Evidencia 6: Identificar Los Sistemas De Información En Una Empresa

Presentado Por:

Wilson Andrés Gonzalez Medrano

Instructora: Yuli Milena Acevedo Arroyave

ID Ficha: 2404830

Programa De Formación

Tecnólogo En Distribución Física Internacional

Centro De Formación

Tecnológico Del Mobiliario

Regional – Antioquia

Fecha Realización

17 – 11 - 2021
 Introducción

C.I Tropical S.A.S es una comercializadora Internacional exportadora de banano con

marcas reconocidas a nivel internacional como: (Battaglio – Simba – 1x1 – orsero –
Lunita – Sin – Banamigo – Cobana – Yellow – Beclimate – Banavalley y SCB). Que ha
existido durante 20 años aproximadamente brindando empleo y estabilidad económica a
muchas familias en la región de Urabá convirtiéndose en una de las comercializadoras
más exitosas en la exportación de banano de excelente calidad a nivel mundial siendo la
primera empresa en exportar banano a áfrica con su marca Propia TROPICAL, Convenio
que se realizó por medio del gobierno nacional para realizar con éxito la primera
exportación de banano al continente africano.
 Historia Comercial

El 11 De octubre de 2001 abre sus puertas C.I TROPICAL S.A.S con sus 3 primeras
fincas bananeras las cuales se encuentran ubicadas en la vía zungo embarcadero
comunal el 7 y 10 de corregimiento de zungo.

Las fincas contaban con una estructura moderna para su tiempo ya que contaba con
todos los requisitos para la exportación de banano a exterior considerándose, así como
una de las empresas con procedimientos establecidos para la exportación ya que las
operaciones se hacían manualmente como en la actualidad.

Las primeras cajas de banano que se exportaron por la comercializadora se realizaron

en 10 horas las cuales fueron de gran éxito para la empresa al ser su primer embarque
de exportación.

Hoy en día es la empresa más importante de la zona de Urabá en exportación de

banano contando con un volumen de exportación anual de 6.258.337 cajas de banano
Con una rentabilidad de 7,5 millones de dólares y superando el estándar de exportación
en 2010 de 4.200.000 mil cajas.

C.I TROPICAL S.A.S nación en 2001 para liderar el mercado nacional e internacional en
exportación de banano con marcas reconocidas a nivel mundial como las que se
mencionaron anteriormente en la introducción para ser competitivos y generar mejor
calidad de vida a sus empleados.
 Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de

acuerdo con las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de
bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han
presentado en el país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos
y productos que se producen al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de sus
productos y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en el
mercado que hoy en día es tan exigente, además es importante tener en cuenta que los
tiempos de entrega cada vez deben estar más alineados con las necesidades de los
clientes, los costos de transporte deben reducirse y los sistemas de información deben
brindar una amplia gama de opciones que le permitan a la empresa conocer
detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes acceder
a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo del estado
de cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas, programación de
recolecciones, entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros. De acuerdo con lo
anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de

distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener
acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la
empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

Empresa: C.I TROPICAL S.A.S

Actividad Económica: Exportación De Banano

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los
sistemas de información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan

actualmente?

R//: Abrió su primera plata empacadora de exportación de banano ubicada en el

corregimiento de zungo embarcadero comunal el 10 donde contaba con instalaciones
muy básicas y trasportadores de madera para empacar la fruta además contaban con
planta eléctrica debido a que no se tenía energía eléctrica directamente y todo el proceso
era muy tradicional.

En la actualidad C.I TROPICAL S.A.S cuenta con instalaciones modernas de alta calidad
y equipos y maquinaria moderna para realizar el proceso de exportación de banano como
transportadores metálicos, energía eléctrica estable por medio de paneles solares los
cuales nos ayudan a disminuir la contaminación, bodegas y estructuras para almacenar
el producto mientras es llevado al canal de exportación y sobre todo con personal
calificado los cuales manipulan herramientas equipos para la distribución del producto.

