Proceso/Subproceso Versión

Gestión Comercial 1
Manual de calidad Fecha de Emisión:
07-M-003 - MANUAL SISTEMA RUTEO 01/Sep/2014
ELECTRONICO DE ORDENES
Aprobado Por: Fecha de
Junta Directiva Actualización:
01/Sep/2014

OBJETIVO

Este manual contiene la descripción de las políticas, procedimientos y lineamientos en relación

con el sistema de ruteo de órdenes que AdCap Colombia S.A, ofrece a sus clientes para
facilitar la canalización de sus órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o las
bolsas de valores.

El presente manual fue enviado para su no objeción a la Superintendencia Financiera de

Colombia, así:

ALCANCE

AdCap Colombia S.A. adopta este manual con el fin de mantener los controles adecuados,
políticas y procedimientos para gestionar los riesgos que se deriven de su sistema electrónico
de ruteo de órdenes, para lo cual cuenta con mecanismos que le permiten a la entidad
identificar, gestionar, monitorear, controlar y mitigar los riesgos asociados al funcionamiento de
este sistema electrónico de ruteo de órdenes; herramientas de acceso para la actuación de sus
clientes y de sus operadores a través de este sistema y la interacción con la bolsa de valores
de Colombia.

APROBACIÓN

El presente manual se encuentra aprobado por parte de la junta directiva de la sociedad y por
tal razón cualquier modificación que se pretenda introducir al mismo deberá contar con la
aprobación de la Junta Directiva.

GLOSARIO

E-Trading: Corresponde a la abreviatura de la palabra “Electronic Trading” que significa

comercio electrónico de valores a través de una plataforma electrónica de negociación. Se
pueden negociar acciones.
DEMO: Abreviatura de demostración, es una aplicación o juego, que sirve para mostrar como
es y cómo funciona, pudiendo así ver el mismo sin comprarlo.
DATAIFX: Plataforma de postulación y ejecución de órdenes electrónicas, que permite a los
clientes enrutar ordenes al mercado de la bolsa de valores de Colombia.
CONFIDENCIALIDAD: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no
está autorizada.
CLIENTE: Es toda persona natural o jurídica con la cual la comisionista establece y mantiene
una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto o servicio propio de su
actividad.
PRODUCTO: Resultado de un proceso. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana
NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).
DISPOSITIVO: Mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función
determinada.
BANCA MÓVIL: Canal de banca electrónica en el cual el dispositivo móvil es utilizado para
realizar operaciones y su número de línea es asociado al servicio.

ASPECTOS GENERALES

1. Se adopta la circular externa 015 de 2013 Reglas relativas al funcionamiento de los

sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, emitida por la Superintendencia Financiera
de Colombia.
2. En el caso de órdenes de clientes, aquellas direccionadas o administradas a través de
un sistema electrónico de ruteo deben cumplir con las disposiciones aplicables al registro
de las mismas en los Libros Electrónicos de Órdenes (LEO) para su respectivo ingreso y
transmisión.
3. El sistema electrónico de ruteo de órdenes de AdCap Colombia S.A. es ofrecido y
utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión para cualquier tipo
de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) y por lo tanto cumple con el
régimen aplicable al contrato de comisión sobre valores.
4. AdCap Colombia S.A. será responsable de evaluar el perfil de riesgo del cliente con el fin
de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.
5. AdCap Colombia S.A. es el administrador responsable que el sistema electrónico de
ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de
usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos
y demás normas aplicables.
6. AdCap Colombia S.A. será el responsable del monitoreo de las órdenes ingresadas a
través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación,
gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las
operaciones.
7. AdCap Colombia S.A. velará por el cumplimiento de todos los deberes que les son
predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato
de comisión y demás normas aplicables.

POLITICAS

1. AdCap Colombia S.A. ha desarrollado para sus clientes un contrato marco que contiene
los parámetros mínimos establecidos en la Circular Externa 015 de 2013, el cual debe
ser suscrito por el cliente previo a habilitarlo en la plataforma del sistema electrónico de
ruteo de ordenes
2. La sociedad comisionista cuenta con la infraestructura física, administrativa, humana,
técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control de su
sistema electrónico de ruteo de órdenes,
3. La sociedad comisionista cuenta con planes de contingencia que garanticen la
continuidad de la transmisión de órdenes a través de su sistema electrónico de ruteo de
órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.
4. AdCap Colombia S.A. ha establecido procedimientos que sirven para garantizar la
 trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de su sistema
electrónico de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en
que se ingresen al sistema y se transmitan a la bolsa de valore de Colombia, así como
durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el
correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación dela bolsa.
5. AdCap Colombia S.A. cuenta con mecanismos relacionados con el uso de su sistema
electrónico de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista
que permiten la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única
posición en la cual actúa
6. La sociedad comisionista cuenta con mecanismos de autenticación de los usuarios a
través de códigos y claves de acceso único, individual e intransferible, y ha
implementado herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el
acceso o uso no autorizado.
7. AdCap Colombia S.A. cuenta con la certificación expedida por la Bolsa de Valores de
Colombia la cual certifica el cumplimiento de los estándares de comunicación y
seguridad para acceder a sus sistemas.
8. La sociedad comisionista ha adoptado las medidas pertinentes para evitar el uso
indebido de los accesos directos otorgados a nuestros clientes, el acceso por parte de
terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que pueden
vulnerar la normativa del mercado de valores,
9. En el evento que AdCap Colombia S.A. identifique circunstancias, órdenes u
operaciones que pueden vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible
realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del
mercado, informará de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la
Superintendencia Financiera de Colombia.
10. La sociedad comisionista ha facilitado mecanismos de capacitación para sus operadores
y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
11. La sociedad comisionista ha adoptado mecanismos para asegurar que en los LEO se
puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo
de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.
12. AdCap Colombia S.A. brinda a sus clientes de ruteo de órdenes la información clara y
precisa sobre la(s) persona(s) que desarrollará(n) las funciones de asesoría y suministro
de información en cualquier momento que cada cliente lo requiera.

