La Experiencia Comercial

Capítulo 4

ZONAS Y FUNCIONES

El planteamiento inicial del que dependen claramente temas como la circulación, la

disposición de los módulos en el espacio destinado a la exposición, las áreas de descanso y
la relación de todas con los distintos servicios e infraestructuras.

Zonificación de los espacios complementarios.

Cuatro son los principales que conforman la importancia de una feria comercial:
- La dirección, coordinación, administración y la comunicación.
Dentro de la comunicación existen 3 áreas diferentes:
- Espacios generales
- Espacios específicos
- Espacios de carácter profesional

Para ello tenemos que contar con:

- Infraestructura necesaria y complementaria de los expositores.
- Los servicios accesorios.
- La exposición.

Funciones y necesidades especiales de cada parte.

Dirección, coordinación y administración

El espacio que destinamos a los responsables de la organización y coordinación del
certamen es fundamenta, ya que es todo el proceso y su éxito va a depender directa e
indirectamente de ellos.

Duración. Se debe pensar en que esté lo mas rápidamente posible levantado, ya que su
misión comienza en el primer momento del montaje de la feria, hasta el desmontaje.

Espacio provisional. En todo caso, tanto si en la feria ya tiene un espacio definido, como si
lo han de hacer en forma particular, su disposición siempre ha de tener un carácter temporal
y efímero.

Máxima flexibilidad. El área en cuestión depende de cada muestra para su distribución

interior; si ya esta construido, lo que que conlleva un equipamiento que permita rápida
partición. En caso de ser responsabilidad de los organizadores, su diseño seguirá los
criterios de prefabricación, modulación y flexibilidad necesarios.

Organización interior. El lector debe entender que el trabajo que se va a realizar en esta área
está más cerca de una caseta de dirección de obra u oficina. Por lo tanto se debe tener las
siguientes áreas:

- Administrativas.
- Recepción.
- Área de urgencias.

Equipamiento. Esta zona debe tener acceso eléctrico, teléfono e Internet, asi como
suficientes puntos de luz. Megafonía, almacén en caso de necesitar.
Ubicación idónea dentro de la feria.

Los problemas más inmediatos que tiene esta función durante el montaje y desarrollo de la
feria son:
- Exteriores
Los accesos, aparcamiento, carga y descarga, seguridad, personal.

-Interiores
Problemas en el proceso de montaje, maquinaria de obra, materiales e instalaciones.
Rápida solución a las continuas deficiencias: infraestructura, equipamiento, expositores y
visitantes.
El desmontaje

Por lo tanto, las zonas idóneas son en los accesos o la más próxima a ellos.

Las áreas de comunicación

Aulas y auditorios
La utilización de estos dos espacios plantea a priori la posibilidad de ser multiusos, y por lo
tanto utilizados indistintamente para los distintos fines.

Aulas. Solo son necesarias en determinadas ferias para dos grupos: profesionales y posibles
compradores; o estudiantes y grupos interesados. La ubicación de estas aulas debe estar
prioritariamente en la zona que está entre los accesos y el recinto.

Auditorios. Espacio mucho más complejo por razones de uso, técnicas, de ubicación y de
diseño. ¿Para qué? ¿para quiénes? El uso del auditorio depende mucho del tipo de actividad
presentada en la feria, ya que se imparten cursos, seminarios, mesas redondas y
conferencias; otras solo lo emplean esporádicamente para determinadas presentaciones de
productos. En cuanto a la capacidad se debe plantear antes.

Cuestiones técnicas. Las necesidades para su correcto funcionamiento implican que hay
que dotarlo de iluminación y la megafonía.

Problema acústico. El sonido es un problema de difícil solución y su funcionamiento acaba

siendo deficiente. En las ferias la contaminación acústica es terrible, si se levanta fuera del
área central, solucionamos muchas de las interferencias del sonido. En todo caso, la
localización concreta dentro de todo el espacio debe coordinar dos necesidades:
- La proximidad al acceso y los lugares de mucha afluencia, como cruces de ejes o áreas de
descanso.

