13/10/2020 Suite VISIÓN EMPRESARIAL®

AUDITORÍAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PRESENCIAL Y VIRTUAL PRO-SIG-121-008

Versión 2

OBJETIVO PROCEDIMIENTO:

Realizar las auditorias internas a los Sistemas de Gestión de los procesos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con un enfoque basado en riesgos y oportunidades, con el fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, regulatorios, de la e
y de la norma. Lo anterior, con el fin de fortalecer los Sistemas de Gestión y lograr la satisfacción de las partes interesadas y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todos los procesos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Inicia con la elaboración y aprobación del Programa Anual de Auditorías de la vigencia, y finaliza con la comunicación del informe de auditoría interna.

ACTIVIDAD:

ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE EVIDENCIA

Elaborar Programa Anual de
1 5 Días Hábiles
Auditorías
Para las auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión se tuvieron en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Análisis del Contexto de la Entidad.
2. Definir el objetivo, alcance y lineamientos para llevar a cabo la auditoría.
3. Recursos disponibles para llevar a cabo las Auditorías.
4. Riesgos de los procesos y su nivel de criticidad.
5. Riesgos y Oportunidades en la Planificación de la Auditoría
6. Indicadores de gestión de los procesos. Coordinador de
Programa Anual de Auditoría Sistema de Gestión
7. Nivel de avance del MIPG (Modelo Integrado de Planeación y Gestión). Mejoramiento Institucional
8. Trazabilidad de auditorías externas e internas.
9. Planes institucionales vigentes

Con estos ítems se formula el Plan Anual de Auditoría del Sistema Integrado de Gestión,
y pasa a revisión por parte de la Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

Nota: Definir Objetivo, Alcance, Lineamientos y demás Directrices.

3 Días Hábiles
Se revisa el Programa Anual de Auditoría proyectado.
Revisar Programa Anual de
2 Auditoría De Sistema Integrado de Jefe Oficina de Planeación Programa Anual de Auditoría Sistema de Gestión
* Si se requiere realizar ajustes al Programa, pasa a Actividad 3
Gestión
* De lo contrario, pasa a Actividad 4.

3 Realizar Ajustes del Programa Conforme a las observaciones de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se realizan Coordinador de Programa Anual de Auditoría Sistema de Gestión
Anual de Auditoría los ajustes pertinentes al Programa Anual de Auditorías. Mejoramiento Institucional

Pasa nuevamente a Actividad 2.

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Presentar y Aprobar Programa en Dar visto bueno al Programa Anual, y presentarlo en Comité de Gestión y Desempeño Jefe Oficina Asesora de Programa Anual de Auditoría - Sistema de Gestión
4 1 Día
Comité de Gestión y Desempeño para socializarlo y posteriormente su aprobación. Planeación Acta de Comité aprobado

Revisar los perfiles y competencias de los auditores internos, y seleccionar a aquellos que
cumplan con los requisitos.

Conocimientos Esenciales:
1. Principios de Auditoría
2. Normas de Sistemas de Gestión y Otras Relacionadas
3. Requisitos Legales y Regulatoriios
4. Gestión de Riesgos

* Perfil Auditor Lider:

- Educación: Profesional,
- Formación: Certificación de formaciòn en Auditorìa Interna bajo la Norma del Sistema
Integrado de Gestión implementado en la entidad. Coordinador de Hojas de Vida
5 Seleccionar Auditores Internos 5 Días Hábiles
- Habilidades: Liderazgo, Capacidad de Planeación, de Organizaciòn, de Dirección Mejoramiento Institucional Base de Datos de Auditores
- Experiencia: Dos (2) auditorías realizadas

* Perfil Auditor Interno:

- Educación: Profesionales y Técnicos
- Formación: Certificado como Auditor
- Habilidades: Imparcialidad, Discreción, Diplomacia en el Trato con Personas,
Observador, Habilidades Comunicativas, Redacción de Informes, Capacidad Analítica
- Experiencia: 1 Auditoría realizada, o acompañante en algún proceso de Auditoría
(Certificada)

* Si no se llega a tener el personal necesario, pasa a Actividad 6.

* De lo Contrario, pasa a Actividad 7.

