Traducido del inglés al español - www.onlinedoctranslator.

com

Presentación del BPI Challenge 2020

Siguiendo el dinero:
Una investigación exploratoria sobre el proceso de
declaraciones internacionales utilizando la minería de procesos

Wessel van Bakel 5783615, Rose Mary Hulscher 4272978,

Mitchell Klijs 5863872 y Martijn Sturm 4141369

Universidad de Utrecht, Departamento de Informática

{wthbakel, rmhulscher, m.klijs, mjsturm}@ estudiantes.uu.nl

Supervisores: Dr. J. Gulden y Dr. ir. X. Lu

Abstracto. El desafío anual Business Process Intelligence (BPI) permite a los

estudiantes probar sus habilidades de minería de procesos: analizar datos de
procesos y tratar de obtener información valiosa. Este año 2020, los datos del
proceso capturan el proceso de reembolso de viajes con solicitudes y
declaraciones en TU / e. Este documento informa los resultados de nuestro
análisis de proceso, realizado en eldeclaraciones internacionales y registro de
permisos, que giraba en torno a tres cuestiones principales. Analizamos (i) las
características de los permisos de gasto excesivo y gasto insuficiente; (ii) posible
nueva estandarización para grupos de declaraciones por monto; (iii) la relación
entre atributos y destacó los conocimientos más interesantes y valiosos. Las
principales recomendaciones incluyen: examinar (i) las diferencias entre proyectos
gastados en exceso y sin gastar, (ii) diferencias entre las unidades organizativas.
Además, se debe alentar a los empleados a pensar mejor en las cantidades
solicitadas. Además, el procedimiento debe cambiarse para tener un proceso
diferente por grupo de monto presupuestario.

Palabras clave: minería de procesos, descubrimiento de procesos, análisis de procesos, análisis de datos,
declaraciones, BPMN, Disco
2 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

1 Introducción

Los procesos nos rodean y están presentes en cualquier entorno empresarial. Hoy en día, la
mayoría de estos procesos están respaldados por sistemas de información, que a menudo
registran información sobre la ejecución de los procesos en los llamados registros de
eventos. Cada evento en el registro contiene información como la actividad realizada, un ID
de caso y la persona que realizó la acción.
La minería de procesos es la ciencia que gira en torno al análisis de estos registros de
eventos. El objetivo de la minería de procesos es recopilar información útil y adquirir
conocimiento sobre los procesos ejecutados y, si es posible, mejorar o apoyar la ejecución
de los procesos existentes.
Este documento está escrito como una presentación al décimo Desafío Internacional de Inteligencia
de Procesos de Negocios.1 en la categoría de estudiante. El desafío requiere que analicemos datos de
eventos de la vida real utilizando herramientas de minería de procesos para obtener información sobre
los procesos capturados en los registros de eventos.
Los datos del desafío de este año provienen de TU / e (Technische Universiteit
Eindhoven)2. Los datos proporcionados giran en torno al reembolso de los gastos
de viaje. En este informe, posicionamos los montos de declaraciones como tema
central. Analizaremos lo siguiente:

- ¿Qué propiedades relacionadas con el proceso están correlacionadas con la cantidad de dinero
declarada?
- ¿Cuáles son las características de los permisos de gasto excesivo y gasto insuficiente?
- ¿Existen diferencias en el proceso en función del monto solicitado?

Este informe comienza con una introducción a los datos y los procesos. A continuación, las
preguntas mencionadas anteriormente se responden en su propio capítulo. A lo largo de
estos capítulos, se hacen recomendaciones. Para concluir, estas recomendaciones se
resumen en el capítulo final.

1 https://icpmconference.org/2020/bpi-challenge/
2 https://www.tue.nl/en/
 Siguiendo el dinero 3

2 Los datos y los procesos

Como se indica en la introducción, los datos se extraen del proceso de reembolso
en la TU / e. Los datos se publican en 4TU Center for Research Data3. Contiene
eventos de dos unidades organizativas de la TU / e en 2017 y de toda la TU / e en
2018.

2.1 Los datos

Los datos constan de cinco registros de eventos, a saber:

- Declaraciones nacionales: Para declaraciones nacionales, no se necesita

permiso previo y el reembolso se paga una vez realizado el costo.
- Declaraciones internacionales: Para las declaraciones internacionales, se necesita el
permiso del supervisor antes de que se puedan hacer los arreglos. El permiso se puede
obtener completando un formulario de permiso de viaje.
- Costo de viaje prepago: Los costos de viaje pagados por adelantado se pueden reembolsar antes del
inicio de un viaje internacional, después de que se apruebe el permiso de viaje.
- Permisos de viaje: El registro de permisos de viaje contiene todos los eventos relacionados con
los permisos de viaje (para viajes internacionales) y el costo de viaje prepago.
- Solicitudes de pago: reembolsos no relacionados con viajes

Como se dijo en la introducción, este informe se centra en los diferentes niveles de costos de
los viajes internacionales. Por lo tanto, eldeclaraciones nacionales y solicitudes de pago los
registros del resto de este informe no se tienen en cuenta.
Todos los datos en los registros de eventos se anonimizan de tal manera que no hay identificaciones
internas de TU / e visibles en el conjunto de datos. Todos los miembros del personal son reemplazados
por sus roles. Además, todas las cantidades (de pago) en los registros se modifican ligeramente. Aún es
posible sumar declaraciones que se refieran al mismo permiso de viaje y luego compararlas con el
presupuesto original. En una muestra lo suficientemente grande, las cantidades resumidas también
deben ser aproximadamente correctas.
Los datos contienen tres conceptos principales un permiso, una declaración y un pago.
Los permisos y declaraciones pueden serenviado, rechazado, aprobado o final aprobado. El
pago puede sersolicitado y manejado. Esta información se incluye como atributos de evento.

