Sistematización de procesos

MATERIA: SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS

SEMANA 3

TEMAS SEMANA 3:
a) Metodología para gestión de procesos de negocios (BPM).
b) Fase de Implementar.
c) Fase de Monitorear.
d) Fase de Optimizar.

 ¿Cuáles son los tres componentes necesarios para la fase de

implementación?
Dentro de la metodología para la gestión de procesos de negocio la fase de
implementación de las tareas necesarias para la implementación de procesos
eficaces, es por ello que se basa en tres componentes, que son:
a) Arquitectura orientada a servicios (SOA) Service Oriented Architecture
b) Motor de Reglas de Negocios (BRE)
c) Lenguaje de ejecución de procesos de negocios (BPEL)

a) Arquitectura orientada a servicios (SOA) Service Oriented Architecture

Las empresas basan su eficacia en el desempeño de los procesos que se han
diseñado para su operación en este sentido decimos que están orientados a
servicios, por ejemplo, cuando se debe elaborar la factura de una venta, han
existido pasos anteriores como : la salida de producto del almacén y el registro
de los datos del cliente, cuando se realiza la factura, se lleva a cabo un paso
siguiente que sería la cuenta por pagar, el registro de la venta en la base de
administración de ventas, etc. Toda esta información se genera en diferentes
aplicaciones. El objetivo del SOA es una vez alineados los procesos la base
informática deberá estar orientada a los servicios que requiere el usuario de
cada proceso. Es decir, el servicio es la funcionalidad recurrente de un proceso.
La arquitectura de servicios está orientada a eficientar los servicios de la
empresa para integrar el servicio de varias aplicaciones de IT a la informática
de la empresa.
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b) Motor de reglas de negocio (BRE)

Las empresas establecen las reglas de negocio aplicables a las aplicaciones, en
el ejemplo de la facturación que manejamos en el inciso pasado, puede ser la
cantidad mínima del pedido, las políticas de forma de pago etc, para integrar
las reglas del negocio a las aplicaciones ya establecidas se utiliza el motor de
reglas de negocio será entonces la forma en la que los desarrolladores de las
aplicaciones podrán vincular ambas.

c) Lenguaje de ejecución de procesos de negocios (BPEL)

Ahora que ya se han diseñado las aplicaciones de los sistemas de información
y la manera en que se van a relacionar, es necesario un lenguaje común que
integre todo el sistema para que se pueda operar. En el caso de la factura, se
realiza el pedido en una aplicación y la factura en un sistema, además de
integrar aplicación con sistema, habrá de existir un lenguaje común que ayude
a la interpretación de los datos que es el propósito del (BPEL).

 ¿Cuáles son las actividades que se deben llevar a cabo en la fase

de monitoreo?
Recordemos que el objetivo de la gestión de procesos de negocio es mejorar el
desempeño. Es sabido que cualquier cambio que exista debe ser monitoreado
para que en la operación se evalúe si contribuye al objetivo.
Por ello, es necesario que el proyecto de mejora en la empresa basado en la
metodología de BPM sea medido conforme a los resultados esperados y pueda
tener modificaciones operativas antes de la puesta en marcha.
Por ejemplo, en la empresa de nuestro ejemplo, sería medir ya sea el tiempo
de respuesta o la efectividad de la comunicación y enlace entre la aplicación
que levanta el pedido de la venta y la facturación al cliente.
La medición deberá ser medida con tres criterios primordiales
 Alcance: ¿Es el desempeño esperado de los procesos y la información de
cada transacción, completa y verídica?
 Tiempo: ¿El tiempo esperado de respuesta, está dentro del estándar
definido?
 Costo: ¿Los costos generados, están dentro del presupuesto esperado?

Es importante que los datos generados en la fase de Monitoreo se guarden en

una memoria llamada REPORTE, con la finalidad de estandarizar actividades
del proceso o base de mejora continua.
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Es posible auxiliarse de un BAM , un software que ayudará a monitorear las

actividades del negocio de manera gráfica y continua para visualizar de una
manera ágil el desempeño de cada transacción y posibilita comparar el
resultado VS el KPI´s establecidos de tal forma que los resultados clave del
negocio puedan ser mejorados. El BAM para nuestro ejemplo permitirá
visualizar las veces que fue efectivo el proceso de pedido y facturación en la
frecuencia que se lleva a cabo.

 ¿Cuáles son las estrategias de la fase de optimización?

