MANUAL DE PROCESOS AUXILIAR CONTABLE

Procesos de forma diaria a primera hora:

1. Revisión de correos
 Auxtesoreria@stkgroups.com
 Notificaciones@itawua.com
1) Descargar facturas proveedores de Itawua.

2. Realización de comprobantes en World Office:

Proceso:

Buscar la Digitar: Usuario

Ingreso al
empresa en
servidor y contraseña
W.O.

PANEL PRINCIPAL

En el panel principal se selecciona “nuevo documento” para realizar los siguientes documentos:

1) Factura de compra.
2) SELECCIONAR NUEVO DOCUMENTO Comprobante de egreso.
3) Nota de contabilidad.
4) Recibo de caja.
5) Cuenta contable.

2.1 Según el inciso 2 anteriormente mencionado la factura de compra se realiza mediante dicho
paso, para el proceso de contabilización del documento se lleva a cabo el siguiente
procedimiento:

SELECCIONAR

Prefij
1)Ingresar nombre del
o
proveedor. Nombre de quien
elabora el documento.
FC

2)Buscar los productos o

servicios a ingresar, si no
encuentran se deben crear.

3) clic en contabilizar y revisar

la contabilización este Ok.
Verificar que la factura a ingresar cumpla con todos los requisitos, ejemplo:

 Estar denominada expresamente como factura de venta.

 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA a pagar.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
 Fecha de su expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y el NIT del proveedor tecnológico de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

2.2 Creación de proveedores

paso 1: Al dar Doble clic inmediatamente me remite al paso 2.

paso 2: Seleccionar “si” para crear un proveedor nuevo.

Paso 3: Llenar los campos principales para la creación del tercero teniendo en cuenta todos los
requisitos.
4 paso: Seleccionar el campo de direcciones:

5 paso: agregar la información básica que se requiere:

Luego de finalizar el paso 5, cerrar la pestaña llamada empresa y personas y volver a la pestaña de la
factura.

2.3 Creación de producto

Paso 1: Doble clic para la creación de un producto.

Paso 2: Seleccionar “si”

Paso 3: Llenar los campos principales para la creación del producto teniendo en cuenta todos los
requisitos.

Paso 4: Seleccionar el campo de contabilización

paso 5: doble clicks

paso 6: seleccionar “si” para contabilización Nueva.

Paso 7: Llenar los campos principales

Luego de finalizar el paso 7, cerrar la pestaña llamada inventario y volver a la pestaña de la factura.
 2.4 Según el inciso 2 anteriormente mencionado el comprobante de egreso se realiza mediante
dicho paso, para el proceso de contabilización del documento se lleva a cabo el siguiente
procedimiento:

Seleccionar

1)Ingresar el nombre del Prefijo

2) Nombre de quien
beneficiario.
elabora el documento.

3)Revisar estado de 4)Ingresar las cuentas

cuenta para cruzar las contables y el concepto
facturas que se están
pagando.

En dicho comprobante se utiliza diferentes tipos de prefijos dependiendo el concepto que se vaya a
contabilizar ejemplo:

Prefijo CP: Pago con recursos propios.

Prefijo OP: Orden de pago con fondos o recursos de las subsidiarias.

Prefijo TF: Traslado de fondos.

Nota: Para verificar si el comprobante que se realizó quedo bien, es recomendable descargar un
libro auxiliar del tercero para constatar los movimientos.

2.5 Según el inciso 2 anteriormente mencionado la nota de contabilidad se realiza mediante

dicho paso, para el proceso de contabilización del documento se lleva a cabo el siguiente
procedimiento:

Paso1: seleccionar “Nota de Contabilidad”

Seleccionar

Paso 2: Luego de seleccionar se remite a la siguiente pestaña:

2) Seleccionar la
empresa ej. “Itawua” 3)Nombre de quien
La nota de1)Nombre
contabilidad se utiliza para hacer registros contables cuando Prefijo
del tercero
se trata de operaciones
elabora que no
el documento.
tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros
necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas.

En dicho comprobante se utiliza diferentes tipos de prefijos dependiendo el concepto que se vaya a
contabilizar ejemplo:

AJ: Ajuste de cuentas, reversar documentos y unificación de cuentas.

4)Ingresar las cuentas
CF: Conciliación financiera. contables y el concepto

IM: Ajuste calculo retención.

LC: liquidación cesantías.

LG: Legalizaciones.

LI: liquidación intereses cesantías.

LP: liquidación prima.

RB: Reembolso de caja menor.

RF: Ajuste retención cartera

 2.6 Según el inciso 2 anteriormente mencionado el recibo de caja se realiza mediante dicho paso,
para el proceso de contabilización del documento se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

Paso1: seleccionar “Recibo de caja”

SELECCIONAR

Paso 2: Luego de seleccionar Recibo de caja se remite a la siguiente pestaña:

1)Ingresar el nombre del 2) Seleccionar la 3) Nombre de quien

tercero que nos está pagando. empresa ej. “Itawua” elabora el documento.

4)Revisar estado de cuenta

para cruzar las facturas que 5)Ingresar las cuentas
nos están pagando. contables y el concepto

Dicho comprobante se contabiliza los ingresos en efectivo o en consignación recaudados por la

empresa.

2.7 Según el inciso 2 anteriormente mencionado la creación de cuentas contables se realiza

mediante dicho paso, para el proceso de creación se lleva a cabo el siguiente procedimiento:
Paso1: seleccionar “cuenta contable”

Paso 2: Luego de seleccionar cuenta contable se remite a la

siguiente pestaña:

3)En el panel principal se selecciona “tablas auxiliares” para consulta de cuentas contables.

Paso 1: Luego de seleccionar el módulo de tablas auxiliares se da un clic en “Principal”

Paso 2: seleccionar “cuentas contables”

SELECCIONAR
Paso 3: una vez dado clic en cuentas contables se remite a la siguiente pestaña:

4) realización de conciliación bancaria

El proceso de verificación y confrontación es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso

que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con
los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Al
mes el banco suele enviar, un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados,
un extracto bancario.

Para consultar el extracto se deberá buscar en el servidor en la siguiente carpeta:

Paso 1: clic en financiero 2

Paso 2: Luego del seleccionar financiero 2, se procede a seleccionar la carpeta “Efectivo y

equivalente al efectivo”

Paso 3: Seleccionar la empresa.

paso 4: seleccionar la carpeta “Extractos bancarios”

Paso 5: Seleccionar el año

Paso 6: Seleccionar el mes a conciliar.

Paso 7: Descargar extracto bancario.

Paso 8: se procede a generar un libro auxiliar de la cuenta a la cual se va a conciliar, para

ello se dirige a panel principal el módulo de “informes”.

SELECCIONAR

Paso 9: seleccionar “contabilidad financieros.

SELECCIONAR
Paso 10: seleccionar” libro auxiliar”.

SELECCIONAR

Paso 11: una vez seleccionado el libro auxiliar se abre la siguiente pestaña

Aquí seleccionamos el
periodo al cual vamos a
revisar.

Aquí seleccionamos la cuenta contable la cual

tenga asignada la cuenta bancaria.

Los movimientos que se van a generar se

pueden ver por vista previa o exportar a Excel

Paso 12: Luego de seleccionar los datos en el paso anterior se genera todos los movimientos
Paso:13 Determinar cuál es la causa de la diferencia en los movimientos registrados en los auxiliares,
con los valores contenidos en el extracto bancario.

Paso 14: Ingresar los valores a conciliar en el siguiente formato de Excel:

Paso 15: Contabilizar los gastos financieros.

Proceso finalizado.