FECHA DE EMISIÓN ÁREA CÓDIGO REV. PÁG.

01/07/2021 Gerencia de Auditoría PGA-000 00 1 DE 7

PGA-000 Procedimiento
Entregables para Soportar
Órdenes de Pagos

Niveles de
Nombre Cargo
Aprobación
Elaborado por:
Marvin Quintero Especialista de Procesos
Revisado por:
Jorge Oyaga Gerente de Procesos
Autorizado por:
Marian Miranda Gerente de Contraloría

FGP-003-160519-0
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

00-00-00 00 xxxxxxxxxx Nombre y apellido
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CONTENIDO

1. PROPÓSITO...................................................................................................................... 4
2. ALCANCE.......................................................................................................................... 4
3. AUTORIDAD...................................................................................................................... 4
4. RESPONSABILIDAD......................................................................................................... 4
5. REFERENCIAS NORMATIVAS.........................................................................................4
6. DEFINICIONES.................................................................................................................. 4
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES....................................................................................5
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1. PROPÓSITO

Documentar el procedimiento para conocer cuáles son los soportes o entregables en FÍSICO, que
deben contener cada una de las ÓRDENES DE PAGOS, antes de ser canceladas o registradas en
el Banco.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las Gerencias que generen las órdenes de pago.

3. AUTORIDAD

 Gerente de Auditoría

4. RESPONSABILIDAD

 Cargo del Responsable:

Cuáles son los otros cargos responsables de realizar esta actividad?

5. REFERENCIAS NORMATIVAS

- Norma ISO 9000-2015: Sistema de Gestión de la Calidad, Fundamento y Vocabulario.

- Norma ISO 9001- 2015: Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
- Norma ISO 19011:2018: Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión.
- Norma ISO/IEC 27000 - 2018: Fundamentos y Vocabulario. 
- Norma ISO/IEC 27002 - 2013: Código de práctica para la Gestión de la Seguridad de la
Información. 

6. DEFINICIONES

 SIPRO: Es el software donde se registra la información contable- administrativa de Quo

Vadis.

 Cuál otra definición consideras pertinente incluir?

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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

HOTELES Y SERVICIOS ADICIONALES

Responsable

1. Emitir la orden de pago generada por el sistema SIPRO, las cuales deben estar firmadas y
selladas por la Gerencia que la emitió.
2. Solicitar el servicio por parte del Cliente, especificando el día y PAX, así como la aprobación
por parte del Cliente.
3. Generar el presupuesto del hotel en Bolívares y/o en Dólares. En el caso que el presupuesto se
encuentre en dólares, pero su cancelación sea en bolívares, se deberá indicar si el tipo de
cambio es el oficial (BCV) u otra tasa indicada por el Proveedor. (Dicha información debe estar
especificada en el presupuesto y/o correo del Proveedor).
4. Presentar el registro del cálculo de la factura QV o FTU en caso de que aplique (deben
coincidir los montos del formato-Cuál es ese formulario? y la factura o del FTU con la factura de
QUO VADIS y del Proveedor).
5. Emitir la factura de QUO VADIS al Cliente.
6. Emitir el soporte del pago realizado por el Cliente a QUOVADIS (recibo o comprobante de
transferencia), en el caso del Cliente DIGITEL debe estar el recibo del sistema SIPRO con el fin
de verificar la disponibilidad. Los soportes de pago (recibo de la transferencia) deben estar
legibles, y en los mismos, deben visualizarse la fecha de la transferencia.

PAGOS DE SERVICIOS POR PRUEBAS PCR, SEGURO Y SALÓN VIP Y OTROS

Responsable

1. Presentar la orden de pago generada por el sistema SIPRO, la cual debe estar firmada y
sellada por la Gerencia que la emitió.
2. Mostrar la factura de QUO VADIS al Cliente.
3. Emitir la factura del Proveedor que presta el servicio.
4. Presentar los soportes de pagos realizado por el Cliente a QUO VADIS. Es importante tener en
cuenta que los soportes de pagos (recibo de la transferencia) deben estar legibles, y en los
mismos se tiene que visualizar la fecha de la transferencia.
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SERVICIOS GENERALES

Responsable

1. Emitir la orden de pago generada por el sistema SIPRO, firmada y sellada por la Gerencia que
la emitió.
2. Emitir la factura del Proveedor, en caso de que sea un pago por anticipado, agregar el
presupuesto o cotización. En cuanto a los recibos, cuando aplique el mismo o estado de cuenta
de la deuda (gobierno).

PAGOS DE REEMBOLSOS DE BOLETOS A LOS ALIADOS

Responsable

1. Emitir Orden de pago generada por sistema SIPRO, firmada y sellada por la Gerencia que la
emitió.
2. Emitir la Nota de Crédito al Aliado y Nota de Débito cuando aplique.
3. Mostar la máscara del boleto, historia de la factura, cálculo a pagar al Aliado y la autorización
de la línea aérea para el reembolso del boleto.

PAGOS DE COMISIONES A LOS ALIADOS

Responsable

1. Emitir la orden de pago generada por sistema SIPRO, que deberá estar firmada y sellada por la
Gerencia que la emitió.
2. Presentar la Nota de Crédito al Aliado y Nota de Débito cuando aplique.
3. Entregar el reporte Resumen de Comisiones a pagar del Aliado, generado por el sistema
SIPRO.

NOTA: Toda orden de pago debe estar debidamente soportada (físicamente) por la documentación
arriba mencionada, según sea el caso, para que el Departamento de Contraloría pueda cotejar la
misma.
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Adicionalmente, es importante destacar que todo pago realizado a un Proveedor en Bolívares, debe
poseer una factura que cumpla con los requerimientos exigidos por el SENIAT, y no por una relación
o archivo en EXCEL.
Cualquier requerimiento adicional que se considere necesario incluir, como soportes en las órdenes
de pagos, será informado y notificado posteriormente, por esta misma vía.