NORMAS GENERALES

Norma 1: Dentro de los estándares mínimos para que los clientes puedan acceder al servicio
de etrading se establecen los siguientes:

a. El cliente debe estar creado para el servicio de etrading en la sociedad comisionista,

previo el cumplimiento de los requisitos aplicables a este servicio.
b. La sociedad comisionista debe verificar que:

Existen por parte del cliente recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores
como efectivo y las correspondientes garantías.
El inversionista cuenta con procedimiento adecuado que garanticen que las personas
que hacen uso del sistema electrónico de ruteo de órdenes tienen los conocimientos y/o
experiencia suficientes sobre las reglas de mercado y en especial las disposiciones o
reglas aplicables a la gestión de órdenes a través del sistema, lo cual se entenderá
cumplido con la firma del respectivo contrato.
El perfil de los clientes que deseen operar por medio del sistema de enrutamiento de
órdenes de AdCap Colombia S.A., Serán: Especulación, crecimiento e ingreso, o el
 equivalente a estos en caso de modificación.

Norma 2: Para la verificación de la existencia de recursos la sociedad procederá así:

El Director de E-trading será el responsable de asegurar que la plataforma efectivamente este

validando la disponibilidad de los recursos y/o títulos para saldos y operaciones desde OyD, y
para títulos desde Deceval.

Norma 3: Valores. El sistema electrónico de ruteo de órdenes puede ser utilizado para
transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en la bolsa de valores de Colombia,
sobre los cuales la comisionista pueda ofrecer conexión.

Norma 4: Deber de Asesoría. Para efectos de dar cumplimiento a su deber de asesoría,

AdCap Colombia S.A. se soporta en:

(i) Suministrar al Cliente a través del Software la información del mercado que
razonablemente debe ser tenida en cuenta por el Cliente para la toma de decisiones.
(ii) Ofrecer al Cliente la posibilidad, a través del “Chat Privado”, de solicitar información
adicional a la que se encuentra en la plataforma o de intercambiar opiniones con los
representantes de AdCap Colombia S.A.
(iii) Controlar a través de software que las “ordenes límite” no se realicen por fuera del
rango de mercado.
(iv) Remitir informes que contienen estudios y análisis sobre las condiciones del
mercado, sus tendencias y proyecciones para dar cumplimiento al deber de asesoría e
información. AdCap Colombia S.A. ofrece al Cliente la opción de un servicio a través de
los asesores de la firma, la cual está disponible para el Cliente en caso de que sea
solicitada, en los términos del Reglamento de AMV capítulo 8 artículo 44.2 inciso 4.

Norma 5. Capacitaciones. AdCap Colombia S.A. cuenta con capacitaciones virtuales dentro
de la plataforma E-trading las cuales podrán ser consultadas por los clientes en cualquier
momento, así mismo en la página web se dispone de un cuestionario de preguntas frecuentes
el cual podrá ser consultado para resolver sus inquietudes y los riesgos a los cuales está
expuesto, en caso que esto no sea suficiente, los clientes se podrán comunicar directamente
con la comisionista.

Norma 6. Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de

órdenes, el Director de E-trading debe asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso
cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan
para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, implementará el siguiente
mecanismo de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o
valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la
sociedad comisionista de bolsa de valores. La disponibilidad de valores, solo se exceptuará
cuando se trate de clientes que sean a sujetos de cupo e-trading.

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO, VALIDACIÓN, RECHAZO Y ACEPTACIÓN DE

ÓRDENES

PLATAFORMA

Descripción de las plataformas

El cliente tendrá, la opción de ingresar a tres tipos de plataforma.

• Rígida
• Web
• Movil

Desde cada una de estas tendrá acceso al mercado en tiempo real, portafolio y envío de
órdenes límite y mercado.
OPERACIÓN

Horarios de operación. El Cliente podrá acceder al sistema tanto dentro de los horarios
establecidos por la Bolsa para la negociación de acciones, como fuera de ellos, siempre que el
mismo esté disponible. Sin embargo, el envío de órdenes de compra y venta de acciones, bien
sea límite o mercado, estará habilitado únicamente en los horarios de negociación establecidos
por la Bolsa. Esta restricción podrá ser modificada por AdCap Colombia S.A. de forma
unilateral sin notificación al Cliente con respecto al envío de órdenes límite.

