
contiene la siguiente información, entre 2.4. Mantener el control de los
otra: documentos por medio de la
actualización de los archivos.
a) Fecha de recepción.
b) Fecha del documento recibido. 2.4.1. Medios de conservación
c) Número.
d) Asunto. Los documentos que se generan dentro de
e) Trámite. la empresa o que son recibidos deben
f) Número de control de recepción. mantenerse bajo resguardo y
conservación, para lo cual es necesario

Control de Documentación 57
que se coloquen en fólders y estos sean
resguardados en archiveros u otros
medios como a continuación se detalla:
• Papel
La información generada y recibida debe
conservarse en un lugar seco y de
preferencia en los archiveros, logrando
con ello salvaguardarlos.
• Cintas magnéticas
Estas deben conservarse en sus respectivas
cajas para evitar la pérdida o daño de las
cintas que cuenta la información.
• Microformas
Se debe de custodiar en cajas, ya que
contienen una imagen microfilmada de un
documento y deben resguardarse en
lugares seguros.
• Videocintas
Se requiere que para su conservación, se
utilicen lugares oscuros y cajas selladas,
evitando su deterioro.
• Audiocintas.
58
Son datos que contienen información de
cintas, mismas que debe conservarse en
lugares secos y de máxima seguridad, ya
que son confidenciales.
• Discos flexibles.
Son datos o archivos que son generados
en los archiveros de discos, para guardarse
información generada y deberán
guardarse en un espacio especial para su
mejor conservación.
• Discos duros
Es el dispositivo de almacenamiento
secundario de datos de mayor importancia
en una computadora.
La capacidad de los discos duros varía de
acuerdo al tipo y modelo de
computadora, existiendo en la actualidad
discos duros con una capacidad de hasta
100 GB, que son los comerciales.
Los de más capacidad, ya son para
servidores o programas muy específicos.
• Discos ópticos compactos
Es similar al disco compacto que se utiliza
para grabar música. La vida de un disco es
de 100 años, mismos que deberán
Control de Documentación
permanecer en sus cajas plásticas,
logrando con ello su conservación.
Para contextualizar:
Consideraciones sobre
seguridad e higiene
Competencia de sustentabilidad
Fomentar actitudes, que
promuevan el desarrollo
sustentable en la operación de la
empresa.
- El Alumno
Visitará una empresa de la localidad en la
cual investigará acerca de los medios de
conservación de la información haciendo
un informe sobre la visita.
2.4.2 Unidades administrativas
responsables del control de
la documentación.
Las unidades responsables del control de
esta documentación se llaman archivos, y
en la recepción de documentos algunas
dependencias las denominan oficialía de
partes, en las industrias se encuentran la
recepción y son las responsables de recibir
todo tipo de documentación que llegue.
• Mesas
Es la unidad mínima de mando de una
entidad, puede contar con algunas
personas a su cargo y su nivel de decisión
es mínimo.
• Secciones
Control de Documentación
Es la unidad de mando que le sigue a las
mesas, tiene más personas a su cargo y un
mayor nivel de decisión.
• Oficinas
Es la unidad de mando con mayor
jerarquía, por lo mismo, la que tiene
mayor número de personas que dependen
de ella, y su nivel de decisión es muy
elevado.
• Oficialías de partes
Es el lugar encargado de todo lo
relacionado a la mensajería de la empresa,
desde su envío, recepción, colocación de
sello, colocación de timbre, etc.
2.4.3 Sistemas de cargo
Es aquel que se establece para controlar el
acceso y retiro de los documentos de los
archivos y para poder responder por todos
los documentos que están en los archivos
o han sido prestados.
• Componentes
Los componentes pueden variar
dependiendo de cada empresa o
institución, sin embargo los más comunes
son:
− Formulario o tarjeta de
requisición
Los documentos se pueden solicitar por
teléfono, por correo interno, por
mensajero o persona. La persona que
solicita el récord a un empleado de los
archivos debe llenar una tarjeta o
formulario de solicitud, este formulario
59
debe proveer espacio para anotar el
nombre de la persona que lo solicita y su
firma, el departamento o la división,
asunto o fecha del documento, fecha de
entrega y fecha de devolución.
− Formulario de salida
Los formularios substitutos o de
reemplazo se colocan en el lugar de los
documentos prestados, su utilidad es la
siguiente:
- Indican que los documentos están en uso
o prestados y que no están perdidos o
mal archivados.
- Ayudan al encargado de los archivos a
rastrear los documentos prestados para
asegurarse que los devuelvan a los
archivos.
- Sirven como marcadores para facilitar el
volver a archivar los documentos
devueltos en el sitio correspondiente.
• Sistema de seguimiento
Tan pronto como se presta un documento
se procede a colocar la tarjeta de solicitud
en un tarjetero de seguimiento, conocido
como archivo cronológico, archivo
recordatorio o archivo de anotaciones.
Es necesario establecer un sistema para
seguir el curso de los documentos
prestados y así poder mantener su control.
• Procedimientos para localización
de expedientes.
60
En un sistema manual, el procedimiento a
seguir para tratar de localizar los
documentos extraviados incluye:
Buscar en las bandejas del escritorio
• Verificar si el documento está fuera de
orden de su carpeta.
• Buscar en la carpeta anterior y
posterior a la carpeta en que debería
de estar el documento.
• Buscar entre la carta anterior y
posterior y debajo de las carpetas.
• Buscar en las carpetas rotuladas con un
nombre parecido.
• Buscar bajo las otras unidades de
archivo si el sistema es alfabético.
• Buscar bajo otros nombres o asuntos
relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
• Buscar bajo otras posibles
combinaciones de número si el sistema
es numérico. Al leer se pudo cometer
un error de transposición.
• Verificar en el Zafacón.
• Verificar con aquellas personas a
quienes en fecha reciente se les prestó
el documento o el expediente.
• Buscar en escritorios del personal.
• Buscar en escritorios de directivos.
• Verificar si se transfirió a otra área o a
los archivos inactivos y mantener la
calma.
2.4.4. Control de archivos
electrónicos
• Protección de la información
Muchas veces es imperativo el tener que
prestar material conservado en un disco o
permitir el acceso por medio de una red a
Control de Documentación
material archivado electrónicamente. En
estos casos se deben tomar las siguientes • Realizar copias de resguardos de
precauciones: documentos importantes,
periódicamente es necesario hacer
• Asegurarse de que el usuario sabe copias adicionales en otros discos de
como operar el sistema. Si el usuario es los documentos conservados en un
inexperto, es muy probable que se disco duro o en sistemas de unidades
pueda perder información. centrales de procesamiento de
palabras.
• Copiar en un disco flexible los
documentos que solicitan y que están Para contextualizar:
archivados en el disco duro o en un
disco flexible. Esto asegura que no se Consideraciones sobre
le hagan cambios a los documentos en seguridad e higiene
los discos.
Competencia de sustentabilidad
• Guías para la conservación de la Fomentar actitudes, que
información. promuevan el desarrollo
sustentable en la operación de la
Los sistemas electrónicos, por ser empresa.
invisibles, facilitan el archivo innecesario - El Alumno
de documentos. Esto limita el espacio
disponible para documentos importantes Verificará cuáles son los mejores medios
y vitales. para la conservación de la información en
archivos electrónicos.
Algunas guías relativas al almacenaje en
archivos electrónicos son las siguientes:
2.4.5 Protección de documentos.
• Establecer un procedimiento para
determinar los documentos que tienen • Medidas y sistemas de control de
un valor a corto plazo y cuáles acceso.
requieren que se conserven por más
tiempo. - Regulado por personas.