Además, el actor suele estar registrado en la actividad. Desafortunadamente, a veces se

dice que el actor "falta". Suponemos que esto se hizo para anonimizar los datos. Los actores
involucrados en el proceso sonempleado, supervisor, y director.

Permisos Los conceptos para el registro de permisos y los atributos importantes se presentan en
la Figura 1. (Dado que el registro de permisos contiene toda la información sobre declaraciones
internacionales, los conceptos se superponen). Cadapermiso corresponde exactamente a uno
unidad organizacional, proyecto, y presupuesto. El permiso puede tener múltiplessolicitudes de
pago. El proyecto puede tener múltiplespresupuestos y los presupuestos pueden referirse a
múltiples proyectos.

3 https://data.4tu.nl/repository/uuid:52fb97d4-4588-43c9-9d04-3604d4613b51
4 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Declaraciones internacionales Para el registro de declaraciones internacionales, cada

caso representa un único declaración. Múltipledeclaraciones puede pertenecer a un
solo permiso (Figura 1). Algunas propiedades de caso de las declaraciones nos
interesan. La propiedad más importante de este papel es laMonto propiedad. Esto se
asemeja a la cantidad de dinero que se reembolsará.

1 .. * 1 .. *
Proyecto Presupuesto

1..1 1..1

0 .. *

1..1 Permiso
Unidad organizacional

total declarado

0 .. * 0..1 1 .. *

gastado en exceso (sí / no) Solicitud de pago

Declaración
cantidad gastada en exceso
1 .. * 0..1
Monto
presupuesto solicitado

Fig.1: Modelo de datos para los conceptos principales para las declaraciones internacionales y los
permisos

2.2 Los Procesos

En este inciso se presentará el proceso de declaraciones internacionales y permisos de

viaje. Todos los procesos siguen un flujo de proceso muy similar. Es importante notar
que los procesos cambiaron levemente de 2017 a 2018. Por lo tanto, en algunos de los
pasos de análisis realizados en este informe solo se tomaron en cuenta los casos de
2018.

Declaraciones internacionales Para las declaraciones internacionales, el proceso se puede

resumir de la siguiente manera. Primero elempleado que va a hacer un viaje tiene queenviar
un permiso. Este permiso debe seraprobado por el administración de viajesy supervisor
antes de que el empleado pueda iniciar su viaje. Cuando el viaje del empleado ha terminado,
puedeenviar declaraciones que quiere ser reembolsado. Estas declaraciones deben ser
comprobado y aprobado por los miembros del personal, antes de que se realice el
reembolso manejado en forma de pago. Este flujo feliz se visualiza en la Figura 2. Si el
permiso esrechazado, el empleado tampoco vuelve a enviar la solicitud o descartes la
solicitud.
 Siguiendo el dinero 5

Empleado

Empleado
Enviar
Presentar permiso Iniciar viaje
declaración
Quiere Viaje terminado
viajar internacionalmente

Administración
Administración

Aprobar Solicitud
Aprobar permiso
declaración pago
Manejado

Supervisor
Supervisor

Aprobar
Aprobar permiso
declaración

Fig.2: Modelo BPMN del happy-flow del proceso de declaraciones internacionales

También podemos intentar descubrir este proceso desde el registro de eventos de

Declaraciones Internacionales. La Figura 3 representa el modelo de proceso descubierto por
Disco4. Aquí, hemos filtrado las fechas de inicio de los procesos posteriores al 1 de enero de
2018 (para excluir los casos que pasaron por el proceso de 2017). Hemos simplificado el
modelo tanto como sea posible para mostrar solo las trazas y rutas más frecuentes
(actividades: 0%, rutas: 0%).
Cuando inspeccionamos este modelo descubierto, podemos identificar el flujo feliz en el
modelo. Sin embargo, también podemos ver inmediatamente desviaciones del flujo feliz.
Por ejemplo, existe un flujo entrefin de viaje y permiso presentado. Esto no debe permitirse,
porque el permiso debe aprobarse incluso antes de que pueda comenzar el viaje.

Permisos de viaje El flujo del proceso de los permisos de viaje es similar al flujo del
proceso de las declaraciones internacionales y se obtuvo de la misma manera. Se
presenta en la Figura 4.

