El proceso administrativo

Administración de Recursos
Informáticos
Semana 3 - 1ra sesión
Sandro Aquino Carrasco, MBA
 Agenda para hoy...
¾ Proceso administrativo
„ Jerarquía
„ Funciones y actividades principales
¾ Concepto de universalidad de la gerencia
¾ Proceso administrativo cambiante
¾ Rol del administrador
¾ Tarea
 La importancia de la gerencia
¾ Según el Dpto de Defensa de EE UU:
„ “...la diferencia entre el éxito o el fracaso -
entre un proyecto que está en horario y en
presupuesto, y otro que está tarde y
sobregirado- es con frecuencia una función
de la efectividad del gerente”.

Hacia responsabilidades de gestión

El proceso administrativo: funciones

Tomar decisiones Se dan durante

todo el proceso
Planear administrativo, en
forma continua.

Organizar
Controlar

Dirigir
Establecer Integrar Analizar
comunicaciones problemas
Jerarquía de las funciones

Administración

Funciones de la
Administración (5)

Actividades fundamentales
de la Administración

Actividades y tareas en la
Administración de
Proyectos de TI
 Planear

Planificar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

¾ Hacer Definiciones Estratégicas:

visión, misión, objetivos, FCE L a co m
unicac
ió n
es i mp
ortant
¾ Formular estrategias y políticas e

¾ Determinar alternativas de acción

Š Ventajas, desventajas, requisitos, riesgos y
beneficios

¾ Tomar decisiones
Š Gerente responsable de decisiones

¾ Establecer procedimientos y reglas Planea

implic miento
Š Guías para tomar acción en vez de tomar a un r
iesgo
decisión. Poco margen de acción
 Planear

Planificar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

Estima
ci ó
impor n es ¾ Desarrollar planes de acción
tante z Plan Estratégico de Sistemas
z Plan (cartera) de Proyectos
z Plan de Gestión de la Calidad
z Plan de RR HH
z Plan de migración
Š Preparar un presupuesto
z Para ‘conversar’ con otros gerentes
Š Definir entregables e hitos a alcanzar
¾ Predecir situaciones futuras
Š Análisis de riesgos y escenarios
¾ Documentar los planes
Š Para comunicarse con todos
Š Mantener planes actualizados
 Planear

Organizar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

¾ Determinar y dividir en tareas, las

actividades y procesos que son necesarios
para lograr los objetivos del área/proyecto, y
arreglar estas tareas en grupos lógicos.
¾ Identificar el tipo y estructura organizativa
formal y las relaciones de autoridad entre
ella
„ Definir puestos en la organización
¾ Asignar grupos de actividades a una entidad
de la organización y delegar responsabilidad
y autoridad.
 Planear

Organizar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

¾ Asignar responsabilidades y la
autoridad requerida
¾ Establecer calificaciones
¾ Documentar las estructuras y las
decisiones
 Planear

Integrar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

¾ Llenar los puestos organizativos con

la gente correcta
Š Establecer/revisar estándares de puestos
Š Implica proceso de reclutamiento y selección
de personal
¾ Asimilar al personal asignado
¾ Educación o entrenamiento
Š Considerar el desarrollo general
¾ Evaluar y valorizar al personal
Š Análisis FORD de cada miembro del equipo
¾ Compensar o terminar asignaciones
¾ Documentar decisiones de asignación
 Planear

Dirigir
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

Es la habilidad de interpretar los planes y

estrategias, clarificando las
¾ Proporcionar liderazgo
responsabilidades y guiando a su equipo ¾ Supervisar
hacia un rendimiento mejor, motivándolos
para trabajar con entusiasmo y confianza ¾ Delegar autoridad
hacia las metas del área/proyecto ¾ Motivar
¾ Coordinar
¾ Facilitar comunicaciones
¾ Resolver conflictos
¾ Administrar el cambio
¾ Documentar
 Planear

Controlar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

¾ Medir el cumplimiento de metas/planes

(feedback)
„ Se requiere una estructura organizativa
¾ Definir y especificar estándares de
rendimiento
Š Del proceso y del producto
¾ Establecer sistemas de monitoreo e informes
¾ Iniciar acciones correctivas
„ Puede implicar cambios a los planes
¾ Recompensar y disciplinar
¾ Documentar y publicar informes de control.
El concepto de universalidad de la gerencia
¾ Es la aplicabilidad de los principios
administrativos en la gestión de diferentes
tipos de organizaciones.
„ Se asume que la gerencia ejecuta las
mismas funciones básicas.
„ Independiente de su posición en la
organización y de la empresa que se esté
administrando.
¾ Las prácticas gerenciales, métodos,
actividades y tareas detalladas son propias
de la organización (empresa, área) que se
esté administrando o del gerente mismo.
El concepto de universalidad de la gerencia