• Eliminar de forma rutinaria aquellos a) Sólo el personal autorizado puede

documentos que no tienen una tener acceso al material archivado.
aplicación o un uso prolongado.
b) El visitante se identifica y anota su
• Mantener un índice de todos los nombre en un registro, se le entrega
documentos conservados en medios una tarjeta de identificación.
electrónicos. También se pueden
mantener los índices en carpetas
separadas.

Control de Documentación 61
c) Los visitantes no pueden circular por la
empresa sin estar acompañados de un
empleado autorizado.

- Mecánicos.

a) Se instalan cerraduras de combinación

y llaves en los gabinetes o anaqueles
de archivos o en la entrada de las
oficinas de los centros de almacenajes
de documentos.
b) Sólo el personal autorizado tiene llaves • Medidas de protección para
o conoce la combinación para tener archivos electrónicos.
acceso a las oficinas.
- Copias de resguardo
- Electrónicos
a) Es la medida más importante para la
a) Se utilizan sistemas computarizados protección de la información de
para controlar y hacer la monitoría del archivos electrónicos.
acceso de las áreas.
b) La preparación de copias de resguardo
b) En unos sistemas las personas debe ser un procedimiento rutinario.
autorizadas tienen que tener una
tarjeta electrónica con tirilla magnética c) La capacidad de realizar copias de
o llaves electrónicas para tener acceso resguardo debe ser una prioridad en
a las áreas. El sistema registra el los componentes del sistema operativo
nombre de la persona, fecha y hora del de la computadora.
acceso al área.
d) Se debe tener copias de resguardo del
c) Hay otros sistemas de acceso activado contenido del disco duro y del archivo
por la voz o por las huellas digitales del de los discos flexibles. Esto incluye
personal autorizado. El personal copiar todos los archivos en el disco
autorizado debe registrar su voz o sus duro y los medios magnéticos.
huellas digitales, según sea el sistema.
Estos sistemas también se usan para
tener acceso a la información
computarizada.