4 https://fluxicon.com/disco/
6 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Iniciar viaje

4.897

4.148 4.397

Viaje final
4.897

371 3,509

Permiso ENVIADO por EMPLEADO Declaración ENVIADA por EMPLEADO

3277
4.803 6.334

4.713 4.733

Permiso APROBADO por ADMINISTRACIÓN Declaración APROBADA por ADMINISTRACIÓN

237
4.722 4.817

2.516 2.814

Declaración FINAL_APPROVED by SUPERVISOR Permiso FINAL_APPROVADO por SUPERVISOR

4.543 4.212

4.524

Solicitar pago
4.683

4.668

Pago manejado
4.687

4.396

Fig.3: Modelo de proceso básico para el proceso de declaraciones internacionales

Iniciar viaje

5.584

5,017 4.918

Viaje final
5.584

432 3248

Permiso ENVIADO por EMPLEADO Declaración ENVIADA por EMPLEADO 3,135

5.768 6,006

5.631 4.469

Permiso APROBADO por ADMINISTRACIÓN Declaración APROBADA por ADMINISTRACIÓN

894
5.640 4.562

2,925 2.636

Declaración FINAL_APPROVED by SUPERVISOR Permiso FINAL_APPROVADO por SUPERVISOR

4.311 5,010

4.214

Solicitar pago
5.927

5.502

Pago manejado
5.931

4.251

Fig.4: Modelo de proceso básico para el proceso de solicitud de permiso de viaje

 Siguiendo el dinero 7

3 Propiedades del proceso (declaraciones internacionales)

En esta sección nos enfocamos en los casos de Declaración Internacional del archivo de
registro de Declaración Internacional. Cada declaración se puede vincular a un permiso,
como se describe en la sección 2.1. En esta sección, analizamos ciertas características del
proceso de cada declaración y cómo esto se relaciona con la cantidad de dinero que se
declara.
Se definió la siguiente pregunta de investigación: ¿Qué propiedades relacionadas con el
proceso están correlacionadas con la cantidad de dinero declarada? Esta pregunta se responde
trazando la distribución de las cantidades y calculando los coeficientes de correlación entre la
cantidad y una sola propiedad relacionada con el proceso. Esta sección es de naturaleza
exploratoria, en la que intentamos deducir algunas reglas de proceso a partir de los datos
disponibles.

3.1 Método

Como se describe en la sección 2.1, los datos contienen algunas actividades que se
realizan en los casos de declaración. Podemos determinar para cada caso: la cantidad
de veces que se realizó una actividad en particular y si la actividad se realiza en
absoluto. Lo mismo se aplica al actor que realiza la actividad. Se generan métricas
sobre cuántas veces estuvo involucrado un actor en particular por caso.
Primero, se descartaron declaraciones con montos de 0. Luego, para obtener las nuevas
propiedades del caso,xml.etree.ElementTree Paquete de Python5 se utilizó. Esto nos
permitió extraer las frecuencias de los atributos de actividad del registro de declaraciones
internacionales.
Los diagramas de caja y los gráficos de barras se generaron utilizando el Plotly6 paquete.
Finalmente, se utilizó la correlación de Spearman para determinar la correlación entre las
propiedades generadas del caso y la cantidad. Esto se debe a que las cantidades están
relacionadas con variables de frecuencia, que no se distribuyen normalmente. Por tanto, no se
pudo utilizar Pearson.

3.2 Análisis

Exploración Primero, se generaron algunas estadísticas exploratorias sobre el proceso. Los

recuentos de determinadas actividades se visualizan en la Tabla 1.
Los recuentos de las secciones de declaración y números de permiso se relacionan con
los tipos de actividad. Los recuentos en la sección de actores se relacionan con quién realizó
la actividad. El número total de declaraciones que contienen un monto distinto de cero es
6175. Esto corresponde al número de declaración presentada actividad (como se puede ver
en la tabla).
Podemos identificar algunas actividades que casi siempre se realizan por
declaración. Este es el caso de las actividades (Declaración y Permiso) que tienen un
número en la fila Declaraciones cierran el 6175. Tanto para los permisos como para el

5 https://docs.python.org/3/library/xml.etree.elementtree.html
6 https://plotly.com/
8 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Declaración
Aprobado Final Aprobado Rechazado Enviado
Declaraciones 5510 6174 1393 6175
Total 7680 6261 3294 7874
Permiso
Aprobado Final Aprobado Rechazado
Declaraciones 5191 5751 245
Total 7441 5771 490
Actor
Director supervisor Empleado
Declaraciones 6175 665 6175
Total 12236 870 15695
Tabla 1: Frecuencia de las actividades y actores en el registro de Declaraciones
Internacionales (0 declaraciones de monto omitidas). Las filas de Declaración indican
cuántas declaraciones contienen la actividad / actor al menos una vez. Las filas de Total
denotan el número total de actividades / actor sumadas en todas las declaraciones.

declaraciones, las actividades de rechazo son mucho menos frecuentes que las actividades de
aprobación.
Para los actores, al menos una actividad por declaración la realiza un supervisory un
empleado. Esto contrasta fuertemente con ladirector actor. Solo una de cada diez
declaraciones implica actividades realizadas pordirectores. Por tanto, podría darse el caso
de quedirector solo se involucrará si las declaraciones cumplen con una propiedad
desconocida. Esta propiedad puede estar relacionada con los costos.

Numero de actividades La Figura 5 muestra la distribución del monto correspondiente al número de

actividades por declaración. La mayoría de los recuadros del diagrama de recuadros muestran una
distribución sesgada a la derecha. Esto indica que hay mucha más variación en las cantidades más altas
que en las cantidades más bajas. Sin embargo, para los diagramas de caja más correctos, esto es menos
evidente. Además, los diagramas de caja para el mayor número de actividades muestran que estas tienen
márgenes de primer cuartil más altos.
En general, con base en la Figura 5, podemos decir que para los seguimientos que contienen
menos actividades, las cantidades son más frecuentemente más bajas que para un mayor número
de seguimientos de actividades. Esto también es evidente en la Figura 6. La columna que indica el
número de actividades (n) muestra una correlación positiva con la cantidad. Esto significa que las
declaraciones para las que se han realizado muchas actividades se refieren a cantidades de dinero
más elevadas.

