UNIVERSIDAD MARTÍN LUTERO

Municipio de Rosita

Ingeniería en Sistema II Año.

TEMA:
Definición e importancia de contabilidad y lista de
documentos primarios y secundarios que se
utilizan en contabilidad.

Profesora.
Jusseydy Calderón

Elaborado por:
José Salomón Mendéz Oporta.

Rosita; 09 de Junio del 2017.

 Universidad Martin Lutero-Rosita; 09 de Junio del 2017.

Definición de contabilidad general

La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad

para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el
patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros.
La contabilidad general implica el análisis desde distintos sectores de todas las
variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un
registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras.
La contabilidad general de una empresa, por lo tanto, implica el control de todas
sus operaciones diarias: compra, venta, gastos, inversiones, etc. El contador debe
registrar, analizar, clasificar y resumir dichas operaciones para volcarlas en un
estado o balance con información veraz.
Existen distintas fases especializadas que forman parte de la contabilidad general;
veamos cada una de ellas en detalle, a continuación:
 La de costos se dedica a la clasificar y recopilar información de los costos
corrientes y en perspectiva;
 La fiscal, por su parte, está fundamentada en la legislación impositiva de
cada país. El contador debe encargarse de elaborar los informes
pertinentes para la presentación de declaraciones ante la Administración
Pública y para el pago de los impuestos;
 La financiera es la fase que se centra en la información cuantitativa de las
transacciones y de otros eventos económicos que son susceptibles de
cuantificación;
 La administrativa, por último, está vinculada a la elaboración de informes
internos. La información es analizada por los propios responsables de la
organización, quienes tomarán decisiones de gestión en base a los datos
aportados. Las políticas de una empresa suelen basarse en estos informes
de la contabilidad administrativa.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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 Universidad Martin Lutero-Rosita; 09 de Junio del 2017.

Importancia de contabilidad.

La contabilidad es una de las primeras disciplinas económicas que han servido al

hombre.- Desde tiempos inmemoriales, con el surgimiento de la noción de
economía doméstica, surge también la idea de contabilidad como una disciplina
que le permite al ser humano llevar un orden claro y preciso de sus actividades,
recursos, dinero, etc.
La utilización de la Contabilidad es necesaria en nuestras vidas para poder
administrar de la mejor manera posible nuestro dinero, recurriendo en nuestro
trabajo o emprendimiento familiar a la ayuda de un Contable que además tiene
mayor conocimiento acerca de los Trámites Tributarios, el pago de Impuestos y
sobre todo, la confección de Balances y Presupuestos que ayudan a saber en qué
invertir y cómo controlar las ganancias. En muchos sentidos, la tarea de
contabilidad resulta siendo muy específica y si bien una persona cualquiera puede
llevarla a cabo es central y de mucha importancia recurrir a profesionales que
sepan bien lo que hacen para evitar errores.
También en muchas compañías, grandes o pequeñas, es necesaria la aplicación
de la Contabilidad para el correcto manejo de las finanzas, cerciorándose de si es
posible realizar una Inversión, un control exhaustivo de las Deudas y por sobre
todas las cosas, un manejo preciso de los Pagos Tributarios, manteniendo todo
controlado, en regla y completamente legalizado. Esto se controla además tanto
interna como externamente a través de auditorías y controles que tienen por
objetivo asegurar que las instituciones no cometen errores ni realizan actos ilícitos
en uso de recursos o dinero.
¿Por qué la contabilidad es importante para el ser humano?
La utilidad que tiene la Contabilidad consiste en obtener una información útil para
poder aplicarse en una posterior Decisión Económica, como también pudiendo
obtener un control de la Gestión Anterior, generalmente con la aplicación de una
Auditoría Contable, o bien poder planificar de la mejor manera posible los fondos
que contamos para el año próximo (lo que es conocido como Presupuesto) para
poder realizar inversiones y poder estimar un Balance Futuro. En este sentido,
toda empresa o institución debe asegurar recursos a un equipo de contables que
se encarguen de esta tarea y que pueden trabajar incluso en conjunto con la
dirección recomendando acciones a seguir o avisando de posibles complicaciones
ante decisiones que puedan ser riesgosas.
La selección correcta de equipos contables como reaseguro del éxito y el control
de organismos estatales.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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El equipo contable o aquellos que ocupan ese rol en una institución, una empresa
o incluso un grupo familiar deben ser elegidos apropiadamente porque de esto
dependerá el éxito de su tarea. Deben ser personas que cuenten con experiencia
y conocimiento para manejar la contabilidad del grupo sobre el cual trabajarán,
pero también deberá ser importante en su desempeño la honestidad y la
coherencia.
Los Contables tienen como principal actividad la Acumulación de Datos, que le
asignamos nosotros mismos o bien la solicitan como clientes, permitiendo realizar
un Procesamiento de Información que posteriormente permite brindar distintas
herramientas para tener un control preciso de nuestras finanzas y de cómo estas
han sido utilizadas durante el Año Contable.
Es una costumbre bastante frecuente la realización de los Registros Contables,
siendo en muchos países una exigencia legal, realizándose con una confección
definida y reglamentada, teniendo una Estructura y Sistema que permite arribar,
mediante su análisis en cantidad y calidad, la Realización y Revelación Contable,
siendo una herramienta que nos permite poder no solo controlar nuestro dinero,
sino también poder realizar una predicción de lo que sucederá en el próximo año
contable (también llamado Ejercicio) y planificar las distintas Inversiones y
Presupuestos que nos permiten crecer monetariamente.
Cuando estas cuestiones no se cumplen o no se respetan correctamente, es
común que los servicios estatales o gubernamentales persigan al deudor hasta
que aclare sus números contables o de modo contrario se lo podrá acusar de
diversas acciones ilícitas como fraude, malversación de fondos, lavado de dinero,
etc. Estos problemas son cada vez más comunes en asociaciones importantes,
empresas de gran porte e incluso con famosos a los que se les descubre cuentas
ilícitas.
Se considera que este tipo de delitos relacionados con acciones contables ilegales
se ubica en el top 5 de delitos internacionales que más dinero genera y que más
dinero le extraen a la gente que correctamente paga sus impuestos como
cualquier ciudadano común.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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Documentos primarios

