CÓDIGO: CP-AQ-0001

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05

Cosmetic-France
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PROCESO: ACUERDOS CON EL CLIENTE

OBJETIVO Y Determinar los requisitos del cliente con respecto al producto y al servicio, e implementarlos dentro de la organización . Empieza desde el planteamiento del contrato,
ALCANCE: adopción de cambios dentro del mismo, hasta su ejecución y seguimiento.
REQUISITOS A CUMPLIR
MONITOREO Y MEDICIÓN NTC ISO 14001/2004
Indicador de cumplimiento de la orden de requerimiento NTC ISO 9001/2008: Según
Cumplimiento a los términos del contrato Matriz de Procesos vs.
Requisitos
Contrato de fabricación
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
Requerimientos de P Establecer los requisitos relacionados con el producto o servicio y
Profrance productos y servicios entrega Contrato revisado Cosmetic France y Profrance
Definir el tipo de producción, e inclusión de actividades de diseño y
Solicitud de
actualizaciones o desarrollo, establecer costos Matriz de
modificaciones al Obligaciones
contrato H Definir el contrato contractuales
Establecer canal de comunicación con el cliente Modificaciones al contrato
Planeación y Ordenes de Planeación y
programación de Informes de requerimiento y programación de
Producción cumplimiento Revisar el contrato y establecer disposiciones para su cumplimiento modificaciones producción
Informar las modificaciones al interior de la organización

V Se verifica la capacidad de producción antes de aceptar el contrato Carta de respuesta a la

y las ordenes de requerimiento orden de requerimiento Profrance
Actas de reuniones de
seguimiento e informes
anexos Cosmetic France
A De acuerdo al seguimiento se proponen acciones para mejorar la
ejecución y cumplimiento de los términos del contrato
Modificar el contrato de común acuerdo con las partes

PROCESOS DE SOPORTE
RESPONSABLES Gestión del talento humano
Gerente Medición análisis y mejora
Coordinador de Planeación Gestion Ambiental

RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC

Software Contrato de Fabricación Procedmiento de revisión de contrato PS-
Recurso humano Anexos al contrato de fabricación VT-0001
Ordenes de requerimiento
Informe de cumplimiento
Matriz de obligaciones contractuales MC-AQ-0001
Actas

Elaborado: Carlos Hernán Rojas Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0002
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05
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PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL
OBJETIVO: Definir las directrices sobre las cuales se basa el Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental, aplicarlas en todos los procesos y
Y ALCANCE: hacerles seguimiento para verificar eficacia del SGC y SGA.

MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

PROVEEDORES ENTRADAS
* Metas Organizacionales
* Todos los procesos * Misión * Visión
* Objetivos de Calidad y Ambiental
* Política de Calidad y Ambiental
* Indicadores
* Resultados de Auditorías
* Características específicas
por proceso del SGC y SGA
* Solicitudes elaboración, revisión,
anulación procedimientos
* Registros
* Acciones Correctivas/preventivas
* Oportunidades de mejora
* Seguimiento revisiones previas
* Cambios en el SGC y SGA
RECURSOS
* Humano
* Indicadores de Gestión por proceso * NTC ISO 9001/2008: Según
* Cumplimiento de Matrices de Planificación Matriz de Procesos vs. Requisitos
* Metas Organizacionales establecidas NTC ISO 14001/2004
* Aplicación y entendimiento de PQA y OQA
* Requisitos Legales Aplicables
PROCESO
P: Se definen PQA y OQA de acuerdo a Metas SALIDAS CLIENTES
Organizacionales * Todos los Procesos
H: Se difunde la PQA y OQA * Directrices Organizacionales
V: Se verifica el entendimiento a través de la
encuesta que se tabula * Encuesta de entendimiento OQA
A: Si se detecta deficiencia, se hace nueva difusión y PQA tabulada
P: Se reúnen y revisan los Indicadores de Gestión de
cada área y se programa una reunión con la Gerencia
H: Se ejecuta la reunión, en la cual el Gerente dili- * Matrices de Planificación del SGC
gencia el Tablero de Indicadores * Redefinición de Objetivos de Calidad y/o Ambiental
V: Se verifica el cumplimiento de las metas establecidas PROCESOS DE SOPORTE
A: La Gerencia solicita Acciones de mejoramiento de * Procedimientos y Registros
acuerdo al caso controlados Gestión Talento Humano
H: Se elaboran y controlan los documentos y Registros Medición, Análisis y Mejora
del SGC Y SGA, según Procedimientos *Acciones correctivas/preventivas Gestión Ambiental
V: Se verifica cumplimiento mediante Auditorías
A: Se generan acciones correctivas del caso
RESPONSABLES
* Directores y Jefes de Áreas
* Gerente
* Coordinador de Planeación y Ambiental
* Director Administrativo y de Recursos Humanos
DOCUMENTOS DEL SGC
PS-GG-0001: Revisión por la Gerencia PS-AQ-0009 PS-AQ-0010
FT-GG-0001: Tablero de Indicadores para Revisión por la Gerencia
FT-AQ-0017: Análisis de Datos de Técnicas Estadísticas
MP-AQ-XXXX: Matrices de Planificación de Calidad
Tablero de Planeación Estratégica
Encuesta de entendimiento de PQ y OQ

Elaborado: Carlos Hernán Rojas Revisado: Henry Quintana Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0003
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 03
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PROCESO: Servicio al Cliente
ALCANCE:
Atender adecuada y oportunamente las devoluciones, quejas y reclamos del cliente. Evaluar periódicamente la satisfacción del cliente para determinar factores a mejorar.
MONITOREO Y MEDICION REQUISITOS A CUMPLIR
Indicador: Producto devuelto por calidad Contrato
Indicador: Nivel de Satisfacción del cliente NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de Procesos vs.
Seguimiento devoluciones por calidad Requisitos
Normas BPM
NTC ISO 14001/2004
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
P * Planificar la Evaluación de satisfacción del cliente
* Profrance * Formato Devoluciones diligenciado * Profrance
* Información sobre devoluciones
* Productos devueltos * Diligenciar en el formato de devoluciones el concepto de control de
calidad * Producto reacondicionado
*Información de Satisfacción del cliente *Acciones de mejoramiento / Planes de
* Separar las devoluciones por concepto Acción * Procesos del SGC
* Productos dados de baja
* Reacondicionar o dar de baja las devoluciones según el caso
* Informe de Devoluciones * Profrance
* Información sobre Quejas y Reclamos
diligenciado por el cliente * Entregar al cliente el producto reacondicionado * Planificación del SGC

* Elaborar el informe de devoluciones

* Todos los procesos del SGC *Reporte de No Conformidades H
* Evaluar la satisfacción del cliente

* Tramitar Quejas y Reclamos y Reportes de No Conformidad según el

caso
* Asignar responsables de análisis de causas y planes de acción según el
caso * Quejas o Reclamos solucionados * Profrance

