Procedimiento de Gestión Documentaria-V1

RESOLUCIÓN DE CONSEJO UNIVERSITARIO
Nº 186-2021-UAI-CU/P
Chincha, 17 de mayo del 2021
-1-
Vista: la propuesta del Rector de la Universidad Autónoma de Ica en referencia a lo solicitado por la Dirección de
Gestión de la Calidad, sobre la aprobación del ‘‘Procedimiento de Gestión Documentaria’’ de la Universidad
Autónoma de Ica, y;
CONSIDERANDO
Que, por Resolución N°136-2006-CONAFU-P del 29 de Mayo de 2006 se autoriza el funcionamiento de la

universidad con sede en la ciudad de Chincha, departamento de Ica, para brindar servicios educativos de
nivel universitario;
Que, con fecha 09.07.2014 se emite la resolución N° 432-2014-CONAFU en la que el Consejo Nacional para la
Autorización de Funcionamiento de Universidades – CONAFU, autoriza el cambio de nombre de la
Universidad Privada Ada A. Byron por el nombre de “UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ICA”;
Que, por Resolución del Consejo Directivo Nº 045-2020-SUNEDU/CD de fecha 12.06.2020 la Superintendencia
Nacional de Educación Superior Universitaria – SUNEDU, otorga la licencia institucional a la Universidad
Autónoma de Ica S.A.C. para ofrecer el servicio educativo superior universitario, con una vigencia de seis
(06) años;
Que, por Resolución del Consejo Directivo Nº 045-2020-SUNEDU/CD de fecha 12.06.2020, se deja sin efecto la
Resolución Nº136-2006-CONAFU del 29 de mayo del 2006, así como las resoluciones modificatorias,
conexas y complementarias emitidas por el extinto Consejo Nacional para la Autorización de Funcionamiento
de Universidades – CONAFU;
Que, teniendo en consideración el Estado de Emergencia Nacional declarado mediante Decreto Supremo N° 044-
2020-PCM y prorrogado por los Decretos Supremos N° 051-2020-PCM, 064-2020-PCM, 075-2020-PCM,
083-2020-PCM, 0094-2020-PCM, 116-2020-PCM, 135-2020-PCM, 139-2020-PCM, 146-2020-PCM, 151-
2020-PCM, 156-2020-PCM, 162-2020-PCM, 165-2020-PCM, 170-2020-PCM, 174-2020-PCM, 184-2020-
PCM, 201-2020-PCM, 008-2021-PCM, 023-2021-PCM, 036-2021-PCM y 058-2021-PCM; 076-2021-PCM y
092-2021-PCM;
Que, el Decreto Legislativo N° 1496 de fecha 9 de mayo de 2020, en su artículo 5: Convocatoria y desarrollo de
sesiones virtuales por parte de los órganos de gobierno de universidades. FACULTA a las Asambleas
Universitarias, Consejos Universitarios, Consejos de Facultad y en general a cualquier órgano de gobierno
de universidades públicas y privadas, para que realicen sesiones virtuales con la misma validez que una
sesión presencial. Para ello, emplean medios electrónicos u otros de naturaleza similar que garanticen la
comunicación, participación y el ejercicio de los derechos de voz y voto de sus miembros. Los medios
utilizados para la realización de las sesiones virtuales deben garantizar la autenticidad y legitimidad de los
acuerdos adoptados;
Que, el Estatuto de la Universidad Autónoma de Ica señala que la Dirección de Gestión de la Calidad es el órgano
de asesoramiento encargado de diseñar, implementar y supervisar el sistema de gestión de la calidad que
asegure la mejora continua de la calidad institucional poniendo énfasis en la calidad y mejora continua de la
formación académica, coordinando a nivel institucional todos los procesos para obtener la acreditación de
los programas académicos de la universidad y mantenerlos acreditados en el tiempo;
Que, la Dirección de Gestión de la Calidad tiene como una de sus atribuciones proponer al rector las normas y
procedimientos para el mejor funcionamiento de la dirección de gestión de la calidad;
RESOLUCIÓN DE CONSEJO UNIVERSITARIO
Nº 186-2021-UAI-CU/P
Chincha, 17 de mayo del 2021
-2-
Que, bajo este contexto se ha remitido al despacho del Rectorado el ‘‘Procedimiento de Gestión Documentaria’’
de la Universidad Autónoma de Ica, que tiene por objeto Describir la gestión documentaria del Sistema de
Gestión de Calidad de la Universidad Autónoma de Ica;
Que, el Rectorado ha elevado para análisis y propuesta de aprobación al pleno del Consejo Universitario para
que brinden su conformidad;
Que, en uso de las atribuciones dadas por la Ley Universitaria N°30220, el Estatuto de la Universidad y con el
voto aprobatorio unánime del Consejo Universitario de la Universidad Autónoma de Ica, se:
ACUERDA
Artículo 1° APROBAR el ‘‘Procedimiento de Gestión Documentaria’’ de la Universidad Autónoma de Ica, la