62 Control de Documentación
 - Sistema de batería de resguardo.

a) Provee energía alterna temporánea al

sistema computarizado en caso de
bajas en la corriente eléctrica.

- Tecnología de la caja negra

a) El sistema computarizado tiene un

- Programas (antivirus). depósito de seguridad con información
de los usuarios autorizados a tener
a) Son esenciales para la protección de los acceso a la red.
archivos electrónicos.
b) Al entrar al código de acceso se genera
b) Protege la información que se conserva automáticamente una llamada
en el disco duro o en medios telefónica al usuario de red para
magnéticos de modo que no se pueda verificar si realmente es él quien está
alterar o destruir. solicitando el acceso a la red.

c) Detecta diferentes virus que pueda Para contextualizar:

tener un disco que se inserte en la
computadora e indica en su pantalla
las instrucciones a seguir para limpiar o Investigación de campo
eliminar el virus del sistema. Hay que
mantenerse al día en la compra e Competencia emprendedora.
instalación de programas antivirus, Incorporar técnicas nuevas para el
pues cada día aparecen nuevos virus. control administrativo de
documentos.
- Protección de carga eléctrica o - El Alumno
interruptor de electricidad.
Incorporará técnicas diferentes en la
a) Protege los archivos electrónicos de su protección de documentos.
destrucción por cambios súbitos en la
corriente eléctrica, se coloca entre la
toma de corriente o enchufe y el cable
de energía de la computadora.

Control de Documentación 63
 PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 2

Práctica número: 4

Nombre de la práctica: Recepción y despacho de documentos.

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la

correspondencia que se emplea en la unidad organizacional,
mediante el registro de documentos para su control y
distribución, de acuerdo con sus características e
instrucciones del directivo.

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Correspondencia • Sellos.
diversa (20 )
• Charolas.
• Hojas tabulares.
• Gavetas.
• Hojas blancas
• Fotocopiadora.
tamaño carta.

64 Control de Documentación
 Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.
1. Recibir correspondencia.
2. Sellar copia de constancia de recibo.
3. Firmar.
4. Anotar fecha y hora.
Registro de correspondencia (anexo 2).
5. Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
• Número progresivo de entrada en el registro.
• Número del documento.
• Síntesis del asunto.
• Remitente.
• Procedencia.
• Anexos.
• Observaciones.
6. Llenar el registro de la información proporcionada.
7. Atención de correspondencia interna.
8. Acordar con el superior inmediato.
9. Anotar acuerdos.
10. Acatar instrucciones.
11. Elaborar oficio o carta de respuesta.
12. Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
13. Rubricar copias utilizando el facsímil.
14. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
del superior inmediato.
15. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
16. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).

Control de Documentación 65
Procedimiento
17. Archivar copia en la gaveta correspondiente.

Distribución interna (anexo 3).

18. Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se

muestra en la figura 3 que incluya:
• Número progresivo de registro.
• Número de la carta u oficio.
• Síntesis del asunto.
• Destinatario.
• Domicilio del destinatario.
• Anexos.
• Observaciones.

19. Llenar el formato con la documentación proporcionada.

20. Turnar correspondencia.
21. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la correspondencia.
22. Archivar copia de recibido.
Distribución externa.
23. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a la
oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
24. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
25. Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
26. Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
• Número progresivo de registro.
• Número de oficio.
• Fecha de turno del asunto

66 Control de Documentación
 Procedimiento
• Unidad organizacional que recibe el oficio.
• Instrucciones del inmediato superior.
27. Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
28. Elaborar informe de asuntos pendientes.
29. Informar a su inmediato superior.
30. Elaborar un reporte de la práctica que considere:
• Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
• Registros de control de correspondencia.
• Observaciones. Conclusiones.

4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de Documentación 67
Lista de cotejo de la práctica Recepción y despacho de correspondencia.
número 4:

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.

