TC2 GCP 26 V.14

Unidad 2. Estimar los costos y determinar el presupuesto.
Angie Alexandra Coral
Juan David Jaramillo
Sandra Patricia Barrero
Yeison Fabian Diaz Montaña
Grupo: 104002_26
Abril 2020.
Universidad Nacional Abierta y a Distancia
Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y

de Negocios
Especialización en Gestión de Proyectos
Gestión de los costos del proyecto.

ii
Tabla de Contenido
1. Introducción ............................................................................................................................ 1
2. Justificación ............................................................................................................................ 2
3. Objetivos ................................................................................................................................. 3
3.1. Objetivo general .................................................................................................................. 3
3.2. Objetivos específicos .......................................................................................................... 3
4. Desarrollo de la actividad ....................................................................................................... 4
4.1. Estimar los costos ............................................................................................................... 4
4.1.1. Entradas........................................................................................................................... 4
4.1.1.1. Plan para la dirección del proyecto ................................................................................. 4
4.1.1.1.1. Plan de gestión de la calidad ....................................................................................... 4
4.1.1.2. Documentos del proyecto ............................................................................................... 9
4.1.1.2.1. Requisitos de recursos................................................................................................. 9
4.1.1.2.2. Registro de riesgos .................................................................................................... 14
4.1.1.3. Factores ambientales de la empresa .............................................................................. 18
4.1.1.4. Activos de los procesos de la organización .................................................................. 21
4.1.2. Herramientas y técnicas ................................................................................................ 25
4.1.2.1. Juicio de expertos .......................................................................................................... 25
4.1.2.1.1. Análisis de reserva .................................................................................................... 28
4.1.2.1.1.1. Análisis de datos recolectados .............................................................................. 28
4.1.2.1.2. Sistema de información para la dirección de proyectos............................................ 31
4.1.3. Salidas ........................................................................................................................... 34
4.1.3.1. Estimaciones de costos ................................................................................................. 34
4.1.3.2. Base de las estimaciones ............................................................................................... 38

iii
4.1.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto ........................................................ 42
4.2. Determinar el presupuesto ................................................................................................ 46
4.2.1. Entradas......................................................................................................................... 46
4.2.1.1. Plan para la dirección del proyecto ............................................................................... 46
4.2.1.1.1. Plan de gestión de los recursos ................................................................................. 46
4.2.1.1.1.1. Roles y responsabilidades ..................................................................................... 46
4.2.1.1.1.2. Inversión en equipos de oficina, maquinaria y equipo ......................................... 47
4.2.1.1.1.3. Gastos de servicios ................................................................................................ 48
4.2.1.2. Documentos de negocio ................................................................................................ 48
4.2.1.2.1. Caso de negocio ........................................................................................................ 48
4.2.1.2.2. Plan de gestión de beneficios .................................................................................... 49
4.2.1.3. Acuerdos ....................................................................................................................... 50
4.2.2. Herramientas y técnicas ................................................................................................ 52
4.2.2.1. Project libre o MP ......................................................................................................... 52
4.2.3. Salidas ........................................................................................................................... 56
4.2.3.1. Línea base de costos...................................................................................................... 56
4.2.3.2. Requisitos de financiamiento del proyecto ................................................................... 58
4.2.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto ........................................................... 59
5. Conclusiones ......................................................................................................................... 62
6. Referencias bibliográficas ..................................................................................................... 63

1
1. Introducción
Conocer y manejar los costos dentro de un determinado proyecto es importante ya que
mitiga y controla los mismos ayudando a tomar medidas y estrategias que ayuden a minimizar el
impacto negativo con suficiente anticipación. La estimación de costos permite determinar
cuántos recursos (materiales, insumos, personas, recursos monetarios, etc.) va a requerir un
proyecto con un mínimo margen de error y así evitar fracasos por estimaciones erróneas.
En el siguiente trabajo se presenta la estimación de costos y el presupuesto del proyecto
“Negocio de economía solidaria a través de la producción de cerveza artesanal en la ciudad de
Bogotá D.C.”, sin duda alguna esta estimación de costos ayudará a determinar en gran parte la
viabilidad del negocio con la opción de cerveza artesanal que se está ofreciendo al público y
poder garantizar el éxito del negocio.

2
2. Justificación
Teniendo en cuenta la competencia de precios y de demanda que existe en la localidad de
Chapinero, es necesario conocer con antelación los costos que con lleva emprender el proyecto
de la cerveza artesanal, se debe precisar todos los recursos y tiempo necesario para su normal
desarrollo y de esta manera evitar que el presupuesto y plazos en los cronogramas presenten
retrasos, desviaciones e incremento en el precio de lanzamiento de la cerveza rubia.
Por esta razón, se hace necesario estimar los costos y determinar el presupuesto al
proyecto de cerveza artesanal utilizando la herramienta Project libre.

3
3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Estimar los costos y determinar el presupuesto para un proyecto de inversión como lo es
una empresa que fabrica y comercializa cerveza artesanal tipo rubia en la ciudad de Bogotá D.C.,
en un ambiente de cooperación laboral, socialmente justo y sustentable.
3.2. Objetivos específicos
Realizar el análisis de reserva con el fin de estimar los costos del proyecto para su
respectivo desarrollo.
Utilizar el software Project libre como herramienta para realizar la línea base de costos y
el plan de gestión del cronograma de actividades.
Desarrollar las actualizaciones del registro de riesgos necesarias para disminuir la
ocurrencia de riesgo durante el proceso de planificación del proyecto.

4
4. Desarrollo de la actividad
4.1. Estimar los costos
4.1.1. Entradas
4.1.1.1. Plan para la dirección del proyecto
4.1.1.1.1. Plan de gestión de la calidad
Producción de cerveza artesanal en la ciudad de
Bogotá D.C. en el marco de la economía solidaria
PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Preparado por: Yeison Fabian Diaz Montaña Fecha: 05/04/2020
Revisado por: Angie Alexandra Coral Fecha: 05/04/2020

Sandra Patricia Barrero.
Aprobado por: Juan David Jaramillo. Fecha: 05/04/2020
Planificar la gestión de la calidad
Planificar los procesos de la fabricación de cerveza artesanal es muy importante, tanto que si
no se hace bien, va a generar pérdidas o sobre costos en su producción. Mediante un plan de
gestión de la calidad se puede determinar específicamente los procesos que lleva la producción
de la cerveza, y entre más específico lo hagamos podremos determinarle a cada uno de esos
procesos un costo, de tal manera que podremos observar cuanto nos cuesta cada uno de los
procesos y en donde podremos optimizar para mejorar la calidad y disminuir costos de
operación.
5
Por otro lado, es muy importante establecer los procesos de calidad, dado que para la
producción de la cerveza se debe dar cumplimiento a una receta o formula química, que si no
se da estricto cumplimiento, obtendremos un producto que no se podrá consumir por las
personas o simplemente no va a tener la calidad para competir en el mercado.
Gestionar la calidad
(Estándares de calidad)
Como tal para la producción de cerveza artesanal en Colombia no existen normatividad alguna,
por lo tanto nos vamos a basar en lo más cercano que puede ser las cervecerías industriales,
sin embargo, nos reservamos algunos estándares y así ajustarlos a los parámetros que requiere
la producción artesanal. Es necesario definir estándares en todas las áreas para ser
competitivos, así como también ofrecer mayor seguridad en el producto final.
 Plan (Planear): en esta fase el equipo pone su meta, analiza el problema y define el
plan de acción.
 Do (Hacer): Una vez que tienen el plan de acción este se ejecuta y se registra.
 Check (Verificar): Luego de cierto tiempo se analiza el resultado obtenido.
 Act (Actuar): Una vez que se tienen los resultados se decide si se requiere alguna
modificación para mejorar.
Objetivo del plan de gestión de calidad
Optimizar cada uno de los procesos que componen la producción de la cerveza artesanal,
para determinar cómo se pude mejorar la calidad de la cerveza y disminuir costos de
producción.
Entregables y procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad

6
Actividad Costos
Malteado: consta de tres etapas básicas: la germinación, el secado y el

$ 100.000
tostado
Maceración o Mashing: consiste fundamentalmente en someter una
mezcla de agua caliente y granos a una temperatura estable determinada,
durante un tiempo específico, con el objetivo de lograr que las enzimas $ 95.000
de la malta (diastasas) actúen sobre los cereales y adjuntos no
malteados transformando su almidón en azúcares fermentables.
Cocción: Con este proceso se esteriliza el mosto, se acentúa el color y

$80.000
sobre todo se coagulan las proteínas.
Fermentación: consiste en agregar la levadura, granulada o líquida,

$150.000
directamente al mosto.
Carbonatación: consiste en inducir una breve fermentación en la botella