* Hacer seguimiento a planes de acción * No Conformidades solucionadas * Todos los procesos

* Verificar cumplimiento de tareas asignadas

* Informe de Satisfacción del Cliente

RECURSOS V * Verificar tratamiento de quejas, reclamos y devoluciones

* Verificar satisfacción del cliente en cuanto a la Queja o Reclamo

Humano
Software A * Generar AC/AP y/o planes de acción según resultados PROCESOS DE SOPORTE
Infraestructura: Laboratorio CC Gestión del Talento Humano

Medición, Análisis y Mejora

RESPONSABLES Gestión Ambiental

Secretaria Aseguramiento Calidad Jefe Sección Calidad Material y Envase
Representante de Gerencia Jefe Dpto. Calidad Fisicoquímica
Directores y Jefes de área Jefe Dpto. Calidad Microbiológica

DOCUMENTOS
Procedimiento devoluciones Encuesta Evaluación de Satisfacción del cliente FT-AQ-0028
FT devoluciones Procedimiento evaluación encuesta de satisfacción PS-AQ-0025
Actas de Baja Procedimiento quejas y reclamos
Informe de devoluciones Formato quejas y reclamos
Formato entrada devoluciones a Formato Reporte de No Conformidades
Producto Terminado
Elaborado: Viviana García Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0004
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 02
Cosmetic-France
Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: Fabricación, envase y acondicionamiento de tinturas

OBJETIVO Y Fabricar, envasar y acondicionar tinturas de acuerdo con los parámetros establecidos, cumpliendo con las BPM, garantizando condiciones óptimas durante el proceso, desde la recepción de
ALCANCE: la materia prima pesada hasta la entrega del producto a la bodega de producto terminado.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
Cumplimiento de lotes fabricados Decisión 516: (BPM)
Cumplimiento de parametros establecidos en los protocolos NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de
Control de peso Responsabilidades vs. Requisitos
Estandarización del proceso de fabricación NTC ISO 14001/2004.
Indicadores: Porcentaje de Producto No Comercializable Tinturas, Porcentaje de Tubos No Conformes
Tinturas, Porcentaje de Cajas No Conformes Tinturas
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS
Programa de fabricación SALIDAS CLIENTES
Ordenes de Programas de fabricación, programación de lotes para cumplimiento de
P
producción requerimiento
Materias Primas pesadas Producto a granel Proveedores de servicio de
Recepción y
almacenamiento de Protocolos de fabricación Fabricar e identificar las etapas del proceso. Documentación del lote Profrance
materias primas Despejes de lìnea Solicitar el material de envase. fabricado (batch record)
H
Envasar, codificar, empacar y
Investigación y desarrollo Material de envase acondicionar las tinturas.
Recepción y Producto a granel Producto terminado Entrega y Facturación
almacenamiento de Control de peso empacado.
material de envase y
empaque Supervisión del proceso y control de parámetros descritos en los Entrada de productos a
protocolos de fabricación. la bodega de producto
V
Verificación de la cantidad de material de envase terminado.
solicitada. Devolución de
materiales a la bodega
de material de envase y
empaque.
Estandarización del proceso de fabricación Control de calidad
A
Acciones según resultados obtenidos
PROCESOS DE SOPORTE
Control de los dispositivos de monitoreo y
RESPONSABLES medición
Jefe de Tinturas Compras
Director Técnico Medición análisis y mejora
Auxiliares de tinturas Gestión del talento humano
Fabricantes de tinturas Control de calidad
Coordinador de planeación Mantenimiento
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC
Equipos (marmitas, agitadores) PS-PD-0015 Identificación del estado de inspección y ensayo en la sección de tinturas Protocolos de fabricación
Máquinas codificadoras PS-PD-0024 Lavado y desinfección en la sección de tinturas Rótulo de equipo limpio
Máquinas envasadoras PS-PD-0023 Almacenamiento, manipulación, transporte y entrega de tinturas Rótulos de pesaje
Máquinas encartonadoras PS-PD-0013 Proceso de envase en la sección de tinturas Rótulo de producto en proceso
Zona de fabricación, envase y empaque de tinturas PS-PD-0014 Proceso de codificación en la sección de tinturas Rótulo de equipo sucio
Auxiliares y fabricantes de la sección PS-PD-0002 Control del lavado de equipos en la sección de tinturas FT-PD-0001 Despeje de línea
Sofware Office 95 PS-PD-0001 Elaboración de tinturas FT-PB-0001 Alistamiento de material de envase
FT-PD-0021 Despeje de línea de fabricación sección tinturas
FT-PD-003 Envase y acondicionamiento de tinturas
Elaborado: Dra Adriana Gomez Aldana Revisado: Dr. Fernando Carrillo Aprobado: Marcel Plazz Lartigau
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0005
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05
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PROCESO: INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
OBJETIVO Y Investigar y Desarrollar nuevos Productos de la línea capilar y soporte de salón. El Proceso inicia cuando PROFRANCE hace el requerimiento de nuevos Productos y termina cuando el
ALCANCE: Producto se entrega listo para comercialización.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
Avance de Desarrollos NTC ISO 14001/2004
Ejecución de Pruebas preeliminares a nivel del laboratorio Registro Sanitario ( Notificación
Ejecución de Pruebas de Desempeño Sanitaria Obligatoria )
Ejecución de Pruebas de Estabilidad del Produccto NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de Procesos vs.
Comportamiento del Producto en el mercado (F.C.,V.C.) Requisitos
Comportamiento de Pruebas analíticas de calidad Contrato de fabricación con PROFRANCE EU
Indicadores: Número de desarrollos por lanzamiento
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
P H V A
Datos suministrados por el Fases que se desarrollan durante el Proceso (I a X)
PROFRANCE Definición de Materias Primas e insumos PROFRANCE
Producto del Cliente correspondiente a Bitácora de Desarrollo.
Proveedores de Materias
Primas
Hoja de Entrada del Producto I. Nombre del Producto (P) Solicitudes de Resultados
Pruebas de Desempeño del Producto
Mercado Necesidades del Mercado II. Fuentes de Información (P) desarrollado
INVIMA

INVIMA y Entidades de Observaciones de Técnicos Especificaciones y Requisitos de los

Control Capilares - Grupo de Analísis III. Fase Experimental (H) Productos

Información del Producto

Referencia en el Mercado IV. Ficha Técnica (H) Fórmulas Maestras

Información de Materias Protocolos de Fabricación, Estabilidad,

Primas, Envases, Empaques
Reglamentación Aplicable
Control de Calidad Resultados de pruebas
INVIMA Notificación Sanitaria
V. Revisión Analítica (H) PROCESOS DE SOPORTE
Análisis
VI. Diseño del Producto (H) Control de Calidad Fabricación
VII. Lote Piloto (H) INVIMA Control de Calidad
VIII. Definición de Protocolos (V) Solicitudes de Análisis Compras
IX. Información Técnica para el cliente (A) Solicitudes NSO Gestión Talento Humano
X. Capacitación al grupo Comercial (V) Instrucciones para el uso seguro y Servicio al Cliente
XI. Validación del producto (V) correcto del Producto Gestión Ambiental