De la siguiente lista marque con una aquellas

observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño

Desarrollo Si No No aplica
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.
Recepción de correspondencia
1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el
procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.
4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.
Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo
2.
5. Diseñó un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2.
6. Llenó el registro con la información proporcionada.
Atención de correspondencia interna.

68 Control de Documentación
 Desarrollo Si No No aplica
7. Acordó con el superior inmediato cada documento
para recibir indicaciones de atención.
8. Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.
9. Acató las instrucciones del directivo en tiempo y
forma.
10. Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
11. Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
12. Rubricó copias utilizando el facsímil.
13. Elaboró respuesta utilizando los modelos respectivos,
de no requerirse la atención del superior inmediato.
14. Acomodó de arriba hacia abajo la correspondencia
urgente, normal y de trámite para su despacho.
15. Despachó la correspondencia (turnó y distribuyó
copias).
16. Archivó copia en la gaveta correspondiente.
Distribución interna (anexo 3)
17. Diseñó un formato para el registro de salida o
despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
• Número progresivo de registro.
1. Número de la carta u oficio.
2. Síntesis del asunto.
3. Destinatario.
4. Domicilio del destinatario.
5. Anexos.
6. Observaciones

Control de Documentación 69
 Desarrollo Si No No aplica
18. Llenó el formato con la documentación
proporcionada.
19. Turnó la correspondencia.
20. Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turnó la correspondencia.
21. Archivó el acuse de recibido.
Distribución externa.
22. Envió el control de registro de salida de
correspondencia a la oficina de Oficialía de Partes, en
original y copia, de acuerdo con el procedimiento
establecido.
23. Recabó la firma de recibido en la copia del registro
de salida de correspondencia.
24. Archivó la copia del registro de salida de
correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
25. Diseñó el control de salida de correspondencia
interna y externa, como se indica en el anexo 4,
considerando la siguiente información:
• Número progresivo de registro.
• Número de oficio.
• Fecha de turno del asunto.
• Unidad organizacional que recibe el oficio.
• Instrucciones del inmediato superior.
26. Identificó los asuntos pendientes de respuesta.
Desarrollo
27. Elaboró informe de asuntos pendientes.
28. Informó a su inmediato superior.
29. Elaboró un reporte de la práctica que considere:

70 Control de Documentación
 Desarrollo Si No No aplica
• Descripción de los procedimientos de recepción,
turno y despacho de correspondencia.
• Registros de control de correspondencia
4 Separó los residuos recuperables realizando el acopio
de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos
de tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y
materiales utilizados en recipientes o lugares
específicos para cada caso.

Observaciones:

PSP:

Hora de Hora de Evaluación:

inicio: término:

Control de Documentación 71
Unidad de aprendizaje 2

Práctica número: 5

Nombre de la práctica: Manejo de controles de entrada y salida de documentos.

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia

mediante la aplicación de técnicas para el préstamo,
localización y seguimiento de asuntos técnico-administrativos
que se utilizan en la empresa para la gestión administrativa.

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Correspondencia • Tarjetero.
diversa. • Gavetas.
• Tarjetas blancas • Máquina de escribir
media carta.
• Guías principales y
auxiliares.
• Carpetas.
• Hojas cuadriculadas.
• Hojas blancas
tamaño carta.
• Hoja de seguimiento
de correspondencia
requisitada.

72 Control de Documentación
 Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.

Solicitud de documentos.
1. Diseñar tarjeta o formato de solicitud incluyendo los siguientes datos:
• Nombre y firma de la persona solicitante.
• Nombre de la unidad organizacional.
• Asunto y fecha del documento.
• Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenar cinco tarjetas o formularios como se muestra en el anexo 6, con la información
proporcionada.
Salida de documentos.
3. Llenar hoja o formulario de salida, como se muestra en el anexo 7.
4. Colocar en lugar del documento prestado la hoja de salida.
5. Retirar hoja de salida a la devolución del documento prestado.
Seguimiento.
6. Organizar tarjetero con doce guías principales rotuladas con los meses del año y 31
guías secundarias rotuladas con los días del mes como se muestra en el anexo 8.
7. Colocar guía del mes en curso al frente.
8. Colocar cronológicamente detrás de la guía del mes en curso, las guías que
corresponden a los días del mes.
9. Colocar tarjeta de salida detrás de la guía que corresponda a la fecha de devolución
del registro.
10. Retirar la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolución de los documentos.
11. Destruir tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultar hoja de seguimiento de correspondencia.