$ 68.000
mediante el agregado de azúcar.
Maduración: es el proceso mediante el cual se somete a una cerveza
recién elaborada (también llamada cerveza verde) a un período de $ 60.000
reposo con la finalidad de equilibrar su sabor y afinar sus características.
Embotellado: Al hacer cerveza artesanal, el principal y casi universal
recipiente utilizado es la botella de vidrio con tapa tipo corona. Se $380.000
incluye el proceso de llenado y tapa del envase.
Marketing y Comercialización del producto $400.000
Actividades de control de calidad y de gestión de calidad previstas en el proyecto

7
Mediante la metodología del planear-hacer-verificar y actuar, se determinarán los puntos de
control específicos para cada uno de los procesos de producción de la cerveza.
 El primer punto de control es la calidad de los insumos que vamos a adquirir, deben
tener unas especificaciones determinadas, si no cumplen no se reciben.
 Se establecerá mediante una metodología de selección aleatoria, cada día tres cervezas
de cada lote de producción para realizar las diferentes pruebas que determinen la
calidad el producto final.
 Se establecerá un punto de control en la parte comercial, de tal manera que se pueda
evaluar las estrategias de venta y comercialización de la cerveza.
Mejora continua
En este proceso se auditan o vigilan proactivamente las medidas y controles de calidad que se
llevan a cabo durante la elaboración de la cerveza final. La supervisión de los procesos de
control de la calidad permite la elaboración de una lista de propuestas de mejora de un control
o medida, de un parámetro, de un proceso, etc., con el fin de mejorar el proceso de control de
la calidad de la cerveza artesanal en todas sus etapas, y así asegurar que alcanzamos los
objetivos propuestos. Propuestas de mejora continua:
 Mantener la calidad de la cerveza, no estimar en costos o disminuir calidad para
disminuir costos.
 Optimización de los recursos.

8
 Buenas prácticas de manufactura, dirigida a las condiciones de higiene y manipulación
de los insumos.
 Medición del rendimiento de cada etapa del proceso productivo de la cerveza.
 Medición de las variables de control (pH, temperatura, tiempo, densidad).
Responsabilidades y roles en el proyecto
Rol Responsabilidad
Encargado de dirigir el proyecto, los procesos a nivel

Gerente del proyecto
general lo que requiera para sacar el proyecto adelante.
Soporte de comunicación Encargado de dirigir la parte de marketing y relaciones
imagen y publicidad publicas
Se encargará que todo el personal cumpla con lo
Asistente administrativa establecido en el manual de funciones, en los tiempos
destinados para cada proceso.
Jefe de departamento de Es el encargado de dirigir y coordinar los procesos de
producción producción al interior de la empresa
Jefe departamento comercial y Encargado que la documentación este al día y se cumpla con lo
Administrativo establecido por la norma
Jefe departamento financiero Encargado de los dineros ingresos y egresos
Ingeniero de Alimentos Encargado de las fórmulas.
Líder de recursos humanos y Encargado de coordinar el departamento
nomina
Contador Encargado de los impuestos, nomina

9
Jefe de Control de Calidad Encargado hacerles la calidad a los productos
Asesores comerciales Encargados de vender los productos
Encargados de la parte de producción y repartición de la

Operarios
mercancía
4.1.1.2. Documentos del proyecto
4.1.1.2.1. Requisitos de recursos
REQUISITOS DE RECURSOS
FASES DEL PROYECTO TIPOS DE RECURSOS
CÓDIGO IDENTIFI DESCRIPCIÓ CANTID UNIDAD DOCUMEN DISPONIBI VALOR
FASES ACTIVIDA CACION
N ADES DE TACION LIDAD /
DES MEDIDA REQUERID CRONOGR
A AMA
Fase I: Inicio
del proyecto
Acta de Firma de 001 001 Recurso 1 1 Estatutos Fase 1 1.000.000
constitución del documentos humano. de la
proyecto. legales sociedad
Identificación Proyección 002 002 Recurso 1 1 Base de Fase 1 NA
de los de posibles humano. datos de
interesados interesados cada
interesado
Fase 2
Planificación
del proyecto
Plan de Gestión Proyección 003 003 Recurso 2 2 Base de Fase 2 NA
de los del humano. datos de los
Requisitos. documento requisitos.
Documento
en donde se
describe la
normativa
de cada
requisito
Plan de Elaboración 004 004 Recurso 1 1 Diagrama Fase 2 NA
del diagrama humano. de Gantt
Gestión del
de Gantt
Cronograma.
Plan de Elaboración 005 005 Recurso 1 1 Base de Fase 2 1.000.000
de Humano datos de
Gestión de la
documento normativida
Calidad. en donde se d
describen relacionada
todas las .
10
acciones
para cumplir
los criterios
de calidad
Plan de Elaboración 006 006 Recurso 2 2 Listado de Fase 2 1.000.000
de Humano procesos al
Mejoras del
documento interior de
Proceso. en donde se cada
describen las proceso.
acciones Listado de
para formas
mejorar los como se
procesos al mejora
interior de la cada
empresa proceso
Plan de Elaboración 007 007 Recurso 1 1 Fase 2 1.000.000
de Humano
Gestión de los
documento
Recursos de RRHH
Humanos
Plan de Elaboración 008 008 Recurso 1 1 Normativid Fase 2 1.000.000
del Humano ad de
Gestión del
documento contratació
Personal. de gestión n,
del personal normativida
d de pagos.
de Humano productos a
Gestión de las
documento ofrecer.
Comunicacion con la Listado de
estrategia de precios,
es.
comunicacio documento
nes de la con
empresa informació
n de la
empresa
de Humano los posibles
Gestión de los
documento riesgos.
Riesgos. sobre la Documento
gestión de los de
riesgos mitigación
de cada
riesgo
de Humano proveedore
Gestión de las
documento s. Listado
Adquisiciones de de precios.
adquisiciones
Plan de Elaboración 012 012 Recurso 2 2 Base de Fase 2 N.A.
de Humano datos de
Gestión de los
documento interesados.
Interesados. de la gestión Documento
de los con
interesados descripción
de cada
interesado
Fase III:
Conformación
de la sociedad.
Selección del Por medio de 013 013 Recurso 1 1 Documento Fase 3 N.A.
nombre de la trabajo se Humano de lluvia de
empresa selecciona el ideas
nombre
11
Documento de Firma de los 014 014 Recurso 2 2 Estatus de Fase 3 2.000.000
constitución, documentos Humano la empresa
inscripción de legales para la y
empresa y conformación documentos
establecimiento de la sociedad de
. identidad
de los
integrantes
Solicitud de la Trámites ante 015 014 Recurso 2 2 Certificado Fase 3 N.A.
identificación la DIAN Humano de cámara y
tributaria y comercio y
RUT. cedula del
representan
te legal
Inscripción de Radicación de 016 015 Recurso 2 2 Certificado Fase 3 N.A.
la empresa en documentos Humano de cámara y
la secretaría de ante la comercio y
Hacienda Secretaría de cedula del
Hacienda del representan
Distrito te legal
Fase IV:
Inicio de
producción del
producto:
Adquisición y
adecuación de
espacios
Suscripción de Elaboración 017 017 Recurso 2 2 Minutas y Fase 4 8.000.000
contratos. de los Humano cédulas de
contratos ciudadanía
legales
Adquisición de Identificación 018 018 Recurso 2 2 Documento Fase 4 N.A.
instalaciones. de las Humano s de
instalaciones contratos
y de
arrendamient arrendamie
o de estas nto
Adecuación de Modificar las 019 019 Recurso 2 2 Contratos Fase 4 10.000.000
instalaciones. instalaciones Físico de mano de
para cumplir obra.
con lo
estipulado en
la
normatividad
Obtención del Solicitar las 020 020 Recurso 1 1 Certificado Fase 4 N.A.
certificado de visitas de la Humano de Cámara
higiene ante la Secretaría de y Comercio
secretaria Seguridad
distrital de
salud
Obtención del Solicitar las 021 021 Recurso 1 1 Certificado Fase 4 N.A.
certificado de visitas Humano de Cámara
calidad de y Comercio
alimentos y
bebidas
alcohólicas
ante INVIMA
Identificación, Solicitar las 022 022 Recurso 1 1 Certificado Fase 4 N.A.
selección y visitas Humano de Cámara
contratación de y Comercio
proveedores
materias
primas.
Adquisición de Realizar 023 023 Recurso 2 2 Cotizacione Fase 4 NA
maquinaria y cotización y Físico sy
equipos para posterior garantías de
12
realizar los compra de la la
productos. maquinaria maquinaria
Contratación Realizar la 024 024 Recurso 2 2 Contratos Fase 4 NA
del personal selección del Humano de trabajo.
idóneo personal Herramient
as de
selección
Fase V:
Desarrollo del
proyecto.
(Producción de
la cerveza
artesanal).
Molienda. Romper la 025 025 Recurso 1 1 Manual de Fase 5 50000
cascara del Físico proceso
grano de la
cebada y
ponerlo en la
maquina
Maceración. Remojar el 026 026 Recurso Manual de Fase 5 25000
grano Físico proceso
Cocción. Hervir el 027 027 Recurso 1 1 Manual de Fase 5 25000
líquido y Físico proceso
añadir
ingredientes
Fermentación Transformar 028 028 Recurso 1 1 Manual de Fase 5 25000
las azucares Físico proceso
de la
levadura.
Embotellado Agregar el 029 029 Recurso 1 1 Manual de Fase 5 25000
líquido en las Físico proceso
botellas
Apertura del 030 030 1 1 NA Fase 5 N.A.
establecimiento
para la
comercializació
n de la cerveza
artesanal
Fase VI: 1 1 Fase 6 N.A.
Monitoreo y
control del
proyecto.
Seguimiento de Hacerles 031 031 Recurso 1 1 Listado de Fase 6 N.A
tareas monitoreo a Humano las
las actividades
actividades de mensuales
las personas
Gestión de 1 1 Informe Fase 6 N.A.
incidencias, mensual
generación de
informes
Reunión Encuentro de 032 032 Recurso 1 1 Listado de Fase 6 N.A.
semestral de socios. Humano asistencia y
socios acta
anterior
Control de Hacerle 033 033 Recurso 1 1 Listado de Fase 6 N.A.
costos seguimiento Humano costos
al
rendimiento
13
Proyecto Cerveza Artesanal Elabora Gestión de Costos

