REGISTRO DE MEJORAS DE EHS

GUIA DEL USUARIO

 REGISTRO DE MEJORAS DE EHS
El contenido de esta presentación tiene el objetivo de proveer una
orientación general acerca del funcionamiento del “Registro de Mejoras
de EHS’ con el cual se da seguimiento a las no conformidades a los
programas de EHS implementados en Poly.
 ¿Qué es y por qué es necesario?

• El Registro de Mejoras de EHS, es el sistema que utilizamos en POLY para

capturar las No Conformidades a los programas de EHS y desviaciones a
disposiciones reglamentarias aplicables al sitio.
• Es una herramienta critica del sistema de EHS y necesaria para asegurar el
cumplimiento a la normatividad aplicable y a los requerimientos corporativos.
• Debe ser utilizado por el liderazgo de la planta para garantizar que las no
conformidades y desviaciones se documenten, prioricen y se corrijan en tiempo
y forma.
• Ofrece un enfoque proactivo para dar seguimiento al cierre de acciones ya que
es revisado continuamente por el liderazgo del sitio.
• Es administrado por el departamento de EHS
 Fuentes de generación de acciones

INVESTIGACION DE INCIDENTES

AUDITORIA INTERNAS

REGISTRO
NO CONFORMIDADES
REQUISITOS LEGALES Y DESVIACIONES DE MEJORAS
DE EHS

BBS PROGRAM

OTROS
 Elementos del Registro de Mejoras de EHS

• PORTADA, que muestra el resumen, estatus y prioridad de riesgo de las No

Conformidades y desviaciones identificadas.

• HOJA DE REGISTRO, donde se capturan las acciones y se actualiza su estatus

según se vayan entregando al departamento de EHS las evidencias de cierre.

• TABLAS Y GRAFICOS, que facilita el rastreo y monitoreo de las acciones

registradas por departamento, por mes y por programa de EHS.
 Portada del Registro de Mejoras de EHS
La portada esta bloqueada y no se puede modificar, pero los campos se actualizan
automáticamente cuando se realicen nuevas entradas o cambios en la hoja de de
registros.
 Registro de No Conformidades

1. El departamento de EHS junto con el área o persona que identifica las No Conformidades
(NC), registra la acción y la asigna al departamento y persona responsable de corregirla.
o En esta parte del proceso, se asigna la clasificación de prioridad de riesgo en base a los
Criterios de Clasificación y Cierre de Acciones de EHS
o Se revisa si la NC identificada se trata de una situación repetida identificada con
anterioridad.
 Registro de No Conformidades
2. La persona responsable del cierre de la acción es informada y propone las acciones
necesarias para asegurar que la NC se corrija de manera adecuada y de acuerdo a la
jerarquía de controles de seguridad: (eliminación, sustitución, controles de ingeniería,
procesos administrativos y por ultimo EPP)
3. El departamento o área afectada y el departamento de EHS, revisan y concuerdan con el
plan y/o acciones propuestas verificando que son adecuadas y cumplen con el propósito
requerido.
4. En el caso de haber un desacuerdo entre el departamento responsable de corregir la NC, el
área afectada y el departamento de EHS, se solicitara la participación del líder del sitio para
que este actúe como árbitro.
 Registro de No Conformidades

El estado actual “Current Status” de la

No Conformidad, esta ligado a la fecha
de vencimiento inicial “Due Date” y
permanecerá en estatus “ON TRACK" o
estatus “OVERDUE" hasta que el
departamento de EHS una vez
verificado y validado el cierre de la
acción cambie el estatus a “CLOSED”.

La columna “Days from closure” actúan como un reloj de

cuenta regresiva para atraer la atención del departamento
responsable de cerrar la acción, ya que indica el número de
días calendario que faltan para alcanzar la fecha de
vencimiento. El estatus cambia “OVERDUE” después de
alcanzar la fecha de vencimiento.
 No Conformidades Vencidas “OVERDUE”

En circunstancias excepcionales donde por alguna razón no se pueda cerrar/corregir la NC en

la fecha requerida y asignada, el líder del departamento responsable de cerrar la acción
deberá:
1. Acordar con el líder del sitio la nueva “fecha de compromiso" con la cual se compromete
a cerrar la acción y asegurándose de que la nueva fecha propuesta esté lo más cerca
posible de la fecha compromiso original.
2. Enviar por email al área de EHS la siguiente información:
• El texto que informe la "justificación" del vencimiento.
• La fecha compromiso de cierre acordada con el líder del sitio
El área de EHS una vez recibida la información procederá a incluir el texto en la columna de
comentarios del Registros de Mejoras de EHS
Nota: El estatus ‘OVERDUE” y la fecha de compromiso original no serán modificadas, esto
para no perder el registro y fecha de identificación de la NC
 Reportes de No Conformidades
Los NC reportes del estatus de No Conformidades de EHS se comunicaran semanalmente
con liderazgo del sitio y con los responsables de cerrar acciones.