Operación del sistema. Una vez el Cliente envíe una orden a través del Software, aparecerá
en la pantalla de su computador una ventana de confirmación de envío. Dicha orden será
enrutada al sistema de la Bolsa de Valores de Colombia, sin embargo, podrá rechazar la orden
enviada por el Cliente si ocurre uno de los siguientes eventos:

a. Que no exista oferta o demanda alguna en el mercado que cumpla con las condiciones
de cantidad de venta o compra de acciones establecidas por el Cliente en su orden.
b. Si el valor al cual pretende el Cliente comprar o vender acciones a través de una orden
límite (como están definidas en el parágrafo de la cláusula vigésimo tercera) se
encuentra fuera del rango del mercado. Una orden por fuera del rango de mercado es
aquella orden límite de compra en la que se pretende adquirir acciones por un precio
 mayor al cual se negocia dicha acción en el mercado al momento de ser recibida por
AdCap Colombia S.A. De igual forma, una orden por fuera del rango de mercado es
aquella orden límite de venta en la que se pretende vender acciones por un precio
menor al cual se negocia dicha acción en el mercado de valores al momento de ser
recibida por AdCap Colombia S.A.
c. En general, que exista una circunstancia que impida la ejecución de la orden en el
momento que es enviada por el Cliente.
d. Si implica de alguna manera violación de las normas del mercado de valores en
Colombia. Una vez enviada y ejecutada la orden del Cliente, éste recibirá un mensaje de
confirmación preliminar de ejecución a través del Software enviado por AdCap Colombia
S.A., el cual se encuentra sujeto a una posterior confirmación por parte de la Bolsa de
Valores de Colombia.

El precio que el Cliente verá reflejado en la pantalla de su computador personal al enviar la

orden de compra o venta se determina de acuerdo al valor del último cierre de una transacción
con base en dicha acción a comprar o vender (el “cierre”), el cual no es el precio del mercado
al momento de enviar la respectiva orden de compra o venta y como tal no es el mejor de los
precios de oferta o demanda disponible en el mercado. El precio del mercado es determinado
de acuerdo a las órdenes de compra y venta que los diferentes actores del mercado público de
valores envían al sistema transaccional de la Bolsa de Valores de Colombia. De esta forma, el
precio al cual se ejecuten las órdenes a mercado, como están definidas en el parágrafo de la
cláusula vigésima tercera, no necesariamente será aquel que se ve reflejado en la pantalla del
computador personal de

El Cliente al momento de enviar la orden, debido a que el precio al cual se ejecutará dicha
orden es aquel que sea determinado por las condiciones de oferta y demanda sobre la acción
en cuestión al momento de la ejecución y no por el cierre, que es el valor reflejado en la
pantalla de El Cliente.

Ingreso de Ordenes. El Software permite el envío de dos tipos de órdenes por parte del
Cliente: las ordenes “a mercado” y las ordenes “límite”. Las órdenes “a mercado” son aquellas
que son enviadas por el Cliente y que AdCap Colombia S.A., como operador del sistema, sitúa
inmediatamente en el mercado accionario colombiano para su ejecución en el menor tiempo
posible y al mejor precio que ofrezca el mercado en dicho momento.
Dichas órdenes “a mercado” no pueden ser canceladas por el Cliente una vez enviadas a
AdCap Colombia S.A. Las órdenes “límite” son aquellas que son enviadas por el Cliente y que
AdCap Colombia S.A., como operador del sistema, sitúa en el mercado accionario colombiano
para su ejecución una vez las condiciones del mercado coincidan con las condiciones de
precio establecidas por el Cliente en su orden. Dichas órdenes estarán vigentes hasta el cierre
de la rueda de negociación de acciones del día en que se enviaron las respectivas órdenes,
momento en el cual se eliminarán automáticamente por el sistema. Únicamente sobre las
órdenes “límite” el Cliente podrá enviar una solicitud de cancelación, la cual estará sometida a
la aprobación de AdCap Colombia S.A., como operador del sistema. AdCap Colombia S.A.
mantendrá como criterio para la aprobación de las solicitudes de cancelación de órdenes
“límite” el que la orden pueda ser retirada de la rueda de negociación y no se haya
efectivamente ejecutado dentro del mercado accionario.

Validación. El software validara que el cliente cuente con los recursos y títulos para la
respectiva venta, al igual que este ingresando con la clave correcta al sistema.

Rechazo. En caso de no poseer ni títulos ni dinero disponible el sistema mostrara un mensaje

que su orden no podrá ser ejecutada.
Aceptación. En caso de cumplir con los requisitos para envió de órdenes, la misma será
enrutada al mercado directamente sin necesidad de una intervención adicional.

Monitoreo. El Director de E-trading será responsable por el monitoreo de las ordenes

ingresadas a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes y del cumplimiento de las
mismas, siendo como administrador responsable por velar que el sistema electrónico de ruteo
de ordenes opere adecuadamente y alertar a las instancias responsables del sistema de
administración de riesgos y/o a las encargadas de tecnología y seguridad de la información.

Pago de Dividendos. El cliente contara con 2 cuentas en la comisionista, las cuales podrá
visualizar en la plataforma, la cuenta que está marcada como e-Trading es la cuenta que
utilizara para enviar ordenes, la otra cuenta será aquella en la cual se depositan sus
dividendos.

Quejas y Reclamos. En caso de existir alguna inconformidad con el servicio el cliente se

puede comunicar directamente al correo electrónico servicioalcliente@ad-cap.com.co o con el
defensor del cliente del cual podrá obtener los datos de contacto en nuestra página web.