RECURSOS RESPONSABLES DOCUMENTOS DEL SGC

Financieros: Dirección Investigación & Desarrollo Bitácora
Humanos: Dir. Investigación & Desarrollo, D. Técnica Comité de Desarrollos N.S.O. (Notificación Sanitaria Obligatoria
Producción Procedimiento Diseño y Desarrollo PS-DT-0001
Técnicos Capilares Proced. Calificación Pruebas Desempeño PS-DT-0004
Vendedores
Equipos de Análisis HARDWARE Y SOFTWARE
Elaborado: Fernando Carrillo Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0006
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05
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PROCESO: PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO Y Planear la producción teniendo en cuenta los requisitos del cliente, para alcanzar a entregar en la fecha de corte la totalidad de los productos solicitados. Este proceso inicia con
ALCANCE: el estudio de la orden de requerimientos y sus anexos y finaliza con la elaboración del informe de cumplimiento de dichos requerimientos

MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

Cumplimiento al programa de fabricación con respecto a los lotes Orden de requerimientos
pesados, fabricados, empacados y entregados, control de la existencia NTC ISO 14001/2004
de materia prima y envase, Indicadores: Cumplimiento frente a la
orden de requerimientos NTC ISO 9001/2008: Según Matriz
de Procesos vs. Requisitos

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES

Profrance
Recepción y almacenamiento de
materia prima y envase
Se planea la producción teniendo en cuenta la orden de Programación de lotes
Orden de requerimientos requerimientos, las prioridades del cliente, la existencia de para cumplimiento de Fabricación y recepción y
y anexos y prioridades P materia prima y envase, los equipos disponibles requerimientos almacenamiento
Existencia de materia Gerencias de Cosmetic y
Ordenes de producción
prima y envases Se programan los lotes necesarios para cumplir el requerimiento Profrance

Se generan las ordenes de producción Programas de fabricación

Investigación y Se elabora la relación de ordenes de producción para que

Comunicación para recepción y almacenamiento de envase y empaque y
desarrollo H
fabricar productos nuevos acondicionamiento conozcan las presentaciones del lote Informe de cumplimiento
Entrega y Entradas a Bodega de Elaboran los programas de fabricación de líquidos y semisolidos y
facturación producto terminado tinturas
Informa el cumplimiento con respecto al requerimiento total
Se verifica en cumplimiento con respecto al programa de
fabricación PROCESOS DE SOPORTE
V
Se calcula el porcentaje de cumplimiento con respecto a la
entrega de los productos a Profrance en el tiempo estipulado
Se reprograma la producción de acuerdo a las prioridades de
Profrance Gestión del talento humano
De acuerdo al procentaje de cumplimiento se toman las acciones
A Gestión Ambiental
correctivas necesarias
Se realiza una reunión semestral con el cliente para evaluar el
periodo y en el caso de producción mirar mejoras posibles
RESPONSABLES
Coordinador de planeación de producción RECURSOS
Jefe Departamento de Producción
Jefe Empaque y Acondicionamiento Software Sistema Uno

DOCUMENTOS DEL SGC Recurso Humano

PS-PD-0007 Programación de Producción FT-PD-0014 Programa fabricación tinturas
Orden de requerimientos y anexos
FT-PD-0009 Programación de lotes para cumplimiento de requerimientos Relación de Órdenes de Producción
FT-PD-0015 Supervisión de programación de lotes Informe de cumplimiento
FT-PD-0013 Programa de fabricación

Elaborado: Carlos Hernán Rojas Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0007
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05
Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: Recepción y almacenamiento de Materias primas y envase.
ALCANCE: Recibir, almacenar, conservar, alistar y entregar Materia Prima y materiales e insumos que cumplan requisitos y de acuerdo a la programación de
producción.
MONITOREO Y MEDICION REQUISITOS A CUMPLIR
Materiales y Materias Primas aprobadas NTC ISO 14001/2004
Control de existencias (inventarios) NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de Procesos vs.
Condiciones de almacenamiento y manipulación Requisitos
Cumplimiento Alistamiento y programa de producción Normas BPM Almacenamiento y distribución de
Porcentaje de Órdenes de producción pesadas insumos. Numerales 6 y 7
Diferencias en Inventarios
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS 1. De acuerdo a la Relación de O.P. Y SALIDAS CLIENTES
* Fabricación solicitudes, se alistan los materiales * Alistamientos de envase y M.P Empaque y Acondicionamiento
* Programa de Fabricación,
1. De acuerdo al Programa de Fabricación,
Solicitud Materias Primas P Fabricación
* Empaque y acondicionamiento *Solicitud de envases se pesan las Materias Primas Terceros
* Solicitudes Alistamiento 2. Se programan los Inventarios * Listados existencias envases y M.P * Planeación
materiales a terceros 1. Se rotulan, alistan o pesan y entregan los * Control de Entradas de envase * Profrance
* Profrance * Envases, etiquetas y materiales y materias primas * Envase para imprimir * Profrance, Terceros
Materias Primas H 2. Se ejecutan los inventarios * Protocolos de Pesaje *Control de Calidad
* Planeación y programación de la * Orden de Producción 3. Se actualiza el Sistema (software) *Relación de Entradas de M.P * Profrance
Producción *Compras
1. Se verifica que los materiales y materias
* Compras * Insumos primas a entregar estén aprobados y que las
* Proveedores externos *Materias Primas y cantidades correspondan
Envases 2. Se verifica el alistamiento, pesaje y entrega
contra solicitud y O.P. PROCESOS DE SOPORTE
CONDICIONES AMBIENTALES
V
* Bodegas con iluminación adecuada según el 3. Se verifican los puntos mínimos MANTENIMIENTO
material almacenado 4. Se verifica físico contra Sistema CONTROL DE CALIDAD
* Control de Contaminación 5. Se revisan los soportes de actualización del CONTROL DE DISPOSITIVOS DE
CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES Sistema MONITOREO Y MEDICIÓN