Conocimiento: Las declaraciones con cantidades más altas tienen trazas de proceso más largas y, por lo
tanto, se evalúan con mayor frecuencia.

La explicación más probable de este hallazgo es que las declaraciones con montos superiores
se tratan con más cuidado y, por lo tanto, pasan por un proceso más largo. Por supuesto, el riesgo
(pérdida de dinero) involucrado en aprobar una declaración defectuosa es mucho
 Siguiendo el dinero 9

Fig.5: Distribución de Importe por número de actividades

mayor con un monto de declaración mayor. Por lo tanto, durante los pasos de revisión, los
revisores posiblemente estén más inclinados a rechazar una solicitud si tienen dudas. Eso
daría lugar a un paso de revisión adicional antes de que se pueda finalizar una declaración.
Por lo tanto, conduce a un mayor número de actividades asociadas con dicha declaración.

Actores La correlación entre el tipo de actores que realizaron actividades para una
declaración y el monto de una declaración se muestra en la Figura 6. Lo primero que
se debe notar es que para cada tipo de actor, la correlación es positiva. Lo que significa
que si un tipo particular de actor realiza más actividades, se espera que el monto de
las declaraciones sea mayor. Esto era de esperar, ya que el hallazgo anterior se refería
a que un mayor número de actividades se correlacionaba con el monto de una
declaración. Aunque lo interesante aquí es la diferencia entre el tipo de actores. El
número de actividades que involucran a un director tiene la mayor correlación con el
monto de una declaración. Al contrario, el supervisor es todo lo contrario.

Conocimiento: El monto de la declaración y el director están altamente correlacionados

positivamente. Es decir: el director se involucra más en declaraciones que tienen montos
superiores.

Podemos hacer algunas especulaciones sobre por qué es así. Un director es una función
de alto nivel dentro de una organización. Las reglas de la organización pueden ser que para
casos de alto impacto, un director debe estar involucrado. Aquí, el alto
10 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Fig. 6: Correlación entre el monto de

una declaración (eje y) y la frecuencia
Fig. 7: Correlación entre el monto de una
de actividades realizadas por un tipo de
declaración (eje y) y la frecuencia con la
actor (EMPLEADO, SUPERVISOR,
que se realiza un determinado tipo de
DIRECTOR). También se muestra la
actividad para esa declaración.
correlación entre la cantidad y el
número de actividades (n).

El impacto se deriva de que la declaración tiene una gran cantidad de dinero. Por el
contrario, el supervisor podría estar involucrado en todas las declaraciones. Por lo tanto, no
se correlacionan con una mayor cantidad de dinero que se declara.

Tipos de actividad En la Figura 7 se muestra la correlación entre el número de un tipo

particular de actividad y el monto de la declaración. La mayoría de las correlaciones son
positivas, lo que indica que aparecen más actividades de ese tipo junto con montos de
declaración más altos. Sin embargo, las correlaciones también son pequeñas. Tanto para la
declaración RECHAZADA como para la declaración ENVIADA, se encuentra una correlación
de aproximadamente 0,2. Esto indica que claramente no toda la variación de los importes
entre declaraciones no puede atribuirse a la frecuencia de determinados tipos de actividad.
 Siguiendo el dinero 11

4 Permisos de gasto excesivo

Esta sección investiga los permisos asociados con las declaraciones internacionales. El objetivo de
esta exploración es investigar qué permisos sobrepasaron el presupuesto o se quedaron por
debajo del presupuesto, en función del valor del atributo "gastado en exceso". Se pueden tomar
medidas adicionales basadas en estos hallazgos. Por ejemplo, para revisar ciertos permisos o
evaluar el proceso para una unidad organizativa específica. Esto dio lugar a recomendaciones para
el TU / e. De esta manera se responde a la siguiente pregunta de investigación:¿Cuáles son las
características de los permisos de gasto insuficiente y excesivo?
Para esta exploración, se utilizó el registro de permisos. El registro de permisos contiene
información sobre las declaraciones que pertenecen a ese permiso, si se gastan en exceso
(más gasto de lo que se solicita) y por cuánto (como se presenta en la Figura 1). Un proyecto
puede tener múltiples permisos y una organización puede tener múltiples permisos y
proyectos (como se puede ver en la Figura 1). Por lo tanto, los proyectos y las unidades
organizativas también se investigan para ver qué proyectos cuestan más dinero o qué
unidades organizativas gastan más o menos.

4.1 Preparación de datos

El registro de permisos se filtró usando Disco de las siguientes maneras:

- Tiempo: El período de tiempo se recortó de 01-01-2018 00:00:00 a

01-01-2019 00:00:00, por tres razones: 1) había muchos valores vacíos, 2)
el proceso se cambió en 2018 y 3) un año es una cantidad concreta a
investigar y tiene suficientes casos.
- Actividad: La actividad pago manejado fue seleccionado para ser obligatorio; para
filtrar cualquier rastro que no se haya realizado con el proceso de pago. Por la
presente se asume que esta actividad realmente maneja el pago. Como puede
haber múltiples actividadespago manejado para un caso (que fue el caso el 17%
del tiempo), solo se seleccionó una actividad; porque el foco está en elmonto total
y los pagos parciales (declaraciones) están fuera de alcance. Esto resultó en el 65%
de los casos y el 72% de eventos.
Luego, el registro de permisos se exportó a un archivo CSV basado en el gastar demasiadoy
monto de gasto excesivo atributos. Estaba dividido en tres niveles; losgastar menos(monto de
gasto excesivo < 0), dentro del presupuesto (monto de gasto excesivo = 0) y gastar demasiado(
monto de gasto excesivo> 0) permisos.