Control de Documentación 73
Procedimiento
13. Buscar el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificar si el documento está fuera de orden en su carpeta.
15. Buscar en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debería estar el
documento.
16. Buscar entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas.
17. Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido.
18. Buscar bajo las otras unidades de archivo, si el sistema es alfabético.
19. Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
20. Buscar bajo otras posibles combinaciones del número, si el sistema es numérico.
21. Verificar en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificar con aquellas personas a quienes en fecha reciente se les prestó el
documento o el expediente.
23. Cotejar en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificar si se transfirió a otra área o a los archivos inactivos.
25. Elaborar individualmente el reporte de la práctica que incluya:
• Importancia del control de la correspondencia.
• Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos.
• Requisitación correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia.
• Seguimiento de la correspondencia prestada.
• Procedimiento de localización de expedientes extraviados.
• Observaciones.
• Conclusiones.

4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

74 Control de Documentación
 Lista de cotejo de la práctica Manejo de controles de entrada y salida de documentos.
número 5:

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.

De la siguiente lista marque con una aquellas

observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño

Desarrollo Si No No
aplica
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.
1. Diseñó la tarjeta o formato de solicitud incluyendo los
siguientes datos:
• Nombre y firma de la persona solicitante.
• Nombre de la unidad organizacional.
• Asunto y fecha del documento.
• Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenó cinco tarjetas o formularios de acuerdo con el
anexo 6.
Salida de documentos.
3. Llenó la hoja o formulario de salida, de acuerdo con en
el anexo 7.
4. Colocó la hoja de salida, en lugar del documento
prestado.

Control de Documentación 75
 Desarrollo Si No No
aplica
5. Retiró la hoja de salida a la devolución del documento
prestado.
Seguimiento.
6. Organizó tarjetero con doce guías principales rotuladas
con los meses del año, y 31 guías secundarias rotuladas
con los días del mes, como se muestra en el anexo 8.
7. Colocó la guía del mes en curso al frente.
8. Colocó cronológicamente detrás de la guía del mes en
curso, las guías que correspondían a los días del mes.
9. Colocó la tarjeta de salida detrás de la guía que
correspondiera a la fecha de devolución del registro.
10. Retiró la tarjeta de solicitud del tarjetero a la
devolución de los documentos.
11. Destruyó la tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultó la hoja de seguimiento de correspondencia.
13. Buscó el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificó si el documento estaba fuera de orden en su
carpeta.
15. Buscó en la carpeta anterior y posterior a la carpeta
en que debería estar el documento.
16. Buscó entre la carpeta anterior y posterior y debajo
de las carpetas.

76 Control de Documentación
 Desarrollo Si No No
aplica
17. Buscó en las carpetas rotuladas con un nombre
parecido.
18. Buscó bajo las otras unidades de archivo si el sistema
es alfabético.
19. Buscó bajo otros nombres o asuntos relacionados de
alguna forma con el documento extraviado.
20. Buscó bajo otras posibles combinaciones del número,
si el sistema es numérico.
21. Verificó en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificó con aquellas personas a quienes en fecha
reciente se les había prestado el documento o el
expediente.
23. Cotejó en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificó si se transfirió a otra área o a los archivos
inactivos.
25. Elaboró el reporte de la práctica considerando:
• Importancia del control de la correspondencia.
• Tarjetas o formularios de solicitud y salida de
documentos.
• Requisitación correcta de los formatos de entrada y
salida de correspondencia.
• Seguimiento de la correspondencia prestada.
• Procedimiento de localización de expedientes
extraviados.
4 Separó los residuos recuperables realizando el acopio
de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

Control de Documentación 77
 Desarrollo Si No No
aplica

Observaciones:

PSP:

Hora de Hora de Evaluación:

inicio: término:

78 Control de Documentación
 Anexo 1

N° de Título o nombre del Tipo según su Uso o Requisitos o elementos que lo

documento documento clasificación finalidad caracterizan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.

Control de Documentación 79
 Anexo 2

Recepción de Correspondencia

México D.F.,__________ de ________ de 19___

Correspondencia que con esta fecha recibe el Departamento de ________________

No. No. del Asunto Remitent Procedencia Anexo Obs.