1. Se informa cuando se baje el punto mínimo

GESTIÓN AMBIENTAL
* Revisión frecuente de tragaluces
A
* Sanitización Semanal 2. Se ajusta el Sistema al inventario físico
* Brigada de Aseo mensual RESPONSABLES
* Limpieza de canecas, cajas, estibas y áreas Jefe bodega de materias primas
* Control de ambientes Jefe bodega de envase y etiquetas.
Auxiliares Bodegas
RECURSOS DOCUMENTOS
Software: Sistema Uno PS-BE-0002 PS-BE-0003 PSBM 0002 PS-BM-0003 PS-EN-0011 PS-PD-0017 FT-BE-0002 FT-BE-0003
Infraestructura: Bodegas PS-PD-0016 PS-BE-0005 PS-AQ 0018 FT-EN-0002 FT-EN-0004
Ordenes de produccion, protocolos de pesaje, rotulos de materia FT-CO-0002 FT-BE-0004
prima, control analisis de materias primas, rotulos de cuarentena
Certificados de analisis, Carta devolución al proveedor, Carta Solicitud Orden de Servicio, Memorandos
Elaborado: Sandra Penagos y Eison Lopez Revisado: Dra. Olga Lucia García Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0008
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 08
Cosmetic-France
Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: Fabricación de productos

OBJETIVO Y Fabricar productos de acuerdo a los parámetros de calidad, cumpliendo el programa de fabricación y las BPM, garantizando condiciones óptimas de proceso e
ALCANCE: inocuidad y la adecuada identificación desde la recepción de materia prima dispensada hasta la entrega de producto a empaque y acondicionamiento.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

Cumplimiento de lotes fabricados ISO 22716:2007

Cumplimiento de parámetros establecidos en los protocolos de fabricación
Decisión 833 Comunidad Andina
Estandarización del proceso de fabricación Contrato fabricación Cosmetic - Profrance.
Indicadores: Cumplimiento del programa de fabricación, Producto
no conforme.
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
Planeación y programación Programa de Fabricación
de producción Ordenes de producción Programas de fabricación, programación
P de lotes para cumplimiento de Producto a granel Empaque y acondicionamiento
Materias Primas requerimiento. Proveedores de servicio de
Recepción y almacenamiento dispensadas y rotuladas Profrance
de materias primas H Fabricar, identificar las etapas del proceso, Protocolo de fabricación
Investigación y desarrollo Protocolos de fabricación implementar las BPM Control de calidad
V Supervisión y control previo y durante proceso.
control de parámetros (tiempo, Temperatura, etc.)
descritos en los protocolos de fabricación
PROCESOS DE SOPORTE
A Estandarización del proceso de fabricación Gestión ambiental
y ajuste de formulas. Mantenimiento
RESPONSABLES Compras
Jefe Dpto. de Producción Metrología
Director Técnico Gestión del talento humano
Auxiliares de fabricación y fabricantes Control de calidad
Director de Investigación y Desarrollo Seguridad y salud en el trabajo
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC
Identificación del estado de inspección y ensayo en la planta Protocolo de fabricación
productiva Rótulo de equipo limpio
Equipos (marmitas, agitadores, tanques, bombas ) Procedimiento general de producción Rótulo de pesaje
Zonas de fabricación Limpieza y desinfección en la sección de fabricación Rótulo de producto en proceso
Auxiliares de la sección Almacenamiento transporte y manipulación del producto en Despeje de línea de fabricación
Software Office proceso Rótulo de equipo sucio
Equipos de computo Programación de la producción Lista de chequeo de trabajo seguro
Zonas de lavado Trasiego de producto a granel y manejo de variadores Programa de fabricación
Fabricantes Seguimiento y control del equipo de ósmosis inversa Análisis de datos de indicadores
Servicio de envase y/o fabricación de productos por terceros Rótulo de equipo fuera de servicio
Despeje de línea
Método alterno de fabricación y envasado
Elaborado: Miguel Zuluaga Revisado: Lucy de Moyano Aprobado: Marcel Plazz Lartigau
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2021/10/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0009
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 06
Cosmetic-France
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PROCESO: EMPAQUE Y ACONDICIONAMIENTO DE PRODUCTOS

OBJETIVO Y
Envasar y empacar producto a granel y semielaborado en las condiciones definidas cumpliendo programas de producción y requisitos legales aplicables
ALCANCE:
PROVEEDORES
Fabricación - Planeación y
programación de producción
Fabricación
Recepción y almacenamiento de Material de envase
material de empaque
Proveedores de servicio de
Profrance
RECURSOS
Máquinas envasadoras
Máquinas codificadoras
Auxiliares de las secciones
Sofware
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
Rendimiento por lote / Control de peso Decisión 516 y Resolución 16379
NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de Responsabilidades
Indicador: Rendimiento del proceso de envase vs. Requisitos
NTC ISO 14001/2004
ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES
P
Se planea de acuerdo al programa de fabricación, a las
Programa de fabricación
presentaciones y a la disponibilidad de equipos
Relación de Órdenes de
Producción H Solicitud de material de envase
Producto a granel Producto terminado
aprobado Envase, empaque y acondicionamiento empacado Profrance
Codificación Entrada de productos a
Identificación de producto terminado bodega de producto
Codificación de producto devuelto por el cliente terminado Entrega y Facturación
V Verificación de la cantidad de material de envase
solicitada
Verificar las condiciones del granel , aspecto físico, No. Devoluciones a Bodega de
lote) producto terminado
Producto semi-elaborado Verificación del producto entregado por los terceros, Registros de empaque y
por terceros documentación acondicionamiento Control de calidad
Control de peso y acondicionamiento de productos PROCESOS DE SOPORTE
Cantidad de unidades envasadas, devueltas, no
conformes, rechazadas Mantenimiento - Compras
Tratamiento al producto o materiales no conformes RESPONSABLES Gestión Ambiental
A Acciones según resultados obtenidos Jefe Dpto. Producción Gestión del talento humano
Jefe de Empaque y Acondicionamient Medición analisis y mejora
Director técnico Control de calidad
Coordinador de planeación Control de los dispositivos de
monitoreo y medición
DOCUMENTOS DEL SGC
Identificación del estado de inspección y ensayo Manejo de la máquina selladora de foil
Limpieza y desinfección en la sección
Envase manual de geles brillo y gel irisant Despeje de línea
Solicitud, recepción y devolución del material de envase Envase y acondicionamiento
Envase manual Control del proceso de envase y acondicionamiento
Codificación de productos
Instalación, manejo y envase en las máquinas 3 y 4 hispamec Rotulo de Equipo limpio
Instalación, manejo y envase en las máquinas 8, 9 y 34 Fillit Rotulo de equipo sucio
Alistamiento de material de envase
Instalación, manejo y envase de la máquina dosificadora 1500 Remisión productos elaborados por terceros
Tratamiento del producto no conforme

Elaborado: Viviana Peña Revisado: Dr. Ricaurte Morales Aprobado: Marcel Plazz Lartigau
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0010
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 06
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PROCESO: Entrega y Facturación

OBJETIVO Y Realizar la entrega oportuna y exacta al cliente con su respectiva facturación correspondiendo al acuerdo
ALCANCE: con el cliente desde la entrega de empaque y acondicionamiento hasta la recepción en las bodegas del cliente.

MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

* Facturación de acuerdo a las cantidades entregadas * Los establecidos en el contrato de fabricación sección 9
y al precio establecido. * NTC ISO 9001/2008:Según Matriz de Procesos vs. Requisitos
* Entrega de productos según ordenes de requerimiento. * NTC ISO 14001/2004
* Requisitos exigidos por la DIAN
* Estatutos tributarios.

PROVEEDORES
Empaque y acondicionamiento
Acuerdos con el cliente
RECURSOS
* Sofware sistema uno y hardware
* Auxiliares
PROCESO
ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
* Realizar la entrega de productos según la
*Entrada de producto orden de requerimiento y facturar. Profrance E.U
terminado P. Entrega de producto a bodega de almace- * Entrada de bodega Producto Terminado
*Devoluciones namiento y distribucion formalizada por Bodega cliente.
reacondicionadas H. De acuerdo a las entradas y a los precios * Devoluciones a Bodega de producto Terminado
establecidos se factura. * Producto entregado al cliente
*Contrato de servicio de V. Se revisa para que la factura este acorde * facturas
maquila (lista de precios) con la entrada y el precio fijado.
A. Si hay inconsistencias en la facturación se
* información sobre procede a corregir o adecuar lo necesario. PROCESOS DE SOPORTE
cumplimiento de * Gestion talento humano .
ordenes * Mantenimiento.
RESPONSABLES * Gestión Ambiental
Jefe Empaque y Acondicionamiento
Jefe Departamento Contabilidad
Auxiliares Contabilidad
DOCUMENTOS DEL SGC
* Facturas
* Entrada de Bodega a Producto terminado cod FT-PD-0004
* Devoluciones a Bodega de Producto Terminado FT-EN-0012
* Procedimiento "entrega y facturación de producto terminado"

Elaborado: Leyla Sanchez Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0011

Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05

Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: CONTROL DE CALIDAD
OBJETIVO Y Asegurar que las materias primas, material de envase, producto en proceso, producto terminado, Ambientes y superficies cumplan los requisitos de calidad especificados. El proceso inicia con la toma de muestras y
ALCANCE: termina con la emisión de resultados.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
NTC ISO 14001/2004
Parámetros de control: Cumplimiento de especificaciones / Aplicación
de técnicas estadísticas / Cumplir los procedimientos de muestreo y NTC ISO 9001/2008: Numerales Según Matriz de Procesos vs. Requisitos
de inspección y ensayo / Cumplimiento de los procedimientos
generales de Aseguramiento de Calidad. Decisión 516. - BPM
Especificaciones del cliente
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES
Materias primas.reanàlisis materias primas,
Bodega de Rótulos de productos, materias primas, material de envase, tanques, Producción
Muestras de ambiente, muestras de manos y
materia prima guantes de operarios. equipos de llenado, en cuarentena, aprobados o rechazados. Sección de tinturas

Inspección y análisis de materias primas, productos a granel,

Graneles, Tanques de trasiego, Muestras de terminados, muestras varias, material de envase, tanques y equipos
ambiente. Tanques de fabricaciòn, Rotulos de de llenado, estabilidades, test de eficacia, muestras de ambiente e
pesaje de MP, rotulo de equipio limpio fabricaciòn, Inspección de Planta Bodega materia prima
Producción despeje de linea de fabricaciòn, protocolo de pesaje
Batch Production Record de cada producto con todos sus registros.
Bodega de material de envase
de MP, protocolo de fabricaciòn, muestras manos y
guantes de operarios.

Sección de
Producto terminado, equipos de envasado, Muestras Establecer protocolos de análisis y/o las especificaciones a Resultados de Estudios de estabilidad, test de
empaque y
ambiente. Registros, muestras de manos y guantes P cumplir / Registrar las entradas / Establecer la existencia de eficacia, ambientes, control microbiológico de Investigación y desarrollo
acondicionamient de operarios. equipos e insumos necesarios para la inspección. manos y guantes, inspección de Planta
o

Muestras de estabilidad,Test de eficacia, certificados

Investigación y de anàlisis de proveedores, Fichas tècnicas y hojas
H Realizar los ensayos y análisis requeridos / Registrar resultados Informes de resultados de muestras varias. Cliente (Profrance EU)
desarrollo de seguridad de los materiales, especificaciones de
productos

Verificar que los resultados se encuentren dentro de las Muestras de retención de materias primas y
Cliente (Profrance EU) Muestras contratipo,artes V Sección de envase y acondicionamiento
especificaciones productos.
Bodega de material de
envase
Material de envase, certificados de anàlisis A Emitir el correspondiente concepto de Aprobado ó rechazado Archivos con los registros de análisis.

Producto terminado, rotulos de pesaje de MP, rotulo

de equipo limpio fabricaciòn, despeje de linea
Sección de tinturas
fabricaciòn, protocolo de pesaje de MP, protocolo de
Actuar según resultados obtenidos de procesos y de productos PROCESOS DE SOPORTE
fabricaciòn.

Compras
RESPONSABLES Sistemas
Secretaria Aseguramiento de Calidad Mantenimiento
Jefe departamento calidad fisicoquímica. Control de Dispositivos de Monitoreo y Medición
Jefe departamento calidad microbiológica Gestión del Talento Humano
Jefe sección calidad material y envase Gestión Ambiental
Auxiliares deptos calidad fisicoquímica y microbiológica
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC Formatos de envase y acondicionamiento
Procedimientos PS-LB-XXXX, PS-AQ-XXXX, PS-FQ-XXXX, PS-MB-XXXX, métodos de análisis MA-FQ-XXXX, MA-MB-
Rótulos de aprobado, rechazado o cuarentena, de producto en proceso.
XXXX
Recursos humanos Cuadernos registro materias primas y productos, muestras contratipo, material de envase. Control fisicoquímico y microbiológico del agua
Software Protocolos análisis de materias primas PM-LB-XXXX y productos PP-LB-XXXX Rótulos equipos y máquinas limpias
Insumos e instalaciones Certificados, fichas técnicas y hojas de seguridad suministrados por el proveedor Control proceso envase y acondicionamiento
Equipos de metrología y demás equipos de laboratorio Registros de intervenciones metrológicas, cabina flujo laminar, temperaturas incubadoras. Alistamiento de material de envase
Registros de sanitización de áreas, control de ambientes, control cepas, control microbiológico de manos y guantes. Protocolos de fabricación
Verificación de lavado de tanques y equipos de llenado, Inspección de Planta Protocolos de pesaje de productos

Elaborado: Nubia Robles, Liliana Lozada Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0012

Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 06

Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: MANTENIMIENTO
Mantener las Áreas, los Equipos y los Sistemas a punto para funcionar en el momento que se requieran. El Proceso inicia cuando el Proveedor plantea la necesidad o se plantea por
OBJETIVO Y
parte de la programación de Áreas, Equipos (Maquinaria, Equipo de Computo y su Softare) o Sistemas que necesitan el servicio. Finaliza en el evento en que se ha satisfecho la
ALCANCE: necesidad implantada inicialmente, tanto en la Programación, como también por el Proveedor, con un monitoreo constante.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
Realización de Mantenimiento Aplican al proceso de Mantenimiento de áreas y
Indicador: Porcentaje Optimo del estado del sistema de equipos en general B.P.M. 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5,
computo 5.6, Decision 516
Aplican al proceso de mantenimiento de computo
Indicadores: Mantenimiento Programado vs. Realizado
Decision 516 4.3, 4.6, 5.0, 9.2.3, 9.2.7
NTC ISO 9001/2008: según Matriz de procesos Vs
Indicador: Mantenimiento Correctivo
Requisitos
NTC ISO 14001/2004
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
Solicitudes de Cumplimiento del Programa de
TODOS LOS Mantenimiento MANTENIMIENTO Mantenimiento Preventivo TODOS LOS
PROCESOS PROCESOS
P Programa de Mantenimiento Equipos mantenidos
Equipos y maquinaria
para equipos y software
Desarrollo del Programa de Mantenim., Equipos,
Requisicion de nuevos equipos
de computo H software y Hardware, Áreas. Realizac. Mant. y/o software
Correctivo.
Protección de la información, soporte a la base
Locaciones de datos del sistema (Contabilidad, Nomina y
Comercial)
Supervisión del Desarrollo del Programa de
Repuestos ó
V Mantenim. Preventivo y Realización de los
Materiales
Correctivos
Servicios
De acuerdo a lo observado, se optimiza y
Especializados A
Compras mejora el Proceso.
RESPONSABLES PROCESOS DE SOPORTE
RECURSOS Jefe Sección Mantenimiento
jefe departamento de Sistemas Gestión Ambiental
Auxiliares de Mantenimiento Compras
Financieros DOCUMENTOS DEL SGC
Humanos PS-MT-0001 PS-SS-0001 Y 0002 Gestión de Talento Humano
Equipos y PS-MT-001 al 013FT-SS-0001 al FT-SS-0010
EXSS-XXXX
Herramientas FT-MT-015 FT-MT-009
FT-MT-008 FT-MT-004
Elaborado: Hector Sanchez y Gonzalo Gonzalez Revisado: Irvin Ruiz Rodriguez Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:

Cosmetic – France
Ltda.
PROCESO:GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO Y Seleccionar al personal idóneo, entrenarlo y capacitarlo para el correcto desarrollo de sus funciones.
ALCANCE: Determinar y mantener las competencias del personal.
PROVEEDORES
* Todos los procesos
* Banco de Hojas de Vida
* Entidades Externas
de capacitación y servicios
* Empresa de Suministro de
personal
Elaborado: Pablo Monroy
Firma:
Fecha: 2012/04/27
CÓDIGO: CP-AQ-0013
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 05
PÁG.: 1 de 1
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
* Indicadores * Norma ISO 9001/2008: Según Matriz de
* Parámetros de contratación responsabilidades vs. requisitos
* Cumplimiento requisitos del personal * Ley 100/93
* Efectividad de la capacitación * Ley 50/90 - Código Sustantivo de Trabajo
* NTC ISO 14001/2004
* Reglamento interno de trabajo
PROCESO * B.P.M. Capítulo I Numerales 1 a 10. Capítulo II N.
Se planea
1. La selección de personal teniendo en cuenta la información de la requisición de personal
P 2. El programa de Salud Ocupacional teniendo en cuenta el panorama de riesgos y las
ENTRADAS necesidades de capacitación SALIDAS CLIENTES
* Hojas de Vida 3. El programa de capacitación teniendo en cuenta las necesidades planteadas * Todos los procesos
* Requisición de personal Se realiza * Personal contratado y afiliado al
* Necesidades de 1. Inducción al personal que ingrese nuevo a la empresa Sistema de seguridad social
capacitación 2. La liquidación de nómina y emisión de comprobantes de pago de la misma * Programa de capacitación y
* Requisitos del cargo H 3. La liquidación de contratos entrenamiento
* Personal a capacitar 4. La afiliación de empleados y/o su grupo familiar al sistema de seguridad social (EPS, AFP, ARP, * Personal capacitado
* Ofertas de capacitación Caja de Compensación, etc.) * Nuevas necesidades de capacitación
* Personal temporal 5. La liquidación de aportes al sistema de seguridad social * Necesidades de Recursos
Se verifica
1. Novedades que afecten el proceso de nómina (horas extras, incapacidades, permisos, etc.)
V 2. Las evaluaciones de desempeño
3. Cumplimiento de los requisitos del cargo (estudios, experiencia, entrenamiento y
competencias)
Se actúa:
1. De acuerdo con el valor de los indicadores tomar las acciones correctivas y/o preventivas PROCESOS DE SOPORTE
A necesarias
2. De acuerdo con la calificación de la evaluación del desempeño se adoptan las medidas Gestión de Recursos
correctivas y/o preventivas para potenciar las competencia Gestión Ambiental
RESPONSABLES
* Director Administrativo y de Recursos Humanos
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC
* Procedimiento de selección de personal * Hoja de vida
* Humano * Procedimiento de evaluación de Desempeño * Afiliaciones
* Financiero * Procedimiento de evaluación de la capacitación * Contrato laboral
* Hardware Manual de Inducción * Registro educación, entrenamiento y experiencia
* Software * Evaluación de desempeño
Revisado: Aura Castiblanco Aprobado: Carlos Hernan Rojas
Firma: Firma:
Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0014

Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 04

Ltda. PÁG: 1 de 1

PROCESO: COMPRAS
Realizar las compras, de manera eficaz garantizando el cumplimiento de los clientes internos desde la Requisición hasta la entrega del
OBJETIVO Y
ALCANCE producto o servicio con el seguimiento correspondiente en cuanto a satisfacción del cliente interno

MONITOREO Y MEDICION REQUISITOS A CUMPLIR

Cumplimiento de las Requisiciones y ordenes de compra NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de Procesos vs.
de acuerdo a requisitos Requisitos
% OC.cumplidas,completas y oportunas NTC ISO 14001/2004
Control sobre los proveedores. Acuerdo cliente: Productos uso restringido.
Calificación proveedores criticos.