Solución de problemas (Responsable). La comisionista contara con una línea de atención a

nivel nacional y local a través de la cuales los clientes se pueden comunicar si presentan algún
problema con una operación, la plataforma o su portafolio.

Costos de operación. Los costos de operaciones serán publicados en nuestra página web:
www.ad-cap.com.co/tarifas/

FLUJO DE INFORMACIÓN AL CLIENTE

AdCap Colombia S.A. establece los siguientes mecanismos de información, los cuales se
describen a continuación:

a. Identificación del cliente. Revelará a las autoridades del mercado cuando se le

requiera la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la
trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de su sistema electrónico
de ruteo de órdenes.

b. Información previa y posterior a la negociación. AdCap Colombia S.A. garantiza que

su sistema electrónico de ruteo de órdenes permite acceder a toda la información del
mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes,
durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión
de los riesgos.

El cliente recibirá la respectiva papeleta o comprobante de la operación a la dirección

electrónica registrada en su formato de vinculación.

SISTEMAS Y CONTROLES

AdCap Colombia S.A. cuenta con sistemas y controles que permiten operar a los clientes con
seguridad y con un riesgo controlado.
GESTION DE RIESGOS DE LA PLATAFORMA DE ETRADING

AdCap Colombia S.A. cuenta con políticas y procedimientos para gestionar los riesgos
asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permite a la sociedad identificar,
medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el
funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo
y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

Riesgos de Mercado

Se entiende por riesgo de mercado la posibilidad de que las entidades incurran en pérdidas
asociadas a la disminución del valor de sus portafolios, las caídas del valor de las carteras
colectivas o fondos que administran, por efecto de cambios en el precio de los instrumentos
financieros en los cuales se mantienen posiciones dentro o fuera del balance.

Debido a que es un producto ofrecido y utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato
de comisión para cualquier tipo de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) le
corresponde al cliente asumir y administrar este riesgo.

Debido a que le corresponde al cliente asumir este riesgo, este podrá de manera autónoma
diversificar su portafolio, además de haber expresado a través del contrato tener el
conocimiento y la experiencia necesarios en el mercado bursátil para, a partir de sus propios
análisis y fuentes de información, tomar las decisiones de inversión que considere apropiadas,
sin requerir o necesitar las recomendaciones que pueda formularle AdCap Colombia S.A. La
plataforma electrónica de ruteo de órdenes presente limites operativos a las operaciones de los
clientes, determinados por el monto que estos tienen disponible en efectivo o títulos, dentro de
la plataforma.

Adicionalmente a través de este manual se establece un perfil de riesgo de cliente mínimo para
determinar el acceso a esta plataforma.

La sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo, toda vez que no se

pueden presentar incumplimientos de los clientes debido a los límites operativos a las
operaciones de los clientes que incorpora el sistema de ruteo electrónico de órdenes.

Riesgo de Crédito

Se entiende por riesgo de contraparte (RiC) a la posibilidad de que una entidad incurra en
pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia del incumplimiento de una
contraparte, eventos en los cuales deberá atender el incumplimiento con sus propios recursos
o materializar una pérdida en su balance.

Dentro de los estándares mínimos para que los clientes puedan acceder al servicio de E-
trading se establece la existencia por parte del cliente de recursos financieros suficientes y
apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías de manera previa a
operar en el sistema.

A través del procedimiento 11-P-023 CUPOS DE E-TRADING se establece la metodología

para la adjudicación de cupos de crédito para los clientes que por su naturaleza, tamaño,
estructura y/o objeto social se consideren sujetos de cupo del sistema electrónico de ruteo de
órdenes de AdCap Colombia S.A. y su posterior control y monitoreo.

El sistema electrónico de ruteo de órdenes de AdCap Colombia S.A. fija límites operativos de
manera automática para controlar la existencia de recursos financieros suficientes y
apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías de manera previa a
operar en el sistema. El Director del producto será el encargado de revisar diariamente el
efectivo cumplimiento de estos límites a través de la plataforma.

El riesgo al que está expuesto la sociedad comisionista a través de clientes a los cuales se les
ha aprobado cupo E-trading se mitiga a través de la debida diligencia en el análisis del perfil
del cliente y su respectivo estudio de cupo, además de la aprobación final directamente por
parte del comité de riesgos. La Dirección de Riesgos de Mercado, Liquidez y Crédito será la
encargada de parametrizar el cupo dentro del sistema electrónico de órdenes para el control a
través de límites operativos automáticos, que permiten el monitoreo y control de este riesgo.

La Dirección de Riesgos de Mercado, Liquidez y Crédito será responsable de identificar, medir,

controlar y monitorear este riesgo.

La sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo debido a la naturaleza del

producto, a excepción de los clientes que son sujeto de cupo e-trading donde según se indica
en el procedimiento se limita la exposición global de la entidad, además, de presentar
restricciones elevadas para ser sujeto de cupo de e-trading.

Riesgo de Liquidez

Se entiende por riesgo de liquidez la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera

oportuna y eficiente los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar
el curso de las operaciones diarias o la condición financiera de la entidad. A su turno, la
capacidad de las entidades para generar o deshacer posiciones financieras a precios de
mercado, se ve limitada bien sea porque no existe la profundidad adecuada del mercado o
porque se presentan cambios drásticos en las tasas y precios (riesgo de liquidez de mercado).