4.2 Exploración de datos

Después de la creación de los archivos CSV, el registro se examinó utilizando R. Los objetivos de
estas exploraciones fueron los siguientes:

- Obtenga información sobre los datos: Antes de que se pueda investigar la pregunta
principal de la investigación, es importante comprender primero los datos y observar
los rangos de los diferentes atributos y observar las anomalías en los datos.
- Identificación de valores atípicos: Antes de realizar más procesamiento, es importante
identificar los valores atípicos. Los valores atípicos existentes que se detectan pueden
significar un error o un caso extremo que debe investigarse más a fondo.
12 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

4.3 Preguntas de investigación

Se respondieron las siguientes preguntas de investigación descriptiva, divididas en

varias categorías:

1. Permisos de viaje: ¿Cuántos permisos de viaje hay y cuáles son sus

características? ¿Hay valores atípicos?
- Para los valores atípicos: ¿cuáles son sus características? ¿Cuál es el proceso que se
puede identificar?
2. Unidades organizativas:
- ¿Cuál de las unidades organizativas tiene los permisos de viaje más por debajo del presupuesto,
dentro del presupuesto o por encima del presupuesto en relación con la cantidad total de permisos?
- ¿Cuál de las unidades organizativas tiene los permisos de viaje más por debajo del presupuesto,
dentro del presupuesto o por encima del presupuesto en función de la cantidad total de permisos en
euros?
3. Proyectos: ¿Cuál de los proyectos tiene los permisos de viaje más por debajo del presupuesto,
por dentro o por encima del presupuesto? ¿Y a qué unidades organizativas pertenecen?

- ¿Cuáles son los 7 proyectos con gastos inferiores, presupuestados y con gastos superiores a los previstos?

- ¿Qué unidad organizativa tiene los proyectos más por debajo o por encima del
presupuesto?

4.4 Resultados

Esta sección presenta los resultados de las preguntas de investigación presentadas en la sección
anterior.

Parte aislada Todos los montos de gastos excesivos se trazaron en una gráfica de caja, que se
muestra en la Figura 9. Como puede verse, un punto tiene un monto de gastos excesivos mucho
mayor. Este punto corresponde al permiso de viaje 54518. El empleado que presentó este permiso
de viaje solicitó un presupuesto de 2.000 euros. Sin embargo, declaró un importe total cercano a
los 1.500.000 euros. Esto da como resultado un gasto excesivo de casi el mismo número. Esta
declaración pertenece a la unidad organizativa 65466.
La Figura 8 muestra el proceso por el que pasó este caso. Si comparamos el modelo de
proceso con el flujo feliz presentado en la Figura 4, podemos ver que elSolicitud de pago
FloridaEl flujo es mucho más temprano en el proceso, antes de que comenzara el viaje. No
es así como el happy-flow lo especifica. Este flujo incluso carece deDeclaración Tareas. La
solicitud promedio tarda 10 eventos con un tiempo de procesamiento de 73 días, el valor
atípico contiene 24 eventos y tarda 181,3 días en finalizar.
No conocemos los detalles de este proceso lo suficiente como para sacar conclusiones sobre
cómo sucedió. En todas las preguntas de investigación posteriores, este caso fue excluido.

Recomendación: Se recomienda investigar el permiso de viaje 54518 más a fondo para

determinar los pasos apropiados que se deben tomar.

Cuando se excluye este valor atípico y vemos el diagrama de caja en la Figura 10, no hay
valores atípicos adicionales obvios.
 Siguiendo el dinero 13

Permiso ENVIADO por EMPLEADO

1

Permiso APROBADO por ADMINISTRACIÓN

1

Permiso APROBADO por EL PROPIETARIO DEL PRESUPUESTO

Permiso FINAL_APPROVADO por SUPERVISOR

1

Solicitud de pago ENVIADA por EMPLEADO

3

3 1

Solicitud de pago APROBADA por ADMINISTRACIÓN

3

1 Solicitud de pago RECHAZADA por EL PROPIETARIO DEL PRESUPUESTO

Solicitud de pago APROBADA por EL PROPIETARIO DEL PRESUPUESTO

1
2

Solicitud de pago FINAL_APPROVED by SUPERVISOR

2

Solicitar pago
2

1 1

Pago manejado 1 Solicitud de pago RECHAZADA por el EMPLEADO

2 1

Iniciar viaje

Viaje final

Enviar recordatorio 1
2

Fig.8: Modelo de proceso del valor atípico

14 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Fig.9: Diagrama de caja de los montos de gastos Fig.10: Diagrama de caja de los montos de gastos
excesivos para todos los permisos en el Registro de excesivos para todos los permisos en el Registro de
permisos permisos (valor atípico excluido)