A: ¿Cómo Transportaban el producto (Banano) anteriormente y actualmente?

R//: Anteriormente el banano se exportaba a granel lo cual generaba que la fruta se

maltratara demasiado a la hora de su transporte y almacenamiento en los contenedores.

Actualmente el banano se exporta en cajas de cartón debido a su seguridad y exigencias

del mercado en seguridad alimentario y normas de certificación para garantizar un
producto limpio e inocuo libre de cualquier agente de contaminación.

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo hacen
en la actualidad?

R// anteriormente los pedidos se tomaban por medio de llamadas telefónicas y formatos
directamente con los dueños de la compañía

Actualmente los pedidos se toman por medio de correos electrónicos y conversaciones

verbales de los dueños con los clientes generando así un canal directo para la
negociación de la fruta y compra de la misma.
  ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y
rotación de inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

R//: A los inicios CI TROPICAL S.A.S realizaba los informes de compras, ventas y
manejo de inventarios de manera manual ya que la tecnología no era tan avanzada.

En la actualidad se utilizan varios softwares para manejos de inventarios, ventas y

compras teniendo en cuenta que los otros departamentos tienes el mismo software, pero
en uso diferentes como módulos de nómina, medio ambiente contabilidad entre otros.

¿Hacia qué país exporto C.I TROPICAL S.A.S Su primer embarque de banano?

R//: su primer embarque de exportación se realizó para el continente europeo en el país

de Italia siendo así un éxito rotundo lo cual en la actualidad se mantiene esa excelente
relación comercial con el cliente.

5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información desde

su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos cambios,
para ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

En esta época los En la actualidad se Al implementar el software
sistemas de utilizan sistemas para la empresa que pueda
información o correspondientes para ayudar a cada uno de los
tecnologías eran muy cada área operativa y departamentos a mejorar sus
desactualizado ya que administrativa de la procesos y sacar beneficios
todo se debía hacer empresa en C.I ahorrando tiempo y dinero el
manual para el Tropical S.A.S como lo cual le permite ser más
manejo de son los software de competitiva y moderna para
maquinarias y equipos nómina producción, obtener los resultados costos
para el proceso de insumos entre otros. beneficios ahorrando gran
exportación en la cantidad monetaria a la
planta empacadora compañía.
6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar
entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los
pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve
cada una.

Anexos (Pantallazos)

A: La página de inicio ofrece varias opciones de entrada para su Información

B: Al dar clic sobre la pestaña Normatividad Laboral se abrirá una pequeña ventana la
cual tiene información sobre la normatividad laboral de C.I TROPICAL S.A.S Y Leyes
colombianas
C: cuando damos clic en la pestaña convenciones se abre una ventana en la cual se
puede observar todas las que rigen para nuestras fincas pertenecientes a C.I TROPICAL
S.A.S.
D: Al dar clic en la pestaña correo se puede ver el inicio del correo corporativo el cual
utiliza C.I TROPICAL S.A.S Llamado Simbra.
E: Al dar clic en la pestaña prueba se abre una ventana la cual pide usuario y contraseña,
este se utiliza para realizar las pruebas de conocimiento a personal externo para las
vacantes que se presenten en la empresa.
F: Al dar clic en la pestaña noticias se abre una ventana y podrás encontrar todo lo
relacionado con lo que pasa en la empresa programas actividades de bienestar entre
otras.
 Software Utilizado Por C.I TROPICAL S.A.S

A continuación, se presenta los pantallazos de SIW (Sistema de Información Web) donde

el departamento de producción e insumos manejan su información de la empresa C.I
TROPICAL S.A.S

A: al dar clic en la pestaña informes muestra todo lo relacionado con volúmenes de caja
anual y proyección de cajas por finca.
B: al dar clic en la pestaña embolse muestra la cantidad de racimos embolsados por
finca semanal y anual.
A continuación, se mostrará todo el modulo completo de insumos e inventarios de la
comercializadora C.I TROPICAL S.A.S

Inicio de Modulo Inventario

 Modulo Completo De Inventario

Aquí se puede observar el modulo completo de inventarios en cual tiene varias pestañas
las cuales tienen un uso específico como:

RDI: Reporte diario de insumos el cual permite a los almacenistas de las fincas reportar
todos los consumos entradas y salidas que les llega semanalmente.