6 Contratar Auditores Externos En caso de no contar, en la Entidad, con las auditores internos con los perfiles y 15 Días Hábiles Coordinador de Correo Electrónico
conocimientos técnicos o especializados requeridos, se recurre a contratar una Entidad Mejoramiento Institucional Solicitud de CDP
Externa/Auditores Externos para el desarrollo de la Auditoría. Estudios Previos

Se Activa Procedimiento de Gestión Contractual para contratar a la Entidad Externa.

La Entidad Externa realiza la auditoría y genera un informe que se remite a la Jefe de

Oficina Asesora de Planeación.

Pasa a Actividad 17.

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7 Socializar Programa Anual de Se solicita a la Oficina de Comunicaciones divulgar a todos los procesos el Plan Anual de 3 Días Hábiles Coordinador de Correo
Auditoría Auditoría. Mejoramiento Institucional Formato Comunicaciones Internas y Externas

Se activa Procedimiento Comunicaciones Internas y Externas

8 Planear Auditoría
Previo al plan de auditoría, y con el fin de garantizar el cumplimiento del objetivo y del
Coordinador de
alcance, el líder de la auditoría comunicará al equipo auditor los lineamientos para la 10 Días Hábiles Acta de Reunión
Mejoramiento Institucional
planeación y ejecución de la auditoría interna de los Sistemas de Gestión.

El auditor interno asignado para cada proceso define el objetivo, alcance, criterios,
procedimientos, tiempos sobre la auditoría a realizar, y elabora plan de auditoría y lista de
Plan de Auditoría de cada Proceso
Elaborar Plan de Auditoría del chequeo.
9 5 Días Hábiles Auditor Interno Lista de Chequeo de Requerimientos
Proceso a Auditar
Correo con la Invitaciòn (Si es virtual)
Si la auditoía se realizará de manera virtual, se remititrá un correo al Líder del Proceso a
auditar con la invitación para ingresar a la plataforma tecnológica disponible para ello.

Una vez proyectado el Plan de Auditoría sobre cada proceso, se revisa la programación y
los aspectos a tratar.
Revisar Plan de Auditoría del Coordinador de Plan de Auditoría de cada Proceso
10
Proceso Mejoramiento Institucional Lista de Chequeo de Requerimientos
* Si el plan requiere ajustes, pasa a Actividad 11.
* De lo contrario, pasa a Actividad 12.

Realizar Ajustes al Plan de
11
Auditoría del Proceso
Se realiza ajustes al Plan de Auditor{ía del Proceso de acuerdo a los requerimientos del
Coordinador de Mejoramiento Institucional. Plan de Auditoría de cada Proceso
Auditor Interno
3 Días Hábiles Lista de Chequeo de Requerimientos
Pasa nuevamente a Actividad 10.

Aprobar Plan de Auditoría del Coordinador de Plan de Auditoría de cada Proceso

12 Aprobar y firmar plan de auditoría del proceso
Proceso Mejoramiento Institucional Lista de Chequeo de Requerimientos

13 Ejecutar la Auditoría de Cada En esta etapa se desarrollan las siguientes actividades: 5 Días Hábiles Auditor Interno Carpeta física y/o magnética del expediente de la Auditoría.
Proceso Auditarìa Grabada (Sì es Virtual)
1. Reunión de inicio o apertura Correo con Evidencias (Si es necesario)
2. Solicitud de información Registro de Participantes

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3. Determinación de las muestras de auditoría

4. Papeles de trabajo y/o documentos soporte
5. Diseño de las pruebas de auditoría
6. Reunión de cierre

AUDITORÍA VIRTUAL: Si se realiza virtualmente, se deben grabar las reuniones de inicio,

de cierre y entrevistas con los auditaados ,a través de la plataforma tecnológica
implementar por la entidad, asì como el respectivo registro de asistencia

Para la solicitud la información de evidencias, se realizará a través de correo electrónico,

conservando las respectivas evidencias de manera digital.

Una vez finalizada la etapa de ejecución de la auditoría, el auditor interno realizará el

informe respectivo.
14 Realizar Informe de Auditoría 3 Días Hábiles Auditor Interno Informe de Auditoría del Proceso

Se remite a Coordinadora de Mejoramiento Institucional.