¾ La aplicación del concepto de universalidad de la

gerencia nos permite utilizar muchos de los
principales esfuerzos y éxitos del campo de la
administración o de otras áreas del conocimiento,
en la dirección y/o administración de un área o
proyecto de TI. Ejemplos:
Š Teorías de Organización: jerárquica, matricial, red.
Š Administración por objetivos
Š Necesidades de jerarquía de Maslow
Š Teoría X e Y
 Proceso administrativo cambiante
Business Transformation
EPS and Resumed
The Management
“March to the Northeast
Model Breaks Down
Northeast Corner” Corner
March

1920’s 1960’s 1980’s 1990’s

Functional Hierarchy Diamond-shaped Organization IT-Enabled Network Organization

40%
White
Collar
Knowledge
60% Blue Workers
Collar
Information Economy
Industrial Economy Resources:
Resources: People, Materials,
Men, Materials, Capital, and
and Money Information &
Knowledge
Los cambios implican riesgos…también OPORTUNIDADES!!!
 Proceso administrativo cambiante
a dy e
lejid ient
o mp crec
C ió n
vis

TI /SI TI /SI TI /SI

Cambios Control Actividades centrales

técnicos administrativo de la empresa

Tiempo 1950 1960 1970 1980 1990

Gente de TI debe entender de los temas del Negocio y viceversa

 Proceso administrativo cambiante
Empresa TI / SI
Lo que la empresa desea y
puede hacer depende de Hardware
lo que su TI/SI le permitan

Negocio
Estrategias Base de
Software
Reglas Datos
Procedimientos
Interdependencia
La responsabilidad de la TI/SI
NO puede ser delegada en Telecom
quienes toman las decisiones
técnicas. En todo caso, se debe
hacer en conjunción con ellos.
 Rol del administrador
¾ Considera el trabajo como un proceso integrador
de personas, ideas y planes
¾ Para implementar las estrategias, tomar
decisiones y lograr los objetivos
¾ Manejando la complejidad de la organización y
su entorno
Š Trae orden y consistencia

¾ Tratando de evitar el cambio

Š No trata de manejar el cambio, se busca evitarlo

No basta una buena administración. Se requiere un fuerte liderazgo

 Tarea
¾ ¿Qué es un factor crítico de éxito (FCE)?
„ FCE son todos aquellos aspectos que deben ir bien
para que la organización esté bien.
„ Necesitan definirse, medirse y controlarse.
„ Ejemplos:
Š Contar con el presupuesto adecuado.
Š Contar con personal de TI capacitado y motivado.
Š Contar con el respaldo y confianza de la alta gerencia.
 Tarea
¾ Para la próxima semana
¾ Escoger la organización para el estudio
„ Empresa de TI/SI
„ Área de TI/SI de una empresa
¾ Presentar y exponer un informe
„ Presentación y organigrama de toda la empresa.
„ Visión de la organización informática analizada.
„ Misión de la organización informática analizada.
„ Objetivos principales de la organización informática analizada.
„ Factores críticos de éxito para la gestión adecuada de la
organización informática analizada.
Š Debe sustentar cada FCE.
 Jerarquía de necesidades de Maslow

¾ A medida que se satisface

cada necesidad, la siguiente
se vuelve dominante De

¾ Para motivar autorealización

„ Comprender el nivel actual de De estima

la jerarquía Sociales

„ Enfocarse a la satisfacción de De seguridad

las necesidades de ese nivel o Fisiológicas
el siguiente
 Teoría X e Y de McGregor
Teoría X Teoría Y
¾ El trabajo disgusta ¾ El trabajo es algo natural
¾ Deben ser ¾ Autodirección y autocontrol
supervisados “al (dirigen sus propios
minuto” esfuerzos)
¾ Evitarán asumir ¾ Asumen responsabilidades
responsabilidades ¾ Hay capacidad de tomar
¾ La seguridad por decisiones y asumir riesgos
encima de todo
Determine cuáles son los supuestos para su equipo, luego
decida. P.e: promover la toma de decisiones participativa
 Motivación
¾ Es la voluntad de llevar a cabo
grandes esfuerzos para alcanzar las
metas organizacionales,
condicionada por la capacidad del
esfuerzo para satisfacer alguna
necesidad individual.
Š Las necesidades del individuo deben ser
compatibles y consistentes con las metas
organizacionales.
 Motivación del personal
¾ Reconocer diferencias entre
individuos
Š Individualizar metas, nivel de
participación y recompensas
¾ Fijar metas y retroalimentación
¾ Fomentar decisiones participativas
¾ Vincular recompensa con
desempeño
¾ Buscar la equidad
 Planear

Organizar
Organizar
Controlar

Dirigir
Integrar

Gerencia de línea

Objetivos claves
Líder del Procesos Básicos de desempeño
Proyecto
Equipo Reducir tiempo
de desarrollo
Generación y cumplimiento de orden

Equipo
Reducir
Logística integrada costos

I&D Planeamiento Desarrollo RR HH Equipo Reducir tiempo

de venta
Comercialización

Se debe identificar el tipo y estructura organizativa que sea más compatible con las
necesidades y metas del área/proyecto y con el ambiente/cultura de la empresa