cual forma parte integrante de la presente resolución.
Artículo 2° ENCARGAR a la Dirección de Gestión de la Calidad y áreas involucradas el cumplimiento de lo

aprobado en la presente resolución.
Artículo 3° TRANSCRIBIR la presente Resolución a todas las instancias de la universidad a fin de que sea
de conocimiento público.
Comuníquese, publíquese y archívese
Dado en la ciudad de Chincha Alta a los 17 días del mes de Mayo del 2021.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ICA Código: DGC-AC-PRC-01
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

DOCUMENTARIA DE LA UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE ICA Página: 1 de 14
‘‘PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA’’ DE LA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ICA.
Aprobado mediante Resolución de Consejo Universitario
N° 186-2021-UAI-CU/P-V de fecha 17.05.2021.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Mg. Hilda L. Félix Pachas Dr. Hernando Martín Campos Resolución de Consejo Universitario
DIRECTORA DE LA DIRECCIÓN DE Martínez Nº 186-2021-UAI-CU/P-V de fecha
GESTIÓN DE CALIDAD RECTOR 17.05.2021.
Prohibida la reproducción de este documento, este documento impreso es una copia no controlada.

ÍNDICE
Página
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................. 3
3. NORMAS Y REFERENCIAS.................................................................................. 3
4. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO ..................................................................... 3
4.1 DUEÑO DEL PROCESO: ........................................................................... 3
4.2 RESPONSABLES INVOLUCRADOS ............................................................... 3
5. SIGLAS Y DEFINICIONES .................................................................................... 4
6. LINEAMIENTOS .................................................................................................... 5
6.1. IDENTIFICACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS .......................... 5
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ................................................................ 9
7.1. FLUJOGRAMA DE CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ..... 9
8 CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................... 12
9 REGISTROS E INSTRUCTIVOS ....................................................................................................... 12
10 ANEXOS ............................................................................................................................................ 12


1. OBJETIVO
Describir la gestión documentaria del Sistema de Gestión de Calidad de la

Universidad Autónoma de Ica
2. ALCANCE
El alcance del presente procedimiento aplica a todos los documentos del

Sistema el Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Ica y es de
obligatorio cumplimiento.
3. NORMAS Y REFERENCIAS
3.1. Ley Universitaria 30220

3.2. Norma ISO 9001:2015
3.3. Estatuto
3.4. Reglamento General de la Universidad Autónoma de Ica.
3.5. Plan Estratégico Institucional
3.6. Plan de Gestión de Calidad Institucional 2020-2024
4. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO
4.1 DUEÑO DEL PROCESO:

 Dirección de Gestión de la Calidad
 Secretario General
4.2 RESPONSABLES INVOLUCRADOS:
 Director de Gestión de Calidad

 Usuario
 Coordinación de Aseguramiento de Calidad
4.3 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

 Revisar los documentos del SGC para garantizar las condiciones de
calidad.
 Asegurar que la Lista Maestra de documentos se encuentra
actualizada.
 Verificar que el módulo de Gestión Documentaria disponga de los
documentos pertinentes y en el tiempo oportuno.
 Asegurar la actualización de la información documentada y disponer
de los documentos obsoletos.