Recursos
Director de proyecto
Valida Junta de socios. humanos
Costos Total salario
Salario Factor Disponibilida
Cargo Cantidad Dedicación Prestacione más Costo Parcial
Base Prestacional d (Meses)
s prestaciones
Personal administrativo
Gerente 100% al
1 $4.500.000
general mes 46,3% $2.107.490 $6.608.490 $6.608.490 6 meses
Soporte de
comunicación
1 $3.500.000
imagen y 100% al
publicidad mes %34,8 $1.219.937 $5.139.937 $5.139.937 6 meses
Asistente 100% al
1 $3.500.000
administrativa mes %34,8 $1.219.937 $5.139.937 $5.139.937 6 meses
Jefe de
departamento 1 100% al $3.500.000
de producción mes %34,8 $1.219.937 $5.139.937 $5.139.937 6 meses
Jefe
departamento
comercial y 1 $3.500.000
Administrativ 100% al
o mes %34,8 $1.219.937 $5.139.937 $5.139.937 6 meses
Jefe
departamento 1 100% al $3.500.000
financiero mes %34,8 $1.219.937 $5.139.937 $5.139.937 6 meses
Ingeniero de 100% al $3.200.000
1
Alimentos mes %46,8 $1.499.371 $4.699.371 $4.699.371 6 meses
Líder de
recursos $3.200.000
1
humanos y 100% al
nomina mes %46,8 $1.499.371 $4.699.371 $4.699.371 6 meses
100% al $3.200.000
Contador 1
mes %46,8 $1.499.371 $4.699.371 $4.699.371 6 meses
Jefe de
Control de 1 100% al $2.800.000
Calidad mes %50.0 $1.414.133 $4.219.133 $4.219.133 6 meses
Asesores 100% al
3 $1.200.000
comerciales mes %63 $760.275 $1.960.545 $1.960.545 6 meses
100% al
Operarios 4 $1.200.000
mes %63 $760.275 $1.960.545 $1.960.545 6 meses
14
4.1.1.2.2. Registro de riesgos
15
16
17
18
4.1.1.3. Factores ambientales de la empresa
Misión
Elaboramos y comercializamos en nuestro propio establecimiento cerveza artesanal tipo
rubia bajo el marco de la responsabilidad social. Actualmente somos la cervecería artesanal más
innovadora de Bogotá, presentamos una opción diferente elaborando cerveza tipo rubia a base de
cebada pura y sin preservantes. Ofrecemos a nuestros clientes una cerveza diferente al estilo
tradicional con sabor fresco que puede disfrutarse fría o a temperatura ambiente.
La empresa producirá la mejor cerveza artesanal tipo rubia sin perder la esencia de la
cerveza, con estándares establecidos para mantener la calidad de la cerveza, manteniendo una
competencia leal con los asociados y respetando los precios previamente acordados.
Visión
Nos proyectamos crecer en el mercado departamental y posicionar nuestra marca
diferenciada de cerveza artesanal en un plazo no mayor a 4 años. Es decir, que para el año 2024
seremos la cervecería artesanal más reconocida en Bogotá y todo el departamento de
Cundinamarca. Impulsándonos después de este tiempo a incurrir en mercados nacionales de las

19
principales ciudades de Colombia convirtiéndonos en la mejor alternativa de inversión,
comprometida con el entorno y basada en nuestro talento humano.
Estructura Organizacional
Figura 1. Estructura organizacional de la empresa
Canales de comunicación
Estrategias de comunicación
La gestión de las comunicaciones de este proyecto incluye los procesos requeridos para
garantizar que la recopilación, almacenamiento y disposición final de la información del
proyecto sean adecuados y oportunos, esta información servirá para tomar acciones en caso de
que se presente alguna desviación. El proyecto cuenta con una comunicación eficaz crea sinergia
entre los miembros del equipo conectando diferentes opiniones, para ello cuenta con personal
20
que trabaja con habilidades para la cooperación, solidaridad, comunicación asertiva, gestionar
las expectativas de los clientes, resolver conflictos, etc.
Además, el proyecto se basa en dimensiones de comunicación:
-Interna (comunicación entre los miembros del proyecto): se utiliza en formato
memorando, correos electrónicos.
-Externa (clientes, proveedores, otros proyectos, medios de comunicación, público): se
utiliza la comunicación formal en formato de cartas, correo electrónico, correo certificado.
-Oficial: publicidad, periódicos, revistas.
Conociendo la dinámica y participación de los involucrados a continuación se presentan
estrategias que se emplearan en la ejecución del proyecto:
-Definir los canales de comunicación por los cuales se transmitirá la información del
proyecto. (correo electrónico, memorandos informativos, reuniones)
-Identificar las necesidades reales de información de los interesados y ver qué tipo de
información es necesaria y con qué frecuencia.
-Divulgación de cronograma, actividades, tiempo establecido y presupuesto.
-Establecer una estructura de gobierno que defina los niveles de jerarquía que se
requieran para realizar reuniones y toma de decisiones.
-Divulgación del organigrama para que se conozca la responsabilidad de cada cargo en el
proyecto.
21
Es importante conocer el organigrama para no perder el foco del conducto regular. El
gerente general es a la primera persona que llega la información que debe saber el resto del
equipo. Una vez el gerente general del proyecto tenga la información esta debe ir bajando en
forma de cascada al resto de los subgrupos del equipo.
Adicionalmente, el proyecto cuenta con canales de atención a grupos de interés:
-Quejas y reclamos: (PQRS). quejasysoluciones@gmail.com
-Línea de atención: (1) 5466666.
-Buzón corporativo: cervezaartesanal@gmail.com
Normativa
Aplica el decreto 1686 de 2012, el cual es un reglamento técnico sobre los requisitos
sanitarios que se deben cumplir para la fabricación, elaboración, hidratación, envase,
almacenamiento, distribución, transporte, comercialización, expendio, exportación e importación
de bebidas alcohólicas destinadas al consumo humano.
4.1.1.4. Activos de los procesos de la organización
Política de Calidad: Cumplir con los procesos establecidos para la producción y
comercialización de nuestra cerveza, manteniendo la calidad en cada uno de los procesamientos
que componen nuestro producto final, llevándole al cliente la mejor cerveza artesanal que hayan
probado.
22
Mapa de procesos
Lecciones aprendidas
De acuerdo con las cifras de las distribuidoras y productoras, la cerveza sigue siendo la
principal bebida alcohólica vendida. No obstante, el tipo artesanal han venido mordiendo
mercado con un crecimiento de 30% al año. (La República, 2020), esto nos da un incentivo para
dar continuidad al proyecto y ver las posibilidades en el mercado que no se han tocado.
23
Si bien es cierto que 36.000 hectolitros anuales, es una cifra que aún no alcanza a
competir con 21 millones de hectolitros de cerveza tradicional, empresas como Cervecería
Colón, Palos de Moguer y Bogotá Beer Company (BBC), vienen realizando una buena tarea. (La
República, 2020), por lo tanto, para el presente proyecto, necesitamos tener claro que no
solamente con la calidad de las cervezas que vamos a producir lograremos incursionar en el
mercado, debemos tener en cuenta otros factores como son los planes de marketing y estrategias
de publicidad que den a conocer nuestro producto, teniendo en cuenta que existen marcas
reconocidas de las que hay que aprender y tomarlas como referencia, hasta llegar a superar su
volumen de venta y de servicio.
Otro aspecto que se debe tener muy en cuenta son los impuestos, según la revista la
República, manifiesta que aun cuando el consumo de bebidas alcohólicas representa un gasto
importante para los colombianos, de cerca de 30%, el aumento del impuesto de 16% a 19% de
IVA, que comenzó a regir a partir del primero de febrero, tiene preocupada a toda la industria
licorera porque puede disminuir el crecimiento general del sector y llevar a los consumidores a
que caigan en los peligros del mercado ilegal de licores. (La República, 2020), es decir, que
debemos tener en cuenta las reformas tributarias en varios aspectos, primero en el precio, como
el incremento o la disminución de impuestos como el IVA pueden incurrir en el precio, así como
también puede afectar el consumo; es claro que el tipo de cereza que estamos creando va dirigido
a una población en específico, jóvenes, adultos y extranjeros que están en disposición de dejar de
tomar la cerveza normal (nacional) y probar cerveza artesanal que va ser muy diferente tanto en
el sabor como en el precio, que obviamente puede ser un poco más costosa.
24
Procedimiento para actualizar la matriz de comunicaciones
El director del proyecto es el responsable de las comunicaciones. En caso de problemas
en la plataforma de comunicación de la empresa, se aceptar el uso de tecnologías adicionales en
horarios hábiles de trabajo.
Información histórica de los últimos proyectos
Los asociados de la producción de cerveza poseen una vasta experiencia en la producción
de diferentes tipos de cervezas, lo que genera que contemos con una base de gestión de
conocimientos amplia e importante para minimizar los riesgos de producción de cerveza así
como también del manejo administrativo, por el cual se vio la necesidad de conformar una
asociación de productores de cerveza artesanal y de esa manera fortalecer la gestión del presente
proyecto.
Según un informe de Euromonitor International, a pesar de la desaceleración de la
economía del país en el año 2015, el volumen de las ventas de licores continuó en aumento por el
lanzamiento de artículos nuevos y por el crecimiento de la demanda de productos premium. No
obstante, ese no fue el caso de todos los licores. En ese mismo año, el ron y el aguardiente
registraron descensos en sus ventas porque debieron enfrentarse a una competencia cada vez
mayor por la importación de sus pares. (La República, 2020).