En la actualidad, es muy frecuente escuchar acerca de la optimización como si

fuera una actividad fácil y común, lo cierto es que las empresas buscan
optimizar las actividades para obtener beneficios en la operación del negocio.
Es posible que en el proceso de la gestión de procesos de negocio que se ha
hablado en este documento, haya evidencia de la necesidad de optimizar un
proceso debido a la vinculación con los sistemas y aplicaciones desarrollados.
Lo anterior deberá realizarse desde un punto de vista sistémico de la
organización para no afectar a los procesos ya identificados, es por ello, que se
debe prestar atención a las estrategias que se plantean, iniciando con:

 Mejora continua. Debe convertirse en parte de la cultura de la

empresa y basado en el core process es decir el proceso clave que ayudará al
cumplimiento de la estrategia y siempre debe tener un objetivo con las
siguientes preguntas: ¿Qué deseo mejorar? , ¿Esta mejora, contribuye al logro
de los objetivos organizacionales?

 Dirección estratégica. Es el eje rector hacia donde convergen los

esfuerzos de la organización y que han sido diseñados para el logro de los
objetivos, nos ayuda a contestar la pregunta de ¿La acción de mejora tiene un
carácter estratégico?

 Medición de los KPI´s. El desempeño de un proceso tiene como

característica su repetividad, por ello, la mejora que se ha propuesto deberá
tener un impacto significativo en los KPI´s de la empresa, de lo contrario no es
viable la mejora del proceso propuesto.

 Toma de decisiones. Se convierte el parte última de la decisión

después de haber valorado la factibildad de las diferentes opciones siempre
basado en hechos, es decir una vez que los KPI´s estén disponibles será la
base para la mejor opción.
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 ¿Cuáles son las etapas del proceso de toma de decisiones?

Una decisión implica tomar una opción de las que se encuentren disponibles en
un escenario, en ese sentido, es necesario llevar cada una de las etapas en
orden de tal manera que se asegure la mejor de ellas.
Es por eso que se describen a continuación cada una de las etapas y un
ejemplo para explicar cada una de ellas,

I. Identificar y analizar el problema.

Un problema se puede definir como una situación que hace que no se llegue a
la meta en los parámetros establecidos, la identificación del problema es el
punto inicial de la solución. Es por ello que en la medida de lo posible se
establezcan metodologías que ayuden a llevar a cabo esta tarea.
Supongamos para nuestra situación inicial que hay varios errores en la
facturación, esto implica que los pagos a proveedores se atrasan y hay falta de
materia prima en almacén.

A simple vista tenemos muchos problemas y de diferentes áreas, una

estrategia errónea sería tratar de solucionarlos por separado, de acuerdo a la
visión sistémica que plantea el BPM es necesario ver a la organización como un
todo. Al realizar el análisis del problema es factible identificar que la causa-raíz
del problema es la generación de la factura. Podemos iniciar con un problema
probable.

II. Identificar los criterios de decisión y ponderarlos.

En esta parte se deben considerar los aspectos que se verán afectados cuando
se tome la decisión en el caso de nuestro ejemplo de facturación, al tomar la
decisión de la causa-raíz del problema, se pueden ver afectados los recursos
humanos, el proceso o inclusive el área financiera.

III. Definir la prioridad para atender el problema.

En esta parte se debe definir la prioridad de solución del problema, de acuerdo

al punto anterior debemos contestar a la pregunta de la valoración de las
probables causas del problema. En nuestro caso. ¿Es un problema que impide
la operación de la empresa?, ¿Es un problema que afecta pero no impide la
operación de la empresa? ¿Es un problema cuya afectación a la operación de la
empresa es mínimo?
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IV. Generar las opciones de solución.

En esta parte se consideran todas las opciones que puedan resolver el

problema, en nuestro ejemplo pudiera ser capacitación, modificación al sistema
de facturación o inclusive facturación automatizada que no tenga que ver con
manipulación humana

V. Evaluar las opciones.

Los problemas deben ser particulares de cada empresa, si sirvió para otra, no
es obligatorio que funcione para la nuestra. En esta parte se evalúan las
opciones de solución del problema y los factores de afectación para elegir la
que mejor resuelva la situación en particular. En nuestro ejemplo puede ser
evaluado por costo y factibilidad

VI. Elección de la mejor opción.

Toda vez que se haya llevado a cabo la evaluación de las opciones es necesario
elegir la mejor opción de acuerdo al contexto del problema, en nuestro caso se
ha elegido hacer adecuaciones al mismo software de facturación que impida el
ingreso de datos erróneos colocando ciertas barreras en los campos de
captura.

VII. Aplicación de la decisión.

En esta parte se pone en marcha la opción elegida y se realizan las mediciones

correspondientes, en el caso que nos toca, posterior a la modificación del
sistema de facturación debe medirse los errores si es que siguen ocurriendo,
de esta manera se logrará una evaluación de la opción

VIII. Evaluación de los resultados.

En esta última etapa se evalúan los resultados posteriormente de la

implementación de la opción para el ejemplo, si se han disminuido o eliminado
los errores, se ha tomado una buena decisión, de lo contrario, habrá que tomar
una segunda opción.