Nonconformities by Department Non Conformities by Month Non Conformities by Program

5 10
10
9
9 9
4
4 8
8

7
7
3 6
6
5
5
2
2 4
4
3
3
1 1 1
1 2
2
1
1
0
0
Engineering Mfg. Facilities Certificacion de Entrenamiento Production EHS 0 ISO14001 - Internal Audit
5/1/2021

OVERDUE OVERDUE
OVERDUE
Diagrama de Flujo
NC ASIGNADA AL
RESPONSABLE

REGISTRO DE NC Y PLAN
DE ACCION EN EHSRM

RESPONSABLE DE NC
CIERRA ACCION

RESPONSIBLE DE NC
ENVIA EVIDENCIAS
DE CIERRE A EHS

EHS ACTUALIZA EL EHSRM

EHS ENVIA REPORTE

ACTUALIZADO
A GERENCIA
 Actualización del Registro de Mejoras
El Registro de Mejoras de EHS se actualizara los días viernes con las evidencias de cierre que envíen los
responsables de cerrar acciones, según se muestra en el diagrama y se compartirá semanalmente con el
liderazgo de la planta los días lunes antes del medio día.

EHS RM REPORTE EHS RM REPORTE

ACTUALIZACION A GERENCIA ACTUALIZACION A GERENCIA

L M M J V S D L M M J V S D L
RECEPCION DE EVIDENCIAS RECEPCION DE EVIDENCIAS

EVIDENCIAS
Las evidencias recibidas los días viernes
se reflejaran en la siguiente semana
EVIDENCIAS
 Criterios para la Clasificación y Cierre de Acciones de EHS

a) Todo el personal debe utilizar esta guía de clasificación de prioridad de riesgos para establecer los tiempos de cierre de acciones documentadas en el Registro de Mejoras de EHS.
b) El departamento de EHS ingresara en el "Registro de Mejoras de EHS" las acciones generadas en los diferentes programas de EHS y procederá a clasificar y asignar la prioridad de cada acción según corresponda:
Prioridad 1 (P1), Prioridad 2 (P2) o Prioridad 3 (P3). La clasificación de prioridad podrá ser ajustada si se cree y se justifica que la clasificación no fue la apropiada.
d) El departamento de EHS administrara el registro de mejoras y validara cada registro y clasificación según corresponda.
e) Cuando un responsable de departamento no esté de acuerdo con la calificación y los tiempos requeridos para el cierre de alguna acción, se notificará al líder del sitio y este actuará como árbitro.

Definiciones
Presentan el Mayor Riesgo (de
cumplimento*, afectacion, lesión o
efermedad o responsabilidad) para los
empleados, medioambiente y
operacióndel negocio
P1
[*alto riesgo de cumplimiento significa
que es probable de que se nos requiera
cumplir con obligaciones aplicables al
sitio o alto riesgo de ser penalizados].
El texto mostrado a continuación no es una lista exhaustiva, son unicamenete ejemplos y notas para guiar al ususario
Prioridad 1 (P1): Se deben corregir/cerrar lo antes posible, pero en un plazo de tiempo no mayor a 30 días calendario. Sin embargo, puede haber situaciones de
alto riesgo donde las acciones y/o contenciones se deben corregir e implementar de manera inmediata o dentro de las primeras 24 horas de haber sido notificados de la
situación o de haber ocurrido un incidente, ya que de no hacerlo se pone en riesgo la integridad del trabajador, del medioambiente o de la instalación.
Ejemplo:
- Desviación a requisitos regulatorios o corporativos aplicables que podrían provocar un impacto grave y adverso en la salud y seguridad de los empleados o un impacto
grave y adverso para la operación del negocio, como puede ser el no seguir el programa de control de energías peligrosas, equipos con partes en movimiento expuestas
capaces de ocasionar accidentes graves para los empleados.
- La falta o fallar en cumplir con permisos, autorizaciones, o un número sustancial de elementos faltantes en los planes y programas de cumplimiento requeridos y aplicables
a la operación.
- Incumplimiento legal identificado en varias áreas y/o hallazgos repetidos durante una auditoria.
- Incumplimiento a compromisos contraídos o planteados y solicitados por una agencia reguladora o clientes en materia de EHS (ISO, Industria Limpia, etc.).
- Alguna situación adversa que tenga la posibilidad de generar y traer la atención gubernamental, mediática, de clientes o público.

Prioridad 2 (P2): Se deben corregir/cerrar en un plazo de tiempo no mayor a 60 días calendario.

Hallazgos significativos pero no de Ejemplos:

P2
mayor riesgo. - Se cuenta con el programa, pero falta un componente del programa "menor" o no se ajusta completamente a su propósito, o
- El programa está establecido, pero se observan varias desviaciones operativas.

Prioridad 3 (P3): Se deben corregir/cerrar en un plazo de tiempo no mayor a 90 días calendario.

Ejemplos:
Desviaciones menores, se cuenta con el
- Detalles o desviaciones menores, por ejemplo, cuando el programa esta implementado y funcionando, pero se identifica solo un detalle o falla menor.
P3 programa y se cumple con los
- El programa esta implementado y funcionando correctamente y solo se requiere revisar y ser actualizado o migrado a la nueva versión.
requisitos legales.
Nota: Si se identifica una desviación menor a lo requerido en un programa siempre y cuando dicho programa este implementado y cumplimento con su propósito, utilice la
Prioridad 3. (La falta de un elemento completo de un programa es Prioridad 2)
THANK YOU