PROTOCOLO

Universidad Nacional Abierta y a Distancia “UNAD”

Unidad 1: Paso 2 – Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Grupo 80007_594

Jose Ricardo Lopez Prada C.C. 1118203190

Sandy Torres
Tutora

16 de Octubre de 2021
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INTRODUCCION

¿Sabe usted que es el protocolo?

Empecemos por decir qué es el conjunto de lineamientos que se aplican al diario vivir de

las personas, en este trabajo nos enfocaremos en el área empresarial donde generalmente se
encuentran documentados con el fin de propiciar el comportamiento de sus colaboradores a
nivel operacional, así como garantizar un diálogo efectivo entre las personas y entidades
que se involucran en el desarrollo de su objeto social. Podemos afirmar que su base es la
etiqueta que surgió presuntamente 2000 años A.C. consecuente a esto se evidencia que el
primer manual protocolario que existió es la biblia.

El presente trabajo tiene como finalidad construir un protocolo de comunicaciones que le

permita a la Comercializadora Yediluso SAS, tener unos medios de comunicación
efectivos, que fluya de manera asertiva y diligente a nivel interno y externo; también está
enfocado en la elaboración de un plan motivacional que garantice el trabajo en equipo y
cree un sentido de pertenencia y compromiso mucho más afianzado de los colaboradores
con la empresa.

Para esto daremos bastante importancia a varios aspectos que con el pasar de los tiempos y
la globalización han llevado a las compañías a ser más dinámicas y preocupadas por estar a
la vanguardia, que le permitan ir al paso con el desarrollo de las comunicaciones, creando
un clima organizacional que permita que las personas se sientan escuchadas, respetadas y
valoradas.

“La acción de Comunicar es muy semejante a la de respirar, como función natural

que mantiene con vida a las personas… Deje de respirar y se dejará de vivir… Una
empresa sin comunicación no es posible” sin comunicación cualquier empresa muere
y desaparece.

Robert Breth

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OBJETIVOS

Objetivo general
 Construir el Protocolo de Comunicaciones y plan motivacional de la empresa
Comercializadora Yediluso SAS.

Objetivos específicos
✓ Implementar buenos canales de comunicación y utilizarlas dentro de las medidas del
respeto y cortesía hacia los demás.
✓ Buscar las estrategias para mantener una comunicación asertiva.
✓ Realizar un adecuado trabajo en equipo
✓ Tener un sentido de pertenencia en las actividades diarias
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Presentación de la empresa

Nombre de la empresa: Comercializadora Yediluso SAS

Nit: 902.123.456 – 7
Ciudad Sede Principal: Bogotá
Fecha de Creación: 16 de octubre
de 2021

Número de empleados: 33

Planta de empleados de la Comercializadora Yediluso SAS:

1. Gerente
1. Jefe de recursos humanos
1. Jefe de bodega
1. Jefe de producción
1. Jefe de ventas
1. Jefe de contabilidad
1. Auxiliar administrativa
1. Auxiliar contable
1. Tesorero
2. Supervisores de venta
3. Servicio general

9. vendedores

10. Operarios
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La Comercializadora Yediluso SAS, es una empresa con ánimo de lucro, que tiene como actividad económica la producción y
comercialización de ropa para bebe. Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas
administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en Colombia una en Bogotá, y las otras dos en

Medellín y Cali.

Misión

Producir y comercializar de la mano de nuestro excelente equipo de trabajo, ropa delicada y

cómoda para bebes, de la más alta calidad y al mejor precio del mercado, en las ciudades de
Bogotá Medellín y Cali; ofreciendo lo último en tendencia y estilo que brinde apoyo a sus
padres en el cuidado de su piel y crecimiento.

Visión
Para el 2021 posicionándonos en el mercado como una empresa exitosa por ser líder en
producción y comercialización de ropa para bebé en Bogotá, Medellín y Cali,
caracterizados por satisfacer la necesidad de nuestros clientes con calidad y comodidad, con
gran reconocimiento gracias a nuestros excelentes precios, servicios y calidad humana.

Objetivos
✓ Ser una empresa generadora de empleos
✓ obtener un número importante de clientes activos con el fin de masificar nuestros
productos
✓ posicionarnos como una de las 10 empresas más importantes en producción y
comercialización de ropa para bebe de Bogotá, Cali y Medellín
✓ ser una empresa abierta a las tendencias y las necesidades de la sociedad para
responder en forma proactiva y práctica
✓ cubrir al máximo la demanda de nuestros clientes para brindar una satisfacción total
✓ Cuidar que nuestros precios sean justos y acorde a la calidad de nuestros productos
y servicios.
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Políticas generales
Todas las personas que laboran en la Comercializadora Yediluso SAS deberán cumplir estrictamente con los horarios.