¿Integrados o separados?. A menudo la opción de diseñar en espacio público un espacio

mixto que pueda integrarse en el montaje de la exposición y que cuando no haya ninguna
programación pueda utilizarse para otras funciones, como la de ser una área de descanso.
Desmontables. Sistemas de estructuras tubulares o modulares son idóneos para este
montaje.

El diseño y la ergonomía.
- Visibilidad del escenario o palestra, para lo que es importante ver la configuración del
recinto y la disposición de los asientos, que pueden ser fijos, semifijos y móviles, de
acuerdo con las necesidades que tengamos.
- Ergometría, la coherencia entre la actividad y el tiempo que exige su atención.

Espacios especifícos
- Salas VIPS
- Amigos de la feria
- Sala de prensa
- Almacenes: Agrupados o separados; exteriores, interiores.
- Talleres de mantenimiento
- Retén de emergencia
- Otros servicios: Taquillas, aseos, botiquín, megafonía, seguridad, guardarropa.
- Restaurante y cafetería
- Montados por los organizadores: Puntos de información, venta de catálogos, visitas
guiadas, servicios de accesibilidad.

Áreas de trabajo
Coordinación, gestión y producción.

Toda la organización de una feria conlleva múltiples facetas, y en el tiempo se traduce en

todo un año, el que transcurre exactamente desde el desmontaje de la anterior hasta la
inauguración de la próxima. Evidentemente es una especie de cuadro sinóptico en el que
cada uno de los puntos requeriría una mayor profundización, pero entiendo que, dentro del
conjunto del trabajo, con estos datos bastaría para entender su importancia en todo el
desarrollo.

Organización de áreas.
1a fase. normas y búsquedas. Este trabajo puede llevar un periodo aproximado de dos
meses.
- Definir el reglamento de la nueva campaña
- Nuevos expositores
- Gestión de subvenciones oficiales
- Patrocinios y colaboradores

2a fase. convocatoria, comités y reservas. (2 ó 3 meses)

- Convocatoria de la feria
- Primer seguimiento de dicha convocatoria
- Definición de los distintos grupos, comisiones, empresas o las instituciones invitadas
- Reserva del espacio y encargo de todos aquellos servicios como papelería, publicidad,
cartelería, etc

3a fase. recepción de expositores y proyectos paralelos. (30 días)

- Los distintos stands y sus adjudicatarios.
- Proyectos paralelos, conferencias, seminarios, mesas redondas, presentaciones, etc.
- Página web

4a fase. De las listas al proyecto de diseño espacial, por un periodo similares al de la fase
anterior. (1 mes)
- Cierre definitivo de las listas, tanto de stands como de invitados
- Materiales
- Equipo de diseño y de montaje
Paralelamente se establece el primer contacto con la empresa que va a realizar el trabajo de
la construcción de la feria para que esté en relación y contacto continuo con el equipo de
diseño.

5a fase. catálogo y seguimiento. (1 mes)

- Disponer toda la documentación necesaria para la maquetación y edición del catálogo
- Seguimiento de todas las actividades de cualquier tipo, cerrar pagos
- Contacto fluido con todos los expositores para comunicarles diferente información que vaya
sucediendo
- El equipo de diseño presentará el montaje de sus primeros planos

6a fase. Proceso final. (2 o 3 meses)

- Ultima revisión del catálogo
- Planos de situación
- Invitaciones
- Seguros
- Diseño, montaje y dirección de obra
- Prensa

7a fase. Coordinación en el montaje y permanencia de la muestra

- La construcción
- La feria

Publicidad y difusión

Según el contenido de la feria se estudia el mercado posible de interesados, sobre todo de

consumidores y también de visitantes
- Publicidad directa. Se realiza mailing
- Publicidad en los medios de comunicación escrita. Anuncios en revistas o publicaciones
periódicas
- Publicidad en los medios audiovisuales. CD o DVD
- Publicidad en la red. Página web
- Publicidad urbana. Banderines, paradas de autobús, metro, carteles publicitarios, etc.