Con los informes de cada proceso, se consolida y se elabora el Informe Ejecutivo de las
Auditorías. Coordinador de
15 Consolidar Informe de Auditoría 5 Días Hábiles Informe de Auditoías
Mejoramiento Institucional
Se remite informe a la Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

Jefe Oficina Asesora de

16 Aprobar Informe de Auditoría Aprobar y firmar el Informe Consolidado de las auditorías. 2 Días Hábiles Informe Final de Auditoría Sistema de Gestión
Planeación

Evaluar Ejercico de Auditoría y Terminado el ejercicio de auditoría, el Coordinador de Mejoramiento Institucional realiza la Coordinador de
17 3 Días Hábiles Formato Evaluación Proceso de Auditoría
Auditores Internos evaluación de cada una de las auditorías y de cada uno de sus auditores internos. Mejoramiento Institucional

A través de Gestor Documental, la jefe de la Oficina Asesora de Planeación remite el

Comunicar Informe y Solicitar Plan
18
de Mejoramiento a Cada Proceso
Informe de Auditoria interna final a todos los procesos auditados. De igual manera, se
solicita que formulen el respectivo Plan de Mejoramiento, de acuerdo a los tiempos
establecidos (15 días calendario), el cual debe ser remitido a la Jefe de Oficina Asesora
Jefe Oficina Asesora de Trazabilidad Gestor Documental
de Planeación. 2 Días Hábiles
Planeación Informe de Auditoría

Se activa Procedimiento de Mejora Continua.

Fin de Procedimiento.

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NORMATIVIDAD

ISO 9001:2015: Requisitos Orientados a Dar Confianza en los Productos y Servicios Proporcionados por una Entidad para Aumentar la Satisfacci{on del Cliente I
ISO 9000:2015: Sistema de Gestión de la Calidad, Fundamentos y Vocabulario
ISO 19011 :2018: Directrices para las Auditorías de los Sistemas de Gestión: Proporciona orientación sobre: Programa de Auditoría, Planificación y Realización de Auditorías, Competencia y Evaluación de los Auditores.
ISO 45001:2018: Norma Internacional para la gestión de sistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto Presidencial 491: Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de
contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica

GLOSARIO

ENFOQUE BASADO EN RIESGOS: Consiste en considerar riesgos y oportunidades que influyen en la planificación, conducción y presentación de informes de las auditorías
EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
EXPERTO TECNICO: Persona que proporciona conocimientos o experiencia específicos al equipo de auditoría.
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Datos que respaldan la existencia o la verdad de algo.
HALLAZGO DE LA AUDITORIA: Es el resultados de comparar la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría o norma aplicable. Debe describir concretamente que fue lo que se encontró y cual es la norma o criterio que se cumple o incumple. L
Hallazgos suelen clasificarse en: 1) Conformidades, 2) No Conformidades y 3) Observaciones u Oportunidades de Mejora.
INFORME DE AUDITORIA: Es el documento en el cual se indican los resultados obtenidos en la auditoria. Se elabora inicialmente un informe preliminar el cual es motivo de discusión con los auditados para reducir, ampliar o eliminar algunos hallazgos del informe, para
emitir el informe final que se remitirá al responsable del proceso auditado y al Superintendente. El informe debe contener todos y cada uno de los aspectos señalados en el formato correspondiente de "Informe de Auditoría Interna"
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y los arreglos para una auditoría
PLAN BASADO EN RIESGOS:
PROCESO: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que usan insumos para entregar un resultado deseado
PROGRAMA DE AUDITORÍA: Son arreglos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un marco de tiempo específico, y dirigidas a un propósito definido.
PRUEBAS DE AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos u otra información, que sean relevantes para los criterios de auditoría
RESULTADOS DE LA AUDITORIA: resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada contra los criterios de auditoría
RIESGO: Efecto de incertidumbre
SISTEMA DE GESTIÓN: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan de una organización para establecer políticas y objetivos, y procesos para lograr esos objetivos.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Norma ISO 9001:2015, ISO 9000:2015, ISO 19011 : 2018

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

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