Progresivo Documento e

1215 R-815 Solicita precio de 10 Carlos Puebla, Pue.

refrigeradores IEM Martínez
Modelo Z-18

1216 S/núm. Envía pedido por 10 Rodríguez Durango, Dgo. Pedido y Ch/B-
ventiladores, 10 radios Hnos. 11230 por
General Electric y otros $1,000.00
artículos

Recibí

80 Control de Documentación
 Anexo 3

Salida de correspondencia

México, D.F., ______ de _____ de 19__

Registro núm._____ Hoja _______
Correspondencia que con esta fecha se envía a: __________________

Núm. del ASUNTO DESTINATARIO ANEXOS OBSERVACIONES

Oficio

C-12547 Se ponen a disposición de esa Director de la Esc. Sec.

Escuela, tres plazas de Profesor Téc. No. 2; Ciudad
C. de Enseñanza Especial, con
seis horas.

C-12848 Se remiten copias de constancias Director de la Esc. Sec. Constancia de

de pago del personal de esa Téc. No. 48, Teloloapan, Pagos
Escuela Gro.

Recibí

Control de Documentación 81
 Anexo 4

Control de Asuntos Pendientes

No.
No. de Fecha de
Progresivo Síntesis del Asunto Turnado a: Instrucciones
Oficio Turnado
de Registro

82 Control de Documentación
 Anexo 5

No. Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad de Unidad de Dirección

Identidad Identidad

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Control de Documentación 83
 Anexo 6

Nombre: Fecha de devolución:

Tiendas Jazmín 23/11/--
Asunto: Fecha de documento:
Factura No. 121516 18/10/--
Prestado a: Departamento:
Mariel Román Ventas
Fecha del préstamo: Firma de quien recibe:
16/11/-- Mariel Román
SC-JS

Nombre: Fecha de devolución:

Asunto: Fecha de documento:

Prestado a: Departamento:

Fecha del préstamo: Firma de quien recibe:

84 Control de Documentación
 Anexo 7

NOMBRE FECHA DE
DEVOLUCIÓN
HERNÁNDEZ 23/3/--
ZAVALA
ASUNTO FECHA DEL
DOCUMENTO
FACTURA No. 18/10/--
121516
PRESTADO A DEPARTAMENTO
MARIBEL VENTAS
ROMÁN
FECHA DE FIRMA
PRÉSTAMO
16/3/-- MARIBEL ROMÁN

DICIEMBRE
NOVIEMBRE
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
AGOSTO
JULIO
JUNIO
MAYO
ABRIL

6 7 8 9 10

1 2 3 4 5

MARZO

Control de Documentación 85
 RESUMEN
Dentro de la información y de catalogación.
documentación que se genera en una
empresa se encuentra la información
contable – financiera, ésta es de vital
importancia en la toma de decisiones de la
misma, por lo que es una de las
informaciones que no puede ni debe
faltar, asimismo los presupuestos le
permiten a toda organización controlar
sus gastos y medir el avance fijado, para
corregir las desviaciones que pudieran
presentarse en un lapso determinado de
tiempo.
Los manuales tanto de organización como
de procedimiento permiten conocer la
estructura organizacional de la empresa,
tanto para la gente que labora, como para
las personas que se encuentran
esporádicamente o de visita.
Para el logro de una buena organización
administrativa es necesario contar con
material y equipo de oficina adecuado,
ello permitirá resguardar la información
ordenadamente y todas las personas
relacionadas con dicha información puede
tener la seguridad de contar con la
documentación necesaria en el momento
que sea requerida, no importando el
tiempo que haya transcurrido. Entre los
materiales requeridos por toda institución
y dependiendo del giro o actividades que
se realice es necesario contar con los
siguientes materiales: archivadores de
correspondencia, gabinetes especiales
para archivo, archivador para disquetes,
tubos para mapas, mapoteca horizontal,
marbetes, guías, carpetas para archivo,
86
tarjeteros, carpetas para archivo y cédulas
Toda correspondencia enviada o recibida
puede ser: ordinaria, urgente o
confidencial, es necesario identificar lo
anterior antes de realizar cualquier
actividad con ella, es necesario que la
información se maneje con discreción y
confiabilidad aún cuando ésta no tenga la
leyenda confidencial.
Para conservar todo tipo de información
se debe considerar con algunos de los
siguientes materiales: papel, cintas
magnéticas, microformas, videocintas,
audiocintas, discos flexibles, discos duros y
discos ópticos compactos.
Las unidades administrativas responsables
del control de documentación son: mesas,
secciones, oficinas y oficialía de partes. Los
procedimientos para localizar y proteger
expedientes son:
a) Electrónicos.
b) Mecánicos.
En el sistema manual es: buscar en las
bandejas del escritorio, cotejar en el
escritorio del personal y verificar si se
transfirió a otra área o a los archivos y
mantener la calma. En el sistema
electrónico se sigue el siguiente
procedimiento:
Copias de resguardo, programas antivirus,
protección de carga eléctrica o interruptor
de electricidad, sistemas de batería de
resguardo y en caso de ser necesario
contar con tecnología de la caja negra.
Control de Documentación
.

AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS
1. ¿Por qué es importante la información contable – financiera dentro de cualquier
institución o empresa?

2. ¿Qué diferencia existe entre el manual de organización y el de procedimiento?

3. ¿Qué tipo de equipo y materiales de control se deben tener dentro de una oficina?

4. ¿Cuál es el sistema de archivo que se considera como base de los demás?

5. Menciona las guías que se utilizan en la integración de carpetas mediante la

clasificación alfabética.

6. Menciona el elemento que se requiere en un sistema de archivo numérico.

7. Menciona el orden lógico para archivos de correspondencia en el sistema numérico.

8. Menciona tres sistemas de archivo por asunto.

9. Menciona los procedimientos para archivar correspondencia en el sistema de archivo

por asunto.

10. Menciona las formas más usuales de codificar, marcar y clasificar en el sistema de
archivo geográfico.

Control de Documentación 87
 GLOSARIO DE TÉRMINOS DE E-CBNC

Campo de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que

aplicación describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una
persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de
competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral
donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores
para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para
validarlo
Competencia Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva
laboral en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad
esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición
y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son
expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.
Criterio de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se
desempeño refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados
obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es
decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de
desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una
descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el
desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado
descrito en el elemento de competencia.
Elemento de Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en
Competencia. al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o
un resultado que se debe demostrar, por lo tanto es una función realizada
por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del
proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco
niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por
personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el
nombre de elementos de competencia.
Evidencia de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace
conocimiento. referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el
desempeño competente.
Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base
científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus
habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que
pertenecen.
Evidencia por Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la
producto persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia
Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y
tangibles de las consecuencias del desempeño

88 Control de Documentación
Evidencia de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace
Desempeño. referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el
criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que
permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar
que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a
las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones
sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el
desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que
ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican
mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las
situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple
con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.
Evidencia de Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la
actitud referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado
Formación Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a
ocupacional un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas
ocupaciones en el medio laboral.
Módulo Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad
ocupacional de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una
secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta
lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.
Norma Técnica Documento en el que se registran las especificaciones con base en las
de cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma
Competencia Técnica de Competencia Laboral está constituida por unidades y elementos
Laboral de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias
de desempeño y conocimiento.

Control de Documentación 89
 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS
Administración Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los
recursos humanos, materiales y técnicos, pretende el logro
óptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para obtener
una mayor utilidad.
Aplicación de la Se emplea para verificar el comportamiento de cada uno de los
auditoria interna de factores involucrados en la creación de productos y servicios de
calidad calidad, como es el caso de la materia prima, los métodos de
trabajo, la maquinaria, la materia prima y el medio ambiente de la
empresa; para determinar las acciones que deben emprenderse
con la finalidad de alcanzar los niveles de calidad establecidos por
la propia empresa.
Auditoria de Una revisión independiente del comportamiento de la calidad
calidad.
Auto-control Es el estado en el cual un individuo posee: 1. Los medios para
saber cuál es el comportamiento real; 2. Los medios para saber
cuál es el comportamiento buscado y 3. Los medios para cambiar
el comportamiento en el caso de que el comportamiento real no
sea conforme con el comportamiento buscado.
Calidad 1. Comportamiento del producto que produce satisfacción en el
cliente; 2. Ausencia de deficiencias en el producto, que evita la
insatisfacción del cliente. Una expresión abreviada que combina
ambos significados es la de adecuación al uso.
Calidad de Proceso Una evaluación normalizada de la capacidad intrínseca de un
proceso para funcionar bajo las condiciones operativas; el
comportamiento de un proceso después que se han eliminado las
causas significativas de variación; en la fabricación, la capacidad
del proceso generalmente se equipará a seis desviaciones
estándar de la variabilidad.
Comunicación Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información
en un grupo social.
Control Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir,
de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarios.
Coordinación Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo
social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Control durante el El tipo de control del proceso que tiene lugar periódicamente
funcionamiento durante la operación del proceso. El objetivo consiste en tomar la
decisión de funcionar o parar.