25
4.1.2. Herramientas y técnicas
4.1.2.1. Juicio de expertos
Para el siguiente punto, se realizó una encuesta dirigida a seis administradores de
establecimientos de comercio que venden cerveza artesanal en el Barrio Chapinero Alto y Marly
de la UPZ Chapinero Central en la localidad de Chapinero en la ciudad de Bogotá DC. Esta UPZ
se caracteriza por tener dos zonas de bares.
Una está ubicada en la zona de la calle 53 con carrera séptima y se caracteriza por estar en
el entorno de la Universidad Santo Tomas de Aquino. La mayoría de los clientes de estos bares,
son estudiantes universitarios que funcionan durante los lunes y sábados.
La encuesta fue realizada a tres administradores de bares ubicados en la calle 53 con 7 y
arrojó los siguientes resultados:
Pregunta 1
Su establecimiento de comercio vende

cerveza artesanal
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Si No
26
Pregunta 2
¿La cerveza artesanal es de la casa?

3,5
2,5
1,5
0,5
0
Si No
Pregunta 3
¿Qué cerveza se vende más?

3,5
2,5
1,5
0,5
0
Artesanal Tradicionales
27
Pregunta 4
¿Cuál cree usted es la principal problemática a

la que se enfrentar los establecimientos de
comercio que venden cervezas artesanales?
Poca cultura de consumo frente a la cerveza

artesanal
Precios elevados de la cerveza artesanal
Dificultades de competir contra bares de

“estudiantes”
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5
Pregunta 5
¿Ha considerado dejar de vender cerveza

artesanal?
2,5
1,5
0,5
0
Si No
28
4.1.2.1.1. Análisis de reserva
4.1.2.1.1.1. Análisis de datos recolectados
Como se evidencia en las respuestas, en la zona universitaria los estudiantes prefieren
consumir las cervezas tradicionales por encima de las artesanales. La información aportada por los
administradores de los establecimientos de comercio es de alta importancia por tratarse de datos
que le permiten a la sociedad identificar posibles puntos para arrendar locales y con ello iniciar
actividades.
Encuestas sector de Chapinero Alto.
Pregunta 1.
Su establecimiento de comercio vende

cerveza artesanal.
3,5
2,5
1,5
0,5
0
Si No
29
Pregunta 2
¿La cerveza artesanal es de la casa?

2,5
1,5
0,5
0
Si No
Pregunta 3
¿Qué cerveza se vende más
Tradicionales (Águila, Póker, Costeña)
Artesanal
0 0,5 1 1,5 2 2,5
´
30
Pregunta 4
¿Cuál cree usted es la principal problemática a

la que se enfrentar los establecimientos de
comercio que venden cervezas artesanales?
Poca cultura de consumo frente a la cerveza

artesanal
Dificultades de competir contra bares de

“estudiantes”
0 0,5 1 1,5 2 2,5
Pregunta 5
¿Ha considerado dejar de vender cerveza

artesanal?
3,5
2,5
1,5
0,5
0
Si No
Una vez tabuladas las encuestas dirigidas a los comerciantes del sector de Chapinero Alto.
Permite establecer que en esa parte de la localidad del consumo de cervezas artesanales prevalece
sobre las tradicionales. Por este motivo, el establecimiento de comercio debe iniciar acciones en
ese sector de la localidad.

31
4.1.2.1.2. Sistema de información para la dirección de proyectos
Guía para reuniones
MEDIO DESCRIPCIÓN FRECUENCIA

Reunión con la junta
directiva, gerencia del
proyecto para presentar el Inicio del proyecto
Reunión inicial
grupo que hará parte, el
tipo,
alcance y plan de trabajo.
Reunión con gerencia y
Reunión de seguimiento Semanal.
grupo del proyecto para
revisión de avance
Reuniones que se realizaran
Cuando el proyecto lo
Reuniones Informativas para presentar información
requiera
enviada por la gerencia del
proyecto
Reuniones que se harán con
el departamento de
Revisión de costos financiera, abastecimiento
Mensual
para el aseguramiento de
costos y soportes de la
ejecución de estos
Las reuniones que requieran agenda con la gerencia y director del proyecto deberán
consultar la agenda de esta para no interferir con actividades programadas. Las reuniones
periódicas deberán ser agendada con mínimo 24 horas de anticipación. Las reuniones de revisión
de costos deberán tener una relación de los contratos usados y el seguimiento periódico de costos
32
con soportes de esta ejecución. Todas las reuniones deberán contar con acta de anotaciones,
compromisos y lista de asistencia como soporte. En caso de requerir cancelar una reunión deberá
hacerse con un mínimo de 2 horas antes de la hora programada de inicio.
Guía para medio de comunicación
MEDIO DESCRIPCIÓN FRECUENCIA

Sera utilizados para citar
reuniones y solicitudes –
Cuando se requiera
Correo electrónico envíos de información.
De acuerdo guía de Cuando se requiera

Reuniones
reuniones
Fases del proyecto, De acuerdo con avance del
Aprobaciones informes, y costos de proyecto
ejecución.
Informes de seguimiento Avance del proyecto. De acuerdo con el avance
Ejecución de costos del proyecto.
Firma de documentación Todos los entregables del Según requerimiento.
proyecto y documentos De acuerdo con el avance
oficiales deben tener la del proyecto
firma
del gerente general y
gerente del
proyecto
33
Matriz de comunicación
34
4.1.3. Salidas
4.1.3.1. Estimaciones de costos

35
36
37
38
4.1.3.2. Base de las estimaciones
En este proyecto aplica la siguiente normatividad:
 Decisión 486 de 2000: normatividad de la Comunidad Andina para el tema de las
cervecerías artesanales hay que entender que se debe registrar la marca mas no
una patente. Según la decisión 486 de 2000 por la cual se regula la propiedad
industrial, establece que “constituirá marca cualquier signo que sea apto para
distinguir productos o servicios en el mercado. Podrán registrarse como marcas
los signos susceptibles de representación gráfica”
 Superintendencia de industria y comercio: la propiedad intelectual es de
conocimiento únicamente de esta entidad, además es un órgano estatal de
vigilancia y control de los temas comerciales e industriales para Colombia.
 Decreto 1686 de 2012: El presente decreto surgió, en razón a la necesidad de
actualizar la norma, referente al “reglamento técnico sobre los requisitos
sanitarios que se deben cumplir para la fabricación, elaboración, hidratación,
envase, almacenamiento, distribución, transporte, comercialización, expendido,
exportación e importación de bebidas alcohólicas destinadas para consumo
humano”. (decreto 1686, 2012). El ente encargado de garantizar el cumplimiento
de dicha normatividad es el INVIMA, quien ejerce la función de vigilancia y
control en la fabricación, elaboración, hidratación, envase, almacenamiento,
distribución, transporte, comercialización, expendió, exportación e importación
de bebidas alcohólicas destinadas al consumo humano, y siendo el encargado de
la CERTIFICACION BPM a los establecimientos.