Unidades organizativas Para responder a la pregunta de investigación, ¿Cuál de las unidades

organizativas tiene los permisos de viaje más por debajo del presupuesto, dentro del presupuesto
o por encima del presupuesto en relación con la cantidad total de permisos?, se crearon dos
figuras. A saber, la Figura 11, que muestra la cantidad relativa de permisos basada en la cantidad
total para cada unidad organizativa en un gráfico de barras y la Figura 12, que muestra los
mismos resultados, pero solo usando porcentajes combinados con la cantidad total. La unidad
organizativa 65468 tiene la mayor cantidad de permisos de gasto excesivo en porcentaje de su
cantidad total de permisos (87,5%). La unidad organizativa más presupuestaria fue la unidad
65472 con un 5,58%. Las unidades organizativas que gastaron menos con el 100% fueron las
unidades 65488, 65486, 65478 y 65462. Es interesante notar que solo tenían un permiso. El
recuento más alto de permisos fue la unidad organizativa 65455 con 831 permisos, por lo que el
62% se gastaron menos y el 36% se gastaron en exceso.
Para responder a la pregunta, ¿Cuál de las unidades organizativas tiene los permisos de viaje
por debajo del presupuesto, dentro del presupuesto o más allá del presupuesto en función de la
cantidad total de permisos en euros? Se creó la tabla que se presenta en la Figura 13. Presenta la
suma de los proyectos de gasto insuficiente y excesivo por unidad organizativa. La tabla está
ordenada de forma descendente por la última columna: el total de gastos insuficientes / excesivos
para esa unidad organizativa. Como se puede ver en la tabla, la unidad organizativa 65468 es en
su conjunto (según la columna total) la que más gasta en exceso, es decir, alrededor de 2250
euros. La unidad organizativa 65458, por otro lado, es la que menos gasta, es decir, alrededor de
202.000 euros. La unidad organizativa más dentro del presupuesto es la unidad organizativa
65486, solo fueron 4 euros por debajo del presupuesto.
Si sumamos todos los totales de la última columna, encontramos que todas las unidades
organizativas combinadas gastan menos de un total de 816.500 euros.

Proyectos Las tablas de la Figura 14 presentan una descripción general de los 7 proyectos con
gastos inferiores (14a), gastos excesivos (14b), totales (14c) y 7 totales inferiores (14d).
Si nos fijamos en los proyectos de gasto excesivo superior (Figura 14b), podemos ver que
aunque ciertos permisos para ese proyecto fueron gastados en exceso, el total siempre fue
positivo (gasto insuficiente).
 Siguiendo el dinero 15

Fig. 11: La cantidad relativa de permisos basada en la cantidad total para cada
unidad organizativa.

Recomendación: Podría ser muy interesante examinar más a fondo los proyectos de
gasto excesivo y gasto insuficiente. ¿Se estimó incorrectamente el presupuesto y qué
se puede hacer para hacer mejores estimaciones en el futuro? ¿Hubo circunstancias
imprevistas?

Cabe señalar que la unidad organizativa 65458 aparece tres veces entre los 7 proyectos con gastos
inferiores a los previstos. Las unidades organizativas 65456 y 65460 aparecen, respectivamente, cuatro y
dos veces en los 7 proyectos inferiores con un gasto inferior al total (por lo que se gastaron en exceso).
dieciséis WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Fig.12: La cantidad relativa de permisos

basada en la cantidad total de cada Fig.13: Gasto insuficiente / Gastado excesivo por
unidad organizativa, combinada con la unidades organizativas
cantidad total

Recomendación: Sería muy interesante analizar más a fondo por qué ciertas unidades
organizativas tienen más proyectos que gastan menos y otras tienen más proyectos
que gastan más.
 Siguiendo el dinero 17

(a) los 7 primeros gastos inferiores a los previstos (b) los 7 principales gastos excesivos

(c) los 7 primeros en total (d) Los 7 últimos en total

Fig.14: Gasto insuficiente / Gastado excesivo por proyectos

18 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

5 Grupos

En lugar de mirar el monto del gasto excesivo en relación con la unidad organizativa,
en este capítulo veremos la relación entre el monto gastado excesivo y el presupuesto
solicitado, cómo difieren en términos de proceso y posibles recomendaciones. De esta
manera se responde a la siguiente pregunta de investigación:
Al dividir los datos en grupos en relación con el presupuesto solicitado, ¿podemos ver
diferencias en los modelos de proceso en términos de tiempo de producción, desviaciones y
probabilidades de aprobación?

Actualmente, según lo especificado por TU / e, el proceso de permisos es uniforme y no es

diferente según el monto del presupuesto solicitado. Una mayor cantidad de presupuesto
solicitado probablemente sea revisada por más y más altos niveles de administración, sin
embargo, parece que no existen procedimientos estandarizados establecidos. Esta investigación
tiene como objetivo ayudar a descubrir posibles diferencias a la hora de agrupar en función del
presupuesto solicitado y quiere asesorar a la universidad TU / e dónde mejorar sus procesos.

5.1 Método

Seguimos utilizando los eventos en el registro de permisos y los filtros utilizados en el

capítulo anterior, que son los casos del año 2018 y la actividad obligatoria.pago
manejado. Dado que esta pregunta de investigación utiliza tanto Disco como Rstudio,
esta investigación utilizará dos variantes del archivo PermitLog.xes. Una variante se
mantendrá sin editar en Disco Tool para usarla en el análisis de procesos y la otra
variante se exportará, preparará y usará en Rstudio para realizar análisis de datos.

