APRENDÉ

a organizar
tus
tareas por

bloques
 HOLA! :)

Por si no nos conocemos, soy Naty!

Acá en Ideadora ayudo a mujeres a encontrar en la papelería una

herramienta útil para planificar, organizar y ordenar sus tareas en proceso,
recordatorios, pendientes, info, ideas y cualquier asunto de sus vidas, para que
finamente logren sentir que tienen todo bajo control.

CUANDO SENTIS O TE DAS CUENTA de que vas por la

vida haciendo las cosas a medida que surgen o cuando
te acordás, es momento de hacer una pausa para
reflexionar y reorganizarlo todo.

PERO FUNDAMENTALMENTE ES MOMENTO DE

(RE)ORDENARTE CUANDO…

…te sentís agobiada o saturada con tan solo pensar todo lo que tenes que
hacer, terminar o recordar.

…sentís que el tiempo no te alcanza, y mirás tu lista de pendientes y te

preguntás realmente si vas a poder con todo.

…no entendes muy bien en qué se te fueron las horas si apenas pudiste tachar
dos tareas de todas las que te habías propuesto hacer para ese día.
 La verdad es que no hay soluciones mágicas.

Pero lo que sí hay, son métodos: formas de organizarse y sistemas que nos
ayudan a ordenarnos.

QUIERO MOSTRARTE UNA NUEVA FORMA DE USAR

CUADERNOS, AGENDAS Y LIBRETAS: PORQUE ESTA
PAPELERÍA SE TRANSFORMARÁ EN TU ALIADA PARA
QUE DEJES DE REPASARLO TODO EN TU CABEZA Y NO
TE GANE LA ANSIEDAD CUANDO TENÉS TANTO DE
QUÉ OCUPARTE.

EL OBJETIVO DE ESTA GUIA

¿Sabías que hay maneras de hacer las cosas de forma ordenada? (y esto
podes llevarlo a cualquier ámbito de tu vida, no solo el laboral).

DEFINIR UN ORDEN O FORMA DE HACER LAS COSAS,

PENSADO A TU MEDIDA (SEGÚN TU PERSONALIDAD, TUS
TIEMPOS, TUS GANAS, ETC.), TE VA A PERMITIR
APROVECHAR TU ENERGÍA Y TU TIEMPO DE UNA MANERA
ESTRATÉGICA Y MÁS EFICIENTE: DOS RECURSOS DE LOS
QUE NO DISPONEMOS SIEMPRE AL 100%.
Nuestra energía no es la misma cuando comienza el día que cuando ya son las
18hs, y nuestro tiempo es limitadísimo, porque en lo que dura un día (24hs)
debemos trabajar, cumplir con nuestras obligaciones, descansar, estar con
nuestra familia, estudiar, comer, relajarnos y divertirnos con cosas que nos
gusten. Todo eso y encima sabiendo que nuestros horarios no dependen 100%
exclusivamente de nosotras, tenemos hijos, pareja, familia, amigos y trabajos
que nos exigen amoldarnos a horarios específicos. Es decir, hay muchos
factores que condicionan o impactan en nuestro tiempo y por eso
debemos poder organizarnos para aprovecharlo al máximo.

CON ESTA GUÍA QUIERO MOSTRARTE UNA FORMA PARA

ORDENAR LAS COSAS QUE HACES DIARIAMENTE:

EL MÉTODO “BLOQUES DE TAREAS”

Empecemos entonces con el paso a paso

y comenzá a aprovechar tus días al máximo!

PASO 1 | AGRUPAR

Vamos a pensar qué tareas hacemos todos los días que son repetitivas. Por
ejemplo, todos los días voy la verdulería y al almacén, todos las días contesto
emails y hago llamados desde la oficina, todas los días voy a comprar
materiales a mis proveedores, todos los días saco fotos de mis productos para
la tienda online y redes sociales, todos los días salgo a caminar o hago alguna
actividad que me guste, etc.

El objetivo final es agrupar las tareas por bloques, es decir, hacer más de las
mismas cosas en un mismo bloque de tiempo. Para ello vamos a:

I. 1°: repasar todas las cosas o actividades que hacemos en distintos días
de la semana (o a lo largo de un mismo día)
II. 2°: las vamos a agrupar según las que sean iguales o similares
III. 3°: para luego poder hacerlas (todas juntas) en un mismo bloque de
tiempo.

Esa es la esencia de este método.