 Contribuir en la elaboración de información documentada de los

procesos.
 Organizar y codificar la información documentada, previa a su
aprobación.
 Cargar, actualizar y gestionar los documentos al módulo de Gestión
Documentaria
 Mantener actualizada la Lista Maestra de Documentos.
4.4 Direcciones/Jefaturas/Comités:
 Proponer y elaborar documentos del Sistema de Gestión de Calidad,
que se encuentran en su alcance.
 Revisar los documentos relativos a la SGC que se encuentran en su
alcance.
5. SIGLAS Y DEFINICIONES UAI: Universidad Autónoma de Ica

 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
 DGC: Dirección de Gestión de Calidad.
 Documento: Información que describe un proceso.
 Elaboración: Actividad de recolección de información y preparación del

documento.
 Revisión: Actividad que garantiza la calidad técnica, funcional y estética de

los documentos en general que serán presentados para su posterior
aprobación.
 Aprobación: Actividad mediante la cual se valida la revisión y se da

conformidad a los documentos que cuentan con la revisión pertinente para
ser posteriormente publicados.
 Publicación: Actividad de despliegue institucional, que permite dar a

conocer el documento nuevo o actualizado aprobado y vigente.


6. LINEAMIENTOS
6.1. Identificación y disponibilidad de documentos

Los documentos son identificados a través de los criterios establecidos
en el DGC-AC-INS-01 Instructivo de Elaboración de Documentos del
presente procedimiento. Todos los documentos relativos al Sistema de
Gestión de la Calidad son controlados mediante la DGC-AC-FORM-01
Lista Maestra de Documentos.
Si se cuenta con registros cuyo formato no presentan código o formato

estandarizado, igualmente deben estar identificados en la DGC-AC-
FORM-01 Lista Maestra de Documentos.
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran

disponibles para el personal en la Módulo de Gestión Documental en la
Plataforma Aula Virtual, el cual está protegido contra modificaciones no
intencionadas. La Dirección de Gestión de Calidad es la única
responsable de publicar y modificar la información en el módulo de
Gestión documental de dicha plataforma, garantizando que esta se
encuentre actualizada y disponible. Los demás usuarios, solo tienen
permiso para consultar y descargar la información.
Todo documento autorizado y registrado en el Módulo de Gestión

Documental se considera VERSION OFICIAL, sin embargo, un
documento impreso, se convierte en “COPIA NO CONTROLADA”, siendo
responsabilidad del Usuario, la verificación de la copia con la difundida
en el Módulo de Gestión Documentaria y su destrucción inmediatamente
se termine el uso. Las emisiones de las copias de las versiones oficiales
pueden ser entregadas por la Dirección de Gestión de Calidad y el
secretario general.
Con cada actualización, los procedimientos transversales (Estratégicos y

de Soporte) serán comunicados a todo el personal por correo electrónico,
indicando la ruta donde se ubican. En el caso de los procedimientos
específicos (Operativos), se enviará un correo electrónico al personal
involucrado.


Documentos Obsoletos
La Dirección de Gestión de Calidad conserva los documentos obsoletos

de toda la información documentada, a excepción de los registros, por un
periodo mínimo de 5 años.
Cuando un documento es actualizado, su versión anterior es resguardada

en Módulo de Gestión Documental en la carpeta llamada “Obsoletos” y la
nueva versión debe ser difundida a las partes interesadas para su
conocimiento y aplicación inmediata.
Custodia de documentos
La custodia de los planes de estudio, reglamentos generales y

específicos, resoluciones rectorales se encuentra bajo responsabilidad
de la Secretaría General, y la Dirección de Gestión de Calidad custodia
los documentos relativos al SGC.
Los documentos digitales registrados en Módulo de Gestión Documental,

son resguardos de forma semanal en un back up bajo responsabilidad
del Jefatura de Tecnologías de Información; el cual reporta mediante
correo electrónico de manera semanal a la Dirección de Gestión de
Calidad y la Secretaría General sobre dicha actividad.
Control de Cambios
La identificación de cambios se realiza a través de un cuadro, en la

sección control de cambios (N° versión, fecha, sección modificada,
cambio realizado, responsable del cambio) en el cual se especifican la
sección modificada y un resumen general de los cambios respecto a la
revisión anterior.