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES

Todos los procesos Requisiciones P= Programación de compras y requisiciones Proveedores Seleccionados Todos los procesos internos
Internos Cotizaciones H= cotizaciones,dependiendo del monto de Proveedores Calificados.
Proveedores externos Remisiones la compra Materiales e insumos-dotación
Facturas H= realizar la compra. Servicios-dotación
materiales,insumos y H= Seleccionar y evaluar proveedores. Información sobre desempeño de
servicios H= Calificar y evaluar proveedores criticos proveedores.
Información sobre H= Definir controles aplicados a los proveedores
proveedores. V= Verificar la compra de lo requerido
V= hacer seguimiento a las compras
A= actuar según resultados obtenidos PROCESOS DE SOPORTE
Gestion talento humano
Gestión Ambiental
RESPONSABLES
Jefe de Compras
Director Administrativo
Cómite
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC

Humanos FC-CO 0002, 04,05,06,07,08.

Financieros PS-CO 0003: Selección y Seguimiento de proveedores
Software PS-CO 0005: Compra de insumos, servicios y dotación

Elaborado: Rosabel Guzmán Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0015

Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 03

Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
SUBPROCESO: ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
OBJETIVO: Establecer los criterios para solicitar Acciones de mejoramiento correctivas o preventivas, con el fin de solucionar problemas detectados o
Y ALCANCE: potenciales en cualquiera de las áreas y/o procesos de Cosmetic-France

MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

* Comportamiento Acciones correctivas y * NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de
preventivas Procesos vs. Requisitos
* Balance de Acciones de mejoramiento * NTC ISO 14001/2004
* Eficacia de las acciones tomadas

PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS P: De acuerdo a las necesidades de las áreas, SALIDAS CLIENTES
* Problemas detectados se generan las acciones de mejoramiento * Acción de mejoramiento correctiva * Todos los Procesos
* Problemas potenciales H: Quien detecta la no conformidad o problema * Acción de mejoramiento preventiva
* Todos los procesos * Producto No Conforme existente o potencial, genera o solicita la acción de * Balance de acciones de mejoramiento
* Reclamos mejoramiento correctiva o preventiva según el caso.
* Auditorías Se plantean actividades que soluciones eficazmente
* Incumplimiento de BPM el problema detectado.
* Revisión por Gerencia V: Se hace seguimiento a las actividades propuestas,
en la fecha programada
A: Si las actividades no solucionan el problema eficaz-
mente, se solicita una nueva acción de mejoramiento,
cuidando que se planteen actividades eficaces.
PROCESOS DE SOPORTE

RESPONSABLES Gestión Talento Humano

* Auditores Internos de Calidad Medición, Análisis y Mejora
* Auditor Líder Gestión Ambiental
* Jefes y Directores de áreas
* Cualquier persona que forme parte del SGC
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC
* Humano PS-AQ-0013: Acciones de mejoramiento
* Financiero FT-AQ-0006: Acción de mejoramiento correctiva
FT-AQ-0020: Acción de mejoramiento preventiva
FT-AQ-0012: Balance de Acciones de Mejoramiento

Elaborado: Carlos Hernán Rojas Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0016
Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 03
Ltda. PÁG: 1 de 1
PROCESO: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
SUBPROCESO: AUDITORÍAS INTERNAS
OBJETIVO: Garantizar que el SGC y SGA funciona adecuadamente a través de la ejecución de las Auditorías Internas en Cosmetic-France, desde el
Y ALCANCE: momento en que se programan, hasta que se hace el seguimiento y cierre de las no conformidades encontradas y así verificar el correcto
funcionamiento del SGC y SGA.
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
* NTC ISO 9001/2008: Según Matriz de
* Comportamiento Auditorías Ejecutadas
Procesos vs. Requisitos
* Programa de Auditorías * B.P.M. (Decisión 516)
* Competencia de Auditores NTC ISO 14001/2004
PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS P: Se programan las auditorías o por SALIDAS CLIENTES
* Gerencia * Solicitud de Gerencia criterios de entrada. Se asignan los auditores inde- Informe auditorias * Todos los Procesos
pendientes de la actividad a auditar SAM * Auditores Internos
* Todos los procesos * Solicitud otras áreas H: Se ejecutan las auditorías en la fecha programada oportunidades mejora planificacion SGC y SGA
* Incumplimiento BPM o muy cercana, diligenciando la lista de verificación necesidades de cambios del SGC y SGA
* Necesidad afianzar PS Terminada la auditoría se genera el informe (si se
* # No Conformidades encontraron no conformidades) y las solicitudes de
anteriores acción de mejoramiento correctivas y/o preventivas
* Tipo de No conformidades V: Se hace seguimiento a las acciones generadas en
* No. AC/ AP solicitadas la fecha programada (auditoría de seguimiento), veri-
* Incumplimiento Indicadores ficando eficacia de las acciones tomadas.
. Cambios en procesos A: Si el problema no se soluciona, se genera una
. Cambios estructura organizacional nueva acción planteando soluciones eficaces PROCESOS DE SOPORTE
. Evaluacion clientes Generación de acciones de mejoramiento preventivas
RESPONSABLES Gestión Talento Humano
* Auditores Internos Medición, Análisis y Mejora
* Auditor Líder Gestión Ambiental

RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGC

* Humano PS-AQ-0020: Auditorías FT-AQ-0014: Lista de Verificación
* Financiero PS-AQ-0013: Acciones de mejoramiento
FT-AQ-0016: Programa de Auditorías
FT-AQ-0014: Informe de Auditorías
FT-AQ-0006: Acción de mejoramiento correctiva
FT-AQ-0020: Acción de mejoramiento preventiva
Elaborado: Carlos Hernán Rojas Revisado: Henry Quintana Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP-AQ-0017

Cosmetic-France CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REVISIÓN: 03

Ltda. PÁG: 1 de 1

PROCESO: CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MONITOREO Y MEDICION

OBJETIVO Y Asegurar que los instrumentos de medición y control existentes en la empresa o de nueva adquisición cumplan los requisitos de calidad. El proceso inicia con la identificación
ALCANCE: del equipo como instrumento de medición y control y termina con los equipos calibrados con todos los documentos requeridos.

MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR

Parámetros de control: Cumplir especificaciones /
Cumplir el procedimiento de metrología / Cumplir
procedimientos generales de Aseguramiento de
Calidad/ Cumplir con la programación y planeación
de intervenciones metrológicas.
Normas de B.P.M - Secciónes IV, V, IX, X.
NTC ISO 9001/2008: Numerales Según Matriz de
Procesos vs. Requisitos
NTC ISO 14001/2004

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES

Empresas Identificación e inspección de los equipos para el
Instrumentos de medición Rótulos de calibración de
proveedoras de correspondiente proceso metrológico (Calibración Control de calidad
y control equipos
equipos y servicios y/o verificación para el uso)

Especificaciones de la Recepción y
Registros de intervenciones
Icontec norma NTC ISO 9001 almacenamiento de
versión 2008 metrológicas
materia prima