Debido a que es un producto ofrecido y utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato
de comisión para cualquier tipo de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) le
corresponde al cliente asumir y administrar este riesgo.

Así mismo por la arquitectura del producto y los requisitos previos exigidos por la normatividad
y los contenidos en este manual no se establece exposición para la sociedad comisionista a
este riesgo de liquidez.

Debido a que le corresponde al cliente asumir este riesgo, este podrá de manera autónoma
conformar su portafolio de acuerdo a su perfil de exposición a este riesgo. El cliente ha
expresado a través del contrato tener el conocimiento y la experiencia necesarios en el
mercado bursátil para, a partir de sus propios análisis y fuentes de información, tomar las
decisiones de inversión que considere apropiadas, sin requerir o necesitar las
recomendaciones que pueda formularle AdCap Colombia S.A. La plataforma electrónica de
ruteo de órdenes presente límites operativos a las operaciones de los clientes, determinados
por el monto que estos tienen disponible en efectivo o títulos, dentro de la plataforma.

Adicionalmente a través de este manual se establece un perfil de riesgo de cliente mínimo para
determinar el acceso a esta plataforma.

Es bajo debido a que la sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo, toda vez
que no se pueden presentar incumplimientos de los clientes debido a los límites operativos a
las operaciones de los clientes que incorpora el sistema de ruteo electrónico de órdenes.

Informe de E-trading

El área de riesgos presentara un informe semanal sobre el seguimiento y control que se realiza
sobre el portafolio global de los clientes que operan en el sistema electrónico de ruteo de
órdenes, este seguimiento involucra factores como:
• Valor total del portafolio de E-Trading para la fecha de corte,
• Variación del valor total del portafolio con respecto a la última fecha del informe
• Especies en las que el portafolio se encuentra más concentrado para la fecha.
• Valor del portafolio discriminado por rangos
• Cupos de crédito por cliente
• Total de clientes activos (clientes con acciones)
• Total de clientes que operaron, el volumen de operaciones y el volumen operado para la
semana de verificación
• Participación de acciones no líquidas que contenga el portafolio
• Evolución de los montos operados

Acciones restringidas.

En concordancia con la circular 015 de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia

donde se extiende el cumplimiento de todos los deberes que les son predicables de su
naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás
norma aplicables a las sociedades comisionistas de bolsas de valores que provean sistema de
enrutamiento de órdenes, y el artículo 7.3.1.1.3 del decreto 2555 de 2010 sobre el deber de
asesoría frente a los clientes inversionistas “Se entiende por asesoría profesional el brindar
recomendaciones individualizadas que incluyan una explicación previa acerca de los
elementos relevantes del tipo de operación, con el fin de que el cliente tome decisiones
informadas, atendiendo al perfil de riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de
acuerdo con la información suministrada por el “cliente inversionista” sobre sus conocimientos
y experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a realizar.”, el
Director de E-trading deberá establecer los mecanismos suficientes por los cuales se deberá
informar a los clientes que operen por medio de este sistema, sobre los posibles riesgos de la
compra y venta de acciones de baja liquidez según la Bolsa de Valores de Colombia, así como
los riesgos asociados a la compra definitiva de las acciones que se encuentren restringidas por
el comité de riesgos, de la sociedad comisionista sin importar que sean negociadas en la rueda
de alta o de baja liquidez.

El cliente que desee operar estas acciones restringidas, a pesar de la recomendación brindada
por AdCap Colombia S.A., deberá dar consentimiento sobre el conocimiento de los riesgos que
acarrea la operación, y asumir su responsabilidad en caso de que se materialice alguno de
estos haciéndolo llegar a la dirección de e-trading.

Con el fin de controlar las operaciones con especies no líquidas o restringidas, realizadas por
clientes que operen a través del sistema de enrutamiento de AdCap Colombia S.A., la gerencia
de riesgos de la sociedad comisionista monitoreara de manera diaria las operaciones de este
tipo, las cuales se informaran de manera semanal en el informe de Acciones Restringidas. Este
informe, además de notificar sobre las operaciones con acciones no líquidas o restringidas por
medio del contrato por comisión, incluye las operaciones de este tipo hechas por los clientes
de e-trading. El informe contiene información sobre la concentración del portafolio de e-trading
en las acciones restringidas y la concentración por especie.

La concentración del portafolio en acciones no líquidas y la participación de estas por especie,

se informará en el informe de e-trading como se mencionó anteriormente.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y LA

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT)

Dada la exigencia normativa de conocer al cliente actual y potencial y en desarrollo de nuestro

sistema SARLAFT, se han establecido las políticas y procedimientos necesarios para obtener
un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales,
nacionales o extranjeros, permanentes u ocasionales de la sociedad comisionista de bolsa.

En consecuencia se expidió el Manual para la implementación del SARLAFT en el cual se

definen los requisitos y documentos que deben ser presentados por los clientes persona
natural y persona jurídica para acceder a los productos y servicios de la sociedad comisionista
de bolsa.

