Gestión de Interesados

Ing. Jesús David Parra Páez

Maestro en Administración Empresarial -Especialista en Gerencia de Proyectos
Procesos Gestión de interesados

◼ Identificar a los Interesados

◼ Planificar el Involucramiento de los Interesados
◼ Gestionar el Involucramiento de los Interesados
◼ Monitorear el Involucramiento de los Interesados
Análisis de interesados
Identificar cargos en la organización, roles en el proyecto, “intereses”,
expectativas, actitudes (sus niveles de apoyo al proyecto) y su preocupación
por la información relativa al proyecto.

◼ En un sentido amplio, los intereses de los interesados pueden incluir, entre

otros, una combinación de:
 Interés.
 Derechos (derechos legales o morales).
 Propiedad.
 Conocimiento.
 Contribución.
 Puntos a evaluar en la
determinación de interesados
Proyecto integrador

Identificación de los Interesados (Quienes son,

roles, Intereses, derechos, implicación, impacto,
contacto)
Gestión de Comunicaciones
Ing. Jesús David Parra Páez
Maestro en Administración Empresarial -Especialista en Gerencia de Proyectos
Procesos

◼ Planificación de las Comunicaciones

Desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto
basados en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la
organización disponibles y en las necesidades del proyecto.

◼ Gestionar las comunicaciones

Garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

◼ Controlar las comunicaciones

Asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados
¡Planificar!
Información
◼ Interesados y actores en el proceso
◼ Qué comunico (tipo de información)
◼ A quién comunico
◼ Cada cuánto y cuándo comunico
◼ Medios oficiales de comunicación
◼ Herramientas para comunicar
◼ Responsables de comunicar

Documentación
◼ Documentos facultativos, facilitativos
◼ Registros
◼ Políticas de archivo
◼ Herramientas de Gestión de Proyectos
◼ Herramientas de almacenamiento
https://www.cobianmedia.com/2014/07/09/software-de-gestion-proyectos/

https://www.microsoft.com/es-co/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software
¿Gestión de la Comunicación?
❖ Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros

proyectos, organizaciones, el público);

❖ Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos,

memorandos, discusiones ad hoc);

❖ Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal

(entre pares)

❖ Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales);

❖ Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje

corporal).
 Controlar las Comunicaciones
Sistemas de la gestión
de la información
Herramientas para la gestión
distribución de la información
❖ Gestión de documentos impresos
❖ Gestión de comunicación electrónica
❖ Herramientas electrónicas
Informar el desempeño
y ❖ Análisis del desempeño pasado
❖ Análisis de las proyecciones del proyecto
(incluidos tiempos y costos),
❖ Estado actual de los riesgos e incidentes
❖ Trabajo completado durante el período
❖ Trabajo a completar en el siguiente
período
❖ Resumen de los cambios aprobados
❖ Otra información relevante que debe ser
revisada y analizada.
Reuniones efectivas
◼ Fija un tiempo límite y apégate al mismo.
◼ Programa reuniones periódicas por
adelantado.
◼ Reúnete con el equipo regularmente, pero no
muy seguido.
◼ Ten un propósito para cada reunión.
◼ Crea una agenda con el aporte del equipo.
◼ Distribuye la agenda por adelantado.
◼ Apégate a la agenda.
◼ Informa a las personas de sus
responsabilidades por adelantado.
◼ Reúne a las personas adecuadas.
◼ Preside y dirige las reuniones con un
conjunto de reglas.
◼ Asigna entregables y tiempos límite para
todas las tareas que resulten de las
reuniones.
◼ Documenta y publica las minutas de las
reuniones.
https://www.fuerzatres.com/2016/10/organizar-reuniones-efectivas/
 El Éxito de cualquier
organización depende de
la habilidad de
comunicación para
coordinar esfuerzos.
ECO consultores
Proyecto integrador comunicaciones

1. Matriz de reuniones (tipo de reunión, cada cuánto, fechas

estimadas y duración e involucrados)
2. Matriz de documentos a entregar (tipo de documentos o
informes, cada cuanto, fechas de entrega límites, forma de
entrega y repositorio, responsable de entrega)
3. Herramientas de gestión de proyectos (realice una
investigación de herramientas existentes para la gestión y
administración de proyectos y plantee su implementación para el
proyecto. Justifique
 ¡MUCHAS GRACIAS !

¡Si no comunicas, sospecharé que no

estás haciendo nada!