39
 Decreto 1826 de 2012: Una particularidad que contiene el decreto 1886 del
2012 se da en la individualización del tipo de bebidas alcohólicas existentes,
donde a cada una se le da una clasificación y exigencias diferentes, dependiendo
del tipo de licor, y surge la interrogante, de por qué el legislador no incluyo a la
CERVEZA ARTESANAL en esta individualización, como mencionamos existen
grandes diferencias entre la cerveza industrial y la artesanal en el proceso de
elaboración. Las cervezas artesanales no utilizan ningún aditivo artificial, el
proceso de elaboración es manual desde el molido de las maltas hasta el
embotellamiento, por lo tanto, no sería coherente desde la óptica lógica y legal,
aplicar los mismos requisitos de fabricación, pues en el decreto el concepto
legal de cerveza, se refiere únicamente a la de tipo industrial. En concordancia, a
cada una de las nuevas exigencias en materia sanitaria y de manufactura, se
implementó a las personas naturales o jurídicas que participen en la producción de
bebidas alcohólicas, la exigencia de una certificación, “ Los establecimientos que
fabriquen, elaboren, hidraten y envasen bebidas alcohólicas se certificarán en
Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).” (decreto 1686, 2012) artículo 4, siendo
esta una formalidad legal que tiene como característica principal su
obligatoriedad. “Los establecimientos que no se encuentren certificados a la
fecha, no podrán fabricar, elaborar, hidratar y envasar bebidas alcohólicas.”
(decreto 1686, 2012) articulo 42 parágrafo 2.
 Decreto 1575 de 2007 y la Resolución 2115 de 2007 de los Ministerios de
Ambiente y Desarrollo Sostenible y de Salud y Protección Social: poseer un
acceso a un tipo de agua que cumpla con las normas vigentes.

40
 Decreto 1506 de 2014: Cabe resaltar que en primer lugar el plazo que se había
dado a los establecimientos dedicados a la producción de bebidas alcohólicas
había sido de 42 meses a partir de su entrada vigencia (decreto 1686, 2012), es
decir termino a cumplirse el día 9 de agosto del 2015, en razón a que la presente
ley entro a regir el 9 de agosto del año 2013.
 Ley 223 de 1995: El impuesto al consumo de cervezas, sifones, refajos y mezclas
de bebidas fermentadas con bebidas no alcohólicas es de propiedad de la Nación y
su producto se encuentra cedido a los Departamentos y al Distrito Capital de
Santafé de Bogotá, en proporción al consumo de los productos gravados en sus
jurisdicciones.
 Ley 75 de 1986: define el hecho generador del impuesto como la
realización de actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o
realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente,
por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se
cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con
establecimientos de comercio o sin ellos.
 Parágrafo del Artículo 50 del Decreto 1686 de 2012//Etiqueta que
indique que: “El exceso de alcohol es perjudicial para la salud”.
 Ley 1801 de 2016 “Por la cual se expide el código de Policía y Convivencia” Art.
84 “Perímetro de impacto de la actividad económica” A partir de la presentación
de dicho código de Policía no se podrán realizar actividades económicas cerca a
instituciones educativas o de salud como hospitales que promuevan al ruido o la
interrupción de la tranquilidad.
41
 Resolución del 1402 de 2006: Data sobre la reutilización, aprovechamiento y
tratamiento de residuos sólidos”
 Decreto 3192 de 1932: (Invima, Ministerio de Salud, 1983) Deben obtener del
Ministerio de Salud, un Registro Sanitario del producto conforme a lo establecido
en el presente Decreto.
 Acuerdo 648 de 2016: La frecuencia con la que se paga el impuesto de industria y
comercio conforme con las disposiciones legales tiene una periodicidad anual, se
causa año vencido, es decir, los ingresos del año 2018 se tributan en el 2019.
 Ley 23 de 1973 (Congreso Nacional de Colombia). Principios fundamentales
sobre prevención y control de la contaminación del aire, agua, suelo.
 Decreto 02 de 1982 del (Ministerio de Salud). - Emisiones Atmosféricas.
Contiene los límites permisibles en el tema de aire.
 Decreto 948 de 1995(Ministerio Medio Ambiente). Contiene el Reglamento de
Protección y Control de la Calidad del Aire.
 Resolución 627 de 2006(MAVDT). Por la cual se establece la norma nacional de
emisión de ruido y ambiental.
 Resoluciones 005 de 1996 y 909 de 1996 (Ministerio del Medio Ambiente).
Niveles permisibles de emisión de contaminantes producidos por fuentes móviles.
 Resolución No 4100 de 2004 (Ministerio de Transporte). Tipología para vehículos
de transporte de carga.
 Resolución 541 de 1994 (Min. Ambiente). Manejo de escombros, materiales,
elementos, concretos y agregados sueltos de construcción, de demolición y capa
orgánica suelo y subsuelo de excavación

42
4.1.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Teniendo en cuenta la participación del equipo que integran el proyecto se realiza en este
punto las respectivas lecciones aprendidas del proyecto en desarrollo, esta información será
trasmitida como un activo del proceso del proyecto y en el momento se crea como una salida
temprana del proyecto, pudiendo utilizarse también como una entrada del mimo una vez se
actualice a lo largo del desarrollo del proyecto.
Lección Aprendida No: 1 Implementación de una base de datos para organizar la

información recopilada
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: La organización de la información es la
forma más eficiente de completar el trabajo
Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente

Grupo de X Iniciación Planeamie Ejecuci Contr Cierre
procesos: nto ón ol
Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado: administrar,

planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados
para la ejecución del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo
establecido y con los costos presupuestados.
Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada: Para asistirnos con la
planificación, contamos con la técnica de Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS,
por sus siglas en inglés), que nos sirve específicamente para definir de manera estructurada y
en orden jerárquico las actividades que se requieren para producir los entregables del
proyecto y alcanzar los objetivos establecidos.
43
¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?

Debido a que se adquiere información durante el desarrollo del proyecto, tanto de la
comunidad, entes gubernamentales y demás personas interesadas, se genera una gran cantidad
de datos, documentos y archivos que requieren ser organizados de acuerdo con la necesidad
del proyecto.
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?
Mejora en la estructuración, uso y entrega de la información recopilada
¿Cuál es la lección aprendida?

Toda la documentación recibida por mínimo que sea debe ser registrada, archivada y
almacenada en la base de datos de acuerdo con la necesidad de salida para el proyecto.
¿Qué acción se tomó?

Con ayuda del equipo de trabajo se organiza la información ya recopilada, se inicia con la
estructuración de una base de datos que permita el acceso e identificación de la información
requerida, organizada por cada una de las áreas que contempla el proyecto.
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?

Continuar con la documentación y archivo de la información.
¿Dónde y cómo este conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto
actual?
Se puede utilizar este conocimiento en cualquier parte del desarrollo del proyecto, para que
al final se tenga un consolidado completo de toda la información obtenida durante la
planeación y la ejecución del proyecto.
¿Dónde y cómo este conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?

En cualquier de los futuros proyectos se puede implementar la misma base de datos
modificando solo los requerimientos de búsqueda de la información de acuerdo con la
necesidad del proyecto.
¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo Gerente(s) Equipo X Todo el Personal
44
Otros:
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x e-mail x Intranet/pagi Preguntas Biblioteca
x Otros: Documentos de cierre del proyecto
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? s x N
Nombre(s) de anexo(s):
1.
Registro de Riesgo (Costos)

Af Plan de Soporte /
Riesgo Probabil Impact Respons
Causa ect Acciones para tomar continge Herrami Costo
priorizado # idad o able
a ncia enta
Problemas con los
Olores de
vecinos aledaños a Instalación de máquina
fermentación Empresa $2.500.000
la fábrica por los Probable Mayor de purificación de agua /
y residuos SI NA consultora Director / $
olores generados (3) (4) Realizar un estudio de
generados ambiental 2.000.000
en el proceso de olores
por la fábrica
fermentación.
Conseguir
financiamiento a largo
plazo (Créditos
No contar con el Mala
Poco hipotecarios,
financiamiento planeación Mayor Créditos
probable SI arrendamiento NA Director
para cubrir el de (4) bancarios
(2) financiero, etc.) para
capital de trabajo. presupuesto,
gastos imprevistos /
Realizar una
planificación de pago NA
Cambio en el Incremento Suscripción a guía de
precio de la del precio de Muy proveedores nacionales Proveedor Guía de
Mayor $230.000
máquina, por la la maquinaria probable SI para comprar o arrendar es proveedor Director
(4) único pago
fluctuación del de modalidad (4) maquinaria e insumos nacionales es
dólar. importación nacionales
Demoras en la Contrato
Cambio en el
negociación con Poco Acuerdo de precios / firmado
precio de Mayor
los proveedores de probable SI Compra de lotes de NA Director NA
materias (4)
las materias (2) producción
primas
primas.
Demoras en la Desconocimi Contratar un profesional

obtención de los ento / experto en términos Contrato
Probable Mayor
permisos Trámites SI legales para agilizar las NA de Director $1.200.000
(3) (4)
municipales y de largos y licencias y permisos de asesoría
salud. dispendiosos funcionamiento
Escasez de mano Plataform Plan de