Documentos primarios: son aquellos donde se registran los hechos y fenómenos

económicos ocurridos con sus características cualitativas y cuantitativas en el
lugar y fecha en que ocurren y se originan.
Los documentos primarios son muy importantes en la comprobación. Del cuidado,
veracidad, exactitud, oportunidad y técnica con que se elaboren; depende que
todo el proceso de registro de los hechos económicos ofrezca una información que
suministren los elementos de juicio para la aceptada planificación y dirección de
las tareas económicas.
Relación de documentos primarios de uso más frecuente:
 Vale para ganancias menores
 Informe de Recepción
 Tarjeta de Estiba
 Factura
 Conduce
 Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje
 Solicitud de Materiales
 Registro de auxilio
 Orden de Compra
 Orden de Servicio
 Reembolso para ganancias menores
 Ajuste de Inventario
 Transferencias entre almacenes
 Vale para Pagos Menores

Vale para ganancias menores

Tiene como equitativo determinar las ganancias en efectivo que se realiza por
concepto de gastos menores de $10.00 como son los gastos de viajes locales,
compra de sellos de correo, imposición de telegramas, dietas, etc. Toda ganancia
que se realiza de esta naturaleza con el fondo destinado para ello requiere del
correspondiente vale.

Informe de Recepción

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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El equitativo que persigue este documento es determinar la recepción de los

géneros en los almacenes que procedan de otra entidad, de la propia entidad por
concepto de transferencias recibidas o por concepto de producción terminada.
Este plantilla se emite por el almacén recipiente en cuadruplicado, como es
orientado; una vez verificado e inspeccionado el producto acusar recibo se utiliza
un plantilla por cada factura o documento similar.
Cuando se detecta faltante, sobrantes, averías o cambio en las especificaciones
de los géneros; se establece la reclamación correspondiente, mediante los
plantillas legalmente establecidos o el plantilla SNC-1-05 Informe de Reclamación-
Reparos Bancarios, acompañándolos el original del Informe de Recepción.

Tarjeta de Estiba
Las tarjetas de estibas se realizan con el equitativo de mantener controlado todos
los géneros que se encuentran en un almacén, y se confecciona una por cada
producto, dándole entrada mediante un Informe de Recepción y la salida a través
de un Vale de Salida.
Factura
Este plantilla formaliza las ventas de géneros y prestación de servicios que se
efectúan así como las entregas de géneros en consignación o en depósito.
Se distribuye de la siguiente forma:
El original y el duplicado para el comprador
Triplicado y cuadruplicado para el suministrador
Quintuplicado para el cargador

La factura es un documento obligatorio por las entidades, el suministrador lo llena

cuando se efectúa una venta, excepto las industrias Minoristas que venden a la
población y cuando se entreguen géneros en consignación o en depósito.
También se emite por el consignatario cuando se liquiden mediante órdenes de
ganancias las consignaciones realizadas y por el comerciante cuando se efectúen
ventas de medios básicos.
El uso de este documento para las devoluciones de géneros se consigna de forma
visible la palabra "Devolución" con letras mayúsculas, utilizándose en este caso
los espacios destinados al suministrador, por la entidad que efectúa la devolución
de los géneros y viceversa.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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Conduce
El conduce formaliza las entregas parciales de los géneros a abarcar en una
factura, amparando el tránsito de los encarnados hasta su destino. Se utiliza como
documento provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación
en los lugares o en el momento de efectuar las entregas; también se utiliza para
transferir géneros entre establecimientos distantes.
La partición es de la siguiente forma:
Original y duplicado para el recipiente
Triplicado para el suministrador
Cuadruplicado para el cargador
El plantilla se llena en barniz, lápiz barniz o máquina de escribir; es de uso
obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por
aquellos géneros a abarcar en una misma factura o transferencia entre almacenes
que por su cantidad o volumen requieren transportarse en varios viajes.

Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje

Este documento es el de llevar el control de los anticipos y efectuar la liquidación
de las dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados
designados por la entidad en la tarea que se le asigne.
Este plantilla es obligatorio y se utiliza cuando el incansable esté en algún servicio
fuera de su centro de estudio; en el encarnado se anota los gastos de desayuno,
almuerzo, comida y hospedaje.
En dicho plantilla se anotan todos los gastos que ha tenido el incansable durante
su labor fuera del municipio por un día o varios días; además en la comprobación
de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de dietas.

Solicitud de Materiales
Este plantilla tiene como equitativo clamar materiales a los almacenes; se puede
pedir un solo producto en cada plantilla; y por medio de este, se puede resistir a
controlar la salida de los materiales y equipos del almacén.
Cuando llega a comprobación se le da de baja a los géneros.
La partición de este plantilla se realiza de la siguiente forma:

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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Original: Almacén
Duplicado: comprobación
Registro de auxilio
En este plantilla diariamente se anota por métodos manuales la asistencia de los
incansables, así como el tiempo de estudio y las incidencias relativas al
cumplimiento de la disciplina laboral.
Este registro primario sirve de información al plantilla SNC-4-08 Reporte de auxilio
o Ausencia, Ajustes u Omisiones y horas extras.
Este plantilla lo emite el personal facultado para esta actividad; se realiza a
máquina de escribir, barniz o lápiz barniz; se confecciona una o más hojas para
cada área; se consignan el número del expediente o código interno, nombre y
apellidos del incansable, ordenado por su categoría ocupacional; se anota los
datos de asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las impuntualidades,
las causas de las mismas y las autorizaciones que amparan estas. Esto se refleja
diariamente.

Orden de Compra
Tiene como equitativo clamar de las fuentes suministradas las mercancías o
géneros solicitados para el desarrollo de sus operaciones cuando entre ambos no
existen contratos o planes de entrega; también se utilizan en aquellos casos en
que a pesar de existir el contrato se estipula para ambas empresas el envío de
este plantilla.
La partición de este plantilla se realiza de la siguiente forma:
Original y duplicado: para el proveedor
Triplicado para el comprador-comprobación
Cuadruplicado para el comprador-abastecimiento
Quintuplicado para el comprador- áreas recipientes de los géneros

Orden de Servicio
El equitativo que persigue este documento es clamar de los proveedores, para una
fecha determinada o un período dado la prestación de servicios que no han sido
contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a pesar de haber
sido contratados o convenidos, se estipulen por las partes contratantes el envío de
este plantilla o establezcan su uso obligatorio.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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 Universidad Martin Lutero-Rosita; 09 de Junio del 2017.

Este documento se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: proveedores

Triplicado: comprador-comprobación
Cuadruplicado: comprador-área recipiente del servicio
Este plantilla se llena a máquina de escribir, barniz o lápiz barniz y es de uso
obligatorio por las entidades.

Reembolso para ganancias menores

El reembolso resume los vales para ganancias menores, las ganancias de jornal
para el fondo especial, la compra de géneros agropecuarios, los anticipos y
liquidación de gastos de viaje y otros, a fines de su reembolso y contabilización.
Los vales deben resumirse por unidades o centros de costos.

Ajuste de Inventario
Este plantilla sirve para hacer los ajustes de inventarios que surgen como
consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos
conceptos se detallan en el plantilla.
Este plantilla se distribuye de la siguiente forma:
Original: comprobación
Duplicado para el almacén que se origina el ajuste
Triplicado para el expediente de autorización del ajuste
El plantilla se emite en el almacén o en comprobación a máquina de escribir,
barniz o lápiz barniz; cuando por conteo físico, verificaciones, comprobaciones
sistemáticas, etc., se detectan deficiencias por los conceptos siguientes: roturas,
mermas o cualquier otra causa entre las existencias físicas y los sub-mayores de
inventarios. No debe reflejarse más de un concepto de ajuste en cada plantilla.

Transferencias entre Almacenes

Este plantilla ampara las transferencias entre almacenes de una misma entidad,
también se utiliza entre centros de costo de una misma Empresa y sirve de base a
las anotaciones de las industrias y recepciones de géneros entre almacenes y
centros de costo.

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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 Universidad Martin Lutero-Rosita; 09 de Junio del 2017.

Se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: comprobación

Triplicado: almacén o centro de costo recipiente

Quintuplicado para el transportista
Se llena el plantilla a lápiz barniz, barniz o máquina de escribir y se emite en
quintuplicado por el almacén o centro de costo que entrega los géneros.

Documentos Secundarios

Elaborado por: José Salomón Mendéz Oporta.

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