1. Preparación de los datos El primer paso es preparar la variante de Rstudio convirtiendo todos los
valores a su tipo de datos respetado y eliminando columnas innecesarias (para esta pregunta de
investigación) como tipo de actividad, tipo de costo, tipo de declaración, identificación de rfp, tarea e
identificación de decisión. Dado que todas las actividades en los mismos ID de caso tendrán los mismos
valores de atributo, eliminamos todas las filas de ID de caso duplicadas en Rstudio, de modo que cada ID
de caso solo existe una vez. La Figura 15 presenta una descripción general de las frecuencias relativas al
presupuesto solicitado.

2. División en grupos en R Después de que se prepararon los datos, se crearon los

siguientes tres grupos dividiendo el registro de PermitLog en tres grupos iguales de 1500
casos en relación con el presupuesto solicitado: presupuesto solicitado bajo, medio y alto. La
Tabla 2 muestra una descripción general de los datos agrupados. Estos grupos se utilizarán
para analizar las diferencias en los datos y el proceso. Observe que el recuento no se suma a
la cantidad total de casos únicos, ya que eliminamos el valor atípico común para esta
pregunta de investigación.
Cuando exploramos más los datos agrupados en R, exploramos la relación con la cantidad
gastada en exceso como en el capítulo anterior. Dividimos la cantidad gastada en exceso por el
presupuesto solicitado y obtuvimos un porcentaje de la cantidad gastada en exceso
 Siguiendo el dinero 19

Fig.15: Frecuencias del presupuesto solicitado

Grupo Distancia Contar Media solicitada

Bajo 0 - 588,7 1500 302.3
Medio 588,8 - 1389,7 1499 947,3
Elevado 1389,8 - 13451,8 1500 2511,8
Tabla 2: Resumen de PermitLog dividido

en relación con el grupo presupuestario. Hicimos algunos hallazgos interesantes junto con la
Figura 16:

- los Grupo inferior Solo tenía 74 de las 1500 declaraciones sobre el presupuesto, donde los presupuestos
gastados en exceso promediaron un 47% de gasto excesivo y los presupuestos gastados insuficientemente
-42%
- los Grupo mediano tuvo un peor desempeño en la cantidad de declaraciones sobre el presupuesto
(23), pero lo hizo un poco mejor con los presupuestos gastados en exceso con un promedio del 28%
de gasto excesivo y los presupuestos gastados insuficientemente -34%
- Casi ninguna declaración (8 de 1500) en el Grupo superior estuvo dentro del presupuesto y tuvo un
desempeño similar al del grupo mediano donde los presupuestos gastados en exceso promediaron
un 23% de gasto excesivo y los presupuestos gastados insuficientemente -34%

Recomendación: Anime al empleado a pensar más en el presupuesto requerido /

solicitado. Quizás tenga consecuencias cuando la cantidad gastada en exceso está por
encima de un umbral de porcentaje de falla. Un promedio del 40% en gastos
insuficientes y excesivos en cada grupo es malo para la empresa a la hora de predecir
los costos futuros.
20 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Fig.16: Presupuesto solicitado versus porcentaje sobregastado del presupuesto

solicitado

5.2 Análisis

Para encontrar diferencias en el proceso de los grupos identificados utilizamos Disco y

filtramos los atributos presupuestarios solicitados con respecto a los rangos de la tabla 2.

Tiempo de procesamiento El tiempo de procesamiento se descubrió fácilmente mediante los

eventos promedio y la duración media y mediana del caso en la pestaña de estadísticas globales
en Disco. Como muestra la tabla 3, existe una diferencia entre la media y la mediana dentro de los
grupos, debido a valores atípicos desconocidos y distribuciones sesgadas de los grupos. Por lo
tanto, cuando analizamos el tiempo de duración, preferimos utilizar la mediana de la duración del
caso y descubrimos diferencias claras entre los grupos. Un presupuesto solicitado más bajo tiene
en promedio un tiempo de duración de caso menor que otros.

Grupo Eventos promedio Duración media del caso - Duración media del
caso
Bajo 11,1 46,7 días 61,5 días
Medio 13,6 64,9 días 74,4 días
Elevado 15,6 87,1 días 14 semanas

Tabla 3: Resumen del tiempo de producción

 Siguiendo el dinero 21

Desviaciones Para analizar las desviaciones, debemos descubrir el proceso deseado

analizando el flujo de proceso dado en el sitio web del desafío BPI y designar qué
actividades no son deseadas. La Figura 4 muestra el modelo y las actividades del proceso de
flujo feliz, pero no toma en consideración que el responsable del presupuesto y el
supervisor podrían ser una persona diferente. Comprobamos dos formas de desviaciones.

1. Prohibir actividades no deseadas Filtramos los registros prohibiendo todas las

actividades no deseadas, como RECHAZADO y GUARDADO
2. El Happy-flow perfecto Agregamos otro filtro encima del anterior, donde
las diez actividades en el proceso de flujo feliz (de la Figura 4) eran
obligatorias.

Dividimos las cantidades de casos filtrados por la cantidad total de casos por grupo
y obtuvimos los siguientes resultados en la tabla 4. Solo hay casos pequeños que se
asemejan al modelo de proceso de flujo feliz y al comparar los grupos vemos que el
grupo de presupuesto alto solicitado se desempeña peor con más actividades no
deseadas que los otros dos grupos.
Finalmente, hicimos obligatorias las actividades no deseadas para verificar las variantes más
frecuentes de desviaciones, que eran iguales para todos los grupos, las declaraciones fueron
rechazadas por la administración.

Grupo Happy-Flow Ninguna actividad no deseada

corbatas

Bajo 3,2% 23,4%

Medio 4,9% 22,1%
Elevado 4,6% 11,8%
Tabla 4: Desviaciones generales

Recomendación: Cree un procedimiento estándar diferente por grupo de monto de

presupuesto solicitado para optimizar tanto la duración como para minimizar las
desviaciones.

Probabilidad de obtener aprobación Por último, investigamos la probabilidad de que se

acepte el permiso y la declaración. Los permisos y declaraciones pasan primero por la
administración y luego por el propietario del presupuesto o un supervisor. Los permisos se
aprueban más del 95% del tiempo para todos los grupos después de que los presenta el
empleado y las declaraciones se aprueban el 81% en el grupo de bajo presupuesto y el 71%
en el medio y alto.
Después de la administración, pueden ocurrir varias actividades diferentes y la Figura 17 y la Figura
18 muestran las probabilidades de las actividades que pueden ocurrir después de la aprobación de la
administración. Desafortunadamente, no se encontraron diferencias significativas.
22 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

Fig.17: Probabilidades por actividad después de que la administración acepte el permiso

Fig.18: Probabilidades por actividad después de que la administración acepte la declaración

 Siguiendo el dinero 23

6. Conclusión

El objetivo de este informe empresarial fue investigar los procesos relacionados con las
declaraciones internacionales en TU / e. El enfoque fue presentar recomendaciones a la UT /
e sobre la cantidad de dinero declarada o solicitada. Se recopilaron las siguientes preguntas
de investigación;

1. ¿Qué propiedades relacionadas con el proceso están correlacionadas con la cantidad de dinero
declarada?
2. ¿Cuáles son las características de los permisos de gasto excesivo y gasto insuficiente?
3. ¿Existen diferencias en el proceso en función del monto solicitado?

Para responder a estas preguntas de investigación, se tomaron los siguientes pasos; En

primer lugar, se identificaron las relaciones entre los registros de eventos. Como resultado,
se descartaron dos registros de eventos (declaraciones internas y solicitudes de pago) por
ser irrelevantes para el alcance determinado. En segundo lugar, se evaluaron las relaciones
dentro de los registros de eventos elegidos para crear un modelo de datos que muestre las
relaciones entre entidades y atributos.
Para responder a la segunda y tercera preguntas de investigación, se realizaron los
siguientes pasos; Los eventos en los registros de eventos se evaluaron utilizando R-studio,
para identificar valores atípicos y determinar características relevantes. Usando Disco, el
flujo feliz se identificó, que era el flujo de proceso dominante. Se formularon varios
supuestos que deben tenerse en cuenta en relación con las recomendaciones. Para la
exploración y evaluaciones se utilizaron diversas técnicas como histogramas, gráficos de
barras, diagramas de caja, diagramas de dispersión y tablas.
El proceso para investigar las propiedades del proceso de cada declaración internacional
(primera pregunta de investigación) fue ligeramente diferente, ya que el objetivo de este
análisis fue exploratorio y los resultados fueron conocimientos más que recomendaciones.
Primero se presentaron las características de las actividades realizadas en el caso
declaratorio y se realizó algún filtrado. Python se utilizó como lenguaje de programación
para extraer las frecuencias de los atributos de actividad de los registros de declaraciones
internacionales. Se utilizaron diagramas de caja y gráficos de barras para visualizar los
resultados y para la correlación entre las propiedades generadas del caso y la cantidad de
correlación de Spearman.

Estos procesos dieron como resultado las siguientes recomendaciones;

- Se recomienda investigar el permiso de viaje 54518 más a fondo para determinar los pasos
apropiados que se deben tomar.
- Podría ser muy interesante analizar más a fondo los proyectos gastados en exceso y en
escasez. ¿Se estimó incorrectamente el presupuesto y qué se puede hacer para hacer
mejores estimaciones en el futuro? ¿Hubo circunstancias imprevistas?
- Sería muy interesante analizar más a fondo por qué ciertas unidades organizativas
tienen más proyectos infrautilizados y otras tienen más proyectos gastados en
exceso.
- Anime al empleado a pensar más en el presupuesto requerido / solicitado. Tal vez tenga
consecuencias cuando la cantidad gastada en exceso esté por encima de un
24 WTH van Bakel, RM Hulscher, M. Klijs, MJ Sturm

porcentaje de umbral de falla. Un promedio del 40% en gastos insuficientes y excesivos en

cada grupo es malo para la empresa a la hora de predecir los costos futuros.
- Cree un procedimiento estándar diferente por grupo de monto de presupuesto solicitado para
optimizar tanto la duración como para minimizar las desviaciones.

Además, recopilamos las siguientes ideas;

- Las declaraciones con importes superiores parecen evaluarse con más frecuencia que las
declaraciones con importes inferiores.
- Los directores participan con mayor frecuencia en declaraciones con montos superiores que en
declaraciones con montos inferiores.