Poca Poco Contratar directamente
de obra para la Moderad a SENA / incentivos
motivación probable SI al personal sin NA Director
planta de o (3) Plan de sujeto a
para trabajar (2) intermediarios de bolsa
incentivos número de
45
producción de de empleo / Diseñar un personas en
cerveza artesanal. plan e incentivos nómina
Producto
Diseñar un plan de
desconocido Poco
Catastróf marketing para estipular Plan
Poca aceptación / Precio no probable SI NA Director $2.500.000
ico (5) precio de lanzamiento / estratégico
del producto. favorable al (2)
publicidad del producto
público
Suspensiones
temporales de la
Falta de
actividad por
mecanismos
cometer Probable Catastróf Manual de convivencia
de SI Director
comportamientos (3) ico (5) y autorregulación social
convivencia
contra la
social
convivencia. (Ley Manual
1801 de 2016). NA impreso $ 100.000
Pérdidas
financieras /
Sanciones
por Probable
Mala estimación incumplimie (3) Ejecutar y monitorear el
4 (Alta) SI NA Project Director NA
de tiempo nto / No cronograma
cumplimient
o de hitos del
proyecto de
cerveza
Incumplimie
nto tiempo,
alcance y
No tener Plataform
costo / No Probable Realizar procesos de
profesionales a del
tener (3) 3 selección oportunos /
especializados en SI NA SENA / Director
producción (Media) contratar a una empresa
la producción de bolsas de
de cerveza de bolsa de empleo
cerveza empleo
con calidad
(Consumo NA
humano)
Póliza de
Corto Poco 5 seguro
Desastres naturales $5.000.000
circuito / Probable (Catastró SI Asegurar el negocio NA contra Director
/ incendio único pago
terremotos (2) fico) todo
riesgo
No hay datos
disponibles
Llevar una base de datos
para verificar Probable Sistema $25.000.000
Datos estadísticos donde se registre a Llevar
la cantidad (3) ERP SAP (licencia
de producción y 4 (Alta) SI diario las cantidades inventario Director
de SAP) Tarifa
venta producidas, vendidas, en Kardex
producción, única
etc.
venta y
utilidades
Este valor
Pérdida de Realizar las queda
horas hombre Probable verificaciones de los Sistema pendiente y
en el (3) riesgos asociados en GR sujeto al
proyecto / cada actividad / Realizar (Sistema número de
Accidente en obra 4 (Alta) SI NA Director
retrasos en el estudio de puesto de de gestión personas
cumplimient trabajo / entrega de de que
o del dotación de elementos riesgos) participan
cronograma de protección personal en el
proyecto
46
4.2. Determinar el presupuesto
4.2.1. Entradas
4.2.1.1. Plan para la dirección del proyecto
4.2.1.1.1. Plan de gestión de los recursos
En el plan de los recursos se deben tener en cuenta el recurso físico y el recurso humano
o de equipo. La obtención de los recursos se realizará por medio de proceso de adquisición así
mismo el gerente del proyecto y su equipo senior deberá tener en cuenta la disponibilidad del
recurso calificado de la región según juicio de expertos.
4.2.1.1.1.1. Roles y responsabilidades
Responsabilidades y roles en el proyecto
Rol Responsabilidad
Encargado de dirigir el proyecto, los procesos a nivel

Gerente del proyecto
general lo que requiera para sacar el proyecto adelante.
Soporte de comunicación Encargado de dirigir la parte de marketing y relaciones
imagen y publicidad publicas
Se encargará que todo el personal cumpla con lo
Asistente administrativa establecido en el manual de funciones, en los tiempos
destinados para cada proceso.
Jefe de departamento de Es el encargado de dirigir y coordinar los procesos de
producción producción al interior de la empresa

47
Jefe departamento comercial y Encargado que la documentación este al día y se cumpla
Administrativo con lo establecido por la norma
Jefe departamento financiero Encargado de los dineros ingresos y egresos
Ingeniero de Alimentos Encargado de las fórmulas.
Líder de recursos humanos y Encargado de coordinar el departamento
nomina
Contador Encargado de los impuestos, nomina
Jefe de Control de Calidad Encargado hacerles la calidad a los productos
Asesores comerciales Encargados de vender los productos
Encargados de la parte de producción y repartición de la

Operarios
mercancía
4.2.1.1.1.2. Inversión en equipos de oficina, maquinaria y equipo

48
4.2.1.1.1.3. Gastos de servicios
4.2.1.2. Documentos de negocio
4.2.1.2.1. Caso de negocio
La empresa “Cervezas Artesanales” tiene en su plan de trabajo la producción de cerveza
artesanal tipo rubia, a traves de adquisición o la adecuación de instalaciones para la producción
de 8000 litros de cerveza mensual. Las instalaciones para la producción de la cerveza artesanal
49
tipo rubia se ubicarán en el centro logístico ubicado en la vereda La Punta del Municipio de
Tenjo, Cundinamarca y el establecimiento de comercio tipo bar se ubicará en la localidad de
Chapinero.
Para el desarrollo del proyecto se plantea la compra o el arrendamiento de un local con un
área de 500 m², ubicado en una zona franca o centro logístico con el objeto de aprovechar las
exoneraciones que ofrece el gobierno nacional y departamental. En este local se utilizará como
depósitos para la cebada y el lúpulo, así mismo se instalará un sistema completo para la
producción de cerveza artesanal compuesto por: tres tanques de 250 litros cada uno, cinco
tanques de cocción de 50 litros cada uno y dos enfriadores con capacidad de 2000 litros.
Después del proceso de fermentación, la cerveza artesanal se verterá en barriles de
madera con capacidad de 50 galones cada uno, luego se realizará el envío al establecimiento de
comercio para su consumo.
4.2.1.2.2. Plan de gestión de beneficios
En este plan se describe los beneficios (rentabilidad, utilidad) del proyecto y se utiliza
para medir si se ha logrado alcanzar las metas del proyecto tal como se había planificado. El plan
de beneficio se aplicará de manera colectiva, es decir, que todos los miembros de la cervecería
están incluidos en el éxito de los resultados. Este beneficio se ve reflejado en beneficios
tangibles e intangibles.
Beneficios Intangibles del proyecto: (para el proyecto)
 Posicionamiento de marca en el mercado: Lograr ser un establecimiento
reconocido
50
 Patentar la cerveza Rubia: Obtener los derechos exclusivos de patente para
comercializar la cerveza de modalidad exportación.
 Convenios: Con almacenes de cadena para obtener descuentos especiales para los
trabajadores de la cervecería, así mismo en sitios de recreación, deporte y belleza.
 Grate place to work: Obtener el reconocimiento de la empresa Grate place to
work como una empresa con las mejores prácticas laborales.
Beneficios tangibles del proyecto: (Utilidades para los trabajadores), de las utilidades
que obtenga la cervecería por ventas, se entregará parte a los trabajadores como incentivo
monetario.
 Bono por cumpleaños: Los empleados recibirán un bono correspondiente a
$100.000 que serán consignados a su cuenta de nómina el día de su cumpleaños.
 Bono navideño: Cada año los empleados podrán disfrutar de una tarjeta regalo por
$150.000 para comprar en almacenes de cadena a nivel nacional.
 Bono variable por resultados y ventas: Reconocimiento salarial que se hace por el
cumplimiento de las metas empresariales y ventas, siempre y cuando cumplan con el
factor de permanencia tanto anual como semestral. El monto del bono equivale al 50%
sobre el ingreso monetario anual y se liquida con base a los ingresos de la cervecería.
4.2.1.3. Acuerdos
Los acuerdos permiten definir las intenciones iniciales de un proyecto y pueden ser por
cualquier medio escrito o verbal. Para este caso en particular de la cervecería se va a utilizar un
medio escrito: Memorando de entendimiento. Este memorando es un documento que describe

51
un acuerdo ya sea bilateral o multilateral, la idea es aplicarlo a todos los trabajadores de la
cervecería sin que cause una obligación legal, se hace como alternativa para incentivar las
ventas de la cervecería y así poder cumplir con el bono de desempeño y ventas, se utiliza este
medio debido a que se va a implementar un acuerdo flexible.
Intenciones iniciales:
Incrementar gradualmente las ventas de la cervecería mediante o atraer el mayor número
de clientes para que ingresen al flujo de ventas.
Métricas para considerar:
 Meta de ventas
 Número de clientes necesarios
 Número de clientes potenciales

52
4.2.2. Herramientas y técnicas
4.2.2.1. Project libre o MP

53
54
55
56
4.2.3. Salidas
4.2.3.1. Línea base de costos
FASES ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN VALOR
Fase I: Inicio del proyecto

Acta de constitución del proyecto. Firma de documentos Recurso humano. 1.000.000
legales
Identificación de los interesados Proyección de posibles Recurso humano. NA
interesados
Fase 2 Planificación del proyecto
Plan de Gestión de los Requisitos. Proyección del Recurso humano. NA
documento
Plan de Gestión del Cronograma. Elaboración del Recurso humano. NA

diagrama de Gantt
Plan de Gestión de la Calidad. Elaboración de Recurso Humano 1.000.000
documento en donde se
describen todas las
acciones para cumplir
los criterios de calidad
Plan de Mejoras del Proceso. Elaboración de Recurso Humano 1.000.000
documento en donde se
describen las acciones
para mejorar los
procesos al interior de la
empresa
Plan de Gestión de los Recursos Elaboración de Recurso Humano 1.000.000
documento de RRHH
Humanos
Plan de Gestión del Personal. Elaboración del Recurso Humano 1.000.000
documento de gestión
del personal
Plan de Gestión de las Elaboración de Recurso Humano 3.000.000
documento con la
Comunicaciones.
estrategia de
comunicaciones de la
empresa
Plan de Gestión de los Riesgos. Elaboración de Recurso Humano 4.000.000
documento sobre la
gestión de los riesgos
Plan de Gestión de las Elaboración de Recurso Humano 2.000.000
documento de
Adquisiciones
adquisiciones
Plan de Gestión de los Elaboración de Recurso Humano N.A.
documento de la gestión
Interesados.
de los interesados
Fase III: Conformación de la
sociedad.
Selección del nombre de la Por medio de trabajo se Recurso Humano N.A.
empresa selecciona el nombre
57
Documento de constitución, Firma de los documentos Recurso Humano 2.000.000
inscripción de empresa y legales para la
establecimiento. conformación de la
sociedad
Solicitud de la identificación Trámites ante la DIAN Recurso Humano N.A.
tributaria y RUT.
Inscripción de la empresa en la Radicación de Recurso Humano N.A.
secretaría de Hacienda documentos ante la
Secretaría de Hacienda
del Distrito
Fase IV:
Inicio de producción del
producto: Adquisición y
adecuación de espacios
Suscripción de contratos. Elaboración de los Recurso Humano 8.000.000
contratos legales
Adquisición de instalaciones. Identificación de las Recurso Humano N.A.
instalaciones y
arrendamiento de estas
Adecuación de instalaciones. Modificar las Recurso Físico 10.000.000
instalaciones para cumplir
con lo estipulado en la
normatividad
Obtención del certificado de Solicitar las visitas de la Recurso Humano N.A.
higiene ante la secretaria distrital Secretaría de Seguridad
de salud
Obtención del certificado de Solicitar las visitas Recurso Humano N.A.
calidad de alimentos y bebidas
alcohólicas ante INVIMA
Identificación, selección y Solicitar las visitas Recurso Humano N.A.
contratación de proveedores
materias primas.
Adquisición de maquinaria y Realizar cotización y Recurso Físico NA
equipos para realizar los posterior compra de la
productos. maquinaria
Contratación del personal idóneo Realizar la selección del Recurso Humano NA
personal
Fase V: Desarrollo del proyecto.
(Producción de la cerveza
artesanal).
Molienda. Romper la cascara del Recurso Físico 50000
grano de la cebada y
ponerlo en la maquina
Maceración. Remojar el grano Recurso Físico 25000
Cocción. Hervir el líquido y añadir Recurso Físico 25000

ingredientes
Fermentación Transformar las azucares Recurso Físico 25000
de la levadura.
Embotellado Agregar el líquido en las Recurso Físico 25000
botellas
Apertura del establecimiento para N.A.
la comercialización de la cerveza
artesanal
Fase VI: Monitoreo y control del N.A.
proyecto.
Seguimiento de tareas Hacerles monitoreo a las Recurso Humano N.A
actividades de las
personas
58
Gestión de incidencias, N.A.
generación de informes
Reunión semestral de socios Encuentro de socios. Recurso Humano N.A.
Control de costos Hacerle seguimiento al Recurso Humano N.A.

rendimiento
Cargo Cantidad Dedicación Salario Factor Costos Total Disponibilidad

Base Prestacional Prestaciones salario más (Meses)
prestaciones
Gerente 1 100% al $4.500.000 46,3% $2.107.490 $6.608.490 6 meses
general mes
Soporte de 1 100% al $3.500.000 %34,8 $1.219.937 $5.139.937 6 meses
comunicación mes
imagen y
publicidad
Asistente 1 100% al $3.500.000 %34,8 $1.219.937 $5.139.937 6 meses
administrativa mes
Jefe de 1 100% al $3.500.000 %34,8 $1.219.937 $5.139.937 6 meses
departamento mes
de producción
Jefe 1 100% al $3.500.000 %34,8 $1.219.937 $5.139.937 6 meses
departamento mes
comercial y
Administrativo
Jefe 1 100% al $3.500.000 %34,8 $1.219.937 $5.139.937 6 meses
departamento mes
financiero
Ingeniero de 1 100% al $3.200.000 %46,8 $1.499.371 $4.699.371 6 meses
Alimentos mes
Líder de 1 100% al $3.200.000 %46,8 $1.499.371 $4.699.371 6 meses
recursos mes
humanos y
nomina
Contador 1 100% al $3.200.000 %46,8 $1.499.371 $4.699.371 6 meses
mes
Jefe de 1 100% al $2.800.000 %50.0 $1.414.133 $4.219.133 6 meses
Control de mes
Calidad
Asesores 3 100% al $1.200.000 %63 $760.275 $1.960.545 6 meses
comerciales mes
Operarios 4 100% al $1.200.000 %63 $760.275 $1.960.545 6 meses
mes
4.2.3.2. Requisitos de financiamiento del proyecto
Para el desarrollo de una porción del proyecto se cuenta con recursos propios, al ser estos
insuficientes para ejercer el proyecto completo, debido a factores como el valor del terreno,
59
infarestructuras, materias primas, insumos, entre otros, por lo cual es necesario un programa
de financiamiento o solicitar un crédito con una entidad bancaria.
4.2.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolución de
incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común
de los incidentes. Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quién es responsable de la
resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite.
Durante la resolución de incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir al
equipo alcanzar sus objetivos. Esta información es importante para el proceso. Controlar las
Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto,
como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes. (Project Management
Institute, Inc., 2.013).
Riesgo Causa Probabil Impact Af Acciones para tomar Soporte / Respons

priorizado # idad o ec Herrami able
ta enta
Problemas con los Olores de Probable Mayor SI Instalación de máquina Empresa Director
vecinos aledaños fermentació (3) (4) de purificación de agua consultor
a la fábrica por n y residuos / Realizar un estudio de a
los olores generados olores ambienta
generados en el por la l
proceso de fábrica
fermentación.
No contar con el Mala Poco Mayor SI Conseguir Créditos Director
financiamiento planeación probable (4) financiamiento a largo bancarios
para cubrir el de (2) plazo (Créditos
capital de trabajo. presupuesto, hipotecarios,
arrendamiento
financiero, etc.) para
gastos imprevistos /
Realizar una
planificación de pago
60
Cambio en el Incremento Muy Mayor SI Suscripción a guía de Guía de Director
precio de la del precio probable (4) proveedores nacionales proveedo
máquina, por la de la (4) para comprar o res
fluctuación del maquinaria arrendar maquinaria e
dólar. de insumos nacionales
modalidad
importación
Demoras en la Cambio en Poco Mayor SI Acuerdo de precios / Contrato Director
negociación con el precio de probable (4) Compra de lotes de firmado
los proveedores materias (2) producción
de las materias primas
primas.
Desconocim Probable Mayor SI Contratar un Contrato Director
Demoras en la iento / (3) (4) profesional experto en de
obtención de los Trámites términos legales para asesoría
permisos largos y agilizar las licencias y
municipales y de dispendioso permisos de
salud. s funcionamiento
Escasez de mano Poca Poco Modera SI Contratar directamente Platafor Director

