CONTABILIDAD DEL CONSORCIO.

LIBROS DEL CONSORCIO

El art. 9º de la ley 3254 (CABA), en el capítulo de las obligaciones del administrador
dispone: "Llevar en debida forma, los libros del Consorcio conforme las normas vigentes
(inc. d]) y "Llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que
es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan
verificar la autenticidad de los poderes que se presenten inc. e])(120). La ley 5464 (CABA)
que reemplazará la ley 941 no contiene disposiciones análogas a las de la norma citada.
El inc. i) del art. 2067 recepta y amplía dichas obligaciones al disponer que el
administrador debe: "Llevar en legal forma los libros de actas, de administración, de
registro de propietarios, de registros de firmas y cualquier otro que exija la reglamentación
local. También debe archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas, y
conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las
sucesivas administraciones".
Por otra parte, conforme lo resuelve la disposición 2/2014 (Dirección General del Registro
de la Propiedad Inmueble de la Capital Federal - DGRPI), los Libros de Actas y de
Administración del Consorcio pueden presentarse bajo la forma de "Libros",
como expresamente refiere el art. 5º del decreto reglamentario 18.734/1949 (y normativa
afín)(121), o bien, bajo el formato de "hojas en papel continuas", acompañados de toda la
documentación que para su rubricación exige el mencionado organismo.
De tal forma el administrador es también el custodio no sólo de los libros sino también de
la documentación legal del consorcio: planos de subdivisión, reglamento de propiedad
horizontal, planos cloacales, de electricidad, de gas, etc. Dicha documentación es
fundamental para el desenvolvimiento de las cuestiones atinentes al consorcio, de tal
modo cuando el administrador renuncia o es removido, debe proceder a entregarlos al
Consejo de Propietarios dentro de los quince días hábiles (inc. j], art 2067).
Dado que el consorcio de propiedad horizontal es una persona jurídica se ha planteado
el interrogante si debe cumplir lo ordenado en el art. 320 en cuanto dispone: "Están
obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas...", para enumerar en
el art. 322 cuales son los registros contables que deben ser cubiertos.
Aun antes de la entrada en vigencia del nuevo CCyCN la jurisprudencia había analizado
si existía o no la obligación de llevar contabilidad en cabeza del consorcio de propietarios,
llegándose a la conclusión que si bien no es necesario cumplir todos y cada uno de los
requisitos formales exigidos a las personas jurídicas nominadas, cuando se asigna al
administrador el deber de rendir cuentas, tácitamente se impone que las cuentas del
consorcio se lleven en forma ordenada, clara y comprensible(122).
La rendición de cuentas anual a que nos referimos antes consiste en la presentación que
hace el administrador de los estados contables principales del consorcio que abarcan un
balance general o estado de situación patrimonial, un estado de resultados o estado de
ganancias y pérdidas, un estado de evolución del patrimonio neto, un estado de origen y
aplicación de los fondos y notas y/o anexos que complementen la información.
Si bien no existe norma positiva que establezca esta obligación en cabeza del
administrador es ésta la forma más clara y ordenada de conocer la situación financiera del
consorcio durante ese lapso, anoticiándose de los ingresos y egresos, contrataciones de
seguros y primas pagadas, créditos por expensas adeudadas, grado de morosidad de los
copropietarios, fondos existentes pertenecientes al consorcio, rendimiento de esos
fondos, etc.
No es suficiente la presentación del balance sino que la rendición de cuentas debe ser
acompañada de la documentación que respalde la veracidad de los asientos contables,
dando razón y justificación de todo lo actuado en nombre y por cuenta del consorcio. Ha
entendido la jurisprudencia que "la rendición de cuentas del administrador del consorcio
debe estar debidamente respaldada por la exhibición de los documentos justificativos de
los ingresos y egresos acaecidos durante su gestión administrativa. De esa forma, la
rendición de cuentas judicial o extrajudicial de aquél no es válida sin el respectivo
documento justificante de dichos egresos o ingresos"(123).
Así por ejemplo todas las facturas que prueben las erogaciones efectuadas; recibos de
sueldos del personal del edificio debidamente confeccionados y firmados; comprobantes
de depósito de las cargas sociales (aporte patronal, obra social, etc.); constancia de pago
de los seguros contra incendio del edificio, de accidentes de trabajo (ART), ambos
obligatorios y de responsabilidad civil; listados de copropietarios morosos y las
correspondientes intimaciones fehacientes de pago; nómina de procesos judiciales en
trámite, órgano jurisdiccional donde se encuentran radicados y estado del juicio; inventario
de bienes de la propiedad común; comprobantes de fondos depositados a nombre del
consorcio (si lo hubiere); documentación y asientos en soporte informático (si existiera),
entre otros.