90 Control de Documentación
 Departamentaliza- Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en
ción unidades específicas, con base en su similitud.
Desarrollo del Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene,
persona para obtener su máxima realización posible.
Dirección Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución,
comando o liderazgo.
División del trabajo Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo
de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento
en el trabajo.
Estrategias Son cursos de acciones generales o alternativas, que muestran la
dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para
lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Diagrama de flujo Un método gráfico para visualizar las etapas de un proceso.
Entrada Todos los medios que utiliza un proceso para producir su
producto.
Equipo procesador Cualquier unidad de la organización (de una o más personas) que
ejecuta un proceso determinado.
Estándar de calidad Un modelo de calidad que se ordena seguir.
Integración Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.
Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por orden
de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el
grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen.
Investigación del Investigación para descubrir las necesidades de calidad de los
mercado clientes.
Liderazgo Es el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen, con buena disposición y entusiasmo hacia la
consecución de las metas grupales.
Mando Es el ejercicio de la autoridad.
Misión o propósito Identifica la función o tarea básica de una empresa o agencia.
Mejora de la calidad La creación organizada de un cambio ventajoso; la mejora del
comportamiento crónico a un nivel sin precedentes.
Norma de la calidad Es un conjunto de reglas y estándares que indican el nivel de
eficiencia que debe alcanzarse como resultado de un desempeño,
determinando de esa manera el nivel de calidad que debe
alcanzar un producto o servicio, o bien una persona, una empresa
o una de sus áreas.
Motivación Son todos aquellos factores capaces de provocar y dirigir la
conducta hacia un objetivo.

Control de Documentación 91
Objetivos o metas Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan
no sólo el objetivo final de la planeación sino también el fin hacia
el que se encaminan la organización.
Organigrama También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son
representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran la interrelaciones, las funciones, los
niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
Objetivo Un blanco hacia el que se apunta; un logro hacia el cual se dirigen
los esfuerzos.
Objetivo de calidad Un blanco de calidad hacia el que se apunta.
Objeto de control Cosas específicas que se han de controlar; una mezcla de las
características del producto, características del proceso y
características secundarias.
Organización Es la organización basada en una división del trabajo racional, en
formal la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con
algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio.
Organización Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre
informal las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a
partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de
cargos.
Planificación Planificación llevada a cabo a través de los límites de la
conjunto organización para reducir los efectos adversos de la sub-
optimización; es también una forma de optimizar internamente
por medio de la utilización de los equipos de planificación
Interdepartamentales.
Política Una guía de las acciones gerenciales.
Precisión Medida de la capacidad de un censor para reproducir sus propios
resultado al repetir un ensayo.
Planeación Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas,
programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones:
selección de un curso de acción entre varias opciones.
Planeación Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas
operativa específicas que deben realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones.
Planeación táctica Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la
empresa.
Planes Son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse
como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse
en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

92 Control de Documentación
 Políticas También son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan
el pensamiento para la toma de decisiones.
Presupuestos Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades;
implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos,
y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos.
Procedimientos Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las
actividades futuras. Son series cronológicas de acciones
requeridas. Son pautas de acción más que de pensamiento que
detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas
actividades.
Programas Son un esquema en donde se establece la secuencia de
actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Reglas Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las
que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de acción. Por
lo general constituye el tipo más sencillo de plan.
Reclutamiento Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa,
candidatos a ocupar un puesto de ella.
Selección Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos
que para cada puesto concreto sean los más aptos.
Supervisión Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Supervisión del Consiste en dar seguimiento permanente al desempeño de cada
sistema de calidad uno de los factores involucrados en el logro de la calidad para
tener elementos de comparación entre los RESULTADOS logrados
y los planeados, con el propósito de derivar acciones susceptibles
de resolver la problemática que se haya presentado.

Control de Documentación 93
 REFERENCIAS DOCUMENTALES.

• Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración General, México, Mc. Graw-Hill /

Interamericana, 1993.

• Fernández Ríos, Manuel. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo: Teoría, Métodos y

Ejercicios, España, Díaz de Santos.

• Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño, México, McGraw-

Hill, 1997.

• Koontz, Harold y Weihrich. Heinz. Administración, una Perspectiva Global, Décima

Edición, México, McGraw-Hill, 1994.

• Rodríguez Valencia, J. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos, Segunda

edición, México, ECASA, 1993.

• Correa, Carmen M. y Abigail Díaz-Colón. Administración de documentos, México, Mc

Graw Hill, 1997.

• Domínguez Corona, Talía. Archivonomía, México, Mc Graw Hill, 1997.

• Llabrés de Charneco, A. Técnicas y Prácticas de Oficina, México Mc Graw Hill, 1989.

94 Control de Documentación