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Procedimiento de Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejora
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, los servicios del Centro de
Conciliación en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y para todos los
procesos académico-administrativos de la UDES en todos sus campus, en
cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que establece el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para determinar e implementar
las acciones necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
La Coordinación de Calidad es responsable de hacer cumplir este procedimiento.
1
VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, las acciones correctivas y preventivas del SG-
SST, deben estar orientadas a identificar y analizar las causas fundamentales de las
no conformidades con base en lo establecido en el decreto y las demás disposiciones
que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y, la adopción,
planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas
preventivas y correctivas.
4.1 DESCRIPCIÓN
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Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Cualquier funcionario del Sistema de Gestión de Calidad VAF o del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, puede identificar una No Conformidad real o
potencial u oportunidad de mejora.
1. Auditorías.
3. Requisitos legales.
5. Salidas no conformes.
7. Dificultades que se pueden presentar con los diferentes proveedores del Sistema
de Gestión de la Calidad VAF y procesos complementarios.
11.Innovación.
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4.1.1.2 SG-SST
En el artículo 2.2.4.6.34 del Decreto 1072 de 2015 se indica que las acciones de
mejora para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo tienen como
objetivo, mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus
propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar
oportunidades de mejora:
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2. Salidas no conformes.
El líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF y director del Centro de Conciliación
registran en forma clara y sencilla la incidencia reportada en el aplicativo para
administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora
Abierta, Insertar, ingresando toda la información solicitada. Las fuentes de
identificación se seleccionan de la lista desplegable correspondiente, de acuerdo al
hallazgo.
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4.1.2.2 SG-SST
Cuando se trate de hallazgos relacionados con procesos y/o subprocesos dentro del
alcance del SGC-VAF, propios del área de Seguridad y Salud en el trabajo o Centros
de Conciliación de los campus de Bucaramanga, Cúcuta o Valledupar, el registro de
la incidencia debe realizarse en el módulo de mejoramiento continuo del aplicativo.
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Ejemplo:
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Sugerencias
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RESPONSABLES
SISTEMA
DE Aprobación y
Definición del Plan de Evaluación del Cierre del plan de
GESTIÓN Seguimiento del
Acción plan de acción Acción
Plan de Acción
Líder de proceso y/o
Líder nacional de
subproceso de Coordinación de Calidad SGC-VAF
proceso y/o
campus Cúcuta y o
subproceso
Valledupar
*Líder de Gestión documental,
Líder nacional de los cuando el plan de acción
sub-procesos de corresponda a hallazgos
Sistema de Gestión de Calidad
Coordinación de Responsable
Alta Dirección o el Representante
Calidad SGC-VAF asignado por la
de la Dirección
Alta Dirección
Dirección de Calidad
Administrativa y Alta Dirección
Financiera
Líder del proceso
Sistema de Gestión
Salud en el Trabajo
académico
de la Seguridad y
administrativo
Coordinación del SG-SST
Auxiliar del SG-SST en
los campus Cúcuta y
Valledupar
Alta Dirección o Alta Dirección Alta Dirección o
Coordinación del SG- responsable o el responsable
SST asignado por la Representante asignado por la
Alta Dirección de la Dirección Alta Dirección
Dirección del Centro
Conciliación
de Conciliación
Centro de
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Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su
identificación se pueden utilizar diferentes herramientas de “análisis de causas” tales
como: Lluvia de ideas, diagrama causa-efecto, Pareto, disponibles en el aplicativo para
administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la opción
análisis de causas. Las posibles causas identificadas y de la causa raíz, se registran
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El nivel de detalle de los cinco porqués finaliza cuando se llega a la última causa que
originó el problema, es decir, pueden ser menos o más niveles de preguntas para
llegar a la causa raíz, dependiendo de la complejidad del problema y de las posibles
causas identificadas. De esta forma con cada pregunta y su respuesta se profundiza
más en el problema y sus causas, hasta llegar al origen o causa raíz.
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Imagen tomada del Manual del módulo de Mejoramiento continuo aplicativo KAWAK
Teniendo en cuenta cada una de estas variables se clasifican las diferentes posibles
causas que se han identificado por parte de los integrantes del equipo de trabajo
(lluvia de ideas). Pueden utilizarse todas o algunas de las 7M y estas a su vez pueden
tener una o más causas identificadas las cuales se colocan en las espinas principales.