Los bloques de tarea te permiten ser más eficiente. Ejemplo: será más
eficiente que revises tus correos por la mañana, mediodía y tarde, a que los
estés chequeando todo el día en cualquier momento. O bien, es mejor que un
día hagas la compra de la verdulería para toda la semana en vez de que vayas
todos los días; es mejor que vayas a visitar clientes 2 días específicos a la
semana y no que todos los días tengas que salir para eso. Sería mejor
dedicarle algunas horas a tu tesis dos veces por semana que sentarte todos los
días solo 30 minutos. Y así podríamos pensar en cualquier aspecto de la vida.

PENSÁ: qué cosas haces durante la semana o a lo largo de

un día que pudieras agrupar?

TE TOCA: Repasá una semana o un día normal y tratá de agrupar

las tareas similares por bloque. Ponele nombre a cada bloque (tal
como “llamadas”, “revisión correo”, “descanso”, “compras”, etc.).
Anotalo todo en un papel o cuaderno.
PASO 2 | DEFINIR LA DURACIÓN DE CADA BLOQUE

Es importante que para cada bloque de tareas definas una duración (además
de que lo ubiques en tu planificador semanal). Claro, ir a la verdulería te va a
llevar el tiempo que tardes en elegir las frutas y/o las verduras y pagues en la
caja; pero cuando se trata de bloques como “revisión de correo”, “llamadas”,
“creación”, “capacitación/estudio”, “reuniones”, “visita a clientes/proveedores”,
etc. deberás definir cuánto tiempo destinarás a cada bloque y trates de
respetarlo. Esto nos permite ponernos limites y decir: hasta acá llegué con
este bloque, ahora continúo con otro. Es importante dejar la ansiedad de lado
cuando se trata de bloques de tareas que son procesos (y no cosas que se
empiezan y se terminan en un mismo día). Esto es relevante en la medida que
tu agenda esté apretada o bien que tengas varias cosas de las que ocuparte.
No te cuelgues más de la cuenta en un bloque de tareas, tratá de respetar los
tiempos que decidiste otorgarle.

PASO 3 | DISTRIBUIR

El siguiente paso es distribuir los bloques de tareas en tu planilla de horarios

semanales, según sea:

a) contexto (factor externo),

b) grado de repetición
c) y energía (factor interno).

a) Con contexto me refiero al lugar, seguramente hay tareas que haces todos
los días pero desde tu oficina o espacio de trabajo. Otras tareas que haces solo
cuando estas o llegas a tu casa. Otras que haces solo cuando estas con tu
hijos, etc.

b) El grado de repetición es importante para saber cómo acomodar o

distribuir tus bloques de tareas en tu semana. Es decir, tenes que pensar si
son cosas que sí o sí debes hacer todos los días o son cosas que podes
concentrarlas en uno o dos días de la semana.

Ejemplo: si en tu trabajo “revisar el correo” es cosa de todos los días, que no

podes dejar de hacer ni uno solo, entonces es importante que definas en tu
jornada de trabajo cuáles son los momentos o bloques de tiempo que
dedicarás a revisar el correo (y que por fuera de esos, no lo harás). Entonces,
si tu jornada de trabajo es de 6 horas, ingresás al trabajo a las 8hs y salís a las
14hs, podes establecer dos bloques de “chequeo de correo”: uno al llegar, y
otro antes de irte. Y si mientras trabajas sos de hacer llamadas todo el día,
quizás sea mejor que definas un bloque “llamadas” y las concentres todas en
un momento en particular.

Luego, pensá si hay cosas o tareas que estás haciendo todos los días o casi
todos los días pero que resulta que podrías concentrarlos en uno o dos días de
la semana. Ejemplo: si durante la semana salís a ver clientes o tenes
reuniones, es preferible que trates de juntar esas actividades en 1 o 2 días a la
semana, para que tu cerebro no tenga que ponerse en “modo reunión” o
“modo visita a clientes” todos los días y solo por un ratito. O bien en tu casa,
podes organizarte para pasar por la verdulería solo los lunes y ahí hacer la
compra de la semana, y reservarte solo los lunes de principio de cada mes
para ir al super y hacer la compra del mes, de modo que no tengas que estar
haciendo esto todos las días (para el caso de la verdulería) ni todas las
semanas (para el caso del super). Otro ejemplo, si estás haciendo un curso
online y sentís que estas un poco desconectada del tema “porque ves los
videos cuando podes o cuando tenes tiempo” y te gustaría seguir un ritmo más
fluido, podrías definir 2 horas de 2 días a la semana para avanzar con eso.

AGRUPAR TAREAS DE RUTINA TE VA A PERMITIR HACER

ESPACIO (TENER TIEMPO) PARA HACER OTRAS COSAS,
COSAS QUE NO SEAN RUTINARIAS.
c) La energía también es importante considerarla cuando se trata de distribuir
bloques de tareas. Ejemplo: si durante la semana haces tareas que requieren
de tu creatividad, quizás ese bloque de tareas puedas ubicarlo por la mañana,
si es el momento del día en el que te sentís más enérgica y lúcida.

