PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT34

INSPECCIÓN DE MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

FORMATO VERSIÓN 2
ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS.

(1) MÉTODO DE CALIFICACIÓN: Verificar las condiciones relacionadas a continuación para cada uno de los depósitos teniendo en cuenta la siguiente calificación 0 = No Cumple;
1 = Cumple Parcialmente; 2 = Cumple
(2) ÁREA/DEPOSITO: (3) FECHA: DD / MM/ AAAA
(4) CONDICIONES A VERIFICAR (6) CALIFICACIÓN
(5) OBSERVACIONES
1. ESTRUCTURA FÍSICA (Acuerdo 049 de 2000, artículo 2) EVALUACIÓN IDEAL

Utilizan estantería de 2.20 mts de alto o de mayor tamaño señalado,

1.1 2
que cumplan con las condiciones de capacidad y resistencia.

La resistencia de las placas y pisos está dimensionada para soportar

1.2 una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si 2
se emplea estantería compacta o de mayor tamaño señalado. 

Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material

1.3 ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la 2
abrasión.

Las pinturas utilizadas poseen propiedades ignifugas, y tener el

1.4 tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de 2
sustancias nocivas para la documentación.

Los depósitos se han dimensionado para lograr la adecuación

1.6 climática a las normas establecidas para la conservación del material 2
documental
 Los depósitos se han dimensionado de acuerdo con el crecimiento
1.7 documental según parámetros archivísticos que establezcan los 2
procesos de retención y valoración documental.

(7) RECOMENDACIONES 0 12

2. DISTRIBUCIÓN (Acuerdo 049 de 2000, artículo 2) OBSERVACIONES EVALUACIÓN IDEAL

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación cuentan

2.1 con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de 2
los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios

están fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad
2.2 como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales 2
en las áreas de depósito. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000).
Art 02

Las áreas técnicas tienen relación con las de depósito, tomando en

cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la
2.3 2
función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas
de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

RECOMENDACIONES 0 6

3. ESTANTERÍA (Acuerdo 049 de 2000, artículo 3) OBSERVACIONES EVALUACIÓN IDEAL

 El diseño de la estantería es acorde con las dimensiones de las
3.1 unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan 2
daños sobre los documentos.

Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas,

3.2 resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento 2
horneado químicamente estable.

Los estantes están construidos para soportar el peso del material a

3.3 2
contener (cada bandeja soportar un peso de 100 kg/m lineal)

3.4 La estantería total tiene menos de 100 mts de longitud. 2

Los módulos de la estantería contienen parales y tapas laterales para

3.5 2
proporcionar mayor estabilidad y se encuentran anclados al piso.

La balda superior está dispuesta de tal forma que no dificulte la

3.6 2
manipulación y el acceso del operario a la documentación.

3.7 La balda inferior está por lo menos a 10 cms del piso. 2

Las baldas ofrecen la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,

3.8 para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo 2
una graduación cada 7 cm. o menos.

El cerramiento superior no está siendo utilizado como lugar de

3.9 2
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
 La estantería no está recostada sobre los muros y se debe dejar un
3.10 2
espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener

3.11 2
un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

3.13 2
documentación acorde con la signatura topográfica.

Las unidades de conservación como libros, legajos o carpetas

3.14 cuentan con separadores metálicos con el fin de evitar el 2
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Hay planotecas con profundidades de 5 cm mínimo, para las obras de

3.15 2
gran formato, con sistemas de rodamiento en buen estado

Hay mobiliario especializado para documentos fotográficos, películas

3.16 fílmicas, grabaciones analógicas de audio y video, y soportes digitales 2
de alto riesgo

RECOMENDACIONES 0 30

4. CONTENEDORES (Acuerdo 049 de 2000, artículo 3) OBSERVACIONES EVALUACIÓN IDEAL

Hay contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios

sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de
4.1 prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos 2

Los contenedores están elaborados en cartón neutro y si no se

4.2 dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la 2
acidificación por contacto
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de
almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
4.3 2
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se
utilizará adhesivo o materiales metálicos

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja

4.4 2
superior debe ser mínimo de 4 cm.

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre

4.5 individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales 2
plásticos

Los rollos de microfilmación y las películas fílmicas están en su

4.6 carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente 2
inerte; cada rollo está en su unidad, identificada.

Los soportes digitales de alto riesgo tienen unidades de conservación

individuales, rígidas, químicamente estable, que no desprenda
4.7 2
vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su
estructura.

RECOMENDACIONES 14

5 CONDICIONES AMBIENTALES (Acuerdo 049 de 2000, artículo 5) (5) OBSERVACIONES EVALUACIÓN IDEAL

Se cumplen los estándares de humedad relativa y temperatura para

5.1 2
cada tipo de documento almacenado

Existe un caudal de aire continua y permanente de una a dos veces

5.2 2
por hora.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes
5.3 2
permite una adecuada ventilación a través de ellos.

Existen medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas

5.4 2
sólidas como de carga biológica.

Hay incidencia de luz natural directa sobre documentación y

5.7 2
contenedores.
5.8 La iluminación artificial es tipo LED 2
5.9 Los extintores son de CO2, Solfaclan o Multipropósito 2

El número de unidades está acorde con las dimensiones del depósito

5.10 2
y la capacidad de almacenamiento.