El proceso de montaje

Todo lo que se refiere al tema de la construcción de la feria desde los primeros pasos en el
diseño, la redacción, su ejecución hasta el montaje y desmontaje, implica una complejidad
mucho mayor que la de una exposición tradicional, fundamentalmente debido a la gran
superficie que ocupa y al volumen de obra.

El proyecto. Un proceso complejo.

Definiciones de diseño. La exposición

- Dimensiones tipo de las unidades expositivas
- Sistema constructivo de dichas unidades
- Esquema especial elegido

Incorporación de la normativa
El espacio que queda es limpio para el área expositiva

Trama reguladora de la modulación expositiva

La planta definitiva
La experiencia, como ya hemos indicado antes, es clara en el sentido de no poder cerrar la
distribución de las unidades hasta el último momento, de ahí la justificación de este sistema.

Los otros servicios

Todos los usos complementarios que no estén incluidos de una manera fija en el contenedor
y hayan, por tanto, de proyectarse y construirse, como son las cafeterías, restaurantes,
almacenes, etc.

La información
Debemos tomar en cuenta que toda la publicidad y difusión previa debe acompañarse de
una correcta y cómoda señalización, tanto el exterior como adentro del recinto.

La llegada

Las enormes posibilidades de la ciudad

Crear curiosidad o sorpresa

Señalética general del espacio

Llegar a un stand

Sistemas de señalización

a) Comprensión
b) Doble retícula
c) Visibilidad

¿Qué podemos hacer?

La solución ha de venir de la coordinación de dos conceptos diferentes: nuevos sistemas de
identificación, cambiando la ubicación.

Programas de mano
El diseño de este programa de mano ha de considerarse prioritario y es conveniente recordar
que:
- La lectura del plano de la feria, que evidentemente debe figurar en él, no es de fácil
comprensión para la mayoría de las personas que no están habituadas al manejo de tal
documentación gráfica.
- La nomenclatura, sea cual sea, ha de entenderse claramente en un primer vistazo.

Planificación y dirección de obra

Montaje y desmontaje

Accesos y tráfico interior

Problemas:
- Aparcamientos
- Carga o descarga
- Personal, materiales y maquinaria
- Obras y expositores
- Visitantes
- Accesibilidad y adecuación

Las 3 fases de la ejecución

- El replanteo sobre el terreno, donde situamos sobre la superficie real la planta dibujada en
el proyecto
- El levantamiento de las unidades de exposición, en un periodo corto de tiempo
- Los trabajos internos de cada stand, responsabilidad ya de cada expositor

Medición sobre el terreno

La importancia del primer paso lo demuestra que cualquier error en ella puede arrastrar
consigo cambios de superficies y, por tanto, incumplimiento con todo lo relativo a la
reglamentación.

El montaje de la muestra
Es básico y si es mal empleado puede ser que sea percibido como de mala calidad.

La exposición en el stand
Configura como responsable al propio expositor, que no debe olvidar cumplir,
independientemente de sus criterios legítimos para diseñar su espacio, todos aquellos
requerimientos formales y de accesibilidad de los que venimos hablando.

Funcionamiento y mantenimiento
- Seguridad
- Protección

La seguridad estable del recinto cuyo fin es el mantenimiento y la protección de la

infraestructura permanente: accesos, edificios, áreas exteriores y ajardinadas, administración,
etc.
La general de los organizadores de cada evento, con especial incidencia en el control de los
accesos y vías de salida de emergencia, zonas comunes y respuesta eficaz y rápida ante
cualquier suceso en el transcurso de la exposición.

La particular de cada expositor en su espacio propio, y que consecuentemente depende él y

a la que aludiremos en cuanto hablemos de los stands.

Controles mecánicos
a) Los accesos
b) Las salidas de emergencia
c) Protección periférica

Los medios electrónicos

- Sensores de todo tipo
- Cámaras

Medios humanos y vigilancia

- Contar con uno o varios planes de acción

Reten técnico de guardia

- Para fallos de todo tipo en cualquier momento