O bien, si los viernes al salir de trabajar soles sentirte un poco cansada

después de las corridas de toda la semana, entonces quizás no sea un buen
momento para poner el bloque “compras super/verdulería” y debas ubicarlo en
otro día de la semana en el que te sientas con más ganas de hacer esto. Lo
mismo: si hacer llamadas en tu trabajo no requiere de mucha concentración,
entonces quizás puedas ubicar el bloque “llamadas” cuando estes por finalizar
la jornada.

APLICÁ ESTA LÓGICA PARA CUALQUIER ACTIVIDAD

RUTINARIA QUE HAGAS DURANTE TU DÍA O SEMANA, SEA
DE TU TRABAJO O DE TU VIDA PERSONAL.

¿POR QUÉ ESTÁ TAN BUENO TRABAJAR

POR BLOQUES DE TAREAS?

Porque te permiten aprovechar tu energía al máximo, ya que tomarás

conciencia de cuáles son tus momentos más enérgicos, los que podes
aprovechar para hacer tareas que requieren de tu concentración y creatividad,
mientras que podrás decidir estratégicamente dónde ubicar las tareas que
te resulten más aburridas o que sean más simples de hacer.

Además, te permiten actuar con foco. Mientras estás trabajando en un

bloque de tareas no harás más que hacer las tareas relativas a ese bloque y
evitarás irte por las ramas o distraerte con otras cosas.

PASO 4 | SER REALISTAS

Es importante que seas realista. No pongas más bloques de tareas de los que
podrás hacer en un día. Ni subestimes el tiempo que te demandarán algunos.
Este es el secreto para que no te frustres y puedas cumplir con lo que
te propongas.

Es importante también que en tu planificador semanal contemples los

tiempos reales de tu vida. Ejemplo: el tiempo de traslado de un lugar a
otro, las pausas de descanso (no somos robots que estamos todo el día a mil),
el tiempo dedicado a desayuno, almuerzo y merienda, etc. Son todos
factores que ocupan minutos de tu día y que debes tenerlos en cuenta
cuando distribuyas tus bloques de tareas.

Consejo: cuando de jornadas laborales se trata (cualquiera

sea el trabajo que hagas) es importante que en
planificación semanal definas los bloques “almuerzo” y
“descanso”, tan importantes como cualquier otro y que
muchas veces podes pasar de largo si no los definís
previamente.

PASO 5 | REVISIÓN

Sería ideal que cada semana hagas una revisión de tus bloques y su
distribución para ver qué te funcionó más y que podrías ajustar para que te
rindan mejor. Lo mismo si tuvieras que agregar algún bloque nuevo.
Atenta! El tiempo libre también se puede programar, podrías todos los días
definir un bloque llamado “ocio” (o algo así) para hacer cosas que te gustan:
leer, estar con tus hijos, visitar a tus amigas, ver una serie o una peli, pasear
con tu pareja, salir a caminar. Estos son momentos valiosos y muchas veces
los pasamos por alto porque estamos a mil ocupándonos solo de nuestras
obligaciones.

Imaginá todos los bloques que podés crear para organizarte mejor!

PORQUE LO MEJOR DE DEFINIR BLOQUES ES:

 Agrupar tareas de un mismo tipo para hacerlas todas seguiditas y no

desparramadas por ahí en tu semana.
 Dejar de irte por las ramas o colgarte con una actividad (dejar de lidiar
con eso de que “el tiempo vuela” sin que te des cuenta y puedas hacer
varias cosas al día)
 Avanzar de a poco y con foco cuando se trata de proyectos que agrupan
muchas tareas y son a la largo plazo.
 Planificarte en función de tu energía, que es un factor importantísimo
que empuja y estanca
 No dejar tareas colgadas por “falta de tiempo”
 Definir tus momentos de diversión, disfrute y descanso y contemplarlo
en tu planificación semanal
 Tener tiempo de hacer otras cosas por fuera de tu rutina, al ganar
tiempo libre por haber ordenado tu semana

Animate. Probá. Equivocate. Volvé a intentar.

Los hábitos se construyen.

Construí el tuyo y empezá a actuar

por bloques de tareas!

soy.ideadora

Ideadora

www.ideadora.com.ar
 Soy NATALIA ALEJANDRA LA VALLE, pero podes decirme Naty,

creadora de IDEADORA.

Este material fue desarrollado solo para vos,

por lo que te pido por favor que le des un uso personal y privado.

No lo copies ni lo publiques sin mi autorización (previa y escrita).

Si tenés dudas, escribime!

Espero que te sirva y lo disfrutes!