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En el caso que aquí se trata, a pesar de que hace mucho tiempo se viene
hablando de los SGC, los trabajadores no tenían el conocimiento ni estaban
sensibilizados sobre el tema, lo que generó algunos problemas que se enuncian a
continuación:
Dificultad para identificar los métodos para realizar seguimientos a los procesos y
los indicadores de medición.
Dificultades en el proceso de implementación del SGC por ser una compañía con
16 sucursales a nivel nacional.
Alternativas de solución…
La dirección del proyecto, con el acompañamiento del equipo consultor tomaron medidas
para subsanar estas situaciones y Emprendieron las siguientes actividades:
Seguimiento a procesos.
Auditoria interna de calidad: Liderada por la Oficina de Control Interno, realizada por
Servidores públicos auditores de la misma, con el fin de verificar el cumplimiento de los
requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, pues esta se tomaría como referencia para
la auditoria de otorgamiento, estableciendo el plan de trabajo necesario con las acciones
requeridas para el cierre de los hallazgos de la auditoria.
Se realizó el mapa de procesos para cada area que aunque ya el personal directivo
conocía y manejaba no lo habia puesto en conocimiento al personal operario, quienes
eran realmente en ese momento los que debían manejar plenamente esta información,
donde mejor desarrollo a los procesos.
Se socializó al interior de la empresa este mapa y la importancia de su manejo por medio
de una capacitación dirigida a cada area.
Se creo un grupo de auditoría exclusivo para las diferentes areas de las cuales está
constituida la empresa para garantizar el cumplimiento de los procesos.
Además esto proceso de auditoria por área permitió identificar las no conformidades
específicas y se hizo mas personalizada la resolución de las mismas.
La Compañía recurre al uso de la tecnología y aprovecha las ventajas que tiene con
respecto a esta área para realizar reuniones periódicas por Audio Conferencia vía
remota con todas las sucursales, donde es posible hacer contacto con cada una de las
personas encargadas en estas oficinas.
Así mismo, la Dirección programa reuniones presenciales asiduamente con los Auditores
del SGC en cada una de las Sucursales para fortalecer el progreso de las actividades
realizadas.
Referencias