Ejemplo:
Versión/Revisión Sección Cambio Responsable

Fecha
Nº modificada realizado del Cambio
Asimismo, se mantiene la línea de aprobación del documento; es decir,

quienes elaboran, revisan y aprueban el documento modificado tienen las
mismas responsabilidades (cargos) respecto del documento anterior. En
el caso de un reemplazo temporal de funciones de los responsables de
la elaboración, revisión y aprobación, se acepta que esta persona
(reemplazo) sea quien elabore, revise o apruebe el documento
modificado.
Periodo de Revisión de los documentos
El periodo de revisión lo determina la DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra

de Documentos a través del campo “vigencia”, la cual establece el tiempo
de duración que tendrá el documento. Existen documentos cuya vigencia
es indeterminada y otras que especifica el periodo (en años); en ambos
casos la DGC harán seguimiento y gestionará su revisión. Así mismo, la
revisión puede realizarse según la necesidad de las direcciones, áreas
usuarias y/o por los cambios y actualización de las normas legales que
rigen las actividades que realiza la Universidad. Se cambiará de versión
sólo si se identifican cambios, de no requerirlos se conserva la versión.
El responsable de la elaboración del documento es el encargado de

identificar modificaciones del mismo y actualizar los documentos
relacionados o comunicar a la persona responsable del documento.
Eliminación de documentos
La eliminación de documentos está a cargo la Dirección de Gestión de
Calidad, quién enviará un comunicado, vía correo electrónico, al personal
involucrado con la relación de los documentos por eliminar.
Finalmente, Dirección de Gestión de Calidad realizará la actualización y
publicación de la DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra de Documentos y los
documentos del módulo de Gestión Documental plataforma Aula Virtual.


Documentos de origen externo

La gestión de los documentos de origen externos se realizar a través de
la DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra de Documentos y el Módulo de
Gestión Documental de la Plataforma Aula Virtual.


7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
7.1. FLUJOGRAMA DE CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS


.7.2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
N° RESPONSIBLE ACTIVIDAD REGISTRO

(COLOCAR COMO
CARGO)
Solicita Asesoría a la DGC para la
DUEÑO DEL CORREO
1 Elaboración a actualización de un
PROCESO ELECTRÓNICO
documento.
La Dirección de Gestión de la Calidad
DIRECCIÓN DE coordina con la Dirección
CORREO
2 GESTIÓN DE LA Administrativa y/o Rectorado sobre la
ELECTRÓNICO
CALIDAD viabilidad sobre la actualización y/o
verificación del documento.
¿Procede su elaboración y/o
actualización?
De ser sí, continúa con la actividad 3
De ser no, finaliza el proceso.
3 Elaboran o actualizan el documento en
función DGC-AC-INS-01Instructivo
DUEÑO DEL de Elaboración de Documentos de
PROCESO la Universidad Autónoma de Ica.
RECTOR/
Revisar la Versión del Documento
DIRECCIÓN
4 actualizado y elaborado por el dueño
ADMINISTRATIVA
del proceso.
DGC
Codifica el documento en función del
DGC-AC-INS-01Instructivo de
DIRECCIÓN DE
Elaboración de Documentos de la
5 GESTIÓN DE
Universidad Autónoma de Ica y
CALIDAD
remite al Consejo Universitario o
Gerencia General para su aprobación.
¿Procede su aprobación y/o
actualización?
De ser no, regresa a la actividad 3
Elabora y Gestiona la firma de la
SECRETARÍA
6 Resolución de Aprobación.
GENERAL
Actualiza la DGC-AC-FORM-01 Lista DGC-AC-

DIRECCIÓN DE
FORM-01 Lista
7 GESTIÓN DE LA Maestra de Documentos y el Módulo
Maestra de
CALIDAD de Gestión Documentaria de la Documentos/


N° RESPONSIBLE ACTIVIDAD REGISTRO

(COLOCAR COMO
CARGO)
Plataforma Aula Virtual, en archivo Módulo de
PDF y sólo los formatos y registros se Gestión
podrán publicar en versión editable. Documentaria
de la Plataforma
Así mismo, elimina los archivos
Aula
correspondientes a la revisión anterior. Virtual/Porta de
Transparencia
¿Requiere Publicación en el Portal de

Transparencia?
De ser no, continúa con la actividad 9
Gestiona la publicación en el portal de
Trasparencia de acuerdo a la SG01-
OD-01 Directiva para el Portal de
Transparencia de la Universidad
Autónoma de Ica, mediante correo
DIRECCIÓN DE electrónico solicita al Vicerrectorado CORREO
8. GESTIÓN DE LA
Académico la publicación del ELECTRÓNICO
CALIDAD
documento.
Finalmente valida su correcta
publicación ingresando al portal de
transparencia.
Enviar correo electrónico al personal

DIRECCIÓN DE involucrado para realizar la difusión del CORREO
9. GESTIÓN DE LA
documento. ELECTRÓNICO
CALIDAD
Directores, jefes y responsables;

según corresponde se encargarán de CORREO
DUEÑO DEL la difusión al personal involucrado. De ELECTRÓNICO
10.
PROCESO ser necesario capacitará sobre su U OTROS.
aplicación.