Todos los colaboradores de AdCap Colombia S.A. están en la obligación de cumplir con los
procedimientos descritos en el MANUAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO LA/FT
y en todos aquellos que hagan parte de la estructura documental de la Dirección de
Prevención LA/FT y Riesgo Operacional, los cuales contribuyen a la prevención y control de
actividades ilícitas y terroristas.

AdCap Colombia S.A., ha diseñado de acuerdo con el tipo de persona a vincular sea natural o
jurídica, un formulario de vinculación para cada caso, estos formularios son de obligatorio
cumplimiento y diligenciamiento.

i) Etapas del SARLAFT:

Previo al lanzamiento de E-trading se identificaron los riesgos inherentes, los cuales se

encuentran descritos en la matriz de riesgo de SARLAFT, a estos riesgos se aplicaron los
controles respectivos para minimizar la probabilidad de ocurrencia, resultante de esto
mantenemos un riesgo residual moderado, el cual es monitoreado por la Dirección de
Prevención LA/FT y Riesgo Operacional.

ii) Procedimiento:

En aras de lograr un adecuado conocimiento de nuestros clientes, desde el momento mismo

de su vinculación resulta obligatorio la obtención del formulario de vinculación y sus anexos,
así como la realización de un Confronta – Cifin y la verificación de los datos la cual es
realizada por el Auxiliar de Prevención, el formulario debe estar debidamente diligenciado
(incluyendo firma y huella), junto con los anexos correspondientes.

AdCap Colombia S.A. no mantendrá vínculos comerciales con personas naturales o jurídicas
que se encuentren relacionadas en la lista OFAC y ONU. En consecuencia constituye una
obligación especial del área de Prevención designada en el Auxiliar de Prevención verificar
antes de realizar la vinculación que la persona que se pretenda vincular no se encuentre
relacionada en dichas listas.

Corresponde al Oficial de Cumplimiento Principal y/o la Dirección de Prevención LA/FT - Oficial

de Cumplimento suplente autorizar la vinculación del cliente, surtida las validaciones
correspondientes y resultando satisfactoria su vinculación.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO (SARO)

AdCap Colombia S.A., cuenta con un Manual de Riesgo Operacional, en cual se han definido
políticas y procedimiento para la gestión de riesgos operacionales.

La etapa del riesgo operativo inicia con la identificación y documentación de los riesgos
asociados a la operatividad del negocio, los cuales están descritos en la matriz de riesgo. En la
siguiente fase se han implementado los controles y planes de acción necesarios para mitigar la
probabilidad de ocurrencia de los mismos, estas matrices son permanentemente monitoreadas
actualizadas.

Para E-trading se ha creado la matriz de riesgo operativo.

La sociedad comisionista, cuenta con un registro de eventos de riesgo los cuales son medidos
y controlados a través de planes de acción desarrollados con los líderes del proceso a fin de
evitar que los mismos generen perdidas económicas, riesgo reputacional o pérdida de clientes.

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

AdCap Colombia S.A., cuenta con un Manual de Continuidad del Negocio el cual contiene
políticas y procedimientos que deben ser activados en aquellos procesos que en un momento
de interrupción genere discontinuidad en el flujo normal del negocio y puedan llegar a generar
imposibilidad de operar.

La sociedad comisionista ha documentado el plan de contingencia para E-trading en el cual se

describen las políticas, escenarios, roles, responsabilidades y procedimiento ante durante y
después de la crisis para lograr enfrentarnos ante eventualidades de un riesgo imprevisto que
ponga en peligro la continuidad de la actividad de E-trading.

Riesgos Informáticos

Se entienden por riesgo informático aquellos riesgos que se pueden generar en el

funcionamiento del sistema electrónico de órdenes de AdCap Colombia S.A., la operativa de
sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación
de valores.

A continuación se describe la arquitectura utilizada para la implementación del producto

sistema electrónico de ruteo de ordene en AdCap Colombia S.A., así como su modelo de
seguridad e interacción con los aplicativos de misión crítica de la compañía.

Autenticación de Cliente

El Cliente, junto con el Software, recibirá una clave de acceso, la cual es suministrada por
AdCap Colombia S.A. Dicha clave tiene como fin el de ser una herramienta de autenticación
mediante la cual el Cliente puede acceder al sistema y al mismo tiempo le permite a AdCap
Colombia S.A. asumir que la persona que obtiene dicho acceso ha sido debidamente
autorizada y efectivamente posee un licencia de uso sobre el Software.

La clave suministrada por AdCap Colombia S.A. será confidencial y estrictamente personal,
por lo cual AdCap Colombia S.A. asumirá que cada vez que se ingrese al sistema con dicha
clave es el Cliente quien está haciendo uso del Software. El Cliente asume toda
responsabilidad ante AdCap Colombia S.A., la Bolsa o cualquier otro tercero, por el uso
indebido del Software o la información cursada a través del mismo, que un tercero lleve a cabo
con su clave de acceso.

PLATAFORMA TECNOLÓGICA

La siguiente es la arquitectura utilizada para la implementación del producto Etrading en AdCap

Colombia S.A., así como su modelo de seguridad e interacción con los aplicativos de misión
crítica de la compañía.
Infraestructura y Comunicaciones

AdCap Colombia S.A. cuenta con una infraestructura centralizada en el datacenter de Claro
Triara, el más moderno y seguro de Suramérica, el cual cuenta con altos estándares
internacionales y la certificación ISO 27001 a su sistema de gestión de seguridad de la
información.

