UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES Y CIENCIAS
DIRECCIÓN DE REUNIONES

Tema No.1
CONCEPTOS BÁSICOS DE DIRECCIÓN DE REUNIONES

Profesora:
Livia Subero Rodríguez
DIRECCIÓN DE REUNIONES
Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo
determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan
preparado por un director.

CONCEPTO REUNIÓN
Agrupación de varias personas en un momento y espacio específico, con la
finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, o tomar decisiones.

La reunión es la agrupación de dos o más personas, en un lugar y momento

específico, que puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo
delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de
manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.

En dirección de reuniones utilizaremos el concepto de reunión formal, es decir

que se planifica y se establecen sus objetivos con anticipación.

OBJETIVOS DE LAS REUNIONES

Las reuniones pueden celebrarse por motivos muy diferentes; pero siempre el o
los objetivos de una reunión de trabajo deben quedar establecidos con
antelación. Esto ayudará a que todos los involucrados contribuyan al éxito de la
reunión.

En una organización, una reunión convoca a dos o más personas con el

propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales
como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo.

La preparación de una reunión debe comenzar por identificar el propósito de la

misma: conocer opiniones, resolver problemas, informar, decidir la forma de
actuar en una situación, obtener nuevas ideas.

Según el tipo de reunión, se van a definir los objetivos de las mismas. En forma
general una reunión puede tener como objetivos.
 - Mejorar el proceso de comunicación entre los miembros de una
organización
- Intercambiar ideas
- Informar sobre un tema determinado
- Solucionar un problema
- Debatir un plan de acción
- Adquirir nuevos conocimientos
- Tomar decisiones

Por ejemplo, según el tipo de reunión se establece el objetivo:

 Transmitir información
- Objetivo: El objetivo en este tipo de reunión será que todos los
asistentes comprendan la información compartida.
 Anunciar decisiones
- Objetivo: El objetivo de esta reunión es que los asistentes
comprendan y acepten la decisión.
 Resolver problemas
- Objetivo: Si se trata de una reunión de trabajo o un taller. El
objetivo es encontrar soluciones a problemas.

El objetivo de una reunión debe estar claro desde el principio; la persona

que preside una reunión debe insistir en los objetivos, para que todos los
asistentes los tengan en cuenta durante la misma.

IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES

Las Reuniones permiten a los equipos de trabajo resolver problemas,
organizarse, intercambiar nuevas ideas, planificar el futuro y discutir distintos
temas de importancia.

Además permiten a los miembros ir conociéndose unos a otros mejor,

intercambiar información valiosa, tomar decisiones, discutir las cosas
necesarias para mejorar la tarea y ver qué necesitan cambiar para ser más
productivos.
Las Reuniones de Equipo son una oportunidad de poner en práctica las
habilidades de escucharse, generar confianza, retroalimentarse y de aprender
de los otros. Sirven además para realzar nuestro sentido de pertenencia e
identificación con nuestro Equipo y son un gran camino para involucrarse,
comprometerse, y responsabilizarse por las cosas que deben ser hechas.

En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad

inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e
ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se
están realizando correctamente o no.

TIPOS DE REUNIONES
-Por su objetivo o finalidad:

A. INFORMATIVA: el objetivo de este tipo de reuniones es

transmitir una información que es necesaria o conveniente.

La reunión se limita a que las personas o grupo de personas que deben

dar la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a
preguntas sobre el tema objeto de información.

Este tipo de reuniones tiene tres momentos

1. Comunicación de la información por parte del director de la reunión o

responsable de la información.

2. Rueda de presentación de dudas y preguntas

3. Contestación a las diferentes dudas y preguntas.

El que dirige la reunión tiene que ser consciente del objetivo y no permitir
que se entre en discusiones o desviaciones que modificarían el objetivo de la
reunión. Para ello es conveniente asignar tiempos límites a las ruedas de
intervenciones.

B. CONSULTIVO-DELIBERATIVAS: su finalidad es estudiar o analizar

propuestas o soluciones a temas o problemas propios de una
organización.