INSUMOS: en esta pestaña puedes consultar listado de insumos, movimientos,

relaciones, proveedores y saldos de finca.

REGISTROS: en esta pestaña puedes consultar todo lo relacionado con los registros
que se generan a diario por las fincas como consumos compras traslado entradas y
salidas.
INVENTARIO: en esta pestaña puedes consultar todo lo relacionado con los inventarios
realizados en la compañía durante el año o el histórico de inventarios pasados que se
realizaron anteriormente.

FINCAS DES/HAB: al dar clic en esta opción los administradores tienen la opción de
habilitar o inhabilitar el módulo de la finca ya sea por un inventario físico o alguna otra
novedad.

BODEGA CENTRAL: En esta pestaña se maneja todo el inventario de nuestra bodega

central donde se almacenan todos los insumos necesarios para el embarque de banano.

FACTURAS: En esta pestaña se puede observar recibir y confirmar todas las facturas
de insumos que se compran para realizar el proceso de embarque de banano teniendo
en cuenta que se puede modificar o rechazar dependiendo el caso.

SOLICITUDES: En esta pestaña las fincas tienen la opción de solicitar la modificación,

eliminación y/o agregar un consumo, traslado de cualquier insumo que no se le haya
realizado el determinado movimiento.

FESTIVOS: esta opción se habilita automáticamente por el sistema cada vez que hay un
festivo permitiendo realizar un consumo o modificación de 72 horas atrás en caso de no
haber realizado dicha acción.
7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

 ¿Para qué sirve?

R//: Pueden ser consideradas como primeras redes sociales internas creadas en el
mundo porque son un entorno para distribuir y compartir contenido de interesa un grupo
determinado de personas.

También sirve para aprovechar los servicios disponibles en ella como página de
aplicaciones y otros recursos que necesiten para llevar acabo sus tareas.

 ¿Cómo se utiliza?

R//: Cada empleado tiene acceso a una intranet corporativa por medio de un usuario
y contraseña, este usuario cuenta con un perfil determinado acorde con su cargo
y con su rol asignado. Es así como un gerente o coordinador de área tendrá
acceso a la información estratégica, un privilegio que por lo general un empleo
raso no tendrá por motivos de seguridad.

 ¿Quién puede acceder?

R//: Solo pueden acceder los empleados de la misma dentro de la propia

estructura informática de la compañía. Es así como una empresa puede optar por
una intranet que le permita interactuar con todas las personas involucradas en un
proyecto.

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

R//: Se necesita establecer un proceso de actualización de la información, con un

responsable que pueda perseguir las acciones necesarias para lograrlo. La mejor
estrategia es intentar automatizar al máximo las tareas de actualización y hacer
que sean lo más agiles y sencillas posibles. Por ejemplo, capturando los datos de
contacto de empleado en una única base de datos corporativa,
8. Busque información de la herramienta extranet:

 ¿Para qué sirve?

R//: Es una red privada que utiliza protocolos de internet, protocolos de

comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para
compartir de forma segura parte de la información u operación propia de la
organización con proveedores, compradores, socios entre otros.

 ¿Cómo se utiliza?

R//: Ingresamos a la red privada y buscaremos la información aclarando que la

información es limitada, pero de igual manera podrán compartirla a personas
autorizadas.

 ¿Quién puede acceder?

R//: permite acceder a terceros, clientes, socios, colaboradores y proveedores

esta es una red privada, pero permite manejar personas internas y externas, pero
tiene poca información sobre la empresa.

 ¿Tiene algún costo?