Se cuenta con canales de comunicaciones dedicados y contingentes hacia la BVC y hacia cada
una de nuestras sedes a nivel nacional, estos canales de comunicaciones cuentan con un
router encriptor el cual garantiza que la información trasmitida no pueda ser vista por terceros.

Todos los servidores que componen la plataforma de Etrading son equipos virtualizados, los
cuales ofrecen ventajas tales como:

• Rápida incorporación de nuevos recursos para los servidores virtualizados

• Mejora en los procesos de clonación y copia de sistemas: Mayor facilidad para la creación de
entornos de test que permiten poner en marcha nuevas aplicaciones sin impactar a la
producción, agilizando el proceso de las pruebas
• Mejora de las políticas de backup, recuperación ágil mediante puntos de control de las
máquinas virtuales
• Aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles. Respuesta rápida ante cambios bajo
demanda.
• Continuidad de negocio y recuperación ante desastres. En caso de fallo de un sistema físico,
los sistemas lógicos allí contenidos pueden distribuirse dinámicamente a otros sistemas.
• Continuidad de negocio en caso de falla del sistema operativo mediante la opción de
SnapShots

La plataforma de E-trading está compuesta por 5 servidores distribuidos de la siguiente

forma:

• 2 servidores de aplicación.

En estos servidores se encuentra instalada la aplicación web y cliente servidor, cuentan con
certificados digitales SSL de 2048 bits emitidos por verisign, lo que garantiza la autenticidad del
sitio y la integridad de los datos transmitidos.

• 2 servidores de base de datos

Uno contiene la base de datos de Etrading y el otro la base de datos de OyD, estos e
relacionan a través de un web services el cual está apuntando las ordenes que van hacia la
BVC.

• 1 servidor de web services y Gateway

Este servidor es el encargado de realizar la comunicación entre la BVC y nuestros servidores

de Etrading y OyD.

Se cuenta con un Firewall, IDS IPS administrado por Telmex el cual protege nuestros
servidores de accesos no autorizados y de posibles ataques informáticos. Únicamente está
abierto el puerto HTTPS hacia nuestros servidores de aplicación desde Internet.

1. Gestion de Backups
Los Backups se generan automáticamente a los distintos componentes de la plataforma e-
trading.

Adicionalmente cada uno de los servidores por ser virtuales tienen un esquema de Backup
completo por parte de nuestro ISP (Telmex) lo que permite tener una pronta recuperación en
caso de un incidente de alto impacto en cualquiera de los servidores.

Estas copias se almacenan en la cintoteca que tiene el datacenter de Telmex así:

Cabe anotar que las grabaciones de cada año, seguirán almacenadas en la cintoteca mientras
exista contrato con Claro.
SEGURIDAD DE LA PLATAFORMA

Acceso seguro a la plataforma (usuario/clave)

Claves de acceso. Para efecto de la autenticación del Cliente, AdCap Colombia S.A. utilizará
los siguientes procedimientos:

A partir de la fecha y hasta que se instale la segunda versión del software que soporta la
aplicación, se validará el usuario y el “password” o clave del usuario. Este mecanismo es
enviado de manera segura al usuario su usuario y password y se obliga a el cambio de dicho
password inmediatamente en el primer ingreso a la plataforma. Este mecanismo tiene pre-
establecido las políticas de seguridad de password como: longitud, caracteres especiales,
históricos no repetidos, entre los más importantes. Dicha autenticación se realiza con teclado
virtual para mayor seguridad; También existe una política de cambio de password cada 30 días.

A partir de la instalación de la segunda versión del software que soporta la aplicación, que se
comunicará al Cliente a través de la página www.ad-cap.com.co se utilizarán un sistema de
autenticación que incluye la combinación de dos métodos de verificación de identidad: i) El
primer método es el de la combinación de usuario y password. Este mecanismo es enviado de
manera segura al usuario su usuario y password y se obliga a el cambio de dicho password
inmediatamente en el primer ingreso a la plataforma. Este mecanismo tiene pre-establecido las
políticas de seguridad de password como: longitud, caracteres especiales, históricos no
repetidos, entre los más importantes. Dicha autenticación se realiza con teclado virtual para
mayor seguridad; ii) El segundo mecanismo de seguridad está basado en preguntas de
seguridad para el cliente y registro de la IP del computador desde el cual se genera la
conexión.
”El CLIENTE, junto con el Software, recibirá la clave de acceso, la cual es suministrada por
AdCap Colombia S.A. Dicha clave tiene como fin el de ser una herramienta de autenticación
mediante la cual el CLIENTE puede acceder al sistema y al mismo tiempo le permite a AdCap
Colombia S.A. asumir que la persona que obtiene dicho acceso ha sido debidamente
autorizada y efectivamente posee un licencia de uso sobre el Software. La clave suministrada
por AdCap Colombia S.A. será confidencial, intransferible y estrictamente personal, por lo cual
AdCap Colombia S.A. asumirá que cada vez que se ingrese al sistema con dicha clave es el
CLIENTE quien está haciendo uso del Software.
El CLIENTE asume toda responsabilidad ante AdCap Colombia S.A., la Bolsa o cualquier otro
tercero, por el uso indebido del Software o la clave, o de la información cursada a través del
mismo, que un tercero lleve a cabo con su clave de acceso. AdCap Colombia S.A. no hace
responsable por los daños que pueda sufrir el CLIENTE debido al uso no permitido que
terceros hagan de la clave de acceso del mismo CLIENTE. AdCap Colombia S.A. entrega a
cada CLIENTE una contraseña, que le permitirá ingresar a la plataforma. Así mismo, el
CLIENTE, recibirá una segunda clave, para confirmar las órdenes enviadas.
La activación de claves para permitir el acceso al enrutador, depende de la modalidad de
acceso que haya solicitado el cliente, es por esto que la clave podrá ser suministrada por
AdCap Colombia S.A. directamente o por el Network elegido