➢ El uso de uniforme es obligatorio en todas las áreas de la Comercializadora

Yediluso SAS.
➢ Todo el personal debe portar su carnet en un lugar visible durante la jornada laboral.
➢ Todo el personal debe cumplir con la asistencia a las charlas, capacitaciones y
talleres otorgados por la Comercializadora Yediluso SAS.
➢ Los jefes de cada área deberán supervisar constantemente el trabajo de sus
colaboradores, verificar el cumplimiento de los procesos y cumplimiento de sus
funciones.
➢ La atención al cliente es fundamental en la Comercializadora Yediluso SAS, esta
rotundamente prohibido en el área que presta este servicio el maltrato al mismo, se
debe brindar trato justo y esmerado a todos los clientes en sus solicitudes y
reclamos, de igual forma está prohibido la presencia de personas que no estén
capacitadas para prestar este servicio.
➢ Ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté
debidamente capacitado.
➢ El personal que brinde ideas funcionales que nos permitan mejorar procesos, y que
nos lleve a las eficiencia y eficacia en nuestros servicios a la Comercializadora
Yediluso SAS, recibirán reconocimiento.
➢ Mensualmente se debe hacer una reunión con los jefes de área, a fin de mantener
actualizada la información en cuanto a novedades, mejoras, sugerencias y
necesidades.
➢ En la Comercializadora Yediluso SAS, bajo ningún concepto es aceptable la falta de
respeto entre compañeros o superiores. Toda sugerencia o diferencia se debe tratar
bajo las normas de educación.
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Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de

departamento y los subordinados (departamentos de producción y de ventas) y
proveedores.

Tipo de comunicación:

• Ascendente: Se aplica este tipo de comunicación teniendo en cuenta que la

Comercializadora Yediluso SAS, está dedicada a la comercialización de prendas
para bebe, y los que más están en campo de acción son los vendedores, son los que
conocen las necesidades y solicitudes de los clientes, por esta razón son ellos los
que directamente pueden dar un informe de la situación del área de trabajo.

De igual forma por medio de esta comunicación las directivas sabrán cual es el
ambiente laboral en que se mueven sus colaboradores; permitiéndole determinar las
estrategias, medidas correctivas y medios internos que se deben aplicar para mejorar
los procesos y dificultades que obstaculicen el logro de los objetivos.
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Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para la empresa Comercializadora Yediluso SAS.

Comunicación interna: Para la Comercializadora Yediluso SAS, es vital la

comunicación asertiva dentro de sus instalaciones, es lo que da un parte de tranquilidad
ante las dificultades y situaciones donde el compromiso de nuestros colaboradores juega un
papel decisivo, a través de la comunicación interna nuestro personal se encuentra preparado
para afrontar los cambios; de la misma forma la parte administrativa se apoya en la
comunicación para mantener motivado a todo nuestro personal. A la hora de tomar
decisiones este es el camino ideal para que todos conozcan la nueva situación.

Para cumplir con el objetivo, la Comercializadora Yediluso SAS, y teniendo en cuenta que
tienen personal en otras ciudades, hace uso de los siguientes canales:

➢ Teléfono: El cual será utilizado dentro el horario laboral establecido por la

Comercializadora Yediluso SAS. Dentro de las medidas del respeto y la cortesía
para con los demás.
➢ Correo electrónico: Un medio el cual se utilizará por los colaboradores de manera
formal, respetuosa y por lo tanto será de mayor utilidad para enviar información de
manera segura y rápida. Teniendo en cuenta el uso adecuado de este medio
colocando el asunto al correo de manera clara con adecuado manejo de ortografía y
redacción.
➢ Reuniones: Las cuales serán programadas dos veces por mes para revisar los
avances y falencias presentadas durante la ejecución del servicio.
➢ Buzón de sugerencias: El cual se dejará expuesto junto con el protocolo para las
preguntas, quejas, reclamos, felicitaciones de los trabajadores de la
comercializadora.
➢ Folletos informativos: Se distribuirán con los colaboradores los folletos con la
información más relevante e importantes que debemos tener en cuenta dentro de la
comercializadora.
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Videollamadas: será un medio el cual será útil para los colaboradores cuando se tengan inquietudes acerca de la mercancía
expuesta en vitrinas.
Páginas web: Serán creadas para fortalecer el bienestar de los colaboradores y el clima laboral.