R//: La extranet si tiene costo ya que al ser una red privada necesitas de otras
aplicaciones para manejar la misma. Pero facilita muchas actividades y ahorra
costos de la empresa.

 ¿Qué información se puede encontrar?

R//: En la extranet podemos encontrar información como consulta de pedidos,

dominios de la empresa, alojamiento, servicios adicionales entre otros. Puedes
cambiar el contacto de los servicios, la modificación de datos, los presupuestos
de la empresa y sus facturas.
9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de
información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e

intranet?

INTERNET EXTRANET INTRANET

 Su contenido es  Su contenido es  Permite acceder

publico interno y a terceros
ocasionalmente clientes socios
 No todas las externo en un gran colaboradores y
paginas son conocimiento de los proveedores.
seguras servicios de la
empresa  Su seguridad
 Tiene acceso a depende de si
todo el publico.  Alta seguridad y misma ya que
acceso restringido tiene zonas
con claves y usuarios publicas
otorgados por el
administrador del  Sus contenidos
sistema son internos y
externos con
 Tienen acceso solo poco
los empleados de la conocimiento de
propia empresa. la actividades de
la empresa.
  ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de
ellas de acuerdo con la clasificación en la cadena logística y justifique su
respuesta.

R//: La empresa C.I TROPICAL S.A.S Aumento la capacidad del Software SIW
es la plataforma que utiliza para la logística y distribución ya que al implementar
esta plataforma se obtuvieron grandes beneficios como:

Automatización de informes que hacen aplicar al área del proceso de exportación

una amplia visión con objetivos que se necesitan alcanzar, y las diferentes áreas
pueden obtener información que sea útil para estos y así poder llevar a cabo sus
actividades, permitiendo desarrollar planes de trabajo en base a la información
que arroja la plataforma ya que ofrece un análisis inmediato de la información.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

R//: en mi concepto y Punto de vista el justo a tiempo es importante porque la

empresa produce y exporta los productos necesarios, y la exportación se puede
dar en el momento acordado y estipulado, esto ayuda a la compañía a que no
tenga pérdidas para poder aumentar su productividad.

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus

procesos? Justifique su respuesta.

R//: C.I TROPICAL S.A.S ha implementado el método justo a tiempo para reducir
las pedidas que generan los retrasos en los procesos teniendo en cuenta que con
esta implementación se reducen costo aumentando así una mayor ganancia
teniendo en cuenta el personal a su cargo y brindarles una excelente calidad de
vida.

Como ya sabemos C.I TROPICAL S.A.S tiene a su cargo 22 fincas bananeras

exportadora de banano siendo países europeos sus clientes potenciales y
mayores compradores de esta fruta, para así poder producir en el tiempo
establecido la cantidad de cajas pedidas por el cliente aplicando el método justo
a tiempo y tener el mercado con gran abastecimiento para el consumo de este
producto.
 Conclusiones

 Las implementaciones de los sistemas de información en las empresas han

contribuido al avance tecnológico y a la competitividad de los mercados
nacionales e internacionales. Incrementando así la capacidad de
organización de las empresas. Han generado un acercamiento con los
clientes y proveedores de manera ágil, fácil y confiable para que las
empresas sigan evolucionando.

 Concientizar a las empresas de que no bajen la guardia ante el mercado

digital que es la nueva era para poder tener sistemas de información
avanzados y ser competitivos a nivel mundial con la exportación e
importación de sus productos.
 Bibliografías

 http://app.citropical.net/views/Bgac/saldosbgac

 http://intranet.citropical.net/index.php/noticias/

 http://app.citropical.net/views/Insumos/facturas

 http://app.citropical.net/views/Insumos/plantillardi

 http://app.citropical.net/modulos

 http://app.citropical.net

 http://app.citropical.net/views/Proyecto_Formularios/

 http://app.citropical.net/repique/reporte

 http://app.citropical.net/views/fca/insumos/pedidos_finca