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Introducción TRD
Introducción TRD
3. GLOSARIO
4. BIBLIOGRAFÍA
Las Tablas de Retención Documental reportan los siguientes beneficios para la Entidad:
El organigrama del Ministerio del Trabajo está compuesto por cincuenta y tres (56) oficinas;
conformado de la siguiente forma veintisiete (27) dependencias y veintinueve (29) Grupos
Internos de Trabajo, con sus respectivas funciones contempladas en el Decreto 4108 de
2011 y en Actos administrativos internos. Se elaboró una Tabla de Retención Documental,
para cada una de las Unidades Administrativas. (Oficinas y Grupos)
Las Tablas de Retención Documental son la herramienta formal por excelencia, que define la
permanencia de los documentos de archivo, a través del tiempo, en cada una de las fases de
archivo que componen su ciclo vital; por ello deben soportarse en las funciones de las
oficinas, Manual de funciones y la normativa vigente, como eje fundamental de decisión ante
la producción de documentos y definición de la disposición final y procedimiento a ser
aplicado al documento en el proceso de gestión documental. Ahora bien, el Ministerio de
Trabajo al ser una Entidad del Estado debe regirse por la normatividad que establece el
Archivo General de la Nación, para efectos del desarrollo de la gestión documental, esta ley
se tuvo en cuenta como marco normativo de referencia, ya que contempla la metodología y
pautas orientadas a la elaboración de las Tablas de Retención Documental, su aplicación y
participación dentro del proceso de la gestión administrativa de los documentos. Por otra
parte, se contempló la normativa que aplica a la entidad, con el propósito de identificar la
producción documental que se genera a partir de la obligatoriedad y cumplimiento de un
requisito y que se constituye en documento probatorio ante las entidades competentes.
Actualización
La Tabla de Retención Documental, por ser un elemento dinámico, de consulta permanente,
se actualizará, cada vez que se requiera por modificaciones de estructura, nuevas funciones,
creación o supresión de oficinas, grupos etc. El Comité institucional de Desarrollo
Administrativo, podrá reunirse extraordinariamente para introducir las modificaciones
pertinentes.
CLASE DESCRIPCIÓN
Obligación de las entidades oficiales de entregar
LEY 4 DE 1913 y recibir inventariados los documentos de los
archivos.
Por el cual se autoriza el procedimiento del
DECRETO 2527 DE 1950
microfilm y se concede el valor probatorio.
ACUERDO 007 DEL AGN DE 1994 Reglamento general de archivos.