➢ Grupos WhatsApp: Se crearán grupos para los puntos de venta y dar solución a las
inquietudes de los colaboradores
➢ Encuestas de Satisfacción: se llevará a cabo la implementación de 5 ítem para
conocer el nivel de satisfacción a nivel laboral dentro de la comercializadora
Yediluso SAS como lo son:
• ¿Se fortalecen las relaciones interpersonales dentro de la organización?
• ¿Se tiene en cuenta su opinión para ejecutar las estrategias de ventas?
• ¿Sus inquietudes son atendidas de manera oportuna por parte de los jefes del
servicio y manifiestan un trato al resolverlas?
• ¿Recibe de forma oportuna su dotación para la ejecución de sus labores?
• ¿Se brindan acompañamientos en el proceso desempeñado por usted?
➢ Comunicación Voz a Voz: Las cuales se realizan de manera verbal y directa
brindando orientaciones a los grupos de ventas.
➢ Cronograma: Se llevará a cabo de manera mensual con las actividades y metas
propuestas por el personal de la comercializadora.

Comunicación externa:
Los mecanismos con los cuales se cuentan para generar una comunicación externa a parte
de los que ya se tienen son:

➢ Skype: Aplicación que nos permite comunicarnos gratuitamente a cualquier sitio

del país y del mundo que cuente con internet, bien sea por escrito, llamada
telefónica o a través de la cámara.
➢ Redes sociales: como Facebook, Twiter, Instagram, también permiten una
comunicación informal dirigida a los clientes.
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-Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

Plan motivacional de relaciones laborales y trabajo en equipo de la Comercializadora Yediluso SAS.

Es una compañía pequeña, pero con una estructura robusta que le ha permitido crecer y
contar con una nómina de 33 empleados y tres puntos de venta, que cuenta con una
MISIÓN, VISIÓN y el desarrollo de una cultura organizacional que le ha permitido
cuestionarse, sobre cuál es la mejor forma de crear sentido de pertenencia de sus
colaboradores, y cuando hablamos de sentido de pertenencia nos referimos al sentirse a
gusto dentro de la organización, al logro del compromiso de las metas, del no hacer por
hacer sino del “Hacer con Gusto”; que es una manera de afianzar las relaciones y que a la
larga conlleva a unos excelentes resultados operativos y financieros.
Sin más preámbulos teniendo clara la Misión y la Visión, primero se estableció una reunión
entre el Gerente y Jefes de Áreas con el fin de concebir una estrategia para creación del
plan motivacional creándose focus group.

En esta reunión se estableció:

1. Entrenamiento: Realizar un entrenamiento de una semana al personal nuevo que le

permita conocer el plan estratégico de la compañía, sus objetivos, áreas de la
compañía y funcione específicas del cargo.
2. Manual: Elaboración de un manual de funciones y divulgación de este
3. Evaluación: Realización de Evaluación de desempeño anual la cual permita tener
una retroalimentación en ambas vías con el objetivo de conocer cumplimiento de
objetivos, alcance de estos, inquietudes del evaluado y del evaluador, reforzamiento
de debilidades y reconocimiento de objetivos, esta evaluación debe estar
estructurada así:
• Datos Personales
• Estudios

Funciones
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Objetivos
Alcance de objetivos
Estudios que requiere para mejorar sus competencias
Trabajo en equipo

• Cultura organizacional
Esta evaluación debe realizarse en tres etapas: Inicial dentro del primer mes del año de
seguimiento a mitad de año y de finalización en diciembre de cada año. Esta evaluación
nos va a permitir no solamente calificar al empleado sino evidenciar mejoras que puede
hacer la compañía.
4. Capacitaciones: El área de Recursos humanos ha establecido un programa de
capacitación anual el cual debe ser de estricto cumplimiento y que se desarrollara
con agentes externos e internos de la compañía, es un plan ambicioso cuyo objetivo
es tener mejor capacitado a su personal, que adquieran mayores habilidades en
temas como Excel, finanzas, mercadeo, y producción y que a su vez cumplan con
las expectativas de los funcionarios.