5.11 Existe sistemas de alarma contra incendio y robo. 2

Los equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y

5.12 rescate de las unidades documentales, se encuetra señalizada de 2
manera adecuada

RECOMENDACIONES 20

6 MANTENIMIENTO (Acuerdo 049 de 2000, artículo 5) (5) OBSERVACIONES EVALUACIÓN IDEAL

La limpieza de instalaciones y estantería se realiza con productos que

6.1 2
no incremente la humedad ambiental.

Se realizan procesos de limpieza en seco de las unidades de

6.2 2
conservación (aspiradora).

El Mapa de Riesgos de la Entidad se encuentra actualizado con los

6.3 riesgos de conservación que pueden generar pérdida de información 2
documentacial

RECOMENDACIONES 6
(8)EJECUTÓ:
(9)VERIFICÓ:
Proceso: Código:
 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIA
DE MANTENIMIENTO DE SIS
INSTALACI

OBJETIVO: Llevar control de las áreas, infraestructura y los componentes que afectan directamente las unidades d
sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas dentro del Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Identificar y tener en cuenta las diferentes áreas intervenidas en la actividad tales com
espacio con su calificación según corresponda:
1. Método de *2 = Cumple: Para la actividad que se realizó en su totalidad para esa área y de lo cual n
Calificación: actividad.
* 1 = Cumple parcialmente: Para la actividad realizada en determinada área y que al verif
* 0 = No Cumple: Para la actividad no realizada en determinada área por diferentes razon

Especificar el área o depósito donde se realiza la actividad, teniendo en cuenta que ésta
ser:
2. Área/Deposito:
* Nombre: Si su denominación no contiene números, Ejemplo: Sala de Consulta /Archivo
* Número: Si su denominación no contiene letras, Ejemplo: Depósito 24 / Bodega 45
3. Fecha: Registrar la fecha en la que se realiza la actividad en el siguiente orden: DD: Día/ MM: Me

Se han enumerado las condiciones a evaluar de acuerdo con 6 ítems:

1. ESTRUCTURA FÍSICA
2. DISTRIBUCIÓN
3. ESTANTERÍA
4. Condiciones a 4. CONTENEDORES
verificar 5. CONDICIONES AMBIENTALES
6. MANTENIMIENTO
Los criterios a evaluar están descritos en el Acuerdo 49 de 2000 y Acuerdo 37 de 2002.
Nota: El objetivo es diligenciar todas las casillas aquí planteadas. En caso de no contar c
criterios descritos, se deberá registrar NO APLICA: N/A

En esta casilla se registrarán las observaciones que se consideren necesarias para

5. Observaciones:
específicas de algún espacio, se debe diligenciar el área evaluada, seguido del texto que

En este apartado se han incluido dos casillas:

EVALUACIÓN: en donde se registrará la calificación numérica de acuerdo con el método
IDEAL: Este valor siempre será 2 para los aspectos evaluados. En caso de no calificar alg
6. Calificación: dejará en 0.
Al final de cada columna (evaluación / ideal) se expresará la sumatoria de la calificación.
la fórmula de sumatoria. El resultado registrado permitirá tener una idea del puntaje espe
generales que se verifican.

Se diligencian de acuerdo a cada uno de los seis ítems evaluados, descritos en el punto 4
7. Recomendaciones:
lograr la calificación ideal.
Indicar el nombre o la firma de la persona que realizó la evaluación, este es independien
8. Ejecutó:
cubriendo la totalidad de las casillas, este debe ir diligenciado en cada una de manera org
9. Verificó: Indicar el nombre o firma de la persona responsable o encargada de coordinar la activida
 Se incluirán al final del formato, fotografías que sustente la evaluación y evidencien tanto
10. Registro fotográfico registro es la evidencia fidedigna de la evaluación y es obligatorio incluirlo.
 NES DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE INSPECCIÓN
TENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E
INSTALACIONES FÍSICAS.

mente las unidades de almacenamiento, contemplado dentro del programa de Inspección y mantenimiento de
ación (SIC).

la actividad tales como: Pisos, puertas, estantería, mobiliario y lámparas dentro el depósito. Diligenciando cada

sa área y de lo cual no se tiene ninguna observación o aspecto a mejorar, por lo tanto cumple con el objetivo de la

ada área y que al verificarse no cumple a cabalidad, o la actividad se realizó pero no en su totalidad.
a por diferentes razones, por lo tanto no cumple con el objetivo de la actividad.

o en cuenta que ésta puede que no se realice en todos los depósitos por distintas razones, su denominación puede

de Consulta /Archivo gestión Dirección IPS.

o 24 / Bodega 45
den: DD: Día/ MM: Mes /AAAA: Año.

ms:

Acuerdo 37 de 2002.
n caso de no contar con la información para la evaluación o considerar que no es pertinente evaluar algunos de los

ren necesarias para aclarar la calificación (punto 6) y describir el criterio evaluado. Si se tiene observaciones
seguido del texto que describe de forma resumida y legible.

cuerdo con el método de calificación definido en el item 1. Método de calificación

caso de no calificar algunos de los parámetros establecidos en la casilla 4. Condiciones a verificar, este valor se

oria de la calificación. Estas casillas están en color rosa y sus datos no se deben modificar, pues se ha incluido allí
idea del puntaje esperado y obtenido con el fin de establecer las recomendaciones de cada uno de los items

descritos en el punto 4. Se consignarán aquí las recomendaciones generales para dar cumplimiento a cada ítem y

, este es independiente para cada área o depósito, si es la misma persona debe registrar una sola vez su nombre
da una de manera organizada y legible.
e coordinar la actividad.
ón y evidencien tanto los aspectos positivos de cumplimiento como las falencias y aspectos a mejorar. Este
cluirlo.