Los clientes que quieran acceder a la plataforma tendrán un usuario y una contraseña
suministrada por ADCAP COLOMBIA S.A., este usuario según la circular 052 de la
Superintendencia Financiera será bloqueado en el día después de ingresar 3 veces mal la
contraseña, de igual manera esta deberá ser cambiada en un tiempo determinado por una
diferente a las 3 últimas ingresadas.

La contraseña será generada por el sistema automáticamente cuando es creado el cliente y

será enviado vía correo cifrado al cliente con la herramienta de cifrado Google Message
Encription, la primera vez que se loguee el usuario a la plataforma será obligado a cambiar
dicha contraseña quedando cifrada en la base de datos.

La plataforma se conecta a nuestros servidores acciones.ad-cap.com.co o etrading.ad-

cap.com.co los cuales cuentan con certificados digitales SSL de 2048 Bits emitidos por
Verising.

La plataforma cuenta con métodos para identificar usuarios ajenos a la plataforma bloqueando
cualquier actividad que se intente realizar.

Logs.

La plataforma cuenta con diferentes logs donde queda registrado cada uno de los movimientos
que hacen los usuarios y clientes de la plataforma. Los logs de la plataforma son:

Los de seguridad: En este log queda registrado el momento en que los usuarios inician o
finalizan sesión, cambian contraseña, registro de usuarios, actualización de usuarios,
eliminación de usuarios, bloqueo de usuarios.

• Campos del log

• Fecha y hora
• Usuario
• Perfil
• Evento

Log de negocio: En este log quedan registrados todos los movimientos de los usuarios como:

• Registro de una orden.

• Cambio de estado de una orden.
• Cancelación de una orden.
• Solicitud de cancelación de una orden.
• Confirmación de una operación.
• Actualización de parámetros de configuración.
• Registros de márgenes de comisión
• Registros de días festivos
• Complementación de una operación
• Adición de noticias
• Adición de una alarma
• Adición de una orden de alarma
• Campos del log
• Fecha y hora
• Usuario
• Descripción

Log de imágenes: En el momento en que un cliente se dispone a colocar una orden de

compra o de venta la plataforma le mostrará una ventana de confirmación con la información de
la orden, cuando el usuario de click en el botón “Comprar” o “Vender” el sistema tomara una
foto a la ventana de confirmación la cual quedara guardada en la base de datos del sistema y
en la máquina del cliente, estas imágenes pueden ser consultadas por el usuario Auditor de la
plataforma en caso en que haya dudas en la colocación de una orden.

• Campos del log

• Número de la orden
• Imagen

Histórico de órdenes: El sistema cuenta con el histórico de órdenes que se colocan a través
de la plataforma, este histórico podrá ser consultado por el cliente haciendo una solicitud formal
a Correval y éste se le proporcionará, no hay ningún perfil del cliente que permita consultar este
histórico.

Seguridad de Autenticación para usuarios.

Todos los usuarios del sistema cuentan con un usuario y contraseña, el usuario y la contraseña
se encuentran guardados en la BD pero esta última está encriptada de forma tal que DataIFX ni
AdCap Colombia S.A. saben cuál es la contraseña del usuario.

Los usuarios manejan los siguientes estados.

• Bloqueado.
• Desbloqueado.
• Activo
• Suspendido por OyD. (Al estar suspendido por OyD está bloqueado en la plataforma y no
puede transar a través de la misma.)

Perfiles de usuario.

A través del administrador se pueden crear perfiles tales como:

• Auditor
• Trader de confirmación o complementador
• Administrador
• Analista de Mercado
• Auxiliar
• Director de Mesa

2. Requerimientos Técnicos

Clientes en el sector real

Microsoft Internet Explorer 6.x o versiones posteriores.

Macromedia Flash Player 7 o versiones posteriores. Flash Player es totalmente gratuito y se
puede descargar del sitio http://www.macromedia.com/shockwave/download/download.cgi?
P1_Prod_Version=ShockwaveFlash
Configurar la resolución del monitor a 1024x768. Todas las pantallas de la plataforma de
acciones fueron diseñadas para ser visualizadas en esta resolución dando un mayor realce
gráfico a la información presentada en tiempo real.
Habilitar conexión al dominio etrading.ad-cap.com.co o acciones.ad-cap.com.co por el puerto
SSL 443. (solo para clientes que accedan a Internet a través de un Firewall)
Conexión a Internet con un ancho de banda de 128Kbps, recomendable 512Kbps.
Procesador Intel Pentium de 2.5GHz en adelante.
512MB en memoria RAM. (recomendable 1GB)

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