Elaborar cronograma de intervenciones Certificados de calibración Empaque y

Profrance EU Manuales de los equipos P
metrológicas para cada equipo emitidos por el proveedor. acondicionamiento
Cumplir el cronograma estipulado.
Certificados
Desarrollar calibración y Investigación y
suministrados por el H Equipos aptos para el uso.
proveedor. verificación de dispositivos de monitoreo y desarrollo.
medición.
Procedimientos para
Verificar que los resultados se encuentren
calibración y revisión de V Sección Tinturas
equipos. dentro de las especificaciones

A Emitir el correspondiente concepto de PROCESOS DE SOPORTE

Calibrado o Verificado. Actuar según
resultados. Mantenimiento: Cámara de Estabilidad/Balanzas

Compras: Soluciones Buffer, patrones de viscosidad,

conductividad/contactos proveedores/contratos

RESPONSABLES Gestión del Talento Humano: Entrenamientos y

capacitación
Jefe departamento calidad fisicoquímica Gestión Ambiental
Jefe departamento calidad microbiológica
Jefe sección calidad de material de envase
Jefe Bodega de materias primas
Jefe de sección de envase y acondicionamiento
Jefe Sección Tinturas
Auxiliares deptos calidad fisicoquímica y microbiológica
RECURSOS Coordinador Ambiental DOCUMENTOS DEL SGC
Equipos de metrología y demás equipos de laboratorio Procedimientos PS-AQ-XXXX
Software Certificados.
Insumos e instalaciones Registros de intervenciones metrológicas
Económicos Rotulos de calibración de los equipos

Elaborado: Nubia Robles Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz L.
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP -AQ 0018

Cosmetic-France CARACTERIZACION DE PROCESOS REVISIÓN: 02

Ltda. PÁG: 1 de 1

PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL

OBJETIVO Y Controlar todos los aspectos e impactos ambientales producto de las operaciones de Cosmetic-France desde el diseño de productos hasta el control total de los impactos
ALCANCE
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
CONTROL OPERACIONAL
Requisitos legales ambientales
CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS INDICADORES Y/O ASPECTOS CRÍTICOS DEL PROCESO ISO 9001/2008
ISO 14001/2004

PROCESO
PROVEEDORES ENTRADAS Planificación del sistema SALIDAS CLIENTES
IMPACTOS Identificación de aspectos e impactos ambientales
P
TODOS LOS AMBIENTALES QUE Identificación de requisitos legales
PROCESOS GENERA
Producto terminado TODOS LOS PROCESOS
Materias primas, Fabricación / producción /control operacional Planes y programas
insumos, energía y Control de insumos ambientales
agua Análisis de cumplimiento de requisitos legales Aguas residuales tratadas
H Mantenimiento preventivo Emisiones
Actividades Formación de empleados Optimización de recursos
Requisitos y limites Seguimiento al cumplimiento Prevención de impactos
legales
Misión Verificación ambientales y accidentes
Visión Controles operacionales potenciales
Política y objetivos Indicadores ambientales Análisis de documentación
Ambientales V Auditoria interna ambiental generada
Elementos del comun -Propuestas de mejora
con el SGA
Acciones de mejoramiento
Revisión por la dirección PROCESOS DE SOPORTE
A
RESPONSABLES Gestión de talento humano;
Compras, mantenimiento;
Coordinador ambiental Medición análisis y mejora;
Directores y Jefes de Área Control de dispositivos de
Gerente seguimiento y medición.
Todo el personal
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGA

Humano ML-GA-0001Matriz requisitos legales. PS-GA-0001 Procedimiento requisitos legal IS-GA-0002 Instructivo transporte de mercancias
instalaciones MI-GA-0002 Matriz de aspectos ambientales. PS-GA-0004 Procedimiento aspect ambientales y residuos especiales
equipos e instrumentos de control MM-GA-0001 Matriz de objetivos metas y programas IS-GA-0003 Instructivo
IS-GA-0007 Instructivo manejo de contratistas
para el manejo
hadware y software PS-GA-0006 Procedimiento derrames. ambiental
PS-GA-0007 Manual de emergencias. de sustancias quimicas
PS-GA-0008 procedimiento planta de tratamiento de aguas residuales
PS-GA-0002 Procedimiento de manejo de residuos no convencionales
PS-GA-0003 Procedimiento de manejo de residuos convencionales
PS-GA-0005 Procedimiento de gestión ambiental para el área administrativa

Elaborado: Henry Quintana Revisado: Henry Quintana Aprobado: Marcel Plazz Lartigau

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: CP -AQ 0019
Cosmetic-France
CARACTERIZACION DE PROCESOS REVISIÓN: 01
Ltda. PÁG.: 1 de 1

PROCESO: Servicios Generales

OBJETIVO
Prestar el servicio de alimentación, aseo y vigilancia segun lasinstrucciones que para este fin ha determinado la empresa Cosmetic-France Ltda.
Y ALCANCE
MONITOREO Y MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR
Requisitos legales ambientales
CONTROL OPERACIONAL
CUMPLIMIENTO DE PLANES Y ASPÉCTOS CRITICOS DEL PROCESO ISO
PROCESO 9001/2008 ISO
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES
Requerir insumos de aseo y alimentos.
Determinación de horarios de vigilancia Residuos
P
TODOS LOS Sustitución de algunos insumos de aseo y preparación de alimentos convencionales
empresas recicladoras
PROCESOS por otros que faciliten su manejo ambiental. reciclables.
Necesidades de
prestación de Residuos
Recibir y administrar los insumos comprados para aseo y preparación empresas de servicios
servicio de aseo, convencionales no
de alimentos. Separación de publicos de aseo
alimentación y reciclables
los residuos convencionales
vigilancia. H
Cumplimiento de los turnos y rondas como parte de la seguridad y
Empresas
prevención de emrgencias. Alimentación
contratistas
Adecuación y seguridad de instalaciones para eventos especiales.

Cumplimiento del procedimiento de manejo de residuos

TODOS LOS
convencionales. Servicio de PROCESOS
Control de ingreso de empleados, visitantes y contratistas a la Vigilancia
V empresa.
Comprobación del funcionamiento de las señales, equipos y acciones
asociadas al manejo de emergencias por parte del personal de
vigilancia.
Proponer y establecer acciones de mejora para las actividades de
A aseo, preparación de alimentos y vigilancia que conforman el PROCESOS DE SOPORTE
proceso de servicios generales.
RESPONSABLES Gestión de talento humano;
Coordinador Servicios generales Gestión ambiental
Director administrativo Compras
RECURSOS DOCUMENTOS DEL SGA
Humano PS-GA-0003 Procedimiento de manejo de residuos convencionales
instalaciones PS-GA-0007 Manual de emergencias.
financieros PS-GA-0009 Procedimiento evacuación
hadware y software PS-GA-0010 Procedimiento atención y control de incendios

Elaborado: Irvin Ruiz Rodriguez Revisado: Carlos Hernán Rojas Aprobado: Marcel Plazz Lartigau
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010/06/08 Fecha: Fecha: