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Sistema de Cuentas Por Cobrar: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
Sistema de Cuentas Por Cobrar: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
de Cuentas por Cobrar
PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
Consultoría a corto plazo – abril 2009
LIC. OSKAR ARROYO D.
CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala
1. Alcance y Control ........................................................................................................ 2
2. Políticas y Procedimientos ........................................................................................... 2
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 2
b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos ............................. 3
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 3
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 4
e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC .......................................... 6
f) Políticas Generales del Sistema ............................................................................. 7
3. Glosario de Términos .................................................................................................... 8
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 8
b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos ........................ 8
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 8
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 8
e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC ........................................... 8
4. Diagramas de Flujos ...................................................................................................... 9
a) Simbología Utilizada ............................................................................................... 9
b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones ................................................................. 10
c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones) ....................... 12
d) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Concesión del Anticipo y Registro ................ 14
e) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro Contable
de la Liquidación .................................................................................................. 16
f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios ..................................................................... 18
g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos .......................... 20
h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de Anticipos . 22
i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del
Requerimiento de Pago (Descuento) ................................................................... 24
j) Cuentas por Cobrar a Instituciones ..................................................................... 26
k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y Registro
Contable de la Liquidación ................................................................................... 28
l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ........................... 30
m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ‐ Recuperación del
Anticipo ................................................................................................................ 32
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1. Alcance y Control
2. Políticas y Procedimientos
• En los primeros 10 días hábiles del mes de enero de cada año el Contador (a)
General deberá elaborar las facturas (Anexo 1) y una carta de solicitud de pago
de la cuota por parte de la institución designada por el país miembro, esta carta
deberá ser elaborada en papel membretado del CEPREDENAC (Anexo 2). Las
cartas de solicitud de pago de la cuota deben de emitirse en original y dos
copias, la original para la institución del país miembro y las copias para archivo.
• Transcurridos los 3 meses que tienen los países miembros del CEPREDENAC
para hacer efectivo el pago de la cuota ordinaria, en los primeros 5 días
hábiles del mes de abril de cada año, el (la) Contador (a) General deberá
elaborar un requerimiento de cobro a las instituciones de los países miembros
que aún no hayan efectuado el pago de la cuota, con el objetivo de recordar a
la institución designada el pago adeudado. (Anexo 3).
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• La carta de requerimiento de cobro debe ser revisada por el Técnico (a)
Financiero (a), autorizada por el Director (a) Financiero (a) y firmada por el
Secretario (a) Ejecutivo (a) del CEPREDENAC.
• El Contador (a) General deberá rebajar el saldo de la cuenta por cobrar en los
registros contables.
• Al momento de realizar los gastos para la ejecución del proyecto que está bajo
esta modalidad, el Contador (a) General deberá preparar y trasladar los
estados financieros del proyecto, a el Técnico (a) Financiero (a). El Técnico
(a) Financiero (a) deberá preparar la solicitud de desembolso (de conformidad
con lo estipulado en los términos del convenio), cuando se haya ejecutado por
lo menos el 50% de los fondos disponibles (Anexo 4), utilizando el formato
requerido por la entidad donante, juntamente con la documentación que
ampara dichos gastos, para su revisión y aprobación.
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• Al realizar la liquidación de los anticipos por parte de la entidad Co-ejecutora,
deberá adjuntar los documentos de soporte que amparan los desembolsos, el
Contador (a) General deberá revisar esta documentación observando que la
naturaleza de los gastos se encuentre contemplado en el presupuesto
aprobado.
a) Para Viajes
• Formulario de solicitud de anticipo de viáticos
• Invitación del evento o agenda
• Itinerario
b) Para Talleres
• Invitación al taller o plan de actividad
• Suscribir el formulario de compromiso de liquidación (Anexo del
formulario)
• Autorización del jefe inmediato
• Presupuesto de gastos
• Listado de participantes
• Agenda propuesta para el taller
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procedimientos del CEPREDENAC. De lo anterior se debe dejar constancia
por escrito.
• Para todos los casos se otorga hasta un máximo del 80% del presupuesto de
gastos, y posterior a la finalización del viaje o taller el funcionario debe liquidar
los gastos realizados para establecer si existe saldo a favor del funcionario o
del CEPREDENAC.
Entre las acciones que se establecen para la recuperación de las cuentas por
cobrar, se regula que el Contador (a) General con la aprobación del Director (a)
Financiero (a), deberá elaborar un requerimiento de liquidación de anticipos y
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el mismo será entregado al funcionario, así mismo se trasladará una copia al
Administrador (a) para su conocimiento. (Anexo 5)
• Con la emisión del cheque, el Contador (a) General deberá elaborar la póliza
de diario correspondiente y trasladarla al Técnico (a) Financiero (a) para su
revisión y aprobación.
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en los 15 días hábiles siguientes a la adquisición de dichos activos, un acta en
la cual se haga constar que dicho activo fijo ha sido registrado en la
contabilidad de la entidad. (Aplica únicamente cuando el bien pasará a
propiedad de la institución miembro del CEPREDENAC)
• Sin excepción todas las cuentas por cobrar no deben exceder de un período
de antigüedad superior a los 30 días.
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3. Glosario de Términos
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4. Diagramas de Flujos
a) Simbología Utilizada
Símbolo Descripción
Inicio / Final
Determina el inicio o final de una operación.
Proceso
Se utiliza para describir una actividad, un
proceso o verificación realizados.
Almacenamiento / Archivo
Almacenamiento en archivos especiales de
documentos o en el sistema de cómputo.
Documento
Todo documento preimpreso o impreso
Decisión
Indica una decisión sobre una actividad
o proceso.
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b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones
Departamento: Financiero Contable
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Contador (a) General Factura y 2) El (la) Contador (a) General elabora factura y una carta de
Requerimiento de solicitud del pago de la cuota por parte de la institución
cobro designada por el país miembro (Anexo 1 y 2).
Se realizan
operaciones indicadas 6) Realiza los procesos indicados en el manual de ingresos
en manual de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, inciso d) Ingresos Ordinarios,
Contador (a) General Cancelación de la Cuota).
Elaboración de
7) Posteriormente, el (la) Contador (a) General deberá rebajar el
Póliza de diario.
Contador (a) General saldo de la cuenta por cobrar en los registros contables.
Traslado para su
Contador (a) General revisión 8) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Técnico (a) Financiero (a) 9) El (la) Técnico (a) Financiero (a) revisa la partida de diario, si no
Revisión y cumple con los procedimientos establecidos, deberá ser
aprobación devuelta al (la) Contador (a) para su corrección. Si el
documento es correcto continúa el proceso.
Si
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Departamento: Financiero Contable
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Archivo
Contador (a) General 11) Se archiva la partida de diario.
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c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones)
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Inicio
1) Este proceso se inicia al momento en que se tengan los
documentos que amparan los gastos realizados por las distintas
actividades, las que serán cubiertas por la entidad donante.
Contador (a) General Recopilación de 2) El (la) Contador (a) General deberá recopilar todos los
documentos de documentos que soportan los gastos realizados.
gastos
Contador (a) General Traslado para 4) Se traslada la integración de los gastos a el (la) Director (a)
revisión Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Director (a) Financiero (a) 5)
Revisión y Revisa y aprueba la integración de gastos, si no cumple con
Aprobación ciertos requisitos será devuelta a el (la) Contador (a) General para
su corrección. Si la integración es correcta, continúa el proceso.
Si
Requerimiento
Contador (a) General dirigido al 7) Elabora un requerimiento de cobro dirigido a la Entidad Donante
donante en donde se indica el monto de los gastos cubiertos por
CEPREDENAC, las cuales deberá de cubrir la entidad donante.
(Anexo 4)
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Departamento: Contabilidad
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Entidad Donante 10) La entidad donante realiza el pago de los gastos ya sea mediante
El donante realiza la emisión de cheque voucher o a través de transferencia
el pago bancaria.
Se realizan los
Contador (a) General procesos según 11) Deberá realizar los registros de acuerdo a los procesos indicados
manual de en el manual de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, inciso
ingresos o) Donaciones contra Liquidación de Gastos (Proceso de
Liquidación y Requerimiento de Cobro)).
Elaboración de
Contador (a) General Póliza de Diario 12) El (la) Contador (a) General después de realizar los procesos
anteriores, deberá registrar el cobro del saldo por cobrar
adeudado, en el sistema de contabilidad.
Traslado
Contador (a) General 13) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Técnico (a) Financiero (a) Revisión y 14) Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos
aprobación establecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General
para su corrección. Si el documento es correcto continúa el
proceso.
Si
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d) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Concesión del Anticipo y Registro
Departamento: Contabilidad
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Co-ejecutor 2)
Solicitud de
La entidad co-ejecutora del proyecto solicita al CEPREDENAC
anticipos
anticipos para desarrollar el proyecto, esto deberá ser mediante
una carta firmada por el funcionario responsable.
Contador (a) General 3) La carta es recibida por el (la) Contador (a) General y verifica los
convenios con el objetivo de determinar los montos y plazos
Se verifica para la entrega de los anticipos.
solicitud
Contador (a) General Traslado 4) Después de verificar que es procedente la realización del
anticipo, se traslada a el (la) Director (a) Financiero (a) para que
se proceda al trámite del anticipo.
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Departamento: Contabilidad
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Contador (a) General 9) Elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y de
Partida de Diario la cuenta por cobrar al Co-ejecutor.
Contador (a) General 10) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Traslado Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) No 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
procedimientos establecidos, deberá ser devuelta a el (la)
Revisión y
Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
aprobación
correcto continúa el proceso.
Si
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e) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro
Contable de la Liquidación
Departamento: Contabilidad
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Requerimiento
Contador (a) General de liquidación 2) Transcurrido el plazo indicado en el convenio de co-ejecución, el
(la) Contador (a) General procederá a elaborar un requerimiento
de liquidación de anticipos (Anexo 5).
Revisión y No
Técnico (a) Financiero (a) aprobación 4)
Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con ciertos
requisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el requerimiento es correcto, continúa el proceso.
Si
Contador (a) General Envió a entidad 5) Se envía el documento a la entidad co-ejecutora solicitando el
co-ejecutora reintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser por
correo electrónico (deberá ser impreso para dejar constancia del
procedimiento realizado).
Envía
Entidad co-ejecutora documentación 6) La entidad co-ejecutora envía la documentación que soporta los
gastos realizados por la co-ejecución del proyecto.
Contador (a) General No 8) Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
Cumplen con (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al co-
requisitos ejecutor para que complete la documentación pendiente. Si la
documentación que recibió cumple con los requisitos, el proceso
continúa.
Si
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Departamento: Contabilidad
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Técnico (a) Financiero (a) 11) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,
Revisión y No así como la documentación de soporte de la misma. Si
aprobación presenta deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)
General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,
continúa el proceso.
Si
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f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios
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Funcionario CEPREDENAC Solicitud El Funcionario deberá llenar una solicitud de anticipos indicando
2) monto y motivo del anticipo.
Administrador (a) 4) El (la) Administrador (a) revisa y aprueba (Se deberá tomar en
No cuenta el manual de Viáticos), si la solicitud es incorrecta deberá
Revisión ser devuelta para su corrección. Si la solicitud fue correctamente
elaborada, continúa el proceso.
Si
Administrador (a) 5) Traslada el documento a la Dirección Financiera Contable para
Traslado el trámite del cheque voucher.
Técnico (a) Financiero (a) Solicitud de 6) Se recibe el documente revisado y aprobado por el
emisión de Departamento de Administración y se procede a la emisión del
cheque cheque voucher, tomando en cuenta los lineamientos indicados
en el manual de Caja y Bancos (Sección e) Emisión, Custodia y
Archivo de Cheques Voucher).
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Departamento: Contabilidad
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Contador (a) General Partida de Diario 8) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
desembolso y de la cuenta por cobrar al Funcionario.
Emisión de
Contador (a) General cheque 9) Se traslada la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
para su revisión y aprobación.
Si
Contabilización
Archivo
12) Se archiva la partida de diario.
Contador (a) General
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g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos
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Documentos
Funcionario 2) El Funcionario entrega la liquidación y los documentos que
amparan los desembolsos realizados (Anexo 6).
No
Contador (a) General Cumplen 4)
con Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
requisitos (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al
funcionario para que complete la documentación pendiente. Si la
documentación cumple con los requisitos, el proceso continúa.
Si
Partida de
Contador (a) General Diario 5) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
diario registrando los gastos amparados con la documentación
recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los
mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por el
monto de la documentación recibida.
Traslado
Contador (a) General 6) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Verificación
Técnico (a) Financiero (a) 7) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario asi
como la documentación de soporte de la misma. Si tiene
deficiencia será devuelta a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si la partida de diario es correcta, continúa el
Si proceso.
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h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de
Anticipos
Departamento: Contabilidad
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Contador (a) General 1) Al transcurrir el plazo de 5 días hábiles que tienen los
Inicio Funcionarios para presentar la luidación de los anticipos
concedidos sin que esto ocurra, se inicia este proceso.
Contador (a) General Requerimiento 2) El (la) Contador (a) General elabora un requerimiento de
de liquidación liquidación de viáticos y la traslada al Funcionario que no ha
realizado la liquidación (Anexo 5).
Traslado
Contador (a) General 3) Traslada una copia de dicho requerimiento al departamento de
Administración para que sea archivado en el expediente del
Funcionario.
Archivo
Administrador (a) / Asistente 4)
Se archiva el documento en el expediente del funcionario para
dejar un registro de los atrasos en la liquidación de los anticipos.
Liquidación
Funcionario 5) El funcionario liquida los anticipos recibidos .
Contador (a) General No 7) Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
Cumplen (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al
con funcionario para que complete la documentación pendiente. Si la
requisitos documentación recibida cumple con los requisitos, continúa el
proceso.
Si
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Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Contador (a) General 8) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
diario registrando los gastos amparados con la documentación
Partida de Diario recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los
mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por el
monto de la documentación recibida.
Contador (a) General 9) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Traslado Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Si
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i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del
Requerimiento de Pago (Descuento)
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Contador (a) General Inicio 1) Transcurridos 3 días después de que se envió la solicitud de
liquidación de anticipos al Funcionario y no realiza la liquidación,
se inicia con este proceso.
Traslado
Contador (a) General 3) Traslada dicho documento a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
para su revisión y aprobación.
Si
Contador (a) General 5) Imprime 3 copias del documento, las cuales se distribuyen así:
Impresión 1 Funcionario
2 Administración
3 Contabilidad
Contador (a) General 6) Llegada la fecha del pago de los honorarios del funcionario, se
Descuento
deberá descontar de dicho pago el monto no liquidado en su
oportunidad.
Contador (a) General / Asistente 7) Se elabora el cheque voucher respectivo por el pago de
Elaboración de
honorarios, al que se deberá adjuntar una copia del Memorando
cheque
para respaldar el descuento.
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Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Contador (a) General Traslado 9) Trasladará la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) 10) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,
así como la documentación de soporte de la misma. Si la partida
Revisión de diario tiene deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)
General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,
continúa el proceso.
Contabilización
Contador (a) General 11) Se contabiliza la partida de diario elaborada.
Archivo
Contador (a) General 12) Se archiva la partida de diario.
Fin
13) Finaliza el proceso.
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j) Cuentas por Cobrar a Instituciones
Asistente Contable / Contador (a) General Emisión de 8) Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente
cheque o (tomando en cuenta procesos de emisión de cheques /
transferencia transferencias
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Departamento: Dirección Financiera Contable / Departamento Administrativo
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Contador (a) General 9) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
Partida de diario desembolso y el registro de la cuenta por cobrar a la Institución.
Contador (a) General Se informa a 10) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Contadora Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
procedimientos establecidos, deberá ser devuelta a el (la)
Revisión y Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
aprobación correcto continúa el proceso.
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k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y
Registro Contable de la Liquidación
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Requerimiento
Contador (a) General de liquidación 2) Transcurrido el plazo indicado en el Convenio de Ejecución, la
Contador (a) General procederá a elaborar un requerimiento de
liquidación de anticipos (Anexo 5).
No
Revisión y
Director (a) Financiero (a) aprobación 4)
Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con los
requisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el requerimiento es correcto, continua el proceso.
Si
Contador (a) General Envió a entidad 5) Se envía el documento a la institución co-ejecutora solicitando el
ejecutora reintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser por
correspondencia electrónica (deberá ser impreso para dejar
constancia del procedimiento realizado).
Institución Ejecutora Envía 6) La Institución ejecutora envía la documentación que ampara los
documentación gastos realizados por la ejecución del proyecto.
Contador (a) General 7) El (la) Contador (a) General verifica que los documentos
Verificación recibidos así como la naturaleza de los gastos sea acorde al
renglón presupuestario y cumplan con los requisitos
establecidos en el manual de Compras (Sección g), Políticas
Generales). Así mismo verificará el monto total de la
documentación con el fin de determinar el monto por liquidar.
Contador (a) General No 8) Si se establece que los documentos no cumplen con los
Cumplen requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolverá
con dicha documentación al co-ejecutor para que complete la
requisitos documentación pendiente, si por el contrario la documentación
que se recibió cumple con los requisitos el proceso continúa.
Si
10
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Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
10
Si
9)
El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
diario registrando los gastos amparados con la documentación
Partida de diario
Contador (a) General recibida de la institución ejecutora, tomando en cuenta la
naturaleza de los mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta
por cobrar por el monto de la documentación recibida.
Traslado
Contador (a) General 10) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Contabilización de
Contador (a) General 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.
póliza de diario
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l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos)
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Coordinador del Proyecto Solicitud 2) El Coordinador del proyecto deberá elaborar una carta dirigida a
la administración del CEPREDENAC para solicitar un préstamo
temporal para cubrir sus compromisos.
No
Administrador (a) 3)
Verificación El (la) Administrador (a) verificará las razones expuestas por el
(la) Coordinador (a) del proyecto para la solicitud del préstamo,
después de este análisis dará tramite o no a la solicitud.
Si
Solicitud de
Contador (a) General 7) El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión del
emisión de
cheque o realizar transferencia según sea el caso, para lo cual
cheque
deberá seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y
Bancos (Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques
Voucher, Sección f), Transferencias Bancarias).
Emisión de
Auxiliar Contable / Contador (a) General cheque o 8) Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente.
realización de
Transferencia
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Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2
11
Contador (a) General Elaboración de 9) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
partida de diario desembolso y el registro de la cuenta por cobrar al proyecto.
Traslado
Contador (a) General 10) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) No 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
procedimientos establecidos, deberá ser devuelta a el (la)
Revisión
Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
correcto continúa el proceso.
Si
Contabilización
Contador (a) General 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.
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m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) -
Recuperación del Anticipo
Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Requerimiento
Director (a) Financiero (a) de liquidación 2) Al momento en que la entidad donante informe sobre el envió o
aporte al proyecto, se deberá de seguir el procedimiento
establecido en el manual de ingresos.
Traslado
Contador (a) General 3) Se deberá de imprimir un estado de cuenta bancario para
determinar el monto recibido de la entidad donante.
Si
Solicitud de
emisión de 5) El (la) Contador (a) General deberá de solicitar la emisión del
Contador (a) General cheque cheque para el pago del préstamo, tomando de base el manual
Caja y Bancos.
Partida de diario
Contador (a) General 6) El (la) Contador (a) General deberá elaborar la partida de diario
cancelando el préstamo otorgado y registrando el ingreso en el
otro proyecto.
Contador (a) General 7) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Traslado Financiero (a) para su revisión y aprobación.
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Departamento: Contabilidad
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
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Si
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