Una vez registradas las causas identificadas en cada una de las variables, se analizan
y se determina la causa raíz, principal o básica que se tomará como referencia para
definir el plan de acción correspondiente, cuyo objetivo debe ser eliminar la causa
raizal real o potencial identificada.
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También conocido como la regla 80-20, que expresa que generalmente el menor
número de causas (20%) causan la mayor parte de los problemas (80%). Esta
herramienta se utiliza para que una vez identificado el problema, determinar cuáles
son las causas que los producen, permitiendo distinguir de las posibles causas
identificadas, los aspectos pocos y vitales que originan el problema.
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1. Determinar la fecha límite estimada para el cierre del plan de acción definido. Se
recomienda tener en cuenta: fechas extremas de la ejecución y seguimiento de las
acciones; si la eficacia se va a verificar con información recopilada en actividades
de seguimiento y medición, periodicidad de la aplicación del seguimiento y
medición; periodos críticos del servicio del proceso y subproceso; programación
previa de actividades o cumplimiento de otros planes de acción, para que las fechas
estimadas no entren en conflicto con otros compromisos; cuando se trate de
hallazgos de auditorías internas o externas, fechas de próximas auditorías, para
evidenciar solución o nivel de avance en el tratamiento del hallazgo reportado en
la siguiente auditoría.
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Una vez registrado el plan de acción, se debe notificar al Responsable del SG-SST el
resumen de las acciones planteadas en el formato SST-FT-002-UDES Estado de las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, el cual se enviará de manera digital.
2
https://www.gestiopolis.com/capacitacion-entrenamiento-personal
3
https://www.bizneo.com/blog/capacitacion-laboral
4
https://www.mineducacion.gov.co/
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Aprobación del Cinco (5) días hábiles una vez Cuando el responsable de definir el plan de acción finalice
plan de acción finalice la definición del plan de el registro de acciones, es necesario señalar la opción Ya
acción. terminé de definir el plan de acción, para que el aplicativo
genere la notificación al responsable de aprobar e incluya
la actividad en sus pendientes. Se recomienda también
enviar un correo electrónico solicitando la aprobación y
realizar un seguimiento a esta aprobación.
Ajuste del plan Dos (2) días hábiles a partir de la Cuando el responsable de aprobar, rechace total o
de acción fecha de la notificación que genera parcialmente el plan de acción, deben definirse nuevas
rechazado total automáticamente el aplicativo, acciones. Una vez se ha marcado la opción de No
o parcialmente informando el rechazo parcial o aprobado, no se puede corregir o cambiar la acción, debe
total del plan de acción. formularse otra, teniendo en cuenta los ajustes solicitados
y notificar al responsable de aprobar, para la gestión
respectiva, para lo cual cuenta con dos (2) días hábiles.
Marcar nuevamente la opción: Ya terminé de definir el plan
de acción.
Ejecución del Los estimados para la ejecución se Cumplir con los plazos establecidos para cada actividad.
plan de acción registran cuando se incluye cada Si en la acción se indican periodos de tiempo para ejecutar
acción. Si aplica la corrección, la la actividad; semanal, quincenal, mensual y demás, los
acción o acciones deben realizarse registros y evidencias deben corresponder a la
en forma inmediata o en corto periodicidad indicada hasta finalizar el plazo indicado.
plazo.
Seguimiento La fecha límite para seguimiento se Tener en cuenta que para realizar el seguimiento se
define posteriormente al límite para revisan las evidencias aportadas a cada registro de
ejecución de cada acción. avance de la ejecución. Si se realiza sólo el registro, sin
evidencias y se señala que el nivel de avance es del 100%,
éste se disminuirá hasta el 50% mientras se aportan las
evidencias pendientes.
Cierre Se registra cuando se define el plan Una vez comprobados los resultados respecto al objetivo
de acción Cuando se trate de del plan de acción, se realiza el cierre del plan de acción,
hallazgos de auditoría interna o indicando en el comentario los aspectos que se han
externa, tener en cuenta que en la considerado para el cierre. En caso de recomendaciones,
siguiente auditoría serán se registran en el comentario para conocimiento del líder
verificados los planes de acción del proceso o subproceso.