de obra para la motivación probable do (3) al personal sin ma
planta de para trabajar (2) intermediarios de bolsa SENA /
producción de de empleo / Diseñar un Plan de
cerveza plan e incentivos incentivo
artesanal. s
Producto Poco Catastró SI Diseñar un plan de Plan Director
Poca aceptación desconocido probable fico (5) marketing para estratégic
del producto. / Precio no (2) estipular precio de o
favorable al lanzamiento /
público publicidad del producto
Suspensiones Falta de Probable Catastró SI Manual de convivencia Manual Director
temporales de la mecanismos (3) fico (5) y autorregulación impreso
actividad por de social
cometer convivencia
comportamientos social
contra la
convivencia. (Ley
1801 de 2016).
Mala estimación Pérdidas 4 (Alta) SI Ejecutar y monitorear Project Director
de tiempo financieras / el cronograma
Sanciones
por Probable
incumplimie (3)
nto / No
cumplimient
o de hitos
del proyecto
de cerveza
No tener Incumplimi 3 SI Realizar procesos de Platafor Director
profesionales ento tiempo, (Media) selección oportunos / ma del
especializados en alcance y contratar a una empresa SENA /
la producción de costo / No Probable de bolsa de empleo bolsas de
cerveza tener (3) empleo
producción
de cerveza
con calidad
(Consumo
humano)
61
Desastres Corto 5 SI Asegurar el negocio Póliza de Director
naturales / circuito / Poco (Catastr seguro
incendio terremotos Probable ófico) contra
(2) todo
riesgo
Datos estadísticos No hay 4 (Alta) SI Llevar una base de Director
de producción y datos datos donde se registre
venta disponibles Probable a diario las cantidades Sistema
para (3) producidas, vendidas, ERP
verificar la etc. SAP
cantidad de
producción,
venta y
utilidades
Accidente en obra Pérdida de 4 (Alta) SI Realizar las Sistema Director
horas verificaciones de los GR
hombre en Probable riesgos asociados en (Sistema
el proyecto / (3) cada actividad / de
retrasos en Realizar estudio de gestión
el puesto de trabajo / de
cumplimient entrega de dotación de riesgos)
o del elementos de
cronograma protección personal
62
5. Conclusiones
Con la elaboración y estructuración del Plan de la Calidad para nuestro proyecto, se
determinaron específicamente los procesos que se deben cumplir para la producción y
comercialización de nuestra cerveza artesanal, estimando a cada uno de ellos el costo
correspondiente, de tal manera que se tenga tan claro que a la hora de tomar decisiones, podamos
evaluar fácilmente en donde se pueden optimizar los recursos sin generar perdida de la calidad
del producto.
Para el correcto desarrollo del proyecto se necesitó contar con personal con amplio
conocimiento en la elaboración del producto y desarrollo de marketing, para que proporcionen
ayuda para obtener rentabilidad desde el año 0.
En la formulación del proyecto deberá tenerse en cuenta el sistema legal, laboral e
industrial para solicitar los permisos requeridos para establecer la fábrica, las oficinas y el
establecimiento de comercialización. (Bar).
Los principales peligros identificados en la manipulación y almacenamiento de las materias
primas para la elaboración de la cerveza artesanal están dados por las características de las
sustancias las cuales son: extremadamente inflamables, corrosivas, tóxicas y peligrosas para el
medio ambiente.
63
6. Referencias bibliográficas
Aceves, S. P. (2018). Administración de proyectos: enfoque por competencias. Páginas 13 – 29 y

30 – 40 Recuperado de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/reader.action?ppg=24&docID=55134
15&tm=1545142965308
Ariza, F. (2016) Estimación de costos y presupuestación del proyecto (OVI) Recuperado

de http://hdl.handle.net/10596/9738
Echeverría, J. D. (2018). Manual para Project managers: cómo gestionar proyectos con éxito
(3a. ed.). Páginas 286- 305 Recuperado
de https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/reader.action?ppg=288&docID=5
426609&tm=1545141210933
Ocaña, J. A. (2012). Gestión de proyectos con mapas mentales. Vol. I. Alicante, ES: ECU.
Páginas 147 – 193. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=153&docID=10
732674&tm=1479980565293
Macchia, J. L. (2009). Cómputos, costos y presupuestos (3a. ed.). Buenos Aires, AR: Editorial
Nobuko. Página 129 a 149. Recuperado
4980&tm=1480426742816
Rincón, S. C. A., & Villarreal, V. F. (2009). Costos: decisiones empresariales. Bogotá, CO:
Ecoe Ediciones. Páginas 213 – 236. Recuperado
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Rivero, Z. J. P. (2015). Costos y presupuestos: reto de todos los días. Lima, PERÚ: Universidad
Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). Páginas 237 – 271. Recuperado
64
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Toro, L. F. J. (2016). Costos ABC y presupuestos: herramientas para la productividad (2a. ed.).
Bogotá, CO: Ecoe Ediciones. Páginas 105 – 129. Recuperado
205812&tm=1480427041040

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Unidad 2. Estimar los costos y determinar el presupuesto.

Angie Alexandra Coral

Juan David Jaramillo

Sandra Patricia Barrero

Yeison Fabian Diaz Montaña

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y

Especialización en Gestión de Proyectos

Gestión de los costos del proyecto.

3.1. Objetivo general .................................................................................................................. 3

3.2. Objetivos específicos .......................................................................................................... 3

4. Desarrollo de la actividad ....................................................................................................... 4

4.1. Estimar los costos ............................................................................................................... 4

4.1.1.1. Plan para la dirección del proyecto ................................................................................. 4

4.1.1.1.1. Plan de gestión de la calidad ....................................................................................... 4

4.1.1.2. Documentos del proyecto ............................................................................................... 9

4.1.1.2.1. Requisitos de recursos................................................................................................. 9

4.1.1.2.2. Registro de riesgos .................................................................................................... 14

4.1.1.3. Factores ambientales de la empresa .............................................................................. 18

4.1.1.4. Activos de los procesos de la organización .................................................................. 21

4.1.2. Herramientas y técnicas ................................................................................................ 25

4.1.2.1. Juicio de expertos .......................................................................................................... 25

4.1.2.1.1. Análisis de reserva .................................................................................................... 28

4.1.2.1.1.1. Análisis de datos recolectados .............................................................................. 28

4.1.2.1.2. Sistema de información para la dirección de proyectos............................................ 31

4.1.3. Salidas ........................................................................................................................... 34

4.1.3.1. Estimaciones de costos ................................................................................................. 34

4.1.3.2. Base de las estimaciones ............................................................................................... 38

4.1.3.3.1. Registro de riesgos .................................................................................................... 44

4.2. Determinar el presupuesto ................................................................................................ 46

4.2.1.1. Plan para la dirección del proyecto ............................................................................... 46

4.2.1.1.1. Plan de gestión de los recursos ................................................................................. 46

4.2.1.1.1.1. Roles y responsabilidades ..................................................................................... 46

4.2.1.1.1.2. Inversión en equipos de oficina, maquinaria y equipo ......................................... 47

4.2.1.1.1.3. Gastos de servicios ................................................................................................ 48

4.2.1.2. Documentos de negocio ................................................................................................ 48

4.2.1.2.1. Caso de negocio ........................................................................................................ 48

4.2.1.2.2. Plan de gestión de beneficios .................................................................................... 49

4.2.1.3. Acuerdos ....................................................................................................................... 50

4.2.2. Herramientas y técnicas ................................................................................................ 52

4.2.2.1. Project libre o MP ......................................................................................................... 52

4.2.3. Salidas ........................................................................................................................... 56

4.2.3.1. Línea base de costos...................................................................................................... 56

4.2.3.2. Requisitos de financiamiento del proyecto ................................................................... 58

4.2.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto ........................................................... 59

4.2.3.3.1. Registro de riesgos .................................................................................................... 59

6. Referencias bibliográficas ..................................................................................................... 63

Conocer y manejar los costos dentro de un determinado proyecto es importante ya que

impacto negativo con suficiente anticipación. La estimación de costos permite determinar

cuántos recursos (materiales, insumos, personas, recursos monetarios, etc.) va a requerir un

En el siguiente trabajo se presenta la estimación de costos y el presupuesto del proyecto

“Negocio de economía solidaria a través de la producción de cerveza artesanal en la ciudad de

poder garantizar el éxito del negocio.

Teniendo en cuenta la competencia de precios y de demanda que existe en la localidad de

retrasos, desviaciones e incremento en el precio de lanzamiento de la cerveza rubia.

proyecto de cerveza artesanal utilizando la herramienta Project libre.

3.1. Objetivo general

Estimar los costos y determinar el presupuesto para un proyecto de inversión como lo es

en un ambiente de cooperación laboral, socialmente justo y sustentable.

3.2. Objetivos específicos

el plan de gestión del cronograma de actividades.

Desarrollar las actualizaciones del registro de riesgos necesarias para disminuir la

ocurrencia de riesgo durante el proceso de planificación del proyecto.