TEORIA ARCHIVISTICA

ACTIVIDAD UNIDAD No. III

Organización de un Archivo de Gestión
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
 Organización de los Archivos

Actividad para desarrollar de forma individual y/o grupal

Esta actividad vale el 30 % de la nota final.

Apreciado estudiante, con base en la lectura del desarrollo de contenidos de la unidad III
y con los documentos que se encuentran en la carpeta “Material de Apoyo, usted como
profesional en CIDBA y líder de un Archivo Central, deberá capacitar al personal de la
Empresa en el manejo y organización del archivo de gestión de cada una de las áreas.
Teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental que a continuación expuesta

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 Organización de los Archivos

EMPRESA
XX

Código: A.GD-04-F-10 Versión: 04 Fecha: 2020/02/16

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: AREA COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO DE LA OFICINA: 1404
TIEMPO DE DISPOSICIÓN
SOPORTE PROCEDIMIENTO
SERIES, SUBSERIES, TIPOS RETENCIÓN FINAL
CODIGO O
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO
FORMATO CT E D S
GESTIÓN CENTRAL
CERTIFICADOS Y
1404-130
CONSTANCIAS
Estos documentos son copia del original que se ha
expedido, se eliminan por haber perdido su valor
1404-130.09 Certificados de Contrataciones 1 1 X primario conforme a lo estipulado en Capitulo II
Articulo 2.8.2.2.5. del Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura..

Certificados Papel
1404-170 CONTRATOS
1404-170.01 Contratos de Obra
Propuesta Papel
Acta de Inicio Papel
Minuta del Contrato Papel

Informe de Ejecución Papel

Acta de Liquidación Papel
El tiempo de retención en el archivo de gestión se
1404-170.03 Contratos Compraventa 1 19 X
inicia a partir de la liquidicación del contrato.
Estudio de Mercado Papel
Estudios previos Papel
Solicitud Papel

- En la Subserie Certificados de Contrataciones, se encuentran 3 certificaciones

- Para la serie CONTRATOS, el expediente Contrato de Obra, se encuentran conformado con

los siguientes documentos:

 Propuesta (2 folios),
 Acta de Inicio (1 folio),
 Minuta de Contrato (1 folio),
 Informe de Ejecución (3 folios),
 Y Acta de Liquidación (1 folio),

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 Organización de los Archivos

Cada documento está fechado de acuerdo al orden en que fue entregado:

Junio 1 de 2020, Enero 15 de 2020, Mayo 10 de 2020, Marzo 19 de 2020, Abril 25 de

2020.

- El expediente Contratos Compraventa aún no cuenta con documentos, pero debe abrirse la
carpeta, porque figura en la Tabla de Retención Documental.

Para la organización del Archivo de Gestión, Usted deberá:

 Abrir las carpetas para cada uno de los tres expedientes.

 Encarpetar los documentos en cada uno de los expedientes
 Marcar las carpetas
 Foliar los documentos que hacen parte de cada una de los expedientes
 Hacer la Hoja de control de expedientes
 Hacer la hoja de cruce de información, indicando donde se encuentran los documentos
 Elaborar el Formato Único de Inventario Documental – FUID para el Archivo de Gestión
 Identificar (marcar) el archivador de la oficina donde se encuentran el Archivo de Gestión

Aspectos a tener en cuenta:

- Al iniciar la actividad, usted ya deberá tener preparada toda la información que le servirá
de apoyo para el desarrollo del vídeo.
- No es trabajar con la documentación que usted ya tiene preparada en su empresa y/o
oficina de trabajo, es evidenciar su trabajo con lo solicitado.
- Si es grupal, cada estudiante deberá participar con uno o varios de los ítems a desarrollar.
- Tiempo establecido (Máximo 8 minutos)
- Presentación del y/o integrantes del grupo

El vídeo será evaluado a través de rubrica, que se encuentra en la carpeta de material de

apoyo

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 Organización de los Archivos

Los invito a consultar el link que les servirá de guía para el desarrollo de la actividad.

 Lectura: Archivo General de la Nación (2009). Cartilla de Clasificación documental. Bogotá:

El Archivo. Dado el caso que el link no abra, copiar el título en un buscador.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicac
ionees/PrincipMunicipio.pdf

Realizada la actividad, subirla a la plataforma Tarea: Vídeo Archivo de Gestión

El link para el envío de la actividad estará disponible desde ñas

23;55 del 15 de octubre hasta las 23:55 del 26 de octubre de 2021

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Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Tel: (57) 6 735 9300 Ext 339

Carrera 15 Calle 12 Norte
Armenia, Quindío – Colombia
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