En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas, analizando

los pro y contra de cada una de ellas.
En este tipo de reuniones; en la mayoría de los casos, no se toman
decisiones ya que la función o tarea de los participantes es hacer propuestas a
las personas o persona responsable de la misma, ya que la decisión será
motivo de una reunión posterior, cuando las propuestas o soluciones estén mas
claras y las decisiones mas consensuadas y trabajadas.

No siempre es aconsejable que en una misma reunión se debatan y

analicen propuestas o alternativas y se llegue a acuerdos o decisiones.

C. FORMATIVAS: la finalidad de estas reuniones es crear opinión y

transmitir ideas.

También se aprovechan para formar a los miembros participantes sobre

un tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio.

La finalidad es consecuentemente, tanto informar en aspectos

instructivos o contenidos conceptuales, como también modelar actitudes, tomar
postura o incidir en contenidos procedimentales (dinámicas de grupo)

D. DECISORIAS: tiene como objetivo la toma de una o varias decisiones.

La toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones:

1. La decisión debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de no

acertar.
 2. El proceso de la toma de decisiones es complejo, hay en los
miembros del grupo análisis distintos de la misma realidad,
diferentes intereses, objetivos diversos, etc. Por estos motivos es
aconsejable que si la decisión es importante y de gran incidencia
dentro de la organización; la misma haya sido discutida y
debatida con anterioridad.

-Por el número de miembros participantes:

A. REUNIONES DE GRUPOS PEQUEÑOS ( DE 3 A 7 MIEMBROS):

Estas reuniones son las ideales para lograr un trabajo eficaz. En ellas se
pueden tomar decisiones y lograr que todas las personas participen, se
impliquen y colaboren.

Duración: puede estar entre 45 minutos, o menos, y una hora y media

B. REUNIONES DE GRUPOS MEDIANOS (DE 8 A 20 MIEMBROS):

Este tipo de reuniones son útiles para informar, consultar o debatir
situaciones o problemas.

Es el grupo ideal par la formación, sobre todo cuando el objetivo que se

persigue es el cambio de actitudes y la formación de opiniones.

Nunca son aconsejables para tomar decisiones y llegar a acuerdos ya

que para esto se necesita mucho tiempo. En estos casos la acción del grupo es
lenta y se precisa de un líder con gran influencia y ascendencia en el grupo.

Duración: puede estar entre una hora y hora y media efectiva.

C. GRAN GRUPO (DE 20 A 40 MIEMBROS): El motivo que se persigue

en este tipo de reuniones es la información sobre decisiones o acuerdos
que han sido consensuados previamente y ratificar o aprobar tales
decisiones.
Duración: puede estar entre una hora y hora y media

D. ASAMBLEA (MAS DE 40 MIEMBROS): por lo general este tipo de

reuniones tiene objetivos de carácter informativos, pero existen casos
donde pueden tomarse decisiones sobre aspectos puntuales muy bien
definidos.

LIDER
Personas capaces de guiar e influir a otras personas o grupos de personas, y
que éstos además lo reconozcan como tal.

LIDERAZGO
El liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un
individuo tiene para influir en la forma de ser o actuar de las personas o en un
grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con
entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos.

TIPOS DE LIDER

Existen varios tipos de liderazgo que pueden clasificarse en función de las

habilidades personales.

Para diferentes autores, existen estilos de liderazgo que pueden aplicarse a

múltiples ámbitos, y de los cuales derivan otras clasificaciones:

a) Líder tradicional: aquel que es heredado, como en el caso de las

monarquías o las presidencias de las empresas familiares.
b) Líder legítimo o formal: en este caso, el líder es elegido según
procedimientos acordados de manera previa (elecciones, selección por
una comisión especial, etc.)
c) Líder carismático: es el estilo propio de los líderes con una marcada
influencia emocional en su grupo de seguidores.
d) Líder democrático: es un líder participativo que entusiasma a los
empleados y promueve la participación. Tiene como bandera el diálogo
y toma en cuenta las opiniones antes de tomar una decisión.
e) Líder autocrático: un líder autocrático toma decisiones sin consultar con
los demás, pues concentra todo el poder y no acepta que alguien le
lleve la contraria. Funciona de forma unidireccional: el gerente manda y
los demás obedecen.