5. Horarios Flexibles: Para el personal administrativo y todo aquel que no trabaje en

turnos, los viernes podrán salir a las 3: P.M. con el ánimo de que puedan utilizar este
en actividades que normalmente no pueden realizar por la jornada establecida de
igual forma se está trabajando en el proyecto de Home Office que consiste en
trabajar dos veces al mes desde casa, entregándole las herramientas necesarias para
que puedan cumplir a cabalidad con su trabajo.
6. Actividades recreativas: Por política se debe realizar una actividad por trimestre
que permita integrar el equipo de trabajo y a la vez brindar los espacios para
ejercitarse, como caminatas, carreras deportivas de atletismo, montar en bicicleta,
etc.
7. Comunicados de resultados: Trimestralmente se estaré informando a través de las
herramientas dispuestas los resultados de la compañía.
8. Reuniones de área: La Gerencia a su vez mensualmente tendrá una reunión de una
hora con cada equipo de trabajo con el fin de conocer sus inquietudes, ideas nuevas
que puedan tener en procura de la consecución de metas del trabajo, también se
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aprovechara para que la gerencia y sus integrantes tengan un espacio donde las personas puedan contar algo de su vida
personal con el fin de que todos tengan un mayor conocimiento no solo de la empresa sino del individuo también y de
conectarse con el lado emocional de los colaboradores.

9. Trabajo en equipo: Desde la Gerencia se liderará el trabajo en equipo, teniendo

una comunicación asertiva, respetuosa, relaciones de confianza. La unión conlleva
al éxito; esta es la frase con la cual la compañía se va a caracterizar, por tal motivo
el trabajo en equipo va a hacer primordial para el mejoramiento y posicionamiento
de la organización en el mercado nacional e internacional.

El trabajo en equipo será un proyecto pionero de la empresa, donde buscaremos

concientizar a los colaboradores en el ejercicio de compañerismo y respeto hacia sus
prójimos y semejantes al interior de la infraestructura y áreas de trabajo.

El proyecto se bautizará como “Aquí somos todos uno” y tendrá una serie de
estrategias de planeación y proyección, las cuales indicaremos a continuación:

• Todos los colaboradores, sin excepción alguna respetará el área personal y

laboral de su compañero.

• A cada trabajador se le dotará de implementos necesarios y seguros.

• Las ideas de los colaboradores se pondrán en un tablero donde todos puedan
observar y brindad su punto de vista.

• En cada lugar de las instalaciones de infraestructura de la compañía se

colocará un aviso el cual va a poseer unas palabras que influyan decencia en
los colaboradores, a este estilo vamos a llamar Reglas Básicas de
Convivencia.

Con los anteriores puntos estamos seguros que estamos motivando a nuestro personal,
creando un sentido de pertenencia y de trabajo en equipo que va permitir el crecimiento de
la empresa y el cumplimiento de las expectativas del talento humano de la compañía.

Los cuales se resumen así:

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compensaciones laborales
reconocimiento
capacitaciones
horarios flexibles

➢ liderazgo
➢ respeto
➢ creacion de un ambiente y clima organizacional positivo
➢ pasion por lo que se hace
➢ sentido de pertenencia
➢ pensamiento creativo

Conclusiones:

✓ Para llevar a cabo un trabajo en equipo es fundamental tener la claridad de la

responsabilidad y aprender a tomar decisiones en grupo con el fin de lograr un
optimo rendimiento.
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El contar con una adecuada comunicación y una organización grupal nos permite cumplir con los objetivos propuestos.
Tener la consientización de que en cada paso de las actividades desarrolladas se adquieren nuevos conocimientos y
perfección en lo que hacemos nos lleva a ser

mejores profesionales.
✓ El trabajo en equipo es la base fundamental para el posicionamiento de cualquier
empresa en un mercado económico.
✓ La mejor forma para lograr metas y objetivos empresariales es establecer una
relación sólida de los colaboradores.
✓ La sumatoria de las fuerzas de los clientes internos de una organización permite un
desarrollo más eficaz y eficiente de las actividades laborales.
✓ Al crear unas políticas motivacionales para la compañía va a asegurar crecimiento
la misma y el cumplimiento de las espectativas de los funcionarios, es un trabajo
arduo que requiere compromiso el tiempo por parte de la gerencia.
✓ La comunicación es uno de los pilares de la compañía, el tener una comunicación
asertiva, en utilizar las nuevas herramientas que nos da tecnología, hace que los
procesos de comunicación sean más sencillos para los miembros de la compañía.

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tu- empresa-definiciones-requisitos-y-tipos-de-politicas/
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https://www.felicidadeneltrabajo.es/ideas-para-empresarios/comunicacion-en-la-
empresa-guia-ejemplos/