(avance o cierre).
Tabla 2. Plazos
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de definir el plan de acción; una vez se ha definido el plan de acción, cuando se señale
la opción de Ya terminé de definir el plan de acción, notifica al responsable de aprobar
(hasta tanto no se marque la opción, el responsable de aprobar no recibe el correo
respectivo, ni aparece en sus pendientes esta tarea).
Para registrar la ejecución de las acciones, se ingresa por la opción plan de acción,
ejecución y se registra la descripción de lo realizado, adjuntando la evidencia objetiva
que permita verificar el cumplimiento de la actividad y evaluar el resultado frente al
objetivo de la acción. Adicionalmente se debe señalar el avance de la acción. El
registro de la ejecución es responsabilidad del líder del proceso o subproceso o del
director del centro de conciliación.
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4.1.4.2.1 Evidencia
En el caso de las ACPM, la evidencia que se aporta a la ejecución de las acciones del
plan de acción debe aplicar para:
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ADECUACIÓN
SUFICIENCIA
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CONFIABILIDAD
EFICACIA
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Las evidencias pueden ser: físicas (se recogen mediante observación directa de
acciones, bienes o acontecimientos), documentales (se muestran en documentos
físicos o electrónicos y pueden ser internas o externas a la organización), declarativas
(declaraciones recogidas en entrevistas), analíticas (análisis y verificación de datos)
e informáticas (disponibles en aplicaciones y soportes de sistemas de información).
Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos
determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos
una vez al mes durante el periodo establecido. En las fechas indicadas, el responsable
del seguimiento del plan de acción debe realizar los registros correspondientes a
estas actividades ya sea en el aplicativo o en el formato respectivo en el caso del SG-
SST, basándose en la ejecución registrada y revisando las evidencias aportadas; debe
verificar que se hayan ejecutado como se había definido, y que las evidencias
aportadas sean suficientes y adecuadas para determinar el cumplimiento de las
acciones y el resultado obtenido. Registrar el seguimiento realizado, indicando si se
requieren ajustes en la ejecución o evidencias adicionales.
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Para el cierre del plan de acción se requiere que el plan de acción sea eficaz, las otras
variables son opcionales.
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evaluación y cierre por parte de la Coordinación de Calidad, se indica, que los líderes
de los subprocesos deben notificar con cinco días de antelación las fechas definidas
para ello. En cuanto a los subprocesos de las gestiones Administrativa y Financiera y
de TIC del campus de Bucaramanga y las Jefaturas Administrativas y Financieras y de
TIC de los campus de Cúcuta y Valledupar deben notificar por correo al líder del
proceso cuando hayan realizado la ejecución de las acciones para que el responsable
realice el seguimiento respectivo a la acción.
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En los casos que aplique, si las acciones correctivas o de mejora implican cambios
significativos en el Sistema de Gestión de Calidad, identificados en el Manual de
Calidad en el numeral 3.3 Planificación de los cambios o en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo, se aplicará el Procedimiento de la Gestión del
Cambio VAF-PR-006-UDES.
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6. FORMATOS
7. DEFINICIONES
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se actualiza en el encabezado
Logo ICONTEC según protocolo de
Aplicación de la marca de
conformidad de la certificación
ICONTEC.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se incluye apartado relacionado
con la funcionalidad del registro de
hallazgos de auditoría interna en la
generación del informe final de
auditoría interna, por parte del
auditor líder. Se indica uso de la
opción Acciones de Mejora sin
asignar la cual se aplica cuando se
van a asignar los responsables de
las etapas de tratamiento de los
hallazgos.
12
Se actualiza tabla de plazos
incluyendo actualización de Carmen E. Guerrero G.
29/10/2020
tiempos estimados para la Coordinadora de Calidad
asignación de responsables.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Carmen E. Guerrero G.
Coordinadora de Calidad
En el numeral 4.1.2.2 se actualiza
Tabla resumen de responsables,
en Evaluación y cierre, se incluyen
como responsables al líder de
Gestión Documental, cuando el
plan de acción corresponde al
tratamiento de hallazgos
reportados en los seguimientos al
14 cumplimiento de criterios de 25/10/2021
Gestión Documental; Auditor
Interno, cuando el plan de acción
corresponde al tratamiento de
hallazgos de auditoría interna.
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