8 CONTROL DE CAMBIOS
Versión/ Sección Cambio Responsable del
Fecha
Nº modificada realizado Cambio
Dirección de
Todo el
V1 Nuevo documento Gestión de Calidad 14.05.2021
Documento
y Acreditación
9 REGISTROS E INSTRUCTIVOS
• DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra de Documentos
• DGC-AC-FORM-02 Lista Maestra de Registros
 DGC-AC-INS-01Instructivo de Elaboración de Documentos de la Universidad
Autónoma de Ica.
10 ANEXOS
 DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra de Documentos
• DGC-AC-FORM-02 Lista Maestra de Registros
 DGC-AC-INS-01Instructivo de Elaboración de Documentos de la Universidad
Autónoma de Ica.


CÓDIGO:
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS VERSIÓN:
FECHA:
Tiempo en
Versión
Periodo
Tipo Nombre del Documento que Fecha de vigencia Dueño de
N° Tipo de proceso Proceso Código Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Presentación Distribución Máximo de Origen Área Responsable Comentarios
Documento Documento aprueba aprobación Proceso
Año Mes Días Revisión
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR


CÓDIGO: DGC-AC-FORM-02
LISTA MAESTRA DE REGISTROS VERSIÓN:

1
PÁGINA 01 de 01
Tipo de Nombre de Documento que Tiempo máximo de Área

N° Proceso SubProceso Origen. Código Nombre del Documento Versión Estado Presentación Distribución Dueño del Proceso Comentarios
proceso lo contiene conservación Responsable
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR :


Procedimiento de Gestión Documentaria-V1

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RESOLUCIÓN DE CONSEJO UNIVERSITARIO

Que, por Resolución N°136-2006-CONAFU-P del 29 de Mayo de 2006 se autoriza el funcionamiento de la

Artículo 1° APROBAR el ‘‘Procedimiento de Gestión Documentaria’’ de la Universidad Autónoma de Ica, la

Artículo 2° ENCARGAR a la Dirección de Gestión de la Calidad y áreas involucradas el cumplimiento de lo

Comuníquese, publíquese y archívese

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

Describir la gestión documentaria del Sistema de Gestión de Calidad de la

El alcance del presente procedimiento aplica a todos los documentos del

3.1. Ley Universitaria 30220

4. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO

4.1 DUEÑO DEL PROCESO:

4.2 RESPONSABLES INVOLUCRADOS:

 Director de Gestión de Calidad

4.3 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

 Contribuir en la elaboración de información documentada de los

5. SIGLAS Y DEFINICIONES UAI: Universidad Autónoma de Ica

 DGC: Dirección de Gestión de Calidad.

 Documento: Información que describe un proceso.

 Elaboración: Actividad de recolección de información y preparación del

 Revisión: Actividad que garantiza la calidad técnica, funcional y estética de

 Aprobación: Actividad mediante la cual se valida la revisión y se da

 Publicación: Actividad de despliegue institucional, que permite dar a

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

6.1. Identificación y disponibilidad de documentos

Si se cuenta con registros cuyo formato no presentan código o formato

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran

Todo documento autorizado y registrado en el Módulo de Gestión

Con cada actualización, los procedimientos transversales (Estratégicos y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

La Dirección de Gestión de Calidad conserva los documentos obsoletos

Cuando un documento es actualizado, su versión anterior es resguardada

La custodia de los planes de estudio, reglamentos generales y

Los documentos digitales registrados en Módulo de Gestión Documental,

La identificación de cambios se realiza a través de un cuadro, en la

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

Versión/Revisión Sección Cambio Responsable

Asimismo, se mantiene la línea de aprobación del documento; es decir,

Periodo de Revisión de los documentos

El periodo de revisión lo determina la DGC-AC-FORM-01 Lista Maestra

El responsable de la elaboración del documento es el encargado de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

Documentos de origen externo

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1. FLUJOGRAMA DE CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1

.7.2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

N° RESPONSIBLE ACTIVIDAD REGISTRO

Actualiza la DGC-AC-FORM-01 Lista DGC-AC-

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Versión: 1